گاهی با وجود برنامه‌ریزی، نمی‌توانیم در انجام کارها اولویت‌بندی کنیم.

ممکن است هر روز کار زیادی برای انجام دادن داشته باشید. حتی لیست کارتان را هم روزانه تکمیل می‌کنید، اما باز همه چیز درست پیش نمی‌رود. شما نیاز به اولویت‌بندی دارید. در این مطلب قصد داریم به شما کمک کنیم تا بتوانید کارهای خود را اولویت‌بندی کنید. سه روش اولویت‌بندی را به شما معرفی می‌کنیم و تصمیم بگیرید کدامیک برای شما مناسب‌تر است.

روش اول: ماتریس آزینهاور

کارهای خود را به ۴ قسمت تقسیم کنید: مهم در برابر فوری.

آیزنهاور می‌گوید:

« دو مدل مشکل دارم: مهم و فوری. کارهای فوری مهم نیستند و کارهای مهم هیچ وقت فوری نیستند.»

این جمله بود که موجب به وجود آمدن ماتریس آیزنهاور شد. یک جدول چهارتایی از کارهای مهم و فوری. با استفاده از این ماتریس می‌توانید کارهای خود را دسته‌بندی و اولویت‌بندی کنید. در ابتدا به سراغ کارهای مهم می‌رویم:

  • اگر انجامش ندهم بر روی افراد یا پروژه‌های مختلف تأثیر می‌گذارد.

  • در صورت عدم انجامش سایر کارها را نمی‌توان انجام داد.

  • انجامش ارزش زیادی را به همراه دارد

  • تلاش کمی نیاز دارد و نتیجه بالایی را به همراه دارد

کارهای فوری:

  • سر رسید کار فرا رسیده

  • سر رسید کار نزدیک است

  • باید سریع انجام شود

  • عواقب انجام ندادنش خیلی سریع بروز می‌کند

چگونه کارها را اولویت‌بندی کنیم؟

حالا جدول را به چهار قسمت تقسیم می‌کنیم:

۱) فوری و مهم

۲) مهم و غیرفوری

۳) فوری و غیر مهم

۴) غیر فوری و غیر مهم

روش دوم: وقتی باید دو قورباغه را هر روز بخورید، قورباغه زشت‌تر را اول بخورید

در کنار ماتریس آیزنهاور، روش برایان تریسی نیز برای اولویت‌بندی کارها مناسب است. این روش بیشتر بر روی احساس ما به کارها و وظایفمان تمرکز دارد.

مارک تواین می‌گوید اگر قرار است هر روز برای صبحانه یک قورباغه زنده را بخورید، مطمئناً بدتر از این برایتان پیش نخواهد آمد. پس باید هر روز صبح اول وقت این قورباغه را بخورید که بقیه روز را آرام‌تر باشید. حالا این قورباغه‌ها را باید کارهایتان جایگزین کنید.

حالا کارها را به ۴ دسته تقسیم می‌کنیم:

۱) کارهایی که نمی‌خواهید انجامشان دهید، و نیازی هم به انجامشان نیست.

۲) کارهایی که نمی‌خواهید انجامشان دهید، ولی نیاز است انجامش دهید.

۳) کارهایی که می‌خواهید انجامشان دهید، و باید انجامش دهید.

۴) کارهایی که می‌خواهید انجامشان دهید، ولی نیازی به انجامش نیست.

منطق پشت این روش این است که معمولاً کارهایی که نمی‌خواهید انجامشان دهید، کارهایی سختی هستند و چون سختند سمتش نمی‌روید. می‌دانید که مهمند، ولی مدام آن را به تعویق می‌اندازید.

بزرگ‌ترین، زشت‌ترین کار را انتخاب کنید و. هر چه سریع‌تر انجامش دهید، بقیه راه به راجتی پیش می‌رود.

استفاده از روش ABCDE برای اولویت‌بندی دقیق

روش دیگر برای اولویت‌بندی کارها بازم مربوط به برایان تریسی است. گاهی اوقات یک سری از کارها درجه اولویت‌بندی یکسانی دارند. به جای اینکه به صورت رندوم و اتفاقی کارها را انجام دهید، از روش ABCDE استفاده می‌کنیم که دو درجه اولویت دارد.

۱) به لیست کار خود مراجعه کنید و کارهای خود را از A به E اولویت‌بندی کنید. A بالاترین اولویت را دارد و E پایین‌ترین اولویت.

۲) برای هر کاری که اولویت A رادارد، یک عدد قرار دهید که ترتیب انجام آن را مشخص می‌کند.

۳) برای تمام کارها این روش را انجام دهید تا همه آنها عدد و حروف داشته باشند.

منبع: process

نوشته‌های تازه

بیشتر بخوانید  MBA کودکان ؛ داستان زندگی خود را خلق کنید

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها