ارزیابی عملکرد چیست و چه تفاوتی با مدیریت عملکرد دارد؟

مدیریت عملکرد چیست؟ این پرسشی است که مدیریت منابع انسانی در دوران پسا کرونا بر آن تکیه خواهد داشت. تا پیش از فراگیری این بیماری و رواج سبک دورکاری، مهمترین معیار مدیران برای سنجش کارکرد پرسنل، حضور و غیاب آن‌ها در محل کار بود. نظام جبران خدمات نیز بر همین معیار استوار می‌شد. اما در دوران پسا کرونا، مدیریت منابع انسانی با اولین تغییر یعنی دورکاری مواجه شد. همین عامل باعث ایجاد تغییر در تمامی شاخص‌های ارزیابی عملکرد شده است.

برای شناخت این تغییر باید ابتدا با مفاهیم پایه مدیریت عملکرد آشنا شد. بر همین مبنا مقاله حاضر در صدد بررسی مفهوم مدیریت عملکرد در قالب بخش‌های زیر است:

• مدیریت عملکرد چیست؟
• میان ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد چه تفاوت‌هایی وجود دارد؟
• مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان‌های نوین چه اهمیتی دارد؟
• مدیریت عملکرد شامل چه مراحل اجرایی است؟
• اهداف مدیریت عملکرد در سازمان چیست؟
• روش‌های ارزیابی و مدیریت عملکرد کدامند؟
• مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان‌های خلاق به چه شکل است؟
• موانع پیاده سازی مدیریت عملکرد کدامند؟
• نکات کلیدی برای پیاده سازی و اجرای مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان

مدیریت عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد روشی پویا و استراتژیک است که امروزه توسط سازمان‌های پیشرو استفاده می‌شود. این روش مدیریتی که ماحصل جدیدترین پژوهش‌های انجام شده است، باعث افزایش انگیزه کارکنان سازمان می‌شود و مزایای بسیار دارد. در حال حاضر سازمان‌های نوین برای این که بتوانند در بازار رقابت پیروز شوند باید سیستم‌های خود را ارتقا دهند. بر همین اساس سیستم‌های مدیریتی ایستا و قدیمی دیگر کارایی خود را از دست داده و منسوخ شده‌اند؛ چرا که این سیستم‌ها نه تنها نتیجه مثبتی در پی ندارند، بلکه برعکس، موجب تضعیف عملکرد کارکنان نیز می‌شوند.

مدیریت عملکرد (Performance Management) همانطور که گفته شد یک رویکرد استراتژیک و پویا است که با بهبود کارایی کارکنان، کارایی سازمان را به میزان قابل توجهی ارتقا می‌دهد. این رویکرد در اصل با پیاده سازی سیستم مدیریتی در سازمان، عملکرد کارکنان را اندازه گیری کرده و بهبود می‌بخشد. مدیران با کمک این سیستم، کارکنان را در مسیر اهداف تعیین شده هدایت کرده و مهارت‌های ایشان را ارتقا می‌دهند.

مفهوم مدیریت عملکرد برای اولین بار در سال 1970 میلادی و توسط روانشناس آمریکایی با نام اوبری دانیلز مطرح شد. اوبری دانیلز اولین نظریه پردازی بود که علم روانشناسی و علم تجارت را درهم آمیخت و به بررسی رفتارهای کارکنان سازمان‌ها پرداخت. مدیریت عملکرد بنا به تعریف دانیلز عبارت است از:

«یک سیستم داده گرای علمی که از سه عنصر اصلی اندازه گیری، بازخورد و تقویت مثبت تشکیل شده است.»

فرآیند مدیریت عملکرد یک چرخه شامل هدف گذاری، برنامه ریزی و ارزیابی است که به صورت دوره‌ای تکرار می‌شود. این چرخه اطلاعاتی درباره کارکنان به مدیران می‌دهد و مدیران به واسطه همین اطلاعات و داده‌ها به ارزیابی عملکرد کارکنان و بهبود آن می‌پردازند.

نکته مهم در مدیریت عملکرد ارزشی است که این سیستم مدیریتی برای کارکنان به عنوان سرمایه‌های سازمان، قائل است. به عبارت دیگر این رویکرد تنها بر نظام پاداش و کنترل منابع انسانی استوار نیست.

میان ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد چه تفاوت‌هایی وجود دارد؟

ارزیابی عملکرد عبارت است از: فرآیند سنجش موفق یا ناموفق بودن عملکرد کارکنان بر اساس شاخص‌های ارزیابی عملکرد از پیش تعیین شده. با توجه به این تعریف می‌توان گفت ارزیابی عملکرد یکی از زیرمجموعه‌های مدیریت عملکرد است. عملکرد کارکنان به صورت دوره‌ای ارزیابی شده و معمولا پویایی کمتری در مقایسه با رویکرد مدیریتی مذکور دارد.

فرآیند ارزیابی عملکرد به این شکل است که در ابتدای دوره، اهداف سازمان توسط مدیران به پرسنل ابلاغ می‌شود. پرسنل در طول دوره (معمولا یک ساله) هیچگونه بازخوردی نسبت به عملکرد خود دریافت نمی‌کنند. در انتهای دوره میزان تحقق اهداف توسط پرسنل، مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. بنابراین ارزیابی عملکرد با هدف کنترل کارکنان در طول دوره و تنبیه و تشویق آن‌ها در پایان دوره، پیاده سازی می‌شود. در نتیجه مهارت‌های کارکنان در طی دوره ارزیابی عملکرد، هیچ توسعه‌ای نخواهد یافت.

در مدیریت عملکرد، مدیران درک درستی از عملکرد کارکنان دارند در نتیجه در بازه‌های زمانی کوتاه، بازخورد ارائه داده و به این ترتیب بر عملکرد کارکنان تاثیر مثبت می‌گذارند. اما در ارزیابی عملکرد، کارکنان به طور موثر در فرآیند درگیر نمی‌شوند و مدیران نیز درک درستی از عملکرد آن‌ها ندارند. همین مسئله باعث عدم بهبود و توسعه عملکرد کارکنان در ارزیابی عملکرد می‌شود.

در مدیریت عملکرد، امکان رویارویی کارکنان با مدیران وجود دارد که این رویارویی، کاهش احتمال ترک سازمان را در پی خواهد داشت. از طرفی در چنین سیستمی، کارکنان شاهد جبران خدمات خود در بازه زمانی کوتاه هستند که این مسئله خود موجب افزایش انگیزه آن‌ها می‌شود. تمام این موارد در کنار یکدیگر، سازمان را در مسیر دستیابی به اهداف کلان خود یاری می‌کنند.

از دیگر تفاوت‌های میان مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد، آموزشی است که در سیستم مدیریتی مذکور صورت می‌گیرد. در این سیستم تمام تلاش مدیران توسعه مهارت‌ها و رفع نقاط ضعف کارکنان از طریق برگزاری دوره‌های آموزش منابع انسانی است. برگزاری چنین دوره‌هایی در کنار ارائه بازخورد و برقراری نظام حقوق و دستمزد و پاداش و مزایا، در کارکنان حس همدلی ایجاد می‌کند. در حالی که در ارزیابی عملکرد چنین مسائلی مشاهده نمی‌شود و برعکس حس کنترل شدن را به کارکنان القا می‌کند.

مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان‌های نوین چه اهمیتی دارد؟

اطلاع از جزئیاتی مانند کارهایی که کارمندان انجام می‌دهند، چگونگی انجام این کارها توسط کارمندان و چرایی انجام آن‌ها یکی از مهمترین اطلاعاتی است که هر مدیر هوشمند باید داشته باشد. چنین اطلاعاتی نیز صرفا با استقرار یک سیستم مدیریتی پویا که نقش کارمندان را شناسایی می‌کند، درک درستی از نقاط ضعف و قوت آن‌ها دارد و باعث ارائه و دریافت بازخوردها می‌شود، میسر خواهد بود.

به پرسش مدیریت عملکرد چیست از چند جنبه می‌توان پاسخ داد. نقش خدمات رفاهی کارکنان در جذب و نگهداشتن آن‌ها و ارتباطی که میان این موضوع و مدیریت عملکرد وجود دارد، از جمله موارد مذکور است. به عبارت دیگر اطلاعاتی که رویکرد مدیریتی مبتنی بر عملکرد به واسطه ارزیابی عملکرد کسب کرده و در اختیار مدیران می‌گذارد، مدیران را در جهت اختصاص عادلانه و انگیزه بخش خدمات رفاهی یاری می‌کند.

نظام مدیریت عملکرد به قدری گسترده است که تمام بخش‌ها و نظام‌های مدیریتی موجود در سازمان را دربر می‌گیرد. برخی از نظام‌های مدیریتی سازمان، داده‌ها و اطلاعات این نظام را فراهم می‌کنند. برخی دیگر از نظام‌های مدیریتی نیز از اطلاعات خروجی آن استفاده می‌کنند. در شکل زیر می‌توانید ارتباط میان نظام مدیریتی مذکور با سایر بخش‌ها را مشاهده کنید.

مدیریت عملکرد شامل چه مراحل اجرائی است؟

فرآیند مدیریت عملکرد شامل سه مرحله است: 1. تعیین فعالیت‌ها و نتایج مطلوب 2. بررسی میزان دستیابی به نتایج مطلوب 3. ارائه بازخورد به کارکنان. حال هر یک از مراحل دربرگیرنده چند گام هستند و این فرآیند در نهایت به شش گام تقسیم می‌شود.

گام‌های اول و دوم فرآیند مدیریت عملکرد، اهداف سازمان را که قرار است کارکنان برای دستیابی به آن فعالیت کنند، شناسایی می‌کند. در گام سوم که با نام حمایت سازمانی شناخته می‌شود، سازمان با تهیه ابزارها و تجهیزات لازم و آموزش کارکنان آن‌ها را برای شروع کار آماده می‌کند. همچنین در این گام تمام موفقیت‌ها و چالش‌های کارکنان مورد بررسی قرار می‌گیرد.

یکی از رموز پیاده سازی مدیریت موفق و اثربخش عملکرد در سازمان، دو طرفه بودن بازخوردها در سازمان است. یعنی مدیران باید بدانند که برگزاری نشست‌ها و جلسات رسمی در فواصل زمانی نامشخص، عملا هیچ فایده‌ای نخواهد داشت. بلکه در عوض این کار باید محیطی فراهم شود که کارکنان به آسانی بتوانند اطلاعات خود را انتقال دهند. مدیران برای مستمر بودن جریان تبادل اطلاعات و بازخوردهای دوسویه باید برای این جریان اهمیت و ارزش قائل شوند.

ارزیابی عملکرد گام چهارم این فرآیند است. اقداماتی که در این گام توسط مدیران و کارکنان انجام می‌شود، گفتگو بر سر کارها و مقایسه نتایج حاصله با اهداف از پیش تعیین شده است. بهترین کار برای طی این گام، برگزاری جلسه رسمی سالانه و رسیدگی به موارد مذکور در این جلسه می‌باشد.

در گام پنجم که یکی از مراحل پایانی فرآیند مدیریت عملکرد است، مدیران و کارکنان در پی شناسایی نقاط قوت و ضعف، تقویت نقاط قوت و رفع نقاط ضعف بر می‌آیند. در نهایت و در طی گام ششم، پیامدهای عملکردهای مثبت و منفی تشریح و تبیین می‌شود. به طور مثال عوامل تشویقی به عنوان پیامد عملکردهای مثبت و عوامل تنبیهی برای عدم دستیابی به نتایج مثبت در نظر گرفته می‌شود. مدیران در طی این مرحله علاوه بر موارد گفته شده باید نیازهای آموزشی کارکنان را نیز شناسایی کنند. شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان و مد نظر قرار دادن آن‌ها باعث می‌شود تا مدیران برای انجام اقدامات لازم در مواقع ضروری آماده باشند.

اهداف مدیریت عملکرد در سازمان چیست؟

اهداف مدیریت عملکرد در سازمان‌ها به سه دسته تقسیم می‌شود: 1. اهداف راهبردی 2. اهداف اداری 3. اهداف توسعه‌ای. در ادامه به تفصیل هر یک از این اهداف خواهیم پرداخت.

اهداف راهبردی

به طور کلی اجرای فرآیند مدیریت عملکرد در سازمان، میان رفتار کارکنان و اهداف سازمان ارتباط و هماهنگی برقرار می‌کند. در نتیجه پیاده سازی چنین فرآیندی باعث دستیابی به اهداف راهبردی سازمان خواهد شد. این فرآیند با تبیین اهداف و انتظارات سازمان برای کارکنان آغاز شده و با ارزیابی عملکرد آن‌ها پایان می‌یابد.

مدیریت عملکرد تنها زمانی منجر به دستیابی به اهداف راهبردی خواهد شد که انتظارات و بازخوردها به درستی ابلاغ شده و اندازه گیری‌ها نیز به صورت اصولی و واقعی انجام شده باشند.

اهداف اداری

اهداف اداری عبارتند از مجموعه‌ای از روش‌های ارائه اطلاعات و تصمیم‌ها به کارکنان در یک سازمان. موضوعاتی مانند حضور و غیاب، حقوق و مدیریت مزایا، برنامه‌های مربوط به نگهداشت نیروهای جدید و قطع همکاری با نیروهای فعلی از جمله اهداف اداری سازمان هستند. یکی از مهمترین تصمیماتی که مدیران سازمان می‌توانند اتخاذ کنند، تصمیمات مربوط به پرداخت برای نگهداشت کارکنان است.

اطلاعات بدست آمده از فرآیند مدیریت عملکرد که بر اساس اهداف اداری سازمان جمع‌آوری می‌شوند، تاثیر زیادی بر آینده سازمان و کارکنان آن خواهند داشت. البته این مسئله نباید مانعی در برابر مدیریت عملکرد سازمان باشد. برای جلوگیری از بروز این مشکل، باید دقت شود که اطلاعات به درستی جمع‌آوری شوند و روایی و پایایی مطلوب را داشته باشند. تنها در این صورت است که می‌توان گفت اطلاعات قابل استناد هستند و برای آینده سازمان و کارکنان منفعت دارند.

اهداف توسعه‌ای

اجرای فرآیند مدیریت عملکرد در سازمان باید زمینه را برای توسعه دانش و مهارت‌های کارکنان فراهم کند، و این همان اهداف توسعه‌ای سازمان است. اجرای درست ارزیابی عملکرد باعث می‌شود تا کارکنان از نقاط ضعف و قوت خود مطلع شوند و با کمک راهکارهای ارائه شده در جهت بهبود آن‌ها تلاش کنند. نکته مهم در اهداف توسعه‌ای، کسب ارزش سازمانی بیشتر توسط کارکنانی است که به اهداف مورد نظر دست یافته اند.

یکی از مکان‌های نمود اهداف توسعه‌ای، سازمان‌های خلاق است. سازمان خلاق به سازمانی گفته می‌شود که ایده پردازی و نوآوری دو عنصر مهم در شرح شغلی کارکنان آن باشند. چنین سازمانی در کنار نوآوری، از گسترش صلاحیت‌های دانشی کارکنان خود در جهت دستیابی به اهداف توسعه‌ای تلاش می‌کند. صلاحیت دانشی تا پیش از سال 2000 هیچ جایی در فرآیند مدیریت نداشت و نظریه پردازان این حوزه بیشتر بر صلاحیت فنی تاکید می‌کردند. اما شکل گیری و توسعه سه عامل ساخت و کاربرد دانش، تبادل دانش و حفظ دانش در سال 2003 باعث توجه به صلاحیت دانشی در کنار صلاحیت فنی شد.

روش‌های ارزیابی و مدیریت عملکرد کدامند؟

تعریف و اجرای مفاهیمی چون ارزیابی و مدیریت عملکرد باعث توسعه مفاهیم مدیریت منابع انسانی شده است. توسعه علوم مدیریت نیز با افزایش تنوع در روش‌های ارزیابی باعث انتخاب روشی متناسب با نیازهای سازمان توسط مدیران شده است.

چند نمونه از متداول‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان به شرح زیر است:

روش 360 درجه

روش ارزیابی عملکرد 360 درجه یکی از کارآمدترین روش‌ها است چرا که اطلاعاتی کامل و جامع در اختیار سیستم مدیریت قرار می‌دهد. در این روش برای ارزیابی عملکرد یک فرد در سازمان، بازخوردهای عملکرد او از خود فرد، مدیر یا سرپرست، همکاران و مشتریان او دریافت می‌شود. به طور کلی این سیستم نوعی سیستم ارزیابی پیشرفته است که برای ارزیابی عملکرد هر کارمند، بازخوردهای 7 تا 12 نفر از افرادی که به طریقی با فعالیت‌های فرد مذکور ارتباط دارند را جمع‌آوری می‌کند.

روش مقیاسی

روش مقیاسی از قدیمی‌ترین روش‌های ارزیابی و مدیریت عملکرد است که در آن برای ارزیابی عملکرد کارکنان از فرم‌های از پیش تعیین شده استفاده می‌شود. این فهرست دربرگیرنده لیستی از صفات و ویژگی‌های مد نظر سازمان است.

روش عامل سنجی

در این روش ارزیابی و مدیریت عملکرد برخلاف روش مقیاسی به ویژگی‌ها و صفات شخصی کارکنان توجه نمی‌شود. بلکه کارایی آن‌ها در انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان مورد سنجش قرار می‌گیرد.

روش ثبت وقایع حساس

ملاک ارزیابی در روش ثبت وقایع، تصمیمات بسیار خوب یا بسیار بدی است که کارمند در حین فعالیت اتخاذ می‌کند.

روش توصیفی

در روش توصیفی ارزیابی و مدیریت عملکرد، ارزیاب بدون هیچگونه استاندارد و ضوابط از پیش تعیین شده‌ای، عملکرد کارکنان را ارزیابی کرده و شرح کاملی از آن می‌نویسد. با توجه به عدم وجود استاندارد و ضابطه و قاعده‌ای در این روش، می‌توان گفت نظر سرپرست تاثیر زیادی بر نتیجه ارزیابی عملکرد کارکنان دارد.

روش قیاسی

در روش قیاسی همانطور که از نامش پیداست، ابتدا استانداردهایی برای سنجش عملکرد کارکنان تدوین می‌شود. سپس ارزیاب، عملکرد افراد را با استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه می‌کند. یکی از مزایای این روش حذف اعمال نظرهای شخصی است.

روش درجه بندی

در روش درجه بندی ارزیابی و مدیریت عملکرد، کارکرد تمام کارکنان مطابق با یک استاندارد کلی درجه بندی می‌شود. در این روش عملکرد فرد در مقایسه با سایرین مورد سنجش قرار گرفته و سپس درجه‌ای از بهترین تا ضعیف‌ترین می‌گیرد.

روش دو به دو

در این روش عملکرد هر یک از افراد با عملکرد سایرین مقایسه می‌شود. تفاوت این روش با روش درجه بندی، مقایسه جداگانه عملکردها در این روش است. البته نتایج بدست آمده از روش ارزیابی درجه بندی قابل اتکاتر هستند.

مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان‌های خلاق به چه شکل است؟

فرآیندهای مدیریت عملکرد نیازمند بررسی و بازنگری سالانه هستند. مدیران سازمان باید با استفاده از این فرآیندها از عملکرد کارکنان، بازخوردهای ارائه شده، همسویی عملکردها با اهداف سازمان مطمئن شوند. انجام این کارها در هر سازمان دشواری‌ها و چالش‌هایی در پی خواهد داشت اما این دشواری‌ها در سازمان‌های خلاق بیشتر خواهد بود.

شرکت ادوبی (تولیدکننده نرم‌افزار) یکی از مثال‌های اجرای فرآیند مدیریت عملکرد در سازمان‌های خلاق است. این شرکت به طور سالانه عملکرد 11500 کارمند خود را با روش درجه بندی، رتبه بندی می‌کرد. اما رتبه بندی عملکرد این تعداد کارمند مستلزم فعالیت شبانه روزی 40 کارمند بود. همچنین یکی از مشکلاتی که این روش در پی داشت، ترک شرکت توسط برخی از کارمندان به شکل داوطلبانه بود. پس از مدتی مدیران شرکت به ناکارآمد بودن این روش پی بردند و فرآیند بررسی و بازخورد مستمر و مداوم را جایگزین آن کردند. جایگزینی این روش و فرآیند باعث کاهش تعداد کارمندانی که ناچار به ترک شرکت بودند شد.

دریافت و ارائه بازخورد همانطور که گفته شد، فرآیندی دو سویه است. به عبارت دیگر این فرآیند زمانی موثر خواهد بود که مدیران فرصتی برای ارائه بازخوردها به کارکنان خود در نظر بگیرند. بنابراین مدیران باید علم و مهارت کافی برای ارائه و دریافت بازخورد را داشته باشند.

ارائه و دریافت بازخوردها در سازمان‌های خلاق بسیار حائز اهمیت است. چرا که نوآوری و ایده پردازی در فرآیند مدیریت عملکرد این سازمان‌ها اهمیت دارد. از طرفی مدیران چنین سازمان‌هایی با کارمندان خلاق و نوآور سروکار دارند که استفاده از ایده‌های خلاقانه آن‌ها می‌تواند در پیشرفت سازمان نقش بسزایی داشته باشد.

فرآیند مدیریت عملکرد سازمان‌های خلاق به قدری پیچیده است که حتی لحن و ادبیات مدیر در تعامل با کارمندان نیز در آن تاثیر خواهد داشت. ادبیاتی که مدیر سازمان خلاق در تعامل با کارکنان خود استفاده می‌کند می‌تواند رویکردهای تازه مدیریتی و بهبود عملکرد مجموعه را در پی داشته باشد.

مدیریت عملکرد در سازمان‌های خلاق شامل مدیریت استعدادها است. منظور از مدیریت استعدادها، شناسایی و مدیریت استعدادهای کارکنان و بهره‌گیری از آن‌ها در جهت تحقق اهداف سازمان است.

نگرانی از واکنش مدیران یکی از موانعی است که سد راه برقراری ارتباط و تعامل دو سویه در سازمان‌ها می‌شود. نتایج تحقیقات انجام شده نشان می‌دهد که بیشتر کارکنان تمایلی به بیان نقاط ضعف و مشکلات توسعه شغلی خود ندارند. از طرفی با توجه به این که درصد بالایی از کارکنان، دانش شغلی خود را به عنوان یک سرمایه سازمانی و ابزار ثبات شغلی خود می‌دانند، ممکن است از ابراز آن در فرآیند بازخورد اطلاعات در سطح کارشناسی، اکراه داشته باشند. اجرای فرآیند ارزیابی عملکرد به صورت فردی یکی از روش‌های حل این مشکل است.

موانع پیاده سازی مدیریت عملکرد کدامند؟

با این که پیاده سازی فرآیند مدیریت عملکرد در سازمان مزایای بسیاری دارد اما اجرای این فرآیند موانعی نیز دارد که باعث تردید مدیران می‌شود. از جمله موانع پیاده سازی و اجرای فرآیند مدیریت عملکرد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

آموزش

دوره‌های آموزش منابع انسانی در مدیریت عملکرد باید مطابق با برنامه مدونی که بر طبق نیازهای آموزشی کارکنان تدوین شده است برگزار شود. در غیر این صورت این آموزش‌ها باعث بروز تبعیض میان کارکنان خواهند شد. آموزش نادرست خطاهای دیگری هم در پی خواهد داشت از جمله این که بر روابط بین ارزیابی کننده و ارزیابی شونده تاثیر خواهد گذاشت و باعث تاکید و تمرکز بر معیارهای ذهنی عملکرد خواهد شد.

درگیری

برخی از مدیران این تصور را دارند که ارائه بازخورد منفی باعث درگیری آن‌ها و کارکنان خواهد شد و درگیری هم مسلما تبعات و آثاری در پی خواهد داشت. به همین دلیل در اجرای فرآیند مدیریت عملکرد در سازمان خود تردید دارند.

نگرش

نگرش مدیران بعضی از سازمان‌ها این است که پیاده سازی مدیریت عملکرد کاری بیهوده است. آن‌ها معتقدند در جامعه‌ای که روابط بر ضوابط تقدم دارند و مبنای پیشرفت افراد و سازمان‌ها شایستگی آن‌ها نیست، نباید بر خلاف جهت شرایط کلی شنا کرد.

خطای انسانی

با این که مجریان فرآیند مدیریت عملکرد ابتدا به طور کامل آموزش می‌بینند اما با این حال باز هم احتمال بروز خطاهای انسانی صفر نیست. خطاهایی که احتمال دارد در ارزیابی عملکرد کارکنان رخ دهند شامل خطای‌هاله‌ای، خطای سخت گیری، خطای سهل گیری، خطای تمایل به مرکز و خطای تاخر هستند. این خطاها بر نارضایتی نیروهای انسانی از کل فرآیند تاثیر خواهند داشت.

زمان

نتایج تحقیقات انجام شده نشان می‌دهند که اجرای فرآیند مدیریت عملکرد در دراز مدت بهره‌وری افراد و سازمان را افزایش خواهد داد. اما بسیاری از مدیران این حرف را قبول ندارند و تصور می‌کنند پیاده سازی این فرآیند مدیریتی، مانع از رسیدگی آن‌ها به امور سازمان خواهد شد.

هزینه

در زمان محدودیت بودجه، برخی از سازمان‌ها گمان می‌کنند پیاده سازی فرآیند مدیریت عملکرد کاری هزینه‌بر و غیر ضروری است. در حالی که یکی از اهداف این رویکرد، بهینه سازی هزینه‌های پرداختی به کارکنان است.

نکات کلیدی برای پیاده سازی و اجرای مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان

دقت در موارد زیر مدیران را در جهت پیاده سازی و اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد درست یاری خواهد کرد.

√ تعریف و تبیین دقیق انتظارات

یکی از مهمترین موارد در اجرای فرآیند مدیریت عملکرد موفق، درک درست کارکنان از وظایف خود و اهداف سازمان می‌باشد. به عبارت دیگر کارکنان باید از انتظاراتی که مدیران از آن‌ها دارند، کارهایی که برای آن‌ها مشکل ایجاد خواهد کرد و کارهایی که برای تشویق شدن باید انجام دهند آگاهی داشته باشند. مدیران باید در رابطه با شکست و موفقیت ابهام زدایی کنند.

√ آموزش مدیران میانی

اجرای سیستم مدیریت عملکرد در هر سازمان به این شکل است که هر بخش و تیم کاری به صورت جداگانه این سیستم را اجرا کرده و نتایج و بازخوردها را نیز به طور جداگانه دریافت می‌کند. انجام چنین کاری مسلما به یک کار گروهی مدیریتی در سطح سازمان نیاز خواهد داشت.

مدیران ارشد در این فرآیند وظایف متعددی بر عهده دارند که آموزش مدیران میانی و آمادگی آن‌ها برای اجرای فرآیند، یکی از وظایف آن‌ها می‌باشد.

√ تامین منابع لازم برای رشد کارکنان

مدیران باید منابع لازم برای رشد کارکنان و توسعه مهارت‌های ایشان را در اختیارشان بگذارند. نیروهای جدید برای ورود به این سیستم باید آماده باشند و آموزش‌های لازم را ببینند. از همه مهمتر این که نباید هیچ مانعی بر سر راه توسعه کارکنان وجود داشته باشد. در نتیجه فرهنگ سازمان باید با رشد سازمانی هماهنگ باشد.

نکته پایانی این که فرآیندها و اجزای مدیریت عملکرد باید به گونه‌ای سازماندهی شوند که مانند یک مجموعه منسجم در مسیر دستیابی به اهداف کلان سازمان قدم بردارند. در غیر این صورت اجرای این سیستم هیچ فایده و کارایی نخواهد داشت.

ارزیابی عملکرد رابطی بین رفتار کارمندان با اهداف سازمان و شرکت است.

ارزیابی عملکرد چیست؟

ارزیابی عملکرد کارکنان برای سازمان‌های کوچک و بزرگ بسیار کاربرد دارد. درواقع ارزیابی عملکرد برای بهبود عملکرد افراد، تیم یا سازمان به کار گرفته می‌شود و تا زمانی که راهی برای گرفتن بازخورد عملکردی از افراد وجود نداشته باشد، اجرایی و شدنی نیست. ارزیابی عملکرد رابطی بین رفتار کارمندان با اهداف سازمان و شرکت است.

گفته می‌شود قبل از اینکه بتوانید چیزی را بهبود ببخشید، باید بتوانید آن را اندازه بگیرید؛ در واقع باید به دنبال یک معیار کمی باشید. در زمینه عملکرد کارمندان نیز با ارزیابی آن می‌توانید باعث بهبود عملکرد شوید. می‌توان گفت ارزیابی قدم اول برای بهبود سازمان و وضعیت آن است.

شاخص‌های ارزیابی عملکرد

یک سری شاخص کمی برای بررسی و ارزیابی پیشبرد استراتژیتان وجود دارد که در مطالب پیش مفصلا به شرح آن پرداخته‌ایم. موارد زیر می‌تواند از نمونه‌های آن باشد:

• ارزیابی اقتصادی

• ارزیابی مشتری

• ارزیابی فرآیند

• ارزیابی مردم

ارزیابی‌هایی که در بالا ذکر کردیم به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که در مسیر درست استراتژی خود حرکت می‌کنید یا خیر. از طریق این ارزیابی‌ها می‌توانید گزارش‌های مهم و کاربردی‌ای را تهیه کنید و در بخش‌های سازمان خود به اشتراک بگذارید. اما شاید این کافی نباشد. ارزیابی عملکرد به تنهایی برای سازمان شما کافی نیست. بهتر است نگاهی هم به مدیریت عملکرد داشته باشیم که مکمل ارزیابی عملکرد است.

مدیریت عملکرد چیست؟

ارزیابی عملکرد قرار است به این سؤال پاسخ دهد که «چگونه پیشرفت استراتژی خود را پیگیری کنید؟» و مدیریت عملکرد قرار است به این سؤال پاسخ دهد که «چگونه استراتژی خود را مدیریت کنید؟»

بنابراین، در حالی که ارزیابی‌هایتان به شما می‌گوید که امروز در کجا و چه جایگاهی قرار دارید، کارها و فعالیت‌هایی که بعد از این ارزیابی‌ها قرار است انجام دهید، بسیار مهم است و در حوزه مدیریت عملکرد قرار می‌گیرد. تیم مدیریت در این مرحله بسیار اهمیت دارد. بنابراین پس از بررسی‌ها و ارزیابی‌های انجام شده، این تیم رهبری و مدیریت است که باید تصمیم بگیرد قدم‌های آتی سازمان شما بباید چگونه باشد.

چگونه از ارزیابی عملکرد به مدیریت عملکرد برسیم؟

۵ قدمی که در زیر به آنها اشاره می‌کنیم به شما کمک می‌کند تا در کنار ارزیابی عملکرد به مدیریت عملکرد هم دست یابید.

۱. موافقت تیم مدیریت: این موضوع کاملاً واضح است که تیم مدیریت باید برای تمام قدم‌هایی که در این مسیر برداشته می‌شود و تصمیم‌هایی که در این مسیر گرفته می‌شود با یکدیگر به توافق برسند. برای رسیدن به تیم توافق نیز باید زمان گذاشت تا تمام جوانب مسیر بررسی شود.

۲. یک قهرمان برای این مسیر پیدا کنید: برای رسیدن به بهبودی و پیشرفت، باید یک فرد قدم پیش بگذارد و سکان رهبری را در این مسیر به دست بگیرد. فردی که بتوانید روش‌های درست عملکردی و مدیریتی را بررسی کند و این اطمینان را حاصل کند که همه ارزیابی‌ها اجرایی هستند.

۳. جلسات مدیریت عملکرد برگزار کنید: قرار نیست جلسات زیادی به تقویم کاری شما اضافه شود. فقط سعی کنید در جلسات برنامه‌ریزی شده خود بر روی مدیریت عملکرد هم تمرکز کنید و برنامه‌های آن را هم پیش ببرید.

۴. بودجه را با استراتژی خود تطبیق دهید: پس از ارزیابی عملکرد، متوجه خواهید شد که در کدام قسمت از تیم خود باید زمان و پول بیشتری هزینه کنید. شاید به کارمندان بیشتری نیاز داشته باشید و این یعنی باید سرمایه‌گذاری بیشتری در آن تیم بکنید.

۵. ارتباط برقرار کنید: شما نیاز دارید تا با سازمان خود ارتباط برقرار کنید که این ارتباط کلید اصلی ارزیابی‌های شماست. اگر به یاد داشته باشید، در ابتدای مطلب گفتیم که برای ارزیابی باید راهی برای دریافت بازخورد وجود داشته باشد. این ارتباط برقرار کردن بهترین راه برای ارزیابی عملکرد در سازمان شما است که در نهایت به بهبود عملکرد و پیشرفت سازمان شما می‌انجامد.

منبع: clearpointstrategy