ساختار شکست کار هسته مرکزی برنامه‌ریزی و پیگیری هر پروژه‌ای است.

WBS یا ساختار شکست کار یک لیست از کارها و وظایف تیم است که برای اتمام یکم پروژه لازمند. ساختار شکست کار هسته مرکزی برنامه‌ریزی و پیگیری هر پروژه‌ای است. اما بهترین راه برای برای ایجاد این ساختار را در مراحل زیر ذکر کرده‌ایم:

۱) شما که مدیر پروژه هستید، هر قسمت از پروژه را که باید تحویل دهید بررسی و تعریف می‌کنید. برای مثال «مرتب کردن پوشه‌ها» یک پروژه تحویل دادنی نیست، چراکه نمی‌تواند پیشرفت آن را اندازه گرفت. اما «مرتب کردن ۹۸٪ فایل‌ها براساس حروف الفبا» را می‌توان به یک پروژه تحویل دادنی تعریف کرد.

۲) هر کدام از این پروژه‌ها را باید به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم کنید. این پروژه‌ها را اینقدر کوچک‌ کنید تا تیم‌های مورد نظر شما بتواند آن را انجام دهند و به نتیجه برسند.

برای مثال شما پروژه X را تعریف می‌کنید و به تیم خود می‌گویید باید در ۲۵۰ روز این پروژه تحویل داده شود. بودجه این پروژه ۳۲۵ هزار دلار است و پیمانکار خارج از شرکت را هم در این پروژه دخالت نمی‌دهید. بدترین شکلی که می‌توانید پروژه را به تیم خود توضیح دهید این است که بگویید پروژه را در کمترین زمان ممکن و با بودجه کم می‌خواهید. این خیلی بد است. اعضای تیم شما دقیقاً نمی‌دانند منظورتان از سریع‌تر بودن و بودجه‌ و هزینه کمتر چیست. همه چیز را برای اعضای تیم خود تعریف کنید.

با تیم خود بنشینید و برنامه‌ و زمان‌بندی پروژه را بررسی کنید. باید به اعضای تیم خود این فرصت را بدهید که در مورد پروژه و قدم به قدم آن فکر کنند و اظهار نظر کنند. سپس از آنها بخواهید که بگویند چقدر طول می‌کشد تا پروژه را به سرانجام برسانند. بعد از آن است که می‌توانید ورودی‌های جدول برنامه‌ریزی خود را پر کنید.

چگونه یک ساختار شکست کار ایجاد کنیم؟

این کار زمان زیادی می‌برد؟

شاید بگویید که این تصمیم‌گیری‌ها زمان زیادی را از شما می‌گیرد. باید بگوییم بله، همین‌طور است. درست کردن یک لیست کار برای پروژه زمان می‌برد. اما ساختار شکست کار برای موفقیت پروژه شما الزامی است. با استفاده از این ساختار می‌توانید کارها، هزینه‌ها و مدت زمان پروژه را تخمین بزنید. ساختار شکست کار وظایف اعضای تیم را برای آنها مشخص می‌کند، به آنها این امکان را می‌دهد که وظایف خود را پیگیری کنند و به شما این امکان را می‌دهد که مشکلات را شناسایی کنید. همچنین به عنوان مدیر پروژه می‌توانید نتایج واقعی را با نتایج تخمین زده شده در ساختار شکست کار مقایسه کنید.

متأسفانه بسیاری از مدیران پروژه اهمیت ساختار شکست کار را درک نکرده‌اند. بسیاری تصور می‌کنند با درست کردن یک لیست از وظایف تیم می‌توانند کار را شروع کنند. این کار فقط باعث می‌شود زمان بیشتری برای اتمام پروژه ببرد و هزینه‌ها هم بیشتر شود.

منبع: 4pm.com

نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها