پروژه‌های پیاده سازی ERP پیچیدگی‌های زیاد دارند چراکه همه ابعاد و فرآیندهای سازمان را در بر می‌گیرند.

پروژه‌های پیاده سازی ERP پیچیدگی‌های زیاد دارند چراکه همه ابعاد و فرآیندهای سازمان را در برمی‌گیرد. بنابراین موفقیت در مدیریت ریسک پروژه باعث موفقیت در پیاده‌سازی آن می‌شود. ریسک‌های موجود در هر سازمان درجات مختلفی دارد؛ بدین معنی که یک ریسک ممکن است در یک سازمان اصلاً وجود نداشته باشد، اما در شرکت دیگری این ریسک بسیار بالا باشد و حتماً باید کنترل شود. ریسک‌های پروژه به سه دسته تقسیم بندی می‌شوند:

  •  ریسک‌های قبل از انتخاب  ERP

  •  ریسک‌های زمان پیاده سازی  ERP

  •  ریسک های بعد از اجرا ERP 

چه دلایلی باعث موفقیت یا شکست ما در پیاده‌سازی و استقرار ERP می‌شود؟

ریسک‌های پیش از آغاز پروژه ERP

  • احساس نیاز به ERP باید در بدنه سازمان به خصوص مدیران ارشد و میانی وجود داشته باشد. مدیران باید به این بلوغ رسیده باشند که برای بقا و توسعه سازمان، ERP یک ضرورت است.

  • هیئت مدیره و مدیران ارشد سازمان باید از اجرای پروژه حمایت کامل کنند.

  • انتخاب صحیح ERP؛ با توجه به مفاهيم روشن ERP به ندرت می‌توان يک سيستم منطبق با اين ويژگی را در ايران پيدا کرد و انتخاب يک محصول خارجی مطمئن که در چندین شرکت مشابه عملیاتی و اجرایی شده اند بهترین گزینه است (Benchmarking).

  • انتخاب صحیح مشاور پیاده سازی؛ شرکت مشاور باید دارای شرایط زیر باشد:

    ۱) دارای چندین تجربه موفق پیاده سازی در ایران؛ خصوصیات و شرایط شرکت‌های خارجی با فرهنگ خاص خودشان با شرایط و فرهنگ ایران کاملا متفاوت است، لذا مشاور باید با این فرهنگ آشنایی داشته باشد. توصیه می‌شود حتما از مشتریان شرکت مشاور بازدید و نحوه انجام کار آن‌ها بررسی گردد.

    ۲) داشتن تعداد مناسب مشاور متخصص و در دسترس با توجه به اسکوپ پروژه تعیین شده

    ۳) استفاده از متدولوژی مناسب مدیریت پروژه

    ۴) داشتن تعهد، صداقت و انعطاف لازم

    ۵) وجود انگیزه بالا در تیم مشاور

    ۶) زمان پاسخگویی مشاور

  • انتخاب اسکوپ صحیح پروژه در موفقیت پروژه بسیار مهم است. مشاور پیاده سازی در این زمینه می‌تواند به کارفرما در انتخاب صحیح و فازبندی پروژه کمک نماید.

  • اطمینان از تخصیص نیروی مناسب کارفرما به تیم پروژه

  • اطمینان از وجود بستر IT مناسب جهت شروع کار

  • قرارداد پیاده‌سازی ERP باید بصورت شفاف و کامل تهیه گردد. قرارداد باید شامل اسکوپ، شرح وظایف طرفین، نوع و کیفیت مدارک قابل تحویل در هر فاز، شرایط بسته شدن هر فاز و شرایط پرداخت به طور شفاف باشد.

ریسک‌های زمان پیاده‌سازی ERP

  • حمایت عملی مدیران ارشد سازمان؛ برای اینکار باید جلسات دوره‌ای منظم با مدیران ارشد گذاشته شود. اشتباه خطرناکی که در بعضی از سازمان‌ها رخ می‌دهد این است که فکر می‌کنند مسئولیت پیاده‌سازی و موفقیت پروژه ERP با واحد IT است، در صورتی که این پروژه مربوط به کل سازمان بوده و همه مدیران باید به سهم خود حمایت عملی از این پروژه را در دستور کار خود داشته باشند.  نقش و شرح وظایف هر کدام از آنان باید به عنوان مالک فرآیند (Business Owner) در ابتدای پروژه تهیه و به آن‌ها ابلاغ گردد.

  • تخصیص نفرات کلیدی در هر حوزه؛ نفرات کلیدی (Key User) در پروژه، نفرات با تجربه، متخصص، با انگیزه و دیدی وسیع و جامع‌نگرند که آمادگی تغییر فرآیندهای سازمان را در جهت بهبود فرایند کسب و کار دارا باشند.

  • مدیر پروژه و یا تیم مدیریت پروژه یکی از ارکان موفقیت پروژه هستند که انتخاب صحیح آن می‌تواند بسیاری از ریسک‌های پروژه را کاهش دهد.

  • تهیه به موقع Clean Data 

  • اصرار بر حفظ رویه‌های فعلی سازمان

  • ايجاد استثنا‌های غير منطقی به عنوان رويه سازمان

  • آموزش مناسب کاربران کلیدی

  • تهیه سناریوهای کامل تست و انجام کامل آن‌ها

  • عدم تغییر در اعضا تیم پروژه

  • برگزاری جلسات یکپارچگی

  • برگزاری جلسات مدیریت تغییر با توجه به گزارش آنالیز ذینفعان

  • مدیریت صحیح و مناسب جلسات به معنی حضور همه نفرات مورد نیاز، تهیه دقیق صورت جلسه و پیگیری مفاد آن

  • تغییرات مکرر پس از بستن فرآیندهای To Be سازمان در مرحله تست سیستم

  • درخواست تغییرات بنیادی در سیستم

  • تعیین صحیح شرح وظایف و مسئولیت‌های پرسنل سازمان پس از اجرای سیستم Roles & Responsibilities

  • اطلاع‌رسانی و تهیه دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های اجرایی در رابطه با چگونگی کار کردن پرسنل با سیستم ERP

  • آموزش کاربران نهایی با توجه به شرح وظایف هر کدام و دستورالعمل‌های اجرایی تهیه شده

  • انتخاب مناسب ابزار صحیح مدیریت پروژه  ERP جهت مدیریت مسائل، ریسک‌ها، فعالیت‌ها

  • تصمیم‌گیری صحیح در رابطه با چگونگی و استراتژی استقرار و اجرای ERP

  • حفظ انگیزه و میزان مشارکت اعضای تیم تا انتهای پروژه

ریسک‌های پس از پیاده‌سازی ERP

گاهی بعضی از مدیران و کارشناسان به اشتباه فکر می‌کنند کار تمام شده است در صورتی که عدم مراقبت از سیستم می‌تواند همه تلاش‌ها و فعالیت‌های کل تیم را نابود کند. بنابراین توصیه می‌شود پس از اجرا موارد زیر مطرح و ریسک‌های آن حتماً مدیریت شود.

  • آگاهی‌دادن به مدیران در رابطه با طبیعی بودن کاهش عملکرد پرسنل در ابتدای اجرایی‌شدن  ERP

  • تعیین و تجهیز تیم پشتیبانی

  • تهیه دستورالعمل و روش پشتیبانی کاربران نهایی

  • کنترل از صحت ورود داده‌ها و اجرای صحیح فرآیندها و تهیه چک لیست‌های کنترلی برای هر ماژول

  • پیگیری مشکلات اعلام شده و خطاها در سریع‌ترین زمان ممکن

  • عدم پذیرش درخواست‌های جدید وغیر ضروری تا ۶ ماه پس از اجرا

  • بررسی عملکرد کاربران نهایی و برگزاری آموزش‌های مجدد

  • تعهد مدیریت بر تهیه گزارش از سیستم ERP


وضعیت ERP IRAN

سابقه پیاده سازی ERP در ایران مشابه بسیاری از موضوعات دیگر با حداقل یک دهه تاخیر نسبت به کشورهای پیشرفته دنیا شروع شد و خوشبختانه اخیراً شرکت‌ها و سازمان‌های رو به رشد ایرانی به ضرورت پیاده‌سازی و استفاده از ERP واقف شده‌اند و تعداد شرکت‌های متقاضی پیاده‌سازی این سیستم روز به روز در حال افزایش است.

گروه مشاورین داده رخ نیز با داشتن کارشناسان توانا و با تجربه در این حوزه می‌تواند در پیاده‌سازی ERP در سازمان و کسب و کار شما کمک کند و با ارائه بهترین راه‌کارها، پشتیبانی پس از اجرا، آموزش و برگزاری دوره‌های آموزشی، طراحی سند استراتژی و … موجب موفقیت کسب و کار شما شود.

کافی است با گروه مشاورین داده رخ تماس بگیرید تا کارشناسان ما بهترین راهکار را برای موفقیت کسب و کارتان به شما ارائه دهند.

نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها

بیشتر بخوانید  برای داشتن تصمیم‌های موفق باید جلسات خوب برگزار کرد