ساختار شکست کار چیست؟

از ساختار شکست کار می‌توانیم به عنوان قلب پروژه یاد کنیم. WBS دارای انواع مختلفی است که در پروژه‌های گوناگون مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین یک سری از مثال‌های مختلف هستند که به درک بهتر شما کمک خواهند کرد. شکست کار مانند یک ساختار گرافیکی شبکه‌ای یا درختی است. برای اینکه بتوان نسبت به نمایش دادن روش تولید محصول اقدام کرد، از این ساختار بهره برده می‌شود. در کنار آن نیاز است تا وظایف و کارهایی که یک شرکت باید آن‌ها را انجام دهد، توسط این ساختار نشان داده شود. در ادامه به صورت کامل‌تر به بررسی این موضوع می‌پردازیم تا درک بهتری از مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکار و همچنین شاخص ارزیابی عملکرد داشته باشید. تا انتهای مطلب ما را دنبال کنید.

آشنایی با انواع ساختار شکست کار

مدیریت پروژه بسیار حائز اهمیت است. نوع شکست‌هایی که هر پروژه ممکن است با آن مواجه شود، متفاوت است. هر کدام از این پروژه‌ها گنجایش تعریف چندین ساختار شکست کار را دارند. همچنین تفکیک آن‌ها با توجه به استفاده از ماهیت و اهداف کار آسانی خواهد بود. اگر قصد دارید انواع WBS را بشناسید، ما را همراهی کنید.

ساختار شکست مراحل انجام کار ( بر اساس مراحل یا تجزیه فازی)

معادل لاتین:  (Ph/St BS) (Phase/Stage Breakdown Structure)

اولین موردی که قصد داریم به توضیح آن بپردازیم، ساختار شکست مراحل انجام کار است. برای اینکه بتوان نسبت به حل و تکمیل برخی از پروژه‌ها اقدام کرد، نیاز است تا کارکنان و مسئولان مراحل مختلف و مجزایی را طی کنند. هر یک از مراحل می‌توانند نسبت به یکدیگر همپوشانی داشته باشند. البته شایان ذکر است هیچگونه الزامی وجود نداشته که خروجی یک مرحله، حتما باید ورودی مرحله دیگر باشد. در برخی پروژه‌ها توالی عملیات از اهمیت بالایی برخوردار است. عدم توجه به این موضوع و نداشتن مشاوره مدیریت و مدیریت استراتژی می‌تواند باعث ایجاد مشکلات گوناگون شود که شامل اتلاف سرمایه، اتلاف هزینه و اتلاف زمان خواهند شد. پس مدیریت مالی نیز جنبه مهمی را به خود می‌گیرد. تصویر زیر به خوبی ساختار شکست مراحل انجام کار را به تصویر می‌کشد:

ساختار شکست مراحل انجام کار

ساختار شکست بر اساس بخش‌های سازمانی پروژه ( بر اساس سازمان‌ها و واحدهای سهیم)

معادل لاتین (DBS) (Department Breakdown Structure)

به دومین ساختار شکست کار می‌رسیم. هر پروژه بخش‌های تخصصی دارد؛ به همین علت مسئولیت اجرای هر بخش به دست افراد متخصص می‌افتد. در واقع هر گروه مدیریت اختصاصی بر روی بخش‌های خود دارند. اگر هر واحد مدیر و متخصص مربوط را داشته باشد، در آن صورت از حجم کاری مدیر کل بسیار کاسته خواهد شد. در نهایت مدیریت اصلی کمتر با این دسته از موضوعات تخصصی سر و کله می‌زند. در هر پروژه‌ای یک یا چندین گروه مشغول به فعالیت هستند.

به ازای هر کدام از این واحد‌ها می‌توان نسبت به ایجاد ساختار شکست کار اقدام کرد. این نوع ساختار معمولا دارای مدیر و بخش تخصصی است؛ به همین علت هماهنگی واحدها نیز به کمترین میزان خود خواهد رسید. نتیجه این امر افزایش ریسک است. اگر هر واحدی به هماهنگی توجه نداشته باشد و کارها را خودسرانه جلو ببرد، در واقع انجام هر کاری بیهوده بوده و آن نتیجه مطلوب و رضایت‌بخش به دست نخواهد آمد. برای حل این مشکل نیاز است تا مدیر اصلی پروژه وارد میدان شود.

برای اینکه بتوان از ایجاد و بروز ناهماهنگی جلوگیری کرد، مدیر می‌تواند بر اساس صلاحدید خود یک یا چند معاون و ناظر انتخاب کند. به عنوان مثال بخش‌ مشاوره فروش و بازاریابی باید دارای متخصص در زمینه مدیریت فروش و مدیریت بازاریابی باشد. در کنار این موضوع این بخش‌ها باید با گروه‌های مدیریت تولید نیز هماهنگ باشند. کارکنان می‌توانند برای آشنایی بیشتر با این موضوع در دوره های آموزش سازمانی شرکت کنند و از مشاوره منابع انسانی و مشاور سیستم ها فرآیندها بهره ببرند. می‌توانید به تصویر زیر توجه کنید:

ساختار شکست بر اساس بخش‌های سازمانی پروژه

ساختار شکست کار مونتاژ محصول نهایی (بر اساس محصول نهایی)

معادل لاتین (A/P BS) (Assembly/Product Breakdown Structure)

سومین ساختار شکست کار در ارتباط با مونتاژ محصول نهایی است. در این روش محصول نهایی که در پروژه به دست می‌آید، در ابتدایی‌ترین باکس WBS جای داده می‌شود. سپس آن‌ها به قطعات اصلی و فرعی تقسیم می‌شوند (مانند آنچه که در نمودار دمونتاژ وجود دارد). تهیه WBS در این دسته از پروژه‌ها بسیار سخت بوده و تهیه کردن آن نیز امکان‌پذیر نیست.

این در حالی است که اگر شرکت مربوط به اندازه کافی بزرگ باشد و شما این قابلیت را داشته باشید تا در چند محدوده مختلف کارهای متنوعی را به انجام برسانید، در آن صورت با توجه به اینکه پروژه شما چه هدفی دارد، ساختار شکست نیز قابل دستیابی و تهیه است. در این روش نیز شاهد تخصصی عمل کردن تیم‌ها خواهید بود. همچنین هر کدام مدیر تخصصی نیز دارند. این روش دارای بازدهی بالا و خطای کم است. البته شاهد افزایش هزینه‌ها خواهید بود؛ چرا که نیاز به حضور افراد متخصص بسیار زیاد بوده و از آنجایی که تیم‌ها گسترده هستند، کارشناسان نیز بیشتر خواهند شد.  به تصویر زیر توجه داشته باشید:

ساختار شکست کار مونتاژ محصول نهایی

ساختار شکست پیمانکاران اصلی و فرعی (بر اساس پیمانکاران)

معادل لاتین (CntrBS) (Contractor Breakdown Structure)

برخی از پروژه‌ها وجود دارند که تکمیل بخش‌هایی از آن یا تمام آن‌ها توسط پیمانکاران انجام می‌شوند. برای اینکه بتوان حسن نیت را نسبت به این افراد داشت، سلسله مراتب و همچنین فعالیت‌های محول‌شده نیز شکسته خواهند شد. از آنجایی که پروژه‌ها بسیار متنوع هستند، در آن صورت می‌توان هر بخش را به یک پیمانکار مجزا محول کرد. تصویر زیر پروژه‌ای را به تصویر می‌کشد که بر اساس ساختار شکست پیمانکاران طراحی شده است:

ساختار شکست پیمانکاران اصلی و فرعی

ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه

معادل لاتین (SBS) (System Breakdown Structure)

دیگر ساختار شکست کار، شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه است. اگر پروژه‌ای نیاز داشته باشد تا انواع زیر سیستم‌ها در آن نصب و پیاده‌سازی شوند، در آن صورت از این روش کمک می‌گیرد. مانند تصویر زیر:

ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه

ساختار شکست کار بر اساس اقلام قابل حمل و نقل

معادل لاتین  (TBS) (Transportable Breakdown Structure)

همچنین یک سری از پروژه‌ها وجود دارند که نیازمند حمل قطعات هستند. اگر شاهد یک سری از محدودیت‌ها همچون ظرفیت جرثقیل‌ها، فضاها و… بودید، باید بگوییم که هر کدام از آن‌ها می‌توانند نحوه شکست پروژه را تعیین کنند. به تصویر زیر توجه کنید:

ساختار شکست کار بر اساس اقلام قابل حمل و نقل

ساختار شکست هزینه

معادل لاتین (CBS) (Cost Breakdown Structure)

از دیگر ساختار شکست کار می‌توانیم به ساختار شکست هزینه اشاره کنیم. گاهی اوقات شکسته شدن پروژه به دلیل بسته‌های هزینه‌ای یا بودجه‌ای مجزا است. نحوه شکست هر کدام از بسته‌ها باید به نحوی باشد که هزینه مربوطه از مجموع تمامی باکس‌های زیر گروه خود به خوبی و راحتی تامین شود. هر چقدر آیتم‌های هزینه‌ای مجزا تعریف شوند، به همان اندازه نیز باکس‌ها با افزایش روبه‌رو می‌شوند. برنامه‌ریزی پروژه دارای اهداف مختلفی بوده که بدون شک مهم‌ترین آن‌ها مدیریت هزینه است. همچنین در این ساختار باید بین بسته‌های هزینه‌ای با بسته‌های کاری ارتباط وجود داشته باشد. به تصویر زیر توجه کنید:

ساختار شکست هزینه

ساختار شکست کار بر اساس مناطق جغرافیایی

آخرین ساختار شکست کار نیز بر اساس مناطق جغرافیایی است. اگر یک پروژه نیاز به اجرا در موقعیت‌های مکانی مختلف داشته باشد، در آن صورت می‌توان از این ساختار بهره برد. پروژه‌های شهری و شهرسازی از مهم‌ترین این پروژه‌ها به حساب می‌آیند. شرکت‌هایی که بسیار گسترده هستند، معمولا همزمان دارای چندین پروژه هستند. برخی از پروژه‌ها واقع شده در محدوده‌های مختلفی هستند. در این شرایط از تجزیه جغرافیایی کمک می‌گیرند. هر محدوده به عنوان یک بخش مجزا تصور شده و فعالیت‌های مختلفی نیز برای آن در نظر گرفته خواهد شد. به تصویر زیر دقت کنید:

ساختار شکست کار بر اساس مناطق جغرافیایی

ساختار شکست، پروژه را به قسمت‌های کوچک‌تری تعریف می‌کند که قابل مدیریت هستند

ساختار شکست کار یا WBS ساختاری است که کار تیم اجرایی پروژه را سازماندهی می‌کند و آن را به بخش‌های مختلف تقسیم می‌کند. در واقع ساختار شکست، پروژه را به قسمت‌های کوچک‌تری تعریف می‌کند که قابل مدیریت هستند و اعضای تیم هم آن را درک می‌کنند. یک راه راحت برای درک ساختار شکست کار، در نظر گرفتن یک طرح کلی و یا یک نقشه از پروژه است. این ساختار از بالاترین سطح تا لایه‌های پایینی پروژه پیش می‌رود.

تیم پروژه ساختار شکست کار را با مشخص کردن موارد عملکردی و تعریف شده ایجاد و طرح‌ریزی می‌کند و آن را به سیستم‌‌های کوچک‌تر طبقه‌بندی می‌کند. این سیستم‌های طبقه‌بندی شده به قدری کوچک می‌شود که فردی بتواند مسئولیت اجرای آن را به عهده بگیرد. پس از اینکه پروژه به قسمت‌های کوچکی تقسیم شد و مسئولیت اجرای هر قسمت را فردی از تیم به عهده گرفت، می‌توان به سراغ بسته‌های کاری رفت.

بسته‌های کاری در واقع مراحل اجرای هر بخش از پروژه است. این بسته‌ها می‌تواند شامل لیست کار و جزئیات پروژه باشد. تمام این جزئیات و وظایف مشخص شده باید زمان‌بندی شده باشند و سطح وظایف هم مشخص شده باشد.

از جنبه مالی هم این بسته‌های کاری معمولاً برای بخش خاصی از سازمان طراحی می‌شود. این بخش‌ها، یا حسابرسی هزینه‌ها، در ساختار شکست مدیریتی تعریف شده‌اند و بودجه‌ای را به برای تولید این سیستم‌های کوچک اختصاص داده‌اند. با یکپارچه‌سازی هزینه‌ها در ساختار شکست مدیریتی و ساختار شکت پروژه، کل سازمان می‌تواند علاوه بر عملکرد، فرآیند مالی پروژه را هم پیگیری کند.

چرا از ساختار شکست کار استفاده کنیم؟

ساختار شکست کار علاوه‌بر تعریف و سازماندهی پروژه مزایای دیگری هم دارد. بودجه پروژه می‌تواند به سطوح بالایی ساختار شکست اختصاص یابد و بخش بودجه‌بندی تمام هزینه‌های هر سطح و طبقه‌بندی را محاسبه می‌‌کند و بودجه لازم را در اختیارشان می‌گذارد. از این طریق می‌توانید هزینه‌های پروژه را پیگیری و بررسی کنید.

از ساختار شکست کار می‌توان برای تشخیص ریسک‌های پروژه نیز استفاده کرد. اگر در یکی از سطوح ساختار قسمتی باشد که به‌درستی تعریف نشده باشد، می‌توان به عنوان ریسک از آن یاد کرد. بنابراین با بررسی ساختار شکست کار می‌توان این ریسک‌ها در زمان اجرای آن تشخیص داد و برطرف کرد.

با یکپارچه کردن ساختار شکست پروژه با ساختار شکست مدیریتی، مدیر پروژه می‌تواند فرمول‌های ارتباطی را در پروژه تشخیص دهد.

بسته‌های کاری لازم برای هر قسمت از ساختار شکست کار باید ویژگی‌های خاصی داشته باشند. برای مثال، مدت زمان از بسته نباید بیش از ۱۰ روز باشد، هر بسته کار و مدت زمان آن و هزینه‌های قسمت را بررسی کند، همه عناصر برای همه سطوح تعریف نمی‌شود، بسته‌ها نباید در کل پروژه تکثیر شوند و هر بسته باید مستقل از سایرین عمل کند.

منبع: workbreakdownstructure