مدیریت وظیفه چیست؟ ۳ روش محبوب مدیریت وظیفه را بشناسید

یکی از اصلی‌ترین چالش‌های مدیران سازمان‌ها نحوه مواجهه با مشکلات کسب و کار و خلاقیت برای حل آن‌ها است. مدیریت وظیفه متشکل از اصولی است که مدیران را برای مواجهه با مشکلات کسب و کار خود آماده می‌کند. مدیریت وظیفه شامل چهار وظیفه عمده، برنامه ریزی (Planning)، سازماندهی (Organizing)، رهبری (Leading)، کنترل (Controlling) است. این چهار وظیفه در کنار یکدیگر چارچوب P-O-L-C را تشکیل می‌دهند.

چارچوب P-O-L-C چیست؟

همانطور که گفته شد مدیریت وظیفه متشکل از چهار وظیفه عمده است.

1. برنامه ریزی که شامل تعریف چشم انداز، تعریف ماموریت سازمان، تعیین اهداف و استراتژی و برنامه عملی برای دستیابی به این اهداف است.
2. سازماندهی که شامل فرموله کردن و نظم بخشیدن به ساختار سازمانی از طریق تخصیص منابع و طراحی شغلی است.
3. رهبری که شامل هدایت و مدیریت، جهت دهی و انگیزه دهی به فعالیت کارکنان و ایجاد هماهنگی و ارتباط میان آن‌ها است.
4. کنترل که شامل ارزیابی و مرور فرآیندها و انجام اقدامات اصلاحی در جهت بهبود آن‌ها است.

برنامه ریزی در مدیریت وظیفه

در برنامه ریزی که اولین و مهم‌ترین مولفه در مدیریت وظیفه است، مدیریت استراتژی ابتدا اهداف سازمان را تعیین کرده و سپس برای دستیابی به این اهداف مسیر مشخصی ترسیم می‌کند. مدیریت استراتژی یا هر مدیر دیگری که نقش برنامه ریز را در این وظیفه ایفا می‌کند باید از شرایط محیطی مطلع باشد. همچنین برنامه ریز باید قدرت تجزیه و تحلیل شرایط فعلی و پیش‌بینی آینده را هم داشته باشد.

در برنامه ریزی ماموریت‌ها انتخاب شده و سپس تصمیمات، اهداف و اقداماتی برای دستیابی به ماموریت‌ها اتخاذ می‌شود. در نتیجه مدیریت وظیفه مستلزم تصمیم گیری است.

برنامه ریزی همچنین شامل تعیین موقعیت و وضعیت سازمان در آینده است. مدیران سازمان به این واسطه در جهت بهبود وضعیت کسب و کار خود در آینده تلاش می‌کنند. این امر به اثربخش بودن فعالیت‌های مدیریت کمک می‌کند.

فرآیند برنامه ریزی در مدیریت وظیفه شامل مراحل زیر است:

• انتخاب اهداف سازمان.
• ایجاد اهداف برای تمام واحدهای سازمان.
• ایجاد برنامه‌هایی برای دستیابی به اهداف به طور سیستماتیک.

انواع برنامه ریزی

برنامه ریزی در مدیریت وظیفه به چند دسته تقسیم می‌شود:

• برنامه ریزی استراتژیک: در برنامه ریزی استراتژیک که توسط مدیریت استراتژی انجام می‌شود، فرصت‌ها و تهدیدهای رقابتی سازمان تجزیه و تحلیل شده و نقاط ضعف و قوت سازمان نیز شناسایی می‌شود. این برنامه ریزی همچنین موقعیت‌های رقابتی سازمان را نیز تعیین می‌کند.
• برنامه ریزی تاکتیکی: برنامه ریزی تاکتیکی که اغلب توسط مدیران سطح متوسط انجام می‌شود، طرح‌هایی را برای برنامه ریزی استراتژیک آماده می‌کند. این برنامه ریزی در جهت دستیابی به اهداف کوتاه مدت است.
• برنامه ریزی عملی: این برنامه‌ها نیز مانند برنامه ریزی‌های تاکتیکی کوتاه مدت هستند. برنامه‌های عملی تمام فعالیت‌ها سازمان را تحت پوشش قرار داده و اقداماتی اجرا می‌کنند که باعث هدایت سازمان در مسیر دستیابی به برنامه‌های استراتژیک می‌شود.

سازماندهی در مدیریت وظیفه

مرحله دوم مدیریت وظیفه، سازماندهی است. یک مدیر پس از ایجاد برنامه کاری باید به سازماندهی افراد و سایر منابع بپردازد. سازماندهی است که با ایجاد هماهنگی میان تجهیزات و افراد در چرخه مدیریت، برنامه را عملی می‌کند. سازماندهی باید طوری انجام شود که علاوه بر افراد، منابع و امکانات فیزیکی را نیز دربر بگیرد تا به این ترتیب با کمترین میزان هزینه، درآمد را به حداکثر برساند.

سازماندهی را می‌تواند عامل نظم بخشی به فرآیندهای توزیع کار و منابع برنامه ریزی شده در مدیریت وظیفه دانست. سازماندهی با هماهنگی و نظمی که میان اعضای سازمان برقرار می‌کند، باعث دستیابی به اهداف سازمان می‌شود.

سازماندهی در مدیریت وظیفه شامل چند مرحله عمده است. از جمله:

• ایجاد ساختار سازمانی: ساختار و چارچوب سازمانی زمانی ایجاد خواهد شد که تخصص و وظیفه منابع انسانی برای دستیابی به اهداف تعیین شده، هماهنگ شده باشد. ساختار سازمانی معمولا به صورت یک نمودار سازمانی که نشان دهنده گرافیکی زنجیره فرمان در یک سازمان است، نمایش داده می‌شود.
• اتخاذ تصمیم برای طراحی سازمان: سازماندهی در این مورد، دربر گیرنده تمام تصمیماتی است که در مورد ساختار سازمان در مدیریت وظیفه گرفته می‌شود.
• اتخاذ تصمیم در مورد طراحی شغل: در این نوع سازماندهی درباره نقش‌ها، مسئولیت‌ها و وظایف شغلی و فردی منابع انسانی و فرآیندی که آن‌ها برای انجام وظایف خود باید طی کنند، تصمیم‌گیری می‌شود.

منظور از سازماندهی در یک کار خاص، نحوه طراحی شغلی افراد برای استفاده بهینه از منابع انسانی و دستیابی به اهداف است. سازماندهی در مدیریت وظیفه کسب و کارهای سنتی، طراحی شغل بر اساس مهارت و تخصص بود. به این صورت که پس از بررسی دقیق موارد شغلی، انجام آن مورد به فردی ماهر در آن زمینه سپرده می‌شد.

رهبری در مدیریت وظیفه

سازمان‌ها همانطور که رشد می‌کنند، به هماهنگی و کنترل ساختارهای پیچیده متناسب با نیازهای روزافزون نیز می‌پردازند. مدیریت وظیفه در چنین شرایطی برای نفوذ افراد، همکاری منابع انسانی در جهت هدف مشترک و ایجاد موقعیتی مشترک برای واکنش جمعی به رهبری نیاز دارد.

رهبری با هدایت کارکنان و تاثیرگذاری بر آن‌ها، انگیزه‌شان را در جهت انجام وظایف اساسی افزایش می‌دهد. علاوه بر این رهبری از منابع اجتماعی و غیر رسمی برای الهام بخشی به دیگران استفاده می‌کند. به همین دلیل است که رهبری مدیران سازمان را در مسیر دستیابی به اهداف یاری می‌کند.

رهبری در مدیریت وظیفه شخصیت‌ها را تحلیل کرده و درباره نگرش‌های شغلی در علوم رفتاری به مطالعه می‌پردازد. تحلیل شخصیت و مطالعه درباره نگرش‌های شغلی، باعث فراهم شدن بینشی مهم در زمینه هماهنگی و کنترل می‌شود. درنتیجه وجود رهبری برای ایجاد هماهنگی میان تلاش‌ها و فعالیت‌های افراد در زمینه دستیابی به اهداف سازمان بسیار حائز اهمیت است.

کنترل در مدیریت وظیفه

آخرین مولفه در مدیریت وظیفه کنترل است. مدیران ارشد سازمان اجازه دخالت در تمام امور سازمان را دارند. بودجه و حسابرسی عملکرد دو تکنیک در کنترل سنتی هستند. حسابرسی عملکرد (ممیزی) مواردی مانند بررسی فیزیکی، تایید پرونده‌های سازمان و مدارک مورد نیاز را شامل می‌شود. وظیفه حسابرسی بودجه، فراهم کردن اطلاعات در مورد جایی است که سازمان متناسب با رویکردهای خود و با توجه به برنامه ریزی‌ها و کنترل‌های مدیریت مالی دنبال می‌کند. در حالی که تلاش ممیزی، تعیین این مسئله است که آیا ارقام گزارش شده بازتاب عملکرد واقعی هستند یا خیر.

کنترل در مدیریت وظیفه، عملکرد را در برابر اهداف و برنامه‌ها اندازه گیری کرده و انحرافات آن‌ها از استانداردها را مشخص می‌کند. به عبارت دیگر کنترل با بررسی انحراف عملکرد از استانداردها اجرای برنامه‌ها را تضمین می‌کند. کنترل تنها به وضعیت مالی و وظایف مدیریت مالی سازمان منحصر نمی‌شود، بلکه سایر بخش‌ها مانند مدیریت پروژه، انطباق عملیات اجرایی با سیاست‌های سازمان و سیاست‌های نظارتی دیگر را نیز شامل می‌شود.

بنابراین عملکرد مدیریت متشکل از وظایف و مسئولیت‌های مختلف است. با این که ماهیت و پیچیدگی کسب و کارها در طول سال‌های اخیر تغییرات زیادی داشته‌اند، اما مدیریت وظیفه عملا هیچ تغییری را تجربه نکرده است.

مدیریت وظیفه کارها را سریع‌تر و راحت‌تر پیش می‌برد.

افراد مؤثر و کارا که کارهای خود را به‌خوبی و به موقع انجام می‌دهند، آدم‌های عجیب و غریبی نیستند. آنها هم همانند ما ۲۴ ساعت در روز زمان دارند و حتی همانند ما به دنبال راه‌هایی هستند که زمان کمتری را کار کنند. اما چگونه این کار را می‌کنند؟ آنها در بیشتر مواقع از لیست کار و یا مدیریت وظیفه استفاده می‌کنند. در این مطلب قصد داریم به مدیریت وظیفه بپردازیم و ۳ روش محبوب و اثبات شده در حوزه مدیریت وظیفه را شرح دهیم.

۳ رویکرد متفاوت درخصوص مدیریت وظیفه

راه‌های مختلفی برای مدیریت وظیفه وجود دارد که بعضی از آنها برای کمک به توسعه‌دهندگان وب و هدف‌های کلی‌تر خلق شده‌اند. حتی شیوه‌هایی که برای توسعه‌دهندگان خلق شده‌ برای کارهای روزمره هم مناسب است. این شیوه‌ مدیریت وظیفه بسیار مؤثر است، چراکه به دست کسانی خلق شده‌ است که باید در کارهای خود منظم، سازمان‌یافته و سریع باشند. پس به معرفی ۳ رویکرد معروف و اثبات شده در مدیریت وظیفه می‌پردازیم.

روش کانبان

روش کانبان روشی در سیستم مدیریت وظیفه است که در دهه ۴۰ میلادی توسط تویوتا توسعه یافت. برای استفاده از این روش کافی است یک تخته وایت‌برد تهیه کنید و آن را به چند ستون تقسیم کنید: مثل عقب‌مانده‌، در حال کار، منتظر تأیید و انجام‌شده.

همه‌ وظایف و کارهای خود را در برگه‌های استیکی نوت بنویسید و در ستون سمت چپ بچسبانید (می‌توانید از سمت راست هم شروع کنید) و به محض پیشرفت کار برگه‌ها را در ستون‌های مخصوص به خود بچسبانید.

شاید یکی از معایب این روش این است که تخته‌‌های وایت‌برد فضای محدودی دارد و ممکن است وظایف‌ و کارهای شما بیش از این فضا باشد. اما از طرفی تخته وایت‌برد همیشه جلوی چشم شماست و شما می‌توانید مدام بر روی کارهای خود نظارت داشته باشید. درواقع لازم نیست برای هر بار بررسی وظایف خود به وب‌سایت یا اپلیکیشن و برنامه خاصی مراجعه کنید.

روش چابک

در سال ۲۰۰۱ گروهی از برنامه‌نویسان دور هم جمع شدند تا راه جدیدی را برای مدیریت پروژه پیدا کنند. قبل از این زمان، مدیریت پروژه کاری کُند و آهسته محسوب می‌شد که باید افراد و سندهای زیادی را درگیر خود کند. از طرفی همه می‌دانیم تغییرات همیشه کار سختی محسوب می‌شود.

روش و رویکرد چابک سعی دارد این تغییراتی را که شاید برای افراد سخت باشد تحقق بخشد. تیم‌های کوچک‌تر، کارهای کوتاه‌تر، تکرار سریع و تست و آزمون به جای بحث و جدل از جمله راه‌کارهای این روش برای کمک بیشتر به افراد و تیم‌ها برای انجام کارها در زمان‌ کوتاه‌تر است.

رویکرد چابک مثل رویکرد کانبان ثابت و سخت نیست؛ یک رویکرد انعطاف‌پذیر است که می‌توانید با آزمون و خطا روش منحصر‌به‌فرد خود را به‌دست آورید. همان‌طور که در تصویر می‌بینید در رویکرد چابک برنامه‌ریزی، طراحی، ساخت، تست و بررسی دوباره تا در نهایت عرضه محصول از مراحل کاری است.

روش GTD یا انجام کار

دیوید آلن کتابی نوشت که بسیار معروف شد؛ Getting Things Done)  GTD) یا انجام کار. در این کتاب او سیستم مدیریت وظایفه‌ای طراحی کرده است که بر اساس تئوری «مغز برای تولید ایده است، نه برای نگهداری آن» عمل می‌کند. این تئوری کاملاً درست است؛ شما در نهایت می‌توانید ۷ ایده را در ذهن خود نگهدارید. پس اگر آنها را به صورت مرتب به روی کاغذ نیاورید، احتملاً بیشتر آنها را فراموش خواهید کرد.

در این روش قرار است ایده‌های شما تبدیل به عمل شود. براساس لیست‌تان، شما وظایف را استخراج می‌کنید، آن‌ها به وظایف کوچک‌تر تقسیم می‌کنید، سپس آنها را اولویت‌بندی می‌کنید و برای هرکدام از آنها ضرب‌العجلی تعیین می‌کنید.

زمانی که ذهن خود را بر روی برگه کاغذ خالی کردید، می‌توانید به همه چیز راحت‌تر و بهتر نکاه کنید و بر روی آنها نظارت داشته باشید. در لیست خود ممکن است کارهایی از جمله «یاد گرفتن آشپری، جمع‌آوری کاربران ویندوز ۹۸ و یا بردن گربه‌تان به پزشک» هم باشد.

پس از آن به لیست‌تان نگاه کنید و کارهای خود را اولویت‌بندی کنید. هر کدام را که باید فوراً انجام شود جدا کنید و آنهایی را هم که واجب نیستند در دسته‌ای دیگر قرار دهید. سعی کنید هر وظیفه را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید.

مثلاً یادگیری آشپزی کاری نیست که یک روزه صورت بگیرد و با انجام یک کار بتوانید آن را تیک بزنید. پس باید آن را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. از خود برسید اولین قدم برای انجام این کار چیست؟ شاید اول مجبور باشید به دنبال کلاس‌های آشپزی بگردید یا یک کتاب آشپزی تهیه کنید.

کارهایی که زیر ۲ دقیقه انجام‌پذیرند، فوراً انجام دهید و تیک بزنید. اگر زمان بیشتری می‌برند، باید الویت‌بندی و برنامه‌ریزی کنید.

با استفاده از این رویکرد می‌توانید بزرگ‌ترین پروژه‌ها را هم پیش ببرید و به سرانجام برسانید.

چگونه از این روش‌ها استفاده کنیم؟

این روش‌ها روش‌های منحصربه‌فردی نیستند و شما ملزم نیستید حتماً از این روش‌ها استفاده کنید. می‌توانید حتی سه روش را باهم ترکیب کنید و پروژه خود را پیش ببرید. از GTD برای فرمول‌سازی وظایف استفاده کنید و یک لیست اولویت‌بندی شده تهیه کنید. از رویکرد چابک برای پیش‌برد سریع‌تر پروژه استفاده کنید. و از رویکرد کانبان برای ردیابی و تصویرسازی وظایف استفاده کنید. همه این‌ها بستگی به شما دارد. بهترین رویکرد را شما برای پروژه خود، تیم خود تشخیص می‌دهید.

منبع: process.st