برنامه منابع سازمانی جهت مدیریت عملکردهای سازمانی طراحی شده است
با توجه به ارزش ۴۱.۶۹ میلیارد دلاری برنامه‌ی منابع سازمانی (ERP) در سال ۲۰۲۰، تاثیرگذاری این سیستم آشکار است. با وجود شگفت‌انگیز بودن میزان این عدد، هنوز افرادی وجود دارند که از این نرم افزار استفاده نکرده و دلیل اهمیت آن برای کسب و کار خود را نمی‌دانند؛ اما با توجه به فشار جهانی وارده بر بازار کار، بهتر است با تمامی ابزاری که به کسب و کار شما جنبه‌ای رقابتی می‌دهند آشنایی لازم را کسب کرده و از آنها استفاده کنید. در بسیاری از شرکت‌ها این هدف به کمک نرمافزار ERP تحقق می‌پذیرد.
موارد استفاده از ERP چیست؟
سیستم‌های ERP یا برنامه‌ی منابع سازمانی در بسیاری از سازمانها جهت مدیریت عملکردهای سازمان به واسطه‌ی سیستمی هم‌سازی شده و متمرکز استفاده می‌شود. ERP عموما در شرکت‌هایی که عضو زنجیره‌ی ذخایر هستند استفاده می‌شود تا تمامی قسمت‌های مختلف از تولید تا توزیع را تحت نظر داشته و کنترل کند. البته این سیستم قابل استفاده در سازمان‌های مختلفی از جمله سازمان مراقبت‌های بهداشتی، گروه‌های غیرانتفاعی، سازمان‌های ساخت و ساز و مهمانداری است؛ یه طور کلی سازمان‌هایی که احتیاج به مدیریت کارکنان، مشتریان و فهرست‌های خود دارند، می‌توانند از سیستم ERP استفاده کنند.
ERP تمامی داده‌های وارده را در یک پایگاه داده‌ی جداگانه ذخیره میکند و به تمامی قسمت‌های سازمان اجازه‌ی دسترسی به اطلاعات یکسان را می‌دهد. علاوه بر آن این داده‌ها قابلیت مرتب و تحلیل و تبدیل به یک گزارش مفید را دارند. سیستم ERP تمامی بخش‌های مدیریت مشتریان، منابع انسانی، هوش کسب‌وکار، مدیریت مالی، زنجیره‌ی ذخایر و دارایی‌ها را در یک سیستم سازماندهی میکند.
۸ اهمیت ERP
برنامه منابع سازمانی جهت مدیریت عملکردهای سازمانی طراحی شده است که نسبت به سایر راه‌حل‌ها مزایایی دارد؛ به عنوان مثال ویژگی‌های منحصر به فرد آن از این سیستم رقیب مشخصی در بازار نرمافزار می‌سازد. در ادامه به ۸ دلیل که نشان‌دهنده‌ی اهمیت ERP و استفاده از برنامه‌ی منابع سازمانی برای هر کسب و کاری است، اشاره می‌کنیم.
۱) پس‌انداز سرمایه بیشتر
باوجود اینکه فروشنده‌های بازار روش‌های قیمت‌گذاری انعطاف‌پذیر زیادی طی سال‌های گذشته به بازار معرفی کرده‌اند، بسته‌های ERP جز روش‌های سرمایه‌گذاری بسیار مطلوبی به حساب می‌آید. برای بسیاری از سازمانها خرج زیاد برای این نوع برنامه‌ها، عملکرد مناسب آن برای سازماندهی مالی شرکت را زیر سوال برده و موجب ایجاد شبهاتی از جمله توانایی نرمافزار در پس‌انداز سرمایه برای شرکت می‌شود. اما پس از اینکه شوک وارد شده بخاطر مخارج برنامه را پشت‌سر بگذارید، متوجه کارآمدی مطلوب سیستم ERP در ایجاد نرخ سرمایه‌ی مناسب خواهید شد.
سیستم ERP ابتدا تمامی بخش‌هایی که در سازمان وجود دارد، از توسعه‌ی محصولات تا حساب‌های پرداخت را مشخصه سازی میکند و به کارمندان شما این قابلیت را می‌دهد تا به تمامی ابزار مورد نیاز در یک سیستم منظم دسترسی داشته باشند.
طی مشخصه‌سازی سیستم، شما به کارمندان خود کمک می‌کنید تا از زمان خود به صورت بهینه استفاده کنند، زیرا با سیستم ERP کاربران نیازی ندارند تا به دنبال اطلاعات در سیستم‌های مختلف بگردند و می‌توانند از طریق پایگاه اصلی داده‌ها اطلاعات موردنظر خود را به راحتی پیدا کنند. علاوه بر آن سیستم شما از طریق محدود کردن لزوم یادگیری برنامه‌های مختلف توسط کارکنان نیز مقدار مخارج را کاهش داده و میزان پول بیشتری برای شما پس‌انداز میکند. این موضوع علاوه بر کاهش هزینه‌ها در انرژی مورد نیاز برای یادگیری نیز صرفه جویی میکند زیرا به جای برنامهریزی جلسه‌های متعدد یادگیری برای برنامه‌های متفاوت، فقط احتیاج به برقراری ارتباط با یکی از آنها خواهید داشت.
۲) پیشرفت همکاری
ویژگی‌های برنامه‌ی ERP می‌تواند با توجه به پروژه‌ای که مشغول کار روی آن هستید دچار تغییرات جزيی گردد، اما به طور کلی تمامی سیستم‌ها با روش‌های خاص خود موجب پیشرفت همکاری می شوند. همان‌طور که پیش‌تر به آن اشاره شد، پایگاه مرکزی داده‌ها از بخش‌های به خصوصی است که ERP را منحصر به فرد میکند. توسط این پایگاه شما شرکت خود را توسط یک خط مشخص هدایت می‌کنید. این سیستم بیشتر از کاهش مخارج موجب کاهش خطاهای به وجود آمده توسط داده‌های اشتباه می‌شود.
علاوه بر آن، پایگاه مرکزی داده‌ها، با توجه به قرار دادن اطلاعات وسیع شرکت در دسترس تمامی اعضای گروه، درنگ و شبهه را در طول انجام پروژه کاهش می‌دهد و به شما این امکان را می‌دهد که احتیاجی به استفاده‌ی اطلاعات از سایر سیستم‌ها پیدا نکنید، چرا که تمامی داده‌ها به صورت یکجا و در یک سیستم ترجمه، ذخیره و اطلاع رسانی شده‌اند و نگرانی درباره‌ی میزان دقیق یا کامل بودن فایل‌های داده‌ها وجود ندارد.
نمی‌توان به راحتی تشخیص داد که آیا گروه شما پی‌درپی در حال وارد کردن اطلاعات یک مشتری مشخص در سیستم‌های مختلف است، اما بدون کمک ERP شما احتمال خطای انسانی را در روند خود افزایش می‌دهید در حالی که می‌توانید به راحتی آن‌را حذف کنید.
۳) بررسی و تحلیل بهتر
پایگاه مرکزی اطلاعات به شما در تولید یک گزارش کارآمد و تحلیل مطلوب نیز کمک میکند. با توجه به اینکه ERP تمامی سابقه‌ها و داده‌ها را ضبط میکند، ابزار بسیار مناسبی برای هوش کسب و کار است. تا زمانی که نمایندگان فروش شما عملکرد مطلوبی را ارائه دهند، نرمافزار ERP تهیه‌ی گزارش‌های مختلف را برای شما آسان‌تر و سادهتر خواهد کرد. گزارش‌هایی که ممکن است روزهای زیادی از وقت شما را برای تحقیق و مطالعه بگیرند درحالی که ERP این کار را عرض چند دقیقه برایتان انجام خواهد داد.
اکثر سیستم‌های ERP برای شما داشبورد قابل تنظیمی تهیه می‌کنند که به واسطه‌ی آن می‌توانید گزارش‌های اولیه‌ای را که وارد سیستم می‌شوند مشاهده کنید. این گزارش‌ها می‌توانند شامل هر چیزی از درآمد و وضعیت مخارج تا شاخص کلیدی عملکرد که برای شما دیدگاهای مختلفی ارائه می‌دهد، بشود. این قابلیت که شما قادر به دسترسی فوری به این نوع گزارش‌ها را دارید موجب می‌شود تا تصمیمات لازمه را سریع‌تر و بهتر بگیرید. و در آخر این گزارش‌ها طوری در دسترس قرار می‌گیرند تا مطمئن شوید داده‌های ارزشمند شرکت در دست افراد قابل اطمینان قرار می‌گیرند.
۴) افزایش بازده مفید
با روش‌های قدیمی فعالیت‌های سخت و وقت‌گیرغیر قابل اجتناب هستند. فعالیت‌هایی همچون تولید محتواهای گزارشی، وارد کردن فهرست ذخایر، پیگیری زمان‌بندی و پرداختن به سفارش‌‌هایی که ساعت‌های زیادی از وقت کارکنان را گرفتند.علاوه بر وقت‌گیر بودن چنین فعالیت‌هایی این روند‌ها تحت خطای انسانی بیشتری قرار می‌گیرند و به روحیات فعال انسانی احتیاج دارند. در حقیقت بعد از ساعت‌ها کار و وارد کردن داده در فرم‌های متفاوت حتی بهترین کارمدان نیز ممکن است دچار خطا بشوند.
اگه شما راه‌حل درست را انتخاب کنید، سیستم ERP می‌تواند بسیاری از فعالیت‌های وقت‌گیر شما را به طور خودکار انجام دهد. پایگاه اصلی ERP فعالیت‌های بیهوده و زائد همچون واردکردن داده‌ها را محدود کرده و به سیستم این اجازه را می‌دهد تا در عرض چند دقیقه حساب کتاب‌ها را انجام دهد. این روند به اعضای تیم شما زمان بیشتری برای انجام دادن کارهای ضروری‌تر که احتیاج به تفکر دارد می‌دهد و در زمان موعد، بازگشت سرمایه‌ی شما را افزایش می‌دهد. ERP بازده مفید، سودمندی و سودبخشی سازمان شما را افزایش می‌دهد.
۵) مشتری‌های خوشحال
مدیریت مشتریان هرگز تا این حد اهمیت نداشته است. در تاریخ دیجیتال ما، امروزه بیش از هر زمانی، تعداد بسیار زیادی از مردم برای گرفتن توصیه‌هایی در مورد اینکه چه لباس‌هایی بپوشند، چه غذایی بخورند و چگونه زندگی کنند به اینترنت روی می‌آورند. ۸۴ ٪مشتریان، به نقد‌های آنلاین به اندازه‌ی حرف دوستان خود اعتماد دارند؛ به همین دلیل نظرات و انتقادات مشتریان قبلی بیش از هر زمانی مهم و تاثیرگذار است. بهترین راه برای افزایش سطح رضایت مشتریان، ارائه محصولات و خدماتی است که حول محور خواست مشتریان طراحی شده باشند. ERP می‌تواند از چندین روش متفاوت این کار را انجام دهد. اولین روش استفاده از ابزاری به نام CRM (مدیریت روابط مشتریان) است، که بیشتر سیستم‌های ERP به آن مجهز هستند یا می‌توانند به سادگی با آن ترکیب شوند. با ERP، سیستم مدیریت روابط مشتریان به داده‌های مربوط به عملکرد کسب و کار شما دسترسی دارد.
CRM ترکیب شده با سیستم‌های ERP می‌تواند علاوه بر در اختیار گذاشتن اطلاعات تماس، جزییاتی مانند تاریخچه سفارشات یا صورت‌حساب‌های گذشته را نیز به شما نمایش دهد. این امکانات به تیم شما این فرصت را می‌دهند که تاریخچه رفتار هر یک از مشتریان را بررسی کرده تا به درک بهتری از خواسته‌ها و نیازهای آنان برسید.
بهبود دیدگاه شما به مشتری و داشتن اطلاعات بیشتر در مورد او، به شما کمک میکند تا استراتژی فروش خود را برای نسل بعدی سازمان، بهتر فرمول‌بندی کنید.
۶) ساده‌سازی مدیریت ریسک و توافق
با رشد شرکت‌ها و گسترش کسب‌وکارها در کشور‌های مختلف دنبال کردن همه‌ی قوانین متفاوتی که بر کسب و کار شما تحمیل می‌شود کار آسانی نیست. حتی شرکت‌های محلی نیز باید نگران قوانین مختلف محیطی منابع انسانی، امنیت اطلاعات باشند.
خوش‌بختانه سیستم‌های ERP بسیاری مطابق این قوانین ساخته شده‌اند و می‌توانند در حفظ توافق در مراحل مختلف به شما کمک کنند. علاوه بر آن نرمافزار ERP برای کمک به مستندسازی مواردی مانند استفاده از مواد شیمیایی و قوانین مالیات ابزارهای حسابرسی داخلی ارائه میکند. این ابزارها فرمول‌بندی کردن گزارشات و فرستادن آنها به هیئت حاکمه‌ی مربوطه را بسیار سادهتر می‌کنند.
همچنین، سیستم‌های ERP ابزاری برای مدیریت ریسک نیز ارائه می‌دهند. اعتبار و دقت بالای این ابزار مدیریت مالی را به طور کلی تحت تاثیر قرار داده و بهبود می بخشد، چراکه حین حسابداری احتمال خطا کاهش می‌یابد. ایزار‌های پیش‌بینی به کاربران فرصت پیش‌بینی رویدادها را زمانی که به خواسته کار و بودجه می‌رسند می‌دهد. با در دست داشتن این اطلاعات می‌توانید برنامه‌ریزی‌های امن‌تری جهت توسعه‌ی محصولات و بودجه به وجود آورید.
۷) پیشرفت ضبط ذخایر
از چالش‌های بزرگی که شرکت‌ها در پیشرفت و بزرگ‌شدن با آن مواجه هستند، پیگیری و ضبط ذخایر در حال توسعه‌ی آن‌هاست. سیستم‌های ERP روند بارکدخوانی و سامانه‌ی شناسایی رادیویی تگ‌ها و شماره‌های پیگیری را جهت ضبط روند هر یک از مراحل ذخیره در طول زنجیره کارآمد میکند. این ابزار به شما کمک میکند تا در جریان سطوح ذخایر خود در انبارهای مختلف باشید، از محصولات درحال حمل و نقل مطلع باشید و بدانید کدام محصولات روی فقسه‌ها آماده و منتظر سفارش مشتریان هستند. آشکارا بودن وضعیت انبار موجب بهینه‌سازی روند انتخاب و بسته‌بندی و ارسال شده و از حدس و گمان در این پروسه اجتناب میکند.
ضبط ذخایر همچنین موجب آسان تر شدن ارائه‌ی گزارش می‌شود، چراکه این جریان دارای اعداد و ارقام دقیق است. کاربران می‌توانند از شاخص کلیدی عملکرد جهت بدست‌آوردن اطلاعاتی همچون کدام محصولات سریع‌تر جابه‌جا می‌شوند (به معنی درخواست بیشتر آن محصول)، و کدام محصولات موجب افزایش مخارج در حمل می‌شوند، استفاده کنند. هر چه صحت داده‌های به‌وجود آمده توسط ERP بیشتر باشد، به نمایندگان بخش انبارها این کمک را میکند تا تصمیات کاری بهتر و دقیق‌تری در رابطه با ذخایر خود بگیرند.
۸) پیشرفت در برنامهریزی تولید و مدیریت منابع
در کنار مدیریت ذخایر شما، سیستم‌های ERP همچنین به مدیرت تولید نیز کمک میکند. ERP دیدگاهای مختلفی برای تمامی عملکردهای تولید شامل زمین مغازه ارائه می‌دهد. این موضوع به کاربران این قابلیت را می‌هد تا برنامه‌های تولیدی، تجهیزات و تولید نهایی را تا بیشترین حدی که در توانشان است بهینه‌سازی کنند.
علاوه بر آن ERP رسید‌های متریال (BOM) شما را نیز مدیریت میکند و دارایی شما را تنظیم می‌کنند. به کمک این نرمافزار کاربران می‌توانند به راحتی BOM ها را تنظیم کنند و تغییر دهند و در جریان تغییرات قبلی اعمال شده قرار گیرند. مدیریت درآمد تنظیم شده این امکان را به کاربران می‌دهد تا برای تجهیزات خود برنامهریزی کرده تا از بیکاری‌های پیش بینی نشده جلوگیری کنند و از این طریق سود بخشی و ارتباطات زنجیره‌ی دخایر را توسعه دهند.
سخن آخر
اهمیت سیستم‌های ERP درصورتی که راه‌حل درست را انتخاب کنید در میزان مخارج مصرفی، زمان و انرژی صرف شده مشهود است. برای گرفتن اطلاعات بیشتر و آشنایی با سایر ویژگی‌ها و قابلیت‌ها، هدف‌های برنامهریزی و پرسش سوالات خود به مشاوران گروه داده رخ رجوع کنید. با انجام تحقیقات کافی و در نظرگرفتن جوانب فکر شده شا قادر به یافتن سیستم ERP مناسب که دنبال کننده‌ی تمامی هدف‌های ذکر شده در بالا جهت بیان اهمیت این سیستم است، خواهید بود.
منبع: selecthub
