ERP و BPMS چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟

در این مطلب به تفاوت ERP و BPMS خواهیم پرداخت. در سال‌های پیش سازمان‌ها در پی ERP بودند و این مورد بسیار رواج داشت و استقبال خوبی از نرم افزارهای ERP می‌کردند. همچنین مدیران سازمان‌ها تمایل داشتند تا شرکت خود را به ERP  تجهیز نمایند. اما به دلیل مشکلاتی که در ادامه مطلب به آنها خواهیم پرداخت و از طرفی اینکه BPMS‌ها در حل این مشکلات توانا هستند، پیدایش این سیستم‌ها اتفاق افتاد. این نوع سیستم‌ها توانستند نقش خود را بسیار خوب اجرا کنند و جایگزین بسیار مناسبی برای ERP ‌ها باشند.  

 تفاوت‌های بین ERP و BPMS

در بحث تفاوت BPMS با ERP حقیقت این است که همه ERP‌ها به BPMS تجهیز هستند. ERP ای که این ابزار را درون خود نداشته باشد پیدا نمی‌کنید که بتواند فرآیندهای مشخص شده به وسیله ERP داخل خود را سفارشی سازی نماید. اما چیزی که باعث تفاوت بین ERP  و BPMS  خواهد شد دو نکته در بر خواهد داشت.

• نکته اول اشاره دارد که ERP‌ها از فرآیندهای از قبل مشخص شده ای برخوردار هستند.

اگر بخواهیم بگوییم که فرآیندهای از قبل مشخص شده یعنی چه؟ باید اینگونه گفت که فرآیندهای از قبل مشخص شده در سیستم‌های تخصصی، با توجه به تجربیات و موارد برگزیده، آماده و بهره‌برداری می‌شوند. به عبارتی ما ERP در معنای کلی نداریم، یعنی در صورتی که ERP را تعریف نماییم، باید بگویم ERP برای چه صنعتی مدنظر است؟ صنعت هواپیمایی؟ صنعت نفت و گاز؟ صنعت کترینگ ؟ و … به صورت کلی این مورد مهم است که معین شود این ERP برای چه نوع صنعتی مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

• نکته دوم این است که ERP برای چه سطحی از شرکت استفاده می‌شود؟

آیا برای شرکت‌های بزرگ است یا شرکت‌های متوسط و کوچک؟ چون قطعا روند سازمان‌های بزرگ با سازمان‌های کوچک متفاوت است. در حقیقت ما در ERP یک تعریف از صنعت و ابعاد شرکت داریم. چرا تعریف را ما انجام می‌دهیم؟ زیرا سازمان‌های تولید کننده ERP با توجه به تجربه‌ای که داشتند، برای مثال برای صنعتی مثل صنعت هواپیمایی، فرآیندهایی را مشخص کرده‌اند. گفته‌اند اگر شرکت از این فرایند از قبل مشخص شده استفاده نماید، یک چارچوب مدیریتی کامل خواهد داشت و می‌تواند به هدف‌های خود برسد.

مراحل پیاده کردن سیستم‌های ERP در شرکت

در بحث تفاوت BPMS با ERP، به طور معمول کاری که در پیاده سازی ERP‌ها صورت می‌گیرد این است که زمانی که می‌خواهند یک ERP را برای یک شرکت اجرایی کنند، یک تست پذیرش میگیرند؛ یعنی مطابقتی بین فرآیندهای از قبل مشخص شده و فرآیندهای موجود در شرکت صورت می‌دهند.

به عبارتی دیگر یک سند به عنوان As-Is تهیه می‌کنند که در آن روند جاری شرکت را معین می‌نمایند. بعد مطابقتی را با فرآیندهای از قبل مشخص شده در ERP صورت می‌دهند. بررسی می‌کنند که این شرکت چه میزان از فرآیندهای از قبل مشخص شده ERP را در خود تعریف کرده است. در صورتی که این مطابقت عددی بین تقریبا 15% تا 20% باشد، در آن صورت می‌توانند نتیجه گیری کنند که می‌توانند ERP را برای این شرکت سفارش سازی نمایند. اما در صورتی که این اختلاف بیشتر از 70% تا 80% باشد این کار امکان پذیر نیست. به این معنی که نتیجه می‌گیرند آن شرکت در آن سطح رشد کافی نکرده است که بتواند فرآیندهایی که در ERP تعریف شده است را اجرایی نماید.

مثالی از یک فرآیند ERP در شرکت

در موضوع تفاوت BPMS با ERP، برای مثال در یک فرآیندی که در ERP تعریف شده است، ما یک مدیر کنترل تولید می‌خواهیم که بتواند یک تعداد فعالیت را انجام دهد و به همراه آن کارشناسی را خواستاریم تا فعالیت تولید را پیگیری کند. در صورتی که ما این سمت را به خوبی در شرکت خود نداشته باشیم قطعا استخدام این اشخاص و تعریف این فرآیندها به زمان زیادی نیازمند است و در صورتی که سازمان خواستار استقرار ERP باشد با شکست روبرو می‌شود.

عوامل شکست سیستم‌های ERP چیست؟

در بحث تفاوت BPMS با ERP، آن اتفاقی که در کشور ما افتاده است و موجب شده بیشتر ERPها نتوانند به‌خوبی کار کنند، قوانین داخلی بود. زیرا ERPها باتوجه‌ به قوانین کشور خود یک‌ روند را تعریف کرده بودند و زمانی که می‌خواستند آن روندها را با سیستم‌هایی که در کشور هستند مطابقت دهند، این کار با دشواری صورت می‌پذیرفت و بیشتر وقت‌ها هم این اختلاف‌ها بسیار زیاد و گاهی بیشتر از 10% الی 15% بود. بعد از بررسی مشخص می‌شد که بعضی از این اختلافات ریشه‌ای است. به طور مثال در سیستم‌های حقوق و دستمزد یا مالی، قوانین مالیاتی ما بسیار متفاوت بود. یا در قسمت‌های بانکی شاهد هستیم که سیستم‌های ERP در قسمت بانکی نمی‌توانند فعالیت کنند، زیرا روش‌های بانکداری ما بسیار متفاوت با شیوه‌های بانکداری کشورهای خارجی می‌باشد.

تا اینجا می‌توان به این نتیجه رسید که ERPها از قوانین از قبل مشخص شده‌ای تشکیل شده‌اند و آن سازمان‌هایی که ERP را تولید کردند، این فرایندها را داخل خود تعریف کرده‌اند و در چارچوب Best Practice ارائه می‌دهند. در حقیقت هزینه‌ای که ما برای ERP می‌کنیم در برگیرنده همین Best Practice می‌شود. اما مسئله‌ای که ایجاد می‌کند این است که بعضی مواقع این Best Practiceها با آن حقیقتی که در شرکت موردنظر وجود دارد مطابقت ندارد و موجب می‌شود بیشتر ERPها دچار شکست شوند. 

در موضوع تفاوت BPMS با ERP، مورد بعدی که می‌توان به آن اشاره کرد این است که ERPها از Expert System از قبل تعریف شده برخوردار هستند. به‌‍طور مثال ما در ERP موتوری داریم که توسط آن می‌توانیم در فرمول‌های حقوق تغییراتی ایجاد کنیم و بتوانیم فرمول‌های جدید تعریف کنیم. اما در BPMS در حقیقت ما این نکته را به شکل موتور نداریم و سیستم‌های جزیره سازمان را به یکدیگر وصل می‌نماییم.

روش پیاده‌سازی فرایندها با BPMS  در شرکت

در موضوع تفاوت BPMS با ERP، برای مثال یک سیستم حقوق و دستمزد را خریداری می‌کنیم. زیرا هزینه آن پایین است و بیشتر شرکت‌ها هم آن را می‌خرند و سپس آن را در سیستم BPMS خود اجرایی می‌کنیم. در مورد نکته اولی که ذکر شد، ما فرایند تعریف شده‌ای در BPMS  نداریم. بلکه اتفاقی که می‌افتد این است که ما در BPMS  یک صفحه سفیدی را داریم و واقعیت و فرایند اجرایی شرکت را رسم می‌کنیم و از فرایندهای از قبل مشخص شده استفاده نمی‌کنیم.

نتیجه‌ای که به دست می‌آید این است که عامل موفقیت BPMS‌ها، توانایی آنها در اجرایی کردن فرایندهایی است که در شرکت وجود دارند. در حقیقت کار آنها این است که ما واقعیت شرکت را در آنها تعریف و اجرایی می‌کنیم. نه اینکه از فرایندهایی آماده و از قبل مشخص شده استفاده کنیم.

نرم افزار ERP و نرم افزار BPMS از ابزارهای کاربردی کسب و کار هستند

کسب و کارها امروزه مدام به دنبال روش­‌هایی برای بهبود فرآیندها و مدلسازی عملکرد سازمانی خود هستند تا بتوانند به کمک آن تجزیه و تحلیل مدیریتی بهتری از کسب و کار خود داشته و با استفاده از فرآیند مدیریت کسب و کار (bpm) و ابزارهایی که در علم مدیریتی به آن bpms می گویند، درک بهتری برای تصمیم‌گیری و در صورت لزوم تغییرات روش کار داشته باشند.

نرم افزار erp و نرم افزار bpms، با وجود ناشناخته بودن در کسب و کار، از ابزارهای کاربردی و استاندارد بر اساس فناوری اطلاعات هستند که در جهت برنامه ریزی منابع سازمانی می‌توان از آنها استفاده کرد. با تمام این اوصاف و باوجود اهمیت آن‌ها در پیشرفت کسب و کار، هنوز نزدیک به 30% از مدیران تفاوت bpm با bpms را نمی‌دانند و حتی گاهی عملکرد آن را با نرم افزار erp یکسان می‌دانند. حال تفاوت bpm با bpms در چیست؟

دلایل تفاوت bpms و erp

اگر بخواهیم مقایسه bpms و erp را بررسی کنیم باید بگوییم که فرق bpms با erp به عنوان دو سیستم پر کاربرد مدیریت فرآیندهای اداری در طرح ریزی فرآیند اجرایی آنها است. با توجه به نیاز سازمان، bpms نرم افزاری قابل طراحی برای گردش کار است.

نرم افزار erp به عنوان یک برنامه از قبل طراحی شده استفاده می شود که قابلیت طراحی و فرآیندسازی آن صفر است و باید شاخص‌های قابل انعطاف و انطباق با فرآیندها و نیاز سازمان را داشته باشد تا کاربران راحت تر بتوانند با آنها ارتباط و به آنها دسترسی داشته باشند.

نرم افزار bpms در واقع یک فرآیندسازی سازمانی بر اساس گردش کار سازمان است و ERP یک نرم افزار پشتیبان کننده از اعمال فرآیندسازی است. BPMS فرآیند سفارش است، در حالی که ERP برای حوزه کاری خاصی طراحی می‌شود.

در نهایت با مقایسه bpms و erp به این نتیجه می‌رسیم که این دو نقش مکمل یکدیگر را دارند و عملکرد و خلاء فرآیندهای سازمانی را پوشش می‌دهند و به هیچ وجه با هم تضادی ندارند.

تفاوت bpm با bpms در چیست؟

بعد از مقایسه bpms و erp، نوبت به بیان تفاوت bpm و bpms است. در ابتدا در تعریف این دو می‌توان گفت bpm یک اصطلاح مدیریتی در کسب و کار است که شامل کنترل و به کارگیری تکنیک­‌های نظارت، پیگیری و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار است و در مسیر فناوری اطلاعات و بهبود فرآیندهای سازمانی، فرآیندهای تجاری را تجزیه و تحلیل می‌کند. bpms در واقع به ابزارهای مدیریت کسب و کار اشاره دارد که بر اساس علائم و نمادهای گرافیکی استاندارد و مهم فرآیندهای کسب و کار طراحی شده است. bpm به طور کلی به چهار مرحله زیر تقسیم می‌شود که سیستم‌‌های bpms با رعایت این مراحل کسب و کار طراحی شده‌اند:

• طراحی فرآیند

• اجرای فرآیند

• پایش فرآیند

• بهبود فرآیند

به طور کلی از تفاوت bpm با bpms می‌توان نتیجه گرفت که هدف bpm بهبود فرآیند سازمانی با استفاده از الگوهای مدیریتی و فناوری اطلاعات است و bpms نیز با یک تحول‌سازی در کسب و کار و با طراحی سیستم‌های مدیریتی همچون پیاده سازی نرم افزار bpms تا رسیدن به این هدف نقش مکملی ایفا می‌کند.

تا به اینجا کمی در مورد اهمیت و ارزش این ابزارها در کسب و کارها صحبت کردیم. اما اجرایی کردن این ابزارها نیازمند یک برنامه‌ریزی استراتژیک با یک نگاه تخصصی است تا بتوان بهترین خروجی را از آنها گرفت، در غیر این صورت امکان شکست سیستم شما وجود دارد. گروه مشاورین داده رخ با داشتن تیمی مجرب و متخصص می‌تواند از اولین قدم که مشاوره رایگان است تا قدم‌های نهایی مثل استقرار سیستم‌های ERP، طراحی سایت، طراحی سند استراتژی، برگزاری دوره‌‌های آموزشی و … همراه شما باشد.

کافی است با گروه مشاورین داده رخ تماس بگیرید تا کارشناسان ما بهترین راهکار را برای موفقیت کسب و کارتان به شما ارائه دهند.