۵ تیم کاری که هر سازمان به آن نیاز دارد

در این مطلب قصد داریم تا در رابطه با تیم سازی یا Team Building اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهیم. در ورزش جملات معروفی وجود دارند. یکی از این جملات معروف این است که می‌گوید:

“‌تعادل بین نقاط قوت افراد تیم باعث می‌شود تا آن‌ها بتوانند کارهای غیرممکن را انجام دهند.”

این جمله علاوه بر بازی‌های ورزشی در سازمان‌ها نیز صادق است. در صورتی که از تعادل در Team Building سازمان‌ها نیز بهره برده شود، در آن صورت می‌توانید شاهد نقاط قوت بسیار زیادی باشید. این فرایند نتیجه مثبتی تحت عنوان “افزایش کارایی سازمان” را خواهد داشت.

اجازه دهید در رابطه با تیم سازی یک مثال را با شما به اشتراک بگذاریم. تیم بیسبال سیاتل مارینرز در سال 2011 با جدایی سه بازیکن ستاره خود مواجه شد. شاید فکر کنید تنها دستاورد به دست‌آمده شکست بود؛ در حالی که از سال 2011 به عنوان بهترین سال این تیم یاد می‌شود و توانست نام خود را در بهترین تیم‌ها در تاریخ بیسبال به ثبت برساند. هر چند با خروج سه بازیکن دیگر شاهد هیچ ستاره‌ای در تیم نبودیم، ولی این تیم یک ترکیب از بازیکنان باتجربه، ثابت قدم و بااستعداد را تشکیل داد. هر کدام از این بازیکن‌ها نقاط قوت خودشان را داشتند. همچنین می‌توانیم اینطور بیان کنیم سیاتل مارینرز یک رهبر بسیار فوق‌العاده و باتجربه است که می‌داند بازیکنان چگونه باید با یکدیگر کار کنند.

در واقع با خروج این سه ستاره، دیگر بازیکنان یاد گرفتند که چگونه باید به صورت تیمی بازی کنند و صداقت را سرمشق کارهای خود قرار دهند. تیم سازی در سازمان نیز به همین شکل است. اگر هر کدام از اعضا توانایی‌هایی یکدیگر را بدانند، می‌توانند راحت‌تر به یکدیگر اعتماد کنند. در ادامه به صورت کامل‌تر به بررسی این موضوع خواهیم پرداخت؛ پس با ما همراه ما باشید.

استراتژی‌های قوی تیم سازی در یک سازمان

شاید این سؤال برای شما به وجود بیاید که چه استراتژی‌هایی به منظور تیم سازی قدرتمند وجود دارند که سازمان‌ها می‌توانند از آن‌ها بهره‌مند ببرند؟ استراتژی‌های موجود بسیار گسترده بوده و هر کدام از آن‌ها باعث خواهند شد تا شاهد بهترین عملکرد از یک تیم باشید. در ادامه این مطلب قصد داریم به معرفی 5 مورد از این استراتژی‌ها که هر تیم کاری در سازمان‌ها به آن‌ها نیاز دارد، بپردازیم.

صحبت با هر یک از اعضای گروه به منظور مشخص کردن تعاریف آن‌ها از تیم

اولین استراتژی که در تیم سازی می‌توانید آن را به کار بگیرید این بوده که با هر کدام از اعضای گروه خودتان صحبت کنید و بحث‌هایی را ترتیب دهید. با این کار می‌توانید متوجه شوید که هر کدام از آن‌ها از کلمه تیم چه مفهومی را برداشت می‌کنند. برخی از افراد به مفهوم تیم توجه نداشته و تنها سه حرف که در کنار یکدیگر قرار گرفته‌اند را می‌بینند. این دسته از افراد به وفور از کلمه تیم استفاده می‌کنند، ولی با هیچ یک از خصوصیات کار تیمی آشنایی ندارند. اگر هم آشنایی داشته باشند، به آن‌ها عمل نمی‌کنند. فرض کنید که یک مدیر عملیاتی برای توصیف زیر دستان خود از واژه تیم استفاده می‌کند. آیا این افراد با یکدیگر دارای اهداف مشترک هستند؟ آیا معیارهای تمامی آن‌ها برای رسیدن به موفقیت یکسان هستند؟

با این وجود امکان رسیدن آن‌ها به دستاوردهای جمعی وجود دارد یا خیر؟ آیا این افراد جدا از یکدیگر کار می‌کنند؟ اگر به این صورت است چه نیازی است تا اسم تیم را بر روی این دسته از افراد بگذاریم؟ شغل کارمندان را نیز می‌توانید در نظر بگیرید. مقدار زیادی از کارهای تیمی که در بین کارمندان وجود دارند، باید به صورت مستقل و جدا از یکدیگر به انجام برسند.

با این شرایط نیز آن‌ها از این قابلیت برخوردار هستند تا بین یکدیگر تقسیم کار انجام دهند و دست به تقسیم‌بندی مسئولیت‌ها بزنند. این کار باعث ایجاد یک مکان عالی خواهد شد که هدف از آن، انجام دادن کارها با کمک یکدیگر است. با وجود تمامی این مواردی که ذکر کردیم اگر اعضای تیم شما دارای معیارهای یکسانی برای موفقیت هستند و هدف مشترکی نیز در سر دارند، قابل‌تامل است که بخشی از زمان خودتان را بر روی آن‌ها سرمایه‌گذاری کنید. سپس دست به گروه‌بندی اعضا بر اساس نقاط قوت آن‌ها بزنید.

در تیم سازی هدف مشترکی بسازید

ساختن هدف مشترک در تیم سازی از اهمیت بالایی برخوردار است. هدف مشترکی که ایجاد می‌کنید باید به وضوح در عملکرد و بینش کارمندان به صورت کامل آشکار باشد. این کار باعث Team Building موفق در سازمان خواهد شد. مدیران آنطور که باید وقت خود را برای تعریف هدف تیم اختصاص نمی‌دهند. از این رو شما به عنوان فردی که مدیریت پروژه را بر عهده دارد، باید شرایطی را ایجاد کنید که هر کدام از اعضای تیم بتوانند تعبیر و برداشت خود را بازگو کنند.

این افراد در این شرایط می‌توانند به شما بگویند که برای رسیدن به هدف خود دست به چه کارهایی خواهند زد و نقش آن‌ها در دستیابی به هدف چه خواهد بود. زمانی که اعضا شروع به حرف زدن می‌کنند، حتما به حرف‌های آن‌ها توجه داشته باشید و نظرات ویژه را یادداشت کنید. بعد از انجام این کار نسبت به بررسی تفاوت‌ها و شباهت‌های نظرات اقدام کنید. سپس گفته‌ها را با یکدیگر مقایسه کنید. همچنین یک جلسه تیمی برگزار کنید و از آن‌ها سوالات گوناگونی را جویا شوید؛ از جمله:

• درباره شباهت دیدگاه‌هایتان چه فکری دارید؟
• نگاه هر یک از شما به جنبه‌های مختلف فرصت‌ها و مشکلات به چه صورت است؟

تهیه یک لیست از وظایف تیم و دادن مسئولیت بر اساس نقاط قوت آن‌ها

یکی دیگر از استراتژی‌های مهم تیم سازی تهیه یک لیست از وظایف مختلف است. تیم‌های مختلفی وجود دارند که بلافاصله بعد از تعریف مسئله، به دنبال راه‌حل هستند. در این شرایط آن‌ها به هیچ کدام از وظایف یا نقش‌های محول‌شده توجهی ندارند. این مسئله دارای اهمیت بسیار بالایی بوده و برای انجام درست آن می‌توانید نسبت به برنامه‌ریزی درست اقدام کنید. با برنامه‌ریزی درست، گروه شما نیز کارآمدتر خواهد بود. با استفاده از مدیریت استراتژی می‌توانید برنامه‌ریزی را هم برای کارهای روزانه خود و هم برای کارهای تیمی خود به کار بگیرید. به عنوان مثال در این شرایط مدیر می‌تواند وارد عمل شده و دست به طراحی برنامه عملیاتی خاص برای هر یک از کارمندان خود بزند. با این کار کارمند از نقطه الف به نقطه ب خواهد رسید. همچنین وظایف برای هر یک از اعضا مشخص خواهد شد.

برای اینکه فرایند تیم سازی را در بهترین شکل ممکن به انجام برسانید، می‌توانید لیستی از وظایفی تهیه کنید که هر کدام از اعضا باید آن‌ها را انجام دهند. به عنوان مثال می‌توانید از اعضای تیمتان بخواهید که در دفتر شما حضور پیدا کنند. سپس با کمک خود آن‌ها نقشی که دارند را تعریف کنید. این اعضا از آنجایی که قرار است به صورت دائمی در تیم حضور داشته باشند، پس در طی همکاری‌های مختلف با پروژه‌ها شراکت خودشان را نیز توسعه خواهند داد. برای آشنایی بیشتر به جدول زیر توجه داشته باشید:

از اعضای تیم درخواست سوالاتی همچون من چه کسی هستم را کنید

استفاده از این استراتژی در تیم سازی باعث می‌شود که به یکسان نبودن افراد با یکدیگر پی ببرید. نقش‌های ایده‌آل هر کدام از اعضا با یکدیگر متفاوت هستند. در این بخش دیگر شما می‌دانید چه وظیفه‌ای را باید به چه کسی بسپارید. حالا می‌توانید از آن‌ها بپرسید که در کدام بخش از تیم می‌توانند بیشترین کمک را به شما کنند. شما می‌توانید از آن‌ها درخواست کنید که نقاط قوت خود را با شما به اشتراک بگذارند. همچنین به معرفی حوزه‌هایی بپردازند که در آن‌ها مهارت بالایی دارند. به عنوان مثال برخی از افراد در حوزه‌هایی همچون مدیریت فروش و بازاریابی، مدیریت فروش، مدیریت بازاریابی، مشاوره مدیریت، مدیریت تولید، مدیریت مالی و یا مدیریت منابع انسانی مهارت دارند. با مشخص کردن هر کدام از مهارت‌ها می‌توانید باعث بهبود عملکرد سازمان خود شوید.بعد از اینکه توانستید نقاط قوت را شناسایی کنید، می‌توانید نسبت به تقسیم مهارت‌های رهبری و مسئولیت‌پذیری بین افراد اقدام کنید. زمانی که هر کدام از وظایف را لیست کردید، از فرد مورد نظر بخواهید که تمامی عملیات‌های مربوط به آن حوزه را تحت مالکیت خود در بیاورد. از این مرحله تحت عنوان تقسیم مسئولیت‌های رهبری یاد می‌شود. سپس آن دسته از فرایندهایی که هیچ فردی از آن سررشته ندارد را بنویسید. سپس اگر کمبود آن را به شدت احساس می‌کردید، از خارج از تیم یک فرد بسیار توانمند را استخدام کنید.

کلید موفقیت در تیم سازی تمرین و تداوم است

آخرین استراتژی در تیم سازی که قصد داریم از آن یاد کنیم، تمرین و تداوم است که به عنوان کلیدهای موفقیت شناخته شده‌اند. این استراتژی باید تبدیل به فرایندهای روزانه تیم شود. این کار مزایای مختلفی را به همراه دارد. به عنوان مثال با کمک آن می‌توانید رسیدگی به مشکلات، چالش‌ها و مسائل مختلف را انجام دهید. همچنین دستیابی به راه‌های همکاری نیز امکان‌پذیر است. به منظور در پیش گرفتن تداوم و همکاری می‌توانید از یک نفر در تیم درخواست کنید که بر روی این موضوع نظارت کامل را داشته باشد.فردی که مسئولیت پیگیری کارها را بر عهده می‌گیرد، باید در هر جلسه عملکرد را بررسی کرده و سپس نقاط قوت اعضا را به اطلاع شما برساند. در رابطه با این موضوع می‌توانید از مواردی همچون شاخص ارزیابی عملکرد، مشاوره منابع انسانی یا مشاور سیستم ها فرآیندها استفاده کنید. شرکت در دوره های آموزش سازمانی نیز در جهت Team Building پیشنهاد می‌شود.

یک کار گروهی موفق شما را به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کند

این روزها کار گروهی، گروه‌های کاری مؤثر و ساخت تیم از موضوعات رایج در سازمان‌ها است. یک کار گروهی موفق شما را به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کند، تیم‌های کاری مؤثر دستاوردهایتان را بزرگ‌تر می‌کند.تیم‌ کاری یا گروه‌های کاری یکی از عناصر مهم سازمان شما هستند. باید بدانید که تیم‌های سازمان شما قادر به انجام چه نوع فعالیت‌هایی هستند. باید نیازهایشان را بدانید و آنها را برطرف کنید. تیم‌ها نیازمند منابع هستند که باید آنها را در اختیارشان بگذارید.چه زمانی تیم‌ کاری شما مؤثر است؟تیم‌های کاری یک فرصت منحصر به فرد برای کارمندان هستند که بتوانند مهارت‌های رهبری و مدیریت خود را تقویت کنند. آنها ممکن است با افرادی کار کنند که قبلاً هیچگاه فرصت همکاری با آنها را نداشتند. تیم‌های کاری فرصتی را برای کارمندان فراهم می‌کنند که بتوانند بخش بزرگ‌تری از کارشان باشند.
تیم شما زمانی بیشتر مؤثر است که:

هر سازمانی نیازمند ۵ تیم کاری است. این ۵ تیم ممکن است برای هر سازمان متفاوت باشد. اما در این مطلب قصد داریم ۵ تیم کاری رایج را که در سازمان‌های مختلف و مشخصاً یک سازمان سالم وجود دارد به شما معرفی کنیم.

تیم رهبری

تیم رهبری قرار است سازمان شما را هدایت کند. این تیم مسئول مسیر استراتژی و سیاست‌گذاری در خصوص سازمان شما است. همچنین برنامه‌ها، هدف‌گذاری‌ها، دستورالعمل‌ها و مدیریت‌های سازمان شما به عهده این تیم است.

تیم محرک یا انگیزه

این تیم کاری در سازمان‌های مختلف به اسامی متفاوتی نام‌گذاری شده است. کمیته فعالیت کارمندان، کمیته برنامه‌ریزی رویدادها، برنامه‌ریزی و اجرای رویداد‌ها و فعالیت‌ها که باعث می‌شود افراد تیم و کارمندان روحیه بهتری داشته باشند، می‌تواند از جمله اسامی دیگر این تیم باشد.
مسئولیت‌های این تیم می‌تواند شامل برگزاری پیک‌نیک‌های مختلف، دادن ناهار به کارمندان، کمک به کارمندان بیمار و یا کارمندانی که دچار شرایط بدی شده‌اند، نیز باشد. از جمله کارهای هیجان‌انگیز این تیم برگزاری جشن تولد برای افراد و یا تبریک تولد بچه‌های افراد تیم است. این تیم می‌تواند حامی بازی‌های ورزشی نیز شود و یا خود متولی بازی‌های ورزشی مختلف باشد.

تیم محیطی و امنیت

این تیم امنیت کارمندان را در محیط کار تضمین می‌کند و در آموزش‌های امنیتی نقش مهمی دارد. هر ماه سخنرانی‌های امنیتی برگزار می‌کند. سیاست‌های محیط زیستی و بازیافت نیز از وظایف این تیم است که به کارمندان پیشنهادهای مناسب در این زمینه ارائه می‌دهد.

تیم سلامت کارمندان

تیم کاری سلامت، مشخصاً، بر روی سلامت کارمندان تمرکز دارد. بیشتر فعالیت‌های رایجی همچون پیاده روی، دو، آزمایش‌های دوره‌ای از وظایف این تیم است. در بسیاری از سازمان‌ها، تیم سلامت چالش‌های سلامتی مختلفی را راه‌اندازی می‌کند. برای مثال چالش پیاده‌روی را طرح می‌کنند تا کارمندان را تشویق به پیاده‌روی بیشتر کند که قطعاً برای سلامتیشان مفید است. در پایان هر چالش هرکدام از کارمندان که به هدف تعیین شده رسیده باشند، جایزه‌ای دریافت می‌کنند.

تیم فرهنگ و ارتباط

این تیم کاری برای خلق ارزش و تعریف فرهنگ لازم برای شرکت و رسیدن موفقیت آن لازم است، تلاش می‌کند. این تیم ممکن است خبرنامه‌های ماهانه تولید کند، آپدیت‌های شرکت را به صورت هفتگی منتشر کند، رضایت کارمندان را به صورت سه ماهه بررسی کند و از کارمندان پیشنهاد بهتر برای پیشبرد کار طلب کند. این ۵ تیم، از تیم‌های لازم برای پیشبرد سازمان‌ها در اهدافشان و رسیدن به موفقیت است. با این ۵ تیم می‌توانید کارمندان خود را برای کار در تیم‌ها علاقه‌مند کنید و آنها را برای رسیدن به اهدافشان تشویق کنید. تیم‌ها سازمان شما را بهتر می‌کنند و محیط بهتری را برای کارمندانتان فراهم می‌کنند.

منبع: thebalancecareers