چگونه یک ساختار شکست کار ایجاد کنیم؟

از ساختار شکست کار می‌توانیم به عنوان قلب پروژه یاد کنیم

از ساختار شکست کار می‌توانیم به عنوان قلب پروژه یاد کنیم. WBS دارای انواع مختلفی است که در پروژه‌های گوناگون مورد استفاده قرار می‌گیرند. همچنین یک سری از مثال‌های مختلف هستند که به درک بهتر شما کمک خواهند کرد. شکست کار مانند یک ساختار گرافیکی شبکه‌ای یا درختی است. برای اینکه بتوان نسبت به نمایش دادن روش تولید محصول اقدام کرد، از این ساختار بهره برده می‌شود. در کنار آن نیاز است تا وظایف و کارهایی که یک شرکت باید آن‌ها را انجام دهد، توسط این ساختار نشان داده شود. در ادامه به صورت کامل‌تر به بررسی این موضوع می‌پردازیم تا درک بهتری از مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکار و همچنین شاخص ارزیابی عملکرد داشته باشید. تا انتهای مطلب ما را دنبال کنید. 

آشنایی با انواع ساختار شکست کار

مدیریت پروژه بسیار حائز اهمیت است. نوع شکست‌هایی که هر پروژه ممکن است با آن مواجه شود، متفاوت است. هر کدام از این پروژه‌ها گنجایش تعریف چندین ساختار شکست کار را دارند. همچنین تفکیک آن‌ها با توجه به استفاده از ماهیت و اهداف کار آسانی خواهد بود. اگر قصد دارید انواع WBS را بشناسید، ما را همراهی کنید. 

ساختار شکست مراحل انجام کار ( بر اساس مراحل یا تجزیه فازی)

معادل لاتین:  (Ph/St BS) (Phase/Stage Breakdown Structure)

اولین موردی که قصد داریم به توضیح آن بپردازیم، ساختار شکست مراحل انجام کار است. برای اینکه بتوان نسبت به حل و تکمیل برخی از پروژه‌ها اقدام کرد، نیاز است تا کارکنان و مسئولان مراحل مختلف و مجزایی را طی کنند. هر یک از مراحل می‌توانند نسبت به یکدیگر همپوشانی داشته باشند. البته لازم به ذکر این نکته است هیچگونه الزامی وجود نداشته که خروجی یک مرحله، حتما باید ورودی مرحله دیگر باشد. در برخی پروژه‌ها توالی عملیات از اهمیت بالایی برخوردار است. عدم توجه به این موضوع و نداشتن مشاوره مدیریت و مدیریت استراتژی می‌تواند باعث ایجاد مشکلات گوناگون شود که شامل اتلاف سرمایه، اتلاف هزینه و اتلاف زمان خواهند شد. پس مدیریت مالی نیز جنبه مهمی را به خود می‌گیرد. تصویر زیر به خوبی ساختار شکست مراحل انجام کار را به تصویر می‌کشد:

ساختار شکست مراحل انجام کار

ساختار شکست بر اساس بخش‌های سازمانی پروژه ( بر اساس سازمان‌ها و واحدهای سهیم)

معادل لاتین (DBS) (Department Breakdown Structure)

به دومین ساختار شکست کار می‌رسیم. هر پروژه بخش‌های تخصصی دارد؛ به همین علت مسئولیت اجرای هر بخش به دست افراد متخصص می‌افتد. در واقع هر گروه مدیریت اختصاصی بر روی بخش‌های خود دارند. اگر هر واحد مدیر و متخصص مربوط را داشته باشد، در آن صورت از حجم کاری مدیر کل بسیار کاسته خواهد شد. در نهایت مدیریت اصلی کمتر با این دسته از موضوعات تخصصی سر و کله می‌زند. در هر پروژه‌ای یک یا چندین گروه مشغول به فعالیت هستند. 

به ازای هر کدام از این واحد‌ها می‌توان نسبت به ایجاد ساختار شکست کار اقدام کرد. این نوع ساختار معمولا دارای مدیر و بخش تخصصی است؛ به همین علت هماهنگی واحدها نیز به کمترین میزان خود خواهد رسید. نتیجه این امر افزایش ریسک است. اگر هر واحدی به هماهنگی توجه نداشته باشد و کارها را خودسرانه جلو ببرد، در واقع انجام هر کاری بیهوده بوده و آن نتیجه مطلوب و رضایت‌بخش به دست نخواهد آمد. برای حل این مشکل نیاز است تا مدیر اصلی پروژه وارد میدان شود. 

برای اینکه بتوان از ایجاد و بروز ناهماهنگی جلوگیری کرد، مدیر می‌تواند بر اساس صلاحدید خود یک یا چند معاون و ناظر انتخاب کند. به عنوان مثال بخش‌ مشاوره فروش و بازاریابی باید دارای متخصص در زمینه مدیریت فروش و مدیریت بازاریابی باشد. در کنار این موضوع این بخش‌ها باید با گروه‌های مدیریت تولید نیز هماهنگ باشند. کارکنان می‌توانند برای آشنایی بیشتر با این موضوع در دوره های آموزش سازمانی شرکت کنند و از مشاوره منابع انسانی و مشاور سیستم ها فرآیندها بهره ببرند. می‌توانید به تصویر زیر توجه کنید:

ساختار شکست بر اساس بخش‌های سازمانی پروژه

ساختار شکست کار مونتاژ محصول نهایی( بر اساس محصول نهایی)

معادل لاتین (A/P BS) (Assembly/Product Breakdown Structure)

سومین ساختار شکست کار، در ارتباط با مونتاژ محصول نهایی است. در این روش محصول نهایی که در پروژه به دست می‌آید، در ابتدایی‌ترین باکس WBS جای داده می‌شود. سپس آن‌ها به قطعات اصلی و فرعی تقسیم می‌شوند (مانند آنچه که در نمودار دمونتاژ وجود دارد). تهیه WBS در این دسته از پروژه‌ها بسیار سخت بوده و تهیه کردن آن نیز امکان‌پذیر نیست. 

این در حالی است که اگر شرکت مربوط به اندازه کافی بزرگ باشد و شما این قابلیت را داشته باشید تا در چند محدوده مختلف کارهای متنوعی را به انجام برسانید، در آن صورت با توجه به اینکه پروژه شما چه هدفی دارد، ساختار شکست نیز قابل دستیابی و تهیه است. در این روش نیز شاهد تخصصی عمل کردن تیم‌ها خواهید بود. همچنین هر کدام مدیر تخصصی نیز دارند. این روش دارای بازدهی بالا و خطای کم است. البته شاهد افزایش هزینه‌ها خواهید بود؛ چرا که نیاز به حضور افراد متخصص بسیار زیاد بوده و از آنجایی که تیم‌ها گسترده هستند، کارشناسان نیز بیشتر خواهند شد.  به تصویر زیر توجه داشته باشید:

ساختار شکست کار مونتاژ محصول نهایی

ساختار شکست پیمانکاران اصلی و فرعی (بر اساس پیمانکاران)

معادل لاتین (CntrBS) (Contractor Breakdown Structure)

برخی از پروژه‌ها وجود دارند که تکمیل بخش‌ها یا تمام آن‌ها توسط پیمانکاران انجام می‌شوند. برای اینکه بتوان حسن نیت را نسبت به این افراد داشت، سلسله مراتب و همچنین فعالیت‌های محول‌شده نیز شکسته خواهند شد. از آنجایی که پروژه‌ها بسیار متنوع هستند، در آن صورت می‌توان هر بخش را به یک پیمانکار مجزا محول کرد. تصویر زیر پروژه‌ای را به تصویر می‌کشد که بر اساس ساختار شکست پیمانکاران طراحی شده است:

ساختار شکست پیمانکاران اصلی و فرعی

ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه

معادل لاتین (SBS) (System Breakdown Structure)

دیگر ساختار شکست کار، شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه است. اگر پروژه‌ای نیاز داشته باشد تا انواع زیر سیستم‌ها در آن نصب و پیاده‌سازی شوند، در آن صورت از این روش کمک می‌گیرد. مانند تصویر زیر:

ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه

ساختار شکست کار بر اساس اقلام قابل حمل و نقل

معادل لاتین  (TBS) (Transportable Breakdown Structure)

همچنین یک سری از پروژه‌ها وجود دارند که نیازمند حمل قطعات هستند. اگر شاهد یک سری از محدودیت‌ها همچون ظرفیت جرثقیل‌ها، فضاها و… بودید، باید بگوییم که هر کدام از آن‌ها می‌توانند نحوه شکست پروژه را تعیین کنند. به تصویر زیر توجه کنید:

ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه

ساختار شکست هزینه

معادل لاتین (CBS) (Cost Breakdown Structure)

از دیگر ساختار شکست کار می‌توانیم به ساختار شکست هزینه اشاره کنیم. گاهی اوقات شکسته شدن پروژه به دلیل بسته‌های هزینه‌ای یا بودجه‌ای مجزا است. نحوه شکست هر کدام از بسته‌ها باید به نحوی باشد که هزینه مربوطه از مجموع تمامی باکس‌های زیر گروه خود به خوبی و راحتی تامین شود. هر چقدر آیتم‌های هزینه‌ای مجزا تعریف شوند، به همان اندازه نیز باکس‌ها با افزایش روبه‌رو می‌شوند. برنامه‌ریزی پروژه دارای اهداف مختلفی بوده که بدون شک مهم‌ترین آن‌ها مدیریت هزینه است. همچنین در این ساختار باید بین بسته‌های هزینه‌ای با بسته‌های کاری ارتباط وجود داشته باشد. به تصویر زیر توجه کنید:

ساختار شکست هزینه

ساختار شکست کار بر اساس مناطق جغرافیایی

آخرین ساختار شکست کار نیز بر اساس مناطق جغرافیایی است. اگر یک پروژه نیاز به اجرا در موقعیت‌های مکانی مختلف داشته باشد، در آن صورت می‌توان از این ساختار بهره برد. پروژه‌های شهری و شهرسازی از مهم‌ترین این پروژه‌ها به حساب می‌آیند. شرکت‌هایی که بسیار گسترده هستند، معمولا همزمان دارای چندین پروژه هستند. برخی از پروژه‌ها واقع شده در محدوده‌های مختلفی هستند. در این شرایط از تجزیه جغرافیایی کمک می‌گیرند. هر محدوده به عنوان یک بخش مجزا تصور شده و فعالیت‌های مختلفی نیز برای آن در نظر گرفته خواهد شد. به تصویر زیر دقت کنید:

ساختار شکست کار بر اساس مناطق جغرافیایی

ساختار شکست کار هسته مرکزی برنامه‌ریزی و پیگیری هر پروژه‌ای است.

WBS یا ساختار شکست کار یک لیست از کارها و وظایف تیم است که برای اتمام یکم پروژه لازمند. ساختار شکست کار هسته مرکزی برنامه‌ریزی و پیگیری هر پروژه‌ای است. اما بهترین راه برای برای ایجاد این ساختار را در مراحل زیر ذکر کرده‌ایم:

۱) شما که مدیر پروژه هستید، هر قسمت از پروژه را که باید تحویل دهید بررسی و تعریف می‌کنید. برای مثال «مرتب کردن پوشه‌ها» یک پروژه تحویل دادنی نیست، چراکه نمی‌تواند پیشرفت آن را اندازه گرفت. اما «مرتب کردن ۹۸٪ فایل‌ها براساس حروف الفبا» را می‌توان به یک پروژه تحویل دادنی تعریف کرد.

۲) هر کدام از این پروژه‌ها را باید به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم کنید. این پروژه‌ها را اینقدر کوچک‌ کنید تا تیم‌های مورد نظر شما بتواند آن را انجام دهند و به نتیجه برسند.

برای مثال شما پروژه X را تعریف می‌کنید و به تیم خود می‌گویید باید در ۲۵۰ روز این پروژه تحویل داده شود. بودجه این پروژه ۳۲۵ هزار دلار است و پیمانکار خارج از شرکت را هم در این پروژه دخالت نمی‌دهید. بدترین شکلی که می‌توانید پروژه را به تیم خود توضیح دهید این است که بگویید پروژه را در کمترین زمان ممکن و با بودجه کم می‌خواهید. این خیلی بد است. اعضای تیم شما دقیقاً نمی‌دانند منظورتان از سریع‌تر بودن و بودجه‌ و هزینه کمتر چیست. همه چیز را برای اعضای تیم خود تعریف کنید.

با تیم خود بنشینید و برنامه‌ و زمان‌بندی پروژه را بررسی کنید. باید به اعضای تیم خود این فرصت را بدهید که در مورد پروژه و قدم به قدم آن فکر کنند و اظهار نظر کنند. سپس از آنها بخواهید که بگویند چقدر طول می‌کشد تا پروژه را به سرانجام برسانند. بعد از آن است که می‌توانید ورودی‌های جدول برنامه‌ریزی خود را پر کنید.

این کار زمان زیادی می‌برد؟

شاید بگویید که این تصمیم‌گیری‌ها زمان زیادی را از شما می‌گیرد. باید بگوییم بله، همین‌طور است. درست کردن یک لیست کار برای پروژه زمان می‌برد. اما ساختار شکست کار برای موفقیت پروژه شما الزامی است. با استفاده از این ساختار می‌توانید کارها، هزینه‌ها و مدت زمان پروژه را تخمین بزنید. ساختار شکست کار وظایف اعضای تیم را برای آنها مشخص می‌کند، به آنها این امکان را می‌دهد که وظایف خود را پیگیری کنند و به شما این امکان را می‌دهد که مشکلات را شناسایی کنید. همچنین به عنوان مدیر پروژه می‌توانید نتایج واقعی را با نتایج تخمین زده شده در ساختار شکست کار مقایسه کنید.

متأسفانه بسیاری از مدیران پروژه اهمیت ساختار شکست کار را درک نکرده‌اند. بسیاری تصور می‌کنند با درست کردن یک لیست از وظایف تیم می‌توانند کار را شروع کنند. این کار فقط باعث می‌شود زمان بیشتری برای اتمام پروژه ببرد و هزینه‌ها هم بیشتر شود.

منبع: 4pm.com