۸ دلیل اهمیت ERP در سال ۲۰۲۳

اهمیت ERP در کسب و کار و ضرورت وجود این نرم افزار

تصمیم گیری درمورد ضرورت استفاده از نرم افزار ERP و اهمیت ERP در کسب و کار، به راحتی انجام نمی‌شود. اگر برای اولین بار است که از این نرم افزار استفاده می‌کنید، ممکن است به اندازه کافی از اهمیت ERP آگاه نباشید. تصور برخی از افراد این است که بدون این نرم افزار هم راه اندازی کسب و کار ممکن است و نیازی به استفاده از ERP نیست. اهمیت ERP وقتی مشخص می‌شود که شما به عنوان صاحبان مشاغل، تمایل داشته باشید در کار خود تغییرات مثبت ببینید. مزیت‌های بهره گیری از این نرم افزار برای رشد مناسب کار شما فراوان هستند.  

 بهبود بهره‌وری، افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و ساده شدن فرآیند‌های کار از مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از ERP هستند.  علاوه بر این موارد، دلایل بیش‌تری نیز برای تعیین کردن اهمیت ERP وجود دارند. اهمیت ERP به دلیل ایجاد امکاناتی است که استفاده از این نرم افزار،  در زمینه‌ی کسب و کار شما ممکن می‌کند. نرم افزار ERP می‌تواند از طریق ساده سازی و اتوماسیون کار‌های روزمره، فعالیت‌های مختلف در زمینه‌ی کسب و کار را مدیریت کند. استفاده از این نرم افزار باعث افزایش دقت عملکرد می‌شود، و نمایی 360 درجه از وردی‌ها و خروجی‌ها  را در اختیار شما قرار می‌دهد.

 کسب و کارهای مختلف با به کارگیری نرم افزار ERP، می‌توانند کارایی و بهره‌وری را افزایش دهند، سرعت عمل خود را بیش‌تر کنند و خدمات خود را در بهترین کیفیت ممکن به مشتریان خود ارائه‌ دهند. اهمیت ERP در واقع ناشی از مزیت‌ها و امکاناتی است که برای صاحبان مشاغل ایجاد می‌کند. اگر شما نیز از صاحبان مشاغل هستید و یا در شرف ایجاد کسب و کار می‌باشید، برای آگاهی از مزیت‌های اجرا کردن نرم افزار ERP و اهمیت ERP ادامه مطلب را مطالعه کنید.

اهمیت  ERP در زمینه‌ی کسب و کار به چه عواملی بستگی دارد؟

اهمیت ERP در زمینه‌ی کسب و کار به عوامل مختلفی بستگی دارد، با بهره‌گیری از این نرم افزار کسب و کار شما پیشرفت قابل توجهی خواهد داشت. رقابت مشاغل و اهمیت ERP در ایجاد رقابت، یکی از مواردی است که باعث افزایش ضرورت استفاده از نرم افزار ERP می‌شود. 

برای خرید نرم افزار ERP شما باید سرمایه‌ی زیادی را صرف کنید. مزیت‌هایی که در نتیجه استفاده از این نرم افزار به وجود می‌آیند و اهمیت ERP در رونق کسب و کار، به نحوی این میزان سرمایه گذاری را توجیه می‌کند. اگرچه برخی از  تولید کنندگان هم چنان بر این باورند که استفاده از روش‌های قدیمی مناسب است، اما برخی دیگر نیز ترجیح می‌دهند از تکنولوژی‌های امروزی و فناوری‌ها بهره‌مند شوند.

 کاربران با استفاده از مزیت‌های ارائه شده در برنامه ریزی مربوط به مدیریت منابع سازمانی، شاهد پیشرفت‌های زیادی در بخش‌های مختلف سازمان خود خواهند بود.   یکی از مهم‌ترین شاخص‌های ارزیابی عملکرد در سازمان‌های مختلف، توانایی رقابت بین تولید کنندگان و صاحبان مشاغل است. اهمیت ERP  در افزایش قدرت تولید کنندگان در رقابت با رقبا، بسیار قابل توجه است. شاخص ارزیابی عملکرد این نرم افزار نیز، قابلیت آن در افزایش توانمندی مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی، مدیریت پروژه و مدیریت تولید است.

 هنگامی که شما از طریق نرم افزار ERP از مزیت‌های زیادی در سازمان خود بهره‌مند می‌شوید،  در دنیای رقابتی به سرعت رشد می‌کنید. رقیبان شما در صورتی که به میزان کافی در استفاده از این نرم افزار سرمایه گذاری نکنند و اهمیت ERP برای آن‌ها مشخص نباشد، قطعا از رقابت با سایرین باز می‌مانند. سرمایه گذاری بر روی این نرم افزار قطعا نتایج مثبتی را به ارمغان خواهد آورد. هنگام بهره‌مندی از این نرم افزار در زمینه‌ی کسب و کار  مزیت‌های زیادی ایجاد می‌شوند.  

چرا نرم افزار ERP  در کسب و کار از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؟

بهبود کارایی فرآیند‌ها یکی دیگر از مزیت‌ها و عوامل  اهمیت ERP است. این نرم افزار فرآیند های تکراری را حذف می‌کند، هنگام استفاده از آن نیاز به ورود دستی اطلاعات کاهش پیدا می‌کند. به تبع در کنار افزایش کارایی، داده‌های نامناسب که باعث ایجاد اشتباهات پر هزینه می‌شوند نیز به طور کامل حذف می‌شوند. اجرایی کردن نرم افزار ERP در سازمان باعث تسهیل فرآیند‌های کسب و کار می‌شود. در نتیجه‌ی بهره‌مندی از این نرم افزار، جمع آوری داده در بخش‌های مختلف با بازده بیش‌تری ممکن می‌شود.

اهمیت ERP به دلیل بهبود فرآیند‌های سازمانی و تسهیل فرآیند‌های روزمره، باید مورد توجه قرار گیرد. این نرم افزار با توجه به جزئیات، فعالیت تمام اجزای سازمان که شامل کاربران و مشتریان هستند را ساده‌تر می‌کند. پیش بینی دقیق یکی از نتایج مثبت استفاده از ERP است. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، برای کارکنان و مدیران سازمان این امکان را به وجود می‌آورد تا با استفاده از ابزارهای دقیق، پیش بینی دقیق انجام دهند. در نتیجه کاربران نرم افزارها و کارمندان قادر هستند به طور دقیق  و از پیش، به مسائل مختلف شامل موجودی،  فروش و منابع مالی و خدمات مشتریان آگاهی داشته باشند. به تبع با آگاهی از پیش، توانایی مدیریت پروژه و انجام برنامه ریزی دقیق‌تر  صورت می‌گیرد و مدیریت استراتژی ممکن می‌شود. 

قابلیت پیش بینی دقیق که با نرم افزار ERP ممکن است، باعث مدیریت مالی و کاهش هزینه‌های کسب کار می‌شود. فعال تر شدن کسب و کار و کارآمدی مدیریت منابع انسانی، نیز از مزیت‌های پیش بینی دقیق هستند. اطلاعاتی که توسط این نرم افزار ارائه می‌شوند بسیار دقیق هستند. به روز رسانی این داده‌‌ها نیز در زمان واقعی انجام می‌شود. نرم افزار ERP امکان تخمین‌های واقع بینانه و پیش بینی‌های دقیق را  به طور موثر فراهم می‌کند. 

مزیت‌های استفاده از نرم افزار ERP در بخش‌های مختلف سازمان

اهمیت ERP در ایجاد هماهنگی و مشارکت میان بخش‌ها‌ی مختلف بسیار قابل توجه است. یکی از مهم‌ترین اهداف سازمان‌ها ایجاد هماهنگی و ارتباط پویا بین بخش‌های مختلف است. فعالیت مجزا و انزوای بخش‌های مختلف قطعا باعث کاهش بازده می‌شود. همکاری بین قسمت‌های مختلف  در کسب و کار از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. زمانی که پروژه‌های موجود، بخش‌های مختلف را درگیر فعالیت می‌کنند، اهمیت ERP  نیز دوچندان می‌شود. زمانی که داده‌های ورودی به نرم افزار ERP متمرکز و با ثبات هستند، بخش‌های مختلف سازمان راحت‌تر فعالیت می‌کنند. 

اشتراک اطلاعات نیز در بخش‌های مختلف، زمانی خوب انجام می‌شود که بین قسمت‌های مختلف هماهنگی وجود داشته باشد. در نرم افزار ERP همه‌ی جنبه‌های مختلف کسب و کار مورد توجه قرار گرفته شده‌اند. به تبع قسمت‌های مختلف سازمان به همکاری و تلاش بیش‌تر تشویق می‌شوند. نرم افزار ERP به طور مستمر به روز رسانی می‌شود، شما می‌توانید به طور مستمر از خدمات این نرم افزار بهره‌مند شوید. 

اهمیت ERP در استفاده از منابع مقیاس پذیر نیز شایان توجه است. نرم افزار ERP به عنوان یک سیستم ساختار یافته، این امکان را به وجود می‌آورد تا با افزودن کاربران و توابع جدید در راستای بهبود راهکارهای اولیه، عملکرد سازمان بهبود یابد. یکی از ویژگی‌های مهم نرم افزار ERP سازگاری آن با کسب و کار‌های مختلف است. شما حتی اگر صاحب کسب و کار کوچکی هستید، می‌توانید با بهره‌گیری از این نرم افزار، کسب و کار خود را گسترش دهید. اهمیت ERP از این حیث که امکان افزودن کاربران و داده‌های جدید را به وجود می‌آورد و باعث گسترده‌تر شدن کار شما می‌شود، بیش‌تر می‌شود. راهکارهای نرم افزار ERP پا به پای کسب و کار شما رشد می‌کنند و باعث بهبود رشد سازمان شما هم می‌شوند. به همین دلیل شما با افزودن کاربران جدید نیازی به استفاده از سیستم‌های جدید ندارید.

اهمیت ERP در استفاده از اطلاعات یکپارچه و مدیریت مالی 

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، برای حفظ همه‌ی اطلاعات مهم که برای انجام فعالیت بخش‌های مختلف مورد نیاز هستند، به عنوان یک سیستم مرکزی عمل می‌کند. یکپارچه بودن عملکرد این نرم افزار در نگهداری اطلاعات، باعث ایجاد ارتباط بین پایگاه‌های مختلف داده می‌شود. همه‌ی اطلاعات سیستم در یک مکان واحد نگهداری می‌شوند. این کار باعث می‌شود شما بتوانید پلتفرم‌هایی مانند نرم افزار CRM را با نرم افزار ERP ترکیب کنید.

 با  این سیستم  با اطمینان کامل می‌توانید از اطلاعات موثق استفاده کنید، تمامی اطلاعات ارائه شده از طریق این سیستم به طور مستمر به روز رسانی می‌شوند. استفاده از اطلاعات دقیق و به روز باعث افزایش دقت این اطلاعات می‌شود و اشتباهات احتمالی که به دلیل تحلیل نادرست داده‌ها ایجاد می‌شوند، با وجود این سیستم برطرف می‌شوند. مدیریت مالی، مدیریت تولید، مدیریت فروش و مدیریت بازاریابی از عوامل مهم در زمینه صرفه جویی هزینه هستند. 

یکی از اهداف همه‌ی صاحبان مشاغل مدیریت مالی هوشمند است، این افراد به دنبال بر طرف کردن اشتباهات مالی پر هزینه هستند تا از آسیب به کسب و کار خود جلوگیری کنند. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، با ارائه منبع اطلاعاتی دقیق باعث کاهش قابل توجهی در هزینه‌های عملیاتی می‌شود. با صرفه جویی در منابع مالی، این امکان برای شما به وجود می‌آید سرمایه خود را در بخش‌های مهم تر سازمان مصرف کنید. با استفاده از این پلتفرم امکان مدیریت دقیق عملیات، پیشگیری از اختلالات، رفع شکاف‌های اطلاعاتی، تصمیم گیری سریع فراهم می‌شود. اگر برای سازمان خود استراتژی مناسب انتخاب کرده باشید، مدیریت بازاریابی را نیز به خوبی انجام داده باشید، نرخ بازگشت سرمایه شما به طور قابل توجهی بیش‌تر می‌شود. نرم افزار ERP این امکان را برای شما به وجود می‌آورد، به طور کاملا هوشمندانه در مصرف منابع مالی خود صرفه جویی کنید.

اهمیت نرم افزار مدیریت منابع سازمانی در فرآیند‌های کسب و کار 

 اهمیت ERP با گسترش کسب و کار نقش مهم‌تری پیدا می‌کند. با پیشرفت تولید کنندگان فعالیت‌های آن‌ها با شرایط پیچیده‌تری انجام می‌شوند. با تغییر شرایط و گسترش فعالیت‌های تولید کنندگان، این احتمال وجود دارد که اشتباهات پر هزینه‌ای در سطوح مختلف انجام شوند. نرم افزارهای بخش تولید،  با کنترل خودکار عملیات کسب و کار در بین بخش‌های مختلف، ارائه اطلاعات دقیق به کاربران،  باعث حذف فرآیند‌های دستی می‌شوند. 

استفاده از این فرآیند‌های دستی باعث بروز بسیاری از اختلالات در سیستم کسب و کار می‌شود. نرم افزار ERP این امکان را  برای کاربران به وجود می آورد،  تا جهت یابی فرآیند‌های پیچیده را به راحتی انجام دهند. جلوگیری از ورود دوباره داده‌ها، بهبود عملیات تولید، تکمیل فرآیند‌های سفارش و تحویل، باعث افزایش کارایی و بازدهی کسب و کار می‌شود. همه‌ی این عوامل در نتیجه‌ی استفاده از نرم افزار ERP به وجود می‌آیند.  

پلتفرم‌های پیشرفته نرم افزار ERP  با قدرت بالا، انعطاف پذیری بالا،  قابل تنظیم و کنترل هستند. این پلتفرم‌ها به طور یکسان و مطابق با تمامی سلیقه‌های مختلف طراحی نشده‌اند، اما می‌توانند مطابق با نیازهای مخصوص یک کسب و کار، تغییر کنند. امکان تطابق نرم افزار ERP با نیازهای متغیر یک کسب و کار در حال توسعه، همواره وجود دارد. در نتیجه هیچ الزامی برای خریداری یک استراتژی جدید، پس از تغییر نیازها و یا توسعه کسب و کار وجود ندارد. 

در صورت استفاده از این نرم افزار مطابق گزینه‌های مد نظر خود، باید به این نکته توجه کنید که امکان تنظیم و اصلاح برنامه‌های مختلف در آن وجود دارد. برای بهبود عملیات روزانه شما، نرم افزار ERP بهترین استراتژی‌ها را ارائه می‌کند. رشد سیستم ERP در کنار پیشرفت و بهبود کسب و کار شما، این امکان را برای شما ایجاد می‌کند در هر زمان که نیاز داشتید، از کاربران جدید استفاده کنید.

چرا استفاده از ERP در پویایی کسب و کار ضروری است؟

از مهم‌ترین مزیت‌های نرم افزار و دلایل اهمیت ERP توجه به نیاز‌های مختلف کاربران است.  این امکان برای فروشندگان میدانی به وجود می‌آید مانند افرادی که در دفاتر مستقر هستند، در موقعیت‌های مختلف از نرم افزار مدیریت منابع سازمانی استفاده کنند. با استفاده از نرم افزار ERP این امکان برای کاربران ایجاد می‌شود،  با استفاده از سیستم‌های مختلف شامل لپ تاپ، گوشی و تبلت به پایگاه داده‌های متمرکز دسترسی کامل داشته باشند. یکی از نکات مهم در به کارگیری این نرم افزار، سازگاری آن با پرورژه‌های دارای حساسیت زمانی است. 

 امکان به کارگیری این نرم افزار در خانه، دفتر و  هر مکان دیگری، با استفاده از برنامه‌های کاربردی که در گوشی نصب هستند، از جمله مزیت‌های مهم این سیستم محسوب می‌شود. یکی از نتایج مثبت بعد از به کارگیری نرم افزار ERP، گزارش دهی سفارش سازی شده است. نرم افزار ERP باعث آسان شدن و سفارشی شدن گزارشات می‌شود. این کار باعث پاسخگویی سریع به نیازهای مختلف سازمان می‌‌شود. با پیشرفت و بهبود قابلیت‌های گزارش دهی سازمان،  این امکان ایجاد می‌شود به درخواست‌های پیچیده،  پاسخ سریع داده شود. کاربران بدون نیاز به بخش IT می‌توانند گزارش‌های مورد نیاز را ارائه کنند.

داده‌های نرم افزار مدیریت منابع سازمانی، به طور مداوم به روز رسانی می‌شوند. با به روز رسانی این داده‌ها، دقت اطلاعات و سازگاری آن‌ها با فعالیت‌های جدید بیش‌تر می‌شود. کارمندان با بهره‌گیری از مزیت‌های این نرم افزار این امکان را دارند بدون خطا و با ایمنی بالا، جهت تحلیل‌های خود از داده‌ها استفاده کنند. داده‌های ارائه شده از طریق این نرم افزار به کمک فایروال و سیستم‌های حفاظتی از ایمنی بالایی برخوردار هستند. امنیت بالا در داده‌های ارائه شده باعث رفع خطر دسترسی افراد بیگانه، به اطلاعات خصوصی مربوط به کسب و کار می‌شود. 

اهمیت کاربرد نرم افزار ERP در  افزایش بهره‌وری 

صرفه جویی کردن در زمان و افزایش میزان بهره‌وری از مزیت‌ها و عوامل اهمیت ERP است. اهمیت ERP در کاهش زمان انجام فرآیند‌های کسب و کار، شایان توجه است.  نرم افزار ERP با کنترل خودکار فرآیند‌ها، مدیریت کسب و کار را برای شما آسان می‌کند. انجام‌ کارهای خسته کننده و زمان بر باعث هدر رفتن وقت شما می‌شود. این موضوع باعث تاخیر در تولید محصولات می‌شود. این عوامل باعث ایجاد اثرات نامناسب بر کسب و کار می‌شوند، و تجربه‌ی ناخوشایندی را در ارائه خدمات به مشتریان ایجاد می‌کنند. با اتوماسیون و حذف فرآیند‌های غیر ضروری، کاربران برای انجام پروژه‌های مهم زمان بیش‌تری را در اختیار دارند.

 به این دلیل که راهکارهای ارائه شده توسط نرم افزار ERP، برای سهولت در فعالیت‌های سازمانی طراحی شده‌اند، انجام کارها برای کاربران راحت‌تر می‌شود. یکی از اثرات مثبت استفاده از نرم افزار مدیریت منابع سازمانی، سازگاری آن با مقررات وضع شده در صنعت است. پلتفرم‌های این نرم افزار به گونه‌ای طراحی شده‌اند که با قوانین موجود در صنعت، بیش‌ترین سازگاری و مطابقت را دارند. استفاده از نرم افزار ERP  ریسک انجام خطاهای پر هزینه، که باعث کاهش سرعت پیشرفت شما می‌شود را کاهش می‌دهد.

این پلتفرم‌ها به طور سازمان یافته و مستمر به نظارت تغییرات ایجاد شده می‌پردازند. در نتیجه کاربران و صاحبان کسب و کارهای مختلف، می‌توانند به  طور مستمر در جریان مقررات، دستورالعمل‌ها و قوانین تصویب شده  مربوط به فرآیند‌های کسب و کار، قرار بگیرند. اجرای یک سیستم قدرتمند ERP در زمینه‌ی کسب و کار، باعث ایجاد ویژگی‌های مثبتی در کار شما می‌شود. همه‌ی این مزیت‌ها را در این مطلب معرفی کردیم، در ادامه‌ی مطلب نیز به موارد بیش‌تر اشاره خواهیم کرد. 

ضرورت استفاده از نرم افزار ERP در بهبود ارائه خدمات مشتریان 

ارائه‌ی خدمات با کیفیت مناسب به مشتریان، با به کارگیری یک استراتژی سازمان یافته و یکپارچه، ساده‌تر است.  اهمیت ERP نیز از همین جهت است؛ کارگیری نرم افزار ERP این امکان را برای شما به وجود می‌آورد تا به مشتریان خود، خدمات باکیفیت ارائه کنید. با استفاده از  این نرم افزار امکان تعامل هوشمندانه با مشتریان ایجاد می‌شود. فروشندگان و کارکنان بخش خدمات مشتریان به راحتی می‌توانند با مشتریان خود تعامل داشته باشند. علاوه بر این موارد با دسترسی سریع‌تر و دقیق‌تر به اطلاعات و تاریخچه مشتریان، کاربران می‌توانند با مشتریان خود به بهترین نحو ارتباط داشته باشند.

 با دسترسی به نرم افزارهای خودکار مدیریت بازاریابی و مرکز تماس، کارمندان می‌توانند همواره با مشتریان خود به طور بهینه تعامل داشته باشند. مزیت‌های دیگری مثل امتیاز دهی به مشتریان بالقوه، این امکان را برای شما ایجاد می‌کند مسیرهای فروش را بررسی کنید، بر رسانه‌های اجتماعی نظارت کنید و کارزارهای ایمیلی را مورد بررسی قرار دهید. انعطاف پذیری  در عملکرد این سیستم شامل اجرایی کردن آن نیز می‌شود، برای مثال شما می‌توانید رایانش ابری و گزینه‌های دیگر را انتخاب کنید. 

این نرم افزار با سایر نرم افزارهای مدیریت سازمان یکپارچه می‌شود. یکی از این نرم افزارها CRM است که به منظور بهبود روابط بین مشتریان و فرآیند‌های کسب و کار استفاده می‌شود. یکی از ویژگی‌های مهم این نرم افزار فراهم کردن داده‌های موثق است. شما می‌توانید از موقعیت‌های مختلف و در صورت استفاده از فضای ابری، از مزیت‌های نرم افزار ERP استفاده کنید. دسترسی به این نرم افزار از طریق سیستم‌های مختلف، تبلت و تلفن هوشمند و سایر سیستم‌های ارتباطی، امکان پذیر است. در واقع عملکرد نرم افزار ERP مانند مغز و دست اضافه‌ای برای سازمان شما است. 

برنامه منابع سازمانی جهت مدیریت عملکردهای سازمانی طراحی شده است

با توجه به ارزش ۴۱.۶۹ میلیارد دلاری برنامه‌ی منابع سازمانی (ERP) در سال ۲۰۲۰، تاثیرگذاری این سیستم آشکار است. با وجود شگفت‌انگیز بودن میزان این عدد، هنوز افرادی وجود دارند که از این نرم افزار استفاده نکرده و دلیل اهمیت آن برای کسب و کار خود را نمی‌دانند؛ اما با توجه به فشار جهانی وارده بر بازار کار، بهتر است با تمامی ابزاری که به کسب و کار شما جنبه‌ای رقابتی می‌دهند آشنایی لازم را کسب کرده و از آن‌ها استفاده کنید. در بسیاری از شرکت‌ها این هدف به کمک نرم‌افزار ERP تحقق می‌پذیرد.

موارد استفاده از ERP چیست؟

سیستم‌های ERP یا برنامه‌ی منابع سازمانی در بسیاری از سازمان‌ها جهت مدیریت عملکرد‌های سازمان به واسطه‌ی سیستمی هم‌سازی شده و متمرکز استفاده می‌شود. ERP عموما در شرکت‌هایی که عضو زنجیره‌ی ذخایر هستند استفاده می‌شود تا تمامی قسمت‌های مختلف از تولید تا توزیع را تحت نظر داشته و کنترل کند. البته این سیستم قابل استفاده در سازمان‌های مختلفی از جمله سازمان مراقبت‌های بهداشتی، گروه‌های غیرانتفاعی، سازمان‌های ساخت و ساز و مهمانداری است؛ یه طور کلی سازمان‌هایی که احتیاج به مدیریت کارکنان، مشتریان و فهرست‌های خود دارند، می‌توانند از سیستم ERP استفاده کنند.

ERP تمامی داده‌های وارده را در یک پایگاه‌ داده‌ی جداگانه ذخیره می‌کند و به تمامی قسمت‌های سازمان اجازه‌ی دسترسی به اطلاعات یکسان را می‌دهد. علاوه بر آن این داده‌ها قابلیت مرتب‌ و تحلیل و تبدیل به یک گزارش مفید را دارند. سیستم ERP تمامی بخش‌های مدیریت مشتریان، منابع انسانی، هوش کسب‌وکار، مدیریت مالی،‌ زنجیره‌ی ‌ذخایر و  دارایی‌ها را در یک سیستم سازمان‌دهی می‌کند.

۸ اهمیت ERP

برنامه منابع سازمانی جهت مدیریت عملکردهای سازمانی طراحی شده است که نسبت به سایر راه‌حل‌ها مزایایی دارد؛ به عنوان مثال ویژگی‌های منحصر به فرد آن از این سیستم رقیب مشخصی در بازار نرم‌افزار می‌سازد. در ادامه به ۸ دلیل که نشان‌دهنده‌ی اهمیت ERP و استفاده از برنامه‌ی منابع سازمانی برای هر کسب و کاری است، اشاره می‌کنیم.

۱) پس‌انداز سرمایه بیشتر

باوجود اینکه فروشنده‌های بازار روش‌های قیمت‌گذاری‌ انعطاف‌پذیر زیادی طی سال‌های گذشته به بازار معرفی کرده‌اند، بسته‌های ERP جز روش‌های سرمایه‌گذاری بسیار مطلوبی به حساب می‌آید. برای بسیاری از سازمان‌‌ها خرج زیاد برای این نوع برنامه‌ها، عملکرد مناسب آن برای سازماندهی مالی شرکت را زیر سوال برده و موجب ایجاد شبهاتی از جمله توانایی نر‌م‌افزار در پس‌انداز سرمایه برای شرکت می‌شود. اما پس از اینکه شوک وارد شده بخاطر مخارج برنامه را پشت‌سر بگذارید، متوجه کارآمدی مطلوب سیستم ERP در ایجاد نرخ سرمایه‌ی مناسب خواهید شد.

سیستم ERP ابتدا تمامی بخش‌هایی که در سازمان وجود دارد، از توسعه‌ی محصولات تا حساب‌های پرداخت را مشخصه سازی می‌کند و به کارمندان شما این قابلیت را می‌دهد تا به تمامی ابزار مورد نیاز در یک سیستم منظم دسترسی داشته باشند.

طی مشخصه‌سازی سیستم، شما به کارمندان خود کمک می‌کنید تا از زمان خود به صورت بهینه‌ استفاده کنند، زیرا با سیستم ERP  کاربران نیازی ندارند تا به دنبال اطلاعات در سیستم‌های مختلف بگردند و می‌توانند از طریق پایگاه اصلی داده‌ها اطلاعات موردنظر خود را به راحتی پیدا کنند. علاوه بر آن سیستم شما از طریق محدود کردن لزوم یادگیری برنامه‌های مختلف توسط کارکنان نیز مقدار مخارج را کاهش داده و میزان پول بیش‌تری برای شما پس‌انداز می‌کند. این موضوع علاوه بر کاهش هزینه‌ها در انرژی مورد نیاز برای یادگیری نیز صرفه جویی می‌کند زیرا به جای برنامه‌ریزی جلسه‌های متعدد یادگیری برای برنامه‌های متفاوت، فقط احتیاج به برقراری ارتباط با یکی از آن‌ها خواهید داشت.

۲) پیشرفت همکاری

ویژگی‌های برنامه‌ی ERP می‌تواند با توجه به پروژه‌ای که مشغول کار روی آن هستید دچار تغییرات جزيی گردد، اما به طور کلی تمامی سیستم‌ها با روش‌های خاص خود موجب پیشرفت همکاری می شوند. همان‌طور که پیش‌تر به آن اشاره شد، پایگاه مرکزی داده‌ها از بخش‌های به خصوصی است که ERP را منحصر به فرد می‌کند. توسط این پایگاه شما شرکت خود را توسط یک خط مشخص هدایت می‌کنید. این سیستم بیشتر از کاهش مخارج موجب کاهش خطاهای به وجود آمده توسط داده‌های اشتباه می‌شود.

علاوه بر آن،‌ پایگاه مرکزی داده‌ها، با توجه به قرار دادن اطلاعات وسیع شرکت در دسترس تمامی اعضای گروه، درنگ و شبهه را در طول انجام پروژه کاهش می‌دهد و به شما این امکان را می‌دهد که احتیاجی به استفاده‌ی اطلاعات از سایر سیستم‌ها پیدا نکنید، چرا که تمامی داده‌ها به صورت یکجا و در یک سیستم ترجمه، ذخیره و اطلاع رسانی شده‌اند و نگرانی درباره‌ی میزان دقیق یا کامل بودن فایل‌های داده‌ها وجود ندارد.

نمی‌توان به راحتی تشخیص داد که آیا گروه شما پی‌درپی در حال وارد کردن اطلاعات یک مشتری مشخص در سیستم‌های مختلف است، اما بدون کمک ERP شما احتمال خطای انسانی را در روند خود افزایش می‌دهید در حالی که می‌توانید به راحتی آن‌را حذف کنید.

۳) بررسی و تحلیل بهتر

پایگاه مرکزی اطلاعات به شما در تولید یک گزارش کارآمد و تحلیل مطلوب نیز کمک می‌کند. با توجه به اینکه ERP تمامی سابقه‌ها و داده‌ها را ضبط می‌کند، ابزار بسیار مناسبی برای هوش کسب و کار است. تا زمانی که نمایندگان فروش شما عملکرد مطلوبی را ارائه دهند، نرم‌افزار ERP تهیه‌ی گزارش‌های مختلف را برای شما آسان‌تر و ساد‌ه‌تر خواهد کرد. گزارش‌هایی که ممکن است روزهای زیادی از وقت شما را برای تحقیق و مطالعه بگیرند درحالی که ERP این کار را عرض چند دقیقه برایتان انجام خواهد داد.

اکثر سیستم‌های ERP برای شما داشبورد قابل تنظیمی تهیه می‌کنند که به واسطه‌ی آن می‌توانید گزارش‌های اولیه‌ای را که وارد سیستم می‌شوند مشاهده کنید. این گزارش‌ها می‌توانند شامل هر چیزی از درآمد و وضعیت مخارج تا شاخص کلیدی عملکرد که برای شما دیدگاهای مختلفی ارائه می‌دهد، بشود. این قابلیت که شما قادر به دسترسی فوری به این نوع گزارش‌ها را دارید موجب می‌شود تا تصمیمات لازمه را سریع‌تر و بهتر بگیرید. و در آخر این گزارش‌ها طوری در دسترس قرار می‌گیرند تا مطمئن شوید داده‌های ارزشمند شرکت در دست افراد قابل اطمینان قرار می‌گیرند.

۴) افزایش بازده مفید

با روش‌های قدیمی فعالیت‌های سخت و وقت‌گیرغیر قابل اجتناب هستند. فعالیت‌هایی همچون تولید محتواهای گزارشی، وارد کردن فهرست ذخایر،‌ پیگیری زمان‌بندی و پرداختن به سفارش‌‌هایی که ساعت‌های زیادی از وقت کارکنان را گرفتند.علاوه بر وقت‌گیر بودن چنین فعالیت‌هایی این روند‌ها تحت خطای انسانی بیشتری قرار می‌گیرند و به روحیات فعال انسانی احتیاج دارند. در حقیقت بعد از ساعت‌ها کار و وارد کردن داده در فرم‌های متفاوت حتی بهترین کارمدان نیز ممکن است دچار خطا بشوند.

اگه شما راه‌حل درست را انتخاب کنید، سیستم ERP می‌تواند بسیاری از فعالیت‌های وقت‌گیر شما را به طور خودکار انجام دهد. پایگاه اصلی ERP فعالیت‌های بیهوده و زائد همچون واردکردن ‌داده‌ها را محدود کرده و به سیستم این اجازه را می‌دهد تا در عرض چند دقیقه حساب کتاب‌ها را انجام دهد. این روند به اعضای تیم شما زمان بیشتری برای انجام دادن کارهای ضروری‌تر که احتیاج به تفکر دارد می‌دهد و در زمان موعد، بازگشت سرمایه‌ی شما را افزایش می‌دهد. ERP بازده مفید، سودمندی و سودبخشی سازمان شما را افزایش می‌دهد.

۵) مشتری‌های خوشحال

مدیریت مشتریان هرگز تا این حد اهمیت نداشته است. در تاریخ دیجیتال ما، امروزه بیش از هر زمانی، تعداد بسیار زیادی از مردم برای گرفتن توصیه‌هایی در مورد اینکه چه لباس‌هایی بپوشند، چه غذایی بخورند و چگونه زندگی کنند به اینترنت روی می‌آورند. ۸۴ ٪‌مشتریان، به نقد‌های آنلاین به اندازه‌ی حرف دوستان خود اعتماد دارند؛ به همین دلیل نظرات و انتقادات مشتریان قبلی بیش از هر زمانی مهم و تاثیرگذار است. بهترین راه برای افزایش سطح رضایت مشتریان، ارائه محصولات و خدماتی است که حول محور خواست مشتریان طراحی شده باشند. ERP می‌تواند از چندین روش متفاوت این کار را انجام دهد. اولین روش استفاده از ابزاری به نام CRM (مدیریت روابط مشتریان) است، که بیشتر سیستم‌های ERP به آن مجهز هستند یا می‌توانند به سادگی با آن ترکیب شوند. با ERP، سیستم مدیریت روابط مشتریان به داده‌های مربوط به عملکرد کسب و کار شما دسترسی دارد.

CRM ترکیب شده با سیستم‌های ERP می‌تواند علاوه بر در اختیار گذاشتن اطلاعات تماس، جزییاتی مانند تاریخچه سفارشات یا صورت‌حساب‌های گذشته را نیز به شما نمایش دهد. این امکانات به تیم شما این فرصت را می‌دهند که تاریخچه رفتار هر یک از مشتریان را بررسی کرده تا به درک بهتری از خواسته‌ها و نیازهای آنان برسید.

بهبود دیدگاه شما به مشتری و داشتن اطلاعات بیشتر در مورد او، به شما کمک می‌کند تا استراتژی فروش خود را برای نسل بعدی سازمان، بهتر فرمول‌بندی کنید.

۶) ساده‌سازی مدیریت ریسک و توافق

با رشد شرکت‌ها و گسترش کسب‌وکارها در کشور‌های مختلف دنبال کردن همه‌ی قوانین متفاوتی که بر کسب و کار شما تحمیل می‌شود کار آسانی نیست. حتی شرکت‌های محلی نیز باید نگران قوانین مختلف محیطی منابع انسانی،‌ امنیت اطلاعات باشند.

خوش‌بختانه سیستم‌های ERP  بسیاری مطابق این قوانین ساخته شده‌اند و می‌توانند در حفظ توافق در مراحل مختلف به شما کمک کنند. علاوه بر آن نرم‌افزار ERP برای کمک به مستندسازی مواردی مانند استفاده از مواد شیمیایی و قوانین مالیات ابزارهای حسابرسی داخلی ارائه می‌کند. این ابزارها فرمول‌بندی کردن گزارشات و فرستادن آنها به هیئت حاکمه‌ی مربوطه را بسیار ساده‌تر می‌کنند.

همچنین، سیستم‌های ERP ابزاری برای مدیریت ریسک نیز ارائه می‌دهند. اعتبار و دقت بالای این ابزار مدیریت مالی را به طور کلی تحت تاثیر قرار داده و بهبود می بخشد، چراکه حین حسابداری احتمال خطا کاهش می‌یابد. ایزار‌های پیش‌بینی به کاربران فرصت پیش‌بینی رویدادها را زمانی که به خواسته کار و بودجه می‌رسند می‌دهد. با در دست داشتن این اطلاعات می‌توانید برنامه‌ریزی‌های امن‌تری جهت توسعه‌ی محصولات و بودجه‌ به وجود آورید.

۷) پیش‌رفت ضبط ذخایر

از چالش‌های بزرگی که شرکت‌ها در پیشرفت و بزرگ‌شدن با آن مواجه هستند، پیگیری و ضبط ذخایر در حال توسعه‌ی آن‌هاست. سیستم‌های ERP روند بارکدخوانی و سامانه‌ی شناسایی رادیویی تگ‌ها و شماره‌های پیگیری را جهت ضبط روند هر یک از مراحل ذخیره در طول زنجیره کارآمد می‌کند. این ابزار به شما کمک می‌کند تا در جریان سطوح ذخایر خود در انبارهای مختلف باشید،‌ از محصولات درحال حمل و نقل مطلع باشید و بدانید کدام محصولات روی فقسه‌ها آماده و منتظر سفارش مشتریان هستند. آشکارا بودن وضعیت انبار موجب بهینه‌سازی روند انتخاب و بسته‌بندی و ارسال شده و از حدس و گمان در این پروسه اجتناب می‌کند.

ضبط ذخایر همچنین موجب آسان تر شدن ارائه‌ی گزارش می‌شود، چراکه این جریان دارای اعداد و ارقام دقیق است. کاربران می‌توانند از شاخص کلیدی عملکرد جهت بدست‌آوردن اطلاعاتی همچون کدام محصولات سریع‌تر جابه‌جا ‌می‌شوند (به معنی درخواست بیشتر آن محصول)، و کدام محصولات موجب افزایش مخارج در حمل می‌شوند،‌ استفاده کنند. هر چه صحت داده‌های به‌وجود آمده توسط ERP بیشتر باشد، به نمایندگان بخش انبارها این کمک را می‌کند تا تصمیات کاری بهتر و دقیق‌تری در رابطه با ذخایر خود بگیرند.

۸) پیشرفت در برنامه‌‌ریزی تولید و مدیریت منابع

در کنار مدیریت ذخایر شما، سیستم‌های ERP همچنین به مدیرت تولید نیز کمک می‌کند. ERP دیدگاهای مختلفی برای تمامی عملکردهای تولید شامل زمین مغازه ارائه می‌دهد. این موضوع به کاربران این قابلیت را می‌هد تا برنامه‌های تولیدی،‌ تجهیزات و تولید نهایی را تا بیشترین حدی که در توانشان است بهینه‌سازی کنند.

علاوه بر آن ERP رسید‌های متریال (BOM) شما را نیز مدیریت میکند و دارایی شما را تنظیم می‌کنند. به کمک این نرم‌افزار کاربران می‌توانند به راحتی BOM ها را تنظیم کنند و تغییر دهند و در جریان تغییرات قبلی اعمال شده قرار گیرند. مدیریت درآمد تنظیم شده این امکان را به کاربران می‌دهد تا برای تجهیزات خود برنامه‌ریزی کرده تا از بیکاری‌های پیش بینی نشده جلوگیری کنند و از این طریق سود بخشی و ارتباطات زنجیره‌ی دخایر را توسعه دهند.

سخن آخر

اهمیت سیستم‌های ERP درصورتی که راه‌حل درست را انتخاب کنید در میزان مخارج مصرفی، ‌زمان و انرژی صرف شده مشهود است. برای گرفتن اطلاعات بیشتر و آشنایی با سایر ویژگی‌ها و قابلیت‌ها، هدف‌های برنامه‌ریزی و پرسش سوالات خود به مشاوران گروه داده رخ رجوع کنید. با انجام تحقیقات کافی و در نظرگرفتن جوانب فکر شده شا قادر به یافتن سیستم ERP مناسب که دنبال کننده‌ی تمامی هدف‌های ذکر شده در بالا جهت بیان اهمیت این سیستم است، خواهید بود.

منبع: selecthub