آیا با ERP می‌توانیم فرآیندها را مدیریت کنیم؟

سیر تکاملی نرم افزار ERP، از طرفی به شدت تحت تاثیر سیر تکاملی سخت افزار‌ها و نرم افزارها است، از سویی دیگر نیز متاثر از تحولات مدیریت سازمان‌ها و رقابت بین آن‌ها است. این نرم افزار برای غلبه بر مشکلات سیستم‌های عملیات سازمان‌ها که از اوایل دهه‌ی 1960 توسعه پیدا کرده‌اند، ابداع شده است. طبق تاریخچه ERP، مدیریت منابع سازمانی از جمله مفاهیمی است که در امتداد استراتژی《تمرکز در عین توزیع》شکل گرفته است. مبنای این نرم افزار بر شناخت، برنامه ریزی، تخصیص و ارزیابی منابع انسانی و مدیریت منابع انسانی است. در گذشته بسیاری از فرآیند‌های زنجیره تامین، با استفاده از شیوه‌های سنتی انجام می‌شد. در این فرآیند‌ها از کاغذ، تلفن و فکس استفاده می‌شد، این روش‌ها ناکارآمد بودند و باعث ایجاد خطا و هزینه‌های زیاد می‌شدند. از زمانی که در کسب و کار استفاده از کامپیوتر رایج شد، اتوماتیک شدن فرآیند‌های کسب و کار مورد توجه قرار گرفت.

ضرورت استفاده از نرم افزار مدیریت منابع سازمانی، به دلیل نیاز روز افزون افراد برای اتوماسیون فرآیند‌های کسب و کار، هر روز مهم‌تر می‌شود. در واقع امروزه به دلیل پیچیده شدن سازمان‌ها و افزایش حجم اطلاعات، استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری به منظور خودکار سازی جریان اطلاعات در سطوح مختلف سازمان بسیار ضروری است.

امروزه به دلیل افزایش کارایی مدیریت منابع سازمانی، استفاده از مکانیزم‌های سنتی و دستی قابلیت پاسخگویی به نیازهای سازمان را ندارد و تقريبا منسوخ شده است. سازمان‌ها برای حفظ قابلیت رقابت و برخورداری از مزیت‌های رقابتی، ناگریز به استفاده از سیستم‌های erp هستند. نرم افزار ERP یکی از فناوری‌های پیشرفته است که در زمینه‌ی مدیریت و بهبود بازده سازمان‌ها تاثیر بسزایی دارد.

تاریخچه ERP  چیست و مسیر تکامل آن به چه صورت است؟

تاریخچه ERP نمایانگر ماهیت پویا و توسعه پذیر آن است. این نرم افزار برای طراحان و تحلیل گران سیستم، این امکان را ایجاد می‌کند در طول زمان مطابق با نیازهای متغیر سازمان، آن را تغییر و به روز رسانی کنند.

تاریخچه ERP در دوره اول مربوط به نرم افزارهای BOB processors است، این سیستم‌ها به منظور استخراج مواد لازم برای تولید محصول مورد استفاده قرار می‌گرفتند. اندازه و حجم تولید، یا همان lot sizing برای این نرم افزارها مهم نبود، همچنین زمان تحویل محصولات تولید شده نیز مورد توجه قرار نمی‌گرفت. این نرم افزارها همچنین به موجودی خطوط مختلف تولید و انبارها توجه نمی‌کردند، استفاده از این سیستم‌ها باعث افزایش حجم موجودی نمی‌شد.

تاریخچه ERP در دوره دوم مربوط به سال‌های 1960 تا 1970 است. در این سال‌ها تمرکز نرم افزارهای ERP بیشتر بر سیستم‌های کنترل موجودی بود. در این دوره از مفاهیم سنتی کنترل موجودی، برای توسعه دادن نرم افزارهای مرتبط استفاده می‌شد. در سال‌های آخر این دوره، نرم افزار MRP که به معنی برنامه ریزی مواد مورد نیاز معرفی است، توسعه یافت. مشکل بزرگ این نرم افزار و نرم افزارهای مشابه، اجرای آن بر روی Main Frame‌های دانشگاه‌ها و مراکز نظامی بود.

این موضوع باعث می‌شد فاصله‌ی زمانی بین دو برنامه ریزی افزایش یابد. این سیستم به طور برگشتی زمان تحویل مواد مورد نیاز برای تولید محصولات خاص، زمان تحویل به مشتری و و زمان لازم برای مونتاژ شدن روی خطوط مونتاژ را برنامه ریزی می‌کرد. سازمان‌ها در پیاده سازی نرم افزارهای MRPII مشکلات زیادی داشتند. اغلب این مشکلات مربوط به سیستم‌ها و کاربران بودند. سیستم MRPII ارتباط بین تولید و استراتژی‌های رقابت سازمان را مورد توجه قرار نمی‌داد.

سیر تکاملی ERP در دوره‌های مختلف چگونه بود؟

بر اساس تاریخچه  ERP در سال 1995 اینترنت وارد نرم افزار ERP شد، در سال‌های 1998 تا 2000 EDI و نرم افزار  ERP با هم ترکیب شدند. در سال 2000 پدیده اینترنت به عنوان جزئی جدایی ناپذیر از نرم افزار  ERP محسوب می‌شد. سیستم‌های ERP تحت وب گسترده شدند، این سیستم‌ها فناوری چند لایه‌ای در معماری سیستم اطلاعاتی را پشتیبانی می‌کردند. امروزه سیستم‌های جدیدی با عنوان ERPII در حال گسترش هستند، اساس این سیستم‌ها وب است و تمرکز زیادی بر حمایت از ماژول SCM دارند. در تعریف نرم افزار ERP آن را تفکیک ناپذیر از SCM می‌دانند.

بر اساس تاریخچه ERP سال 1998 بیش از بیست هزار سازمان در جهان، مبلغ بیش از هفده میلیارد دلار در زمینه ERP  سرمایه گذاری کردند. این رقم در سال‌های بعد بین سی تا پنجاه درصد رشد داشت، در سال 2003 مقدار این مبلغ به نزدیک صد میلیارد دلار رسید. هزینه‌های نگهداری و به روز رسانی سیستم‌های اجرا شده در سال 2000، حدود بیست و دو میلیارد دلار برآورد شد. نرخ رشدی این مبلغ، سیزده و یک دهم درصد نسبت به سال  2000 بود. بر اساس بررسی‌های انجام شده، در حال حاضر بیش از هفتاد درصد از هزار شرکت طراز اول، سیستم‌های ERP را با موفقیت اجرایی کرده‌اند و یا در آستانه پیاده سازی این نرم افزار هستند.

ERP روشی برای برنامه ریزی و کنترل تمام منابع مورد نیاز برای دریافت، تولید، ارسال و پاسخ به نیازهای مشتریان در شرکت‌های تولیدی، توزیعی و خدمات است. ERP یک سیستم تجاری است که هدف آن یکپارچه ساختن اطلاعات و جریان اطلاعات بین بخش‌های مالی، منابع انسانی، حسابداری، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است. با استفاده از این نرم افزار، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی، مدیریت فروش و مدیریت بازاریابی به راحتی قابل انجام هستند.

بررسی تعاریف مختلف ERP

تاریخچه ERP در سال‌های مختلف به صورت‌های گوناگون شکل گرفته است، بر همین مبنا تعاریف مختلفی نیز از آن وجود دارد. نرم افزار مدیریت منابع سازمانی یک سیستم تجاری استاندارد است که شامل چند ماژول یکپارچه است. این نرم افزار تمام فرآیند‌های تجاری سازمان شامل تولید، مدیریت منابع انسانی، مدیریت بازاریابی و فروش را پشتیبانی می‌کند. در نتیجه استفاده از این نرم افزار وظایف سازمانی به صورت یکپارچه انجام می‌شوند. این نرم افزار در واقع یک راه حل سیستمی بر مبنای فناوری اطلاعات است. ERP منابع سازمان را با استفاده از یک سیستم به هم پیوسته، با سرعت بالا، کیفیت و دقت زیاد در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد.

این نرم افزار از لحاظ بانک‌های اطلاعاتی و فرآیند‌های سازمانی، به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان محسوب می‌شود. از این سیستم برای پشتیبانی فرآیند‌های داخل سازمان استفاده می‌شود. نرم افزار مدیریت منابع سازمانی یک سیستم است که داده‌های موجود در کل سازمان را یکپارچه می‌کند. این سیستم در زمان لازم و به شکل مناسب، داده‌های یکپارچه را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

در نتیجه مدیریت منابع سازمانی جنبه‌های مختلف یک سازمان را که شامل توزیع و فروش، برنامه ریزی تولید، تهیه و تدارک مواد، مدیریت سازمان و منابع سازمانی، کنترل تجاری و برنامه ریزی را پوشش می‌دهد. نرم افزار مدیریت منابع سازمانی، یک سیستم است که با هدف ایجاد بستر مناسب برای مدیریت امور شرکت‌ها طراحی شده است. با استفاده از این نرم افزار امکان ایجاد ارتباط بین تمام واحدهای شرکت‌های تجاری و بازرگانی به وجود می‌آید. در نتیجه مدیریت شرکت در هر لحظه در بخش‌های مختلف، شامل امور مالی، پرسنلی و تولیدی، تحت پوشش این نرم افزار قرار می‌گیرند. این نرم افزار باعث جمع آوری بخش‌های مختلف یک شرکت و عملیات انجام شده در آن‌ها، در یک سیستم کامپیوتری می‌شود. در نتیجه سیستم می‌تواند تمام نیازهای مدیریتی شرکت را کنترل کند.

بررسی تعاریف  مختلف نرم افزار ERP

نکته‌ی بسیار مهمی که در تعاریف مختلف نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی باید در نظر گرفت، تمرکز زیاد بر روی عبارت Enterprise است. در عبارت Enterprise Resources Planning،  سه کلمه وجود دارد، تمرکز بیش‌تر بر کلمه Enterprise است. سیستم مدیریت منابع سازمانی فراتر از برنامه ریزی عمل می‌کند، با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان عناصری فراتر از آن را پوشش می‌دهد. از طرف دیگر آن چه که در تعاریف نرم افزار ERP مورد توجه قرار می‌گیرد، یکپارچگی و استاندارد بودن این نرم افزار است.

این دو ویژگی که در تعریف این نرم افزار مورد توجه قرار می‌گیرند، باعث تمایز این سیستم می‌شوند. ERP عبارت اختصاری است که از Enterprise Resources Planning برگرفته شده‌اند. Enterprise به معنی بزرگ و بر سازمان‌های بزرگ دلالت دارد. Resources به معنی منابع است و کلمه‌ی Planning به معنی برنامه ریزی است. در نتیجه معنی کامل این عبارت به معنی برنامه ریزی منابع سازمانی است. نرم افزار ERP این امکان را ایجاد می‌کند تا اطلاعات به دست آمده از انبار، بخش مالی، بخش تولید، بخش حمل و نقل و سایر بخش‌های یک سازمان، به هم پیوند بخورند.

هر کدام از این بخش‌ها بدون محدودیت زمانی، با استفاده از  نرم افزار مدیریت منابع سازمانی به اطلاعات بخش‌های دیگر دسترسی دارند. با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی،  اطلاعات درست به طور دقیق، در زمان مناسب و به صورت یکپارچه از بخش‌های مختلف وارد پایگاه داده یک سیستم کامپیوتری می‌شوند. این اطلاعات توسط کارکنان سازمان قابل دسترسی هستند.

در نتیجه دستیابی به اطلاعات به طور قابل توجهی تسهیل می‌گردد. این فرآیند‌ها باعث می‌شوند که بتوانیم مشخص کنیم در هر زمان، محصول درخواستی مشتریان در چه مرحله‌ای قرار دارد. از طرف دیگر این نرم افزار برای روابط تجاری نیز کارایی دارد، این نرم افزار فرآیند‌هایی که در یک تجارت انجام می‌شوند را خودکار می‌کند.

مزیت‌های ERP در فرآیند‌های تجاری 

از جمله کاربردهای ERP در تجارت شامل تکمیل سفارش، اخذ سفارش، ارسال آن برای مشتریان و اخذ پول از مشتری است. در این هنگام وقتی مسئول آماده سازی خدمات، از مشتریان سفارش دریافت می‌کند، اطلاعات مورد نیاز برای آماده سازی شامل میزان اعتبار مشتری، تاریخچه سفارش، سطوح موجودی سازمان، برنامه زمانی حرکت کامیون‌های انتقال محصول، را به طور کامل و دقیق در اختیار دارد.

هر یک از کارکنان سازمان با استفاده از مدیریت منابع سازمانی به این اطلاعات دسترسی دارد. در هنگام تمام شدن فرآیند‌های سفارش در یکی از بخش‌ها، اطلاعات این فرآیند به طور خودکار از طریق سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، به بخش مرکزی منتقل می‌شوند. استفاده از این نرم افزار مزیت‌های زیادی را به دنبال دارد.

مزیت‌های استفاده از نرم افزار مدیریت منابع سازمانی در سازمان‌های تجاری شامل موارد زیر هستند. اجرایی کردن این سیستم اگرچه سخت است، اما نتایج مثبتی خواهد داشت. اجرایی کردن موفق نرم افزار ERP به عوامل مختلفی بستگی دارد. انتخاب سیستم مناسب، تامین کننده سیستم، شیوه بومی سازی نرم افزار در سازمان با توجه به استراتژی، فرهنگ و ساختار سازمان، تعهد و حمایت مدیریت سازمان از اجرایی شدن نرم افزار، شایستگی مشاوران در پیاده سازی نرم افزار، کنترل پروژه در طی فرآیند اجرا شدن نرم افزار و اتمام فرآیند‌ پیاده سازی و پیش بینی بودجه، عوامل موثر در پیاده سازی نرم افزار ERP هستند.

ایجاد یکپارچگی سازمانی یکی از مزیت‌های مهم نرم افزار مدیریت منابع سازمانی است. هدف عمده‌ی نرم افزار ERP، یکپارچه کردن همه‌ی بخش‌ها و جریان‌های اطلاعات کاربردی یک شرکت، به شکل یک سیستم واحد که قابلیت برطرف کردن نیازهای سازمان را دارد، می‌باشد.

مهم‌ترین کاربردهای نرم افزار مدیریت منابع سازمانی

یکپارچه سازی داخلی و یکپارچه سازی خارجی دو نوع یکپارچه سازی سیستم هستند. یکپارچه سازی داخلی به معنی ایجاد هماهنگی بین برنامه‌های کاربردی، بین برنامه‌های کاربردی و پایگاه داده، درون یک سازمان است. یکپارچه سازی خارجی به معنی ایجاد هماهنگی بین برنامه‌ها و پایگاه داده شرکای کاری است.

استاندارد سازی یکی دیگر از مزیت‌های مدیریت منابع سازمانی است. فرآیند‌های سازمان بر طبق بهترین تجربیات شرکت‌های عرضه کننده نرم افزار که از سازمان‌های مختلف کسب کردند، در سیستم ERP استاندارد سازی می‌شوند. مهندسی مجدد فرآیند‌های سازمانی از کاربردهای نرم افزار ERP است.

مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار به معنی باز اندیشی بنیادین، طراحی نو و ریشه‌ای فرآیند‌ها برای دسترسی به پیشرفت در بحران با توجه هزینه، کیفیت، سرعت  و خدمات است. از مدیریت منابع سازمانی به عنوان کاتالیزور و Enabler و تسهیل کننده در BPR، مهندسی مجدد فرآیند‌های سازمانی نیز نام برده می‌شود. تبدیل فرآیند‌های سازمان از حالت ضمنی به حالت صریح، به علت مهندسی مجدد صورت می‌گیرد.

نرم افزار مدیریت منابع سازمانی این قابلیت را دارد، داده‌های بهتری درمورد فرآیند‌های کسب و کار و عملکرد سازمان، در اختیار بخش مدیریت قرار دهد. با کمک این نرم افزار بخش مدیریت می‌تواند بفهمد که کدام محصول سود آوری بیش‌تری دارد. امکان پیاده سازی و اجرای سریع‌تر سیستم‌های مربوط به نرم افزار ERP در سازمان، از ماژول‌های مختلف این سیستم یا سایر نرم افزارهای کاربردی، نیز ایجاد می‌شود.

مزایای نرم افزار مدیریت منابع سازمانی

از دیگر مزیت‌های ERP امکان توسعه سیستم‌ها و فناوری‌های جدید است، از جمله این سیستم‌ها، سیستم JIT است. همچنین امکان ایجاد همکاری تجاری، سرمایه گذاری مشترک، ادغام سازمان‌های مختلف، کاهش هزینه در بخش‌های مختلف و افزایش بازدهی، از مزایای ERP محسوب می‌شوند. تغییر تمرکز از برنامه نویسی کامپیوتری در سازمان، با استفاده نرم افزار ERP باعث بهبود فرآیند‌ها می‌شود. این نرم افزار باعث ایجاد زیر ساخت لازم جهت پرداختن به مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری می‌شود. مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری، دو جزء جدایی ناپذیر ERPII هستند.

بر اساس تاریخچه ERP  توسعه زیر ساخت مورد نیاز برای وارد شدن به تجارت الکترونیک، از کاربردهای مدیریت منابع سازمانی هستند. حذف فرآیند‌های زائد و تکراری، ثبت داده‌های عملیاتی در طول انجام کار، حفظ امنیت داده‌ها به شکل متمرکز و برنامه ریزی شده، از مزایای نرم افزار مدیریت منابع سازمانی هستند. دسترسی سریع و به روز به داده‌ها، کاهش قابل توجهی در مصرف غذا، بهبود تصمیم گیری به علت دسترسی به داده‌های به روز و مناسب، از دیگر مزایای نرم افزار ERP هستند.

چالش‌های استفاده از ERP  

در بخش‌های قبل کاربردها و مزیت‌های مدیریت منابع سازمانی را بررسی کردیم، در ادامه مطلب چالش‌های این سیستم را نیز معرفی خواهیم کرد.

اجرای تشویق آور: نرم افزار مدیریت منابع سازمانی نه تنها به تغییرات در فناوری بلکه به تغییرات در شیوه‌ی عملکرد کسب و کار نیاز دارد. سازمان‌هایی که نرم افزار ERP را اجرایی می‌کنند، باید همواره در عین انجام کارهای پیشین، متناسب با تغییرات نیز به روز شوند.

هزینه‌های آشکار و مزیت‌های آینده: هزینه‌های مربوط به اجرایی کردن نرم افزار ERP زیاد هستند. این در حالی است که مزیت‌های این نرم افزار قبل از آن که اجرایی شود، برای کاربران نامحسوس است. عدم انعطاف‌پذیری یکی دیگر از چالش‌های این نرم افزار است.  نرم افزار ERP به پیچیدگی و دشواری متمایل است. در سطح جهانی کمبود نیروی متخصص و با تجربه برای نصب و نگهداری این نرم افزار، وجود دارد. یکی دیگر از مشکلات مربوط به این سیستم، بالا بودن هزینه‌ی خرید و نصب آن است. هزینه‌ی خرید یک نرم افزار خارجی حدودا صدها میلیون دلار می‌شود، این در حالی است که خرید نرم افزار تنها چهل درصد هزینه و باقی آن مربوط به اجرای سیستم است.

مهم‌ترین رویکردهای مربوط به اجرایی کردن ERP

برای سازمان‌هایی که خواهان استفاده از نرم افزار مدیریت منابع سازمانی هستند، دو انتخاب وجود دارد. انتخاب اول این است که خود سازمان‌ها سیستم یکپارچه را با پیوند بسته‌های نرم افزاری یا با برنامه نویسی یک سیستم جدید اختصاصی و توسعه دهنده، اجرایی کنند. انتخاب دیگر سازمان‌ها که معمولا ارزان و سریع است، استفاده از نرم افزارهای یکپارچه ERP موجود در بازار است.

یکی از نرم افزارهای کاربردی و برجسته SAP R3، ERP  نام دارد، که محصول شرکت SAP AG است. این بسته شامل بیش از 70 ماژول است که هر یک بیانگر یک واحد سازمانی هستند. شرکت‌های Oracle, computer, associates و people soft تولید کننده محصولات مشابه هستند. یکی دیگر از شیوه‌های اجرایی کردن ERP، اجاره‌‌ی سیستم‌های ERP از عرضه کنندگان خدمات نرم افزاری است. مزیت عمد‌ه‌ی این رویکرد این است که قابل استفاده برای شرکت‌های کوچک نیز هست. یک شرکت کوچک این امکان را دارد قسمت‌های مورد نیاز خود را اجاره کند، در نتیجه با صرف نظر از خرید بسته کامل نرم افزار، در هزینه‌های خود صرفه جویی کند.

مهم‌ترین روش‌های استقرار نرم افزار مدیریت منابع سازمانی

همان طور که اشاره شد، استقرار نرم افزار مدیریت منابع سازمانی، نیازمند انجام BPR است. برای این که مشخص شود کدام یک از این فرآیند‌ها بر دیگری مقدم است، دو رویکرد وجود دارد. رویکرد نخست مربوط به BPR بعد از ERP است؛ در این شیوه از پیاده سازی نرم افزار، قبل از اقدام برای پیاده سازی سیستم BPR انجام می‌شود. بعد از آن نیز فرآیند استقرار سیستم ERP صورت می‌گیرد. این شیوه از استقرار نرم افزار طرفداران زیادی در جهان دارد، توصیه‌ی تمام تولید کنندگان طراز اول در جهان برای استقرار ERP  استفاده از این رویکرد است. با استفاده از ابن شیوه‌ی پیاده سازی، کارفرما فرآیند‌ها و شیوه کار خود را متناسب با خواسته‌های سازمان ارائه دهنده ERP، مطابقت می‌دهد.

در نتیجه‌ اجرایی کردن نرم افزار مدیریت منابع سازمانی، با استفاده از این شیوه آسان می‌شود. اگر سازمان قابلیت کنترل تمام تغییرات را داشته باشد و از عهده‌ی مقاومت‌‌های داخل سازمان بر آید، استفاده از نرم افزار نیز راحت می‌شود. رویکرد دوم در اجرایی کردن نرم افزار برنامه ریزی مدیریت منابع سازمانی، به این شکل است که ابتدا ERP اجرایی شود بعد BPR انجام شود. در این شیوه نرم افزار ERP با وضعیت فعلی سازمان اجرا می‌شود، بعد از چند ماه نیز BPR انجام می‌شود. به دلایل مختلف استفاده از این رویکرد برای سازمان‌های ایرانی توصیه می شود. این موارد را در ادامه شرح می‌دهیم.

دلایل استفاده از رویکرد دوم پیاده سازی ERP برای سازمان‌های ایرانی

به دلایل مختلف اجرایی کردن مدیریت  منابع سازمانی با استفاده از رویکرد دوم، برای سازمان‌های ایرانی کاربردی است. این دلایل شامل موارد زیر هستند: زمان اجرایی کردن این رویکرد کمتر است، به همین جهت احتمال موفقیت نیز بیشتر است. در سازمان‌های ایرانی مقاومت در برابر BPR نسبت به استقرار نرم افزار، بیشتر است. در روش اول برای اجرایی کردن نرم افزار ERP، ریسک تغییر فرآیند‌ها با ریسک تغییر نرم افزار هم زمان است. در نتیجه ریسک شکست پروژه نیز بالاتر می‌رود. بعد از اجرایی کردن ERP، می‌توان گلوگاه‌های فرآیند‌های سازمانی را پیدا کرد، در نتیجه بهینه شدن فرآیند‌ها به صورت عملی ممکن می‌شود.

بررسی مهم‌ترین دلایل شکست پروژه‌های ERP

بر اساس نتایج  تحقیقات آماری به دست آمده از سازمان‌های مختلف جهان، حدود 70 درصد از پروژه‌های پیاده سازی مدیریت منابع سازمانی با شکست رو به رو شده‌اند. اگر بخواهیم با دید منفی این آمار را نگاه کنیم، می‌فهمیم که احتمال شکست پروژه‌های ERP زیاد است. اما اگر با دید مثبت به این آمار نگاه کنیم، می‌توان نتیجه گرفت که بیش‌تر از 30 درصد پروژه‌های پیاده سازی ERP، در سطح جهانی باموفقیت انجام شده‌اند. این مطلب نمایانگر این است که اگر دلایل شکست پروژه‌های ERP به دقت بررسی شوند، از نتایج نیز به طور کاربردی استفاده شود، احتمال موفقیت در پیاده سازی نرم افزارهای ERP بیشتر می‌شود. مهم‌ترین دلایل شکست این پروژه‌ها در ادامه معرفی خواهند شد.

مسئله نخست در این رابطه، product است. عدم استفاده از محصولات مناسب که بتوانند نیازهای سازمان را برطرف کنند، نزدیک‌ترین تناسب و تطابق را با نیازهای سازمان داشته باشند.

نکته‌‌ی دیگر Team است؛ عدم انتخاب شرکت مناسب برای اجرایی کردن سیستم باعث شکست پروژه می‌شود.

موضوع دیگر Governance است. عدم تخصیص نیرو‌های مدیریتی و کارشناسی تمام وقت از سوی مشتری، موجب شکست پروژه اجرایی شدن نرم افزار ERP می‌شود.

نکته‌ی دیگر مربوط به Scope است. عدم تعیین دقیق حوزه انجام کار در قراردادهای پروژه، باعث عدم موفقیت پروژه می‌شود.

یکی دیگر از دلایل شکست پروژه‌های پیاده سازی ERP مربوط به change است. عدم توجه به مدیریت تغییرات در سازمان مشتری، از موضوعاتی است که باعث شکست پروژه استقرار ERP می‌شود.

مهم‌ترین علل عدم موفقیت در پیاده سازی نرم افزار مدیریت منابع سازمانی

در بخش قبل برخی از این دلایل را بررسی کردیم، در این بخش نیز موارد دیگر را بیان می‌کنیم. یکی از مسائل که باعث عدم موفقیت پروژه می‌شود، عدم آشنایی و مهارت تیم پیمانکار با فرآیند‌های کارفرما است. Calloboration یکی از مشکلاتی است که باعث شکست پروژه استقرار ERP می‌شود. در واقع عدم وجود ارتباطات و جلسات مناسب بین تیم اجرایی، پیمانکار و کارفرما، موجب عدم موفقیت پروژه پیاده سازی می‌شود. در صورتی که فرآیند Training به درستی انجام نشود و کاربران آموزش کافی نبینند، پیاده سازی نرم افزار مدیریت منابع سازمانی موفق نخواهد بود.

یکی از مسائل دیگر مربوط به Culture و عدم تطابق مسائل بومی و فرهنگی پیش بینی شده در نرم افزار با مسائل مورد نیاز مشتری است. این موضوع یکی از مهم‌ترین علل عدم موفقیت استفاده از نرم افزار مدیریت منابع سازمانی خارجی در کشور ایران است. به دلایل خاص فرهنگی کشور ایران و زبان فارسی، بسیاری از نرم افزارهای ساخت خارج، هنوز با نیازهای سازمان‌های ایران به طور کامل منطبق نشده‌اند. عدم پشتیبانی و حمایت کافی از سوی مدیران ارشد و کارفرما، از دلایل مهمی است که باعث شکست پروژه‌ اجرای ERP، می‌شود.

هزینه‌های مربوط به استفاده از نرم افزار ERP

تهیه‌ی نرم افزار مدیریت منابع سازمانی، متحمل دو نوع هزینه می‌شود. یکی از هزینه‌ها مربوط به خرید لایسنس نرم افزار است. هزینه‌ی مربوط به لایسنس بین 1000 تا 5000 هزار یورو به ازای هر کاربر و هزینه‌ی استقرار بین یک تا سه برابر قیمت محصول است. عدم برآورد دقیق هزینه‌ها به ویژه هزینه استقرار نرم افزار، که توسط شرکت تامین کننده انجام می‌شود، باعث شکست پروژه پیاده سازی نرم افزار می‌شود. برای مثال نرم افزار ERP شرکت گور هزینه بالایی داشت؛ شرکت گور و همکاران علیه دو شرکت پیپل سافت و دیلویت اند شکایت کردند، زیرا اعتقاد داشتند که نرم افزار مدیریت منابع سازمانی ارائه شده توسط این دو شرکت برای گور، هزینه‌ای معادل دو برابر تخمین اولیه بر شرکت تحمیل کرده است. این دو شرکت مدعی شدند که افزایش هزینه‌‌ها به دلیل دشواری‌های غیر قابل پیش بینی، یکپارچه سازی و نیازمندی‌های مخصوص نرم افزار مدیریت منابع سازمانی بود.

مهم‌ترین نتایج استفاده از نرم افزار ERP در سازمان‌ها

نرم افزار مدیریت منابع سازمانی، به هر صورتی که اجرا و پیاده سازی شود، نقش مهمی در تمرکز سازمان‌ها بر فرآیند‌های کسب و کار دارد. به همین دلیل فرآیند‌ها در کل سازمان به آسانی انجام می‌شوند. راهکارهای ارائه شده توسط نرم افزار ERP، با ایجاد ارتباط بین تسهیلات تولیدی و توزیعی، باعث تغییر رویه تولید کنندگان می‌شود. بیش‌ترین انعکاس مربوط به تغییر رویه در سازمان‌ها، مربوط به توانایی بیش‌تر آن در توسعه عملیات و مدیریت زنجیره تامین مشخص می‌شود.

نرم افزار مدیریت منابع سازمانی، نقش مهمی در تصمیم گیری آسان، دقیق و به موقع مدیران دارد. مبنای تصمیم گیری درست، دسترسی به اطلاعات درست است. نرم افزار ERP با افزایش سرعت و دقت مدیران در دستیابی به اطلاعات، بیش‌ترین خدمت را به مدیران در تصمیم گیری درست می‌کند. دلیل اصلی توصیه ما به مدیران سازمان‌های ایرانی برای خرید نرم افزار  مدیریت منابع سازمانی، نیز همین خدمات ارزشمند است. قبل از خرید این نرم افزار باید به عوامل شکست مربوط به پروژه اجرای نرم افزار توجه شود. خرید و پیاده سازی نرم افزار ERP در سازمان نیازمند توجه و مطالعه کافی است.

مهم‌ترین نکات مربوط به اجرای سیستم ERP

برای تضمین موفقیت اجرا و پیاده سازی نرم افزار مدیریت منابع سازمانی و پیشگیری از شکست پروژه، فروشند‌ه‌ی نرم افزار، مشاور مدیریت، شرکت مجری و شرکت ارائه دهنده خدمات پشتیبانی، در آغاز پروژه باید گفت و گویی صادق داشته باشند.

در ابتدا باید انتظارات شرکت‌ها قابلیت‌ها و محدودیت‌های نرم افزار مدیریت منابع سازمانی، میزان تغییراتی که سازمان برای تناسب با سیستم باید به عهده بگیرد، میزان تعهد سازمان برای تکمیل پروژه، میزان ریسک ایجاد شده به دلیل موضوعات سیاسی سازمان، میزان مسئولیت پذیری و نقش مشاوران، به طور واضح بیان شوند. در صورتی که شرکت تامین کننده، از شرکت‌های داخلی باشد، علاوه بر انجام نکات اشاره شده با شرایط آسان‌تر، به دلیل آشنایی بیش‌تر با وضعیت فرهنگی سازمان‌های ایرانی، مشکلات موجود در این زمینه، راحت‌تر حل می‌شوند. هم چنین هزینه‌ی خرید نرم افزارهای داخلی کم‌تر است.

استفاده از سیستم‌های ERP که فرآیندهای ارتباط و یکپارچگی را در سازمان برقرار می‌کنند، اهمیت بسیاری دارد

ایجاد تغییرات بسیاری در سازمان‌ها و نحوه‌ی کسب و کار آن‌ها با پیشرفت تکنولوژی و گسترش ارتباطات ERP مقدور شده است. این تغییرات باعث پیچیده‌تر شدن فرآیند‌ها در محیط کار شده و به همین علت استفاده از سیستم‌هایی که فرآیند ارتباط و یکپارچگی را در سازمان برقرار می‌کنند، اهمیت بسیاری دارد. از مهم‌ترین سیستم‌ها برای ایجاد یکپارچگی می‌توان به نرم‌افزار ERP اشاره کرد.

تعریف سیستم

تعریف‌های بسیاری برای ERP گفته شده است که در این‌جا به تعدادی از تعاریف ERP که در منابع بسیاری ذکر شده است می‌پردازیم.

• سیستم‌های ERP وظیفه تسهیل و بهبود برنامه‌ریزی یکپارچه در سازمان را بر عهده دارند. افزایش سرعت انجام فرآیند‌ها و بهبود کنترل منابع سازمان با مديريت یکپارچه با ERP در سازمان‌ها ممکن خواهد بود.

• سیستم های erp نرم افزار هایی هستند که وظیفه یکپارچگی اطلاعات در سازمان را بر عهده دارند

• سیستم های erp وظیفه تسهیل و بهبود برنامه ریزی یکپارچه در سازمان را بر عهده دارند

• مدیریت یکپارچه با ERP در سازمان ها ، باعث افزایش سرعت انجام فرایندها خواهد شد

• نرم افزار erp  بسته‌هایی شامل تعدادی ماژول هستند که تمام فرایندهای سازمان را پشتیبانی می‌کنند

• مدیریت یکپارچه با ERP باعث بهبود کنترل منابع سازمان خواهد شد

ماژول‌های سیستم ERP

در بسیاری از سازمان‌ها مديريت یکپارچه با ERP از محبوبیت بالایی برخوردار شده است. تعدادی از ماژول‌های ERP را در این قسمت معرفی خواهیم کرد.

• ماژول مالی

• ماژول ساخت و تولید

• ماژول منابع انسانی

• ماژول مدیریت پروژه

• ماژول مدیریت زنجیره تامین

حال با توجه به کاربرد روزافزون ERP در سازمان‌های مختلف، استفاده از منابع معتبر به درک و آشنایی با مفهوم ERP کمک می‌کند.

مدیریت یکپارچه با ERP چه مزایایی دارد؟

منجر به کاهش هزینه تولید محصولات، حمل و نقل،هزینه، انبارداری همچنین افزایش انعطاف پذیری و ایجاد شفافیت برای مشتری، افزایش سودآوری و رضایتمندی مشتری می‌شود.

انتخاب و اجرایی کردن سیستم‌های erp نیازمند یک برنامه‌ریزی استراتژیک با یک نگاه تخصصی است تا بتوان بهترین خروجی را از آنها گرفت، در غیر این صورت امکان شکست سیستم شما وجود دارد. گروه مشاورین رخ با داشتن تیمی مجرب و متخصص و با الگو برداری از بهترین سازمان‌ها می‌تواند از اولین قدم که مشاوره رایگان است تا قدم‌های نهایی مثل استقرار سیستم‌های ERP، طراحی سند استراتژی، برگزاری دوره‌‌های آموزشی و … همراه شما باشد.