انواع بازخورد و منابع بازخورد در محل کار

در این مطلب قصد داریم تا شما را با انواع بازخوردها و فیدبک گرفتن در محل کار آشنا کنیم. هر کارمندی ممکن است در عملکرد خود نقاط کوری را نشان دهد. شاید خود این افراد از این نقاط کور اطلاع نداشته باشند؛ به همین علت بهترین فردی که می‌تواند کارمندان را متوجه این موضوع کند، مدیر بالا دستی است. این مدیران بر روی پیشرفت و عملکرد آن‌ها نظارت کامل را دارند. از این رو مدیران می‌توانند بازخوردهای مناسب و موثری را از خود به نمایش بگذارند و از این طریق، کارمندان را نیز مطلع کنند. حالا شاید این سؤال برای شما پیش بیاید که یک مدیر چگونه می‌تواند بازخورد مناسب و موثری را از خود ارائه دهد. برای اینکه به پاسخ این سؤال برسید، نیاز است تا به یک سری از سوالات دیگر جواب دهید؛ از جمله: 

• بازخورد چیست؟ 
• چه تفاوتی بین بازخورد خوب و بد وجود دارد؟ 
• کدام بازخورد برای رسیدن به نتایج بهتر مناسب است؟ 

در مطلب فیدبک گرفتن، قصد داریم تا به صورت کامل به این سوالات پرسیده شده پاسخ دهیم. همچنین چند مثال را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت تا از این طریق تفاوت بازخورد خوب و بد به درستی برای شما شفاف‌سازی شود. همراه ما باشید. 

چه هدفی از فیدبک گرفتن وجود دارد؟

پشت ارائه بازخورد اهداف مختلفی وجود دارند. از جمله این اهداف می‌توانیم به افزایش رفتار خوب اشاره داشته باشیم. همچنین در کنار این موضوع عملکرد کارمندان نیز بهبود زیادی پیدا می‌کند؛ چرا که آن‌ها از نقاط کور خود آگاه شده و سعی می‌کنند تا رفتارهای بد را از عملکردشان حذف کنند. کارمندان خوب و مدیران قوی سعی در انجام کارهای مختلف دارند. به عنوان مثال کارمندان خوب در تلاش هستند تا عملکردشان را در سازمان تقویت ببخشند. در کنار مدیران قوی نیز قصد دارند در ارائه بازخورد به هنر استادی برسند. در اینجا شاخص ارزیابی عملکرد می‌تواند بسیار کمک‌دهنده باشد. فرض کنید کارمندان در بخش مشاوره فروش و بازاریابی فعالیت دارند. مدیریت فروش و مدیریت بازاریابی باید نظارت کامل را بر روی کارمندان داشته باشند و نقاط ضعف و قوت را با آن‌ها در میان بگذارند. 

بازخورد مثبت و موثر باید چگونه باشد؟

مدیران مسئول فیدبک گرفتن هستند. این افراد باید با نحوه ارائه بازخورد مثبت و موثر آشنا باشند. اگر قصد دارید تا به عنوان یک مدیر بازخورد نتیجه‌بخش را شاهد باشید، باید به ویژگی‌های زیر توجه کنید: 

خاص باشد

اگر می‌خواهید بازخورد ارائه دهید، مستقیما سر اصل مطلب بروید و از مقدمه‌چینی دوری کنید. آن دسته از مواردی که با موضوع اصلی در ارتباط هستند، نباید وارد بحث شوند. یکی از مواردی که باعث ایجاد تفاوت بین بازخورد موثر و غیر موثر می‌شود این بوده که در طول مکالمه تنها به یک موضوع بپردازید. این مورد در بیشتر مواقع به دست فراموشی سپرده می‌شود. برای اینکه موضوع مورد بحث شما متمرکز باشد، حتما مدیریت استراتژی را به کار ببرید. 

بی‌ریا باشد

برای فیدبک گرفتن رضایت‌بخش باید به ویژگی بی‌ریا بودن توجه کنید. در واقع این مورد را می‌توانیم در بین بزرگ‌ترین تفاوت بین بازخورد خوب و بد جای دهیم. فرض کنید با فردی اختلاف شخصی دارید. در هنگام ارائه بازخورد این دشمنی نباید بر روی شما تاثیر بگذارد و نیاز است تا به صورت صادقانه و خالصانه نظر خود را ارائه دهید. 

به موقع باشد

فیدبک گرفتن شما باید در زمان درست باشد. اگر مشکلی را مشاهده می‌کنید، سریعا بازخورد آن را نیز بدهید. اجازه ندهید چند روز از آن بگذرد. این کار تنها باعث ضعیف‌تر شدن عملکرد کارمندان خواهد شد. اگر مدیریت پروژه را به دست گرفته‌اید، اجازه ندهید اشتباه تبدیل به عادت یک کارمند شود. بازخورد به موقع باعث خواهد شد تا اتفاق در ذهن آن کارمند شکل تازه‌ای به خود بگیرد و راحت‌تر بتواند برای جبران و اصلاح آن عمل کند. 

معنادار باشد

بازخوردی را می‌توانیم موثر بدانیم که دقیقا به همان قسمت مربوطه اشاره داشته باشد. فیدبک باید بتواند توضیحات کاملی را به کارمندان ارائه دهد. در این صورت کارمندان نیز می‌توانند از گزارش کامل ارائه‌شده، نکات خوبی را دریافت کرده و به اصلاح نقاط کور خود بپردازند. 

چیزی باشد که فرد توانایی تغییر آن را داشته باشد

گاهی اوقات تغییر دادن یک چالش بسیار مشکل است. در این شرایط مدیران باید بتوانند پیشنهادها و راهکارهایی را به کارمندان ارائه دهند تا از این طریق به آن‌ها در حل مشکلات خود کمک کنند. اگر تغییری را از یک کارمند انتظار دارید، در کنار آن باید به توانایی‌های فرد نیز توجه داشته باشید. برای این کار باید با کارمند خود به خوبی صحبت کرده و با ارائه راهنمایی‌های درست، او را در یک مسیر ویژه حرکت دهید. 

مثال‌هایی برای فیدبک گرفتن از عملکرد شغلی

برای اینکه مسئله فیدبک گرفتن برای شما روشن‌تر شود، قصد داریم چند مثال را با شما به اشتراک بگذاریم. از جمله: 

مثال بازخورد مثبت موثر: تو باعث شدی که تولید کالا در مقایسه با گذشته 20 درصد افزایش پیدا کنه. با این کار باعث شدی تا بخش مدیریت مالی فروش بالایی رو ثبت کنه. میشه توضیح بدی چطوری باعث این کار شدی؟ 

مثال بازخورد بد: از بخش مدیریت تولید شنیدم که باعث شدی تولید در مقایسه با ماه پیش 20 درصد بیشتر بشه. پس میزان فروش هم به اندازه 20 درصد رشد پیدا می‌کنه.

مثال بازخورد بد: از بخش مدیریت پروژه شنیدم که باعث شدی تولید 20 درصد بیشتر بشه. امیدوارم این کارت باعث نشه که ازم حقوق بیشتری درخواست کنی!

مدیران باید بتوانند دست به مدیریت منابع انسانی خود بزنند. فیدبک گرفتن در تمامی بخش‌های یک سازمان یا مجموعه اهمیت دارد. کارمندان و مدیران برای اینکه بتوانند به راهکارها و پیشنهادات تیم‌های مشاوره مدیریت، مشاوره منابع انسانی و مشاور سیستم ها فرآیندها جواب مثبتی دهند، باید در دوره های آموزش سازمانی شرکت داشته باشند. 

مثال‌هایی برای بازخورد شغلی

مثال فیدبک گرفتن مثبت خوب: با توجه به عملکرد فکر کنم پتانسیل این رو داشته باشی تا بتونی رهبری تیم رو بر عهده بگیری. بارها نشون دادی که توی انگیزه دادن به تیم وارد هستی. به عنوان یک کارمند به راحتی می‌تونی با مشکلات مواجه بشی و توانایی یادگیری بالایی داری. میشه بدونم چقدر به رهبری و مدیریت علاقه نشون میدی؟

مثال بازخورد مثبت بد: بهت تبریک میگم. قصد دارم تو رو به ارتقاء شغلی برسونم. 

بازخورد مثبت بد: با توجه به رفتارهات متوجه شدم به مدیریت علاقه زیادی داری ولی به نظرم بهتر هستش که بر روی کار و موقعیت فعلیت تمرکز داشته باشی. 

مثال‌هایی که برای فیدبک گرفتن به شما ارائه دادیم، بسیار حائز اهمیت هستند و نباید از آن‌ها غافل شوید. 

مدیران سازمان‌ها باید بتوانند به خوبی از پس ارائه بازخوردهای موثر بر بیایند. بین بازخوردهای مثبت و منفی تفاوت‌های زیادی وجود دارند که در این مطلب سعی کردیم 5 مورد از مهم‌ترین آن‌ها را با شما به اشتراک بگذاریم. همچنین در انتها به ارائه چند مثال پرداختیم تا بازخوردهای مثبت و منفی به خوبی برای شما شفاف‌سازی شوند. 

یکی از بخش‌های مهم فرآیند جمع‌آوری بازخورد، گرفتن اطلاعات دقیق و درست است.

برای داشتن محیط کاری مولد و تونا، جمع‌آوری بازخورد مؤثر امر مهمی است. یکی از بخش‌های مهم فرآیند جمع‌آوری انواع بازخورد ، گرفتن اطلاعات دقیق و درست است. باید بتوان اطلاعات دقیق را از منابع مختلف و معتبر تهیه کرد. پس از جمع‌آوری بازخورد، باید توانیم بازخوردها را به شکل مناسب به کارمندان و تیم‌های خود منتقل کنیم. این بازخوردها باید در جای مناسب و زمان مناسب مطرح شود. یک بازخورد نامناسب می‌تواند یک فرد از تیم شما را از پروژه خارج کند و یا حتی شرکت شما را ترک کند. در این مطلب قصد داریم منابع بازخورد‌ها در محل کار بررسی کنیم و ببنیم انواع بازخوردها کدام است.

منابع بازخورد در محل کار

مدیران همیشه درصدد این هستند که فرآیند گرفتن و جمع‌آوری بازخورد را بهبود ببخشند؛ گام نخست برای این کار درک درست منبع بازخورد است. ۵ منبع بازخورد در کسب و کار وجود دارد. هر منبع بازخورد می‌تواند نمایانگر یک دیدگاه بخصوص باشد. بنابراین بهتر است  در مورد هرکدام به طور ویژه بدانید.

مشتریان

مشتریان مهم‌ترین منبع بازخورد هستند. شرکت‌ها باید بازخورد مشتریان را درباره‌ٔ تیم، فرد و عملکرد مدیریتی خود بدانند. این امر می‌تواند از تحقیقات، سیستم شکایات مشتریان، صحبت فردی با مشتری و گروه‌های هدف مشتری صورت بگیرد.

داده‌های هدف

واحدهای آماری، KPIها و داده‌های در لحظه باید برای تهیه بازخوردهای هدفمند استفاده شوند. در مطلب راهنمای اولیه برای انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای کسب و کار در مورد شاخص‌های کلیدی عملکرد و استفاده‌ٔ آن در درک نظر کاربران و مشتریان توضیخ داده‌ایم. این شاخص‌ها در درک بهتر شما از سیستم و عملکرد سیستم کمک به‌سزایی می‌کند.

سرپرست، مدیر و رهبر تیم

رهبران معمولاً منبع بازخورد خوبی هستند. آنها باتجربه هستند و دانش حرفه‌ای وظایف اجرایی را دارند. همچنین درک و بینش خوبی را نسب به فرآیندهای اجرایی در سازمان دارند و می‌توانند تصمیم بگیرند کارها چطور پیش می‌رود. از طرفی، به دلیل نقش مهم رهبران در فرآیند دریافت بازخورد، باید آموزش‌های لازم را نیز در این زمینه ببینند.

همکاران

شرکا و همکارانی که کار مشابه شما را انجام می‌دهند، درک بهتری از عملکرد اجرایی کارها دارند. همچنین می‌توانند دید متفاوتی را در مورد فرآیند بازخورد داشته باشند. بنابراین نظر آنها برای شما و کار شما بسیار مهم است.

زیردستان

بازخورد رو به بالا روشی است که به زیردستان و کارمندان شما این امکان را می‌دهد در مورد روش مدیر و عملکرد آن نظر و بازخورد خود را ارائه دهند. درواقع فرهنگی را در سازمان خود به‌وجود می‌آورید که آنها بتوانند به‌راحتی نظر خود را در مورد سیستم، شرکت و حتی شما ارائه دهند.

این ۵ منبع بازخورد، دید متفاوتی را در مورد عملکرد کارمندانتان ارائه می‌دهند. یک بازخورد خوب باید از شامل هر ۵ منبع ذکر شده باشد. در واقع وقتی قرار است به نتیجه‌ای در کار خود برسید، بهتر است بازخوردهای این ۵ منبع را بررسی کرده باشید.

حالا که در مورد منابع بازخورد صحبت کردیم، به سراغ انواع بازخورد می‌رویم که بدانیم کدام برای یک برای کارمندان ما مناسب است.

انواع بازخورد در محل کار

نوع بازخوردی که به کارمندان خود می‌دهید، اهمیت و تأثیر زیادی در عملکرد بعدی آنها دارد. برای اینکه مدیران بتوانند تأثیرگذارترین بازخورد را ارائه دهند، باید درک درستی از تفاوت ۳ بازخورد اصلی با یکدیگر داشته باشند:

بازخورد سازنده

بازخورد سازنده یعنی اطلاعات خاص و بر اساس مشاهدات و مشکلات را به کارمند خود بدهیم. این بازخورد، خود به ۴ دسته تقسیم می‌شود:

بازخورد منفی: نظر تصحیح کننده نسبت به رفتار یا عملکرد نادرست قبلی. در این بازخورد بیشتر بر روی رفتار یا عمل نادرست انجام شده تأکید می‌شود تا از تکرار آن در آینده جلوگیری شود.

بازخورد مثبت: این بازخورد درواقع تأییدی بر رفتار قبلی افراد است؛ رفتاری که مثبت و تأثیرگذار تلقی شده است و می‌خواهیم فرد به این رفتار ادامه دهد.

بازخورد منفی کنترلی: این نوع بازخورد بر روی اصلاح رفتار و عملی است که قرار است در آینده صورت بگیرد.  در واقع فرد باید در آینده از این رفتار و عمل پرهیز کند.

بازخورد مثبت کنترلی: این نوع بازخورد تأکیدی است بر رفتار و عملی که قرار است در آینده صورت بگیرد. درواقع فرد باید در آینده این رفتار را حتی بهتر، انجام دهد.

تشویق

تشویق همان اظهار نظرهای مثبت در مورد فرد است. این کار در بیشتر افراد باعث افزایش اعتماد به نفس و بالا رفتن تأثیرگذاری فرد می‌شود.

انتقاد

نظر، قضاوت و یا اظهارات منفی در مورد فرد و یا عملکرد آن است. انتقاد یک برخورد مخرب است و معمولاً تأثیر چندانی در بالارفتن عملکرد فرد در محیط کاری ندارد.

بازخوردهای مثبت و سازنده تأثیر به‌سزایی در بالارفتن و بهبود عملکرد افراد دارند. مدیران و رئیسان باید حجم بازخورد مثبت را بیشتر کنند و از حجم انتقادها بکاهند. تشویق هم برای کارمندان واجب است؛ اما نباید بخش واجب فرآیند بازخورد باشد.

درکل رفتاری که شما با کارمند خود دارید، تأثیر زیادی بر عملکرد آنها دارد. باید بدانید که چه وقت چه چیزی را به چه شکلی به افراد خود بگویید که تأثیر مثبت و سازنده داشته باشد.

مدیر خوبی باشید!

منبع: talkdesk