تعریف هوشمند سازی سازمان و ویژگی‌های سازمان هوشمند

منظور از هوشمند سازی سازمان چیست؟

در عصر حاضر، ما در تکوین تمدن نوین قرار داریم. این تمدن نوین پس از ورود فناوری اطلاعات به بخش های مختلف زندگی، منجر به پدید آمدن شکل جدیدی شده است که به هیچ عنوان قابل مقایسه با دوره های قبل نیست.

فناوری اطلاعات در اصل اشکال جدیدی از کار، نظام اقتصادی و خانواده، سازمان، تعارضات سیاسی و از همه مهمتر آگاهی از دگرگونی بافت ها را با خود همراه دارد. به همین دلیل بیشتر سازمان های جدید و مدرن پس از آن با چالش های جدیدی مواجه شده اند. از جمله این مسائل باید به شدت رقابت، افزایش تاثیر مشتری، استمرار و شتاب در تغییر فناوری و کوتاه شدن چرخه تولید اشاره کنیم.

تمامی این موارد سطح جدیدی از پیچیدگی و پویایی را برای سازمان ها به همراه داشته اند. فناوری اطلاعات می تواند مزایای بسیاری در حوزه رقابت، ایجاد محیط تولید انعطاف پذیر و افزایش خدمات مشتری به همراه داشته باشد.

تغییرات زیاد عامل ایجاد استراتژی های هوشمند سازی سازمان

هر روز بر حجم اطلاعات افزوده می شود و تغییرات شتابان محیطی و ایجاد ارتباط مستمر با محیط پویا و پیچیده، نیاز به مدیریت دانش برای کسب دانش، توزیع و تحلیل و تفسیر دانش سازماندهی دارد. مدیریت دانش به مدیران این امکان را می دهد که بتوانند اطلاعات را بهتر تحلیل کرده و با انتخاب آنها، تصمیم مناسب تری بگیرند.

آنها با تحلیل این اطلاعات می توانند سازمان خود را با محیط برای رسیدن به رشد و بقاء سازگار کنند. در سازمان های امروزی، دانش یک دارایی با ارزش به شمار می رود. حال مدیریت دانش اولویت اول و اساسی این سازمان ها خواهد بود. برای رسیدن به چنین امری، سازمان ها باید به اجرای استراتژی های مناسب بپردازند که این مسئله منجر به هوشمند سازی سازمان می شود.

استراتژی هوشمند سازی سازمان در اصل یک واکنش مناسب و سنجیده در برابر تغییرات محیطی است. از این رو دانش سازمانی به سازمان ها این امکان را می دهد که دانش و اطلاعات خود را ایجاد کرده، سپس گزینش و در نهایت سازماندهی و منتشر کنند.

همچنین آنها می توانند تخصص لازم را برای این فعالیت ها همچون یادگیری مستمر و پویا، حل مشکلات، تصمیم گیری ضروری و برنامه ریزی راهبردی فراگرفته و مدیریت استراتژیک را انتخاب کنند. در حال حاضر بیشتر سازمان ها به این نتیجه رسیده اند که برای کسب موفقیت در اقتصاد، چه در دنیای کنونی و چه در آینده، تنها نیاز به دانش دارند.

از این رو آنها برای مدیریت کردن این دانش که در اصل منبع حیاتی در هر سازمان هوشمند به شمار می رود، آنها نیاز به افرادی دارند که دانش را شناسایی و درک کند. سپس این دانش را به صورت موثر در سازمان مورد استفاده قرار دهد. مدیران و متخصصان آگاه، همگی دانش را مدیریت می کنند تا بتوانند سازمان یادگیرنده و هوشمند به وجود آورند. با این کار عملکرد سازمان را افزایش می دهند و در مسیر هوشمند سازی سازمان حرکت می کنند.

ویژگی های سازمان هوشمند و یادگیرنده

سازمان یادگیرنده در واقع یک سیستم باز است که مواد، اطلاعات و انرژی خود را از محیط دریافت می کند. سپس آنها را پردازش کرده و به کالا، خدمات و دانایی تبدیل کرده و در محیط استفاده می کند. از این رو رابطه محیط و سازمان، یک رابطه حیاتی و دو طرفه است.

سازمان ها برای آنکه موجودیت مستمر خود را توجیه کنند، به محیط وابسته هستند. آنها می دانند که محیط ناپایدار و پیچیده برای رشد و بقای سازمان ها جهت یادگیری موقعیت های احتمالی در آینده و حال لازم و ضروری است. از این رو آگاهی و اطلاعات کسب شده را برای تغییر به موقع رفتار خود لازم و ضروری می دانند.

تفاوت سازمان هوشمند و سازمان های سنتی در چیست؟

سازمان های هوشمند سنتی، به هوشمندی انسان، مخصوصا هوشمندی مدیرانی که در سازمان فعالیت می کنند وابسته است. همچنین در هوشمند سازی سازمان های سنتی عامل دیگری نیز موثر است، آن هم فرهنگ و ساختار سازمانی است. در حالی که سازمان های هوشمند جدید و نوین، از نظر ماهیت با سازمان های سنتی تفاوت دارند. در این سازمان ها، این سیستم های هوشمند هستند که اقدام به ایجاد اطلاعات نموده و آنها را مورد استفاده قرار می دهند. همچنین با وجود بهره گیری از هوشمندی عناصر داخلی، نوعی از هوشمندی وجود دارد که به صورت مجزا مورد استفاده قرار می گیرد.

آخرین نوع هوشمندی، از پیوند میان اجزای داخلی و خارجی سازمان ها و برقراری تعامل میان این دو به وجود آمده است. اولین مشخصه این نوع سازمان ها، تغییرپذیری آنها است. تصور این مسئله بسیار خوشبینانه است، که سازمان ها بدون فناوری هوشمند سازمانی اداره می شوند و بسته به میزان تغییر پذیری مدیرانشان، آنها نیز تغییر می کنند.

علت این مسئله در آن است که مدیران برای آنکه هرگونه تغییری را در سازمان ایجاد و اعمال کنند، باید منابع و وقت زیادی را برای برنامه ریزی، تحلیل، جلب مشارکت و توجیه کارکنان صرف کنند. در اصل سازمان های هوشمند از جدیدترین فناوری ها که به صورت یکپارچه طراحی و ایجاد شده اند، بهره می گیرند؛ تا برای ایجاد تعامل با محیط، عملکرد خود را مورد ارزیابی و اصلاح قرار دهند.

هوشمند سازی سازمان بر بنای سازمان یادگیرنده

سازمان هوشمند برای آنکه بتواند بسته به دانشی که از محیط داخلی و خارجی به دست آورده است، به اهدافش برسد، سازگاری را ایجاد کرده است. در واقع سازمان هوشمند را باید یک سازمان یادگیرنده به شمار آوریم. این نوع سازمان ها از 5 مشخصه اصلی برخوردار هستند؛ از جمله:

1. الگوی ذهنی
2. تسلط فردی
3. تفکر سیستمی
4. چشم انداز مشترک
5. یادگیری گروهی

همچنین سازمان یادگیرنده مهارت هایی را در خصوص کسب و انتقال دانش ایجاد کرده است، که منجر به اصلاح دانش و بینش جدید در رفتار او می شود.

فرآیند اصلی در هوشمند سازی سازمان

اولسن و مارچ معتقد هستند که هوشمند سازی سازمان از دو فرایند اساسی و مهم تشکیل شده اند:

• یادگیری از تجربه و محاسبه عقلانی
• محاسبه عقلائی

برای انتخاب یک گزینه، ارزیابی آنچه که به دست آمده و قبلا پیش بینی شده لازم است. اما یادگیری از تجربه انتخاب یک گزینه، بسته به تجربیات انبوه گذشته و قوانین صورت می گیرد. این یادگیری به گذشته و تاریخ نگاه می کند تا یک راهنمایی مناسب برای عملکرد آینده خود بیابد. در اصل سازمان هوشمند، سازمانی است که باید ابتدا اطلاعات و هوشمندی را به منظور برآوردن نیازهای مشتریان، اداره و هماهنگی برآورد کند.

سپس، باید اقدام به ایجاد و تبدیل منابع هوشمند نماید که بیش از مدیریت دارایی ها و فیزیکی وابسته است. زمانی که این وظایف با یکدیگر گره خورده و متراکم شدند، خوشه های هوشمند و قابل کنترل ایجاد می شوند که فعالیت های خدماتی هستند.

نقش فناوری اطلاعات در هوشمند سازی سازمان

فناوری اطلاعات به سازمان ها امکان واگذاری فعالیت های خدماتی خود با دیگر سازمان ها را می دهد. این سازمان ها با استفاده از فناوری اطلاعات، بر روی محصولات دانش محور تمرکز می کنند، که در عرصه رقابت می تواند منجر به برتری آنها شود.

پس از آن سازمان هوشمند، سیستم های هوشمند مدیریت اطلاعات را به منظور هماهنگی بسیاری از مراکز فعالیتی، که به صورت پراکنده اقدام به برآورده کردن نیازهای مشتریان می نمایند، به کار می گیرد. صاحب نظران، هوشمند سازی سازمان را توانایی برای سر و کار داشتن با پیچیدگی ها معرفی می کنند.  از نظر آنها هوش سازمانی یعنی توانایی برای مشارکت، کسب و انتقال دانش.

گریگوری هوش را در دو معنی تعرفی می کند. 1. دانش آفرینی 2. تملک دانش

تملک دانش یعنی انباشت دانش که ما از آن به منظور درک بهتر و رفع مشکلات استفاده می کنیم. در حالی که ایجاد دانش یا دانش آفرینی زمانی رخ می دهد که نوآوری جدیدی برای حل مشکلات ایجاد شده باشد و نتوان آن را در انباشت دانش پیدا کرد. پس می توانیم بگوییم ایجاد نوآوری، نشانه رفتار هوشمندانه بوده منجر به هوشمندی استراتژیک می شود.

ممکن است بتوان هوش را با کیفیت رفتار بهتر تصور کرد. این رفتارها با روش های موثر برای سازگاری جهت برآوردن نیازها، بسته به تغییرات محیط نشان داده می شوند؛ اما پیچیدگی آن تنها با پرسش و پاسخ های ذیل مشخص می شود.

1. چرا نیاز به منابع اطلاعاتی زیادی داریم؟
2. چگونه بسیاری از عناصر کاری می توانند با یکدیگر هماهنگ شوند؟
3. چه نوع و چه میزان از روابط می توانند این عناصر را با یکدیگر پیوند دهند؟

طبق بررسی ها و تجزیه و تحلیل پاسخ این سوالات، هوشمند سازی سازمان از طریق سه روش محاسبه و مشخص می شود:

1. توانایی برای ترکیب و توزیع اطلاعات (مشارکت)
2. توانایی در دسترسی به اطلاعات و دانش (اتصال)
3. توانایی برای گزینش مفهوم داده ها. فرایند یادگیری سازمانی هم بر کسب دانش، توزیع و تفسیر دانش مبتنی است.

کسب دانش: ابزارهایی که منجر به ارتباط دهی به منابع اطلاعاتی می شوند، موقعیت ها، رسانه ها و کاربران هستند. این ابزار در زمان و موقعیت مناسب در اختیار کاربران قرار می گیرند.

توزیع دانش: افراد قادر هستند در اجرا و تفسیر داده ها شریک شده و به خوبی داده ها را پردازش نمایند. در توزیع اطلاعات، سازمان با واحدها و اعضای خود در کسب اطلاعات به دست آمده همراه و شریک می شود.

تفسیر دانش: ساخت دهی و تفسیر اطلاعات، به معنی مفهوم بخشیدن و درک اطلاعات است. منظور از تفسیر، طبقه بندی فهرست ها، مقوله ها، جداول و پالایش آن ها است. افراد بینش ها و ساختارهای اعتقادی متفاوت و مخصوص به خود را دارند و به همین دلیل تفاسیر گوناگونی انجام می دهند. از این رو مرحله تفسیر اطلاعات، برای بهره برداری استراتژیک از اطلاعات از اهمیت بیشتری برخوردار است.

مهمترین نقش حلقه های یادگیری در سازمان یادگیرنده و هوشمند سازی سازمان

یادگیری موثر هم باید به صورت مستمر هم حتی فراتر از مراحل تشکیل و اصلاح اشتباهات گذشته باید صورت پذیرد. گاهی پرسش هایی که در مورد اهداف سازمان و هنجارهای خط مشی به وجود می آیند، نیاز به پاسخ جدید دارند که باید در هوشمند سازی سازمان به آنها توجه شود.

یادگیری سازمانی اصولا زمانی رخ می دهد که اعضای سازمان نسبت به تمام تغییرات محیط خارجی و داخلی واکنش نشان دهند. این مسئله پس از تشخیص و اصلاح اشتباه میان نتایج به دست آمده و آنچه مورد انتظار است، از طریق اصلاح پیش فرض ها، استراتژی ها و هنجارها شکل می گیرد.

یادگیری تک حلقه ای

زمانی که اصلاح اشتباه بدون درگیری با هنجارهای سازمانی صورت می گیرد، منجر به یک حلقه بازخورد بین عمل و نتیجه به منظور تعادل رفتار می شود. این مسئله منجر می شود تا عملکرد بسته به هنجارهای سازمان، در یک حد معین حفظ شود. هدف از این مدل یادگیری، افزایش اثربخشی سازمان در میان دیگر هنجارها است.

یادگیری دو حلقه ای

این نوع یادگیری نه تنها مربوط به اصلاح اشتباه می شود، بلکه با اصلاح هنجارها نیز مرتبط است. هدف این نوع یادگیری، اطمینان بخشیدن به رشد و بقای سازمان با تنظیم اولویت های جدید، حذف هنجارهای ناسازگار است. همچنین تجدید ساختار هنجارها و پیش فرض های که به راهبردهای این یادگیری مربوط می شود نیز، از دیگر اهداف یادگیری دو حلقه ای است.

با وجود آنکه هر دو یادگیری با سازگاری از طریق غلبه بر انحرافات ایجاد شده اند، اما یادگیری دو حلقه ای ذهنیت ها و خلاقیت های جدید را در بر می گیرد. بیشتر سازمان ها از یادگیری تک حلقه ای استفاده می کنند یعنی بسته به اهدافی که دارند، عملکرد آنها سنجیده می شود. آنگاه این سازمان ها از طریق تغییر رویه های عملیاتی، انحرافات خود را اصلاح می کنند.

یادگیری سه حلقه ای

این نوع یادگیری زمانی رخ می دهد که سازمان ها یاد گرفته باشند چگونه یادگیری تک حلقه ای و یادگیری دو حلقه ای را اجرا نمایند. در اصل یادگیری سه حلقه ای، همان توانایی یادگیری دوباره است. در این یادگیری مدل های ذهنی افراد و متغیرهای هدایت با هم تعویض شده و منجر به تغییر در عملیات و نتایج می شوند.

نباید یادگیری سازمانی با تغییر سازمانی یکی گرفته شود. آنچه یادگیری را به وجود می آورد، تغییر تدریجی طبق پارامترها و مفروضات موجود است. اما سازمان هوشمند تغییر را یاد می گیرد و در حین تغییر، یادگیری نیز خواهد داشت. این در اصل گام مهمی در هوشمند سازی سازمان به شمار می رود.

نگرش های نظام یافته

تفاوت اساسی میان سازمان ها را باید توانایی آنها در کسب، ایجاد و به کار بردن دانش بیان کنیم. دانش را می توان مخلوطی از ارزش ها، تجربیات و نگرش های نظام یافته در نظر بگیریم که منجر به ایجاد چارچوبی از ارزشیابی و بهره گیری از تجربیات و اطلاعات جدید می شود.

به همین دلیل دانش را نمی توانیم مفهومی ساده و روشن در نظر بگیریم؛ بلکه دانش ترکیبی از چند عامل مختلف است. دانش را باید سیالی در نظر بگیریم که در عین داشتن ساخت های مشخص، از ابهام و شهود نیز برخوردار است. به همین دلیل نمی توان به راحتی آن را در قالب کلمات تعریف کرد. عده ای از دانشمندان رفتار هوشمند را مناسب در هدایت اهداف و سازگاری آن می دانند.

هوشمند سازی سازمان با دیدگاهی جامعه‌نگر

جهان فراصنعتی معاصر، از ویژگی ها و پیچیدگی های خاص خود برخوردار است. به گونه ای که می توان در محیط اطراف دگرگونی هایی را مشاهده کرد که منجر به ایجاد پرسش در باورهای ما شده است. این مسئله هنجارها را به چالش کشیده و منجر شده است تا روابط ما به سختی تحت تاثیر قرار گیرند.

این پدیده از سه حوزه تخصصی علوم اجتماعی پدید آمده است. حوزه هایی همچون ارتباطات، سیاست و اقتصاد.

سیاست ابزار کار افراد و کارگزاران سیاسی بوده و این حوزه بازی های ریاضی مخصوص به خود را دارد. ما به صورت ناخواسته  یا خواسته تابع این سیاست های پیچیده جهان می شویم. در برخی مواقع در برابر آنها می ایستیم و گاهی نیز هم راستا با آن قرار گرفته و به منافع مشترک دست می یابیم.

از طرف دیگر حوزه اقتصاد وجود دارد که علم رفتارهای سیری ناپذیر و کمیاب است. این رفتارها مانع از حرکت آزاد سیاست جهان می شوند. در نهایت نیز با علم ارتباطات سرو کار داریم که علم پیوند دهنده و تعامل ایجاد کننده میان سیاست و اقتصاد است. ارتباطات هم در بعد کلان و هم در نگرش خرد معتبر هستند و در هر دو حالت نیز کاربرد دارند.

از سوی دیگر جهان صنعتی در برابر کشورهای فراصنعتی قرار گرفته است و واکنش نشان می دهد و رفتارهای خاصی دارد. این جهان برای بهره برداری از دستاوردهای دانش بشری در زمینه های ذکر شده، لازم می داند که از الگوی آزادسازی بهره مند شود. همچنین به دنبال رشد هوشمند سازی سازمان بوده و له عمل فرایند تعامل سازنده خود تعالی بخشد.

مدارهای هوشمندگرايی

Smarticism یا هوشمند گرایی را می توان در چهار مدار تعریف کرد. این مدارها چهار زاویه متفاوت را در بر گرفته و هر یک اساس تحویل هوشمند به شمار می روند:

• انسان های هوشمند
• اطلاعات هوشمند
• آزادسازی هوشمند
• مدیران هوشمند

انسان های هوشمند همان پیشگامان توسعه به شمار می روند که گلوگاه های توسعه نیافتگی را مورد شناسایی قرار می دهند. این افراد به جریان انتقال از جامعه متمرکز به جامعه غیرمتمرکز باور داشته و نوع عملکرد آنها مسئولیت پذیرانه است. این انسان ها ضرورت برقراری تعامل با محیط را درک کرده و به صورت هوشمندانه عمل می کنند.

هوشمند سازی سازمان با استفاده از ابزارهای هوشمند سازی کسب و کار

هوشمند سازی کسب و کار (Business Intelligence – BI) و مدیریت اطلاعات سازمانی (Enterprise Information Management – EIM) ابزاری برای دستیابی به نگاهی تحلیلی و جامع به داده ها و اطلاعات جمع آوری شده از فرایندهای عملیاتی در سطح سازمان به شمار می روند. هوشمند سازی کسب و کار و مدیریت اطلاعات سازمانی داده های مرتبط با فرایندهای عملیاتی مختلف در سطح سازمان را جمع آوری کرده و امکان تجزیه و تحلیل و اتخاذ تصمیم درست را میسر می سازند.

راهکار هوشمند سازی کسب و کار به پشتوانه بستری گسترده از مبانی اطلاعاتی پارامتریک و با رویکرد استقرار نظام یکپارچه مدیریت اطلاعات( EIM) اقدام به گزارش سازی و مصور سازی داده ها در قالب داشبورد مدیریتی در دسترس مدیران و راهبران سیستم ها می نماید. نرم افزارهای سازمانی که بسته به اطلاعات پارامتریک طراحی می شوند، اقدام به فراهم نمودن مسیر ساختی مناسب و قابل اتکا می نمایند، که برای دستیابی به گزارش های کاربردی و محاسبه شاخص های عملکرد سازمانی مناسب است.

جدیدترین دیدگاه در این حوزه، مربوط به هوشمند سازی کسب و کار(BI) و طراحی سفارشی شده سیستم های مدیریت اطلاعات سازمانی( EIM) در هر سازمانی است. سفارشی شدن این سیستم ها منجر می شود تا نیازهای اطلاعاتی هر سازمان کسب و کار با حداکثر انطباق رخ دهد. همچنین منجر می شود تا میزان صحت و دقت در اطلاعات جمع آوری شده و محاسبه شاخص های کاربردی ارتقاء بسیاری یابد. زیرساخت ها و موتورهای پیش بینی شده در این برنامه را باید چنین بیان کنیم:

• مصورسازی داده ها (Data Visualization)
• ابزار گزارش سازی بسته به پیش بینی های لازم برای باند شدن با Query های پیشرفته
• حجم وسیع داده های شناسایی شده در فرایندهای عملیاتی مختلف سازمان
• جداول اطلاعات پایه پارامتریک کامل سازمانی

نتیجه گیری 

سازمان هوشمند از قابلیت ها و مهارت های خاصی برای کسب، سازماندهی و اشتراک گذاری دانش های مختلف سازمانی برخوردار است. این سازمان ها با مدیریت کردن دانش می توانند رفتارهای خود را با محیط پویا و متغیر منطبق نمایند و بر عملکرد خود بیفزایند.

از آنجایی که هر روز بر حجم اطلاعات بیشتر افزوده می شود، و تغییرات شتابان محیطی و ضرورت برقراری ارتباط مستمر با محیطی که همواره در حال تغییر است احساس می شود، هوشمند سازی سازمان از طریق دانش دقیق، صحیح و به موقع برای سازماندهی و تحلیل مناسب ضروری است.

مدیریت دانش این امکان را به مدیران سازمان ها می دهد که بتوانند اقدام به تحلیل مناسب از مسائل سازمانی نموده و تصمیمات سنجیده ای را اتخاذ کنند. سازمان هوشمند با ایجاد پیوند میان سه گروه متخصصان( متخصصان اطلاعات، متخصصان حرفه ای و متخصصان فناوری اطلاعات) و با تکیه بر دانش های موجود در سازمان همچون (دانش ضمنی، زمینه ای، صریح و فرادانش) عملکرد مدیران را بهبود می بخشد.

مهارت و دانش متخصصان اطلاعات در اصل زیربنایی برای دانش سازمان هوشمند به شمار می رود که رکن اساسی هوشمند سازی سازمان نیز می باشد. این متخصصان به صورت اشتراکی به سازمان دادن خط مشی های دانش و اطلاعات، فرایندها، ساختارها و سیستم هایی که منجر به توسعه یادگیری سازمانی می شوند، کمک می کنند.

سازمان ها در قرن 21، به همکاری موثرتر و بیشتر متخصصان اطلاعات بیشتر نیاز دارند تا آنکه بتوانند گامهایی اساسی برای رسیدن به سازمان هوشمند بردارند. دنیای جدید نیاز به درک بهتر مشکلات جدید دارد که بسته به موقعیت های مختلف محیطی تغییر می کند.

از این رو هوشمند سازی سازمان نه تنها به دنبال یافتن پاسخ های درست و سازگار با محیط است، بلکه به دنبال آن است که پرسش های درست در این زمینه را نیز به دست آورد. طبق این نظریه لازم است تمامی فرایندهای کاری برای نوآوری، توزیع، ایجاد، نوسازی و به کار گرفتن دانش های جدید در سازمان، برای بقا و رشد سازمانی شکل گیرد. این فرایندها منجر به هوشمند سازی سازمان می گردند.

منابع: ensani