برون سپاری در کسب و کارهای کوچک : مزایا، معایب و راهکارها

بررسی تاریخچه برون‌سپاری در کسب‌وکارهای کوچک

در دوران قرن هجدهم و نوزدهم، در انگلستان، فعالیت‌هایی مانند نگهداری از چراغ‌های خیابانی، مراقبت از بزرگراه‌ها، مدیریت زندان‌ها و جمع‌آوری مالیات‌ها به پیمان‌کاران واگذار می‌شد. در عین حال، در کشورهایی مانند استرالیا و آمریکا، تحویل محموله‌های پستی به شرکت‌های خارجی سپرده می‌شد. همچنین، در فرانسه، مسائلی از قبیل مدیریت خطوط راه‌آهن، ساخت آن‌ها و حتی توزیع منابع آب برون‌سپاری می‌شد.

اولین بار واژه “برون‌سپاری” در سال ۱۹۸۹ میلادی مورد استفاده قرار گرفت، زمانی که شرکت کداک تصمیم گرفت فعالیت‌های فناوری اطلاعات خود را به یکی از شرکت‌های بین‌المللی، که زیرمجموعه IBM بود، واگذار کند. این اقدام ابتدا به عنوان یک راهبرد فناوری و تجاری شناخته شد. اما پیش‌تر نیز، شرکت‌های زیادی از خدمات دیگران بهره می‌بردند. به‌عنوان مثال، برخی فعالیت‌هایی که امکان رقابت کمتری داشتند را به پیمان‌کاران خارجی سپردند.

می‌توان گفت که ایده برون‌سپاری در کسب‌وکارهای کوچک اولین‌بار در کتاب “ارزش ملل” نوشته‌ی آدام اسمیت در سال ۱۷۷۶ مطرح شد. در این کتاب، اسمیت می‌گوید: “از آنجایی که ارباب‌های دوراندیش یک خانواده، برای ساختن چیزی در خانه تلاش نمی‌کنند که برای آن‌ها هزینه بیشتری از خریدن آن داشته باشد، این اصطلاح معقول است.” بنابراین، برون‌سپاری نوعی تصمیم‌گیری است که به‌جای خرید یا ساخت، به سمت واگذاری فعالیت‌ها می‌رود.

بررسی مسئله برون‌سپاری در کسب‌وکارهای کوچک

مطالعات قدیمی که در زمینه برون‌سپاری انجام شده است، با همین عنوان یاد می‌شوند. در این مطالعات، مسائل اقتصادی مربوط به برون‌سپاری با استفاده از نظریه هزینه معامله مورد بررسی قرار گرفته‌اند. مبنای نظری که به‌طور گسترده در این زمینه به آن اشاره شده است، «اقتصاد هزینه معامله مبادله» است.

اگرچه بیشتر ادبیات موجود درباره برون‌سپاری به شرکت‌های بزرگ اشاره می‌کند، اما باید توجه داشت که بسیاری از این شرکت‌ها در واقع کوچک هستند. بنابراین، بررسی نحوه استفاده از برون‌سپاری توسط کسب‌وکارهای کوچک و متوسط بسیار حیاتی است. این مقاله به بررسی برون‌سپاری در کسب‌وکارهای کوچک می‌پردازد.

مطالعات قبلی که در زمینه راهبردهای همکاری در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط انجام شده است، معمولاً بر روی روابط میان این کسب‌وکارها و شرکت‌های بزرگتر تمرکز داشته‌اند. در این روابط، کسب‌وکارهای کوچک و متوسط بخشی از خدمات یا عناصر مورد نیاز خود را از شرکت‌های بزرگتر تأمین می‌کنند. به همین دلیل، اطلاعات محدودی در خصوص برون‌سپاری مستقیم توسط کسب‌وکارها یا برون‌سپاری کسب‌وکارهای کوچک در دسترس است.

برون سپاری در کسب و کارهای کوچک

در دوران هزاره سوم، بیشتر بخش‌های صنعتی با شرایط پرتنش و چالش‌هایی مواجه شده‌اند، هم در بازار و هم در داخل شرکت‌های خود. از طرف دیگر، مشتریان نیز با افزایش نیاز به سرعت و کوتاه‌کردن روند عمر محصولات و ورود آنها به بازار، به دنبال خدمات بیشتر و سفارشی شده هستند. این تغییرات در نگرش مشتریان نسبت به ارتباط با فروشندگان نشان‌دهنده اهمیت اصلاح و به‌روزرسانی روش‌های کاری است.

از سوی دیگر، تأمین‌کنندگان و شرکت‌ها با تغییرات سریع در بازارها و اقتصاد جهانی مواجه هستند. علاوه بر این، پیچیدگی روند تولید و فناوری‌ها در حال گسترش است. در این شرایط، شرکت‌ها نیاز دارند تا به سرعت و با تاثیرگذاری، تغییراتی را در سازمان، محصولات، عملیات، و تقسیم‌بندی مشتریان ایجاد کنند.

این انطباق با شرایط متغیر، نیازمند برنامه‌ریزی استراتژیک و گاهی هم به برون‌سپاری در کسب‌وکارهای کوچک می‌شود. این برون‌سپاری می‌تواند به عنوان یک ابزار مؤثر برای انجام تغییرات مورد نیاز به کار رود، تا شرکت‌ها بتوانند به بهترین شکل با چالش‌های موجود روبرو شوند.

در شرایط پویا و پرتنش صنعتی هزاره سوم، هدف اصلی کسب و کارهای کوچک و متوسط از رقابت با سایر شرکت‌ها و بنگاه‌های بزرگ، کسب مزایای رقابتی در بازار و بهبود عملکرد خود است. این شرکت‌ها به دنبال روش‌هایی می‌گردند تا با هزینه کمتر و کیفیت بیشتر، به عملیات خود ادامه دهند و در مقابل رقبا قرار گیرند.

یکی از راهکارهایی که کسب و کارهای کوچک برای مواجهه با این چالش‌ها انتخاب می‌کنند، واگذاری بخشی از فعالیت‌های خود به شرکت‌ها و پیمانکاران دیگر است. این واگذاری می‌تواند به وسیله قراردادهای رسمی یا حتی غیررسمی (توافق‌های غیررسمی میان طرفین) انجام شود. با این کار، کسب و کارها می‌توانند به کمک هزینه‌های کاهش یافته و کیفیت بالاتر، عملیات خود را بهبود بخشند.

برون‌سپاری در کسب و کارهای کوچک مزایای زیادی را برای شرکت و سرمایه‌گذاران به همراه دارد. در این رویکرد، یک شرکت به عنوان پیمانکار، بخشی از فعالیت‌های یک شرکت دیگر را انجام می‌دهد. این روش اقتصادی و اجرایی، که روز به روز در جهان به کار گرفته می‌شود، امکان توسعه و بهبود مستمر عملکرد کسب و کارها را فراهم می‌کند.

استراتژی واگذار کردن امور

برون‌سپاری، به عنوان یک رویکرد مدیریتی، تا حدی که حدود ۲۰۰ سال پیش بازمی‌گردد، به عنوان یک فعالیت عمومی و مدیریتی توسعه یافته است. در دهه‌های اخیر، به دلیل مسائل راهبردی و هزینه‌ها، این موضوع به یک چالش جدید در مدیریت شرکت‌ها تبدیل شده است. بسیاری از سازمان‌ها دیگر تلاش نمی‌کنند تا همه فعالیت‌های خود را انجام دهند. به جای آن، آن‌ها تمرکز خود را بر روی ۱ یا ۲ فعالیت اصلی که قابلیت کلیدی آن سازمان به شمار می‌رود متمرکز می‌کنند و سایر فعالیت‌های خود را به شرکت‌ها و پیمانکاران دیگر واگذار می‌کنند.

در واقع، رویکرد واگذار کردن فعالیت‌ها به کسب و کارهای خارج از سازمان، امروزه در حال توسعه و گسترش است. کشورهای توسعه یافته از دستور کارها را به نیروهای خارج از سازمان واگذار می‌کنند، که این کار از طریق کاهش هزینه‌ها به تولید و خدمات مربوط به آنها کمک می‌کند. این رویکرد، به ویژه در کشورهایی مانند هند و چین، با موفقیت‌های چشمگیری همراه بوده است.

به هر حال، باید توجه داشت که این رویکرد در کشور ما هنوز به شکل کمتری مورد استفاده قرار گرفته است و برخی از مدیران و مسئولان سازمان‌ها هنوز به این باور نرسیده‌اند که این روش می‌تواند به افزایش بهره‌وری، جلب مشارکت بیشتر کارکنان و کاهش هزینه‌ها منجر شود. این امر نشان از نیاز به آموزش و آگاهی بیشتر درباره مزایای برون‌سپاری در کسب‌وکارهای کوچک دارد.

تأثیر برون‌سپاری بر عملکرد کسب و کارهای کوچک

ماهیت فعالیت‌های برون‌سپاری در کسب و کارهای کوچک به شدت وابسته به نوع فعالیت و بخش مربوطه است. با این حال، برخی از فعالیت‌ها در بخش‌های خاص بیشتر توسط برون‌سپاری حمایت می‌شوند، به عنوان مثال:

1. تعمیر و نگهداری: این فعالیت معمولاً به شرکت‌های خارجی یا پیمانکاران واگذار می‌شود، زیرا ممکن است به دلیل نیاز به تجربه و تخصص خاص، بهتر باشند تا کسب‌وکار خود این کار را انجام دهد.
2. حسابداری: برای کاهش هزینه‌ها و افزایش دقت، بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک به شرکت‌های حسابداری مستقل برون‌سپاری می‌کنند.
3. ترفیع: فعالیت‌های مرتبط با تبلیغات و بازاریابی نیاز به تخصص و تجربه خاص دارند که ممکن است بهتر باشد توسط شرکت‌های متخصص انجام شود.
4. امنیت: بسیاری از کسب‌وکارها نیاز به خدمات امنیتی دارند که ممکن است بهتر باشد این فعالیت را به شرکت‌های متخصص در این زمینه برون‌سپاری کنند.
5. انبار کالا و ذخیره: برخی از کسب‌وکارها به دلیل نیاز به فضای بزرگ و تجهیزات ویژه، این فعالیت را به شرکت‌هایی که در انبارداری متخصص هستند برون‌سپاری می‌کنند.

همچنین، استفاده از برون‌سپاری در کسب‌وکارهای کوچک ممکن است به دلیل پیچیدگی بیشتر و نیاز به مدیریت کارها، مشکل‌تر باشد. از این رو، بسیاری از سازمان‌ها ممکن است مسئولیت و فرایند کارهای خود را در کنار فعالیت‌هایشان به شرکت‌های برون‌سپاری کنند تا به بهره‌وری بیشتری دست یابند.

بررسی نقش برون‌سپاری در رشد کسب‌وکارهای کوچک

در زمینه کسب‌وکارهای کوچک، مفهوم برون‌سپاری به‌عنوان یک راهکار اساسی برای بهبود کارایی و افزایش توان رقابتی در بازارهای جهانی مورد توجه قرار گرفته است. مطالعات جدید نشان می‌دهند که برون‌سپاری، به‌عنوان یک روش مدیریتی موثر، در کسب‌وکارهای کوچک نقش بسزایی دارد.

یکی از مهم‌ترین مواردی که بررسی‌ها نشان می‌دهند، استفاده گسترده از برون‌سپاری در حوزه فناوری اطلاعات است. این روند نه‌تنها به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند، بلکه به بهبود کارایی و عملکرد کلی کسب‌وکار نیز کمک می‌نماید. همچنین، بخش‌هایی از کسب‌وکارهای کوچک مانند مونتاژ، تولید، منابع انسانی و خدمات حسابداری نیز می‌توانند از برون‌سپاری بهره‌مند شوند.

نتایج مطالعات اخیر نشان می‌دهند که با گسترش جنبش جدید برون‌سپاری، کسب‌وکارها به دنبال انتقال خدمات متخصصانه به خارج از کشورهای خود هستند. این اقدام نه‌تنها باعث افزایش کیفیت خدمات می‌شود بلکه هزینه‌های مربوط به آن نیز کاهش می‌یابد.

در نهایت، از اهمیت ذکر این نکته هست که روند برون‌سپاری در کسب‌وکارهای کوچک به‌عنوان یک راه حل مدیریتی نوین، همچنان در حال گسترش است و بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک به‌طور فعال به این روند مشتاق هستند.

تعیین فعالیت‌های برون‌سپاری شده در سازمان

امروزه، شرکت‌ها تمایل دارند بیشتر بر روی فعالیت‌هایی که قدرت تخصصی در آن‌ها دارند و قابلیت انجام بهتر آن‌ها را دارند، تمرکز نمایند. این شرکت‌ها نیز به دنبال برون‌سپاری فعالیت‌هایی هستند که به‌عنوان محوریت کسب‌وکار آن‌ها نمی‌باشد. بسیاری از متخصصان حوزه‌های متعددی را که در بازارهای متوسط برون‌سپاری شده‌اند، معرفی کرده‌اند. این حوزه‌ها شامل مشاوره فناوری اطلاعات، حسابداری، مدیریت بازاریابی و فروش هستند. در واقع، شرکت‌ها باید از برون‌سپاری فعالیت‌هایی که تجاری بوده و نیازمند دانش تخصصی هستند، خودداری نمایند، زیرا این فعالیت‌ها موجب تمایز شرکت از رقبا می‌شوند.

درباره قراردادهای برون‌سپاری در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، باید گفت که بیشتر این قراردادها به صورت موقت و با مدت زمان محدود صورت می‌گیرند. این قراردادها با انعطاف بالا و زمان‌بندی کوتاه مدت صورت می‌پذیرند که باعث افزایش انعطاف‌پذیری و اطمینان در کسب‌وکار می‌شود.

نتایج تحقیقات اخیر نیز نشان می‌دهند که در بیشتر مواقع، خود قرارداد نسبت به رابطه میان خریدار و فروشنده، اهمیت کمتری دارد. در این مطالعات، بیشتر شرکت‌ها بیان می‌کنند که برای انتخاب پیمانکار برای انجام کار، بر مبنای قرارداد باز عمل می‌کنند. به عبارت دیگر، قراردادهای با شرایط تعریف شده آزاد و انعطاف‌پذیری بالا صورت می‌گیرند.

وظایف اجرایی برون‌سپاری در کسب‌وکارهای متوسط و کوچک

با توجه به بیانات گرگ لندرز، مدیر ارشد شرکت حسابداری و خدمات کسب‌وکار CBIZ MHM، وظایفی که قابلیت اجرا به صورت برون‌سپاری دارند، می‌توان به سه دسته کلی تقسیم کرد:

۱. وظایف تکراری: این وظایف شامل ورود داده‌ها و اطلاعات، حساب‌های پرداختی، فهرست ترابری و سایر وظایف مشابه می‌شود که می‌توانند به صورت برون‌سپاری انجام شوند.

۲. وظایف اجرایی: به‌عنوان مثال، ممکن است نیازی به استخدام تمام‌وقت یک مدیر امور مالی نداشته باشید، اما می‌توانید یک مدیر ارشد مالی را استخدام کنید که به شما چند بار در ماه یک تحلیل مالی از کسب‌وکارتان ارائه دهد.

۳. وظایفی که به دانش تخصصی نیاز دارند: این وظایف شامل پشتیبانی از فناوری اطلاعات برای سیستم حسابداری یا شبکه است. ممکن است به یک متخصص در زمینه فناوری اطلاعات به صورت تمام‌وقت نیاز نداشته باشید، اما می‌توانید این وظایف را به شخصی که دارای مهارت‌های لازم است برون‌سپاری کنید.

نتیجه بررسی انجام شده بر روی برون سپاری در کسب و کارهای کوچک

بر اساس تحقیقات انجام شده در این زمینه، مشاهده می‌شود که بیشترین برون سپاری در کسب و کارهای متوسط و کوچک به فعالیت‌های توزیع و حمل محصولات مربوط می‌شود. سپس به ترتیب، برون سپاری در این نوع کسب و کارها که در شهرک‌های صنعتی مستقر هستند، به موارد زیر مرتبط است:

1. بخشی از فرآیند تولید
2. تعمیر و نگهداری
3. ایاب و ذهاب کارکنان
4. مشاوره مدیریت و حقوقی
5. فناوری اطلاعات
6. امور تغذیه کارکنان
7. خدمات پس از فروش
8. بازاریابی و تبلیغات
9. فروش محصولات
10. تامین مواد اولیه

این مسئله در تحقیقات گذشته کمی با تحقیقات انجام شده در این زمینه متفاوت است. در تحقیقات قبلی، بیشترین برون سپاری مربوط به فناوری اطلاعات بوده است، در حالی که در تحقیقات جدید، این فعالیت در رتبه پنجم از برون سپاری قرار دارد. این تفاوت ممکن است به دلیل توسعه نیافتگی در استفاده از این فناوری یا نامعمول بودن استفاده از آن در کسب و کارهای کوچک و متوسط در کشور ایران باشد.

از سوی دیگر، در تحقیقات قبلی، دومین برون سپاری در کسب و کارهای بزرگ مربوط به توزیع و حمل محصولات بوده است که در تحقیقات جدید، این برون سپاری به اولین برون سپاری تبدیل شده است. همچنین، بیشتر قراردادهای برون سپاری کسب و کارهای متوسط و کوچک توافقی هستند و رسمی نیستند. بیشترین اهمیت در انتخاب پیمانکار برای انجام کار بر مبنای قابل اطمینان بودن آنها است و بیشتر کسب و کارهای کوچک از قراردادهای باز استفاده می‌کنند که قابلیت انعطاف بالایی داشته و آزاد و بی‌قاعده باشند.

تعیین مواردی از فرایندهای رسمی برون سپاری

بر اساس نتایج تحقیقات انجام شده، بیشترین فعالیت‌هایی که به صورت قراردادی برون سپاری شده‌اند، به ایاب و ذهاب کارکنان و انجام بخشی از فرایند تولید مربوط می‌شوند. دلیل این واگذاری رسمی فرایند تولید به صورت قراردادی، میزان اهمیت و حساسیت این فرایند است. همچنین، در مورد ایاب و ذهاب، ممکن است دلیل آن ماهیت این فعالیت و شرایط خاصی باشد که شرکت‌های پذیرنده در شهرک‌های صنعتی درگیر آن هستند.

علاوه بر این، بیشتر فعالیت‌هایی که به صورت توافقی برون سپاری می‌شوند، شامل توزیع و حمل محصولات تولیدی، تعمیر و نگهداری ماشین‌آلات و تجهیزات خریداری شده می‌شوند. بیشترین فعالیت کسب و کارهای کوچک در حال حاضر مربوط به توزیع و حمل محصولات تولیدی است و قراردادهای آنها بیشتر توافقی انجام می‌شود.

در خصوص برون سپاری فرایند تولید، باید ایاب و ذهاب کارکنان را در جایگاه دوم و سوم قرار دهیم. شرکت‌ها به یک میزان از این دو قرارداد استفاده می‌کنند. برون سپاری فعالیت تعمیر و نگهداری را هم، باید در جایگاه چهارم قرار دهیم، که بیشتر به صورت توافقی میان طرفین، برون سپاری می‌شود.

مزایای اصلی برون سپاری در کسب و کارهای کوچک

مزایای اصلی برون سپاری در کسب و کارهای کوچک عبارتند از:

1. کنترل و کاهش هزینه‌ها: با برون سپاری، هزینه‌های مرتبط با استخدام کارمندان، مانند بازنشستگی، نظارت مدیریتی، مالیات، آموزش، و بیمه درمانی کاهش می‌یابد.
2. استفاده بهتر و بهینه از منابع داخلی: برون سپاری اجازه می‌دهد تا کسب و کار از کارکنان خود به بهترین شکل استفاده کند و زمان آنها را برای کارهایی که در آن‌ها ماهر نیستند، تلف نکند.
3. کاهش خطر: افرادی که برون سپاری می‌کنند، دارای تجربه و دانش است که می‌تواند در انجام تصمیمات پرهزینه و پرخطر کمک کند و خطرات را کاهش دهد.
4. دسترسی به قابلیت‌های استثنایی: برون سپاری به شما امکان می‌دهد تا از تجربه یک تیم متخصص بهره مند شوید و به سرمایه بیشتری دسترسی داشته باشید.
5. بهبود یافتن تمرکز شرکت بر صلاحیت‌های اصلی: این مزیت به کسب و کار اجازه می‌دهد تا بر روی صلاحیت‌های اصلی خود تمرکز کند و کارهای فرعی را به شرکت‌های دیگر برون سپاری کند.
6. در دسترس نبودن منابع داخلی: با برون سپاری، شما می‌توانید به طور موقت یا بلندمدت، جایگزین مناسبی برای منابع داخلی خود پیدا کنید.
7. به حداکثر رساندن منافع حاصل از بازسازی: برون سپاری به شما این امکان را می‌دهد که در زمینه‌هایی که بهبود می‌بخشید، سرمایه خود را به صورت مستقیم بهره‌برداری کنید.
8. دسترسی به سرمایه: با برون سپاری در عملکردهای فرعی، شما می‌توانید سرمایه خود را در مواردی که به صورت مستقیم با مشتریان یا محصولات در ارتباط هستند، مورد استفاده قرار دهید.

با این حال، ممکن است برون سپاری نیز با برخی معایب همراه باشد، از جمله:

1. مسائل ارتباطاتی و تاخیر در زمان اتمام پروژه: این معضل می‌تواند به علت عدم ارتباط مؤثر بین طرفین همکاری، به وجود آید.
2. نقض حریم خصوصی اطلاعات و داده‌ها: این معضل می‌تواند در صورت انتخاب ارائه دهندگان خدمات نامناسب، به وجود آید.
3. وابستگی زیاد به ارائه دهندگان خدمات: این می‌تواند در مواقعی که شما به ارائه کنندگان خدمات وابسته می‌شوید، مشکل ساز باشد.
4. دست کم گرفتن هزینه‌های خدماتی: این معضل می‌تواند زمانی به وجود بیاید که به دلیل انتخاب ارائه دهندگان خدمات ارزان قیمت، کیفیت خدمات کاهش یابد.

پیشنهادات برای برون سپاری در کسب و کارهای متوسط و کوچک

پیشنهادات برای برون سپاری در کسب و کارهای متوسط و کوچک و مدیریت شهرک‌های صنعتی عبارتند از:

1. برگزاری دوره‌های آموزشی: مدیریت شهرک می‌تواند برای کسب و کارهای کوچک و متوسط دوره‌های آموزشی برگزار کند تا آن‌ها را با مفاهیم و روش‌های برون سپاری آشنا کند. این دوره‌ها می‌توانند شامل مباحثی مانند راهبردهای برون سپاری، شیوه کار با تامین کنندگان، انتخاب و ارزیابی تامین کنندگان، و شروط قرارداد باشند.
2. استفاده از برون سپاری برای ایجاد مزیت رقابتی: کسب و کارهای کوچک و متوسط می‌توانند با برون سپاری برخی از فعالیت‌های خود مانند ایاب و ذهاب کارکنان، توزیع و حمل محصولات، تعمیر و نگهداری، و بخشی از فرایند تولید، مزیت رقابتی بیشتری نسبت به رقبا کسب کنند. این اقدام می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا با صرف منابع کمتر، فعالیت‌های محوری شرکت خود را بهبود بخشند و تمرکز بیشتری بر آن‌ها داشته باشند.
3. شبکه‌سازی و ایجاد ارتباط با تامین‌کنندگان: برای حل مشکل عدم شناخت تامین‌کنندگان با کیفیت و مطلوب، مدیریت شهرک و کسب و کارهای متوسط و کوچک می‌توانند ارتباطات خود را با تامین‌کنندگان افزایش دهند و شبکه‌سازی مناسبی را ایجاد کنند. این اقدامات می‌توانند شامل انتشار مجله، بروشور، و فصلنامه‌های تخصصی در سطح شهرک‌های صنعتی باشند تا کسب و کارهای متوسط و کوچک با تامین‌کنندگان مختلف آشنا شوند و به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
4. تحقیقات آینده: تحقیقات آینده برای بررسی اثرات برون سپاری در کسب و کارهای متوسط و کوچک ضروری است. این تحقیقات می‌توانند به شرکت‌ها کمک کنند تا اثرات استفاده از برون سپاری را بهبود بخشند و از این راهبرد به بهترین نحو استفاده کنند.