پنج گام برنامه ریزی سازمانی : از ایده تا اجرا

برنامه ریزی سازمانی مانند ترسیم مسیر شرکت شما روی نقشه است. برای اینکه در مسیر رقابت باقی بمانید، باید بدانید که به کدام سمت حرکت می‌کنید. اما برنامه ریزی سازمانی دقیقا چیست و چگونه می توان آن را به طور موثر انجام داد؟ این راهنما موارد زیر را پوشش می دهد:

• اجزای مختلف یا انواع برنامه های سازمانی؟
• 5 مرحله فرآیند برنامه ریزی سازمانی
• نمونه های برنامه ریزی سازمانی
• ابزار برنامه ریزی سازمانی
• برنامه ریزی سازمانی چیست؟

برنامه ریزی سازمانی فرآیند تعریف دلیل وجود یک شرکت، تعیین اهداف برای دستیابی به حداکثر پتانسیل و ایجاد کارهای مجزا و مشخص برای رسیدن به آن اهداف است. هر مرحله از برنامه ریزی زیرمجموعه مرحله قبل است، به طوری که برنامه ریزی استراتژیک مهمترین آنهاست. در یک برنامه ریزی سازمانی مناسب، چهار مرحله وجود دارد: استراتژیک، تاکتیکی، عملیاتی و شرایط اضطراری. هر مرحله از این برنامه ریزی‌ها زیرمجموعه‌ای از مرحله قبل است و برنامه ریزی استراتژیک مهمترین بخش به شمار می رود.

انواع برنامه ریزی سازمانی

ی شما

5 مرحله فرآیند برنامه ریزی سازمانی

برنامه ریزی سازمانی فرآیندی چند مرحله‌ای است که در حالت ایده‌آل، یک چرخه را تشکیل می‌دهد. برنامه ریزی استراتژیک، تاکتیکی، عملیاتی و احتیاطی، مراحل اصلی این چرخه هستند.

این 5 مرحله به شرح زیر است:

توسعه برنامه استراتژیک:

این مرحله‌ی ابتدایی شامل موارد زیر است:

• بازبینی ماموریت، چشم انداز و ارزش های شرکت
• جمع آوری داده در مورد شرکت، مانند معیارهای عملکردی بخش فروش
• انجام تحلیل سوات (SWOT)؛ بررسی نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای شرکت
• تعیین اهداف کلی با در نظر گرفتن ماموریت، چشم انداز، ارزش ها، داده ها و نتایج تحلیل سوات

تبدیل برنامه استراتژیک به اقدامات تاکتیکی:

در این مرحله، نوبت به ایجاد برنامه های تاکتیکی می‌رسد. برای کمک به انجام موارد زیر، مدیران میانی را مشارکت دهید:

• تعریف اهداف کوتاه مدت (مثلا اهداف سه ماهه) که از برنامه استراتژیک برای هر بخش پشتیبانی کند. به عنوان مثال، تعیین تارگت برای تیم فروش به منظور دستیابی به هدف استراتژیک شرکت در زمینه درآمد
• توسعه فرآیندهایی برای بررسی دستیابی به اهداف و اطمینان از اینکه اهداف استراتژیک و تاکتیکی محقق می‌شوند. مانند تهیه گزارش مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) هر سه ماه یکبار و ارائه آن به مدیر درآمد (CRO) برای بررسی عملکرد تیم فروش در رسیدن به تارگت

در این مرحله همچنین لازم است برنامه‌های احتیاطی برای مواجهه با مشکلاتی مانند خرابی سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) تیم فروش یا نقض داده‌ها، تدوین شود.

برنامه ریزی عملیات روزانه:

برنامه های عملیاتی، یا فرآیندهایی که نحوه گذراندن روز کاری تک تک کارمندان را تعیین می کنند، عمدتا بر عهده مدیران میانی و کارمندانی است که به آنها گزارش می دهند. به عنوان مثال، فرآیندی که یک نماینده فروش برای یافتن، پرورش و تبدیل یک سرنخ به مشتری دنبال می کند، یک برنامه عملیاتی است. برنامه‌های عملیاتی شامل مواردی مانند برنامه کاری، گردش کار خدمات مشتری یا سیاست‌های GDPR (مقررات عمومی حفاظت از داده) که از اطلاعات مشتریان بالقوه محافظت می کند، می‌شوند و به بخش فروش در دستیابی به هدف تاکتیکی خود (در این مورد، تارگت فروش) کمک می کند.

این مرحله باید شامل تعیین اهداف و شاخص‌هایی باشد که کارکنان به صورت انفرادی باید در یک دوره زمانی مشخص به آنها دست یابند. مدیران ممکن است برخی برنامه‌ها مانند برنامه کاری را خودشان تعیین کنند. از سوی دیگر، وظایف فردی که یک برنامه فروش را تشکیل می‌دهند، ممکن است نیاز به مشارکت کل تیم داشته باشد.

اجرای برنامه ها:

اکنون زمان عملیاتی کردن برنامه ها فرا رسیده است. از لحاظ تئوری، فعالیت‌های روزانه (که توسط برنامه عملیاتی تعریف می‌شود) باید به دستیابی به اهداف تاکتیکی کمک کند و در نهایت از برنامه استراتژیک کلی پشتیبانی نماید.

نظارت بر پیشرفت و تنظیم برنامه ها:

هیچ برنامه ای بدون دوره‌های بازنگری و اصلاح کامل نیست. در پایان هر سه ماه یا دوره دستیابی به اهداف کوتاه مدت، مدیران میانی باید بررسی کنند که آیا به معیارهای تعیین شده در مرحله دو دست یافته‌اند یا خیر، سپس گزارش‌های مبتنی بر داده را به مدیران ارشد ارائه دهند. به عنوان مثال، در این مرحله است که مدیر بخش فروش گزارشی را در مورد اینکه آیا فرآیند جدید مدیریت فروش به تیم برای رسیدن به تارگت کمک کرده است یا خیر، ارائه می دهد. از سوی دیگر، یک تیم بازاریابی ممکن است تجزیه و تحلیل کند که آیا تلاش‌هایشان برای بهینه‌سازی تبلیغات و صفحات فرود در جذب تعداد مشخصی از لید برای بخش فروش موفق بوده است یا خیر.

با توجه به نتایج این بررسی‌ها، سازمان شما ممکن است بخواهد بخشی از برنامه‌های استراتژیک، تاکتیکی یا عملیاتی خود را تعدیل کند. به عنوان مثال، اگر تیم فروش به تارگت خود نرسید، مدیر آنها ممکن است تصمیم به ایجاد تغییراتی در برنامه عملیاتی خط فروش بگیرد.

نمونه هایی از برنامه ریزی سازمانی

قالب‌ها و نمونه‌های خارجی زیر می‌توانند به شما کمک کنند تا نحوه‌ی تدوین برنامه‌ریزی سازمانی خود را شکل دهید.

نمونه‌های برنامه ریزی استراتژیک:

برنامه ریزی استراتژیک یک برنامه بلندمدت است که چشم انداز کلی شرکت را مشخص می‌کند. در این بخش، نمونه‌ای از یک برنامه استراتژیک دو ساله برای یک شرکت فرضی آورده شده است. توجه داشته باشید که اهداف ذکر شده در بخش “اهداف استراتژیک و اهداف سازمان” بر اساس مدل اهداف هوشمند (SMART) تدوین شده‌اند: یعنی این اهداف، مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌مند هستند.

نمونه‌های برنامه ریزی نیروی انسانی:

شرکت‌ها برای تجزیه و تحلیل، پیش‌بینی و برنامه‌ریزی برای آینده‌ی کارکنان خود، نیاز به برنامه ریزی نیروی انسانی دارند. برنامه ریزی نیروی انسانی به شناسایی شکاف‌های مهارتی، ناکارآمدی‌ها، فرصت‌های رشد کارکنان و آمادگی برای نیازهای آتی پرسنلی کمک می‌کند.

نمونه‌های برنامه ریزی تاکتیکی:

این نمونه، یک برنامه عملیاتی دو ساله برای بخش اداری است که می‌توان آن را به عنوان یک برنامه تاکتیکی نیز در نظر گرفت. اهداف کل سازمان (اهداف استراتژیک) که با این بخش مرتبط هستند در بخش بالا لیست شده‌اند، در حالی که اهداف تاکتیکی‌تر برای مدیر این بخش در پایین آمده است.

نمونه‌های برنامه ریزی عملیاتی:

در این بخش، به نمونه‌ای از یک قالب برنامه استراتژیک توجه کنید. همانطور که می‌بینید، وظایف یک کارمند خاص تحت برنامه ریزی عملیاتی قرار می‌گیرد. همچنین فضایی برای مدیر در نظر گرفته شده است تا برای کارمند بازخورد ثبت کند.

نمونه‌های برنامه ریزی احتیاطی:

برنامه ریزی سازمانی برای موفقیت یک کسب و کار حیاتی است

در حالی که برنامه ریزی سازمانی یک فرآیند طولانی و پیچیده است، اما برای موفقیت شرکت شما ضروری است. خوشبختانه، با برنامه ریزی و جلسات بازنگری منظم، این فرآیند خودکارتر و شهودی‌تر می‌شود.

خدمات برنامه ریزی سازمانی شرکت رخ

برنامه ریزی سازمانی فرآیندی چند مرحله ای برای تعیین اهداف و مسیر رسیدن به آنها در یک سازمان است. این فرآیند شامل تدوین برنامه های استراتژیک، تاکتیکی، عملیاتی و احتیاطی برای هدایت سازمان در مسیر موفقیت است.

مزایای برنامه ریزی سازمانی:

• افزایش تمرکز و انسجام: با برنامه ریزی، همه افراد در سازمان از اهداف کلی و نقش خود در دستیابی به آنها آگاه می شوند.
• بهبود کارایی و اثربخشی: برنامه ریزی به سازمان کمک می کند تا از منابع خود به طور موثرتر استفاده کند و به اهداف خود سریعتر و با هزینه کمتر دست یابد.
• افزایش انعطاف پذیری و آمادگی: برنامه ریزی احتیاطی به سازمان کمک می کند تا در برابر رویدادهای غیرمنتظره و چالش های پیش بینی نشده انعطاف پذیرتر باشد.

شرکت مشاوره مدیریت رخ با ارائه خدمات تخصصی در زمینه برنامه ریزی سازمانی، به شما کمک می کند تا:

• برنامه های استراتژیک، تاکتیکی، عملیاتی و احتیاطی را برای سازمان خود تدوین کنید.
• مراحل فرآیند برنامه ریزی را به طور گام به گام اجرا کنید.
• ابزارها و تکنیک های مناسب برای برنامه ریزی را انتخاب و استفاده کنید.
• چالش های پیش روی خود در مسیر برنامه ریزی را شناسایی و برطرف کنید.
• برنامه های خود را به طور منظم بررسی و به روز رسانی کنید.

با بهره مندی از خدمات شرکت رخ، می توانید از مزایای زیر برخوردار شوید:

• تجربه و تخصص مشاوران مجرب در زمینه برنامه ریزی سازمانی
• استفاده از ابزارها و متدولوژی های روزآمد
• راه حل های مناسب و کاربردی برای چالش های خاص سازمان شما
• بهبود کارایی و اثربخشی برنامه ریزی در سازمان
• افزایش احتمال موفقیت در دستیابی به اهداف

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد خدمات شرکت مشاوره مدیریت رخ در زمینه برنامه ریزی سازمانی، می توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید.

منبع: pingboard