مزایای طرح منابع انسانی چیست؟

در جامعه امروز طرح منابع انسانی یکی از مهمترین سرمایه‌های هر فرد است که ارزش بسیار زیادی در تولید و کسب و کار دارد. همچنین این طرح منبع مهم برای افزایش رقابت و بوجود آورنده قابلیت‌های اساسی و مهم در هر سازمانی است. از این رو می‌توان از برنامه ریزی منابع انسانی به عنوان یکی از بزرگترین برنامه ریزی‌های سازمانی نام برد.

یکی از عوامل مهم برای ایجاد برنامه ریزی سازمانی، برنامه ریزی کردن جهت رسیدن به نیازهای مهارتی، آموزشی و البته بهسازی کردن منابع انسانی است. راه موثر برای رسیدن به ویژگی رقابتی در شرایط کنونی این است که به کارآمدتر کردن کارکنان سازمان‌ها بپردازیم؛ آن هم از طریق بهسازی و بهبود آنها. یکی از مسائلی که در جهت پیشرفت منابع انسانی مهم است این است که بدانیم بهتر کردن وضعیت منابع انسانی فقط با استفاده از آموزش‌های تخصصی میسر نمی‌شود و باید از روش‌های زیادی به پیشرفت کارکنان بپردازیم. باید گفت این مهم بجز استفاده کردن از روش مدیریت استراتژی در قلمرو مدیریت منابع انسانی به وقوع نخواهد پیوست. از آنجا که برای سازمان‌ها، منابع انسانی یک منبع استراتژیک محسوب می‌شود، به همین دلیل این مبحث جزو مهمی‌ از بحث برنامه ریزی استراتژیک است.

سیر تغییرات تکنولوژیک، اقتصادی و اجتماعی در فضای داخلی و خارجی سازمان‌ها از بزرگترین عواملی است که باعث ایجاد نظریه جدیدی در برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی می‌شوند. در صورتی که سازمان‌ها در نظر دارند تا در جهت این تغییرات حرکت کنند باید نگرشی کلی و راهبردی داشته باشند. در حال حاضر منابع انسانی از مهم ترین سرچشمه رقابتی سازمان‌ها به شمار می‌رود.

ارتباط بین طرح منابع انسانی و برنامه ریزی راهبردی

با توجه به نکات بالا، برنامه ریزی به معنای راه رسیدن به اهداف سازمانی است. همچنین به معنای استراتژی استفاده از تمام امکانات ضروری برای انجام درست کارهای سازمانی است. به همین دلیل برنامه ریزی استراتژیک چرخه‌ای است که در کنار آن اهداف بلندمدت سازمانی مشخص می‌شود. این چرخه تصمیم گیری به معنای تلاش‌های سازمان یافته و همچنین منظم برای گرفتن تصمیم‌های مهم و انجام کارهای بنیادی است. این مهم فعالیت‌های یک سازمان با دیگر موسسات را جهت گیری کرده و در قالب قانونی شکل می‌دهد.

در این فضا، امکان دارد که برنامه ریزی طرح منابع انسانی در یک سال، یک الی دو بار با در نظر گرفتن ماموریت، ارزش‌ها، چشم انداز، کنکاش محیطی، اهداف، استراتژی‌ها، مسئولیت‌ها، بودجه، جدول زمانی و … صورت می‌گیرد. به بیانی دیگر در صورتی که سازمانی سال‌های طولانی در بازار فعالیت یکنواختی داشته است حتما سالی یک یا دو بار در تمامی بخش‌هایش برنامه‌ریزی صورت گرفته است. به طور مثال، برنامه ریزی در زمان کارکرد (ACTION PLANNING) از روش مسئولیتها، جداول زمانی، اهداف، بودجه و … در هر سال آپدیت می‌شوند.

رعایت راهنمایی‌های زیر به موسسات در برنامه ریزی استراتژیک کمک می‌کند. با آمادگی موسسه برای سرمایه گذاری جدید، برنامه ریزی استراتژیک انجام می‌شود. به طور مثال برای پیشرفت یک قسمت جدید، تولید زیاد کالای جدید و یا خط تولید جدید، باید سالی یک بار برای آماده کردن موسسه در جهت سال مالی جدید برنامه ریزی استراتژیک انجام شود.

به بیانی دیگر برنامه ریزی استراتژیک باید در یک زمان معینی با در نظر گرفتن اهداف سازمانی مشخص شده باشد. همچنین منابع قابل پیگیری برای رسیدن به اهداف در طی سال مالی صورت گیرد. مراحل برنامه ریزی استراتژیک باید دست کم در طی سه سال انجام شود و در صورتی که سازمان دچار تغییر است این نوع کارها باید سالی یک بار انجام شود، هر سال برنامه‌ها به‌روز رسانی شود و پیشرفت‌های برنامه در زمان اجرای برنامه‌های استراتژیک بررسی شود. با استفاده از روش‌های گوناگونی می‌توان از برنامه ریزی استراتژیک استفاده کرد که مزیت‌هایی را برای موسسات خواهد داشت. این مزایا شامل موارد زیر هستند:

• تعریف روشن از اهداف موسسه در رسیدن به سازگاری با ماموریت موسسه، با در نظر گرفتن ظرفیت و معیارهای زمانی مشخص شده برای آن سازمان.
• پیوند اهداف و جهت موسسه با اجزای سازمانی.
• اعتماد به استفاده موثرتر از منابع سازمانی.
• توجه بر اهداف و اولویت و منابع کلیدی.
• به دست آوردن پایه‌ای برای توسعه کارکنان و سازوکارهایی در رسیدن به تغییر، توجه زیاد به کاربرد و اثر بخشی.
• پیوند بین کارمندان و هیئت مدیره و همچنین مدیران.
• گروه سازی قوی در هیئت مدیره و کارمندان.
• پیوند بین اعضای هیئت مدیره.
• به وجود آوردن رضایت خاطر بیشتر در بین برنامه ریزان با یک هدف مشترک؛ بیشتر کردن بهره برداری از روش ارتقا، کارایی و همچنین اثر بخشی.

در واقع طرح منابع انسانی روندی برای پیگیری تقاضا و ماهیت منابع انسانی برای رسیدن به خواسته مد نظر است. در همین راستا، برنامه ریزی منابع انسانی، اولین مرحله هر برنامه، مدیریت کارهای کارمندان و منابع انسانی است. همانطور که ذکر شد برنامه ریزی استراتژیک در واقع روندی است که در کنار آن هدف کلی و ماموریت‌های موسسه در طی مدت زمان طولانی مشخص می‌شود. از این رو با عنوان اهداف کلی موسسه، طرق رسیدن به‌ این اهداف، شرایط بازار، منابع، تغییرات تکنولوژیک، پیشرفت محصول و سرمایه از مهم ترین مواردی است که در روند برنامه ریزی استراتژیک مورد استقبال قرار می‌گیرد. طرح منابع انسانی به صورتی با برنامه ریزی استراتژیک مرتبط است و از مهمترین عواملی است که هدف‌ها و روش‌های موسسات را به اهداف و برنامه‌های منابع انسانی مربوط می‌کند. به همین جهت ارتباط فشرده‌ای بین برنامه ریزی منابع انسانی و برنامه ریزی استراتژیک وجود دارد.

برنامه ریزی استراتژیک طرح منابع انسانی

دوچینزو رابینز (DECENZO ROBBINS) معتقد است که طرح منابع انسانی در سازمان روندی است که با استفاده از آن مشخص می‌شود که برای رسیدن به هدف‌های خود به چند نفر از کارکنان، با چه مقدار تخصص و همچنین برای چه شغل‌هایی و در چه مدت زمانی احتیاج است. هدف از برنامه ریزی منابع انسانی در واقع تحلیل تعادل عرضه و تقاضا با یک شیوه سازمان یافته است. این مهم با یک تصویر روشن و با یک حرکت سریع با در نظر گرفتن آینده شروع می‌شود و هدف از آن ایجاد زمینه‌های عملی برای رسیدن به یک نتیجه است.

بعد از آن ما باید موقعیت عرضه نیروی انسانی را با توجه به فهرست موجودی نیروی انسانی بررسی کنیم؛ یعنی موسسات نیاز به بررسی دقیق از اعضا و خصوصیات و ارتباط بین آنها با سازمان دارند. برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی روندی است که در طی به ثمر رساندن هدف‌های منابع انسانی و پیشرفت استراتژی‌های آن برای رسیدن به هدف‌ها و سیاست‌ها از روش بسیج، پیشرفت و پایداری منابع انسانی حرکت می‌کند. طرح منابع انسانی با مفهومی‌ از محدوده و کنشها پیوند دارد و عوامل داخلی و خارجی را شامل می‌شود. 

1. آگاهی: فرضیات واضح را در بحث منابع انسانی به عمل می‌آورد.
2. تحلیلی: بر بعضی از قضاوت‌ها و واقعیات تکیه می‌کند.
3. هدف گرایی: وسیله‌ای برای تصمیم گرفتن سازمانی در رسیدن به اهداف منابع انسانی به خصوص اهداف سازمانی است.
4. چشم انداز به آینده: مشکلات منابع انسانی را در نظر گرفته و آینده نگری می‌کند.
5. اجتماعی یا جمع گرایی: به تیم‌ها توجه می‌کند نه افراد.
6. کمی: توجه به افراد سازمان دارد.

سوال این است که چرا موسسات از برنامه ریزی طرح منابع انسانی استفاده می‌کنند؟ دلایلی در این زمینه وجود دارد که موسسات با برنامه ریزی منابع انسانی خود را وفق می‌دهند و آن دلایل شامل موارد زیر است:

1. امیدواری در جهت استفاده از منابع و یا سازگاری بیشتر منابع.
2. به دست آوردن و پرورش تخصص‌هایی که برای پیشرفت لازم است.
3. مشخص کردن مشکلات مهم.
4. کاهش زمان تصمیم گرفتن‌های نامناسب.
5. آگاهی از وضعیت موجود برای مقابله با آینده.
6. اطلاعات هیجانی و تفکر آزاد.
7. گرفتن تصمیمات واضح که می‌تواند باعث چالش شود.
8. ارتباط بین برنامه‌های منابع انسانی با کسب و کار.
9. ارتباط و انسجام بین اجرا و تصمیم گیری‌های سازمانی.
10. در اختیار گرفتن کنترل بخش‌های عملیاتی سازمان.

به صورت خلاصه موسسات به راحتی با برنامه ریزی منابع انسانی به روش‌های زیر سازگار می‌شوند:

• برنامه ریزی بنیادی: این نوع برنامه ریزی بیان می‌کند که برنامه ریزی منابع انسانی اثر علمی‌ دارد.
• برنامه ریزی فرایندی: این نمونه از برنامه ریزی نشان دهنده‌ این است که طرح منابع انسانی از فرایند سودمندی برای سازمان برخوردار است. 
• برنامه ریزی سازمانی: برنامه ریزی سازمانی در بردارنده منابع و مسائل سازمانی است. 

طرح منابع انسانی از اهداف مشخص و واضحی برای سازمانها استفاده می‌کند؛ آشکارترین این اهداف، تصمیم گیری درباره منابع انسانی است. بعضی از سازمان‌ها به بالا بردن مهارت‌هایشان از روش انتقال کارکنان (گردش شغلی) و برخی دیگر به توانایی‌های کمیاب و در حال توسعه آنها در مدت طولانی توجه می‌کنند. طرح منابع انسانی به همه موسسات این امکان را می‌دهد تا تفکر و معلوماتی که در تصمیم‌گیری موثرند، با یک نگرش آگاهانه، به چالش بکشد. این کار فرصتی به موسسات می‌دهد که کارفرمایان آنها به مواردی که در آینده مد نظر دارند توجه کنند.

فرایند طرح منابع انسانی مزیت‌هایی را برای تمام موسسات به خصوص برای موسساتی که ساماندهی مجدد را انجام می‌دهند و آنهایی که تصمیم گیری خود را به نهادهای عملیاتی سپرده اند به همراه دارد. طرح منابع انسانی می‌تواند به عنوان روشی برای نفوذ و سازگاری برای قسمت‌های مختلف بازرگانی و تجاری در نظر گرفته شود. پیوندها و سازگاری روشی است که بوسیله آن نقشه تجاری شناسایی و با نقشه منابع انسانی ارتباط برقرار می‌کند. یکی از گزینه‌هایی که در چرخاندن موفقیت آمیز منابع مورد استفاده قرار می‌گیرد، نگرش سیستمی‌ و پیوسته نسبت به موسسه و طرح منابع انسانی است.

موانع موجود در این طرح

موسسات باید موانعی را که در پیشبرد طرح منابع انسانی وجود دارد شناسایی کرده و در برطرف کردن آن در زمان مناسب اقدام کنند. بزرگترین موانع موجود در طرح منابع انسانی شامل موارد زیر است:

• بدگمانی نسبت به برنامه ریزی و دوراندیشی در موارد ویژه.
• استقامت نهادهای عملیاتی در برابر مداخله‌های نهادهای مرکزی.
• عدم پیوند بین فعالیت‌های گوناگون در روند برنامه ریزی، به ویژه بین برنامه ریزی تجاری، پرسنلی و مالی.
• اختلاف در مجموعه منابع انسانی که به واسطه واحدهای مالی و پرسنلی ایجاد می‌شود.
• ایجاد تاکتیک به واسطه برنامه ریزی تجاری که پیوندی بین بودجه ریزی مالی و برنامه ریزی منابع ندارد.
• در طرح منابع انسانی برای سنجیدن نیازهای آتی از روش‌های نامناسبی استفاده می‌شود.
• برای دوراندیشی منابع انسانی از خط پیشبرد گذشته استفاده می‌شود. طرح منابع انسانی بعد از برنامه ریزی عملیاتی به واسطه سازمان‌ها اجرایی می‌گردد.
• در برنامه ریزی منابع انسانی به حد کافی به حالت‌های کیفی دقت نمی‌شود.

برنامه ریزی منابع انسانی تا حدود زیادی به عنوان یک مسئله اجرایی که در زمان کوتاهی انجام می‌شود در نظر گرفته می‌شود. در صورتی که نهادهای مرکزی و عملیاتی شرکت با یکدیگر و نسبت به هم  بدبین باشند این مشکلات زیادتر می‌شود. از این رو فاکتور تحریک کننده‌ این چنین بدبینی‌هایی به عدم برنامه ریزی و اعتماد داشتن نهادها به یکدیگر مربوط است.

راه‌های برنامه ریزی استراتژی طرح منابع انسانی 

برنامه ریزی تاکتیکی منابع انسانی معنایی برای پیوستگی طرح منابع انسانی و برنامه ریزی استراتژیک سازمان است. این نمونه با هدفی کاربردی که نشان دهنده استقلال موسسه است برنامه ریزی و در سطوح متفاوت قالب‌های سازمانی می‌تواند استفاده شود. اهداف نقشه شامل موارد زیر است:

• شرکت در توسعه کلی کارکرد سازمانی
• نشان دادن میزان اهمیت نقش منابع انسانی. تصویر فعال در پیشرفت منابع انسانی یکی از مواردی است که از پیشرفت پیوسته موسسات حفاظت می‌کند. 
• مدلسازی وسیله‌های برنامه ریزی که حفاظت و تسهیلات ضروری برای پیشرفت منابع انسانی را به وجود می‌آورد.

مجموعه الگوی برنامه ریزی استراتژیک طرح منابع انسانی

1. فرایند استراتژیک
2. فرایند برنامه ریزی منابع انسانی
3. برنامه‌ها

فرایند استراتژیک در طرح منابع انسانی

این بخش از توصیف و تعریف وضعیت راهبردی، هدف‌ها و تصمیمات استراتژیک و تحلیل فضای داخلی و خارجی تشکیل شده است. برای توضیح موقعیت استراتژیک باید عوامل داخلی و خارجی مشخص شوند. اجزای این روند شامل موارد زیر هستند:

• تصمیمات استراتژیک: وسیله‌ای برای رسیدن به هدف‌های نهایی و استراتژیک سازمان است و مقصود استراتژیک همان اهداف نهایی سازمان هستند که تمام عوامل در رسیدن به آن فعالیت می‌کنند. هدف استراتژیک به قسمت‌های گوناگون برای سنجیدن پیامدهای عملیاتی راهبردی کمک خواهد کرد.
• تجزیه و تحلیل محیط داخلی: این روند شامل تجزیه خرد از مشکلات داخل موسسات، تعداد کارمندان، تخصص‌های شغلی، ساختار موسسه، توانایی نمایش، سهام، فروش و …  تعریف و توصیف موقعیت منابع انسانی و الگو برنامه‌ها برای رسیدن به اهداف است. آن چیزی که در این روند مهم به نظر می‌رسد تجزیه و تحلیل منابع انسانی موجود و تدارک منابع انسانی مورد نیاز است. بزرگترین اثربخشی را خصوصیات کیفی منابع انسانی، فرهنگ موسسات و ساختار آن و همچنین توانایی‌های شغلی دارند که باید مورد توجه کارشناسان برنامه ریزی طرح منابع انسانی قرار بگیرد. 
• تجزیه و تحلیل محیط خارجی: این مورد شامل شناخت و تجزیه و تحلیل از موارد کلیدی در محیط خارج سازمان که تاثیر زیادی بر مدیریت طرح منابع انسانی موسسه دارد است. دگرگونی‌هایی در فناوری اقتصاد، بازار سرمایه، موقعیت آموزشی و فرهنگی، جمعیت شناسی و موارد سیاسی شکل گرفته است که باید اثر آنها بر برنامه‌ها و اهداف منابع انسانی شناخته شود. از این موارد شرایط اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی، توزیع نیروی کار و پیشرفت فناوری تاثیرات زیاد و چشمگیری را نسبت به سایر شرایط در منابع انسانی دارد. زیرا زندگی روزمره کارکنان سازمانها و نیز شناسایی فرهنگ اشخاص داوطلب استخدام در موسسات و انتخاب افراد هم جهت با فرهنگ سازمانی، تاکتیکی موثر در مدیریت منابع انسانی است. از طرفی دیگر بازار کار و توزیع نیروی انسانی یک اقدام عادی به خصوص در کشورهای پیشرفته است که در هر زمانی بر نوع بازار کار برای هر شغل و مهارت اثر زیادی دارد. 
• تحلیل نقاط قوت و ضعف (SWOT): این تحلیل بر این درک بنا شده است که تاکتیک موثر، نقاط قوت و فرصت‌ها را تبدیل به موقعیت می‌کند و ضعف‌ها و تهدیدات را بسیار کاهش می‌دهد. فرصت‌ها به معنای وضعیت مناسب در محیط سازمان است. عوامل موثر یکی از مراجع فرصت شناخته می‌شود. شناختن بازار، تحول در رقابت، تغییرات فناوری و … برای سازمان به عنوان فرصت به شمار می‌روند. تهدیدها بر موقعیت نامناسب در فضای سازمان اثر زیادی می‌گذارد. توسعه بازار، قوانین و … می‌توانند جزئی از این تهدیدات باشند. تواناییها، منابع یا مزایای دیگری که بازدارنده اثربخشی شود، تجهیزات، قدرت‌های مدیریتی، بازاریابی می‌توانند باعث ضعف شوند.

برنامه‌ها

در این روند، تاکتیک‌ها و اهداف منابع انسانی تعیین می‌شوند. شرکت باید بتواند کارمندانش را برای رسیدن به اهداف سازمانی اداره کند و ابعاد پیشرفت منابع انسانی از روش‌های گوناگون (آموزش، چرخش شغلی، ترقی و …) را در نظر داشته باشد. همچنین عواقب اقتصادی برنامه‌های شرکت و بهتر شدن تولید و بازاریابی، مشخص و اعلام شود.

روند طرح منابع انسانی

این قسمت تشکیل شده از تحلیل و کوچک و بزرگ از کمیت غیر ثابت موجود منابع انسانی، فرهنگ موسسات، ساختار موسسات، کیفیت زندگی کاری، تخصص‌های شغلی، سطح سزاوار بودن، سرمشق گرفتن از بهترین‌ها، بررسی عواقب منابع انسانی و اعمال اصلاحی است. دو وظیفه اصلی به نام تصویر برداری از شرایط حاضر و تحلیل شرایط حاضر باید تصویری مناسب و درخور از طرح منابع انسانی نشان دهند. تصویر برداری از شرایط حاضر وظایف کارمندان براساس شرایط دستیابی و شرح شغل معین و سطح سزاواری آنان هم از راه شرایط دستیابی و تخصص‌ها مشخص می‌شود. آن چیزی که در تجزیه و تحلیل مورد توجه است نمونه برداری از روی بهترین‌ها است که باعث بهتر شدن عملکرد با شناخت و استفاده بهترین تخصص‌ها در راه پیشرفت منابع انسانی می‌شود.

مقصود از الگوبرداری، پیدا کردن نمونه‌هایی از کارایی عالی و اطلاع از روند برنامه ریزی طرح منابع انسانی است که در اینجا شاخص ارزیابی عملکرد مد نظر است. اصرار بر روند برنامه ریزی منابع انسانی بر شناخت و آگاهی از عواقب پیشرفت منابع انسانی، رسم فرایندها، سنجیدن عواقب منابع انسانی، تاکتیک‌ها و برنامه‌ها است که از روش بخشهای وظیفه‌ای مسجل می‌شود.

با در نظر گرفتن سنجش طرح منابع انسانی، تصمیم آخر در مورد برنامه‌های سازمان گرفته می‌شود. از این رو، گاهی سازگاری هدف استراتژی، و عواقب سنجیدن آن قبل از گرفتن تصمیم نهایی موثر واقع می‌شود که در برنامه سازمان پیش می‌آید. مرکز تصمیمات استراتژیک تحت عنوان حوزه‌ای برای پیشرفت و برنامه‌ها استفاده می‌شود.

عواقب همه برنامه‌ها در کلمه‌ای به نام منابع انسانی گره خورده است که وقتی به سرانجام رسید به عنوان طرح منابع انسانی عمل می‌کند. اجرایی کردن برنامه ریزی، مشخص کردن عملکرد و نماد فعالیت و موارد مهم موفقیت در این راه، بحث‌های مهمی‌ هستند. آخرین قسمت نمونه شامل بازرسی روی پیشرفت‌ها و انجام اصلاحات است. برنامه اجرایی باید به صورت پیوسته معادل با طرح در جهت رسیدن به کارهای اصلاحی استفاده شود تا پاسخ مطلوبی برای موسسه به دنبال داشته باشد.

با توجه به‌ این که منابع انسانی از مهم ترین عوامل تولید و سرچشمه اصلی سازنده خصوصیت رقابتی و تولیدکننده مزیت‌های کلیدی هر موسسه است و عامل انسانی سرچشمه پیشروی برای موسسات به شمار می‌رود، از این رو طرح منابع انسانی قسمتی از برنامه ریزی استراتژیک است و پایه برنامه ریزی طرح منابع انسانی شناخت پیش فرض‌هایی است که تصمیمات در آن گرفته می‌شود و در صورت دوراندیشی و حکم مناسب، مقصود مورد نظر به حقیقت می‌پیوندد.

آن چیزی که در سالهایی که گذشت در برنامه ریزی طرح منابع انسانی مد نظر قرار گرفته است و برای آن برنامه ریزی استراتژیک صورت می‌گیرد، شناخت موقعیت فعلی داخلی و خارجی سازمان برای محافظت از آینده است. همچنین تحلیل نقاط قوت، ضعف، فرصت و تهدید را با در نظر گرفتن عوامل داخلی و خارجی موثر بر کارهای سازمان انجام می‌دهد. حتی با افزایش میزان تلاش و کمبود کارکنان ماهر با نیازهای مناسب بازار، برنامه ریزی و تدبیر منابع، فعالیت زیادی را در جهت برنامه ریزی طرح منابع انسانی خواهان است. از این جهت، شناخت نمونه‌ها و مدل‌های گوناگون برنامه ریزی منابع انسانی و استفاده درست و به صرفه از آنها در سازمان‌ها و موسسات برای برنامه ریزی و نوسازی منابع انسانی قابل تحقق خواهد بود.

بخش منابع انسانی مسئولیت برنامه‌ریزی راهبردی و مدیریت استخدام اعضا و کارکنان جدید و کارآموزی آن‌ها و توسعه‌ی شغلی‌شان را به عهده دارد.

 

حیاتی بودن نقش کارمندان در یک سازمان کسب و کار واضح است. شرکت‌ها به کارمندانی احتیاج دارند که در انجام‌ کار توانمند هستند؛ افرادی دارای مهارت، پیش‌زمینه و آگاه جهت ایفای نقش خود در راستای موفقیت سازمان.
درنتیجه پیدا کردن افراد مناسب برای کادر اجرایی، مدیران و حتی رهبران اصلی، از قسمت‌های حیاتی هر کسب و کار است. استخدام اعضا و کارکنان جدید از اهداف اصلی هر سازمان است و خوشبختانه در حال حاضر بخشی اداری که مسئولیت این کار سخت را به عهده بگیرد با عنوان طرح منابع انسانی وجود دارد.
بخش منابع انسانی مسئولیت برنامه‌ریزی راهبردی و مدیریت استخدام اعضا و کارکنان جدید و کارآموزی آن‌ها و توسعه‌ی شغلی‌شان را به عهده دارد. با توجه به نقش بسیار مهمی که این بخش به عهده دارد، خلق روند برنامه‌ریزی برای آن بسیار مهم و حائز اهمیت است.

 

 

شرکتی که فاقد طرح منابع انسانی باشد، با احتمال بالاتری در توسعه‌ی روابط مثبت با کارکنان خود دچار مشکل می‌شود.

 

طرح منابع انسانی (HRP) چیست؟

 

طرح منابع انسانی روشی از برنامه‌ریزی است که طی آن شرکت میزان تاثیر در موفقیت کارکنان یا مشتریان در رسیدن به اهداف و نیاز‌هایشان در آن کسب و کار را اندازه‌گیری می‌کند؛ این طرح وجود افراد مناسب و فاقد هرگونه کوتاهی یا توانمندی بیش از حد مورد نیاز برای شرکت را تضمین می‌کند.

 

طرح HR همه‌ی جوانب مدیریت کارکنان از استخدام تا آموزش و هر روند مورد نیاز دیگری را در برمی‌گیرد؛ مهم‌تر آن ‌که به شرکت این موقعیت را می‌دهد تا مشکلات خود را در رابطه با کارکنان با آن‌ها در میان بگذارد و به این طریق از حرفه‌ی خود رضایت بیشتری داشته باشد.

 

مزایای استفاده از طرح منابع انسانی

 

این طرح می‌تواند بسیار طولانی و خسته‌کننده باشد و با مقدار زیادی از کار و جلسات گروهی، تصمیم‌گیری، تحلیل و بسیاری عوامل دیگر همراه باشد که البته برای دستیابی گروه HR به اهدافشان بسیار ضروری است.

 

در ادامه به اصلی‌ترین اهداف طرح مدیریت منابع انسانی می‌پردازیم.

 

۱) حفظ استعدادهای درخشان

 

با وجود اینکه استخدام افراد بااستعداد حائز اهمیت است، حفظ آن‌هایی که عمل‌کرد بالایی دارند نیز بسیار اهمیت دارد. طبق تحقیقاتی که اخیراً انجام شده است، ۶۰ درصد کارمندان از شغل خود استعفا داده و یا به استعفا دادن از آن فکر کرده‌اند و این موضوع نه به خاطر دریافت حقوق ناکافی، بلکه به دلیل روشی است که با آن‌ها رفتار می‌شود. طرح منابع انسانی حفظ کارکنان را به عهده دارد. در حقیقت یک تجارت سرمایه‌ی بیشتری را بخاطر از دست دادن کارمندان از دست می‌دهد تا به دلیل تلاش برای نگهداری آن‌ها؛ پس هرچه تعداد کارمندان از دست رفته کمتر باشد به نفع شرکت است.

 

تعداد بالای کارمندان از دست رفته نشان‌دهنده‌ی آن است که شرکت در حال ارتکاب خطاهایی، به‌ویژه در بخش مدیریت کارمندان خود است. بخش HR مسئول ایجاد برنامه‌هایی جهت ایجاد رفاه و آسایش کارمندان خود همچون در اختیار گذاشتن وام و اهمیت به سلامتی و تندرستی آن‌ها، تشویق و سایر برنامه‌ها است.

 

علاوه بر آن، ایجاد پاداش‌های رقابتی نیز به گروه HR کمک می‌کند تا عواملی را که کارکنان با آن‌ها سر و کار دارند شناسایی کنند. دانستن زمینه‌های اشتغال کارکنان از بخش‌های حیاتی در حفظ کارمندان با استعداد است؛ تحقیقات نشان می‌دهد هنگامی که کارمندان در سازمان احساس باارزش بودن کنند، به احتمال زیاد در سمت خود ادامه به کار می‌دهند.

 

۲) تأمین نیروی انسانی مورد نیاز برای سازمان

 

بخش HR به طور عمده مسئولیت استخدام و گرفتن کارمند جدید را به عهده دارد و استخدام و حفاظت از کارکنان روند وقت‌گیری است که به توجه دقیقی احتیاج دارد. این بخش مسئولیت مراحل زیادی از تبلیغات یا ایجاد آگهی‌های استخدام، مدیریت روند تأیید، تأیید درخواست کننده‌ها بر اساس توانایی‌هایشان، مصاحبه با کاندیدها، تا ارائه‌ی پیشنهاد و قرارداد با درخواست‌کننده‌های منتخب و همراهی با کارکنان جدید و آموزش به آن‌ها را به عهده دارد.

 

با برنامه‌ریزی تأثیرگذار گروه HR می‌تواند تضمین کند که نیازهای مربوط به کارمندان شرکت در حال برطرف شدن است. آن‌ها می‌توانند از قبل برای پست‌های خالی که ممکن است کارمندان از آن استعفا بدهند، آماده شوند (که می‌تواند تأثیر بسیار مطلوبی در روند کار داشته باشد). همچینین می‌توانند به طور مؤثر روند استخدام را در صورت نیاز و برخورد با مشکلات ناگهانی که ممکن است در طول کار به وجود بیاید، مدیریت کنند.

 

۳) تضمین مناسب بودن افراد استخدام شده

 

از اهداف دیگر طرح استخدام، ضمانت این موضوع است که باکفایت‌ترین افراد جهت ایفای نقش‌های مختلف استخدام شده‌اند. بخشی از مسئولیت طرح HR اندازه‌گیری میزان توا‌مندی لازم برای یک سمت و خلق روند مصاحبه‌ی مناسب برای آن است تا نمایندگان و مسئولان مصاحبه‌کننده بتوانند سؤال‌های مناسب را از کارجو بپرسند. شرکت‌هایی که دارای گروه مؤثر HR هستند برای استخدام افراد مورد نیاز کنونی و آینده‌ی خود آماده هستند و این موضوع به طور مستقیم در رشد و موفقیت آن‌ها تأثیر دارد.

 

۴) کارآموزی کارمندان

 

طرح HR همچنین نیازمند تدبیر برای روشی جهت آموزش به کارمندان تازه استخدام شده بعد از پیدا کردن افراد مناسب با مهارت‌های لازم است. قدم بعدی که بخش HR باید انجام دهد، ضمانت آن است که کارمندان استخدام شده می‌توانند از پس مسئولیت‌‌های خود با توجه به نیازهای سازمان و مشتریان بر‌‌آیند. تعلیم و آموزش جنبه‌های مختلف همچون قوانین و سیاست‌های شرکت، فرهنگ و روش‌های کار آن، پایگاه‌های درونی، ابزار و سخت افزارها، پاداش و سایر مواردی که کارکنان جدید باید بدانند بسیار ضروری است.

 

طرح HR همچنین نیاز خلق برنامه‌های آموزشی برای کارمندان کنونی را نیز پیگیری می‌کند. هر کارمند جدا از کفایت و تجربه‌ دارای نقاط ضعفی در مهارت‌های مربوط به شغلش است و یک برنامه‌ی واضح آموزشی به سازمان این موقعیت را می‌دهد تا مهارت‌های کارمندان خود را قوی کرده و آن‌ها را به آخرین راه‌کار‌ها و دانش مورد نیاز جهت انجام مسئولیت خود مجهز کند.

 

۵) مدیریت کارمندان

 

با وجود اینکه مسئولیت حصول اطمینان از قابلیت ایفای نقش مؤثر کارمندان به عهده‌ی مدیران اصلی است، یک طرح HR موفق مدیریت کارمندان را به‌خصوص از لحاظ شیوه‌ی اجرایی و عوامل انضباتی، نیز به عهده می‌گیرد؛ به عنوان مثال می‌توان به استانداردسازی دیدگاه‌های اجرایی اشاره کرد که چگونگی امتیازدهی مدیران راهنما به بخش اجرایی توابع خود و ضمانت آن‌ها مبنی‌بر یکسان بودن شرایط انتقاد از کارمندان را در بر می‌گیرد. علاوه بر آن استانداردسازی عوامل انضباطی نشان‌دهنده‌ی آن است که قوانین شرکت به درستی اجرا می‌شود و پیروی نکردن از آن‌ها عواقبی را به همراه دارد.

 

۶) تسهیل برنامه‌های توسعه

 

امروزه متحمل شدن فعالیت‌های مربوط به توسعه برای شرکت‌ها دور از ذهن نیست. رشد و پیشرفت از اهداف هر استار‌آپ است؛ با توجه به پیشرفت فناوری در جهان مدرن امروز، بسیاری از شرکت‌ها به پیشرفت سریع دست‌یافته‌اند و با وجود اینکه این موضوع برای سازمان یک سکوی پرش است، نمی‌توان از سخت بودن این چالش برای بخش HR چشم پوشی کرد.

 

یک شرکت در حین توسعه به منابع انسانی بیشتری نیز احتیاج پیدا می‌کند. بدون توجه به آسان بودن این موضوع مانند صعود سریع حین یک روند عظیم استخدامی یا پیچیده بودن آن همچون ادغام چند شرکت و اکتساب، طرح HR در بخش تسهیل برنامه‌های گسترش شرکت که احتیاج به پیگیری میزان نیروی انسانی مورد نیاز دارد، سخت‌گیر است.

 

۷) کنار‌ آمدن با تغییرات

 

به وجود آمدن تغییرات در هر سازمان دور از ذهن نیست. منابع انسانی طوری برنامه‌ریزی شده تا برای کنار آمدن با  تغییرات ایجاد شده به خاطر عوامل مختلفی همچون دستورات مشتریان، گسترش حرفه و یا مسائل اقتصادی و سیاسی دیگر، رفتار مناسب را نشان دهد.

 

عامل دیگری که طرح HR با آن مواجه می‌شود تغییرات پی‌درپی در تکنولوژی است. با چنین تغییراتی حرفه و مایحتاج آن نیز تغییر می‌کند. نیاز به گفتن تأثیر تکنولوژی در محیط کاری و جایگزین شدن آن با وظایف پی‌درپی توسط تنظیمات خودکار و پسندیده شدن نیست. طی برنامه‌ریزی HR، سازمان می‌تواند با نیاز‌های در حال تغییر نیروی انسانی مواجه شده و آن‌ها را پیش‌بینی کند.

 

برنامه‌ریزی منابع انسانی: مراحل کلیدی

 

برنامه‌ریزی منابع انسانی چگونه انجام می‌شود؟ با توجه به اینکه طرح HR زوایای متعددی را از جستجو برای بهترین نیروی کاری گرفته تا استخدام و آموزش به آن‌ها، توسعه و مقابله با تغییرات را در بر می‌گیرد، جهت حصول اطمینان از بیان همه‌ جوانب به طور مؤثر اقداماتی کلیدی باید صورت بگیرد.

 

۱) ارزیابی ظرفیت منابع انسانی

 

از اولین قدم‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی، تعیین نیازهای پرسنلی کنونی سازمان است که اقدامی حیاتی در مدیریت منابع انسانی به شمار می‌‌آید. برای یک سازمان، ارزیابی استعدادهایی که در حال حاضر در سازمان مشغول به کار هستند بیشتر از اقدام برای استخدام کارمندان جدید یا ایجاد سمت و نقشی تازه، حائز اهمیت است.

 

دپارتمان منابع انسانی باید بتواند ظرفیت نیروی انسانی را از راه‌های مختلفی مانند بررسی عملکرد گذشته و گرفتن بازخورد از کارمندان بسنجد.

 

۲) تعیین نیازهای منابع انسانی

 

هدف دپارتمان منابع انسانی این است که از بیان تمام نیازهای نیروی انسانی در سازمان اطمینان حاصل کند؛ به این معنی که تمام موقعیت‌های شغلی پرشده باشد، سمت‌های جدید بر حسب نیازهای سازمان ایجاد شده باشد و پرسنل کنونی قادر به انجام تولید روزمره باشند.

 

علاوه بر موارد ذکر شده، گروه منابع انسانی باید بتواند نیاز به نیروهای انسانی را در ماه‌ها یا سال‌های آینده پیش‌بینی کند. این گروه باید تصمیم بگیرد که آیا نیاز به استخدام افراد بیشتری وجود دارد یا می‌تواند با آموزش و توسعه پرسنل کنونی، سطح توانایی و بهره‌وری آنها را افزایش دهد.

 

باید تمرکز بیشتری روی مدیریت عرضه و تقاضا برای نیرو‌های انسانی سازمان قرار گیرد.

 

در باب برنامه‌ریزی، دو کار باید صورت گیرد: پیشبینی عرضه و پیشبینی تقاضا.

 

پیشبینی عرضه شامل تعیین منابع موجود برای پاسخگویی به نیاز‌های نیروهای انسانی سازمان است. برای انجام این عمل، باید فهرستی از موجودی‌های نیروی انسانی حاوی کسانی که در میان کارمندان قادر به انجام کار هستند، تهیه شود. همچنین تیم منابع انسانی باید به دنبال عوامل خارجی، مانند افرادی که احتمال استخدام آن‌ها وجود دارد نیز باشد.

 

پیشبینی تقاضا به معنای تعیین منابع انسانی مورد نیاز در آینده است؛ طی این فرآیند، دو چیز باید مشخص شود: تعداد کارمندانی که باید استخدام شوند و استعداد مورد نیاز برای پر کردن این موقعیت‌ها.

 

۳) ادغام برنامه‌های منابع انسانی با راهبرد کلی شرکت

 

پس از تعیین ظرفیت کنونی منابع انسانی، زمان ترکیب کردن برنامه با راهبرد کلی سازمان جهت حصول تایید رهبران و سهامداران شرکت است.

 

برنامه‌ریزی راهبردی برای تعیین علت وجود شرکت در تجارت و اهداف بلندمدت آن انجام می‌شود. زیرا منابع انسانی بخشی از همه چیز – از توسعه تا تولید و فروش و غیره – است و بزرگترین دارایی یک تجارت محسوب می‌شود. اگر شرکت استعدادهای مناسب را برای رسیدن به اهداف خود استخدام نکند، برنامه راهبردی آن موفق نخواهد بود.

 

۴) ایجاد راهبری برای برآورده سازی پیشبینی عرضه و تقاضا

 

پس از تعیین نیازهای پرسنلی سازمان، تیم منابع انسانی باید روشی برای به دست‌ آوردن، حفظ و قوی سازی نیروهای انسانی تعیین کند. مسائل زیادی مانند برنامه‌ی استخدام، چگونگی انجام آن، مسئول انجام آن و تعیین سمت برای کارمندان جدید، نیاز به شناسایی دارند.

 

۵) ایجاد دستورالعمل برای استخدام و انتخاب

 

توسعه‌ی استعداد با جستجو برای آن و استخدام فرد آغاز می‌گردد. این فرآیند شامل قرار دادن موقعیت شغلی موجود بر روی بخش‌های متعدد مانند وبسایت شرکت، سایت‌های استعدادیابی یا نتورکینگ و غیره می‌شود. پس از جمع‌آوری متقاضیان واجد شرایط، عملیات انتخاب آغاز می‌شود.

 

ابزارهای مورد نیاز برای برنامه‌ریزی منابع‌ انسانی

 

سازماندهی فعالیت‌های تیم منابع انسانی با استفاده از ابزارها و روش‌های درست بسیار آسان‌تر می‌شود.

 

۱) تجزیه و تحلیل منابع انسانی

 

مدیریت نیروی کار شامل تصمیمات مهمی می‌شود. این تصمیم‌گیری‌ها با کمک نرم‌افزار تجزیه و تحلیل داده بهتر انجام می‌شود. کارهایی مانند تعیین بودجه و ظرفیت منابع انسانی، نیاز به مطالعه شیوه‌های جدید و تاریخچه نیروی کار دارد. برای محاسبه هزینه و مخارج مورد نیاز برای مدیریت نیروی کار لازم است افراد تیم نسبت به تجزیه و تحلیل داده‌ها آگاهی و درک کامل داشته باشند. مدیریت نیروی کار شامل توسعه استعدادها، جذب استعداد و خطرات و شکاف‌های نیروی کار (مثل کمبود مهارت و نرخ انتقال) می‌شود.

 

۲) بانک اطلاعاتی کارمندان

 

برای تسهیل برنامه‌ریزی منابع انسانی، ایجاد پروفایل برای نیروی کار لازم است. این پروفایل باید شامل مشخصات و داده‌های مربوط به کارمندان، انتقال و استخدام، تأثیرات داخلی (مواردی که می‌تواند روند کسب و کار را تحت تاثیر قرار دهد؛ مانند کمبود بودجه، تغییر در اهداف کسب و کار، فشار بازار و غیره)، توانایی و ظرفیت‌های کنونی و تحلیل رقیبان باشد.

 

۳) جداول سازمانی و ماتریس واگذاری مسئولیت

 

جداول سازمانی در استخدام کارمند برای پروژه‌های خاص و تعیین قدم‌های مهمی مانند چگونگی آموزش کارمندان و مهلت تحویل پروژه‌ها به  بخش منابع انسانی کمک می‌کند. درحالی‌که ماتریس واگذاری مسئولیت (RAM) جهت شرح محصولات و وظایف مختلف کاری شرکت طراحی شده‌ است.

 

برنامه‌ریزی منابع انسانی روندی حساس است که همه‌ی جنبه‌های مدیریت نیروی کاری را پوشش می‌دهد و با وجود اینکه طرح برنامه‌ریزی منابع انسانی جزو واجبات نیست، مزایای بسیاری برای یک حرفه دارد و به شرکت کمک می‌کند تا نیروی انسانی مورد نیاز خود را پیگیری و از جهت استخدام افراد درست اطمینان حاصل کرده، استعدادهای درخشان را حفظ، کارمندان را برای افزایش بازدهی خود مدیریت و برنامه‌های توسعه را تسهیل کند و موجب کنارآمدن با تغییرات شود. طرح HR باید به طور پیوسته و هرسال یا هر دوسال یک بار انجام شود.

 

حین برنامه‌ریزی ابتدا قدرت نیروی کاری برآورد و سپس نیازمندی‌های HR شناسایی می‌شود. طرح باید به برنامه‌های راهبردی کلی حرفه تقسیم شود تا تضمین کند که رهبران و گروگذاران توانایی پشتیبانی بودجه‌ی اختصاص داده شده برای فعالیت‌ها و ابتکار HR را دارند. یک برنامه‌ی HR راهبردی کمک می‌کند تا شرکت با نیروهای انسانی بااستعداد به اهداف خود دست یابد.

 

طرح HR می‌تواند روندی طولانی و وقت‌گیر باشد که نیاز به تصمیم‌گیری‌های بزرگ دارد؛ روش‌ها و ابزاری جهت آسان ‌سازی برنامه‌های مؤثر وجود دارد که گروه‌های HR می‌توانند از آن بهره ببرند. این روش‌ها شامل داده‌های تحلیلی طرح HR (داده‌های جمع‌آوری)، پایگاه داده‌های کارکنان و جدول‌های سازمانی و RAM می‌شوند.

 

منبع: wisestep