تأثیر تغییر محل کار بر روی کارکنان

روند‌های مختلفی وجود دارند که به مرور زمان می‌توانند بر روی مدیریت منابع انسانی تاثیر خود را بگذارند. محققان و کارشناسان درباره این روند صحبت کرده‌اند؛ راه‌حل آن‌ها استفاده از مدیریت تغییر است. برنامه‌ها و خدمات ابری گوناگونی وجود دارند که به صورت توسعه‌ یافته هستند. متخصصان برجسته در حوزه مشاوره منابع انسانی از فناوری‌های موجود به منظور جذب، درک و در نهایت مدیریت کارمندان بهره می‌برند. همچنین کسب‌وکارهای گوناگون به منظور دستیابی به مزیت‌های رقابتی نسبت به استفاده از این فناوری‌ها اقدامات لازم را به انجام رسانده‌اند. در واقع سازمان‌ها به این نتیجه رسیده‌اند که مدرن‌سازی عملکرد منابع انسانی با کمک بهره‌مندی از فناوری ابری امکان‌پذیر است.

نتایج تحقیقات ISG درباره مدیریت تغییر

در رابطه با مدیریت تغییر و مدرن‌سازی تحقیقات مختلفی انجام گرفته‌اند. بر اساس تحقیقات نتایج زیر به دست آمده‌اند:

• 46 درصد از سازمان‌ها قصد دارند تا بیشتر بودجه نرم‌افزار منابع انسانی خود را به سیستم‌هایی اختصاص دهند که مبتنی بر فضای ابری هستند.
• همچنین بیشتر از 75 درصد سازمان‌ها این انتظار را داشتند که حداقل یکی از سیستم‌های منابع انسانی خود را تا پایان سال 2020 به فضای ابری انتقال دهند.

بخش‌های منابع انسانی این قابلیت را خواهند داشت تا با استفاده از فضای ابری به ادغام داده‌های کارمندان و معیارهای کسب‌وکار بپردازند. در صورتی که هدف از مدیریت پروژه ایجاد یک محیط کار دیجیتال در قالب end-to-end باشد، این ادغام اهمیت بالایی خواهد داشت. این یک فرصت جدید بوده و انواع شرکت‌های کوچک و بزرگ می‌توانند دست به دنبال کردن یک یا چند روند در حال ظهور بزنند.

همچنین این فرصت‌ها در مدیریت تغییر مزایای دیگری نیز خواهند داشت. به عنوان مثال مدیران می‌توانند کارمندان خود را بیشتر درک کرده و از این طریق باعث بهبود شرایط کار در سازمان شوند. در حقیقت می‌توانیم این نتیجه را بگیریم که کارمندان تمایل دارند در سازمان‌هایی مشغول به کار شوند که چیزهایی بیشتر از حقوق و مزایای معمول را می‌توانند دریافت کنند. درک شدن و احترام گذاشتن به آن‌ها نمونه‌ای از انتظارات به حساب می‌آیند.

ویژگی‌های جامعه ایده‌آل کارمندان

کارمندان قصد دارند در هنگام مدیریت تغییر عضوی از جامعه دیگر باشند. جامعه ایده‌آلی که این افراد در سر دارند، باعث بهبود تعهد، رفاه و در نهایت تجربه کاری می‌شود. زمانی که فناوری محل کار افزایش پیدا می‌کند، نشان‌دهنده این موضوع است که در سازمان مربوط تغییراتی ایجاد شده‌ است. این تغییرات باعث می‌شوند تا کارمندان از تجربه کاری جامع‌تر بهره‌مند شوند. گرایش‌های فنی که در منابع انسانی به چشم می‌خورند، راه‌حل‌های مختلفی را به خود اختصاص داده‌اند که استفاده از آن‌ها باعث کسب نتایج زیر خواهد شد:

• مشارکت کارکنان و کارمندان افزایش پیدا خواهد کرد.
• در سازمان‌ها تنوع زیادی ایجاد خواهد شد.
• کارمندان در رابطه با آزار جنسی می‌توانند آگاهی زیادی به دست آورند.
• رفاه سازمان‌ها گسترش و افزایش خواهد یافت.
• همچنین می‌توان هوش مصنوعی را به کار گرفت و از این طریق باعث بهبود عملکرد شد.

در ادامه مقاله مدیریت تغییر، قصد داریم به روندهای منابع انسانی که در سال 2020 مورد استفاده قرار می‌گیرند، بپردازیم؛ پس همراه ما باشید.

روند منابع انسانی شماره یک: مشارکت کارکنان با یکدیگر و در کارهای سازمان

اولین روند از منابع انسانی در مقاله مدیریت تغییر، مشارکت کارکنان است. مشارکت کارکنان به یک ارتباط عاطفی همراه با تعهد اشاره دارد. این تعهد و ارتباط عاطفی چیزهایی هستند که کارمندان نسبت به سازمان از خود به نمایش می‌گذارند. وقتی یک کارمند احساس کند برای سازمان ارزشمند است، در آن صورت فداکاری بیشتری را نیز خواهد داشت. کارمندان با ارزش بالا، اشتیاق بیشتری را نسبت به شغل و وظایف خود نشان می‌دهند. این افراد همواره تلاش می‌کنند تا وفاداری خود را در قبال همکاران و سازمان افزایش دهند و بهترین عملکرد را داشته باشند.

بر عکس این موضوع نیز صدق می‌کند. یعنی اگر یک کارمند عملکرد ضعیفی را از خود نشان دهد، در آن صورت سازمان‌ها با آسیب‌های زیادی مواجه می‌شوند. اخیرا یک خبرگزاری با نام G2Crew یک مصاحبه‌ای را با کارمندان بخش منابع انسانی و دیگر بخش‌ها ترتیب داده است. هدف از این مصاحبه پی بردن به نظرات و دیدگاه‌ها در رابطه با مشارکتی است که آن‌ها باید از خود نشان دهند. در رابطه با این مطالعه، نتایج زیر به دست آمده‌اند:

• بر اساس مصاحبه‌ای که انجام گرفته شده است، 80 درصد از کارمندان معتقد هستند که استفاده از فناوری منابع انسانی می‌تواند نگرش کارمندان را نسبت به سازمان بهبود و افزایش دهد.
• همچنین 57 درصد از کارمندان با این موضوع موافق هستند که مشارکت کارمندان برای سازمان کمک بزرگی بوده و می‌تواند باعث حفظ کارمندان مولد شود.

اعتقادی که پاسخ‌دهندگان گروه منابع انسانی دارند

بیشتر پاسخ‌دهندگان گروه منابع انسانی بر این موضوع اعتقاد دارند که برای ایجاد فرهنگ شغلی، نیاز است تا کارمندان از مشارکت استفاده کنند. مدیران نیز باید دست به مدیریت تغییر بزنند تا هر چیزی اصولی و درست، رو به جلو حرکت کند. این فرهنگ شغلی پر از رونق است. زمانی که مجموعه کارمندان درگیر فعالیت‌های شغلی باشند، در آن صورت همه برنده رقابت و میدان خواهند بود. برنامه‌های جامع مشارکت کارکنان از همان ابتدای مشارکت شروع می‌شود. بر روی این برنامه‌ها نیاز است تا نظارت کامل صورت بگیرد. وظیفه نظارت بر عهده افرادی همچون دپارتمان‌ها، تیم‌ها و کارکنان منابع انسانی خواهد بود.

در روند مشارکت کارکنان شاهد راه‌حل‌های مختلفی هستیم. کارمندان منابع انسانی از این راه‌حل‌ها استفاده می‌کنند تا بتوانند از طریق آن‌ها تعهد و وفاداری را تا مقدار بسیار زیادی افزایش دهند. البته در این راه یک چالش بسیار بزرگ وجود دارد: استفاده از کدام راه‌حل می‌تواند کاربرد بیشتری را برای سازمان‌ها، کارمندان و فرهنگ سازمانی داشته باشد؟ در حال حاضر شاهد تعداد بی‌شماری گزینه برای بهبود کارکنان می‌توانید باشید. کارکنانی که در بخش منابع انسانی کار می‌کنند، می‌توانند از نرم‌افزارهای مشارکت کارکنان برای انجام کارهای گوناگون استفاده کنند. این کارها شامل گزینه‌های زیر می‌شوند:

• ردیابی و جلب کردن بازخورد کارکنان
• اندازه‌گیری کردن نتایج ردیابی
• ارتقا دادن فعالیت‌های مثبت

با استفاده از شاخص ارزیابی عملکرد و مدیریت تغییر، می‌توان به بازخورد کارکنان دست پیدا کرد. سپس با استفاده از بازخورد کارکنان می‌توان از پیشنهادهای مفید آگاه شد و از آن‌ها برای بهبود مشارکت کارکنان نهایت استفاده را کرد. تقویت مشارکت کارکنان تنها با کمک نرم‌افزارهای مشارکت کارکنان امکان‌پذیر نبوده و می‌توانید شاهد راه‌حل‌های مختلف دیگری نیز باشید. این راه‌حل‌ها ارائه‌دهنده چیزهای مختلفی هستند؛ از جمله:

• آموزش مداوم
• پیشرفت شغلی
• شناخت کارمندان
• ارائه برنامه‌هایی درباره رفاه جسمی، مالی و روحی

استفاده از ابزار Gamification برای مشارکت کارکنان در مدیریت تغییر

مدیران منابع انسانی و مشاور سیستم ها و فرآیندها به منظور بهبود مشارکت کارکنان، گزینه‌های گسترده‌ای را در اختیار دارند. همچنین می‌توانیم انتظار این موضوع را داشته باشیم که به مرور زمان استفاده از این گزینه‌ها افزایش پیدا کند. یکی از ارزشمندترین ابزارها برای مشارکت کارمندان Gamification است. سیستم عاملی که در Gamification وجود دارد، می‌تواند ایجادکننده جذاب‌ترین ساختار برای بازی‌ها باشد. همچنین این قابلیت را دارد تا قوه کنجکاوی کارمندان را نیز تقویت کند. مفاهیمی که در بردارنده روحیه بازی و سرگرمی هستند، تاثیر بسیار ویژه‌ای را بر روی مشارکت و همچنین عملکرد کارمندان خواهند گذاشت.

Gamification در مدیریت تغییر دارای نمونه‌های مختلفی است. استفاده از عناصر بازی در محیط کار نمونه‌ای از این موارد است. به عنوان مثال می‌توان با کمک این عناصر تیم‌های پروژه را رتبه‌بندی کرد. هدف از انجام این کار افزایش و تشویق کارکنان به کار تیمی است. در واقع این عناصر می‌توانند رقابت سازنده را در سازمان به همراه داشته باشند. سازمان‌ها می‌توانند از این موضوع استفاده کرده تا از این طریق بتوانند سودآوری، بهره‌وری و در نهایت کیفیت محصول را به بیشترین حد خود برسانند. همچنین شاهد کاهش موارد مختلفی نیز خواهید بود؛ از جمله جابه‌جایی ناگهانی کارکنان، غیبت کارمندان و در نهایت رخداد حوادث ناگهانی.

روند منابع انسانی شماره دو: طی کردن فرایند استخدام در مقاله مدیریت تغییر

در سال 2020 بیشترین فرایندی که تحت تاثیر انواع تغییرات قرار گرفت، فرایند استخدام بود؛ از این رو مدیران برای استفاده درست از فرایند استخدام باید مدیریت تغییر را به دست بگیرند. در واقع فناوری باعث شده است تا کارکنان منابع انسانی بر روی ابزارهای مختلفی که در ارتباط با فناوری هستند، حساب ویژه‌ای باز کنند. این تکنیک‌ها و ابزارها به کمک کارمندان آمده و می‌توانند با کمک آن‌ها فرایند استخدام کردن متقاضیان را بهتر و سریع‌تر طی کنند. از مهم‌ترین نوآوری‌ها می‌توانیم به چت بات‌ها، شبکه‌های اجتماعی و هوش مصنوعی اشاره داشته باشیم. این ابزارها به صورت بسیار گسترده توسط تیم منابع انسانی مورد استفاده و بهره‌وری قرار می‌گیرند. همچنین در مرحله جذب، مدیران منابع انسانی بهره بسیار زیادی از آن‌ها می‌برند. سازمان‌ها خواستار این درخواست از کارمندان خود هستند تا به حفظ سطح ثابت و بالایی از عملکرد در محل کار بپردازند.

در ادامه مقاله مدیریت تغییر باید بیان کنیم شرکت‌ها باید پیدا کردن کارمندانی را در اولویت قرار دهند که می‌توانند با یک زمینه نوآورانه به راحتی سازگار شوند. روند نوظهوری که در منابع انسانی به چشم می‌خورد این بوده که انتظار این دسته از درخواست‌ها را از کارمندان نداشته باشیم، بلکه خود به صورت مستقیم به فکر جذب آن‌ها بیفتیم.

برای جلوگیری از تبعیض، به استخدام کور روی بیاورید

در ادامه مقاله مدیریت تغییر، قصد داریم به جلوگیری از تبعیض بپردازیم. یکی از موضوعات بسیار مهمی که امروزه به چشم می‌خورد، تنوع است. ویژگی‌های مختلفی وجود دارند که با کمک آن‌ها می‌توان عملکرد و فرهنگ سازمانی را بهبود ببخشید. تنوع در بین این ویژگی‌های اساسی جای می‌گیرد. در رابطه با منابع انسانی تحقیقات مختلفی انجام گرفته‌ است که یکی از برترین آن‌ها توسط هاروی نش به ثبت رسیده است. بر اساس این تحقیق اگر سازمان‌ها انواع سیاست‌های فراگیر را اتخاذ کنند، در آن صورت می‌توانند در حد قابل‌توجهی بر روی تنوع، تمرکز کنند. این سیاست‌ها می‌توانند در زمینه‌های گوناگونی همچون جنسیت، قومیت، فرهنگ و سن باشند. البته در روند انتخاب اولیه پارامترهایی به چشم می‌خورند که بسیار غالب هستند؛ از جمله تعصبات ضمنی یا ناخودآگاه. در اصلاحیه‌هایی که اخیرا صورت گرفته‌اند، محققان توانسته‌اند مراحل اولیه انتخاب را درباره تبعیض نژادی فراگیر شناسایی کنند.

همچنین این محققان دریافته‌اند که شانس مصاحبه سفیدپوستان 75 درصد بیشتر از افراد آسیایی است. همچنین شانس این افراد 50 درصد بیشتر از افراد سیاه‌ پوست است. در صورتی که مردان دارای نام‌های سنتی باشند، 40 درصد بیشتر شانس دریافت مصاحبه نسبت به مردانی با اسم‌های زنانه خواهند داشت. در رابطه با این مطالعه انتقادات زیادی به چشم می‌خورد؛ چرا که این مطالعه نشان می‌دهد نژاد و در کنار آن جنسیت دو نمونه از مفاهیمی هستند که تنها با استفاده از نام فرد می‌توان آن‌ها را شناسایی کرد. اما با این وجود می‌توانیم از این مطالعه به عنوان یک نقطه عطف و شروع تاثیرگذار یاد کنیم؛ زیرا به خوبی این موضوع را به نمایش می‌گذارد که تعصب ناخودآگاه تا چه حد می‌تواند تاثیرات خود را بر روی روند استخدام بگذارد. روش‌های استخدامی می‌توانند تاثیرگذاری خود را بر روی حقوق و رشد شغلی بگذارند. این موضوع بسیار قابل‌ تامل است.

گزارشی درباره McKinsey & Company که باید بدانید

McKinsey & Company در چند وقت اخیر یک گزارش را ارائه داده‌اند. بر اساس این گزارش تنوع جنسیتی و تنوع قومی که در محل کار به چشم می‌خورند، می‌توانند یک رابطه مثبتی را با سود ایجاد کنند. در عدم موفقیت ایجاد نیروی کار متنوع موانع زیادی به چشم می‌خورد. یکی از آن‌ها تبعیض قائل شدن بین نیروهای کار است. برای اینکه بتوان این تبعیضات را کاهش داد، باید اقدامات مناسبی را در جهت شناسایی این تبعیض‌ها به انجام رساند. سازمان‌ها دست به تعیین انواع اهداف می‌زنند. وظیفه برآورده کردن این وظایف را کارکنان منابع انسانی و همچنین مدیران انسانی برعهده دارند. برای انجام این کار در ابتدا نقشه‌ای از راه‌های روشن ترسیم کنید تا از طریق آن‌ها بتوانید به انواع تنوع‌ها در زمینه‌های گوناگون همچون جنسیتی، قومی، فرهنگی و نسلی پی ببرید. به غیر از این موضوع راه‌حل‌های فناورانه‌ای به چشم می‌خورد که به پرسنل منابع انسانی کمک می‌کند.

نکات دیگری در مدیریت تغییر به چشم می‌خورد. به عنوان مثال برای کاهش سطح تبعیض در روند استخدام  باید پرسنل نیروی انسانی دست به کار شوند. از جمله این تبعیض‌ها می‌توانیم به جنسیت، نژاد، سن و طبقه اجتماعی اشاره داشته باشیم. پرسنل نیروی انسانی باید از ابزارهای مختلفی در جهت انتخاب، مصاحبه و جذب انواع کارکنان بهره بگیرند. امروزه کمتر سازمانی را می‌توانید پیدا کنید که این ابزارها را در دسترس نداشته باشد.

کمک رسانه‌های اجتماعی برای جذب نیروهای جدید

در مقاله مدیریت تغییر می‌خواهیم به رسانه‌های اجتماعی اشاره داشته باشیم که کمک بسیار بزرگی برای جذب نیروهای جدید به حساب می‌آیند. روند استخدام غالبا شکل‌های یکسان و مشابهی داشته است؛ بدین صورت که اگر یک موقعیت شغلی خالی وجود داشته باشد، سازمان مربوط به دنبال کارمند جدید خواهد بود و جستجوهای لازم را درباره این موضوع خواهد داشت. امروزه یک روند در حال ظهور به چشم می‌خورد که مطمئنا در سال آتی محبوبیت ویژه‌ای را کسب خواهد کرد. سازمان‌ها از تکنیک‌های مدیریت بازاریابی استفاده می‌کنند تا سازمان خود را جذاب‌تر نشان دهند. در واقع سازمان‌ها قصد دارند تا خود را به عنوان یک مکان برای استعدادها به دنیا معرفی کنند. در حقیقت هدف سازمان‌ها این بوده خودشان را با کاربران در شبکه‌های اجتماعی درگیر نشان دهند و افراد را دعوت کنند تا از وب‌سایت‌ آن‌ها بازدید به عمل بیاورند.

در واقع هدف این بوده تا به افراد در راستای مدیریت تغییر بفهمانند سازمان آن‌ها بهترین محل برای کار کردن است. کاربران با مراجعه به سایت می‌توانند اطلاعات لازم را درباره فرهنگ و تاریخ سازمان کسب کنند. از این طریق نسبت به عضویت در سازمان نیز مشتاق می‌شوند. سازمان‌ها بیشترین استراتژی‌های خود را بر روی وب‌سایت اعمال می‌کنند. انجمن‌های مدیریت تحقیقات انسانی، یک تحقیق ویژه‌ای را انجام داده‌اند. بر اساس این تحقیق متوجه شده‌اند که در چند سال گذشته رسانه‌های اجتماعی نقش بسیار پررنگی را در استخدام نیروهای کار ایفا کرده‌اند. این رسانه‌ها شامل لینکدین، فیسبوک، اینستاگرام و در نهایت وب‌سایت‌های اختصاصی می‌شوند.

نقش پررنگ رسانه‌های اجتماعی در جذب متقاضیان و استفاده از سیستم آینده‌نگر در مدیریت تغییر

رسانه‌های اجتماعی قابلیت جذب متقاضیان معتبر را دارند اما با این وجود از محدودیت‌هایی که در این راستا وجود دارند، نباید چشم‌پوشی کرد. اگر قصد دارید نمایه‌های متناسب با فرهنگ سازمانی را شناسایی کنید، به شما پیشنهاد می‌کنیم از داده‌های پیشین سازمان خود بهره ببرید. از این طریق می‌توانید به نتایج بهتری دست پیدا کنید. برای کاهش عدم اطمینان سابقه متقاضی کار حتما استفاده از تجزیه و تحلیل آینده‌نگر را به یاد داشته باشید. همچنین تجزیه و تحلیل آینده‌نگر در بحث مدیریت تغییر مزایای ویژه‌تری را نیز به همراه خواهد داشت. به عنوان مثال می‌تواند باعث شود تا خصوصیات شخصی و حرفه‌ای متقاضی راحت‌تر شناسایی شوند. همچنین مشارکت لازم را در تکلیف و سودآوری سازمان اعمال خواهد کرد. به طور خلاصه می‌توانیم اینطور بیان کنیم در تجزیه و تحلیل آینده‌نگر از داده‎‌های قدیمی‌تر استفاده می‌شود. با این داده‌ها، می‌توان داده‌های آینده را پیش‌بینی کرد؛ همانند چیزی که گوگل نشان می‌دهد.

چت بات

یکی دیگر از موضوعات مهم درباره مدیریت تغییر، استفاده از چت بات است. حالا شاید این سوال برای شما مطرح شود که چت بات چیست و به چه کاری می‌آید؟ چت بات در دسته‌بندی هوش‌های مصنوعی جای می‌گیرد و یکی دیگر از روندهای مهم در منابع انسانی را نمایش می‌دهد. فروشندگان زیادی وجود دارند که نسبت به گنجاندن چت‌ها در سیستم‌های مدیریت منابع انسانی اقدام کرده‌اند. هدف از انجام این کار، پاسخگویی به درخواست‌ها و نیازهای کارمندان بوده است. چت بات‌ها توانایی پاسخ به سوالات مختلف را دارند. این سوالات در رابطه با پرداخت، تعطیلات، مزایای اجتماعی و همچنین حقوق قانونی هستند؛ از این رو می‌توانیم به این نتیجه دست پیدا کنیم چت بات‌ها با پاسخگویی به این دسته از سوالات، باعث خواهند شد تا بخش‌های منابع انسانی دائما آن‌ها را تکرار نکنند.

در مبحث مدیریت تغییر باید به چت بات توجه خاصی شود؛ چرا که یک پلتفرم برای سرویس‌دهی شخصی است. کارکنان منابع انسانی اگر سوالات و مشکلات بسیار فوری داشته باشند، می‌توانند برای حل آن‌ها از این سرویس بهره ببرند. هر ساله ربات‌ها از جهات مختلف مورد توسعه قرار می‌گیرند. به عنوان مثال در آن‌ها فناوری‌هایی به کار گرفته می‌شوند که دارای تنوع گسترده‌ای از وظایف و توانایی‌ها هستند. بیشترین بحث درباره این موضوع را اتومبیل‌های خودران به خود اختصاص داده‌اند، اما نباید این احتمال را نادیده گرفت که ممکن است ربات‌ها تبدیل به یک وظیفه برتر برای ذخیره و همچنین به اشتراک‌گذاری انواع اطلاعات داخلی شوند. در واقع می‌توانیم اینطور بیان کنیم ربات‌ها دسترسی بسیار سریعی را به داده‌های مناسب دارند؛ از این رو می‌توانند سرعت ارتباط و بهره‌وری را تا حد بسیار زیادی افزایش دهند.

طراحی دستیارهای مجازی سازمان اوراکل برای افزایش عملکرد در مدیریت تغییر

سازمان اوراکل به منظور بهره‌وری عملکرد در مدیریت تغییر دست به طراحی و اجرای انواع دستیارهای مجازی چت بات زده است. این دستیارها توانایی این را دارند تا کارهای مختلفی را با بهترین کیفیت ممکن به انجام برسانند. از بهترین توانایی‌هایی که می‌توانیم به آن اشاره داشته باشیم، پردازش راحت‌تر سفارش انواع کارت ویزیت است. ربات این قابلیت را خواهد داشت یک پیش‌نمایش مجازی از کارت ویزیت بسازد که در آن اطلاعاتی همچون نام، عملکرد کسب‌وکار و جزئیات تماس به چشم می‌خورد. شایان ذکر است تمامی این فرایندها به صورت خودکار توسط ربات انجام خواهد شد. بعد از به نمایش گذاشتن این جزئیات، به شرح هر یک از آن‌ها می‌پردازد. حالا می‌خواهیم جالب‌ترین بخش را برای شما نام ببریم. بدین صورت که تمامی این‌ها به خاطر یک سیستم ارتباطی پیام کوتاه، تنها در عرض چند ثانیه به انجام خواهد رسید.

بسیاری از افراد فکر می‌کنند چگونگی استفاده از برنامه هوش مصنوعی به منظور کمک به کارمندان کار دشواری است؛ در حالی که چنین نیست. فرایند استفاده از هوش مصنوعی بسیار راحت است؛ به گونه‌ای که می‌توان به راحتی از آن‌ها برای اصلاح و نظارت داده‌هایی بهره برد که در سیستم منابع انسانی به چشم می‌خورند. البته شایان ذکر این نکته است که استفاده از چت بات برای مدیریت تغییر محدودیت‌هایی دارد؛ به همین دلیل نیاز است تا فرایند انتقال پیچیده‌ترین پرونده‌ها، به کارمندان حقیقی انجام شود. اگر به دنبال این هستید تا هوش مصنوعی و ربات‌های چت را برای همیشه جایگزین منابع انسانی کنید، باید بگوییم که سخت در اشتباه هستید. کار ربات‌ها و هوش مصنوعی تنها این بوده تا یک فناوری قدرتمند را نشان دهند. این فناوری‌ها بار اداری تیم منابع انسانی را کاهش می‌دهند. همچنین اجازه به کارگیری مدیریت استراتژی را به تیم خواهند داد.

سهم Gamification در جذب انواع مخاطبان

در این بخش از مقاله مدیریت تغییر به بررسی سهم Gamification در جذب مخاطبان می‌پردازیم. رسانه‌های اجتماعی می‌توانند باعث بهبود جذابیت سازمان‌ها شوند. در کنار این موضوع یک سری از ابزارها وجود دارند که پشتیبانی‌کننده از جذب و انتخاب پرسنل هستند. در آینده نزدیک می‌توانید شاهد تاثیرگذاری ویژه این ابزارها باشید. یکی از برترین این ابزارها که در قسمت‌های قبلی نیز به آن اشاره کردیم، Gamification است. سازمان‌ها به دنبال جذب کارمندانی هستند که بتوانند دست به ایجاد نوآوری‌های متنوعی در سازمان بزنند. سازمان‌ها از روش‌های مختلفی برای انجام این کار استفاده کرده‌اند. در حال حاضر Gamification می‌تواند یک پیشنهاد فوق‌العاده باشد. در واقع Gamification از چالش‌ها و ماجرایی‌هایی که در دل خود دارد استفاده می‌کند و از این طریق انواع استعدادها را کشف و و شناسایی می‌کند. ماریوت را می‌توانیم در بین معروف‌ترین شرکت‌های هتلداری جای دهیم که در استفاده از این روش، یعنی Gamification، پیشگام بوده است.

این شرکت توانست بازی My Marriot را طراحی و ایجاد کند. این بازی آنلاین بوده و شباهت بسیار زیادی با Farmville  و The Sims دارد. این برنامه به خوبی مدیریت تغییر را نشان می‌دهد. در این بازی، بازیکنانی وجود دارند که باید مسئولیت‌های معمولی را به انجام برسانند، اما در ادامه راه با سخت‌گیری‌های زیادی از جانب مدیر مسئول و تیم مدیریت مشتریان روبه‌رو می‌شوند. یکی از این مسئولیت‌ها سفارش گوشت و ماهی و پیگیری‌های مربوط هر کدام از آن‌ها است. پرسنلی که در تیم ماریوت استخدام شده‌اند، از طریق این بازی می‌توانند نامزدهای احتمالی را شناسایی کنند. همچنین بررسی‌های لازم را انجام می‌دهند که فرد با داشتن این توانایی‌ها و مهارت‌ها می‌تواند به عنوان مدیر سالن به استخدام در بیاید یا خیر؟ افراد دعوت‌شده به بخش منابع انسانی کسانی هستند که می‌توانند میزان استرس خود را مدیریت کنند.

روند منابع انسانی شماره سه: هوش مصنوعی در مدیریت تغییر

روند منابع انسانی شماره سه در مدیریت تغییر مربوط به هوش مصنوعی است. انقلاب صنعتی جدیدی که شاهد آن هستیم، بر اساس هوش مصنوعی طراحی شده است. شرکت‌ها به دلایل مختلفی از فناوری هوش مصنوعی استفاده می‌کنند. این دلایل می‌توانند شامل گزینه‌های زیر باشد:

•  مدیریت کردن مقدار داده‌های موجود
• بهبود بخشیدن به گردش کار داخلی
• افزایش دادن میزان بهره‌وری

البته در رابطه با مدیریت تغییر، دلایل دیگری نیز به چشم می‌خورند. زمانی که سازمان‌ها فناوری‌های منابع انسانی را با هوش مصنوعی ادغام کنند، در آن صورت می‌توانند باعث بهبود تجربه کارمندان شوند. زمانی که هوش مصنوعی در شروع فرآیند استخدام به کار گرفته می‌شود، این قابلیت را خواهد داشت تا به طور کلی باعث بهبود چرخه زندگی یک کارمند شود.

قابلیت‌های ویژه هوش مصنوعی در مدیریت تغییر

از دیگر قابلیت‌هایی که هوش مصنوعی برای مدیریت تغییر دارد، می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم:

• شرکت‌ها از طریق هوش مصنوعی با کارمندان و متقاضیان خود به گونه‌ای رفتار می‌کنند که انگار بخشی از مشتریان وفادار آن‌ها هستند.
• همچنین هوش مصنوعی تجربه کارمندان را بهبود می‌بخشد.
• استفاده از هوش مصنوعی می‌تواند تا مقدار زیادی مشارکت را بهبود و افزایش دهد.
• در کنار این موضوع می‌توانید شاهد ارتقاء فرهنگ سازمانی باشید.

یکی از راه‌هایی که با کمک آن می‌توانید هوش مصنوعی را به منظور مدیریت تغییر اعمال کنید، یادگیری ماشینی است. یادگیری ماشینی از داده‌های موجود بهره برده تا با کمک آن‌ها بتواند الگوها را شناسایی کند و تصمیم‌گیری‌های لازم را به انجام برساند. برای انجام سریع کارها نیاز به انرژی زیادی وجود دارد. استفاده از ابزارها می‌تواند باعث کاهش مقدار انرژی مورد نیاز شود. در کنار کاهش انرژی، می‌تواند باعث بهبود زمان پاسخ و همچنین دسترسی به اطلاعات شود. در واقع به نوعی انتظارات کارمندان نسبت به مدیران نیز افزایش پیدا می‌کنند. در حال حاضر مناسب‌ترین زمان برای ترکیب کردن یادگیری ماشینی و فناوری منابع انسانی است. یک موضوع مشترک وجود دارد که پیوند دهنده این دو با یکدیگر بوده و آن چیزی نیست جز: هوش مصنوعی!

نتایج ترکیب یادگیری ماشینی و فناوری منابع انسانی

استفاده از این ترکیب می‌تواند در زمینه‌های مختلفی به کمک بیاید. به عنوان مثال مشارکت کارمندان پررنگ‌تر انجام می‌گیرد، با تعصبات ناخودآگاه مبارزه انجام خواهد شد و همچنین می‌تواند به گسترش مفهومی تحت عنوان بهزیستی منابع انسانی نیز کمک کند. یادگیری ماشینی می‌تواند به عنوان یک سرویس مورد استفاده قرار بگیرد؛ از این رو شاهد آسان‌تر شدن فرایندهای منابع انسانی خواهید بود. در کنار این موضوع می‌توان فرایندهای استخدام کور را نیز راحت‌تر انجام داد. یادگیری ماشین در ساده‌سازی درخواست‌های مکرر نیز تاثیر دارد. اجازه دهید مثال استخدام کور را برای شما شرح دهیم. هوش مصنوعی اگر در استخدام کور به کار رود، در آن صورت می‌تواند باعث حذف تعصب ناخودآگاه از مرحله انتخاب تا مرحله مصاحبه شود. اگر اطلاعات گوناگونی را نادیده بگیریم، می‌توانیم روبه‌روی تعصبات افراطی ایستادگی کنیم؛ از جمله:

• اطلاعات مربوط به نام
• اطلاعات مربوط به دانشگاه
• اطلاعات مربوط به مکان و تاریخ کسب‌وکار قبلی
• و…

ساخت سیستم‌ها بر اساس فرایندهای تصمیم‌گیری انسانی

سیستم‌هایی مشابه هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، ساخته‌شده بر اساس فرآیندهای تصمیم‌گیری انسانی هستند؛ لذا می‌توانیم اینطور بیان کنیم نیازمند نوآوری‌های مداوم خواهند بود. اگر مبنای یادگیری سیستم‌های هوش مصنوعی، سیستم‌های قدیمی و یا افرادی با تعصبات ناخودآگاه باشد، در آن صورت یادگیری را به خطر خواهند انداخت. همچنین بیشتر تمایل به استفاده از پارامترهای افراطی در روند استخدام دارند. نتیجه این امر بی‌فایده بودن کار آن‌ها است. هوش مصنوعی قدرت یادگیری متداول‌ترین سوالات را دارد و می‌تواند به تمامی آن‌ها به صورت خودکار پاسخ بگوید. اگر کارکنان منابع انسانی قصد داشته باشند تا زمانی را برای پاسخ به سوالات کارمندان اختصاص دهند، با استفاده از هوش مصنوعی می‌توانند آن را کاهش دهند. اجرای هوش مصنوعی معمولا از طریق سیستم‌های ردیابی متقاضیان یا به اختصار ATS انجام می‌شود. این سیستم قادر است درخواست فرایند تجزیه و تحلیل را بسیار ساده‌تر از آن چیزی که است، کند.

این سیستم‌ها در فرآیند مدیریت تغییر بسیار حائز اهمیت هستند. اگر می‌خواهید زمان پاسخ‌دهی به قسمت‌های مختلف استخدامی را کاهش دهید، در آن صورت استفاده از این سیستم‌ها اکیدا پیشنهاد می‌شود. همچنین برنامه‌ریزی سیستم ردیابی متقاضیان، بر اساس ارزیابی درخواست‌ها انجام می‌شود. با این کار می‌توانید شاهد همخوانی بیشتری با معیارهای موجود باشید. استفاده از این سیستم‌ها برای کاهش تبعیض نیز امکان‌پذیر است.

پیشرفت و شکوفایی فناوری‌های مبتنی بر مدیریت تغییر

فناوری‌هایی که مبتنی بر هوش مصنوعی هستند، می‌توانند به مرور زمان به پیشرفت و شکوفایی خود در سطح بسیار گسترده‌ای ادامه دهند. تقاضاهایی که برای این فناوری‌ها وجود دارند، یک سیر صعودی را طی می‌کنند؛ از این رو در آینده‌ای نه چندان دور شاهد نوآوری‌های بیشتری در این زمینه خواهید بود. سازمان‌های بسیاری وجود دارند که به منظور ایجاد انواع الگوریتم‌های شناسایی که ایده‌آل متقاضیان هستند، از نرم‌افزارهای منابع انسانی که مبتنی بر هوش مصنوعی هستند، استفاده می‌کنند. از جمله این موارد می‌توانیم به Hi-Q Labs  اشاره داشته باشیم. برای ادغام نمایه لینکدین شخصی با دنبال‌کنندگان توییتر می‌توان از الگوریتم Hi-Q Labs  استفاده کرد. در واقع این کار نوعی تجزیه و تحلیل را انجام می‌دهد که نتیجه آن بررسی کامل تمایل شخصی به تغییر شغل و در نهایت مدیریت تغییر است.

الگوریتم موجود در Hi-Q Labs و سایر سیستم‌های منابع انسانی

در Hi-Q Labs  و سایر سیستم‌های منابع انسانی الگوریتم‌های مختلفی وجود دارند. این الگوریتم‌ها می‌توانند به ارزیابی نحوه برقراری ارتباط افراد بپردازند. همچنین آن‌ها مهارت‌های نوشتاری را ارزیابی می‌کنند تا از این طریق بتوانند توانایی عملکرد آن‌ها را در سطح‌های بالای شغلی بسنجند. با توجه به کاربردها و نتایجی که می‌توانیم مشاهده کنیم در سال‌های آتی استفاده از هوش مصنوعی شدت بیشتری خواهد گرفت و کاربردهای آن در دنیای واقعی، عملی می‌شوند. حالا دیگر نمی‌توانیم بگوییم تنها فناوری یادگیری ماشینی است، بلکه نیاز به شروط دیگر نیز وجود خواهد داشت. سازمان‌ها باید جزئیات یادگیری ماشینی را به صورت کامل توضیح دهند و همچنین فهرستی از مشکلاتی تهیه کنند که توسط این ابزارها قابل‌حل هستند.

هدف از انجام این کار در مدیریت تغییر این بوده که بتوان بین نیروی کار و ماشین آلات در محیط کار یک تعادل را برقرار کرد. ربات‌ها و ابزارهای مختلفی پتانسیل این را دارند تا فرایندهای گوناگونی را به صورت اتوماتیک یا خودکار انجام دهند ولی سوالی که مطرح بوده در رابطه با انسان‌ها است. آیا این ابزارها و ربات‌ها می‌توانند به صورت کامل جایگزین انسان‌ها شوند؟ این مسئله برای کارآفرینان بسیار مهم و حیاتی است. کارآفرینان باید به این موضوع توجه داشته باشند که فرآیندهای سازمان نباید بیش از حد خودکارسازی شوند؛ زیرا این احتمال وجود دارد تا آن‌ها به صورت کامل تجربیات متقاضیان، کارمندان و در نهایت مشتریان را از دست دهند.

روند منابع انسانی شماره چهار: آموزش کارمندان و شرکت در دوره های آموزش سازمانی

در مقاله مدیریت تغییر به چهارمین روند منابع انسانی رسیدیم. این روند با نام آموزش کارمندان شناخته شده است. در این فرآیند نیاز است تا کارمندان در دوره های آموزش سازمانی شرکت داشته باشند. اگر روند شماره دو را به خاطر سپرده باشید، به یاد خواهید آورد که صحبت‌هایی در رابطه با چگونگی انتخاب کارمندان شد. اگر سیر بیشتری را در چرخه زندگی کارمندان داشته باشیم، در آن صورت به این نتیجه می‌رسیم که کارمندان در یک نقطه‌ای از سازمان احساس ثبات خواهند کرد. در سال 2020 پیشرفت گسترده‌ای در زمینه فناوری صورت گرفت. تغییراتی که در این زمینه صورت گرفته‌اند، توانسته‌اند تاثیراتی را بر روی چرخه زندگی کارمندان اعمال کنند. کارمندان نیز نگرانی‌های گوناگونی را درباره این موضوع دارند که شامل گزینه‌های زیر می‌شوند:

• بر روی عملکرد آن‌ها نظارت مداوم وجود خواهد داشت.
• نگرانی دیگر در رابطه با برنامه‌های رفاهی و آموزشی در نظر گرفته شده برای آن‌ها است.
• از دیگر نگرانی‌های کارمندان می‌توانیم به برنامه‌های آموزش حرفه‌ای اشاره داشته باشیم.

نظارت مداوم بر عملکرد

اولین نگرانی درباره مدیریت تغییر نظارت مداوم بر عملکرد کارکنان است. در رابطه با این موضوع یک روند جدید را شاهد خواهیم بود که می‌تواند به مرور زمان باعث کنار گذاشتن روش‌های قدیمی‌تر شود. بررسی سالانه عملکرد کارکنان نمونه‌ای از این موارد به حساب می‌آید. برای اینکه بتوان به صورت مداوم بر روی عملکرد کارکنان نظارت مداوم داشت، باید از داده‌ها بهره برده شود. شرکت‌ها بر این موضوع باور دارند که اگر کارمندان به صورت مداوم با یکدیگر مشارکت داشته باشند، در آن صورت بازخوردها صادقانه خواهد بود و عملکرد و نگرش نیز رشد زیادی پیدا خواهند کرد. نرم‌افزارهای منابع انسانی که در این حوزه وجود دارند می‌توانند روند بررسی انجام کارها را به صورت خودکار انجام دهند. از جمله این نرم‌افزارها می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم:

• High Ground
• BetterWorks
• Lattice

این نرم‌افزارها به مدیران و کارکنان اجازه می‌دهند تا داده‌ها را به صورت کاملا فعالانه به اشتراک گذاشته و یک سری از اهداف را برای آن‌ها تعیین کنند. البته ارائه بازخورد فوری از عملکرد کارکنان به صورت همزمان نیز امکان‌پذیر خواهد بود؛ بنابراین می‌توانیم این نتیجه را اتخاذ کنیم که این نرم‌افزارها باعث تشویق گفتگوی بین کارمندان خواهند شد. کارمندان با کمک این نرم‌افزارها اجازه خواهند داشت تا نسبت به اهداف خود یک چشم‌انداز روشن داشته باشند. همچنین نرم‌افزارها می‌توانند کارمندان را ترغیب کنند تا به اهدافی که در سر دارند، دست پیدا کنند. سال‌هاست سازمان‌ها در تلاش هستند تا تنها کارمندانی را استخدام کنند که سابقه کاری و مدرک تحصیلی آن‌ها با کارمندان موفق یکسان باشند. از این طریق می‌توانند یک رقابت فوق‌العاده را ترتیب دیده و بهره‌وری را تا حد بسیار زیادی افزایش دهند. پس مدیریت تغییر اهمیت بالایی پیدا خواهد کرد.

توانایی‌های تحلیلی فناوری منابع انسانی

در حال حاضر فناوری منابع انسانی دارای توانایی‌های تحلیلی مختلفی است که با کمک آن‌ها می‌توان دید واضحی از جنبه‌هایی پیدا کرد که شاید در گذشته ردیابی آن‌ها کار بسیار سخت به حساب می‌آمد. این برنامه‌های جدید توانایی مشخص کردن عوامل گوناگون را دارند؛ از جمله:

• کسانی که با برنامه‌ها کار کرده‌اند.
• متقاضیان پروژه‌ای که بر روی این برنامه‌ها کار کرده‌اند.
• همچنین این برنامه‌ها احساسات و افکار شخصی را نیز مشخص می‌کنند.

یکی از مسائل اساسی که در مدیریت تغییر بسیار حائز اهمیت است این بوده که باید به صورت مداوم عملکرد موثر سازمان سنجیده شود. این کار برای درک کارمندان و همچنین تعیین ارزشمندی آن‌ها اهمیت دارد. از این رو کارفرمایان برای داشتن نظارت مداوم بر عملکرد از فناوری‌های جدید بهره می‌برند. همانطور که از نام این برنامه مشخص است، به جای اینکه سالانه ارزیابی‌ها انجام شوند، عملکرد به صورت مداوم مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. در نهایت در زمان‌های واقعی نیز بازخوردها ارائه خواهند شد.

برنامه‌های رفاهی و آموزشی کارمندان

در ادامه مقاله مدیریت تغییر، به دومین نگرانی، یعنی برنامه‌های رفاهی و آموزشی کارمندان، می‌پردازیم. این برنامه‌ها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند و نباید نسبت به آن‌ها غافل بود. بر اساس مطالعاتی که درباره رفاه صورت گرفته‌اند، به این نتیجه دست پیدا شده که بیش از 90 درصد سازمان‌ها در طول سال حداقل یک طرح رفاهی را ارائه می‌دهند. همچنین به ارائه بودجه برنامه‌های رفاهی کارمندان نیز می‌پردازند. البته سازمان تمامی بودجه را برعهده نخواهد گرفت و تنها 60 درصد را پرداخت خواهد کرد. بر اساس این تحقیقات، 51 درصد از افراد انتظار افزایش بودجه‌های رفاهی را حداقل تا دو سال آینده دارند. در سازمان‌ها برنامه‌های مختلف محبوبی وجود دارند که یکی از رایج‌ترین آن‌ها، ردیاب‌های تناسب اندام است.

برای اینکه بتوان یک راه‌حل کامل را برای رفاه سازمان‌ها و مدیریت تغییر ارائه داد، شرکت‌ها باید به راه‌حل‌های دیجیتال دسترسی پیدا کنند و سپس از این طریق بودجه مورد نظر را برای رفاه کارمندان خود افزایش دهند. در سازمان‌ها کارگاه‌هایی به منظور مدیریت استرس برگزار می‌شوند. همچنین یک سری اتاق‌های مراقبه وجود دارند. در کنار این موضوع کارگاه‌های برگزار شده می‌توانند باعث افزایش آگاهی کارمندان در زمینه‌های گوناگون همچون تعادل کار و زندگی و برنامه‌هایی که در ارتباط با سلامت عاطفی هستند، شوند. برای اینکه راه‌حل بین کارمندان بهبود پیدا کند، سازمان‌ها می‌توانند از برنامه‌های رفاهی بهره ببرند. استفاده از این راه‌حل‌ها می‌تواند کاهش فرسودگی شغلی کارکنان را به همراه داشته باشد. همچنین این ابزارها به ارائه راه‌حل‌هایی می‌پردازند که برای بهبود سلامتی جامع مفید هستند و یک توازن کلی در آن‌ها به چشم می‌خورد. در این شرایط باید به مدیریت تغییر نیز توجه داشته باشید.

بهزیستی؛ یک عنصر اساسی در مدیریت تغییر

بهزیستی را می‌توانیم یک عنصر اساسی به منظور ارائه فرهنگ سازمانی مثبت، جذاب و فراگیر به حساب بیاوریم. از این رو پیش‌بینی می‌شود برنامه‌های رفاهی همچنان به رشد خود ادامه دهند. شایان ذکر است کسب‌وکارهای کوچک نیز به سیاست رفاهی در محل کار نیاز خواهند داشت که باید دست به تعیین آن‌ بزنند. این سیاست‌ها باید به گونه‌ای باشند که به صورت کامل مشکلات جسمی و روانی را تحت پوشش خود در بیاورند. همچنین سازمان‌ها باید به کارمندان خود اجازه دهند تا مدتی را از فضای کار دور بمانند و با حضور در فعالیت‌های تفریحی بتوانند انرژی بدن و ذهن خود را به خوبی تامین کنند. در صورتی که هیچگونه سیاست رفاهی وجود نداشته باشد، نمی‌توان شاهد اکوسیستم فرهنگی با بهره‌وری کامل بود. گارتنر پیش بینی کرده است که به احتمال قوی تا پایان سال 2025 دستگاه‌هایی همچون FitBit در جوامع همه‌گیر شوند.

این سیاست‌ها به شرکت‌ها اجازه می‌دهند تا بر سلامت و ایمنی کارکنان خود نظارت داشته باشند و همچنین دست به تغییر اساسی در زمینه بهره‌وری و رفتار در محل کار بزنند. راه‌های جدید مختلفی وجود دارند که در صورت استفاده از آن‌ها می‌توان بر بهره‌وری کارمندان نظارت داشت و همچنین باعث بهبود عملکرد کاری آن‌ها شد. این راه‌ها شامل گزینه‌های زیر می‌شوند:

• استفاده از دستگاه‌های پوشیدنی جاسازی‌شده در لباس‌ها
• استفاده از دستگاه‌های پوشیدنی جاسازی‌شده در نمایشگرها (این نمایشگرها بر روی سر نصب می‌شوند)
• استفاده از دستگاه‌های پوشیدنی جاسازی‌شده در حسگرهای روی پوست

برنامه‌های آموزش حرفه‌ای کارمندان

یک سری از برنامه‌ها وجود دارند که به منظور آموزش حرفه‌ای کارمندان مورد استفاده قرار می‌گیرند. این برنامه‌ها دارای ابزارهای دیجیتال و پویا هستند. با اتوماسیون و هوش مصنوعی فعالیت‌هایی که منجر به کار بدنی می‌شوند، کاهش یافته‌اند. همین موضوع باعث شده تا در بین کارمندان مشکلی تحت عنوان عدم امنیت شغلی به چشم بخورد. در حال حاضر اگر کمی دقت داشته باشید، متوجه خواهید شد بین انسان و ماشین‌آلات همکاری رو به رشدی صورت گرفته است. برای اینکه بتوان این تعامل را تسهیل کرد، بخش‌های منابع انسانی باید دست به آماده‌سازی نیروهای خود در برابر این تغییرات بزنند. در واقع اینجا است که مدیریت تغییر به کار می‌آید.

این تغییرات می‌توانند بر روی مهارت‌افزایی کارمندان تاثیر خود را بگذارند. یعنی کارمندان برای ارتقا و توسعه خود باید چیزهای جدیدی یاد بگیرند و آموزش‌های لازم را دنبال کنند. در واقع به منظور انجام این کار نیاز به یک راهنمایی و پشتیبانی بزرگ دارند. این فرایند، کار را برای مدیران منابع سازمانی راحت‌تر کرده است؛ چرا که آن‌ها می‌توانند به ارزیابی تغییرات اهداف و همچنین انگیزه کارکنان در طول زمان بپردازند. سپس به دنبال کردن افزایش پویایی پرداخته و در نهایت منجر به بهبود عملکرد سازمانی شوند. اگر آموزش‌های مرتبط با کسب‌وکار و مدیریت تغییر به درستی داده شده باشند، در آن صورت کارکنان می‌توانند با کمک آن‌ها مهارت‌هایی که دارند را تا حد بسیار زیاد و قابل‌توجهی افزایش دهند. این افزایش مهارت از آن جهت باید انجام گیرد که بتوانند نیازهای سازمان را که در آینده به چشم می‌خورند، برآورده کنند.

ارائه برنامه‌های آموزشی توسط فناوری

فناوری همواره برنامه‌های آموزشی مرتبط با کسب‌وکار را در زمان‌های مناسب ارائه می‌دهد. فناوری از این طریق باعث می‌شود منابع انسانی هزینه‌های مرتبط با آموزش کارکنان را کاهش دهند. جلسات آموزشی گران‌قیمت که در خارج از سایت برگزار می‌شدند، دیگر متعلق به گذشته هستند؛ چرا که می‌توان آن‌ها را با یادگیری برنامه‌های نرم‌افزاری جایگزین کرد. علاوه بر آن، این برنامه‌های نرم‌افزاری دارای فیلم‌های آموزشی رایگان نیز هستند و می‌توانند سازگاری ویژه‌ای را با مهارت‌های خاص پیدا کنند. ابزارهای دیجیتال به کمک کارمندان آمده تا علاوه بر یادگیری در محل کار، بتوانند در خارج از سازمان نیز به یادگیری مشغول باشند. فرایندهای یادگیری و همچنین توسعه مهارت در زمان‌های قبل‌تر قیمت بسیار گرانی داشتند و گاهی نیز مشاهده می‌شد آنچنان که باید مفید نبودند، ولی حالا برنامه‌های غیررسمی یادگیری وجود دارند که تمرکز خود را بر روی اهداف خاصی گذاشته‌اند. این برنامه‌ها در تلفن‌های همراه بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرند.

استفاده از Gamification در آموزش کارمندان

در ادامه بحث مدیریت تغییر باید بگوییم که می‌توان از Gamification برای آموزش کارمندان بهره برد. Gamification تاثیر بسزایی در روند آموزش و یادگیری دارد. اگر در فرایند یادگیری از بازی استفاده شود، در آن صورت سیستم‌های سنتی کنار گذاشته می‌شوند. این سیستم‌ها بسیار خسته‌کننده هستند؛ از این رو استفاده از آموزش‌های جدید می‌تواند باعث بهبود توانایی‌ها و مهارت‌ها شود. اگر طراحی مناسبی انجام بگیرد، در آن صورت Gamification به کارمندان این قابلیت را خواهد داد تا بتوانند مهارت‌های خودشان را به طور فزاینده‌ای گسترش دهند.

همچنین کارمندان با Gamification تنها در یک محیط امن شکست را تجربه خواهند کرد. در رابطه با برنامه Deloitte  نیز می‌توان موارد قابل‌توجهی را ارائه داد. به عنوان مثال Deloitte  برای اینکه بتواند آموزش‌های رهبری خود را توسعه دهد، از تکنیک‌های موجود در Gamification استفاده می‌کند. Deloitte  از جمله برنامه‌هایی است که در رابطه با آموزش رهبری بوده و مخصوص مدیران ارشد است، اما مدیران برای شروع و تکمیل آن با سختی‌های بسیار زیادی مواجه شده‌اند.

روند منابع انسانی شماره پنج در مدیریت تغییر: کمتر ارزشمند است!

به پنجمین روند منابع انسانی در مدیریت تغییر می‌رسیم. سازمان‌ها نسبت به این موضوع واقف هستند که گاهی اوقات کارمندان منابع انسانی فعالیت‌های بسیار زیادی را انجام می‌دهند. اگر برنامه‌های موجود در برنامه‌ریزی برای پرسنل بیش از حد باشند، در آن صورت کنترل آن‌ها از دست خارج خواهد شد. امروزه کارمندان و همچنین مدیران ارشد، دارای برنامه‌ها و اهداف جدیدی هستند. این افراد می‌خواهند با تلاش کمتر، به تاثیرگذاری بیشتری دست پیدا کنند. در سال‌های آتی این روند در محدوده منابع انسانی افزایش پیدا خواهد کرد. به این صورت که سازمان‌ها تمرکز خود را بر روی وظایف اصلی منابع انسانی خواهند گذاشت. این کار از آن جهت انجام خواهد شد که سازمان‌ها بهترین کارهایشان را با کیفیت بهتری به اتمام برسانند. روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توان به این اهداف دست پیدا کرد. در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

مراقب جلسات غیر ضروری بودن

جلسات زیادی وجود دارد که برگزار کردن یا نکردن آن‌ها فرق چندانی نخواهد داشت. به عنوان مثال در آمازون برای هر جلسه در ابتدا 30 دقیقه را به سکوت اختصاص می‌دهند. در طول جلسه هر یک از شرکت‌کنندگان باید خلاصه‌ای از روایت جلسه را یادداشت کنند. این روایت باید چیزی در حدود 6 صفحه باشد. اهداف جلسه و پیش‌زمینه‌های لازم در این یادداشت گنجانده می‌شوند. رویکرد آمازون همراه با خود چندین مزیت دارد. به عنوان مثال می‌تواند کیفیت جلسات را افزایش و تعداد آن‌ها را کاهش دهد.

سرمایه‌گذاری در فناوری‌ها

یکی دیگر از مواردی که با کمک آن می‌توان به مدیریت تغییر دست پیدا کرد، سرمایه‌گذاری در فناوری‌ها است. برنامه‌ها و فناوری‌های بی‌شماری در حوزه منابع انسانی به چشم می‌خورند. این فناوری‌ها قابلیت ساده کردن زندگی مدیران پرسنل را دارند. همچنین مدیران با کمک نرم‌افزارهای موجود می‌توانند اطلاعات مورد نظر از کارمندان خود را جمع‌آوری کنند؛ فرقی نمی‌کند کارمندان آن‌ها در کجای کره خاکی هستند. این کار باعث تهیه گزارش‌های دقیق مربوط به منابع انسانی خواهد شد.

دیگر روندهای منابع انسانی در مدیریت تغییر

در رابطه با مدیریت تغییر، روندهای منابع انسانی گوناگون دیگری نیز وجود دارند که به خاطر تنگ بودن زمان، از توضیح آن‌ها صرف ‌نظر می‌کنیم و تنها به چند مورد اشاره خواهیم کرد. این منابع گزینه‌های زیر را به خود اختصاص داده‌اند:

• سیستم‌های حقوق و دستمزدی که دارای فناوری بلاکچین هستند.
• تجزیه و تحلیل کردن افرادی که در سازمان وجود دارند.
• اهمیت ارتباطی که افراد دارند.

وقتی که افراد با تغییر محل کار خود مواجهه می‌شوند، چه مثبت و چه منفی، و حساسیت خود را نسبت به تغییرات ارزیابی می‌کنند، یک پاسخ هیجانی فوری در برابر این تغییرات بروز می‌دهند.

در ادامه قصد داریم در مورد تغییر محل کار و محیط کار کارکنان و تأثیری که بر آنان و کار آنان دارد، صحبت کنیم. اگر قصد دارید تغییراتی را در محیط کار کارکنان خود ایجاد کنید، پیشنهاد می‌کنیم با ما همراه باشید.

نیاز به به‌روزرسانی سیستم‌های عملیاتی منجربه تغییرات اجتناب‌ناپذیری در سطح سازمانی می‌شود. وقتی که افراد با تغییر در محل کار خود مواجهه می‌شوند، چه مثبت و چه منفی، و حساسیت خود را نسبت به تغییرات ارزیابی می‌کنند، یک پاسخ هیجانی فوری در برابر این تغییرات بروز می‌دهند. براساس هوش هیجانی و سازگاری افراد، سطوح مختلف مقاومت می‌تواند مانع از تمایل فرد به قبول تغییرات شود. صرف نظر از برنامه زمانی، پاسخ افراد به تغییر می‌تواند توسط بازتاب چرخه اندوه الیزابت کوبلر راس خلاصه شود. خلاصه عکس العمل‌ها در برابر تغییر در شکل 1، منحنی تغییر، نشان داده شده است.

شکل 1. منحنی تغییر

منحنی تغییر از منحنی تبدیل جان فیشر گرفته شده است. منحنی تبدیل جان فیشر در سال 1999 در برلین آلمان ارائه شد. این منحنی پاسخ هیجانی به تغییرات را در طول زمان و چگونگی تأثیر آن بر عملکرد تجاری را نشان می‌دهد. همچنین این منحنی شدت افزایش اولیه پاسخ هیجانی به تغییرات را نشان می‌دهد. افزایش پاسخ هیجانی باعث می‌شود عملکرد تجاری در طول زمان به طور مداوم پایین بیاید. این امر ادامه پیدا می‌کند تا زمانی که منحنی سرانجام به سمت بالا رود. در این مرحله عملکرد به سمت سطح مطلوب خود پیش می‌رود. این مراحل می‌توانند در هر نوع تغییری در محل کار به‌کار گرفته شوند، به‌ویژه وقتی که سیستم ها و فرایندها بهبود می‌یابند یا جایگزین می‌شوند. یک پروژه، زمانی می‌تواند موفق باشد که عملکرد تجاری به نسبت جایی که قبل از تغییر بوده است، ارتقا یافته باشد. اگر عملکرد تجاری هیچگاه تا آن سطح ارتقا نیابد و همان جایی که ابتدا بوده است باقی بماند، اقدامات موفقیت آمیز به نظر نمی‌رسند.

پاسخ هیجانی نشان داده شده در منحنی تغییر شامل شش مرحله است:

پیش از اقدام، انکار، خشم، بدبینی، نا امیدی، آزمایش، پذیرش، پس ازاقدام.

مرحله ۱: پیش از اقدام

قبل از آنکه تغییر معرفی شود، کارکنان در حال اجرای مرحله قبل از اقدام هستند. اینکه در این مرحله کارکنان در یک محیط کاری مثبت هستند یا خیر بستگی به محیط فرهنگی سازمان دارد.

قبل از آنکه کار در یک پروژه جدید که بر سازمان تأثیر می‌گذارد آغاز شود، اجرای ارزیابی فرهنگی سازمان امری مهم است. این امر دیدگاهی کلیدی نسبت به سطح مقاومت در برابر تغییرات را به‌وجود می‌آورد و نشان می‌دهد که کارکنان تا چه اندازه به محیط کارشان وفادار هستند (و در برابر تغییرات تا چه اندازه وفادار می‌مانند). بدون توجه به آنچه که ارزیابی فرهنگی انجام می‌دهد، اگر تیم پروژه تصمیم بگیرد که با اقدامات تغییر جلو رود، سپس کارکنان اقدام تغییر را از سطح پیش از اقدام شروع می‌کنند، سطحی که در آن از تغییرات قریب الوقوع آگاهی ندارند. در یک محیط کاری مثبت، این کارکنان در انجام کارهایشان کاملا مطمئن به نظر می‌آیند. آنها سر وقت سرکار می‌آیند، به خوبی عمل می‌کنند و با همکارانشان کنار می‌آیند.

قسمت بعدی حسابداری مدیریت استراتژیک به بررسی این موضوع می‌پردازد که ارزیابی فرهنگی چه چیزی را اندازه گیری می‌کند و در آینده نتایج تا چه اندازه بر کار و فعالیت‌های مدیریت تغییر سازمانی تأثیر خواهد گذاشت.

مرحله ۲: انکار

معرفی اولیه تغییرات اغلب منجر به انکار می‌شود. شاید اجراهای مشابهی معرفی شده باشند و متعاقباً شکست خورده باشند، بنابراین کارکنان چندان معتقد نیستند که اینبار هم همینگونه پیش می‌آید. شاید آنها به این مسأله اعتقادی ندارند که مهارت‌هایشان می‌تواند جای اتوماسیون را بگیرد. به هر حال، در این مرحله کارکنان این ایده را که تغییر اجرا خواهد شد رد می‌کنند. عملکرد تجاری در این مرحله پایین نمی‌آید زیرا آنها به وقوع تغییر اعتقاد ندارند.

مرحله ۳: خشم، بدبینی، نا امیدی

چنانکه تیم پروژه ملزومات را جمع‌آوری می‌کنند و با کارکنان برای ارزیابی فرایند یا سیستم کنونی مصاحبه می‌کند، کارکنان دیگر نمی‌توانند به انکار ادامه دهند. در مواجهه با دانشی که کارکنان باید در مورد سیستم یا فرایند جدید بیاموزند، بسیاری از افراد احساس خشم و بدبینی را تجربه می‌کنند. همچنان که پروژه ادامه پیدا می‌کند، هیجانات منفی ممکن است با افزایش سطوح تحریک‌پذیری نسبت به مشارکت در پروژه‌ای که آنها درخواست نکردند، افزایش یابد. علاوه براین، مشارکت آنها در پروژه به شرح شغل موجود صدمه می زند، بنابراین کارکنان مجبورند که اضافه کار انجام دهند تا کسب و کارشان را مثل همیشه باقی نگهدارند.

در پایین‌ترین سطح منحنی تغییر، کارکنان می‌توانند هیجانات منفی را تجربه کنند. این هیجانات آنها را به سوی ناامیدی سوق می‌دهد. نا امیدی با ترس از امکان از دست دادن شغل، بدون آنکه تقصیری داشته باشند. نگرانی کارکنان آمریکایی ترس از دست دادن شغل است. این ترس در طول تغییرات سازمانی ظاهر می‌شود، زمانی که کارکنان قادر به یادگیری سیستم یا فرایند جدید نیستند.

زمانی که کارکنان به این سطح منفی‌گرایی می‌رسند، به حادثه “ترک در محل” می‌رسند، کارکنان به کار کردن ادامه می‌دهند، اما از قید رها شده‌اند و در ذهنشان از محل کارشان دور شده‌اند. زمانی که این امر رخ می‌دهد، چندان تعجب‌آور نیست که بدانیم سطح عملکرد تجاریشان در پایین‌ترین سطح قرار می‌گیرد. در این نقطه از عملکرد تجاری امکان وجود سه پیامد وجود دارد: کارکنان خواهند فهمید که این موقعیت برای آنها ایده‌آل نیست و آن را ترک خواهند کرد. آنها با اقدامات همراه می‌شوند، و پیشرفت در عملکرد تجاری آغاز خواهد شد؛ ممکن است نیاز داشته باشند که بهشان اجازه رفتن داده شود. اگر کارمندی سر کار خود باقی بماند و تغییرات را نپذیرد، باید به او اجازه رفتن یا تغییر مکان به حوزه دیگری داده شود.

در حالی که فرایند تصمیم‌گیری درمورد اخراج یا جابجایی کارمندان خارج از حوزه حسابداری مدیریت استراتژیک است، مهم است بدانیم که صرفه‌جویی در هزینه، از طریق حذف شغل، می‌تواند امری واقعی باشد؛ مخصوصاً در جهان پیشرفت تکنولوژی و اتوماسیون. مدیریت تغییر در حسابداری مدیریت ایمنی بر کارکنانی که در طول دوره اجرا سرکار خود باقی می‌مانند و به آموزش در مورد سیستم جدید نیاز دارند تأکید دارد، اما شایان ذکر است که برای کارکنانی که در دیگر حوزه‌های تجاری مشغول به کار هستند، شفافیت و ارتباط آزاد در مورد موقعیت‌های جدید و تغییرات شغلی حیاتی است.

مرحله ۴: آزمایش

اولین نشانه پیشرفت در عملکرد تجاری معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که تیم پروژه محیطی را برای کارکنان در جهت آزمایش سیستم یا فرایند جدید ارائه می‌دهند. چنانچه به کارکنان فرصت برای تجربه محیط جدید و چگونگی عملکرد آنها در این محیط داده شود، آنها حس جدید و صحیح‌تری در مورد منحنی یادگیریشان و چگونگی تأثیر آن بر توانایی‌هایشان در انجام کار خواهند داشت. اگر این تجربه مثبت باشد، احساسات منفی کارکنان شروع به از بین رفتن می‌کند. از سوی دیگر، آزمایش نیز می‌تواند تجربه‌ای منفی به بار آورد.

تجربه منفی آزمایش می‌تواند در نتیجه سیستم ضعیف طراحی شده یا ساخته شده، آزمایش‌کنندگان آموزش ندیده یا ترکیبی از این موارد باشد. اگر یک تجربه منفی اتفاق بیفتد، کارکنان ممکن است منحنی تغییر را، تا زمانی که نتایج آزمایش‌ها مثبت شوند، پایین آورند؛ یعنی تا زمانی که مشکلات رفع شوند و کارکنان به اندازه کافی آموزش ببینند. (مهم است که مرحله آزمایش یک پروژه برای بررسی موفقیت پروژه بررسی شود وگرنه تجربیات منفی ممکن است کارگران را به سمت یک نقطه غیرقابل بازگشت در منحنی تغییر ببرد.)

مرحله ۵: پذیرش

همچنان که پروژه به یک پایان مثبت نزدیک می‌شود، بیشتر کارکنان تغییر را می‌پذیرند و به سطح عملکرد تجاری می‌رسند. سطح عملکرد تجاری شبیه به سطح قبل از شروع اقدامات تغییر است. آنها به اندازه کافی برای انجام شغلشان در سیستم جدید آموزش دیده‌اند و مطمئن هستند که شغلشان با وجود تغییرات در حالت امن باقی می‌ماند. اگر آموزش شکست بخورد، تا زمانی که اشتباهات کارکنان تصحیح شوند، منحنی تغییر شروع به پایین آمدن می‌کند.

مرحله ۶: تکمیل اقدام؛ موفقیت پس از اقدام

موفقیت پس از اقدام، تا زمانی که کارکنان در سطحی بالاتر از سطح شروع پروژه کار نکنند، به‌دست نمی‌آید. اگر کارکنان هنوز هم کوشش می‌کنند که سرعت عملکرد را حفظ کنند، می‌توانند قبل از تغییر کار خود را تحویل دهند. هنوز هم کار برای انجام دادن و مطمئن شدن از یک تغییر موفق وجود دارد- حتی اگر تغییرات سیستم به طور کامل اجرا شده باشند. وقتی که مراحل برای رسیدن به این مرحله طی نشده باشند، کارکنان ممکن است نقش شغل جدید خود و یا چگونگی عملکرد در سیستم جدید را درک نکرده باشند. آنها ممکن است راه حل‌هایی به جای استفاده از سیستم یا فرایند جدید به وجود آورند؛ سیستم یا فرایندی که ناکارآمد، گران و برای روحیه بد هستند.

هدف مدیریت تغییر سازمانی این نیست که محل کار را از تأثیرات منحنی تغییر پاک کند، بلکه هدف کاهش تأثیرات منحنی است. اینکه انتظار داشته باشیم که فعالیت‌های مدیریت تغییر سازمان همه پاسخ‌های هیجانی منفی را حذف کند، امری غیرمعقول و غیرممکن است، اما به‌کارگیری تکنیک‌های مدیریت تغییر سازمانی برای کاهش عمق منحنی در جهت ایجاد تأثیر کم بر عملکرد تجاری و کمک به کارکنان برای پذیرش در یک دوره زمانی سریع‌تر کاری معقول است. تأثیرات کاهش یافته بر عملکرد تجاری در طول زمان به عنوان نتیجه استفاده از تکنیک‌های مدیریت تغییر سازمانی، در شکل 2 (منحتی تغییر بهبود یافته) نشان داده شده‌اند.

شکل 2. منحنی تغییر بهبود یافته

کمک به افراد، برای غلبه کردن بر پاسخ منفی به تغییرات، نیازمند برنامه‌ریزی است. روش شناسی به این فرایند برنامه‌ریزی کمک می‌کند. به‌علاوه باید توضیح داده شود که چرا برای همه افراد مرتبط با اقدام تغییر ضروری است که برای تضمین موفقیت با مدیریت تغییر سازمانی آشنا باشند.