بازخورد در محیط کار به رئیس و کارمندان شرکت چگونه باید انجام شود؟

مدیران و کارمندان یک شرکت از واژه‌ای به نام ارزیابی عملکرد می‌ترسند؛ چرا که ارزیابی عملکرد یک کارمند و یا یک مدیر به صورت یک فرآیند بسیار رسمی‌ قلمداد می‌شود. این نوع بازخورد در محیط کار به صورت جدی و با رعایت تشریفات انجام می‌شود. در ارزیابی عملکرد یک کارمند تمام کارها و عملکردهای یک ساله او مورد سنجش قرار می‌گیرد و پس از بررسی او را جهت انتقاد فرا می‌خوانند و سپس به او بازخورد می‌دهند.

متاسفانه ارزیابی عملکرد با انجام این گونه رفتارها یک فرآیند هولناک در نظر گرفته می‌شود. در حالی که اگر انجام ارزیابی عملکرد و بازخورد در محیط کار به شیوه درست و صحیح انجام شود، یک کارمند جهت اصلاح رفتار خود به دور از هیچ گونه استرسی تلاش می‌کند و همچنین در افزایش اعتماد به نفس او بسیار موثر است. یک مدیر در شیوه صحیح ارزیابی عملکرد می‌تواند بین خود و کارمندان یک جو عاطفی و صمیمی‌ درست کند که در نتیجه، ارتباطی قوی و سازنده بین آن‌ها شکل خواهد گرفت. 

شرکت با وجود یک ارتباط قوی بین کارمندان و مدیران سریعتر به پیشرفت و اهداف تعیین شده خود دست پیدا می‌کند. در انجام صحیح بازخورد در محیط کار کارمندان متوجه نقاط قوت و ضعف خود می‌شوند و در واقع انجام بازخورد صحیح می‌تواند آن‌ها را متوجه عملکرد خود کند، اما باید این را هم در نظر داشت که اگر می‌خواهید بازخورد در روند کارمندان خود موثر واقع شود، باید با رعایت نظم و احتیاط صورت گیرد.

انواع بازخورد در محیط آموزشی و محل کار

انواع بازخورد در محل کار

شیوه صحیح و موثر بازخورد در محیط کار

انجام بازخورد صحیح در محیط کار یک توانایی و قابلیت خاص است و دارای یک سری اصول و تمرین‌ها است. برای آنکه بتوانید در اعتماد به نفس و پیشرفت کاری کارمندان اثر بگذارید، باید به تعدادی از توصیه‌ها عمل کنید‌. شایان ذکر است که انجام بازخورد در محیط کار، هم برای کارمندان و هم برای مدیران می‌تواند صورت گیرد و البته کارمندان دیگر نیز می‌توانند به همکار خود بازخورد دهند. اما باید توجه داشت که انجام بازخورد باید طبق اصول زیر انجام شود که در این صورت شرکت شما می‌تواند با رفع نقاط ضعف کارمندان و تقویت نقاط قوت آن‌ها به آمال خود دست پیدا کند.

۱. بازخورد در محیط کار را به یک عمل مؤثر و سازنده تبدیل کنید.

قبل از انجام بازخورد در محیط کار، هدف و نیت آن مشخص شود. مدیریت پروژه به این درک برسد که به چه علت باید بازخورد صورت گیرد. اغلب بازخورد جهت پیشرفت و بهبود روال کار انجام می‌شود. پس بهتر است برای بالا بردن بازده بازخورد از شیوه دوستانه و به دور از اهانت انجام شود. البته بدین معنا نیست که جدی بودن و عصبانی بودن نباید در انجام بازخورد جایی داشته باشد، بلکه گاهی اوقات هم لازم است.

البته اگر شخصی بیشتر بر بهبود عملکرد تمرکز دارد، به نکات مثبت بیشتری نسبت به کارمندان خود دست پیدا می‌کند و در جهت تقویت آن‌ها می‌کوشد. استفاده از ابزارهایی همچون: ماتریس بازخورد و نسبت لوزادا می‌تواند شخص را در انجام بازخورد و رسیدن به توازن در محل کار یاری نماید.

۲. به زمان بندی انجام امور توجه کنید. 

برای انجام یک بازخورد موثر در محیط کار باید به زمان انجام رویداد و کارها توجه کنید. برای انجام بازخورد موثر به این نکته دقت داشته باشید که هرچه فاصله زمانی بازخورد و رویداد کمتر باشد، تاثیرگذاری بازخورد نیز بیشتر می‌شود. 

اگر مسئله و رویدادی وجود داشت که ممکن است انجام بازخورد به صورت احساسی انجام شود و دو طرف از لحاظ احساسی مورد هدف قرار دهد، بهتر است که در انجام بازخورد مدتی تعلل شود و بازخورد به زمانی دیگر موکول شود. بازخوردی که به صورت عصبانی و بدون فکر انجام شود، ناراحتی و افسوس را به دنبال دارد.

۳. بازخورد در محیط کار طبق یک نظم و زمان بندی خاصی صورت گیرد. 

اگر به بازخورد دقت ویژه‌ای شود و برای آن یک نظم و ترتیب خاصی را قرار داد، کنترل امور راحت‌تر می‌شود و رفع اشکالات و بهبود روال کاری سریعتر انجام می‌شود. بهتر است که تعداد بازخورد در محیط کار بیشتر شود؛ حتی می‌تواند به صورت روزانه به خود بازخورد دهید. در واقع با ازدیاد تعداد بازخورد در محیط کار در زمان‌های غیر رسمی‌ می‌توانید کارمندان را برای زمان بازخوردهای رسمی‌ آماده کنید و اینگونه عنوان کردن مسائل و انتقادات موجب غافلگیری آن‌ها نمی‌شود.

۴. انجام بازخورد با آمادگی کامل صورت گیرد

جهت انجام یک بازخورد موثر در محیط کار آمادگی کاملی داشته باشید. همچنین نکات مهم و کلیدی را به یاد داشته باشید. عمل به این موارد به شما کمک می‌کند که در سیر و روال اصلی کار قرار داشته باشید و یک بازخورد موثر و سازنده رقم خواهد خورد.

۵. بازخورد در محیط کار واضح و به دور از ابهام باشد. 

در هنگام بازخورد در محیط کار برای کارمندان به صورت واضح صحبت کنید. به صورت دقیق و به دور از ابهام به رفع اشکالات و نوع اصلاح آن‌ها بپردازید؛ تا حدی که سوال و ابهامی‌ برای کارمندان وجود نداشته باشد.

هر چه بازخورد به صورت حرفه ‌ای و با لحن صحیح و مناسب انجام شود، بازدهی بیشتر است و کنترل امور نیز راحت‌تر صورت می‌گیرد. 

هنگامی‌که به کارمندان خود بازخورد می‌دهید، سعی کنید به دور از سرزنش با آن‌ها صحبت کنید. همچنین در بازخورد به این نکته بپردازید که اشکال در کار آن‌ها چه نوع تاثیری می‌تواند در پیشرفت شرکت داشته باشد.

۶. مکان انتقاد و بازخورد به صورت خصوصی باشد. 

به همان اندازه که تشویق یک کارمند در جمع می‌تواند در بهبود عملکرد و افزایش اعتماد به نفس او موثر باشد، انتقاد و بازخورد گرفتن در جمع نیز می‌تواند در کاهش اعتماد به نفس و ناراحتی او تاثیر داشته باشد. ایجاد یک مکان خصوصی برای کارمند می‌تواند یک حس امنیت برای او به ارمغان آورد.

۷. بیان انتقاد با ذکر عبارت “من” باشد. 

سعی کنید جهت تاثیرگذاری بیشتر بازخورد از عبارت “من” به جای “تو” استفاده کنید. انتقادات به گونه‌ای باشد که بیشتر مربوط به طرف انتقاد کننده باشد.

۸. در حفظ تمرکز خود در هنگام بازخورد کوشا باشید. 

هنگامی‌که تصمیم دارید به شخصی بازخورد دهید و کارهای او را مورد انتقاد قرار دهید، سعی کنید از ذکر بیشتر از دو مورد اجتناب کنید. چرا که اگر در هر بازخورد موارد بسیاری مطرح شود، شخص از لحاظ احساسی جریحه دار می‌شود و اعتماد به نفس او کاهش می‌یابد.

نگاه انتقادی بر رفتارهایی باشد که کارمند توانایی تغییر و اصلاح آن‌ها را دارد.

۹. در هنگام بازخورد از ذکر نقاط قوت غافل نشوید.

شیوه انجام بازخورد در محیط کار دارای یک سری اصول و قوانین است که جهت بالا رفتن راندمان کاری باید به آن‌ها عمل کرد. از قوانین و اصولی که در روند بازخورد وجود دارد، شروع آن با ذکر نقاط قوت و نکات مثبت در رفتار کارمندان است. این نوع شروع می‌تواند به یک کارمند بفهماند که کار آن‌ها چقدر در روند پیشرفت شرکت تاثیر می‌گذارد. همچنین به آن‌ها حس ارزشمند بودن را القا می‌کند. در پایان بازخورد نیز می‌توانید نکات مثبت را یادآوری کنید. البته باید توجه داشته باشید که در خلال بیان نکات مثبت، بازخورد دادن را فراموش نکنید و با انتقادات سازنده مسیر پیشرفت را هموارتر سازید. شایان ذکر است ذکر نکات مثبت نباید به صورت اغراق گفته شود؛ چرا که در این صورت احتمال عدم پذیرش انتقادات از سوی کارمندان وجود دارد. 

۱۰. نظرات و پیشنهادها به صورت دقیق و مشخص ذکر شوند.

در انجام بازخورد در محیط کار هر دو شخص بازخورد دهنده و بازخورد گیرنده باید به اصلاح موقعیت واقف شوند و بدانند چه کاری باید انجام شود. بازخورد یک نوع تلنگر به کارمند است و به او فهمانده می‌شود که کارفرما از کارهای او اطلاع دارد. همچنین کارفرما پیشنهادهایی را ارائه می‌دهد و با کارمند خود به بحث و گفت‌و‌گو می‌پردازد و از نظرات او جویا می‌شود و این مشارکت کارمند در ارائه طرح و نظر باعث تلاش بیشتر او جهت رفع ایرادات می‌شود.

۱۱. بعد از انجام بازخورد بر کارهای کارمندان نظارت داشته باشید.

پس از انجام بازخورد و ذکر انتقادات سازنده بر کارهای کارمندان نظارت داشته باشید. بفهمید که آیا به توصیه‌های شما عمل خواهند کرد یا خیر. این نوع پیگیری فعالانه کارمند را متوجه می‌سازد که به کار گرفتن توصیه‌های شما برایتان بسیار مهم است.

انواع بازخورد در محیط آموزشی و محل کار

انواع بازخورد در محیط آموزشی

بازخورد اهداف و انواع مختلفی دارد و می‌تواند به عنوان یک نهاد واحد ارائه شود.

بازخورد اهداف و انواع مختلفی دارد و می‌تواند به عنوان یک نهاد واحد ارائه شود، مثل بازخورد غیررسمی دانش‌آموزان از مطالب در کلاس، یا ممکن است ترکیبی از نهادهای متعدد باشد مثل بازخورد رسمی یک همکار در مرحله اول کار ارزیابی. هر کدام از آن‌ها در افزایش و بالا بردن یادگیری دانش‌آموزان جایی دارند، در نتیجه، این اصول باید فرصتی باشند تا طیف وسیعی از انواع بازخورد را ارائه دهند.

انواع بازخورد در محیط آموزشی

بازخورد غیر رسمی

بازخورد غیررسمی می‌تواند در هر زمانی رخ دهد، چون خود به خود در لحظه به وجود می‌آید. بنابراین بازخورد غیررسمی نیاز به ایجاد روابط با دانش‌آموزان دارد تا بتوان آنها را در مدیریت روزانه تشویق و راهنمایی کرد. این موضوع می‌تواند در کلاس درس، پشت تلفن، یک انجمن آنلاین یا کلاس مجازی رخ دهد.

بازخورد رسمی

بازخورد رسمی برنامه‌ریزی شده است و به طور سیستماتیک در برنامه گذاشته می‌شود. این نوع بازخورد معمولاً با امور ارزیابی در ارتباط است که شامل مواردی از معیارهای نشانه‌گذاری، صلاحیت‌ها یا دستیابی به استانداردها می‌شود و برای دانش‌آموز و سازمان به عنوان مدرک ثبت شده است.

بازخورد اولیه

هدف از این بازخورد نظارت بر یادگیری دانش‌آموزان برای ارائه‌ی بازخورد مداوم است که می‌تواند توسط آموزگاران برای بهبود آموزش آنها و توسط دانش‌آموزان برای بهبود یادگیری آنها استفاده شود. بازخورد متقابل به پیشرفت دانش‌آموزان کمک می‌کند تا دوباره اشتباه نکنند. در برخی موارد، قبل از این که دانش‌آموزان بتوانند پیشرفت کنند یا قادر به پیشرفت باشند، به بازخورد نیاز است.

بازخورد جمعی

هدف ارزیابی جمعی، سنجش دانش‌آموزان در پایان واحد آموزشی و مقایسه با برخی از معیارهای استاندارد است. بنابراین بازخورد جمعی شامل نظرات مفصلی است که مربوط به جنبه‌های خاص کار آنها است، در مورد نمره‌های به دست آمده بر اساس معیارها و نظرات سازنده اضافی برای بهبود کار توضیح می‌دهد.

بازخورد همتایان دانش‌آموزان

دیگر لازم نیست معلمان تنها متخصص در یک دوره باشند. با آموزش اساسی و پشتیبانی مداوم، دانش‌آموزان می‌توانند بازخورد کیفی را یاد بگیرند که برای همسالان آنها بسیار ارزشمند است.  فرصت دادن به دانش‌آموزان برای ارائه و دریافت این بازخورد، باعت افزایش تجربیات یادگیری و مهارت‌های آنها خواهد شد.

بازخورد خود دانش‌آموز

این نمونه هدف نهایی بازخورد برای یادگیری است. هنگام ارائه‌ی بازخورد، معلمان نه تنها می‌توانند مسیر دانش‌آموان را مشخص کنند، بلکه با آموزش آنها توسط مدل‌سازی و آموزش صریح، مهارت‌های خودارزیابی و تنظیم اهداف، باعث می‌شوند که آن‌ها مستقل‌تر شوند (Sackstein، 2017 ). برای کمک به دانش‌آموزان جهت رسیدن به استقلال و خودمختاری، معلمان می‌توانند اهداف آموزشی و معیارهای موفقیت را به طور صریح شناسایی و مشخص کنند و به اشتراک بگذارند. کاربرد معیارها را با استفاده از نمونه‌ها مدل‌سازی کنید؛ برای بازخوردهای آن‌ها فرصت‌های هدایت شده فراهم کنید. به دانش‌آموزان آموزش دهید که چگونه از بازخورد برای تعیین مراحل بعدی و تعیین اهداف استفاده کنند. و در نهایت برای بازخورد و بازتاب به آن‌ها زمان دهید.

انواع بازخورد در محل کار

نوع بازخوردی که به کارمندان و کارکنان سازمانی می‌دهید، تأثیر بسیاری بر عملکرد بعدی آنها دارد. برای این که مدیران و رؤسا بتوانند مؤثرترین بازخورد را ارائه دهند باید تفاوت بین این سه نوع بازخورد را به خوبی درک کنند:

بازخورد ساختاری

این نوع بازخورد بسیار خاص و موضوع محور است و بر مبنای مشاهدات قرار دارد. در این زمینه چهار نوع بازخورد سازنده وجود دارد:

  • بازخورد منفی (گذشته‌نگر): نظرهای اصلاح‌شده در مورد رفتارهای گذشته. در واقع تمرکز بر رفتارهایی است که موفق نبوده‌اند و نباید تکرار شوند.

  • بازخورد مثبت (گذشته‌نگر): تأیید نظرهای مربوط به رفتارهای گذشته. در واقع تمرکز بر رفتارهایی است که موفق بوده‌اند و باید ادامه یابند.

  • پیش‌خورد منفی (آینده‌نگر): نظرهای اصلاح‌شده در مورد عملکرد آینده. در واقع تمرکز بر رفتارهایی است که باید در آینده از آن‌ها دوری کرد.

  • پیش‌خورد مثبت (آینده‌نگر): تایید نظرهای مربوط به رفتارهای آینده. در واقع تمرکز بر رفتارهایی است که باید در آینده آنها را تقویت کرد و بهبود بخشید.

تحسین و تمجید

این قسمت همان‌طور که از نامش پیداست در مورد اظهارات مثبت در مورد یک فرد است. بیشتر کارکنان و خدمتگزاران وقتی از آن‌ها تعریف شود واکنش نشان می‌دهند و عزت نفس و اعتماد به نفس آن‌ها بالا می‌رود.

انتقاد

‍این بازخورد در واقع اظهارات و قضاوت‌های منفی در مورد یک شخص و رفتارهای اوست. انتقاد یک بازخورد مخرب است و به طور کلی برای افزایش کارایی افراد در محل کار مؤثر و مناسب نیست.

این سه بازخورد اصلی می‌تواند اثرات متفاوتی بر کارمندان بگذارد. به منظور این که بازخوردها بیشترین تأثیر را بر عملکرد افراد داشته باشد، مدیریت میزان بازخورد سازنده را افزایش و به همان ترتیب میزان انتقادها را کاهش دهد. مدیران همچنین می‌توانند یک سیستم نرم‌افزاری تماس تلفنی را طراحی کنند که قادر به هدایت مؤثر آنها باشد. تحسین و تمجید هم می‌تواند جزئی از کار باشد، اما لازم نیست جزء ضروری روند بازخورد باشد.

منبع: talkdesk

نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها

بیشتر بخوانید  ۱۵ توانایی مهم که مدیران باید آنها را کسب کنند