مدیریت زمان چیست و چگونه مهارت‌های مدیریت زمان را کسب کنیم؟

 مسائلی که در ادامه مطلب مورد بررسی قرار گرفته‌اند:

• مدیریت زمان چیست؟
• زمانی که روزانه هدر می‌دهیم چقدر است؟
• چرا مدیریت زمان امر مهمی است؟
• چرا باید برای مدیریت زمان برنامه ریزی کنیم؟
• راهکارهای نجات از جلسات بیهوده کدامند؟
• چطور زمان را مدیریت کنیم؟
• مدیریت منابع انسانی چطور می‌تواند به پرورش مدیریت زمان در کارکنان خود کمک کند؟
• نرم افزارهای مدیریت زمان
• مدیریت زمان چه مزیت‌هایی دارد؟
• چگونه با تکنیک‌های مدیریت زمان موفق عمل کنیم؟
• روش‌های مدیریت زمان
• برای اجرای بهتر روش‌های مدیریت زمان چه باید کرد؟
• چگونه در دنیای پرمشغله امروزی زمان را مدیریت کنیم؟

«زمان و جزرومد، منتظر هیچ کس نمی‌مانند». بنابراین تمام افراد برای کسب موفقیت در هر جنبه‌ای از زندگی خود باید زمان و اهمیت آن را درک کنند. افرادی که به زمان همیت ندهند قادر به خلق شخصیت نخواهند بود. در نتیجه مدیریت زمان کلید موفقیت در هر امری است. در ادامه مطلب درباره مدیریت زمان و نکات پیرامون آن صحبت خواهیم کرد.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان یعنی این که از زمان خود جهت انجام امور مؤثر بهره ببریم. مدیریت مؤثر زمان به افراد کمک می‌کند تا هر فعالیت را در بازه زمانی خاص انجام دهند. به عبارت دیگر چگونگی مدیریت زمان به این معناست که چطور به بهترین نحو ممکن از زمانی که در دست داریم استفاده کنیم، زیرا زمان همیشه محدود است. با مدیریت زمان می‌توان اهمیت کارها، زمان مورد نیاز برای انجام هر کار و اولویت کارها از نظر زمان انجام را مشخص کرد. مدیریت زمان علاوه بر سازمان‌ها و موسسات در زندگی شخصی ما نیز نقش موثری دارد.

مدیریت زمان شامل موارد زیر است:

• برنامه ریزی موثر

برای اثربخش بودن مدیریت زمان باید از قبل برای روزتان برنامه ریزی کنید. لیستی از کارهایی که قرار است انجام دهید را تهیه کنید.

در این لیست تمام کارهایی که در روز واحد باید انجام شوند، همراه با زمان مورد نیاز برای انجام هر یک را یادداشت کنید. کارها را اولویت بندی کنید، مثلا اموری که در لحظه باید انجام شوند را زودتر انجام دهید و کارهایی که بعدا هم قابل رسیدگی هستند را به بعد موکول کنید. یک به یک به تکمیل وظایف بلاتکلیف بپردازید. ابتدا کار قبلی خود را تمام کنید و سپس به سراغ کار بعدی بروید، کارهایی که کامل انجام داده‌اید را تیک بزنید. مطمئن شوید که کارها را در زمان مقرر انجام داده‌اید.

• تعیین هدف

تعیین هدف از عناصر مهم مدیریت زمان به حساب می‌آید. سازمانی که هدف نداشته باشد مانند کشتی گمشده‌ای در اقیانوس پهناور است. اهداف واقعی و معقول که قابل دستیابی هستند برای خود تعیین کنید.

• تعیین مهلت یا ضرب الاجل

برای هر کار مهلتی در نظر بگیرید و تمام سعی خود را بر اتمام کار در زمان مشخص، منعطف کنید این مسئله تاثیر زیادی بر مدیریت زمان دارد. منتظر تعیین ضرب الاجل از جانب مدیریت و کارفرما و چک کردن روند کاریتان توسط ایشان نمانید.

برای این که بتوانید مدیریت زمان داشته باشید باید کنترل و مالکیت کارهایتان را در دست بگیرید. بهترین شخصی که می‌تواند برای کارتان ضرب الاجل تعیین کند خود شما هستید. برای تعیین ضرب الاجل از خودتان سوال کنید که انجام فلان کار چقدر زمان نیاز دارد؟ یا این که از مشاور برنامه ریز برای تعیین ضرب الاجل‌های مهم کمک بگیرید.

• تفویض مسئولیت

نه گفتن یکی از مهارت‌های مرتبط با مدیریت زمان است پس آن را بیاموزید. از افراد دیگر برای انجام کارها کمک بگیرید و همه کارها را به تنهایی انجام ندهید. در صورتی که می‌دانید از پس انجام کاری بر نمی‌آیید آن را قبول نکنید. تعیین مسئولیت‌های کارمندان متناسب با علایق آن‌ها باعث انجام شدن آن‌ها در مهلت مقرر خواهد شد.

هنگام تعیین ضرب الاجل برای افراد به این مسئله توجه داشته باشید که؛ افراد غیر متخصص در آن امر ممکن است به زمان بیشتری احتیاج داشته باشند.

• اولویت بندی کارها

اولویت بندی کارها با توجه به میزان اهمیت و ضرورتی که دارند، به نوعی مدیریت زمان است. میان کارهای مهم و فوری تمایز قائل شوید. کارهایی که باید در یک روز انجام شوند و کارهایی که می‌توانید در طی هفته‌ها یا ماه‌های آتی انجام دهید را مشخص کنید.

• صرف زمان مناسب برای فعالیت درست

«انجام کار درست در زمان مناسب» را به عنوان یکی از عادت‌های خوب مرتبط با مدیریت زمان در خود توسعه دهید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام شوند کارایی نخواهند داشت. اجازه ندهید کاری که در چند ساعت می‌تواند انجام شود کل روز شما را تلف کند. برای تماس‌های شخصی و بررسی شبکه‌های اجتماعی خود نیز زمان مشخصی تعیین کنید.

زمانی که روزانه هدر می‌دهیم چقدر است؟

برای داشتن مدیریت زمان باید ابتدا میزان هدر رفت زمان را محاسبه کرد. «وقت طلاست» این جمله را همه ما بارها شنیده ایم. اما آمار و ارقام که به میان می‌آیند همه چیز تغییر می‌کند. با وجود اعداد و ارقام بیش از پیش متوجه اهمیت یک موضوع می‌شویم و توجهمان بیشتر به آن جلب می‌شود. به همین دلیل در این مطلب قصد داریم محاسبه میزان اتلاف وقت را به روشی آسان بررسی کنیم.

عوامل مختلفی وجود دارند که می‌توانند نظم و تمرکز ما را در طول روز بهم بزنند و مانع از مدیریت زمان شوند. اگر میانگین میزان حواس پرتی خود را تخمین بزنیم و آن را در عدد 25 ضرب کنیم، به راحتی می‌توانیم اتلاف وقت خود را محاسبه کنیم.

طبق تحقیقات گلوریا مارک (Gloria Mark) در دانشگاه کالیفرنیا و بسیاری از مطالعات دیگر؛ بین 23 تا 25 (به طور دقیق 23 دقیقه و 15 ثانیه) طول می‌کشد تا ذهن پس از هر وقفه دوباره برای کار آماده شود.

حواس پرتی در محیط کار علاوه بر اتلاف وقت باعث برهم خوردن نظم و آرامش ذهن نیز می‌شود. به طور مثال چک کردن 30 ثانیه‌ای حساب کاربری در شبکه‌های اجتماعی باعث می‌شود ذهن شما علاوه بر این زمان 25 ثانیه زمان نیاز داشته باشد تا بتواند آماده کار شود.

این موارد در کنار کاهش بهره‌وری، تاثیرات منفی نیز در احساسات افراد و مدیریت زمان توسط ایشان دارند. طبق نتایج حاصل از تحقیقات انجام شده توسط مارک (Mark) استرس، بد شدن خلق و خو و کاهش بهره‌وری از آثار کاهش و از دست رفتن تمرکز هستند.

تحقیقات مارک با مشاهده فعالیت‌های کارکنان شرکت‌های مالی در مدت سه و نیم روز این ادعا را ثابت کرد. همچنین محققان دریافتند که خود افراد هستند که بیش از نیمی از وقفه‌ها را ایجاد می‌کنند.

به طور مثال این خود افراد هستند که نوار فیسبوک را باز کرده و آن را چک می‌کنند. مارک می‌گوید :« افراد مجبور به تغییر منابع شناختی یا جلب توجه به موضوعات مختلف می‌شوند». مثلا زمانی که ذهن و تمرکز خود را به کاری منعطف می‌کنیم، زمانی طول می‌کشد تا بتوانیم به کار قبلی بازگردیم و مواردی که انجام داده بودیم را با یاد بیاوریم.

ما استثنا نیستیم!

حواس پرتی و از دست دادن تمرکز و ناتوانی در مدیریت زمان با انجام همزمان چند کار یک قاعده اثبات شده است. ما از این قاعده استثنا نیستیم.

پیتر دراکر در کتاب خود با عنوان (The Effective Executive) می‌نویسد در دنیای واقعی کمتر کسی مانند موزارت (Mozart) پیدا می‌شود که بتواند به طور همزمان روی چند ترکیب و قطعه موسیقی کار کند، و از این طریق درباره این موضوع هشدار می‌دهد. به همین دلیل هم سبک موزارت در افراد اجرایی کمتر مشاهده می‌شود. بنابراین سعی کنید کارهایی که موجب عدم تمرکز می‌شوند را از خود دور کنید و کارهای خود را به اتمام برسانید.

چرا مدیریت زمان امر مهمی است؟

مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا بدون برهم زدن تعادل کار و زندگی و تنها از طریق کنترل زمان بندی کارها، کسب و کارتان را رونق ببخشید، به همین دلیل هم امر مهمی تلقی می‌شود.

در ادامه به بیان 7 مزیت مدیریت زمان پرداخته ایم:

√ مدیریت زمان عملکردتان را بهبود می‌بخشد.

یادگیری و عادت به صرف زمان برای انجام کارهای مهم باعث می‌شود تا مدیریت زمان داشته و دیدگاه بهتری نسبت به مدت زمان لازم برای انجام کارها و به طور کلی کارهایتان داشته باشید. با وجود برنامه برای پیگیری، متوجه صرف وقت کمتر برای تصمیم گیری یا تاخیرات صورت گرفته خواهید شد و به این ترتیب زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم صرف خواهید کرد.

مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را به کارهای پیش رو معطوف کنید و تمام عوامل حواس پرتی را کنار بگذارید.

√ با کمک مدیریت زمان نتیجه بهتری کسب می‌کنید.

تلاش و تفکر بیش‌تر برای انجام کارها امکانی است که در صورت عدم رقابت پیوسته برای رسیدن به ضرب الاجل فراهم می‌شود. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا با اولویت دادن به وظایف خود مطمئن شوید که برای انجام هر پروژه‌ای زمان دارید. شتابزدگی برای اتمام کارها پیش از موعد مقرر کیفیت کار شما را کاهش خواهد داد.

√ با مدیریت زمان کار را به موقع ارائه می‌دهید.

مدیریت زمان صحیح یعنی اختصاص دادن بازه زمانی خاص به وظایف موجود در لیستتان. بسیاری از افراد از مدیریت زمان برای انجام یک پروژه در طی چند روز و اتمام آن پیش از موعد و فراهم کردن شرایط رویارویی با چالش‌های احتمالی کمک می‌گیرند.

در صورت ارزیابی درست اتمام کارها قطعا به ضرب الاجل تعیین شده خواهید رسید.

√ مدیریت زمان استرس را کاهش می‌دهد.

در اختیار داشتن لیستی کامل از وظایف کاری و مسئولیت‌های زندگی شخصی، شما را مضطرب خواهد کرد.

مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا کارها را در اولویت قرار دهید و زمانی برای انجام هر یک مشخص کنید، به این ترتیب از انجام کارها و مدت زمان لازم برای به اتمام رساندن آن‌ها مطلع خواهید شد. اولویت بندی کارها و مشخص کردن زمان کافی برای هر یک از آن‌ها می‌تواند اضطراب و استرس را کاهش دهد.

√ مدیریت زمان فرصت‌های شغلی بهتری ایجاد می‌کند.

با کمک مدیریت زمان به کارمندی متعهد و وظیفه شناس که همیشه وظایفش را در موعد مقرر انجام می‌دهد، تبدیل خواهید شد. این مسئله موقعیت کارمندی شما را ارزشمندتر می‌کند، اعتبار حرفه‌ای شما را افزایش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا فرصت‌های جدید شغلی بیابید.

√ مدیریت زمان اعتماد به نفس را افزایش می‌دهد.

با مدیریت زمان و به اتمام رساندن به موقع وظایف، موفقیت‌های بیشتری کسب خواهید کرد و اعتماد به نفستان افزایش خواهد یافت. به اتمام رساندن لیست کارها و وظایف روزمره به طور مداوم باعث بهبود مهارت‌های مدیریت زمان و استفاده از فرصت‌های جدید کاری خواهد شد.

√ با مدیریت زمان کارآمدتر می‌شوید.

زمانی که متوجه قدرت خود در مدیریت زمان شوید، تمرکز بیشتری روی کارتان خواهید گذاشت و در مدت زمان کمتر به وظایف بیشتری رسیدگی خواهید کرد.

مثلا زمانی که پیش از شروع جلسه تنها 15 دقیقه وقت دارید می‌توانید کارهای سبک که نیاز چندانی به حضور ذهن و تمرکز ندارند در آن بازه زمانی انجام دهید و کارهای سنگین‌تر و مهم‌تر را به بعد موکول کنید. همچنین قادر خواهید بود از زمان‌های محدود نهایت استفاده را ببرید و نتایج بهتری کسب کنید.

چرا باید برای مدیریت زمان برنامه ریزی کنیم؟

مدیریت زمان با برنامه ریزی ارتباط مستقیم دارد. شما برای استفاده بهینه از وقت خود باید روز خود را به خوبی برنامه ریزی کنید. هدف از انجام کارها نباید صرفا تمام شدن آن‌ها باشد. برنامه ریزی و مدیریت زمان حس جهت دار و اولویت دار بودن به کارهایتان می‌دهد و شما را برای انجام به موقع کارهایتان تشویق می‌کند.

درباره چگونگی پیشروی خود برنامه ریزی کنید. ابتدا اهدافی برای خود تعیین کنید و سپس در جهت رسیدن به آن‌ها بکوشید. برنامه ریزی کوتاه مدت، قدم‌هایی را که برای رسیدن به هدف در بازه زمانی کوتاه باید بردارید را به شما معرفی می‌کند.

با وجود برنامه ریزی و مدیریت زمان شما از اهمیت کارها و ضرورت انجام آن‌ها مطلع خواهید شد. کارکنان برای برنامه ریزی بهتر باید لیست و برنامه‌ای از وظایف کاری خود و بازه زمانی اختصاص داده شده به هر وظیفه تهیه کنند.

یک برنامه کاری و مدیریت زمان ایده آل باید به شکل زیر باشد:

• تاریخ
• روز
• 9 صبح روز آغاز می‌شود.
• 15/9 تا 10 صبح: به ایمیل‌های ضروری پاسخ داده شود.
• 10 صبح تا 12 ظهر: روی پیشنهادات کاری مشتری الف کار شود. گزارش‌ها و داده‌ها تهیه شود. روی آنالیز مقایسه‌ای رقبا نیز کار شود.
• 12 ظهر تا 30/12 بعدازظهر: جلسه‌ای با موضوع کارهای عقب افتاده و تعیین ضرب الاجل برای انجام آن‌ها، برگزار شود.
• 30/12 تا 30/1 بعدازظهر: استراحت و ناهار و مصاحبت با همکاران.
• 30/1 تا 40/1 دقیقه بعدازظهر: تماس با همسر یا هر یک از اعضای خانواده (تماس شخصی).
• 40/1 تا 3 بعدازظهر: روی پیشنهاد مشتری ب که هنوز دو روز فرصت تا اتمام آن هست، کار شود.
• 3 تا 4 بعدازظهر: جلسه‌ای با رئیس برای گرفتن تاییدیه‌ها و یا موضوعات دیگر برگزار شود.
• 4 تا 5 بعدازظهر: با مشتریان بالفعل و بالقوه تماس گرفته شود.
• 5 تا 15/5 بعدازظهر: ایمیل‌های شخصی چک شود.
• 15/5 تا 6 بعدازظهر: گزارش‌ها جمع‌آوری شده و به سرپرست گزارشات ارجاع شود.
• 6 تا 15/6 بعدازظهر: میز کاری مرتب شود.

با این برنامه ریزی و مدیریت زمان یک روز کاری خوب را به اتمام می‌رسانید.

برای مدیریت زمان فقط در بازه زمانی معین شده به انجام کار مشخص بپردازید، مثلا اگر 15 دقیقه برای بررسی ایمیل‌ها وقت گذاشتید دیگر این بازه زمانی را به 1 ساعت افزایش ندهید. تمام تلاش خود را برای انجام کارها در بازه زمانی اختصاص داده شده، به کار بگیرید اما با این حال نمی‌توان تغییرات لحظه آخر را نادیده گرفت.

با کمک برنامه ریزی و مدیریت زمان حتی می‌توانید پیش بینی کنید که در 5 سال آینده چه جایگاهی خواهید داشت. درباره چگونگی دستیابی به موقعیت خاص و زمان آن برنامه ریزی کنید. با برنامه ریزی کارها آسان‌تر انجام خواهند شد و تحقق یافتن رویاها در زمانی کوتاه امکان پذیر خواهد بود.

چطور مدیریت زمان داشته باشیم؟

شرکت‌های بزرگ برای داشتن مدیریت زمان تدابیری برای ارتباط همیشگی با مشتریان اندیشیده اند از جمله خطوط پاسخگویی 24 ساعته، صفحات چت مستقیم و یا تیم کارشناسی در شبکه‌های اجتماعی. در حالی که استارتاپ‌ها نیروی انسانی لازم برای رقابت با این ماشین‌های پاسخگویی را ندارند، اما آن‌ها نیز باید همیشه در دسترس مشتری باشند. چطور زمان را مدیریت کنیم؟ این پرسشی متداول است که در ادامه به آن پاسخ خواهیم داد.

کارآفرینان می‌توانند تجربه‌های شخصی خود را برای کمک به مشتریان و مدیریت زمان به کار بگیرند. و این چیزی فراتر از کاری است که توسط شرکت‌ها انجام می‌شود. شاید بانک آمریکا (Bank of America) اکانت توییتر داشته باشد اما برایان موینیهان (مدیر عامل آن) هرگز در اکانت توییتر بانک ارتباط مستقیمی با کاربران نخواهد داشت. اما کارآفرین باهوش می‌تواند با اختصاص دادن زمان برای ارتباط مستقیم با مشتریان از این بانک هم پیشی بگیرد.

شما به عنوان کارآفرین چه کاری برای گذراندن وقت با مشتریان و مدیریت زمان انجام می‌دهید؟.

• برنامه ریزی روزانه داشته باشید.

برای ایجاد تعادل میان مدیریت زمان و ارتباط دائمی با مشتریان، در حین این که همیشه در دسترس هستید، اجازه ندهید دیگران باعث اتلاف وقتتان شوند. برای این کار و برنامه ریزی بهتر است از برنامه تقویم Outlook استفاده کنید. این برنامه این امکان را به شما می‌دهد که زمان‌ها و تاریخ‌هایی را مشخص کنید و آن‌ها را خالی از برنامه‌ای خاص بگذارید. همچنین اجازه جابجایی برنامه‌ها در مواقع ضروری را به شما می‌دهد.

در واقع این برنامه زمان‌هایی را که می‌توانید در دسترس باشید را به شما نشان می‌دهد و در شرایط ضروری کمک می‌کند تا با نگاه به برنامه استفاده موثرتری از زمان داشته باشید.

با برنامه ریزی زمان را مدیریت کنید.

• نیروی با استعداد استخدام کنید.

استخدام و جذب نیروی با استعداد یکی از رموز موفقیت در مدیریت زمان است. مسلما یک تیم عملکرد بهتری نسبت به یک نفر خواهد داشت. زیرا یک نفر نمی‌تواند به تمام امور رسیدگی کند. اگر تیم شما متشکل از افراد با استعداد باشد راحت‌تر به آن‌ها اعتماد خواهید کرد چرا که می‌دانید آن‌ها می‌توانند از راهبردهای مختلف برای موفقیت و رسیدن به هدف استفاده کنند. بنابراین می‌توانید با خیال راحت نظاره‌گر امور باشید زیرا اعضای تیم همه چیز را تحت کنترل دارند.

در نظر داشته باشید که کارمندان هم مانند مشتریان هستند. یعنی باید در دسترس آن‌ها باشید و برای مستقل شدن آن‌ها که قرار است شرکت را بدون راهنمایی شما به هدف برسانند، کمکشان کنید.

با جذب و استخدام افراد با استعداد زمان را مدیریت کنید.

• دستیار با استعداد و شایسته استخدام کنید.

دستیار با استعداد و شایسته می‌تواند با توجه به جزئیات و سازماندهی کارها، به مدیریت زمان شما کمک کند. زیرا با این وجود شما می‌توانید تمرکز و توجه خود را به مسائل مهم‌تر منعطف کنید.

اگر قدرت پرداخت هزینه استخدام دستیار را ندارید، می‌توانید از خدمات مجازی برای استخدام افرادی که از راه دور فعالیت می‌کنند اما به اندازه یک دستیار واقعی مفید هستند کمک بگیرید.

به عنوان کارآفرین باید بدانید همیشه مسائلی وجود دارند که باید به آن‌ها توجه کنید پس باید زمان را کنترل کنید. استخدام افراد با استعداد می‌تواند در جهت کمک به تمرکز بیشتر بر مسائل مهم‌تر نقش موثری داشته باشد. از طرفی استفاده از تکنولوژی نیز به شما کمک می‌کند تا با استخدام این افراد زمان را مدیریت کنید.

نقش استخدام دستیار شایسته را در مدیریت زمان دست کم نگیرید.

• از تکنولوژی کمک بگیرید.

قابلیت‌های موجود بر روی لپ تاپ‌ها، تبلت‌ها و موبایل‌ها این امکان را به ما می‌دهد که انواع برنامه‌های ارتباطی را روی آن‌ها نصب کنیم و مدیریت زمان داشته باشیم. با کمک برنامه‌های ارتباطی مانند Efilecabinet  به راحتی می‌توان اطلاعات را با وسایل مختلف به اشتراک گذاشت. با وجود این وسایل و برنامه‌ها همیشه و همه جا می‌توانید در دسترس باشید حتی در جاده یا ماموریت.

همچنین می‌توانید در حین غذا درست کردن، در صف اتوبوس و بعد از ورزش ایمیل خود را چک کنید یا فایل‌هایی بفرستید. در ادامه چند برنامه مدیریت زمان کاربردی معرفی خواهیم کرد.

مدیریت منابع انسانی چطور می‌تواند به پرورش مدیریت زمان در کارکنان خود کمک کند؟

مدیریت منابع انسانی و مدیریت استراتژی، از جمله مدیرانی هستند که نقش مهمی در افزایش مهارت مدیریت زمان کارکنان دارند. مدیران تنها وظیفه نشستن در یک اتاق را ندارند بلکه باید به کارمندان نظارت درست داشته باشند. مدیران در اصل باید مانند الگویی برای کارمندان عمل کنند. بهترین راه برای اتمام پیش از موعد کارها، حضور به موقع و منظم بودن در محل کار است. مدیری که توقع دارد تمام کارکنانش سر وقت در محل کار حاضر شوند، خود نیز باید به همین شکل عمل کند. آزادی عمل مدیران امر انکار ناپذیری است اما این به معنای سوء استفاده نیست.

قوانین و مقررات سازمان فقط برای کارمندان در نظر گرفته نشده اند بلکه رهبران و مدیران تیم را نیز شامل می‌شوند. مدیران با پیروی از دستورالعمل‌های سازمانی در اصل به خط مشی شرکت احترام می‌گذارند.

در ادامه چند نکته برای افزایش مهارت مدیریت زمان کارکنان توسط مدیریت منابع انسانی و سایر مدیران ذکر کرده ایم.

• منظم بودن را از کارمندان خود بخواهید: میز کارمندان را چک کنید تا از مرتب چیده شدن پوشه‌ها و نبود کاغذهای اضافی روی آن‌ها مطمئن شوید. سپس از آن‌ها بخواهید حداقل هفته‌ای یکبار یا بیشتر میز کار خود را مرتب کنند.
• برای کارمندان قلم و کاغذ و پوشه تهیه کنید: در صورتی که متوجه شدید کارمندان از کاغذهای متفرقه برای یادداشت استفاده می‌کنند به آن‌ها تذکر دهید. گوشزد کردن اشتباهات یکی از وظایف مدیریتی شماست پس به آن‌ها گوشزد کنید تا مدیریت مسائل را بیاموزند.
• شنونده خوبی باشید: کارمندان باید همیشه به مدیر خود دسترسی داشته باشند. یکی از راهکارهای مدیریت زمان ایجاد هماهنگی مناسب میان رهبران و اعضای تیم است. وظایف خود را به موقع انجام دهید و از مفید بودن فعالیت‌های اعضای تیم خود اطمینان حاصل کنید.
• هنگام تقسیم مسئولیت‌ها به تخصص، صلاحیت و تجربه کارکنان دقت کنید: قبل از واگذاری مسئولیت به کارمندان، با آن‌ها صحبت کنید. این اقدام شما باعث علاقمندی آن‌ها به کارشان و انجام به موقع کار توسط ایشان می‌شود. از همان ابتدای راه درباره هدف‌ها و ضرب الاجل‌ها با آن‌ها گفتگو کنید. و آن‌ها را از اهداف بزرگ سازمان مطلع سازید.
• پیگیر عملکرد کارمندان باشید: می‌توانید از نرم افزارهایی که زمان شروع و پایان کار کارمندان را به شما اطلاع می‌دهند استفاده کنید. با این کار قادر به ایجاد سیستم گزارشی قوی خواهید بود. از اتمام کار کارمندان در بازه زمانی تعیین شده مطمئن خواهید شد. از کارمندان منظم که در موعد مقرر کارهای خود را به پایان می‌رسانند در حضور بقیه قدردانی کنید.

یکی از امور ضروری برای مدیران اطلاع از کارهایی است که کارمندانشان انجام می‌دهند. تلاش کنید تا از تمام کارهایی که آن‌ها در کل روز انجام می‌دهند مطلع شوید. آن‌ها را به مدیریت زمان و تهیه لیستی از کارهایی که می‌کنند تشویق کنید. با بررسی برنامه کاری آن‌ها مطمئن شوید که ابتدا کارهای مهم را انجام می‌دهند.

از برنامه‌ها و دوره‌های آموزش منابع انسانی برای ایجاد مهارت‌های مدیریت زمان استفاده کنید. ورکشاپ‌های مختلف برگزار کنید و در آن‌ها فعالیت‌هایی غیر از مسائل کاری به کارمندان محول کنید. از ایشان بخواهید در بازه زمانی مشخص شده فعالیت‌ها را به پایان برسانند. حتی می‌توانید برای آن‌ها پاداش در نظر بگیرید.

نرم افزارهای مدیریت زمان

 ابزارهای مدیریت زمان در پیگیری روش‌هایی که در طول روز می‌گذرانید به شما کمک خواهند کرد. محاسبه زمانی که شما و تیمتان در واقع برای رسیدگی به امور صرف می‌کنید برای دانستن میزان سودآور بودن پروژه‌ها بسیار مهم است. با استفاده از برنامه‌های مدیریت زمان می‌توان مشکلات را شناسایی و رفع کرد، پیش از این که به مشکلی بزرگ‌تر تبدیل شوند.

۱. رسکیو تایم (Rescue Time)

«رسکیو تایم» یک نرم افزار مدیریت زمان و اندازه گیری بهره‌وری است که زمان استفاده از کامپیوتر را برای محاسبه میزان ساعات کار شما کنترل می‌کند. این برنامه مواردی نظیر فعالیت‌های کامپیوتری شما، پنجره‌های فعال، وب سایت‌های بازدید شده و برنامه‌هایی که مورد استفاده قرار گرفته اند را ردیابی می‌کند. همچنین می‌تواند مواردی مانند وقفه‌های به وجود آمده بین کارها، تعداد جلسات و تماس‌های تلفنی را نیز اندازه گیری کند.

رسکیو تایم اطلاعات بدست آمده را از طریق قابلیت مرور خلاصه به شما نمایش می‌دهد. همچنین این برنامه تمام اطلاعات روزانه را روی نمودار به نمایش در می‌آورد تا به این ترتیب شما از میزان بهره‌وری فردی و گروهی سازمان خود آگاه شوید. علاوه بر این، این برنامه با قابلیت مسدود کردن وب سایت و یادآوری بر روی دسکتاپ در درست انجام شدن کارها به شما و تیمتان کمک می‌کند.

۲. تاگل (Toggl)

«تاگل» از دیگر ابزارهای کاربردی در مدیریت زمان است که امکان ردیابی لحظه‌ای زمان را به شما می‌دهد. استفاده و کاربری آسان این برنامه باعث محبوبیت آن شده است. برای استفاده از آن تنها کاری که باید انجام دهید کلیک بر روی گزینه شروع است. به این وسیله می‌توانید زمان لازم برای انجام هر کاری را محاسبه کنید و پس از اتمام کار متوقف شوید.

این برنامه قابلیت یکپارچه سازی برای iPhone، Chrome، Mozilla، Android و دسکتاپ را دارد. با استفاده از هر یک از موارد مذکور می‌توانید یک برنامه تایمر را در هر برنامه ادغام کرده و به این ترتیب میزان بهره‌وری خود را ردیابی کنید. تمام اطلاعات شما در حساب تاگل ذخیره خواهند شد پس استفاده از برنامه‌های مختلف تاگل (برای پلتفرم‌های گفته شده) تاثیری در اصل قضیه نخواهد داشت. البته به خاطر داشته باشید که پس از نصب این برنامه بر روی هر یک از موارد گفته شده باید وارد حساب تاگل خود شوید.

۳. تایملی (Timely)

«تایملی» یک ابزار مدیریت زمان کاربردی است که متشکل از قابلیت‌های هوشمند و طراحی مدرن می‌باشد. این برنامه با طراحی انعطاف پذیری که دارد این امکان را به شما می‌دهد که در آن بلوک‌های کار خود را کشیده و رها کنید. همچنین امکان مشاهده داده‌ها بر اساس پروژه‌ها، ساعات و اعضای تیم را در کارهای تیمی برای شما فراهم می‌کند. از دیگر امکانات این برنامه تهیه گزارش بهره‌وری است که با کمک آن‌ها می‌توانید پشتوانه‌ی بودجه‌ی تعیین شده برای هر پروژه را بدست آورید.

تفاوت تایملی با سایر برنامه‌های مدیریت زمان، ماژول ردیابی خودکار آن با نام مموری (Memory) است که نصب جداگانه برای سیستم‌های Mac OS و ویندوز را فراهم می‌کند. این برنامه با کمک هوش مصنوعی کارهای انجام شده توسط کامپیوتر و تلفن همراه را ردیابی می‌کند، داده‌ها را گروه بندی کرده و لوگوهای مربوط به زمان ورود را بهتان پیشنهاد می‌دهد و به این ترتیب شما را از انجام این کار به صورت دستی بی نیاز می‌کند.

۴. هاروست (Harvest)

«هاروست» یکی از برنامه‌های مدیریت زمان پیشرفته است که همراه با UX بهتر شما را در جهت مدیریت موثرتر زمان یاری می‌کند. این برنامه شامل عناصر بصری و تایپوگرافی‌های پررنگ است که در عرض چند دقیقه می‌توان به آن‌ها مسلط شد.

هاروست با داشبورد منحصر به فرد خود امکان دسترسی به برگه‌های زمانی و مرور هفتگی را برای شما فراهم می‌کند. در این برنامه شما به راحتی می‌توانید تایمرها را شروع کنید، کارهای جدیدی بیفزایید، کارهای هم تیمی‌های خود را مشاهده کنید. علاوه بر این،‌هاروست فرم‌های اختصاصی برای مدیریت گزارش‌ها، پروژه‌ها و بودجه‌ها و همچنین یک فاکتور برای ایجاد صورت حساب مربوط به هزینه‌ها و زمان پیگیری پروژه‌ها در اختیار شما خواهد گذاشت.

۵. فوکس ات ویل (Focus @ Will)

«فوکس ات ویل» از دیگر ابزارهای مدیریت زمان است که با قرار دادن ویژگی‌های کاربردی اجازه می‌دهد تا نهایت استفاده را از وقت خود ببرید.

به طور مثال این برنامه با پخش موسیقی‌ها و صداهای آرامبخش دیگر تمرکز شما را تا 4 برابر افزایش می‌دهد. مجموعه‌ای از موسیقی‌های منحصر به فرد در این نرم افزار جمع‌آوری شده اند که به شما کمک می‌کنند تا در هر موقعیتی تمرکز کنید. فقط باید اطلاعاتی درباره خود به این برنامه بدهید تا منحصر به فردترین موسیقی‌ها را متناسب با شرایط شما برایتان پخش کند.

۶. ریممبر د میلک (Remember The Milk)

«ریممبر د میلک» یک منبع عالی برای مدیریت زمان و تنظیم وظایف است. با کمک این برنامه می‌توانید موارد موجود در لیست کاری خود را به خاطر بسپارید. دستیار مجازی که همراه با این نرم افزار ارائه می‌شود امکان افزودن وظایف، تقسیم بندی پروژه‌ها با کارهای فرعی و تعیین زمان برای انجام هر یک از کارها را به شما می‌دهد. این نرم افزار با این که کارهای شخصی و شغلی را از یکدیگر جدا می‌کند و اجازه افزودن بازی‌ها به چک لیست را نیز به شما می‌دهد. با وجود این برنامه می‌توانید بر اساس معیارهای تعریف شده، لیست‌های هوشمند ایجاد کنید. این لیست‌ها با تغییر وظایف شما به روز خواهند شد.

۷. فوکس بوستر (Focus Booster)

«فوکس بوستر» یک برنامه چند سکویی (Cross-Platform) مدیریت زمان است که فشارهای و اضطراب‌های زمانی را با افزایش تمرکز از بین می‌برد. این ابزار با تکنیک پومودورو (Pomodoro) ساخته شده و با استفاده از تایمر زمان کار شما را به بازه‌های 25 دقیقه‌ای تقسیم کرده با 5 دقیقه وقفه از یکدیگر جدا می‌کند.

این برنامه با همگام سازی تمام جلسات در برنامه وب، زمان صرف شده برای تمام فعالیت‌ها را در اختیار شما می‌گذارد. از دیگر امکانات این برنامه می‌توان به مواردی مانند امکان ذخیره جلسات و تهیه گزارش، جدول زمان و تایمر کوتاه روی صفحه اشاره کرد.

۸. اور نوت (Evernote)

این برنامه که از دیگر ابزارهای مدیریت زمان است امکان دسترسی به بخش‌هایی از وب سایت‌ها، ذخیره و یادداشت آن‌ها را به شما می‌دهد. این نرم افزار قابلیت نصب روی تمام سیستم عامل‌ها را دارد. با کمک آن می‌توانید دستور کارها، برنامه‌ها، یادآوری‌ها و ارزیابی‌ها را ایجاد کنید و به سازماندهی گردش کار بپردازید. حتی می‌توانید مصاحبه‌ها، سخنرانی‌ها و ایده‌های خود را ضبط یا یادداشت کنید و پیوست‌های صوتی و متنی به آن‌ها بیفزایید. علاوه بر این با کمک اور نوت می‌توانید با اعضای تیم همکاری داشته باشید، اسناد را اسکن کنید و چند دستگاه را همگام سازی کنید.

۹. تودویست (Todoist)

«تودویست» یک برنامه مدیریت زمان و مدیریت وظیفه رایگان برای تمام پروژه‌ها است. این برنامه تمام فعالیت‌های موجود در چک لیست را به شما یادآوری می‌کند و قابلیت نصب و اجرا روی تمام دستگاه‌ها را دارد حتی اگر آنلاین نباشید. با کمک این برنامه ایجاد و سازماندهی وظایف، اولویت بندی کارها، تعیین اهداف پروژه، تغییر مهلت‌ها و تنظیم آن‌ها آسان‌تر انجام می‌شود.

علاوه بر موارد گفته شده با کمک این برنامه می‌توانید ویژگی‌ها را اندازه گیری کنید و با تهیه گزارش از پیشرفت خود مطلع شوید. تودویست با رابط کاربری آسان و چند سکویی این امکان را به شما می‌دهد که به راحتی و با سرعت کارها را هدایت کنید.

۱۰. تایم فری (Time Tree)

«تایم فری» یک برنامه مدیریت زمان است که امکان اشتراک گذاری تقویم‌ها، قرارها و برنامه‌های کاری با هر شخص دیگری را به شما می‌دهد. در این برنامه می‌توانید چند تقویم ایجاد کرده و دستور نمایش آن‌ها را از طریق دکمه روشن / خاموش صادر کنید. رنگ‌ها و ابزارهای متغیر برای برنامه‌های مختلف در تایم فری وجود دارد. تایم فری یک منبع مفید برای ذخیره رویدادهای برنامه ریزی شده و ذخیره یادداشت‌ها است.

مدیریت زمان چه مزیت‌هایی دارد؟

 ۱. مدیریت زمان فرد را وقت شناس و منضبط می‌کند.

با مدیریت زمان درست فرد یاد می‌گیرد زمان لازم را کار کند. افراد برای این که بتوانند از زمان خود به طور دقیق و درست استفاده کنند باید برنامه روزانه یا فهرستی از کارهایشان تهیه کنند تا فعالیت‌های مهم روزانه بر اساس ضرورت و اهمیتی که دارند و در بازه زمانی که به آن‌ها اختصاص داده شده است انجام شوند.

با وجود برنامه کاری افراد می‌توانند در محل کار در مسیری مشخص حرکت کنند. فرد بر اساس برنامه مشخص کار می‌کند و می‌داند که چه کارهایی قرار است انجام دهد. این موضوع نهایتا منجر به اثربخشی بیشتر او در محیط کار خواهد شد.

۲. با مدیریت زمان فرد ساختار یافته عمل می‌کند.

نگهداری اشیاء در مکان مناسب باعث می‌شود تا افراد زمان خود را برای یافتن اسناد، پرونده‌ها و پوشه‌های مهم و سایر لوازم هدر ندهند. افراد برای مدیریت زمان باید میز کار، محل مطالعه، اتاق کار و محل جلسات خود را تمیز و مرتب نگه دارند. به همین دلیل مدیریت بهتر کارها را یاد می‌گیرند.

۳. با مدیریت زمان رضایت شغلی و اعتماد به نفس افراد افزایش پیدا می‌کند.

مدیریت زمان باعث انجام شدن کارها در چارچوب مشخص و به دنبال آن محبوبیت افراد در میان همکارانشان می‌شود.

افرادی که ارزش زمان را درک می‌کنند برای به پایان رساندن به موقع کارها، از شلوغی و ازدحام فاصله می‌گیرند. آن‌ها رضایت شغلی و اعتماد به نفس دارند زیرا همیشه در مرکز توجهات و مورد احترام و تحسین دیگران هستند.

۴. با مدیریت زمان در زمان کوتاه می‌توان به اهداف رسید.

با مدیریت زمان موثر افراد می‌توانند پیش از موعد مقرر کارها را به پایان برسانند و به اهداف و مقاصد خود دست پیدا کنند.

۵. مدیریت زمان به فرد کمک می‌کند در بلند مدت در راس سازمان قرار بگیرد.

کارکنانی که تنها برای به اتمام رساندن کارها و وظایف خود کار می‌کنند، در سازمان زیاد جدی گرفته نمی‌شوند و نمی‌توانند افراد تاثیرگذاری باشند. مدیریت زمان نقش اساسی در افزایش بهره‌وری فرد دارد. مدیریت افراد روی زمان خود، به طور جالب توجهی باعث افزایش بازده کاری آن‌ها می‌شود.

۶. مدیریت زمان به برنامه ریزی بهتر کمک می‌کند.

مدیریت زمان موثر به افراد می‌آموزد که چطور برنامه ریزی کنند. همچنین با کمک مدیریت زمان افراد می‌دانند در 5 سال آینده چه جایگاهی خواهند داشت. کار کردن با چشم انداز بهتر از مزایای برنامه زمانی مشخص است.

۷. مدیریت زمان استرس افراد را کاهش می‌دهد.

آگاه باشید که اتلاف وقت و انجام کارها با تاخیر هیچ نکته مثبتی ندارد. با انجام به موقع کارها برای دوستان، بستگان و اعضای خانواده خود وقت کافی خواهید داشت.

۸. مدیریت زمان به اولویت بندی کارها کمک می‌کند.

مواردی که در انجام کارهایتان اختلال ایجاد می‌کنند را قبول نکنید. فشار کاری خود را زیاد نکنید.

برای موفق عمل کردن با تکنیک‌های مدیریت زمان چه راهکارهایی وجود دارد؟

استفاده از تکنیک‌های خوب مدیریت زمان در زندگی به معنای ساده‌تر، بهتر و سریع‌تر انجام دادن کارهاست نه فشرده کردن وظایف روزانه. به این ترتیب با کمک این تکنیک‌ها زمان بیشتری برای بازی، استراحت و انجام کارهای مورد علاقه خود خواهید داشت.

در ادامه درباره تکنیک‌های گوناگون مدیریت زمان صحبت خواهیم کرد.

برایان تریسی (Brian Tracy):« مدیریت زمان فعالیت یا مهارتی محیطی نیست، بلکه یک مهارت اصلی است که تمام اجزای زندگی به آن بستگی دارد».

آیا به دنبال راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری خود، انجام کارهای بیشتر و تمرکز روی موارد مهم هستید؟. با بکارگیری این مجموعه اصول، قواعد و مهارت‌ها می‌توانید تغییر مثبتی در زمان بندی کارهایتان ایجاد کنید.

۱. برای داشتن مدیریت زمان زمانتان را ردیابی کنید.

به نظر خودتان برای انجام کارها چقدر زمان صرف می‌کنید؟. همه ما می‌توانیم پاسخ این پرسش را حدس بزنیم. اما برآوردها و حدسیات ما چندان قابل قبول نیستند. ردیابی زمان که یک تکنیک مدیریتی است اطلاعاتی درباره زمان انجام هر کار به ما می‌دهد و برای ثبت سوابق ساعت کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

حال پرسش مهمی مطرح می‌شود آن هم این که چطور می‌توان زمان را ردیابی کرد؟.

برای انجام ردیابی زمان به صورت دستی از Spreadsheet (صفحه گسترده) استفاده کنید و از هر 30 دقیقه فعالیت‌هایی که انجام داده اید را در آن یادداشت کنید. برنامه‌های ردیابی زمان نیز در این مواقع کاربردی هستند. با کمک برنامه‌های ردیابی زمان می‌توانید داده‌های واقعی درباره بهره‌وری خود تهیه کنید.

(Rescue Time) یک برنامه ردیابی زمان رایگان برای ردیابی دقیق مجموع ساعات استفاده شما از کامپیوتر است. در انتهای هفته گزارشی برای شما ارسال می‌کند که به وسیله آن می‌توانید از نحوه گذر زمان خود مطلع شوید. این برنامه همچنین امکان بررسی زمان صرف شده برای سایر کارها را به شما می‌دهد.

در هفته‌های آتی با مشاهده الگوها خواهید دانست زمانتان چگونه و در کجا هدر می‌رود. با آگاهی از نحوه هدر رفت زمان می‌توانید برای جلوگیری از این امر و استفاده بهینه از لحظاتتان برنامه ریزی کنید.

ردیابی زمان یک تکنیک قدرتمند برای مدیریت زمان است. داشتن داده‌های واقعی در مورد کارتان به شما کمک می‌کند تا در حوزه بهبود بهره‌وری زمان مهارت کسب کنید.

۲. با بلوک بندی زمان (Time Blocking) مدیریت زمان داشته باشید.

گاها حس می‌کنیم برنامه‌ها ما را کنترل می‌کنند. به این شکل که زمان کم است اما کارهایی که باید انجام شوند بسیارند. در این شرایط تهیه لیستی از کارهایی که باید انجام شوند و تلاش ناامیدانه برای به اتمام رساندن آن‌ها کار به جایی پیش نمی‌برد. زیرا این کار باعث نظم بخشیدن و ساختار یافتن کارها نمی‌شود.

شما باید زمان را یک عنصر مهم به شما آورید. از همان ابتدا میزان زمانی که برای انجام هر کار باید طی شود را تعیین کنید.

بلوک بندی زمان یک روش برای ترکیب مدیریت کارها و تقویم کاری است. با بلوک بندی زمان در روزهای خود می‌توانید برای هر بلوک وظایفی در نظر بگیرید و تمرکز خود را به آن‌ها منعطف کنید. توجه داشته باشید که تمام کارها بدون وقفه در بلوک و بازه زمانی خاص خود انجام شوند.

با بلوک بندی زمان وظایف کاری، رویدادهای اجتماعی و اوقات فراغت شما برنامه‌تان پر خواهد شد. تمام کارها نیز با در نظر گرفتن اولویت و به صورت برنامه ریزی شده و دقیق انجام خواهد شد.

بلوک بندی زمان شما را وادار به درک کردن چگونگی گذر زمانتان خواهد کرد. این روش در مقایسه با نوشتن چک لیست بهتر و سازنده‌تر است.

۳. قورباغه را قورت بدهید.

برایان تریسی (Brian Tracy):« شما نمی‌توانید هر وزغ یا قورباغه‌ای در برکه را بخورید. شما می‌توانید بزرگ‌ترین و زشت‌ترین آن‌ها را بخورید و این در حال حاضر کافی خواهد بود».

قورباغه شما همان بزرگ‌ترین و مهم‌ترین کار روزانه شماست که بیشترین تاثیر را در کارتان خواهد داشت. با مقابله با این قورباغه روز خود را شروع کنید. به کارهایتان نظم بدهید تا شروعی خوب و فعالیت بدون وقفه داشته باشید.

چرا این روش کارآمد است؟.

زیرا این روش ساده مدیریت زمان در اوایل روز است که با به همراه داشتن موفقیت‌های بزرگ انگیزه و احساس موفقیت ایجاد می‌کند. این گونه شما با تلاش مداوم روزانه به اهداف بزرگ خود خواهید رسید.

به خاطر داشته باشید:

” همیشه روز خود را با قورباغه آغاز کنید و با وسوسه انجام دادن ساده‌ترین کارها مقابله کنید.”

اما زمانی که قورباغه‌ها زیاد باشد چه اتفاقی می‌افتد؟

مارک تواین (Mark Twain):« اگر کار شما قورباغه خوردن است بهتر است آن را در اوایل روز انجام دهید. اگر لازم است که 2 قورباغه بخورید، با آن یکی که بزرگ‌تر است شروع کنید».

بنابراین صبح خود را با خوردن قورباغه شروع کنید. زمانی که قورباغه‌های شما متعدد هستند ابتدا بزرگ‌ترین آن‌ها را بخورید.

۴. از تکنیک پومودورو استفاده کنید (The Pomodoro Technique).

مغز انسان هربار فقط روی یک چیز تمرکز می‌کند. بنابراین جابجایی بین کارها هزینه‌های مخربی برای کار و بهره‌وری شما به همراه خواهد داشت. تکنیک پومودورو که یکی از ساده‌ترین و موثرترین تکنیک‌های مدیریت زمان است شما را وادار به انجام کار واحد می‌کند. این تکنیک یک سیستم ساده برای مدیریت موثر زمان است.

شما برای مدیریت زمان باید تایمری به مدت 25 دقیقه تنظیم کنید و تمام عوامل حواس پرتی را در آن بازه زمانی از خود دور کنید. در طی این مدت فقط روی انجام یک کار تمرکز داشته باشید. شاید 25 دقیقه زمان زیادی به نظر نرسد اما پس از گذشت آن متوجه انجام عمیق و بدون وقفه کارها خواهید شد. با انجام روزانه این کار به کارکردن با بهره‌وری پومودورو عادت خواهید کرد.

تکنیک پومودورو چگونه باعث صرفه جویی در کارها و مدیریت زمان می‌شود؟

این سوال پاسخ ساده‌ای دارد. ایده اصلی پومودورو در واقع «احساس فوریت» است. در این احساس بجای اینکه تصور کنید تمام روز را برای انجام کار فرصت دارید، می‌دانید که تنها 25 دقیقه زمان دارید بنابراین تاجایی که می‌توانید تلاش می‌کنید.

با تکنیک پومودورو زمان استراحت هم خواهید داشت. این اقدام باعث شاداب نگه داشتن شما در طول روز می‌شود. در این حالت بدون احساس خستگی قدرت انجام کارهای کامپیوتری برای چند ساعت را خواهید داشت.

۵. از تکنیک ماتریس آیزنهاور استفاده کنید (The Eisenhower Matrix).

نحوه اولویت بندی کارها روش اساسی مدیریت زمان است. زمانی که ندانید چطور باید زمان خود را اولویت بندی کنید قادر به انجام درست کارها نخواهید بود. ماتریس آیزنهاور (معروف به ماتریس فوری / مهم) به شما کمک می‌کند تا مهم‌ترین وظایف خود را شناسایی کنید. زیرا تمام کارها با هم برابر نیستند.

وظایف کلی هر فرد در 4 دسته قرار می‌گیرند:

• فوری و مهم
• غیر فوری و مهم
• فوری و غیر مهم
• غیر فوری و غیر مهم

در ادامه به تشریح روش این دسته بندی خواهیم پرداخت.

1. تمام کارها را بدون نگرانی از ترتیب قرارگیری آن‌ها بنویسید.
2. حال کارهای مهم و فوری را شناسایی کنید. در مقابل کارهای مهم علامت «م» و در مقابل کارهای فوری علامت «ف» بگذارید. وظایف شما یا در یکی از دو گروه یا هر دوی آن‌ها قرار خواهند گرفت یا این که خارج از آن‌ها خواهند بود.
3. هر کار را در بخش مناسب خود قرار داده و به تشریفات مربوط به هر یک، رسیدگی کنید. ابتدا روی وظایف مربوط به قسمت اول (فوری و مهم) کار کنید. در صورت لزوم قسمت سوم را به آینده موکول کنید و قسمت چهارم را به طور کلی حذف کنید.

برای داشتن بهره‌وری بالاتر بهتر است زمان بیشتری برای انجام کارهای گروه دوم صرف کنید. زیرا این وظایف با این که فوری نیستند اما در روند کلی کارها تاثیر دارند.

دوایت دی. آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower):« آنچه مهم است، به ندرت فوریت پیدا می‌کند. و آنچه فوری است به ندرت اهمیت پیدا می‌کند».

آیزنهاور ابزاری مفید و موثر برای مدیریت زمان است که برای رتبه بندی کارها به شما کمک می‌کند. پس روز خود را با استفاده از آن آغاز کنید.

۶. به اندازه سطح انرژیتان کار کنید.

سطح انرژی رابطه مستقیمی با بهره‌روی و مدیریت زمان دارد. پس طوری برنامه ریزی کنید که کارهای مهم در زمان اوج انرژی انجام شوند. پربارترین ساعات خود در طول روز را بیابید و در آن ساعت‌ها به انجام کارهایی که نیازمند دقت و تمرکز هستند (Deep Work) بپردازید.

در زمان کاهش سطح انرژی بر روی انجام کارهای کم ارزش (Shallow Work) تمرکز کنید. مثلا اگر اول صبح بازدهی بیشتری دارید، مهم‌ترین وظایفتان را در آن زمان انجام دهید. بعدازظهر که سطح انرژی کاهش می‌یابد به انجام کارهایی مانند مرتب کردن میز کار، به روز رسانی برنامه‌ها و یا چک کردن ایمیل‌ها بپردازید.

به مدت چند هفته سطح انرژی خود را از هر 30 دقیقه با دادن امتیازی از 1 تا 10، مشخص کرده و آن را در یک صفحه گسترده ثبت کنید. به این وسیله و با کمک شناسایی درست الگوها متوجه خواهید شد که در چه ساعاتی از روز بیشترین سطح انرژی را دارید.

انرژی شما در روزهای هفته نیز سطح متفاوتی خواهند داشت. به نظر می‌رسد، پربارترین روز هفته برای افراد روز یکشنبه است. سعی کنید که الگوهای ویژه خود را از بابت سطح انرژی بیابید.

در ادامه روش تنظیم برنامه هفتگی بر اساس سطح انرژی را شرح خواهیم داد:

• شنبه: با توجه به این که تعطیلات آخر هفته تازه به پایان رسیده و سطح انرژی هنوز به بالاترین میزان خود نرسیده است، کارهای کم تقاضا مانند تعیین هدف، سازماندهی و برنامه ریزی‌های لازم را در این روز انجام دهید.
• یکشنبه و دوشنبه: سطح انرژی در این دو روز به بیشترین میزان خود می‌رسد. پس تلاش کنید دشوارترین وظایف خود را در این دو روز انجام دهید. می‌توانید ایده پردازی کنید، زمان بندی کنید و بنویسید.
• سه شنبه: در این روز سطح انرژی روند نزولی به خود می‌گیرد. پس برنامه ریزی برای جلسات به ویژه هنگام نیاز به اجماع از این روز استفاده کنید.
• چهارشنبه: در روز چهارشنبه سطح انرژی به پایین‌ترین حالت می‌رسد. پس کارهای سبک را انجام دهید، برای طولانی مدت برنامه ریزی کنید و به روابط خود رسیدگی کنید.

۷. عوامل حواس پرتی را از بین ببرید.

 عوامل حواس پرتی مدیریت زمان را برهم می‌زنند و باعث کاهش میزان بهره‌وری و تمرکز شما می‌شوند. هر بار 23 دقیقه طول می‌کشد تا بتوانید مجددا تمرکز کنید. گری کلر (Gary Keller) در کتاب خود با نام آن یک چیز (The One Thing) درباره این که در زمان مختل شدن تمرکز دقیقا چه اتفاقی می‌افتد توضیح می‌دهد.

بهتر است بدانید کار با تمرکز در 30 دقیقه بهتر و مفیدتر از کار بدون تمرکز در 2 ساعت است. پس عوامل بی تمرکزی را بشناسید و آن‌ها را از خودتان دور کنید تا از صدمات بی تمرکزی جلوگیری شود.

برای مدیریت زمان و دوری از حواس پرتی می‌توانید از نکات زیر استفاده کنید:

• اعلان‌های موبایل و کامپیوتر خود را در حالت خاموش قرار دهید.
• تلفن همراه خود را خارج از فضای کاری بگذارید.
• از هدفون‌های بی صدا برای کاهش مزاحمت همکاران و حفظ تمرکزتان استفاده کنید.
• برای مطالعه مقاله در هر فرصتی، آن‌ها را در (Instapaper یا Pocket) ذخیره کنید.
• در صورتی که به Wi-Fi نیاز ندارید آن را خاموش کنید.
• استفاده از شبکه‌های مجازی در محل کار را به صفر برسانید. برای کسب این مهارت می‌توانید Distraction Time  را در طول روز فعال کنید.
• تلفن و برنامه‌های خود (Hangouts، Slack و Messenger) را در وضعیت Do Not Disturb قرار دهید.
• GTD Gmail را جایگزین صندوق ورودی کنید تا بتوانید از ایمیل‌های ضروری استفاده کنید. همچنین می‌توانید برای جلوگیری از دریافت ایمیل‌های جدید از Inbox Pause استفاده کنید.
• در صورتی که دفتر کارتان در دارد آن را ببندید.

۸. قانون 8020 را دنبال کنید.

مطابق با قانون 8020 «80% خروجی‌ها و نتایج از 20% ورودی‌ها حاصل می‌شوند». به سخن دیگر، داده‌های کوچک منجر به حصول نتایج بزرگ خواهند شد.

پس برای داشتن مدیریت زمان موثرتر، و کسب 80% نتایج روی 20% از وظایف خود تمرکز کنید. این روش مدیریت زمان را برای انجام تاثیرگذارترین وظایف خود بکار بگیرید.

سوالاتی که در ادامه ذکر می‌شوند را می‌توانید با استفاده از قانون 8020 با خودتان در میان بگذارید:

• آیا 20% ایمیل‌ها شامل 80% مکالمات مهم هستند؟.
• آیا 80% عوامل حواس پرتی شما از 20% منایع ناشی می‌شوند؟.
• آیا 20% وظایف شما 80% لذت کار شما را دربر می‌گیرند؟.
• آیا 80% مشکلات از 20% پروژه‌ها ناشی می‌شوند؟.
• آیا 80% مشتریان فقط از 20% ویژگی‌های نرم افزار استفاده می‌کنند؟.
• آیا 20% مشتریان 80% شکایات را ثبت می‌کنند؟.

۹. کارهایتان را دسته بندی کنید (Batching).

 منظور از دسته بندی، گروه بندی کارهای مشابه و انجام آن‌ها با یکدیگر، برای مدیریت زمان است. ایده اصلی دسته بندی کارها تمرکز کمتر در زمان بیشتر روی وظایف است.

بررسی و پردازش یکجای تمام ایمیل‌ها و یا پخت غذای یک هفته در یک روز نوعی از دسته بندی محسوب می‌شود.

با کمک این تکنیک مدیریت زمان می‌توانید در بسیاری از وظایف و مسئولیت‌های خود موثرتر و کارآمدتر عمل کنید. به این ترتیب جریان Flow را گم نخواهید کرد چرا که این فعالیت‌ها مسیر ذهنی مشابهی دارند.

دسته بندی مغز شما را وادار به تمرکز روی یک نوع کار می‌کند. به این ترتیب با بهبود بخشیدن به تمرکز و کاهش بهم ریختگی، میزان سرعت شما را افزایش می‌دهد.

برای یافتن کارهای مشابه که قابلیت انجام همزمان را دارند، تمام فعالیت‌های روزانه و هفتگی خود را یادداشت کنید. می‌توانید کارهایی که مسیرهای فکری مشابه دارند با هم دسته بندی کنید. حتما این روش را امتحان کنید و در صورت لزوم از نو شروع کنید.

کارهایی که در ادامه مطلب ذکر خواهیم کرد قابلیت دسته بندی در کنار هم را دارند:

• تمام پست‌های وبلاگ و صفحات شخصی که قرار است در هفته آینده درج شوند را در یک جلسه مشخص کنید.
• تمام ایمیل‌ها، اسلک (Slack) و تماس‌های تلفنی را پردازش کنید.
• کاربرگ‌های مرتبط را همزمان بروزرسانی کنید.
• کارهای شخصی خود مانند خرید، خشکشویی و مراجعه به اداره پست را یکجا انجام دهید.
• برای افزایش سرعت خود در زمان پردازش دسته‌ها، از تکنیک پومودورو برای کار کردن روی امور مشابه در مدت زمان مشخص استفاده کنید.

۱۰. کارها را به طور خودکار پیش ببرید.

به نظر شما انجام برخی کارهای همیشگی در هر روز هفته لازم است؟ انجام ندادن این کارها به طور خودکار، تلف شدن وقتی ارزشمند را در پی خواهد داشت. زمانی معادل با هزاران ساعت در سال.

استفاده از سیستم کنترل خودکار (Autopilot) و قرار دادن برخی از کارهای روزمره روی آن یک روش هوشمندانه برای مدیریت زمان است. در این صورت امکان استفاده از زمان اضافه برای انجام کارهای وقت گیر و یا حتی استراحت وجود خواهد داشت.

در ادامه به لیستی از کارها که با استفاده از سیستم کنترل خودکار می‌توانید آن‌ها را در بازه زمانی کمتر از 10 دقیقه انجام دهید، اشاره کرده ایم:

• برای ایمیل‌های دائمی از پاسخ‌های از پیش تهیه شده (Canned Responses in Gmail) در Gmail استفاده کنید.
• برای جلوگیری از فراموشی مسائل، یادآوری‌ها را در تقویم Google تنظیم کنید.
• با استفاده از Grammarly نوشته‌های خود را تصحیح و ویرایش کنید.
• با استفاده از Buffer برای شبکه‌های اجتماعی برنامه ریزی کرده و پست‌هایتان را خودکار سازی کنید.
• برای پر کردن فرم‌های آنلاین و ذخیره گذرواژه‌ها در یک مکان از LastPass استفاده کنید.
• الگوهای صفحه گسترده‌ای برای کارهایی که هر هفته یا هر ماه باید انجام دهید، ایجاد کنید.

۱۱. برای مدیریت زمان برنامه ریزی روزانه داشته باشید.

یکی از بهترین راه‌ها برای مدیریت زمان و بهبود آن، برنامه ریزی روزانه و عمل به آن است. برنامه ریزی روزانه درست با جلوگیری از هرج و مرج به روز شما جهت می‌دهد. با کمک برنامه ریزی خود را برای مواجهه با چالش‌های احتمالی آماده خواهید کرد. به این ترتیب دیگر کارهایتان به تعویق نخواهد افتاد و سریع‌تر و مفیدتر از مواقع دیگر کارها را انجام خواهید داد.

برای برنامه ریزی روزانه دو گزینه پیش روی شماست؛ برنامه ریزی در شب قبل یا اول صبح. چند دقیقه از وقت خود را برای نوشتن تمام کارهایی که در طی روز باید انجام دهید، اختصاص دهید.

چه مواردی باید در لیست برنامه روزانه شما درج شوند؟! مواردی که در جهت رسیدن به اهداف شغلی و شخصی و همچنین در طی این مسیر شما را یاری می‌کنند.

۱۲. لیستی از نبایدها تهیه کنید.

 روش حل مسئله انعکاس (Inversion) یک روش حل مسئله در ریاضیات است. در این روش از نتیجه یا همان پاسخ شروع می‌کنید و سپس علت کار را بدست می‌آورید و به عبارت دیگر عملکرد معکوس دارید. روش انعکاس یک روش قدرتمند برای کشف باورهای پنهان در مورد مشکلاتی که قصد حل کردن آن‌ها را دارید، است.

باید بجای به حداکثر رساندن نکات منفی به این بیندیشید که چطور می‌توان آن‌ها را به حداقل رساند. در واقع با این کار شما بهره‌وری خود را بهبود می‌بخشید. زمانی که به حل مسئله فکر می‌کنید، لیستی از تمام کارهایی که بازدهی را افزایش می‌دهند تهیه می‌کنید. اما با برعکس کردن مسئله به کارهایی که بهره‌وری را کاهش می‌دهند می‌اندیشید.

لیست خود را با نوشتن فعالیت‌هایی که قصد دارید به طور کلی از زندگی خود حذف کنید و عادت‌هایی که به دنبال ترک آن‌ها هستید، تهیه کنید. کار را از تصور روزی پرکار با جلسات طولانی با افرادی که دوست ندارید و کارهای خسته کننده شروع کنید.

لیستی از نبایدها شامل تمام عادت‌هایی که می‌خواهید از زندگی حذف کنید، تنظیم کنید و از آن به عنوان راهنمای ممنوعات زندگی خود استفاده کنید.

از جمله این ممنوعات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• چک کردن ایمیل‌ها و رسیدگی به آن‌ها را اولین کار صبح یا آخرین کار شب قرار ندهید.
• کنسل کردن جلسات صبحگاهی.
• تا پیش از حصول اطمینان 100% برای تحویل به موقع کار، قول انجام آن را ندهید.
• بعدازظهر قهوه نخورید.
• با جلسات و تماس‌های بی پایان یا بدون پایان مشخص موافقت نکنید.
• در واقع کارهایی که انجام نمی‌دهید، تعیین کننده کارهایی هستند که می‌توانید انجام دهید. پس انعکاس کار ساده‌ای است.

استیو جابز (Steven Paul Jobs):« مردم فکر می‌کنند تمرکز یعنی بله گفتن به چیزی که باید روی آن تمرکز کنند. اما اصلا به آن معنا نیست بلکه به معنی نه گفتن به صد ایده خوب دیگر است. نوآوری همان نه گفتن به هزار چیز است».

۱۳. محدودیت‌های زمانی را تنظیم کنید.

تنظیم محدودیت‌های زمانی یک روش موثر برای مدیریت زمان است. زمانی که تصمیم به انجام کار در بازه زمانی مشخص می‌گیرید، بازدهی بیشتری خواهید داشت. به همین دلیل است که ضرب الاجل تعیین می‌کنیم.

یکی از موارد مهم در قانون پارکینسون این است که:« کار به گونه‌ای گسترش می‌یابد که زمان لازم برای تکمیل آن را پر کند».

بنابراین هنگامی که بازه زمانی برای انجام کار را کاهش می‌دهید در واقع ذهن خود را وادار به تمرکز بر روی آن کار و تکمیل آن در زمان مشخص شده می‌کنید. حتی برای کارهای غیر ضروری هم ضرب الاجل تعیین کنید تا ذهنتان وادار به تمرکز روی آن شود.

در ادامه به یک مثال اشاره می‌کنیم:

شما باید یک ایمیل را بررسی کرده و پاسخ آن را ارسال کنید. این کار به طور معمول 20 دقیقه زمان لازم دارد. اما شما این زمان را از 20 دقیقه به 10 دقیقه کاهش دهید. تایمر 10 دقیقه‌ای را فعال کنید و تمام تلاش خود را برای به اتمام رساندن این کار بکار بگیرید. با وجود تایمر در شما حس فوریت ایجاد می‌شود و به این ترتیب تمرکز و کارایی‌تان افزایش می‌یابد.

از ضرب الاجل‌ها و محدودیت‌های زمانی به نفع خودتان استفاده کنید. حتی در زمان‌هایی که به این کار احتیاج ندارید، آن را انجام دهید زیرا این کار تصدیق ذهنی در پی خواهد داشت. این که بدانید تنها 1 ساعت فرصت برای تکمیل گزارش دارید، این اطمینان را به شما می‌دهد که دیگر 20 دقیقه از زمان خود را در شبکه‌های اجتماعی هدر نخواهید داد.

روش‌های مدیریت زمان

گاهی طوری در مشغله‌های کاری خود گرفتار می‌شویم که لذت بردن از حرفه‌ای که در آن مشغول به فعالیت هستیم را کاملا فراموش می‌کنیم. در صورتی که هدف اصلی کار لذت بردن است. شما همیشه ترجیح می‌دهید بیشترین زمان خود را برای انجام کارهایی صرف کنید که از آن‌ها لذت می‌برید.

شغل شما می‌تواند موجبات سرگرمی‌تان را فراهم کند و همین درست است!. در واقع خلاقیت، اشتیاق، بهره‌وری و انگیزه به وسیله سرگرمی هدایت می‌شوند. هیچ یک از روش‌های مدیریت زمان نمی‌تواند به شما کمک کند، تا زمانی که وحشت از شغل خود را کنار بگذارید.

بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان اکثرا بسیار ساده و کارآمد هستند. سایر تکنیک‌ها نیز با این که پیچیده‌تر هستند اما به راحتی می‌توان همه آن‌ها را در زندگی روزمره اعمال کرد. تفاوت میان افراد را هرگز از یاد نبرید.

تکنیک‌های مدیریت زمان گفته شده برای من بسیار مفید بودند اما ممکن است برای شما سودمند نباشند. تلاش کنید تا با بکارگیری موارد موثر و خلق تکنیک‌های مخصوص به خودتان، مدیریت زمان داشته باشید. همچنین با ارزیابی دائمی عملکرد خود به نحوه بهبود مهارت‌های مدیریت موثر زمان بیندیشید.

برای اجرای بهتر روش‌های مدیریت زمان چه باید کرد؟

در انتهای مطلب و در قالب جمع‌بندی به نکات کاربردی بکارگیری موثر روش‌های مدیریت زمان اشاره خواهیم کرد.

۱. وقت شناس و منضبط باشید.

در گرفتن مرخصی حد تعادل را رعایت کنید. وقت شناسی یکی از امور بسیار مهم در مدیریت زمان موثر است. از بیهوده چرخیدن در مکان‌های مختلف بپرهیزید. بجز در موارد ضروری محل کار خود را ترک نکنید. عادت کنید که در زمان و وقت درست به دفتر کارتان برسید.

۲. قبل از این که کار خود را شروع کنید، برنامه کاری تهیه نمایید.

یکی از راه‌های مدیریت زمان افراد حرفه‌ای، تهیه برنامه و برنامه ریزی است. تمام کارهایی که در طول روز نیاز به رسیدگی دارند را یادداشت کنید و بسته به میزان اهمیت هر یک، بازه زمانی خاصی برای آن‌ها در نظر بگیرید. ابتدا کارهای ضروری و مهم را انجام دهید و سپس به سراغ کارهایی با اولویت کمتر بروید. پس از انجام هر کار آن را تیک بزنید. این کار حس خوبی به انسان منتقل می‌کند.

فقط برای این که مجبور به کار کردن هستید، کار نکنید. اولین کاری که هر کارمند در صبحگاه باید انجام دهد، یادداشت کارهایی که باید انجام دهد در مقابل بازه زمانی اختصاص داده شده به آن‌ها است.

با کمک برنامه کاری درست در آغاز روز، در محل کار سردرگم نخواهید شد و اولویت‌ها و مسیر جریان کارها را خواهید شناخت. تهیه لیست «کارهایی که باید انجام شوند» انگیزه انجام کارها را در شما افزایش می‌دهد. از این که تمام وظایفتان را در مهلت‌های تعیین شده به پایان خواهید رساند مطمئن شوید.

۳. زمانی برای تماس‌های شخصی خود در نظر بگیرید.

شبکه‌های اجتماعی را بررسی کنید. با دوستان خود صحبت کنید. پست‌های جدید در صفحات خود در شبکه‌های اجتماعی آپلود کنید. برای آخر هفته بلیط سینما رزرو کنید.

۴. خودتان را مدیریت کنید.

مدیریت خود یکی از مهمترین گام‌ها برای مدیریت زمان است. محل کارتان را تمیز و مرتب نگه دارید. پرونده‌ها و مدارک مهم را در محل مناسب نگهداری کنید. پوشه و کاغذ اضافه‌ای روی میز خود نگذارید و اشیاء اضافه را دور بریزید. کاغذها قطعا پس از مدتی گم یا مچاله و پاره خواهند شد پس هرگز کارها و وظایف خود را روی کاغذ یادداشت نکنید. وسایل شخصی را در مکانی مناسب و کنار یکدیگر قرار دهید.

۵.  دسکتاپ خود را شلوغ نکنید.

برای برنامه و فایل‌های مختلف فولدر‌های جداگانه ایجاد کنید. فایل‌ها و برنامه‌هایی که لازم ندارید را پاک کنید. ایمیل‌های خود را به درستی مدیریت کنید.

۶.  از نرم افزارها یا دفترچه‌های برنامه ریزی استفاده کنید.

وجود یک تقویم رومیزی، روی میز کار از فراموشی جلسات مهم و گم کردن تاریخ جلوگیری می‌کند. زمانی که یادداشت‌های مهم خود را روی تکه کاغذ بنویسید، موقع نیاز آن را پیدا نخواهید کرد. پس از دفتر برنامه ریزی استفاده کنید تا کارهایتان منظم‌تر انجام شود.

۷. برای جلسات خارج از دفتر، زودتر آماده شوید.

همیشه مسائل غیر قابل پیش بینی مانند ترافیک و تغییر مسیر را در نظر بگیرید.

۸. کارهایتان را اولویت بندی کنید.

تمام هدفتان از انجام کارها نباید تمام شدن آن‌ها باشد. کارهایی را که می‌دانید انجامشان در بازه زمانی مشخص دشوار است را قبول نکنید. یک «نه» محترمانه بگویید تا احترامتان حفظ شود.

۹. هدف گذاری کنید.

هدفگذاری بهترین روش برای مدیریت زمان، سنجش عملکرد و پایبند بودن به انجام کارها است. البته هدفگذاری باید منطقی و واقع بینانه باشد. اختصاص 12 ساعت به کار و فعالیت بی وقفه، یک توقع غیر منطقی است. فراموش نکنید که کارهایی که در زمان کوتاه انجام می‌شوند اثربخشی بیشتری نسبت به کارهای طولانی مدت و بی وقفه دارند.

در صورتی که حس کردید اهداف غیر واقعی هستند یا در بازه زمانی مشخص شده قابل دستیابی نیستند، این موضوع را حتما به رئیستان اطلاع دهید. این که در مراحل اولیه درباره مسائل صحبت کنید خیلی بهتر از این است که پشیمان شوید و در معرض سرزنش دیگران قرار بگیرید. تنها زمانی که از عملی بودن کارها مطمئن شدید آن‌ها را بپذیرید.

۱۰. تایم کار خود را به بطالت نگذرانید.

سازمانی که در آن کار می‌کنید در قبال کارهای بیهوده به شما دستمزد نمی‌دهد. سعی کنید رضایت رئیس خود را بدست آورید و تنها برای دریافت حقوق و دستمزد کار نکنید. با انگیزه درونی و بدون توجه به سایر افراد به کار خود ادامه دهید.

۱۱. تماس‌های شخصی طولانی مدت را برای خارج از محل کار بگذارید.

اتمام به موقع کارها به معنای داشتن وقت اضافه برای دوستان و خانواده است، این را همیشه به یاد داشته باشید. تعادل برقرار کردن بین کار و زندگی یکی از رموز موفقیت در کار و مدیریت زمان است.

۱۲. مدیریت وقفه داشته باشید.

اگر مشغول به انجام کاری با اولویت زیاد هستید و تحت فشار زمانی قرار گرفته اید، ابتدا تلفن همراه خود را خاموش کنید. اگر در حال بررسی ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی هستید، سریعا صفحات مربوط به آن‌ها را ببندید.

در واقع منظور از مدیریت وقفه یعنی مواردی که باعث حواس پرتی شما می‌شوند را کنار بگذارید. البته تا زمانی که کار خود را به پایان برسانید این کار را انجام دهید. پس از اتمام کار می‌توانید زمانی مشخص به چک کردن صفحات خود در شبکه‌های اجتماعی و ایمیل و صحبت با دوستان اختصاص دهید.

۱۳. وظایف خود را تقسیم بندی کنید.

اگر حس می‌کنید شروع کار برایتان دشوار است و با آن مشکل دارید، بهترین راهکار تقسیم بندی آن به وظایف و کارهای کوچک‌تر است. با این روش برنامه ریزی می‌توانید به صورت مرحله‌ای و راحت‌تر کارهای دشوار را به پایان برسانید.

اگر درباره تقسیم بندی کارها تردید دارید، تمام کارهایی که در طول یک روز یا یک هفته باید انجام دهید را یادداشت کنید و پس از اولویت بندی، کار خود را شروع کنید. استفاده از نرم افزار (Toggl) می‌تواند برای بهره‌وری بیشتر و مدیریت وظایف به شما کمک کند.

۱۴.  جدول زمان طراحی کنید.

در ابتدای هفته برای تمام کارهای هفتگی خود جدول زمانی طراحی کنید. در این جدول کارهای فوری را با اولویت و کارهای عقب افتاده را مشخص کنید. سعی کنید تمام کارها را تا انتها انجام دهید.

با کمک جدول زمانی، کنترل شما روی کارها بیشتر خواهد شد. این جدول به شما کمک می‌کند مدیریت زمان داشته باشید و به قول و تعهدات خود عمل کنید و به این ترتیب از عوامل استرس‌زا دور بمانید.

۱۵. لیستی از کارهای روزانه تهیه کنید.

برای این که بتوانید مدیریت زمان داشته باشید و تمام وظایف روزانه خود را انجام دهید، یک لیست از وظایف روزانه تهیه کنید. این لیست را می‌توانید شب قبل یا صبح همان روز بنویسید. اگر حوصله نوشتن تمام کارها را ندارید از نرم افزارهای لیست کارهای روزانه یا همان To Do  استفاده کنید. حس رضایت را در زمان تیک زدن کارهای تمام شده درک خواهید کرد.

۱۶. سطح انرژی خودتان را کنترل کنید.

با انجام یک سری نکته‌های ساده می‌توان سطح انرژی را حفظ کرد. برای مثال با نوشیدن یک لیوان آب یا یک فنجان چای در حین انجام کارها، انرژی خود را نو کنید. همچنین می‌توانید از هر 45 یا 60 دقیقه چند دقیقه قدم بزنید و نفس عمیق بکشید تا سطح اکسیژن خونتان بیشتر شود. میوه را جایگزین نوشیدنی‌ها و خوراکی‌های دارای قند زیاد کنید. زیرا قند طبیعی میوه‌ها به تدریج در بدن شما می‌سوزد و تبدیل به انرژی می‌شود و به این ترتیب سطح انرژی شما را برای مدت بیشتری بالا نگه می‌دارد در حالی که تنقلات باعث بالا و پایین شدن سطح انرژی شما می‌شوند.

۱۷. انگیزه خود را حفظ کنید.

نوشتن جمله‌های الهام بخش یا مشاهده تصاویر انگیزه بخش، می‌تواند تمرکز شما بر روی کاری که انجام می‌دهید را نیز افزایش دهد. مثلا زمانی که یک هدف مشخص برای خود انتخاب کرده اید، با مرور جملات و تصاویر گفته شده و در کنار آن یادآوری هدف، با انگیزه بیشتری مسیر رسیدن به هدف را طی خواهید کرد. سعی کنید سبک انگیزشی غالب خود را بیابید.

۱۸.  زمانی برای استراحت و آرامش در نظر بگیرید.

اگر به دنبال مدیریت زمان مناسب هستید، زمانی را برای استراحت و آرامش در نظر بگیرید. خواب روزانه خود (به طور معمول 8 ساعت در روز) حفظ کنید و استراحت کافی داشته باشید. برای کاهش استرس از تکنیک تصور و خیال استفاده کنید.

۱۹.  از قانون نیم ساعت استفاده کنید.

پس از به اتمام رساندن یک وظیفه سنگین و پرفشار، نیم ساعت برای صحبت با دوستان یا انجام کارهای مورد علاقه خود مانند تماشای کلیپ یا مطالعه وقت بگذارید. توجه داشته باشید که این مسئله به معنای اتلاف وقت نیست بلکه میزان کنترل شده تفریح، موجب احیای انرژی و انگیزه شما می‌شود.

۲۰.  از نه گفتن و جواب منفی نترسید.

این که بتوان در حین انجام کار و همزمان با آن تفریح هم کرد بسیار آرمانی است. بنابراین اگر کار شما دارای اولویت و فوریت است و باید آن را هر چه زودتر تحویل دهید، بهتر این است که رفتار منطقی داشته باشید و اولویت‌ها را حفظ کنید. در چنین مواقعی اگر پیشنهاد کار اضافه یا دعوت به شام و … شد، خیلی مودبانه و با احترام این پیشنهاد را رد کنید و قول زمان دیگری را بدهید. پس آموختن هنر «نه گفتن» لازم است.

۲۱. سیاست داشته باشید.

سیاستمداری که یکی از روش‌های مدیریت زمان است، یعنی این که هر چیزی را نپذیرید. نه گفتن در حین احترام، باعث حفظ اعتبار شما می‌شود. در زمان قبول وظایف، به پیشینه کاری و تخصص خود توجه داشته باشید. زیرا این مسئله باعث می‌شود تا کارها را با اشتیاق بیشتر انجام دهید و در موعد مقرر به اتمام برسانید.

۲۲. در زمان انجام کارها تمرکز بالایی داشته باشید.

تماس‌های شخصی طولانی را در حین انجام کار کنار بگذارید. کارها را تکمیل کنید و در زمان مشخص شده محل کار خود را ترک کنید. در این صورت فرصت کافی برای شرکت در دورهمی‌های دوستانه و حضور در شبکه‌های اجتماعی خواهید داشت. کارمندان حرفه‌ای هرگز وقت خود را در محل کار به بطالت سپری نمی‌کنند.

۲۳.  عاقلانه به قضایا بنگرید.

مدیریت زمان عاقلانه و منطقی یعنی این که در حد توان خود کار کنید. هیچ کس قدرت کار کردن در کل روز را ندارد. صحبت کردن با همکاران و استراحت را نیز در برنامه روزانه خود بگنجانید.

۲۴. ساختار یافته کار کنید.

محل کار باید همیشه تمیز و منظم باشد. زمانی که پرونده‌های مهم مرتب طبقه بندی شده باشند، همیشه به آن‌ها دسترسی دارید و وقت شما برای پیدا کردن آن‌ها هدر نمی‌رود.

خودتان را به برنامه ریزی با استفاده از دفترچه یا نرم افزار عادت دهید. برنامه‌های خود را از قبل یادداشت کنید. همیشه دفترچه یادداشت و خودکار به همراه داشته باشید و هرگز از کاغذ برای نوشتن کارها استفاده نکنید.

۲۵. از زمان انتظار استفاده بهینه داشته باشید.

زمان‌های سوخته‌ای در صف انتظار، اتاق انتظار، یا در ترافیک داریم که می‌توانیم از آن‌ها در جهت مدیریت زمان استفاده کنیم. در این زمان‌ها می‌توان به کارهای زیادی رسیدگی کرد مثلا کتاب خواند. این نکته از موثرترین روش‌های مدیریت درست زمان است.

۲۶. زمان استفاده از اینترنت و تلویزیون را مشخص کنید.

استفاده از اینترنت، بازی‌های کامپیوتری، تماشای تلویزیون از بزرگ‌ترین عوامل کاهش بازدهی هستند. به ساعات این فعالیت‌ها توجه کنید. زیرا این مسئله باعث می‌شود بازه زمانی مختص به این فعالیت‌ها را به حداقل کاهش دهید.

۲۷. فقط در ساعت غذا، غذا بخورید.

منظور از ساعت غذا همان تایم ناهار و شام است، غذا خورد خارج از این زمان‌ها و در حین کار کردن هم پیوستگی کارها را از بین می‌برد و هم شما را خواب آلود می‌کند.

۲۸. کارها را به آخر روز موکول نکنید.

اموری که نیاز به دریافت تاییدیه از مدیریت پروژه دارند را همان لحظه با او در میان بگذارید. مسائل را نادیده نگیرید که در غیر این صورت دچار مشکل خواهید شد.

۲۹. با همکاران در مورد کار بحث کنید.

کار درست تقسیم کارها میان اعضای تیم است نه سنگین کردن بیش از حد مسئولیت‌های خود. زیرا شما قادر به انجام تمام کارها به تنهایی نخواهید بود. تقسیم کردن بار کاری یک تکنیک مدیریت زمان است. با تقسیم بار کاری میان اعضای تیم تمام کارها در چارچوب زمان تعیین شده انجام خواهند شد. قابلیت‌های خود را بشناسید.

۳۰. وفادار باشید.

در کل تایم کاری، کار کنید نه فقط در حضور مدیران. فراموش نکنید که دستمزد دریافتی شما در مقابل کاری است که انجام می‌دهید. روی کار خود متمرکز شوید بجای این که در کار دیگران سرک بکشید و دخالت کنید. بازی‌های کامپیوتری و کنجکاوی کردن در کار همکارانتان تنها باعث اتلاف وقت شما خواهند شد.

با رعایت نکات ذکر شده در زمینه مدیریت زمان برای حرافه‌ای‌ها، قطعا موفق به تقویت این مهارت در خود خواهید بود و به این ترتیب در کار خود موفقیت کسب خواهید کرد.

۳۱. تمرکز داشته باشید.

هر فردی برای مدیریت زمان باید درست تمرکز کند. نداشتن تمرکز یا تمرکز درست تاثیر مستقیم و منفی بر مدیریت زمان و برنامه ریزی‌ها دارد.

۳۲. از دیگران کمک بگیرید.

برای مدیریت زمان و کسب مهارت‌های آن از تقویم‌ها، سازمان دهندگان و برنامه ریزان کمک بگیرید. تنظیم یادآوری‌ها روی کامپیوتر شخصی یا تلفن همراه نیز می‌تواند موثر باشد.

مدیریت زمان در دنیای پرمشغله امروزی چه راهکارهایی دارد؟

 این روزها تقریبا همه ما مشغله‌های زیادی داریم، سرمان شلوغ است و فرصت کافی نداریم. اما آیا این مسئله در پیشرفت و بهبود زندگی ما تاثیر مثبت دارد؟ مسلما خیر.

طبق آمار موجود، 75% والدین به قدری مشغله کاری دارند که نمی‌توانند زمان کافی برای وقت گذراندن با فرزندان خود داشته باشند. همچنین 33% از مردم آمریکا استرس شدید در طول روز دارند و 50% آن‌ها به دلیل همین استرس نمی‌توانند شب‌ها بخوابند. همه این مسائل و مشکلات از نداشتن وقت کافی نشات می‌گیرد.

جاشوا بِکر (Joshua Becker) یکی از نویسنده‌های موفق در مدیریت زمان می‌گوید:« همه ما می‌توانیم به روشی مدیریت زمان و وقت کافی برای رسیدگی به تمام کارهایمان داشته باشیم». از نظر این نویسنده، خود ما هستیم که پرمشغله بودن و نداشتن فرصت کافی را انتخاب می‌کنیم. کسی ما را مجبور به انتخاب این سبک از زندگی نکرده است و این تصمیم خود ماست.

مهمترین قدم برای مدیریت زمان، آگاهی یافتن از این مسئله است که خودمان برنامه زندگیمان را تعیین می‌کنیم. کسی ما را مجبور به انتخاب سبک زندگی شلوغ نکرده است. از نظر بِکر پرمشغله بودن هرگز مزیت محسوب نمی‌شود. او می‌گوید :« وقت کافی نداشتن نشانه‌ی افتخار نیست. در واقع این مسئله پتانسیل واقعی ما را محدود می‌کند». پس همیشه این جمله را تکرار کنید: خیلی خوبه سرم شلوغ نباشه.

بِکر همیشه استراحت کردن را در برنامه خود قرار می‌دهد. از نظر او عدم توجه ما به استراحت دلیل اصلی پرمشغلگی ماست. استراحت برای جسم و روح و ذهن مفید و ضروریست. بِکر یک روز در هفته را برای استراحت و گذراندن وقت با خانواده خود مشخص و آن را در تقویم خود یادداشت کرده است و به هر قیمتی به آن عمل می‌کند.

بِکر اولویت‌های زندگی خودش را می‌شناسد و آن‌ها را دنبال می‌کند. او می‌گوید بار دیگر به تعیین امور مهم در زندگی خود بپردازید و سپس برای انجام آن‌ها برنامه ریزی کنید. پرمشغله بودن یکی از عوامل فراموشی اولویت‌ها در زندگی است.

مایملک ما بیش از آنچه تصور می‌کنیم وقت ما را می‌گیرند، زیرا نگهداری و مراقبت از آن‌ها وقت کافی می‌خواهد. از نظر بِکر تعداد لوازم و وسایل بیشتر زمان نگهداری بیشتر را در پی خواهد داشت. در نتیجه اگر وسایل ما کمتر باشند زمان بیشتری خواهیم داشت.

بِکر هر روز صبح پیش از شروع کار، زمانی را به مدیتیشن و یوگا اختصاص می‌داد یا آرام در جایی می‌نشست. او در طول روز و در بین فعالیت‌های کاری زمانی را برای استراحت در نظر می‌گیرد و توصیه می‌کند در روزهای کاری شلوغ مکانی آرام برای دور شدن از کار پیدا کنید.

بِکر ارزش کلمه «نه» و جایی که باید از این کلمه استفاده کند را می‌داند. او این جمله سِنکا (Seneca) را همیشه بخاطر دارد:« اگر فردی سرگرم کارهای زیادی باشد، هیچ کاری را نمی‌تواند با موفقیت انجام دهد». او می‌گوید با نه گفتن به کارهای کم اهمیت، زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم خواهید داشت و این یعنی مدیریت درست زمان.

مدیریت زمان یعنی کارکردن مؤثر و کارآمد.

مهارت‌های مدیریت زمان چیست و چرا برای کارفرمایان مهم است؟ مدیریت زمان یعنی کارکردن مؤثر و کارآمد، و کارفرمایان در هر صنعتی به دنبال کارمندانی هستند که بتوانند از زمانی که دارند به‌درستی و بهینه استفاده کنند. صرفه‌جویی در زمان و استفاده درست از زمان درواقع صرفه‌جویی در پول است که در نهایت باعث می‌شود درآمد سازمان شما بیشتر شود.

کارمندانی که زمان خود را به خوبی مدیریت می‌کنند، مولدتر و کارآمدتر هستند و در بیشتر مواقع به‌موقع کارها و پروژه‌های خود را تحویل می‌دهند. آن‌ها به کارها و وظایف مهم‌تر و حساس‌تر بیشتر اهمیت می‌دهند وظایف غیرمهم را که به زمان وابسته نیستند کنار می‌‌گذارند.

مهارت مدیریت زمان مؤثر نیازمند کارمندانی است که حجم کارهای خود را تجزیه و تحلیل می‌کنند، اولیت‌بندی می‌کنند و بر روی فرآیندهای مولد تمرکز می‌کنند. کارفرمایانی که در مدیریت زمان مهارت دارند می‌توانند عوامل حواس‌پرتی را حذف کنند و از همکاران خود برای تکمیل کارها و رسیدن به وظایف خود کمک بگیرند.

این روزها مهارت مدیریت زمان خواهان زیادی دارد. از مصاحبه‌کنندگان شغلی خواسته می‌شود در طول مصاحبه مهارت مدیریت زمان را در شما، و اگر سرپرست تیمی هستید، مهارت مدیریت زمان را در تیمتان ارزیابی کنند.

در این مطلب قصد داریم به ۵ مهارت مهم و اساسی برای مدیریت زمان اشاره کنیم که باعث می‌شود بهره‌وری و کارآیی شما افزایش یابد و درنتیحه درآمد بهتری هم داشته باشید.

مهارت‌های برتر در مدیریت زمان

اولویت‌بندی کردن

تقریباً غیرممکن است که بتوانید همه کارهایی را که می‌خواهید در آن واحد انجام دهید. اما اگر بتوانید کارهای خود را اولویت‌بندی کنید، احتمالاً می‌توانید کارهای آنها را به ترتیب اهمیتشان انجام دهید. در زمان اولویت‌بندی کارها باید چند نکته را درنظر داشته باشید. مثلاً اینکه هر کاری باید تا چه زمانی انجام شود، هر کار چقدر طول می‌کشد تا انجام شود و اهمیت این کار برای دیگران در سازمان شما چقدر است. باید بدانید که اگر یک کاری را به موقع انجام ندهید، چه اتفاقی خواهد افتاد.

برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی بسیار مهم است؛ نه فقط برای اینکه یک سری از کارها و وظایف باید به موقع تحویل داده شود. برنامه‌ریزی روی روز شما، هفته شما و ماه شما تأثیر دارد. همچنین بر روی دیگر افراد، دیگر پروژه‌ها و دیگر برنامه‌ها و کارها مؤثر است. هر فردی در زمانی خاص از روز بیشترین و کمترین انرژی و کارآیی را برای انجام کار دارد. اینجاست که برنامه‌ریزی مناسب می‌تواند به کمکتان بیاید.

داشتن لیست انجام کار

لیست انجام کار که به‌درستی اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی شده باشد، راه خوبی برای جلوگیری از فراموشی انجام کارهای مهم است. همچنین با این کار دیگر لازم نیست تمام روز را به فکر انجام کارهای مختلف باشید. به یاد آوردن وظایف و فکر کردن به آنها انرژی زیادی می‌برد و شاید انجام این کار در تمام طول هفته بسیار خسته‌ کننده باشد. بنابراین داشتن یک لیست کار حرفه‌ای می‌تواند در زمان شما صرفه‌جویی و انرژی شما را ذخیره کند.

استراحت

برخلاف آن چیزی که به‌نظر می‌رسد، استراحت کردن یکی از مهارت‌های مهم مدیریت زمان است. شاید بعضی وقت‌ها کارکردن طولانی مدت و حذف کردن زمان‌های استراحت باعث افزایش کارآیی در کوتاه مدت شود، اما خستگی شما در آینده از کارآیی شما کم می‌کند. باید از کارکردن بیش از حد بپرهیزید و در برنامه‌ریزی خود حتماً زمان‌های استراحت درنظر بگیرید.

واگذار کردن کارها

برحسب کارهایی که انجام می‌دهید، شاید بتوانید یک سری از کارها را به دیگران واگذار کنید. دانستن اینکه چه کاری را در چه زمانی به چه کسی واگذار کنید، خودش یک مهارت است. بعضی افراد در برابر واگذار کردن کارها مقاومت می‌کنند، چون دوست دارند کنترل بیشتری بر روی کارها داشته باشند و یا با استخدام نکردن افراد پول بیشتری ذخیره کنند. در هر صورت این کار به کارآیی و بهره‌وری شما آسیب می‌زند و هزینه‌هایتان را بیشتر می‌کند.

به یاد داشته برای کسب مهارت مناسب و خوب در مدیریت زمان، باید این کارها چندین بار تکرار کنید. بهتر است با کارهای کمتری شروع کنید تا بتوانید در مدیریت آنها موفق شوید.

منبع:

managementstudyguide.com
indeed.com
freshbooks.com
dansilvestre.com
managementstudyguide.com
managementstudyguide.com

thebalancecareers