تکنیک‌های برنامه‌ریزی برای داشتن یک نقشه پروژه دقیق

آیا برای شما پیش آمده است که در طول روز چندین کار داشته باشید، ولی در انجام چند مورد از آن‌ها موفق ظاهر نشده باشید؟ اینجاست که تکنیک‌های برنامه‌ریزی به کار شما می‌آید. زمانی که نتوانید کارهایتان را در طول روز با موفقیت پشت سر بگذارید، تنها یک نشانه دارد و آن چیزی نیست جز یک برنامه‌ریزی نادرست! اگر در بین افرادی قرار می‌گیرید که روزهای شلوغی را پشت سر می‌گذارید، باید به دنبال یک برنامه‌ریزی اصولی و درست باشید. با یک برنامه‌ریزی می‌توانید زندگی خودتان را متحول و دگرگون کنید؛ البته به شرطی که اصولی باشد!

زمانی که کارها بدون برنامه رو به جلو بروند، در آن صورت شاهد بی‌نظمی و بی‌سامانی زیادی خواهید بود؛ در آن صورت کارها به صورت آشفته انجام خواهند شد و آن بهره‌وری لازم را به دلیل خستگی و فرسودگی بیش از حد نخواهید داشت. برای اینکه بتوانید در کارهایتان دست به مدیریت زمان بزنید، به شما پیشنهاد می‌کنیم برنامه‌ریزی را جدی بگیرید؛ چرا که زمان این قابلیت را دارد تا پیوند دهنده حال با آینده باشد. در این مقاله به بررسی تکنیک‌هایی می‌پردازیم که در برنامه‌ریزی باید به کار گرفته شوند؛ از این رو تا انتها ما را دنبال کنید.

آیا می‌دانید برنامه‌ریزی چیست؟

قبل از اینکه به بررسی تکنیک‌های برنامه‌ریزی بپردازیم، اجازه دهید شما را با تعریف مخصوص برنامه‌ریزی آشنا کنیم. برنامه‌ریزی به این معنا نیست که حجم انبوهی از کارها را در مدت زمان مشخصی انجام دهید، بلکه در اصل به این معناست که کارها به صورت کاملا منظم و دقیق انجام شده تا بتوان به آن هدف مورد نظر دست پیدا کرد. اهداف می‌تواند در شکل‌های روزانه یا هفتگی باشد. حالا که این تعریف را ارائه دادیم، راحت‌تر می‌توانید برای انجام کارها پیش‌قدم شوید. یک برنامه‌ریزی درست نیازمند مدیریت استراتژی است. با شناسایی پارامترهای استراتژیک می‌توانید آن‌ها را در کارهای روزمره‌تان جای دهید. در ادامه مطلب به اهمیت وجود برنامه‌ریزی خواهیم پرداخت.

برنامه‌ریزی چه اهمیتی دارد؟

آیا تا حالا این موضوع برایتان سوال شده است که چرا کارهای انجام‌شده توسط افراد موفق در طول روز مفیدتر هستند؟ همه چیز به هم شباهت دارند. آن‌ها هم 24 ساعت زمان در اختیار دارند و برای ما نیز به همین شکل است. پس چه پارامترهایی باعث ایجاد این همه تفاوت می‌شوند؟ تنها دلیلی که می‌توانیم برای این موضوع بیاوریم این بوده که این افراد زمان خود را مدیریت می‌کنند و به خوبی می‌دانند چگونه یک برنامه‌ریزی درست داشته باشند. دو مهارت مدیریت زمان و برنامه‌ریزی باعث خواهند شد تا افراد بهترین استفاده ممکن را از زمان خود داشته باشند. پشت برنامه‌ریزی اهداف گوناگونی پنهان شده‌اند که می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم:

• با کمک برنامه‌ریزی قصد مدیریت زمان را داریم.
• کارها منظم پیش خواهند رفت و با کمک تکنیک‌های مربوط می‌توان به نظم شخصی رسید.
• تمامی کارها به انجام می‌رسند.
• قدرت اراده و سرسختی خود را افزایش می‌دهیم.
• بر تنبلی می‌توانیم غلبه کنیم.

موارد ذکر شده تنها بخشی از فوایدی هستند که با استفاده از تکنیک برنامه‌ریزی می‌توانید به آن‌ها دست پیدا کنید.

با اهمیت برنامه‌ریزی روزانه آشنا شوید

زمانی که حرف از تکنیک‌های برنامه‌ریزی روزانه می‌شود، بدین معناست که فرد از فعالیت‌های روزمره خود نقشه‌برداری می‌کند. لیست روزانه می‌تواند شامل کارهای مختلفی همچون شکرگزاری، چگونگی داشتن روز خوب، رفتن به سرکار و… باشد. اگر برنامه خود را مرتب بنویسید، می‌توانید متوجه شوید که در عصر چه کاری باید انجام شود. یک سری از نکات وجود دارند که می‌توانید با کمک آن‌ها متوجه شوید برنامه‌ریزی روزانه تا چه حد برای نوجوانان اهمیت دارد. از جمله:

• در صورتی که برنامه‌ریزی روزانه وجود نداشته باشد، استرس در افراد افزایش پیدا می‌کند.
• برنامه‌ریزی می‌تواند به کمک شما بیاید تا با موانع راحت‌تر روبه‌رو شوید؛ چرا که با کمک برنامه‌ریزی پیش‌آمدهای احتمالی را در نظر گرفته و مطابق با آن جلو می‌روید.
• از برنامه‌ریزی می‌توانیم به عنوان یک تکنیک یاد کنیم که پیشرفت شما را ارزیابی می‌کند. در واقع مانند شاخص ارزیابی عمکرد مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در کل به کار گرفتن تکنیک‌های برنامه‌ریزی روزانه بسیار پراهمیت است؛ چرا که همین برنامه‌های کوچک هستند که لیست ماهانه افراد را می‌سازند. با کمک این کارهای کوچک، می‌توانیم به موفقیت دست پیدا کنیم.

جملاتی که توسط بزرگان درباره تکنیک برنامه‌ریزی گفته شده‌اند

یک سری از جملات درباره تکنیک برنامه‌ریزی وجود دارند که بزرگان آن‌ها را گفته‌اند؛ از جمله:

• اگر شما تصمیم نگیرید چگونه روزتان را بگذرانید، دیگران برای شما این کار را خواهند کرد. (جان سی مکسول، نویسنده کتاب برنامه‌ریزی روزانه)
• وقتی در نقشه اهداف خود شکست می‌خورید، در واقع برای شکست خوردن آماده شده‌اید. (بنجامین فرانکلین)
• یک هدف، بدون برنامه‌ریزی، تنها یک آرزوست. (آنتوان دوسنت اگزوپری)
• اگر ندانی به کدام سمت حرکت می‌کنی، به مقصد نخواهی رسید. (یوگی برا)
• برنامه‌ریزی در زندگی باعث می‌شود آینده را به حال بیاورید و در آن تغییر ایجاد کنید. (آلن لاکین)

آیا می‌دانید چرا برنامه‌ریزی نمی‌کنیم؟

آیا تا به حال این سوال برای شما پیش آمده است که چرا با وجود موفقیت‌های بسیار زیاد، به فکر برنامه‌ریزی نیستیم؟ عدم برنامه‌ریزی دلایل مختلفی را به خود اختصاص داده است که در ادامه چند نمونه از آن‌ها را نام خواهیم برد؛ پس همراه ما باشید.

از محدود شدن ترس داریم

اولین دلیل عدم استفاده از تکنیک برنامه‌ریزی این بوده که می‌ترسیم محدود شویم و از این طریق تفریحات خود را از دست دهیم. می‌ترسیم نتوانیم کارها را به صورت آزادانه انجام دهیم؛ اما به این شکل نیست. اگر برنامه‌ریزی درست باشد نه تنها محدود نخواهید شد، بلکه وقت بیشتری را برای انجام کارهایتان خواهید داشت. برنامه‌ریزی درست باعث می‌شود علاوه بر انجام کارهایتان، وقت کافی برای تفریح نیز داشته باشید. با برنامه‌ریزی مسیر موفقیت با قدرت و انگیزه بیشتری طی خواهد شد.

اگر عقب بیفتیم، دیگر ادامه نخواهیم داد

گاهی وقت‌ها در امتحان یک سوال را نمی‌دانیم و جواب را خالی می‌گذاریم. دلیل عدم برنامه‌ریزی نیز به خاطر همین موضوع است. وقتی نتوانیم کارهایمان را به پیش ببریم، دیگر بی‌خیال برنامه‌ریزی خواهیم شد و آن را رها می‌کنیم؛ پس می‌توانیم به این نتیجه دست پیدا کنیم که اگر در طول روز کاری را نتوانستید انجام دهید، بی‌خیال نشده و با قدرت بیشتری آن را جبران کنید.

علاقه‌ای به کارهای لیست برنامه‌ریزی نداریم

دلیل سوم عدم استفاده از تکنیک‌های برنامه‌ریزی این بوده که به کارهای داخل لیست علاقه‌ای نداریم. گاهی وقت‌ها لیست را طوری طراحی می‌کنید که تمامی کارهای سخت پشت سر یکدیگر قرار می‌گیرند. در این شرایط سریع خسته شده و دیگر رغبت برای ادامه دادن لیست پیدا نمی‌کنید.

کارهای موجود در برنامه زیاد هستند

گاهی وقت‌ها نیز کارهای چند روز را تنها به یک روز اختصاص می‌دهید. طبیعتا فرصت نمی‌کنید تمامی آن‌ها را انجام دهید و یا کیفیت بسیار افت پیدا خواهد کرد؛ پس لیست خود را به تناسب بنویسید.

مهم‌ترین اصل تکنیک برنامه‌ریزی چیست؟

برای یک برنامه‌ریزی حرفه‌ای باید از بهترین تکنیک استفاده کنید. مهم‌ترین اصلی که در تمامی برنامه‌ها به چشم می‌خورد، هدف است. در واقع ما لیستی از برنامه‌ها درست می‌کنیم تا بتوانیم به اهدافمان دست پیدا کنیم. اگر بخواهیم ساده‌تر بیان کنیم بدون وجود هدف، برنامه‌ای نیز در کار نخواهد بود. پس قبل از دست به قلم شدن برای نوشتن برنامه، هدف خودتان را دقیق و کاملا روشن مشخص کنید.

بزرگترین اشتباهی که ممکن است در تکنیک برنامه‌ریزی مرتکب شوید

اشتباهات مختلفی ممکن است در هنگام استفاده از تکنیک‌های برنامه‌ریزی رخ دهند. یکی از مهم‌ترین آن‌ها این بوده که لیست برنامه را مکتوب نمی‌کنید. مکتوب کردن شانس انجام کارها را تا چند برابر افزایش داده و این یک تحقیق ثابت‌شده است. با نوشتن برنامه در واقع در حال افزایش تعهد خود هستیم.

برنامه‌ریزی برای داشتن یک نقشه

چه اهدافی پشت برنامه‌ریزی وجود دارند؟

تکنیک برنامه‌ریزی یک وسیله برای رسیدن به هدف است. در واقع برنامه‌ریزی اهداف مختلفی را می‌طلبد که از جمله آن‌ها می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم:

• مسیر را تعیین می‌کند.
• محیط را تغییر می‌دهد.
• تاثیرات تغییر را کاهش می‌دهد.
• کارایی و اثربخشی را افزایش می‌دهد.

با آموزش برنامه‌ریزی همراه باشید

همانطور که متوجه شدید به کار بردن تکنیک برنامه‌ریزی دارای اهمیت زیادی است. برای اینکه بتوانید از مزایای برنامه‌ریزی بهره‌مند شوید، باید آموزش‌های مربوط را دنبال کنید که در ادامه چند نمونه از آن‌ها را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت.

تهیه یک چک لیست مناسب

مهم‌ترین راه برای استفاده از تکنیک برنامه‌ریزی این بوده که دست به تهیه یک چک لیست مناسب بزنید. برای این کار یک دفترچه تهیه کنید و کارهایی که احساس می‌کنید مهم هستند و در طول روز امکان فراموشی آن‌ها وجود دارد را یادداشت کنید. همچنین جلوی این یادداشت‌ها یک مربع بگذارید و با هر بار انجام دادن علامت تیک را بگذارید.

اولویت‌بندی کردن کارها

یکی از مهم‌ترین کارها در مدیریت پروژه این بوده که کارهایتان را اولویت‌بندی کنید. کارهایی که انجام دادن آن‌ها بسیار پراهمیت است را در ابتدای لیست قرار دهید. همچنین کارهایی که نیاز به انرژی بیشتری دارند نیز بهتر است در ابتدای لیست قرار بگیرند؛ چرا که در ابتدای روز انگیزه و انرژی بیشتری دارید.

طوری برنامه بریزید که قابل تغییر باشد

منظور از این تکنیک این بوده که اگر نتوانستید به هر دلیلی یکی از کارها را انجام دهید، خللی در برنامه شما به وجود نیاید. انجام ندادن یک کار نباید مانعی برای کارهای دیگر باشد. پس در هنگام برنامه‌ریزی انعطاف‌پذیری را فراموش نکنید. البته آموزش‌ها تنها به همین موارد ختم نمی‌شوند. در ادامه به صورت تیتروار می‌توانید این نکات مهم را مشاهده کنید:

• قورت دادن قورباغه را از یاد نبرید.
• مشخص کردن واضح برنامه باید در اولویت قرار بگیرد.
• استراحت دادن به خود را فراموش نکنید.
• برای زیبا کردن چک لیست اقدام کنید.
• اگر می‌خواهید، جریمه را هم به کار بگیرید.
• استفاده از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی بسیار مهم است.

چگونگی موفق شدن با کمک برنامه‌ریزی

شاید این سوال برای شما پیش بیاید که با کمک برنامه‌ریزی چگونه می‌توانیم به موفقیت دست پیدا کنیم. در پاسخ به این سوال باید بگوییم اگر از تکنیک‌های برنامه‌ریزی که در این مطلب گفته شد پیروی کنید، در آن صورت مسیر موفقیت برای شما بسیار هموار خواهد شد.

چگونگی عملی کردن تکنیک برنامه‌ریزی

خیلی از افراد برنامه می‌ریزند ولی نمی‌توانند از تکنیک موجود استفاده کرده و یا به عبارتی آن را عملی کنند؛ چرا که این افراد در طول زندگی خود مهارت‌های مختلف را آموزش ندیده‌اند. پس زمان آن‌ها نیز بیهوده طی خواهد شد. برای جلوگیری از این امر نیاز است تا آموزش‌هایی که ارائه دادیم را دنبال کنید.

استفاده از تکنیک برنامه‌ریزی برای نوجوانان

برنامه‌ریزی برای نوجوانان در مقایسه با برنامه‌ریزی بزرگان تفاوت‌های زیادی دارد. افراد نوجوان اشتباهات بیشتری را مرتکب می‌شوند. در واقع این اشتباهات به آن‌ها کمک خواهد کرد تا بهتر به موفقیت برسند. از رایج‌ترین اشتباهات می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• اولویت‌بندی مناسبی ندارند.
• به سمت علایق و استعدادهای خود نمی‌روند.
• مطالعه مناسب و کارآمدی ندارند.
• استراحت کافی را در برنامه خود نمی‌گنجانند.

استفاده از تکنیک برنامه‌ریزی برای کودکان

گاهی اوقات در خانواده‌ها هیچگونه تکنیک برنامه‌ریزی به چشم نمی‌خورد. نتیجه این امر هرج‌ومرج بسیار زیاد خواهد بود. برای اینکه بتوان کودکان را با اهمیت برنامه‌ریزی آشنا کرد، نیاز است تا والدین تکنیک‌های گوناگونی را به کار بگیرند. با این کار کودک متوجه می‌شود چه چیزهایی اهمیت دارد و چه چیزهایی چندان مهم نیستند. کودکان با برنامه‌ریزی روزانه می‌توانند اهمیت هدف را بیشتر بفهمند و اعتقادات خود را تقویت کنند. با آموزش برنامه‌ریزی به کودکان خود، آن‌ها را هدفمند پرورش دهید.

تکنیک برنامه‌ریزی درسی؛ بسیار پراهمیت!

یکی از راه‌هایی که با کمک آن می‌توان به موفقیت تحصیلی دست پیدا کرد، استفاده از تکنیک برنامه‌ریزی درسی است. یک برنامه‌ریزی درست می‌تواند راهگشای مشکلات فراوانی باشد. اگر یک برنامه درست بریزید و برای انجام این برنامه انرژی و زمان لازم را بگذارید، بدون شک می‌توانید تاثیر آن را در دروس خود مشاهده کنید.

اگر یک برنامه‌ریزی فوق‌العاده می‌خواهید، باید از تکنیک‌های برنامه‌ریزی هم استفاده کنید.

چگونه برای یک پروژه برنامه‌ریزی می‌کنید؟ بیشتر مدیر پروژه‌ها با یک لپ‌تاپ و چند عدد استیکی نوت سعی دارند یک سری اطلاعات را به نقشه و برنامه‌ریزی تبدیل کنند. البته هیچ ایرادی در استفاده از لپ‌تاپ و استیکی نوت وجود ندارد. اینکه می‌خواهید همه‌ٔ کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید، ایراد کار است. اگر یک برنامه‌ریزی فوق‌العاده می‌خواهید، باید از تکنیک‌های برنامه‌ریزی هم استفاده کنید و البته این کار به تنهایی شدنی نیست.

اگر قصد دارید یک پروژه را مدیریت کنید، بهتر است تکنیک‌های این مطلب را مطالعه کنید تا بتوانید مدیریت و برنامه‌ریزی خوبی داشته باشید.

۵ تکنیک برنامه‌ریزی

۱. گروهی کار کنید

این موضوع را درنظر داشته باشید که به عنوان بک مدیر پروژه لازم نیست همهٔ کارها را خودتان انجام دهید؛ برای همین است که شما یک تیم دارید. تیم پروژه شما از متخصصانی تشکیل شده است کار را به خوبی انجام می‌دهند. پس هنگامی می‌خواهید مدت زمان انجام پروژه را تخمین بزنید، بهتر است از آنها کمک بگیرید. با کار کنار یکدیگر قادر خواهید بود سریع‌تر و دقیق‌تر برنامه‌ٔ خود را طرح‌ریزی کنید و ریسک فراموش کردن وظایف را به حداقل برسانید.

۲. از ساختار شکست کار استفاده کنید

ساختار شکست کار (WBS) راهی برای خلق نقشهٔ بصری پروژهٔ شما است. ساختار شکست کار نقشهٔ پروژهٔ شما را به قسمت‌ها و بخش‌های کوچک‌تری تقسیم می‌کند. اولویت اول مدیران پروژه برای استفاده از WBS این است که مطمئن شوند تیم چیزی را فراموش نکند؛ به عبارت دیگر تمام جنبه‌ها و بخش‌های پروژه در برنامه وجود داشته باشد. داشتن این نقشهٔ بصری راه خوبی است که مطمئن شوید چیزی را از قلم نینداخته‌اید.

همچنین، ساختار شکست کار ابزار خوبی برای کسانی است که بصری فکر می‌کنند. با این حال، اگر خودتان دوست ندارید از تصاویر و عکس‌ها استفاه کنید، بهتر است از این روش به خاطر سایر اعضای تیم خود هم که شده استفاده کنید.

۳. از نقشه ذهنی استفاده کنید

نرم‌افزارهای نقشه ذهنی فقط برای دریافت ایده‌ها در طول جلسات تفکر خلاق نیست. می‌توانید از نقشه ذهنی برای ایجاد برنامه در پروژه‌های خود استفاده کنید.

ساختار شکست کار خود را بردارید و  اولویت‌های وظایف خود را به بخش‌های روی نقشه اضافه کنید. وقتی که تاریخ شروع و تاریخ پایان وظایف را ایجاد کردید، منابع لازم را هم نام ببرید تا ابزاری همچون iMindQ جدول شما را ایجاد کند.

۴. یک پیش‌نویس تهیه کنید

برنامه و نقشه خود را به محض پایان جدول نقشه ذهنی خود منتشر نکنید. بگذارید مدتی از کارتان بگذرد. یک پیش‌نویس برای تیم پروژه‌تان تهیه کنید و اجازه دهید آنها هم به این برنامه نگاهی بیندازند. آنها می‌توانند نکاتی را به نقشه و برنامه شما اضافه کنند.

فقط زمانی نسخه نهایی را منتشر کنید که همه اعضای تیمتان بر سر این نقشه به تفاهم رسیده باشند.

۵. برنامه خود را منتشر کنید

زمانی که از برنامه و نقشه نهایی خود راضی بودید، آن را به صورت گسترده منتشر کنید. تمام اعضای تیم شما باید بدانند که چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهند، باید بدانند چه انتظاری از آنها می‌رود. به آنها نشان دهید که این نسخه نهایی و قطعی برنامه شما است و هیج تغییری در آن ایجاد نخواهد شد. از طریق ابزارهای اشتراک پروژه و ایمیل می‌توانید نسخه نهایی برنامه و نقشه خود را به دیگران برسانید.

بنابراین، متوجه شدیم که پنج قدم کار گروهی، استفاده از ساختار شکست کار، استفاده از نقشه ذهنی، تهیه پیش‌نویس و انتشار آن به تمام اعضای تیم از تکنیک‌های برنامه‌ریزی برای داشتن یک برنامه و نقشه خوب برای شروع و به سرانجام رساندن یک پروژه است. اگر مدیر یک پروژه هستید، حتماً از این ۵ قدم برای برنامه‌ریزی استفاده کنید.

منبع: pmtips