هدف مدیریت تغییر سازمانی شناسایی و به حداقل رساندن مسائل و ریسک‌های مربوط به اجرای سیستم جدید یا فرایند است.

 هدف مدیریت تغییر سازمانی شناسایی و به حداقل رساندن مسائل و ریسک‌های مربوط به اجرای سیستم جدید یا فرایند است. در طول معرفی هر سیستم یا فرایند، یک سری از فعالیت‌های مدیریت تغییر سازمانی اجرا می‌شوند، بنابراین تغییرات به شکل مؤثری ارائه می‌گردند و استفاده‌کنندگان به‌درستی آموزش داده می‌شوند. مدیریت تغییر سازمانی ثابت کرده است که هر سیستم یا فرایند جدید باید بتواند با موفقیت در عملیات روزمره به‌کار گرفته شود. در این زمینه حتی می‌توان به سراغ مدیریت ریسک سازمانی نیز رفت.

مدیریت تغییر سازمانی و اهداف آن

تغییرات

اقداماتی که بر حوزه کاربردی تأثیر می‌گذارند، شامل حسابداری مدیریت، می‌توانند به دو دسته تقسیم شوند: تغییر استراتژیک و تغییر عملیاتی. اقدامات تغییر استراتژیک شامل تغییر در فرهنگ، تفکر یا تجارت است. اقدامات تغییر عملیاتی مربوط به روش کار کردن کارکنان است و تغییری است که در سیستم‌ها، فرایندها و یا هر دو ایجاد می‌شود. اگر تغییر در عملیات موجب تغییر تجارت یا فرهنگ تجارت شود، تغییر عملیاتی منجر به تغییر استراتژیک می‌شود.

اقدامات تغییر استراتژیک، فعالیت‌های مدیریت تغییر سازمانی را به عنوان بخش جدایی‌ناپذیر پروژه، مورد توجه قرار می‌دهد. در این اقدامات، خود سازمان و روشی که کارکنان در مورد سازمان فکر می‌کنند، تحت تأثیر قرار می‌گیرد. وقتی که هدف تغییر کارکنان شرکت و طرز فکر آنها باشد، هدف کلی تغییر طرز فکر کنونی به طرز فکر آینده است.

از سوی دیگر اقدامات تغییر عملیاتی، برای تغییر یک فرایند یا یک سیستم به‌کار گرفته می‌شوند. فعالیت‌های مدیریت تغییر سازمانی ممکن است زمانی که تأکید بر روی تغییر کارکنان است، به‌راحتی نادیده گرفته شوند، زیرا تغییر کارکنان مربوط به تغییر استراتژیک است، اما از تغییراتی است که در درون سیستم است، سیستمی که کارکنان در آن کار می‌کنند. زمانی که تجارت تغییر عملیاتی را از طریق پروژه‌های اجرای سیستم معرفی می‌کند، حسابداری مدیریت استراتژیک بر چرایی و چگونگی به حساب آوردن فعالیت‌های مدیریت تغییر سازمانی تأکید می‌کند. اگرچه حسابداری مدیریت استراتژیک مفاهیم را در زمینه روش اجرای سیستم ارائه می‌دهد، تکنیک‌ها می‌توانند در دیگر انواع اقدامات تغییر عملیاتی به‌کار گرفته شوند.

در پروژه‌های اجرای سیستم، نقش‌های تیم پروژه سنتی شامل مدیر پروژه، تحلیلگر تجاری، برنامه‌نویس و دیگر کارشناسان موضوع هستند. تیم پروژه با هم کار می‌کنند تا تضمین کنند که پروژه نیازهای تجاری را فراهم می‌کند و اجرا با موفقیت انجام می‌گیرد. ممکن است فعالیت‌های مدیریت تغییر سازمانی کنار گذاشته شوند، زیرا مسئولیت‌های فنی تیم پروژه زمان کافی را برای اطمینان از تحویل پروژه به شکل مؤثر نخواهد داد. زمانی که پروژه‌های تغییر عملیاتی غیر موفق ارزیابی می‌شوند، هفت دلیل از ده دلیل شکست مربوط به از دست دادن فرصت‌های مدیریت تغییر سازمانی است.

به طور خاص وقتی که مدیران پروژه نیازهای کارکنان را نمی‌فهمند، تغییرات پروژه با ضعف مدیریت می‌شوند و کاربران خودسر عمل می‌کنند. وقتی که سیستم اجرا می‌شود، فرقی نمی‌کند که تا چه اندازه عملکرد بالایی دارد، هنوز هم به دلیل نادیده گرفتن عوامل انسانی امکان ریسک شکست برای پروژه وجود دارد. در اقدامات تغییر عملیاتی، هدف مدیریت تغییر سازمانی تضمین این موضوع است که کاربران تغییر را می‌پذیرند، دلیل به‌کارگیری سیستم جدید را می‌فهمند و می‌دانند که چگونه در سیستم جدید کار کنند.

ممکن است برای یک تیم پروژه گسترده ضروری باشد که فعالیت‌های مدیریت تغییر سازمانی را تا حد زیادی مدیریت کند. این تیم پروژه باید حداقل شامل یک فرد باشد. این فرد باید تضمین کند که تیم پروژه و هر قسمتی از سازمان که تحت تأثیر تغییر عملیاتی است، جنبه‌های انسانی تغییرات فرایند و سیستم را درک می‌کنند و درمی‌یابند که چه کسی برای آن عکس‌العمل برنامه‌ریزی می‌کند. نقش منابع تغییر باید در شرکت وجود داشته باشد و در صورت نیاز این نقش می‌تواند با مشاوران خارجی پر شود. حتی اگر فردی به تیم پروژه اضافه نشود، همه رهبران پروژه باید مسئولیت مدیریت تغییر سازمانی را به عهده بگیرند.

مانند جوانب کسب و کار، استخدام مشاوران خارجی مزایا و معایبی دارد؛ همچون نظارت بر فعالیت‌های مدیریت تغییر و حفظ کار به شکل درون سازمانی. یک از مزایای استخدام مشاوران خارجی انرژی است که آنها در کار خود قرار می‌دهند. مشاوران خارجی می‌توانند دانش و تجربیات گسترده‌ای را ارائه دهند. این دانش و تجربه در شرکت وجود ندارد. این امر از دو جهت کمک کننده است: تجربیات قبلی مشاور می‌تواند درس‌های مهمی ارائه دهد که خود تجارت ممکن است نتواند آنها را شناسایی کند. این درس‌ها و آگاهی‌ها از بروز برخی مشکلات جلوگیری می‌کنند و با به کارگیری آنها در مراحل اولیه پروژه زمان اجرای پروژه کاهش می‌یابد. همچنین مشاور می‌تواند رابطه‌ای بین مؤلفه‌های مختلف پروژه ارائه دهد. این امر به شرکت کمک می‌کند که از تمرکز اعضای تیم پروژه بر حوزه‌های قدرت خود در تکمیل پروژه، مزایایی بدست آورد و در حوزه‌های ریسک‌پذیر قرار نگیرند. مشاور باید تضمین کند که همه قسمت‌های پروژه به طور یکپارچه با هم در ارتباطند و به افراد اجازه دهد تا برای بهینه‌سازی محصول پایانی بر نقاط قوت خود تأکید کنند. در پایان مشاوران واقعیتی را ارائه می‌دهند که می‌تواند بسیار مفید باشند، مخصوصا در شرکت‌هایی که هیجان و سیاست جریان دارد و تعصب و اتحاد بر تصمیم‌گیری‌ها تأثیر منفی می‌گذارد. در این زمینه می‌توانید از شرکت‌های مشاوره و برندینگ نیز بهره ببرید.

البته استفاده از مشاوران خارجی معایبی نیز دارد. بیشترین نگرانی در این زمینه، هزینه است. همچنین برای هر مزیتی، عیبی هم وجود دارد. دیدگاه مشاور اغلب منجر به صرفه جویی در وقت می‌شود، اما ریسک وجود دارد و ممکن است این دانش به کارکنان داخلی انتقال داده نشود. وقتی که پروژه تمام می‌شود و مشاوران می‌روند، مهارت و دانش نیز محو می‌شود. این امر ممکن است منجر به هزینه‌های غیرضروری در آینده شود، زمانی که آن دانش برای رسیدگی به یک تغییر غیرمنتظره، ارتقاء یا پشتیبانی از موضوع مورد نیاز است.

بعلاوه دانش انباشته شده‌ای که مشاور ارائه می‌کند معمولا متناسب با نیازهای هر شرکتی نیست. این امر نیاز به ارتباط گسترده بین مشاور و شرکت را نشان می‌دهد تا تضمین کند که مشاور از رویکرد، یک اندازه واحد برای همه، در پروژه استفاده نمی‌کند. در پایان، واقعیت ارائه شده از سوی مشاور معایبی نیز می‌تواند داشته باشد. عدم آگاهی از سیاست‌های داخلی یا فرهنگ شرکت می‌تواند موجب تصمیمات پیش‌بینی نشده شود که با هنجارهای فرهنگی شرکت در یک راستا نیستند. سوالات ارائه شده در چک لیست زیر می‌تواند به کشف این موضوع کمک کنند، اینکه آیا یک مشاور خارجی برای یک سازمان یا پروژه خاص مناسب است یا خیر.

مدیریت تغییر سازمانی و اهداف آن

 پنج سؤلی که قبل از استخدام مشاور پرسیده می‌شود

۱)  آیا هم اکنون برای اجرای پروژه از دانش درون سازمانی استفاده می‌کنید؟

۲) آیا برای استخدام یک کارمند تمام وقت جدید منابع مالی دارید؟

۳) آیا نیاز است که بتوانید پروژه را تکرار کنید؟ آیا دانش و تخصص باید در درون سازمان حفظ شود؟

۴) آیا  ارزیابی فرهنگی شرکت شما، موانعی برای کمک خارجی به وجود می‌آورد؟

اگر جواب به بیش از یکی از این سؤالات بله است، وجود مشاور خارجی برای پروژه شما مناسب نیست.

اگرنه، به سوالات زیر پاسخ دهید:

۵) آیا برنامه زمانی کوتاه‌تر مهم‌تر از نگهداری بودجه کمتر است؟

اگر برنامه زمانی کوتاه‌تر را ترجیح می‌دهید و به بیش از یک سؤال از چهار سؤال بالا پاسخ بله ندادید، استخدام یک مشاور خارجی ممکن است برای شما مناسب باشد.

یک روش مؤثر برای بکارگیری مشاوران خارجی و یا مشاوره مدیریت استراتژیک در اجرای یک تغییر عملیاتی عظیم، داشتن یک کارمند داخلی است که نقش منبع تغییر را به عهده بگیرد. این کارمند می‌تواند به عنوان یک رابط بین مشاور و پروژه عمل کند، کمک به مشاور، مسیر فرهنگ و سیاست شرکت را مشخص می‌کند. این در حالیست که کارمند از مشاور خارجی مهارت‌های جدیدی می‌آموزد و می‌تواند در آینده از آنها در شرکت استفاده کند. داوطلبین نقش منبع تغییر داخلی، از بخش منابع انسانی، دفتر مدیریت پروژه یا بخش آموزش انتخاب می‌شوند، اما در جهان کنونی و محیط کسب و کار یکپارچه، این نقش را هر فردی از هر حوزه کاربردی که بر تغییر تأثیر می‌گذارد، می‌تواند انجام دهد.

اگرچه باید یک فرد یا تیم کوچک از افراد که برای فعالیت‌های مدیریت تغییر سازمانی در نظر گرفته شده‌اند، وجود داشته باشد، اما کلید موفقیت مدیریت تغییر سازمانی این است که مدیریت تغییر سازمانی هیچوقت محدود به یک گروه کوچک نباشد. به هر فردی در تیم پروژه باید در مورد مدیریت تغییر سازمانی آموزش داده شود. این فرد باید ارتباطات مناسب، ارزیابی مخاطبان و آموزشی که به موفقیت یک پروژه کمک می‌کند را درک کند.

نقش حسابدار مدیریت در فعالیت‌های اجرایی سیستم باید یکی از مهم‌ترین نقش‌های مشارکتی مدیریت تغییر سازمانی باشد. حسابدار مدیریت باید به عنوان کارشناس موضوع، دیدگاه و تخصص و به عنوان حامی پروژه، راهنمایی و رهبری را ارائه دهد. در طول هر مرحله‌ای، حسابدار مدیریت باید از تغییرات حمایت کند و در ارتباطات شرکت کند تا تضمین کند که کانال‌های مناسب با مسیرهای جدید شرکت در یک راستا هستند و چگونگی تأثیر تغییر بر فرد واضح و آشکار است. او باید اطمینان حاصل کند که افراد تغییرات را بعد از اجرا خواهند پذیرفت. به‌علاوه ذکر این نکته مهم است که نقش حسابدار مدیریت در پروژه برای تضمین این موضوع گسترده می‌شود که کنترل‌های داخلی مناسب بعد از اینکه سیستم جدید اجرا شد، همچنان باقی می‌مانند. مسئولیت مستقیم حسابدار مدیریت، پایش موضوعات یک پروژه است و وجود آن برای کاهش ریسک‌های مهم در اجرای تغییر عملیاتی ضروری است.

امروزه پیشرفت تکنولوژی بیشتر از پیش در حال رشد است. از آنجا که محل‌های کار به طور فزاینده‌ای از سیستم‌های جدید برای تغییر و خودکار کردن فرایندهای تجاری شان استفاده می‌کنند، نه تنها نیاز به مدیریت تغییر بلکه نیاز به کل تجارت، درک ضرورت مدیریت تغییر و چگونگی کار نیز افزایش می‌‌یابد.

نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها

بیشتر بخوانید  چرا برای موفقیت در کسب‌وکار آینده‌ی خود به پیش‌بینی استراتژیک نیاز داریم؟