مدیران با ایده‌ی دستیابی به اهداف سازمان، در فرآیند برنامه‌ریزی شرکت می‌کنند

برنامه‌ریزی یک سلسله عملیات منظم، سیستماتیک و مرتبط با یکدیگر است که به منظور دستیابی به یک سری اهداف معین و مشخص توسط یک نهاد، سازمان و یا دولت برای مدتی معین انجام می‌گیرد. مدیران با ایده‌ی دستیابی به اهداف سازمان، در فرآیند برنامه‌ریزی شرکت می‌کنند. برنامه‌ای خوب است که بتواند آن‌ها را در تکمیل این اهداف سازمانی یاری دهد. در این مقاله به بررسی برخی از ویژگی‌هایی که یک برنامه‌ریزی خوب باید داشته باشد می‌پردازیم.

ویژگی‌های برنامه‌ریزی خوب

۱) هدف را تعریف کند: هدف مقصد نهایی تمام فعالیت‌هایی است که انجام می‌دهیم. اهداف باید به‌طور واضح و مشخص بیان شود به طوری که تمام افراد سازمان قادر به درک آن باشند. اهداف کلی مثل دل‌گرمی و روحیه دادن یا افزایش سود دارای ماهیت مبهمی هستند و به برنامه‌ریزی و مراحله‌بندی مشخص توجهی ندارند. اما در صورت امکان باید آن‌ها را تعیین نمود.

۲) ساده باشد: اگر برنامه‌ریزی که ارائه می‌شود توسط پرسنل سازمان قابل فهم نباشد یا پیچیده باشد، ممکن است برای کسانی که کار به آن‌ها واگذار شده مشکلاتی پیش بیاد. یک برنامه‌ریزی خوب باید ساده و جامع باشد در این صورت تمام کارکنان شرکت می‌توانند اهمیت آن را درک کنند و به راحتی آن را عملی کنند که در نهایت باعث می‌شود به هدف مطلوب برسند.

۳) جامع باشد:‌ یک برنامه‌ی خوب باید تمام موارد موردنیاز برای رسیدن اهداف اصلی شرکت را داشته باشد. اگر برای کل سازمان یک برنامه‌ی برجسته و عالی تهیه شود مفیدتر خواهد بود.

۴) انعطاف‌پذیر باشد: برنامه‌ی انعطاف‌پذیر می‌تواند تعییرات را بدون هیچ تأخیری تنظیم کند. بنابراین، برنامه‌ریزی نباید سفت و سخت باشد، بلکه باید به اندازه کافی باز و گسترده باشد تا بتواند با چالش‌ها و بلاتکلیفی‌های آینده مواجه شود. به عبارت دیگر باید بتواند پاسخگوی شرایط تغییریافته باشد تا اگر در آینده اتفاق غیرقابل پیش‌بینی‌ای افتاد با برنامه‌ریزی خوب شرایط را اصلاح کنند.

۵) اقتصادی باشد: یک برنامه‌ی خوب باید درنظر داشته باشد که از منابع موجود به‌طور بهینه استفاده کند. این برنامه همچنین باید هزینه‌های خود را بهبود ببخشد و کمترین هزینه‌ی عملیاتی را به همراه آورد.

۶) استانداردها را داشته باشد: ابتدا باید استانداردهایی را که قرار است به‌دست آورید تنظیم کنید. سپس عملکردهای واقعی با این استانداردها مقایسه و انحرافات در صورت وجود نوشته می‌شود.

۷) متعادل باشد: لازم است اطمینان حاصل کنید که تناسب و هماهنگی خوبی بین انواع مختلف برنامه‌ریزی مثل برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت و برنامه‌ریزی بخش‌های مختلف وجود دارد. یک شرکت تجاری معمولاً دارای تعدادی بخش تولید، بازاریابی، مالی و … است که هر بخش برنامه‌های خود را تنظیم می‌کند. این وظیفه مدیریت است که ببیند همه این نقشه‌ها به خوبی متعادل هستند یا نه.

۸) قابل اجرا باشد: یک برنامه‌ریزی خوب فقط در صورتی ارزش دارد که قابل‌اجرا و واقع بین باشد. محدودیت‌های برنامه‌ریزی باید تدوین شود. اگر یک برنامه از لحاظ تئوری خوب اما در عمل بد باشد هیچ فایده‌ای ندارد و در صورتی که نتواند به نتایج مطلوب برسد منجر به ناکامی در تمام سطوح سازمان می‌شود.

۹) واحد و تک باشد: برنامه‌ریزی توسط مدیران بخش‌های مختلف و در زمان‌های مختلف آغاز می‌شود. یک برنامه‌ی خوب لازم است تمام این بخش‌ها را دربر بگیرد، ثبات خود را حفظ کند و بر هدف خود متمرکز شود. 

۱۰) محدودیت زمانی داشته باشد: زمان مجاز برای دستیابی به اهداف باید منطقی باشد، حتی اگر برنامه‌ریزی برای پیش‌بینی آینده نیز تلاش کند. برنامه‌ریزی بلندمدت عدم قطعیت بیشتری دارد. ازاین‌رو، مدت زمان درنظر گرفته شده باید معقول و به‌طور منطقی پایدار باشد.                      

۱۱) امکان ارزیابی کار را داشته باشد: یک برنامه‌ی مطلوب باید این امکان را داشته باشد تا پیشرفت و پسرفت کارهای شما را نشان دهد. یعنی نقطه‌ی شروع را مشخص کرده باشد و در طی مسیر بدانید که کدام بخش را به‌درستی انجام داده‌اید و در انجام کدام بخش‌ها موفق نبوده‌اید تا بتوانید نقاط ضعف را برطرف کنید و آن‌ها را به پیشرفت تبدیل کنید.

منبع: businessmanagementideas

نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها

بیشتر بخوانید  تحقیق و توسعه (R & D) چیست؟