اگر یک برنامه‌ریزی فوق‌العاده می‌خواهید، باید از تکنیک‌های برنامه‌ریزی هم استفاده کنید.

چگونه برای یک پروژه برنامه‌ریزی می‌کنید؟ بیشتر مدیر پروژه‌ها با یک لپ‌تاپ و چند عدد استیکی نوت سعی دارند یک سری اطلاعات را به نقشه و برنامه‌ریزی تبدیل کنند. البته هیچ ایرادی در استفاده از لپ‌تاپ و استیکی نوت وجود ندارد. اینکه می‌خواهید همه‌ٔ کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید، ایراد کار است. اگر یک برنامه‌ریزی فوق‌العاده می‌خواهید، باید از تکنیک‌های برنامه‌ریزی هم استفاده کنید و البته این کار به تنهایی شدنی نیست.

اگر قصد دارید یک پروژه را مدیریت کنید، بهتر است تکنیک‌های این مطلب را مطالعه کنید تا بتوانید مدیریت و برنامه‌ریزی خوبی داشته باشید.

تکنیک‌های برنامه‌ریزی برای داشتن یک نقشه پروژه دقیق

۵ تکنیک برنامه‌ریزی

۱. گروهی کار کنید

این موضوع را درنظر داشته باشید که به عنوان بک مدیر پروژه لازم نیست همهٔ کارها را خودتان انجام دهید؛ برای همین است که شما یک تیم دارید. تیم پروژه شما از متخصصانی تشکیل شده است کار را به خوبی انجام می‌دهند. پس هنگامی می‌خواهید مدت زمان انجام پروژه را تخمین بزنید، بهتر است از آنها کمک بگیرید. با کار کنار یکدیگر قادر خواهید بود سریع‌تر و دقیق‌تر برنامه‌ٔ خود را طرح‌ریزی کنید و ریسک فراموش کردن وظایف را به حداقل برسانید.

۲. از ساختار شکست کار استفاده کنید

ساختار شکست کار (WBS) راهی برای خلق نقشهٔ بصری پروژهٔ شما است. ساختار شکست کار نقشهٔ پروژهٔ شما را به قسمت‌ها و بخش‌های کوچک‌تری تقسیم می‌کند. اولویت اول مدیران پروژه برای استفاده از WBS این است که مطمئن شوند تیم چیزی را فراموش نکند؛ به عبارت دیگر تمام جنبه‌ها و بخش‌های پروژه در برنامه وجود داشته باشد. داشتن این نقشهٔ بصری راه خوبی است که مطمئن شوید چیزی را از قلم نینداخته‌اید.

همچنین، ساختار شکست کار ابزار خوبی برای کسانی است که بصری فکر می‌کنند. با این حال، اگر خودتان دوست ندارید از تصاویر و عکس‌ها استفاه کنید، بهتر است از این روش به خاطر سایر اعضای تیم خود هم که شده استفاده کنید.

۳. از نقشه ذهنی استفاده کنید

نرم‌افزارهای نقشه ذهنی فقط برای دریافت ایده‌ها در طول جلسات تفکر خلاق نیست. می‌توانید از نقشه ذهنی برای ایجاد برنامه در پروژه‌های خود استفاده کنید.

ساختار شکست کار خود را بردارید و  اولویت‌های وظایف خود را به بخش‌های روی نقشه اضافه کنید. وقتی که تاریخ شروع و تاریخ پایان وظایف را ایجاد کردید، منابع لازم را هم نام ببرید تا ابزاری همچون iMindQ جدول شما را ایجاد کند.

۴. یک پیش‌نویس تهیه کنید

برنامه و نقشه خود را به محض پایان جدول نقشه ذهنی خود منتشر نکنید. بگذارید مدتی از کارتان بگذرد. یک پیش‌نویس برای تیم پروژه‌تان تهیه کنید و اجازه دهید آنها هم به این برنامه نگاهی بیندازند. آنها می‌توانند نکاتی را به نقشه و برنامه شما اضافه کنند.

فقط زمانی نسخه نهایی را منتشر کنید که همه اعضای تیمتان بر سر این نقشه به تفاهم رسیده باشند.

۵. برنامه خود را منتشر کنید

زمانی که از برنامه و نقشه نهایی خود راضی بودید، آن را به صورت گسترده منتشر کنید. تمام اعضای تیم شما باید بدانند که چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهند، باید بدانند چه انتظاری از آنها می‌رود. به آنها نشان دهید که این نسخه نهایی و قطعی برنامه شما است و هیج تغییری در آن ایجاد نخواهد شد. از طریق ابزارهای اشتراک پروژه و ایمیل می‌توانید نسخه نهایی برنامه و نقشه خود را به دیگران برسانید.

بنابراین، متوجه شدیم که پنج قدم کار گروهی، استفاده از ساختار شکست کار، استفاده از نقشه ذهنی، تهیه پیش‌نویس و انتشار آن به تمام اعضای تیم از تکنیک‌های برنامه‌ریزی برای داشتن یک برنامه و نقشه خوب برای شروع و به سرانجام رساندن یک پروژه است. اگر مدیر یک پروژه هستید، حتماً از این ۵ قدم برای برنامه‌ریزی استفاده کنید.

منبع: pmtips

نوشته‌های تازه

بیشتر بخوانید  اصول و تکنیک‌های نظارت

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها