ساخت تیم و استراتژی‌های لازم برای بهبود آن

تیم سازی از جمله فرایندهای بسیار پراهمیت بوده که تعاریف مختلفی برای آن ارائه شده‌ است. از جمله معتبرترین تعاریف این است که تیم‌ سازی به فعالیت‌هایی اشاره می‌کند که به دلیل اهداف مختلفی به انجام رسیده‌اند. انگیزه دادن به اعضای تیم و در نهایت افزایش عملکرد کلی تیم دو نمونه از این اهداف‌ به حساب می‌آیند. همچنین در تیم‌ سازی افراد می‌توانند اعضا و کارکنان را شناسایی کنند و برای اینکه یک تیم منجسم را تشکیل دهند، اقدام به انگیزه‌سازی در آن‌ها کنند. این اعضا در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند، با هم همکاری می‌کنند تا بتوانند به اهداف موجود دست پیدا کنند.

در واقع می‌توانیم اینطور بیان کنیم که تیم سازی یکی از اصطلاح‌های عمومی است. این اصطلاح برای آن دسته از فعالیت‌هایی به کار گرفته می‌شود که در جهت ارتقای روابط اجتماعی و نقش‌های هر یک از کارکنان به انجام می‎رسند. وظایفی که باید این افراد انجام دهند، مبتنی بر همکاری هستند. زمانی که افراد با انگیزه زیادی با یکدیگر همکاری داشته باشند و برای رسیدن به اهداف با هم تلاش کنند، در آن صورت می‌توانیم اینطور بیان کنیم که آن‌ها یک تیم را تشکیل داده‌اند. در این تیم هر فردی به اندازه سهمی که دارد، وظایف خود را به انجام می‌رساند و تمام تلاش خود را به کار می‌گیرد تا سازمان را به اهداف خود برساند. همچنین اعضای تیم در تلاش هستند تا پاسخ مناسبی را به انتظارات یکدیگر بدهند و در نهایت با موفقیت انجام وظیفه کنند.

شرط موفقیت یک تیم

یک تیم تنها در شرایطی می‌تواند به موفقیت دست پیدا کند که تمامی اعضا به صورت جدی کارها را به پیش ببرند و تمرکز لازم را در انجام کارهای خود داشته باشند. در واقع هر یک از اعضا، ابتدا اهداف تیم را در اولویت کارهای خود قرار می‌دهند و سپس به علاقه و منافع شخصی خودشان توجه می‌کنند. اعضا برای اینکه بتوانند بهترین خود را به نمایش بگذارند، نیاز به انگیزه بالایی دارند. هیچ وظیفه‌ای به دوش اعضای تیم گذاشته نمی‌شود؛ زیرا این خود اعضا هستند که برای انجام مسئولیت‌ها پیش قدم می‌شوند. افراد یک تیم باید پا در مسیر گذاشته و چالش‌های پیش‌رو را به راحتی قبول کنند.

بیایید با یک مثال همه چیز را برای شما درباره تیم سازی توضیح دهیم. فرض کنید حمید و وحید دو نفر از اعضای یک تیم هستند که گزارش‌های لازم را به رهبر گروه خود می‌دهند. رهبر تیم نیز اعتقاد و اعتماد کاملی را نسبت به این دو فرد دارد. رهبر همواره از این دو فرد تعریف و تمجید می‌کند. این تیم نسبت به باقی تیم‌ها در رتبه بهتری قرار دارد. افراد این تیم همواره وظایف خود را به درستی انجام می‌دهند و از اهداف خود کوتاه نمی‌آیند.

در واقع رهبر این تیم هیچوقت مسئولیتی را بر روی دوش این دو فرد نمی‌گذارد و خود آن‌ها برای انجام دادن کارها پیش قدم می‌شوند. حالا شاید این سؤال برای شما مطرح شود که به چه دلیلی این دو فرد به کار کردن مشتاق هستند؟ پاسخ سؤال را می‌توانید در فعالیت‌هایی که رهبر تیم برعهده دارد، پیدا کنید. رهبر با انجام این فعالیت‌ها به سایر اعضا نیز انگیزه و روحیه مضاعف می‌بخشد. نتیجه این کار ارائه بهترین عملکرد است. مجموع تمامی این فعالیت‌ها شما را با تیم‌سازی آشنا می‌کند.

تیم به تنهایی نمی‌تواند شکل بگیرد

هیچکس نمی‌تواند این انتظار را داشته باشد که تیم سازی به تنهایی شکل بگیرد. چندین فرد با علاقه مشترک باید در کنار یکدیگر قرار بگیرند، یک تیم موفق را تشکیل دهند و مسئولیت‌ها را به انجام برسانند. مهم‌ترین اصل در این فرایند داشتن انگیزه است. در واقع انگیزه یک نقش محوری را در تیم‌سازی ایفا می‌کند. تمامی شما از نسل بشر هستید؛ بنابرین علاقه دارید تا دائما مورد تمجید قرار بگیرید. هر فردی اگر انواع وظایف خود که در قالب فردی، اجتماعی و قانونی است را به خوبی انجام دهد، در آن صورت می‌تواند در چشم دیگران به عنوان فردی ظاهر شود که لایق تحسین است. این فرد دارای انگیزه کافی برای انجام دادن وظایف خود است. البته شایان ذکر است اگر برای فردی که در انجام وظایف خود کوتاهی کرده، یک تنبیه نسنجیده اعمال شود، در آن صورت شاهد ضررهای بسیار زیادی خواهید بود.

فعالیت‌هایی که باعث تیم سازی خوب در تیم خواهند شد

برای تیم سازی خوب یک سری فعالیت‌ها وجود دارد که می‌تواند تاثیر خود را اعمال کند. رهبران و کارکنان می‌توانند با کمک مدیریت پروژه و مدیریت استراتژی در پی انجام فعالیت‌هایی باشند که تیم آن‌ها را قوی می‌کند. در ادامه به معرفی یک سری از این نمونه فعالیت‌ها خواهیم پرداخت؛ پس تا انتهای مطلب دنبال‌کننده ما باشید.

دستور کار قرار دادن اعتماد سازی در بین اعضای تیم و تشویق آن‌ها

اعضای یک تیم تا جایی که می‌توانند باید به یکدیگر اعتماد داشته باشند. به عنوان مثال چشم نیمی از اعضای خود را ببندید و از افراد باقی‌مانده بخواهید که به کمک آن‌ها آمده و کاری که دارای ریسک بالایی است را با همکاری یکدیگر انجام دهند. این تمرین را به صورت مکرر انجام دهید و هر بار جای اعضا را با یکدیگر تغییر دهید. این تمرین‌ها مزایای بسیار زیادی دارند که از جمله آن‌ها می‌توانیم به افزایش اعتماد سازی اشاره داشته باشیم. در ابتدای این تمرین فرد کمی استرس و حس ترس را خواهد داشت، اما زمانی که مشاهده کند هیچ خطری او را تهدید نکرده، به مرور زمان به دیگر افراد نیز اعتماد خواهد کرد و در نهایت تیم نیز بهبود پیدا می‌کند.

هر یک از اعضا باید به خوبی یکدیگر را بشناسند

نمونه فعالیت مهم دیگر در تیم سازی شناسایی کردن یکدیگر است. برای اینکه اعضا بتوانند یکدیگر را به خوبی بشناسند تمرین‌های مختلفی پیش روی آن‌ها قرار گرفته شده‌اند. به عنوان مثال می‌توانید هر یک از اعضا را مقابل یکدیگر قرار بدهید و از آن‌ها بخواهید درباره هر چیزی که از هم می‌دانند صحبت کنند. به عنوان مثال می‌توانند درباره رنگ یا تفریحات مورد علاقه با یکدیگر صحبت داشته باشند. اگر فردی اشتباه می‌گوید، طرف مقابل نسبت به اصلاح آن اقدام کند. این تمرینات باعث خواهد شد تا اعضای گروه حقایق بسیار جالبی را نسبت به یکدیگر بدانند. هر فردی که تازه وارد گروه می‌شود، بهتر است به صورت مختصر خودش را معرفی کند.

اعضا در فرایند تیم سازی باید سازگار و منطبق باشند

انطباق و سازگاری از دیگر موارد پراهمیت در فرایند تیم سازی به حساب می‌آید. یک سری از فعالیت‌ها همچون گردش‌های دسته جمعی از مزایای بسیار زیادی برخوردار هستند؛ چرا که افراد می‌توانند در این گردش با یکدیگر آشنایی پیدا کرده و درباره هر موضوعی نیز به صورت آزادانه ارتباط برقرار کنند. رهبران می‌توانند به کارکنان اجازه دهند تا همراه با خانواده‌های خود بیایند.

افراد از این طریق بیشتر با یکدیگر آشنا شده و در نتیجه روابط بین آن‌ها نیز بهبود پیدا می‌کنند. به عنوان یک رهبر بهتر است تاریخ‌های مهم هر یک از کارکنان خود را جایی یادداشت کنید تا از ذهنتان نرود. تاریخ تولد و تاریخ ازدواج دو نمونه از این تاریخ‌های مهم به حساب می‌آیند. فضا و محیط کار باید به گونه‌ای طراحی شود که هر یک از کارکنان با یکدیگر در تعامل باشند. کوچکترین نشانه‌های بد رفتاری که در کارکنان خود مشاهده می‌کنید، باید جدی گرفته شود.

فعالیت‌های گروهی را تشویق کرده تا افراد آن‌ها را انجام دهند

فعالیت‌هایی که در تیم سازی وجود دارند الزاما نباید در حیطه وظایف قرار گرفته باشند. این فعالیت‌ها می‌توانند در قالب یک بازی نیز طراحی شوند. به عنوان مثال می‌توانید برخی از اشیاء همچون میخ، طناب، چوب و میله را در اختیار افراد قرار دهید و سپس از آن‌ها درخواست کنید که با کمک این لوازم چیزی را درست کنند. اگر اعضای تیم با یکدیگر مشارکت داشته باشند، شما بهتر می‌توانید به روحیه افراد پی ببرید. همچنین آن‌ها می‌توانند بهتر همدیگر را بشناسند. این بازی‌ها باعث می‌شود تا تمرکز افراد نیز افزایش پیدا کند. در نهایت این نکته را می‌آموزند که به صورت یکپارچه با یکدیگر همکاری داشته باشند.

چرا باید تیم سازی انجام شود؟

فعالیت‌هایی که در تیم سازی به انجام می‌رسند، اهمیت بالایی دارند؛ چرا که اعضا می‌توانند با کمک آن‌ها به توسعه دست پیدا کنند. در نتیجه عملکرد تیم به شدت بهبود پیدا می‌کند. تیم‌سازی می‌تواند باعث همبستگی بین اعضای تیم شود و یک انگیزه برای به سرانجام رساندن اهداف داشته باشند. فعالیت‌هایی که در تیم‌سازی به انجام می‌رسند، به صورت موقتی نیستند. در واقع تا زمانی که کارکنان مشغول به کار هستند، تمامی فعالیت‌های مربوط به تیم‌سازی باید به صورت هدفمند انتخاب شود. این کار از آن جهت انجام خواهد شد تا اعضای تیم تشویق شوند و سخت کار کرده و در نهایت به رویاهای خود جامه عمل بپوشانند. اهداف مختلفی پشت تیم‌سازی وجود دارند که از جمله آن‌ها می‌توانیم به گزینه‌های زیر اشاره داشته باشیم:

• هزینه‌ها کاهش پیدا کرده و بهره‌وری شرکت نیز افزایش پیدا می‌کند.
• از مهارت‌ اعضای تیم در جهت بهینه بهره برده می‌شود.
• تعارضات بین تیم کاهش پیدا می‌کند.
• پروژه بهتر کنترل می‌شود و شاهد مدیریت منابع انسانی خواهید بود.

چالش‌های پیش روی تیم سازی

تیم سازی در واقع به عنوان یک ترفند در سازمان‌های ناکارآمد شناخته شده است. سازمان‌ها برای اینکه بتوانند مشکلات انسانی را با سرعت بالایی رفع و حل کنند، از این فرایند استفاده می‌کنند. سازمان‌هایی که دارای رهبر ناکارآمد هستند و از مواردی همچون مشاوره مدیریت، مشاور سیستم ها فرآیندها و مشاوره منابع انسانی استفاده نمی‌کنند، با مشکلات مختلفی روبه‌رو می‌شوند. در این شرایط به فکر تیم‌سازی با استفاده از بهترین کارمندان هستند. تنها نتیجه‌ای که این کار به دنبال خواهد داشت ایجاد تیم‌های غیرمولد است. تیم‌ها برای اینکه مشکلات حل شوند، طراحی و ایجاد می‌شوند ولی مشکل بزرگی که مطرح است، این بوده که آن‌ها به هدف اصلی تیم‌سازی توجه نمی‌کنند.

 نظریه دایر و همکاران

در تیم سازی چالش‌های مختلف وجود دارند که ممکن است سازمان‌ها با آن‌ها روبه‌رو شوند. دایر و همکارانش سه چالش را مطرح کرده‌اند که شامل گزینه‌های زیر می‌شوند:

• عدم مهارت در کار تیمی: یکی از بزرگترین چالش‌هایی که پیش روی رهبران قرار می‌گیرد این است که به دنبال یافتن کارمندانی هستند که به تیم‌گرایی علاقه نشان می‌دهند. اکثر رهبران کارمندان را تشویق می‌کنند تا در دوره های آموزش سازمانی شرکت داشته باشند. هر چند دایر معتقد است موسساتی وجود دارند که کارکنان را به کار تنهایی و جداگانه دعوت می‌کنند؛ به همین علت پیشنهاد می‌کنیم خودتان به دنبال برنامه برای آموزش باشید.
• محیط کار مجازی و مرزهای فیزیکی سازمانی: بر طبق نظریه دایر، آن دسته از کارکنانی که به صورت فیزیکی در سازمان‌ها حضور ندارند، هر چند با یکدیگر کار می‌کنند، اما نمی‌توانند با اعضای باقی‌مانده ارتباط خاصی برقرار کنند. برای اینکه یک محیط تیمی موثر ایجاد شود، ارتباط چهره به چهره از اهمیت بالایی برخوردار است. در واقع می‌توانیم اینطور بیان کنیم که ارتباط چهره به چهره می‌تواند زمینه را برای ایجاد اعتماد فراهم کند. اگر جلسات تیم سازی را برگزار کنید، می‌توانید به مرور باعث تسهیل ارتباط بین کارکنان شوید.
• جهانی و مجازی‌سازی: تیم‌ها دارای اعضایی هستند که از زبان‌ها، فرهنگ‌ها و ارزش‌های مختلفی تشکیل شده‌اند. این افراد دارای رویکردهای مختلفی برای حل مسئله هستند؛ از این رو بهتر است افراد به صورت حضوری در کنار یکدیگر قرار بگیرند تا بتوانند نظرات خود را ارائه دهند.

10 اصل مهم در تیم سازی

در فرایند تیم سازی 10 اصول بسیار حائز اهمیت وجود دارند که باید به آن‌ها توجه ویژه‌ای داشته باشید. از جمله این اصول می‌توانیم به گزینه‌های زیر اشاره داشته باشیم:

• ایجاد تعهد
• تعریف هدف مشخص
• تعریف ارتباطات و نحوه همکاری اعضا با یکدیگر در تیم
• تعیین چارچوب حل تعارضات تیمی
• تصمیم‌سازی
• نظم
• حل مشکلات
• پاداش
• پیگیری
• استفاده از فناوری

رهبران باید به فکر ایجاد تیم‌ برای رسیدن به اهداف مختلف باشند. بسیاری از سازمان‌ها پس از هر دوره از شاخص ارزیابی عملکرد بهره می‌برند. این شاخص‌ها به آن‌ها کمک خواهد کرد تا با نقاط قوت و ضعف تیم‌ها آشنا شوند. هر موقعیت کاری نیاز به یک تیم دارد. این تیم‌ها با توجه به حوزه فعالیت نیاز به مشاوره‌های مختلف دارند که از جمله آن‌ها می‌توانیم به مدیریت مالی، مدیریت تولید، مشاوره فروش و بازاریابی، مدیریت فروش و مدیریت بازاریابی اشاره داشته باشیم.

در هنگام تیم سازی ممکن است با چالش‌های مختلفی روبه‌رو شوید که در این مطلب سعی کردیم سه مورد از مهم‌ترین آن‌ها را بر طبق نظریه دایر بیان کنیم. همچنین تیم‌سازی دارای اصول و اهداف مختلفی است که هر رهبری باید به آن‌ها نهایت دقت و توجه را داشته باشد. برای اینکه یک تیم به موفقیت دست پیدا کند، تمامی اعضا نیاز است تا با یکدیگر همکاری داشته باشند. در این مطلب به صورت کامل نکات مهم را با شما به اشتراک گذاشتیم.

ساخت تیم همان فراهم کردن مهارت‌ها، آموزش‌ها و منابع برای افراد تیمتان است تا بتوانند هماهنگ باهم عمل کنند

در مدیریت فرآیند کسب و کار بعضی موارد ظاهراً کم اهمیت هستند، اما در واقع پایه و اساس کسب و کار ما را تشکیل می‌دهند. پس از اینکه مزایای کار گروهی و کار فردی را برای شما بیان کردیم، به سراغ ساخت تیم و استراتژی‌های مربوط به آن می‌رویم.

ساخت تیم همان فراهم کردن مهارت‌ها، آموزش‌ها و منابع برای افراد تیمتان است تا بتوانند هماهنگ باهم عمل کنند و چشم‌انداز مناسبی برای آینده سازمانتان شوند. اما درواقع برای تأثیرگذار بودن، این روند باید ادامه‌دار باشد و در تیم و سازمان شما نهادینه شود.

در روند ساخت تیم باید تمرین‌ها و فعالیت‌های خود را به عنوان بخشی از استراتژی تیم برای بهبود وضعیت و تأثیر مناسب بر روی آن پیش ببرید. همچنین این تمرین‌ها باید با یک هدف روشن و شفاف و با تمرکز بر روی یک مهارت بخصوص باشد و بسیار ساده طراحی شده باشد.

نیازهای تیم خود را بشناسید

اولین و مهم‌ترین قدم برای تعیین فعالیت‌های تیم، تعیین و تشخیص نقاط قوت و نقاط ضعف تیم است. پرسیدن موارد زیر می‌تواند به شما برای تشخیص این موضوع کمک کند:

همان‌طور که گفتیم ساخت تیم یک فرایند کوتاه مدت نیست و باید جزئی از فرهنگ سازمانتان تبدیل شود.

برای قدرت بخشیدن به تیمتان بهتر از استراتژی‌های زیر بهره ببرید.

۱) تیم خود را بشناسید

تیم شما از افرادی تشکیل شده است که نیازها، اهداف و شخصیت‌های مختلفی دارند. سعی کنید آنها را بشناسید و به آنها کمک کنید تا یکدیگر را بهتر بشناسند و یک تیم شاد بر پایه اعتماد بسازید.

با یکدیگر وقت بگذرانید و در فعالیت‌های اجتماعی شرکت کنید. افراد معمولاً در شرایطی که آرام و راحت هستند در مورد خودشان بیشتر صحبت می‌کنند و راز و مشکلاتشان را بیان می‌کنند. تحقیقات نشان داده است که وقتی شما برخی از ابعاد زندگی شخصیتان را با دیگران درمیان می‌گذارید همدلی، مهربانی و اعتبار خود را در چشم دیگران بالا می‌برید.

۲) در راستای یک هدف مشترک کار کنید

شما می‌توانید افراد تیمتان را با دادن یک هدف یا یک ویژن مشترک متحد کنید. داشتن یک مسیر مشخص و واضح باعث می‌شود افراد تیمتان سرخود عمل نکنند و از مسیر منحرف نشوند.

۳) مهارت‌های تیم را بهبود ببخشید

اعضای تیم شما باید مهارت لازم را برای رسیدن به اهدافشان بهبود ببخشند. مهارت‌های تیم را تقویت کنید تا بتوانید افراد مناسب را برای نقش‌های مناسب انتخاب کنید. اینگونه آنها هم انگیزه بیشتری برای ادامه کار پیدا می‌کنند.

۴) با تیم مجازی ارتباط داشته باشید

اگر تیمی دارید که اعضای از راه دور با شما در ارتباطند، باید بگوییم که کاری سخت را در پیش دارید. درواقع شما باید بتوانید یک تیم مجازی را مدیریت و رهبری کنید. تیمی که ممکن است تفاوت زمانی، تفاوت‌های فرهنگی و ندیدن افراد در آن کار شما را برای رهبری سخت کند.

افرادی که به صورت دورکاری با شما همکاری می‌کنند، احتمالاً احساس تنهایی و طرد شدن داشته باشند. فقط با داشتن و رهبری یک تیم مجازی می‌توانید این مشکلات مرتفع کنید.

منبع: mindtools