ویژگی‌های یک برنامه‌ریزی خوب برای سازمان‌ چیست؟

اهمیت برنامه ریزی مناسب

در زندگی هر شخصی مواردی همچون: کار، درس، خانواده، دوستان و کارهای روزمره زیادی وجود دارد که باید به همه ی آن ها رسید و بین آن ها تعادل خاصی را برقرار کرد. علاوه بر این موارد شما به زمانی برای توجه و رسیدن به خود احتیاج دارید. تنها راه حل برای دست یابی به یک تعادل و توجه به تمام موارد مذکور، داشتن یک برنامه‌ریزی خوب است. با تنظیم یک برنامه ریزی صحیح و مناسب به راحتی قادر خواهید بود به مدیریت و کنترل کارهای خود بپردازید. علاوه بر آن، می توانید به اولویت بندی اهداف خود و تفکیک آن ها از هم اقدام نمایید. در این مقاله به شیوه ها و موارد قابل توجه در هنگام تنظیم یک برنامه ریزی کارآمد پرداخته ایم.

قبل از تهیه و تنظیم برنامه ریزی باید از کارهای روزانه خود اطلاع داشته باشید. به طور مثال؛ در هنگام تنظیم برنامه ریزی مدت زمان حضور خود را در دانشگاه یا سرکار مدنظر قرار دهید و برای وقت های آزاد خود یک برنامه ریزی مناسب و تصمیم درست داشته باشید.

برای طرح ریزی یک برنامه روزانه باید به چه مواردی توجه کرد؟

مشخص کردن چگونگی گذراندن روز

قبل از تهیه و تنظیم یک برنامه‌ریزی خوب باید از کارهای روزانه خود اطلاع داشته باشید. به طور مثال؛ در هنگام تنظیم برنامه ریزی مدت زمان حضور خود را در دانشگاه یا سرکار مدنظر قرار دهید و برای وقت های آزاد خود یک برنامه ریزی مناسب و تصمیم درست داشته باشید.

زمانی را به منظور بررسی کارها و فعالیت های خود در نظر بگیرید. کارها و فعالیت های خود و همچنین، زمان ها و اوقات خالی خود را یادداشت نمایید. همچنین یادداشت کنید که اوقات خود را به چه کاری اختصاص می دهید. در واقع در قدم اول تنظیم یک برنامه ریزی مناسب، تهیه یک فهرست جامع از تمام فعالیت های روزانه خود و مدت زمان آن ها لازم است.

مشخص کردن مدت زمان تقریبی رفت و آمد برای دانشگاه، کار و … در برنامه ریزی خود

ما بخشی از زمان خود را در طی رفت و آمد به محل کار یا دانشگاه خود سپری می کنیم. در هنگام برنامه ریزی توجه به این مورد ضروری است. دقت و توجه به این گونه زمان ها باعث تنظیم یک برنامه ریزی مناسب و کارآمد خواهد شد.

 تعیین کردن بهترین زمان ها با بیشترین انگیزه و بهره وری

ترتیب انجام کارها و توجه به آن ها در هنگام برنامه ریزی بسیار حائز اهمیت است. انجام کارهای مهم خود را به زمان هایی اختصاص دهید که از بهره وری و تمرکز بیشتری برخوردار هستید. هر شخصی در طی زمان خاصی بهره وری بالایی دارد و باید به ابن مورد توجه بسیار نماید. به همین خاطر بهتر است زمان انجام کارهای خود را بنابر آن تنظیم نماید.

توجه کردن به عادت های خود

در هنگام انجام کارها به این نتیجه می رسیم که عادت های ما می تواند زندگی ما را تحت تاثیر قرار دهد. در واقع عادت های بد بر عملکرد ما در انجام برنامه ریزی تاثیر منفی خواهند گذاشت. اما در مقابل عادت های خوب و سودمند موجب عملکرد سریع و مثبت ما در انجام برنامه ریزی خواهند شد. به همین دلیل، شناسایی عادت های سودمند و آسیب رسان در هنگام برنامه ریزی ضروری است.

به طور مثال، ممکن است عادت هایی همچون: رسیدگی به امور دیگران یا صرف مدت زمان زیادی جهت کارهای مورد علاقه هایتان شما را از انجام دیگر کارها غافل نماید. پس لازم است که به تاثیر عادت ها بر زندگی خود آگاه باشید.

جهت استفاده بهتر از زمان خود ابتدا عادت های آسیب رسان را شناسایی کنید و سپس به دنبال پیدا کردن روش های جایگزین باشید‌. این نوع روش های جایگزین ممکن است کم کردن زمان انجام بازی های ویدئویی یا دیگر امور باشد. انجام این امور بد نیست اما بهتر است اولویت بندی های خود را در انجام امور روزمره خود فراموش نکنید. همچنین بهتر است در هنگام برنامه ریزی به بعضی از خواسته های دیگران ” نه ” بگویید!

استفاده از زمان به بهترین شکل

برخی از امور در زندگی، بیهوده و اتلاف وقت به نظر می رسد، در حالیکه انجام برخی از آن ها در زندگی لازم است. به برنامه ی خود دقت کنید که چه کارهایی اتلاف وقت است که آن ها را کنار بگذارید. اگر متوجه شدید که انجام برخی امور از الزامات زندگی شماست و اتلاف وقت به نظر نمی رسد، سعی کنید که از وقت های مرده خود استفاده نمایید. به طور مثال، زمان صرف صبحانه خود را همزمان با رفتن سر کار قرار دهید.

تنظیم برنامه ریزی از شب قبل

بهتر است برنامه روزانه ی خود را از قبل بچینید. نداشتن تجربه ممکن است که تنظیم برنامه ریزی مناسب و کارآمد را برای شما زمان‌بر سازد. همانطور که از قبل گفته شد، در انجام برنامه ریزی به اولویت بندی و مدت زمان امور دقت داشته باشید و لیستی از آن ها را برای خود تهیه کنید. سعی کنید برنامه ی شما به گونه ای باشد که بتوانید در ترتیب کارها جابه جایی انجام دهید و به نوعی انعطاف پذیر باشد‌.

برقراری تعادل میان وظایف روزمره و اهداف بلندمدت

گنجاندن کارهای تاثیرگذاردر برنامه ریزی در تحقق اهداف بلند مدت

گاهی اوقات شناسایی و تشخیص کارها در طول روز دشوار به نظر می رسد. چرا که بعضی مواقع درک هدف و خواسته خود در طول روز سخت خواهد بود. در طول روز ممکن است ما به انجام اموری می پردازیم که در تحقق اهداف بلند مدت خود تاثیری نخواهند داشت. به همین خاطر لازم است که میان این دو به تعادل رسید.

از اهداف بلند مدت خود یک لیست تهیه نمایید؛ شغل دلخواه خود، افرادی که مایل به ارتباط بیشتر با آن ها هستید و … را برای خود در یک برگه یادداشت نمایید.

همچنین علاوه بر آن، به اموری که بر انجام برنامه ریزی شما سرعت می بخشند و به عبارتی به شما انگیزه یا یاری می دهند نیز توجه کنید و فهرستی از آن ها تهیه نمایید.

 تفکیک انتظارات از خود

مشورت با دیگران در هنگام تعیین اهداف کار اشتباهی نیست اما بهتر است در تعیین اهداف خود بیشتر علایق خود را مدنظر قرار دهید. بخشی از برنامه ریزی روزانه ممکن است تاثیری بر اهداف بلندمدت شما نداشته باشد اما جزئی از زندگی روزمره شما خواهد بود.

گاهی اوقات پدر و مادرها از فرزندان خود می خواهند در مسیر رسیدن به شغل وکالت یا پزشکی قرار گیرند، در حالی که ممکن است خلاف خواسته ی درونی شخص باشد. در این گونه مواقع فرد باید با پدر و مادر خود در مورد علایقش صحبت کند. زندگی با خواسته و نظر دیگران ممکن است شادی و خوشحالی درونی را برای شما به ارمغان نیاورد. پس بهتر است در درجه اول خواسته و میل درونی خود را مدنظر قرار دهید و جهت دست یابی به آن یک برنامه ریزی مناسب داشته باشید.

پس از تعیین اهداف سعی کنید با انتظارات دیگران از شما هماهنگ شوید. چرا که شما نمی توانید از انتظارات دیگران از شما چشم پوشی کنید و آن ها را نادیده بگیرید. 

اولویت بندی کارها

انجام امور دارای اولویت بندی خاصی هستند. در انجام بعضی از کارها نباید وقفه ایجاد کرد اما انجام تعدادی از کارها را می توان به زمان دیگر موکول کرد. پس اولویت بندی را در تهیه یک برنامه ریزی مناسب فراموش نکنید و پس از آن به مدیریت زمان بپردازید.

در کنار کارها و وظایف از پیش تعیین شده، اتفاقات غیرمترقبه ای وجود دارد. بهتر است در هر برنامه ریزی زمان کافی را به این گونه کارها اختصاص دهید. خود را برای آن ها آماده کنید تا در روند انجام برنامه ریزی شما خللی ایجاد نکنند.

قرار دادن وقت های آزاد با وقفه های مناسب برای اتفاقات پیش بینی نشده بهترین کار است. این امر به برنامه ریزی شما انعطاف خاصی می بخشد و باعث می شود که یک برنامه ریزی مناسب و کاملی داشته باشید. 

ثبت برنامه روزی

انتخاب بهترین ابزار برای ثبت برنامه

برنامه ریزی خود را بنویسید و مطابق با آن پیش بروید. چرا که نوشتن برنامه ریزی به شما این امکان را می دهد که آن را مرور کنید و همچنین احتمال فراموشی و نادیده گرفتن آن کمتر خواهد شد.

می توانید برای نوشتن برنامه ریزی و نگهداری آن از رایانه، لپ تاپ یا انواعی از اپلیکیشن های گوشی استفاده کنید. یا جهت یادآوری کارهای خود از آلارم گوشی کمک بگیرید.

 تقسیم بندی روز به بخش های ۳۰ دقیقه ای

جهت تخصیص زمان برای انجام کارهای خود روز خود را به بخش های نیم ساعته تقسیم کنید. سپس مشخص کنید که برای انجام هر کاری چند بخش نیاز هست.

اولویت قراردادن کارهای ضروری

برنامه ریزی خود را به گونه ای تنظیم کنید که ابتدا کارهای ضروری و غیر قابل حذف قرار داشته باشند. سپس دیگر کارها را بعد از آن انجام دهید. تا اگر احیاناً زمان کافی برای انجام دیگر امور نداشتید دچار اضطراب نشوید.

 غافل نشدن از وقت های آزاد انعطاف پذیر

پس از تعیین اهداف و وظایف خود و مشخص کردن مدت زمان انجام آن ها وقت های خالی روز خود را نیز مشخص کنید. در واقع شما برای این نوع از وقت ها فعالیتی تعیین نکرده اید. می توانید با صلاح دید خود در این زمان ها به انجام اموری بپردازید که شما را در تحقق اهداف بلندمدت یاری نمایند. همچنین می توانید آن را به انجام امور دقیقه نودی یا اتفاقات پیش بینی نشده اختصاص دهید.

مرور پیوسته برنامه

اگر برنامه ریزی خود را به صورت مرتب و پیوسته مرور کنید احتمال فراموشی آن کمتر می شود و کارهایتان برای شما یادآوری خواهد شد. همچنین مرور برنامه ریزی به شما کمک می کند که برای هر فعالیتی زمان زیادی را صرف ننمایید و مطابق با برنامه و مدت زمان تعیین شده آن پیش بروید.

 وجود امکان اصلاح برنامه ریزی

برنامه ریزی قابل تغییر است. امکان اصلاح و جا‌به‌جایی کارها وجود دارد. می توانید به صلاح دید خود در برنامه خود تغییر ایجاد کنید. در اصلاح و تغییر برنامه خود به اهداف بلندمدت خود توجه داشته باشید و آن ها را نادیده نگیرید.

اختصاص زمانی به خود

 مراقب از سلامتی خود

هدف از برنامه ریزی دست یابی به خواسته های اجتماعی و بهره وری بیشتر و همچنین، حفظ سلامتی و شادی شخص می باشد. بنابر تحقیقات و پژوهش های انجام شده، دانشجویان با اختصاص زمانی به خود بهتر توانسته اند بر اضطراب خود غلبه کنند و در نتیجه نمرات بهتری را کسب نموده اند.

افرادی که زمان مشخصی را به منظور مراقبت از خود تخصیص می دهند؛ در طی این مدت به انجام اعمالی همچون: مدیتیشن، مراقبه، چرت، خواب، انجام بازی های ویدئویی و یا ملاقات با دوستان می پردازند. علایق افراد متفاوت است. هر کاری که به شما روحیه می دهد و موجب برطرف نمودن اضطراب شما خواهد شد، آن را در طول این مدت مشخص شده انجام دهید.

برنامه ریزی جهت اختصاص زمان به خود

برای انجام امور مورد علاقه خود برنامه ریزی کنید. چرا که ممکن است برای این فعالیت ها زمان زیادی را صرف نمایید و از انجام دیگر کارها غافل بمانید.

انجام هر کاری که به شما انگیزه  و حس لذت می دهد را در برنامه ی خود بگنجانید. پس با قرار دادن کارهای مورد علاقه خود در برنامه ریزی می توانید انجام کارهای ضروری و دشوار را برای خود آسان تر نمایید.

پاداش دادن به خود

هنگامی که مطابق برنامه ریزی انجام شده پیش می روید و توانسته اید که فعالیت ها و وظایف تعیین شده را انجام دهید، وقت آن است که از خود قدردانی کنید و به خود پاداش دهید. پاداش به خود موجب بالا رفتن روحیه و حس اعتماد به نفس خواهد شد. به عنوان مثال؛ دعوت خود به صرف یک خوراکی مورد علاقه تان می تواند یک پاداش و جایزه برای شما باشد. با پاداش به خود می توانید در وجود خود تغییرات مثبت ایجاد نمایید. 

همانطور که گفته شد، اهمیت و توجه به خود از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و در انجام یک برنامه ریزی مناسب و کارآمد نباید به آن بی توجه بود.

مدیران با ایده‌ی دستیابی به اهداف سازمان، در فرآیند برنامه‌ریزی شرکت می‌کنند

برنامه‌ریزی یک سلسله عملیات منظم، سیستماتیک و مرتبط با یکدیگر است که به منظور دستیابی به یک سری اهداف معین و مشخص توسط یک نهاد، سازمان و یا دولت برای مدتی معین انجام می‌گیرد. مدیران با ایده‌ی دستیابی به اهداف سازمان، در فرآیند برنامه‌ریزی شرکت می‌کنند. برنامه‌ای خوب است که بتواند آن‌ها را در تکمیل این اهداف سازمانی یاری دهد. در این مقاله به بررسی برخی از ویژگی‌هایی که یک برنامه‌ریزی خوب باید داشته باشد می‌پردازیم.

ویژگی‌های برنامه‌ریزی خوب

۱) هدف را تعریف کند: هدف مقصد نهایی تمام فعالیت‌هایی است که انجام می‌دهیم. اهداف باید به‌طور واضح و مشخص بیان شود به طوری که تمام افراد سازمان قادر به درک آن باشند. اهداف کلی مثل دل‌گرمی و روحیه دادن یا افزایش سود دارای ماهیت مبهمی هستند و به برنامه‌ریزی و مراحله‌بندی مشخص توجهی ندارند. اما در صورت امکان باید آن‌ها را تعیین نمود.

۲) ساده باشد: اگر برنامه‌ریزی که ارائه می‌شود توسط پرسنل سازمان قابل فهم نباشد یا پیچیده باشد، ممکن است برای کسانی که کار به آن‌ها واگذار شده مشکلاتی پیش بیاد. یک برنامه‌ریزی خوب باید ساده و جامع باشد در این صورت تمام کارکنان شرکت می‌توانند اهمیت آن را درک کنند و به راحتی آن را عملی کنند که در نهایت باعث می‌شود به هدف مطلوب برسند.

۳) جامع باشد:‌ یک برنامه‌ی خوب باید تمام موارد موردنیاز برای رسیدن اهداف اصلی شرکت را داشته باشد. اگر برای کل سازمان یک برنامه‌ی برجسته و عالی تهیه شود مفیدتر خواهد بود.

۴) انعطاف‌پذیر باشد: برنامه‌ی انعطاف‌پذیر می‌تواند تعییرات را بدون هیچ تأخیری تنظیم کند. بنابراین، برنامه‌ریزی نباید سفت و سخت باشد، بلکه باید به اندازه کافی باز و گسترده باشد تا بتواند با چالش‌ها و بلاتکلیفی‌های آینده مواجه شود. به عبارت دیگر باید بتواند پاسخگوی شرایط تغییریافته باشد تا اگر در آینده اتفاق غیرقابل پیش‌بینی‌ای افتاد با برنامه‌ریزی خوب شرایط را اصلاح کنند.

۵) اقتصادی باشد: یک برنامه‌ی خوب باید درنظر داشته باشد که از منابع موجود به‌طور بهینه استفاده کند. این برنامه همچنین باید هزینه‌های خود را بهبود ببخشد و کمترین هزینه‌ی عملیاتی را به همراه آورد.

۶) استانداردها را داشته باشد: ابتدا باید استانداردهایی را که قرار است به‌دست آورید تنظیم کنید. سپس عملکردهای واقعی با این استانداردها مقایسه و انحرافات در صورت وجود نوشته می‌شود.

۷) متعادل باشد: لازم است اطمینان حاصل کنید که تناسب و هماهنگی خوبی بین انواع مختلف برنامه‌ریزی مثل برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت و برنامه‌ریزی بخش‌های مختلف وجود دارد. یک شرکت تجاری معمولاً دارای تعدادی بخش تولید، بازاریابی، مالی و … است که هر بخش برنامه‌های خود را تنظیم می‌کند. این وظیفه مدیریت است که ببیند همه این نقشه‌ها به خوبی متعادل هستند یا نه.

۸) قابل اجرا باشد: یک برنامه‌ریزی خوب فقط در صورتی ارزش دارد که قابل‌اجرا و واقع بین باشد. محدودیت‌های برنامه‌ریزی باید تدوین شود. اگر یک برنامه از لحاظ تئوری خوب اما در عمل بد باشد هیچ فایده‌ای ندارد و در صورتی که نتواند به نتایج مطلوب برسد منجر به ناکامی در تمام سطوح سازمان می‌شود.

۹) واحد و تک باشد: برنامه‌ریزی توسط مدیران بخش‌های مختلف و در زمان‌های مختلف آغاز می‌شود. یک برنامه‌ی خوب لازم است تمام این بخش‌ها را دربر بگیرد، ثبات خود را حفظ کند و بر هدف خود متمرکز شود. 

۱۰) محدودیت زمانی داشته باشد: زمان مجاز برای دستیابی به اهداف باید منطقی باشد، حتی اگر برنامه‌ریزی برای پیش‌بینی آینده نیز تلاش کند. برنامه‌ریزی بلندمدت عدم قطعیت بیشتری دارد. ازاین‌رو، مدت زمان درنظر گرفته شده باید معقول و به‌طور منطقی پایدار باشد.                      

۱۱) امکان ارزیابی کار را داشته باشد: یک برنامه‌ی مطلوب باید این امکان را داشته باشد تا پیشرفت و پسرفت کارهای شما را نشان دهد. یعنی نقطه‌ی شروع را مشخص کرده باشد و در طی مسیر بدانید که کدام بخش را به‌درستی انجام داده‌اید و در انجام کدام بخش‌ها موفق نبوده‌اید تا بتوانید نقاط ضعف را برطرف کنید و آن‌ها را به پیشرفت تبدیل کنید.

منبع: businessmanagementideas