نظارت به چه معناست و نقش آن در مدیریت چیست؟

نظارت و پایش (مانیتور) و کنترل دو فرآیند مهم و اساسی در مدیریت پروژه هستند که توسط استاندارد مدیریت پروژه PMBOK بکار گرفته شده‌اند. بدون وجود این دو فرآیند، مدیر پروژه دچار سردرگمی در اتخاذ تصمیم خواهد شد و این مسئله منجر به لغزش از محدوده (Scope Creep) شده و به این ترتیب میان ذی‌نفعان و ذی‌ضرران و تمام دست اندرکاران پروژه تعارض به وجود خواهد آمد. بروز چنین مشکلاتی موجب رخ داد بحران‌های متفاوت در چرخه حیات پروژه و گاهی شکست پروژه خواهد شد. در این مقاله قصد داریم دو فرآیند نظارت و پایش و کنترل را به چالش بکشیم. برای اطلاع از میزان اهمیت این دو فرآیند در مدیریت، تفاوت‌های میان این دو فرآیند و مراحل بکارگیری آن‌ها در پروژه، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

نقش نظارت در مدیریت چیست؟

نظارت فرآیندی است که شامل جلسات و دیدارهای مداوم مدیر با کارمندان به صورت منظم برای بررسی کارشان است. این دیدارها و جلسات به این منظور است که همه کارها مطابق با قوانین، مقررات، دستورالعمل ها، استانداردها، الزامات بازرسی و الزامات ارائه و خدمات انجام شود.

منظور از مانیتور پروژه (نظارت و پایش) چیست؟

مانیتور پروژه (Project Monitoring)، نظارت و پایش، به نظاره گر بودن مدیر اشاره دارد. به عبارت دیگر مانیتور پروژه به معنای منفعل بودن مدیر در پروژه و عدم انجام کار در خصوص نتایج و اطلاعات بدست آمده است. نظارت بدون انجام کار بسیار شبیه به رویکرد رهبری Laissez – Faire (شما هیچ کاری انجام ندهید) و همچنین رویکرد رهبری منفعلانه است. در رهبری منفعلانه رهبر یا همان مدیر فقط زمانی که مجبور باشد، کار انجام می‌دهد.

مانیتور یا نظارت و پایش پروژه فرآیند‌های مشاهده، دنبال کردن روندها و جمع‌آوری اطلاعات مربوط به عملکرد پروژه را شامل می‌شود. مسئولیت مدیریت پروژه در این فرآیند صرفا مشاهده گزارش‌های تهیه شده از فرآیند پروژه است. مدیر با هدف مقایسه فعالیت‌های پروژه با شاخص‌های عملکرد از پیش تعیین شده در برنامه مدیریت پروژه (PM – Plan) و اطمینان از حرکت پروژه در مسیر درست، این کار را انجام می‌دهد.

منظور از کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه نقطه مقابل نظارت و پایش پروژه است. در فرآیند کنترل مدیریت پروژه با به اجرا درآوردن فعالیت‌هایی مانند اعمال قدرت و تیم سازی و هدایت رفتار، وظایف و فعالیت‌های پروژه را در دستور کار خود قرار می‌دهد. کنترل می‌تواند، کنترل سیستم‌ها، روش‌ها یا دستورالعمل‌های هدایت فرآیند پروژه باشد. کنترل یعنی این که شما به عنوان مدیر، با همکاری تیم خود، ساختارها، سیاست‌ها و رویه‌های اثربخش در روند در حال وقوع پروژه، ایجاد کنید.

ایجاد طرح‌هایی برای جبران خسارت و یا تعیین مسئولیت برای اعضای تیم پروژه، از جمله مواردی هستند که در کنترل در ساختار مذکور جای می‌گیرند. مدیریت پروژه برای اطمینان یافتن از این که تیم پروژه به شیوه تعیین شده توسط او رفتار می‌کنند، ابتدا سیستمی را راه اندازی می‌کند. مدیریت پروژه با انجام این کار استانداردها را ایجاد می‌کند، داده‌های واقعی را با این استانداردها مقایسه کرده، تغییرات را مدیریت می‌کند و در نهایت اقدامات بهبود و اصلاحی را انجام می‌دهد.

با تعریف ارائه شده این نتیجه بدست می‌آید که کنترل شامل گستره وسیع‌تری نسبت به نظارت و پایش است.

نظارت و پایش و کنترل چه جایگاهی در فرآیندهای مدیریت پروژه دارند؟

فرآیند استاندارد مدیریت پروژه متشکل از 5 فاز است. این فازها که با عنوان فازهای چرخه حیات مدیریت پروژه شناخته می‌شوند عبارتند از:

فاز اول: فاز آغازین

فاز دوم: فاز برنامه ریزی

فاز سوم: فاز اجرایی

فاز چهارم: فاز نظارت و پایش و کنترل

فاز پنجم: فاز اختتامی

همانطور که مشاهده می‌کنید، نظارت و پایش و کنترل فاز چهارم از سری فازهای پنجگانه چرخه حیات مدیریت پروژه هستند. در نتیجه این دو نیز در کنار سایر فازها به کار گرفته می‌شوند.

طبق آخرین نسخه منتشر شده از استاندارد مدیریت پروژه (استاندارد PMBOK) ویرایش ششم، مدیریت پروژه متشکل از 49 فرآیند مختلف در قالب این 5 فاز است. 12 فرآیند از این 49 فرآیند به فاز چهارم اختصاص دارند و در این فاز اتفاق میفتند. حال 7 فرآیند از 12 فرآیند مذکور نیز صرفا به کنترل اختصاص دارند. این 7 فرآیند عبارتند از: کنترل یکپارچه تغییرات، کنترل محدوده، کنترل زمانبندی، کنترل هزینه، کنترل کیفیت، کنترل منابع، کنترل تدارکات.

3 فرآیند از 12 فرآیند فاز چهارم نیز به نظارت و پایش مربوط می‌شود. این 3 فرآیند مواردی مانند مانیتور ارتباطات، مانیتور ریسک‌ها، مانیتور مشارکت ذی‌نفعان و ذی‌ضرران یا مانیتور دست اندرکاران پروژه را شامل می‌شود. 1 فرآیند به مانیتور و کنترل به طور همزمان اختصاص دارد (مانیتور و کنترل کار پروژه) و فرآیند آخر نیز به مغایرت‌های میان مانیتور و کنترل و اقدامات مربوط به آن اختصاص دارد (اعتباربخشی محدوده).

از آمار گفته شده می‌توان به میزان اهمیت و نقش نظارت و پایش و کنترل در مدیریت پروژه پی برد. این اعداد و ارقام نشان می‌دهند که نقش کنترل وسیع‌تر از نقش نظارت و پایش است.

دانلود ابزارهای بازاریابی

پیش نیازهای نظارت و پایش و کنترل کدامند؟

اولین پیش نیاز در نظارت و پایش و کنترل، اندازه گیری منظم و غیر منظم در سطوح مختلف پروژه و تهیه گزارش از آن است. اندازه گیری و ثبت گزارش امکان اتخاذ تصمیم در مراحل بعدی پروژه را فراهم می‌آورد. هرگونه کوتاهی در اندازه گیری و گزارش گیری آثاری مانند تاخیر در انجام پروژه، کاهش کیفیت پروژه، ناکارآمد کردن مدیریت ریسک پروژه و افزایش هزینه‌های مستقیم یا غیر مستقیم پروژه را به دنبال خواهد داشت.

پیش نیاز بعدی نظارت و پایش و کنترل پروژه، تعیین سنجه‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان Key Performance Indicator (KPI) در پروژه است. در این مرحله باید استانداردهایی برای اندازه گیری منظم و غیر منظم KPIها و سنجه‌ها تعیین شود. این استانداردها که اهمیت و اولویت زیادی در پروژه دارند توسط قراردادهایی که میان کارفرما و پیمانکار، پیمانکار و مشاور و یا سایر دست اندرکاران پروژه صورت می‌گیرد، انتخاب می‌شوند. این استانداردها به نوعی ملاک تصمیم گیری‌های بعدی هستند.

KPIها و سنجه‌ها در همان جلسه اول کار و پس از جلسه قرارداد میان افراد مذکور (Kick Of Meeting)، تعیین شده و سپس در برنامه مدیریت پروژه مستند می‌شوند. این سنجه‌ها به طور مداوم و به صورت منظم یا غیر منظم اندازه گیری، بازنگری و بروزرسانی می‌شوند.

بهترین زمان برای کنترل مجدد رویه‌های نظارت و پایش، تغییر آن‌ها در صورت لزوم، بازنگری شرایط پروژه، بروزرسانی یا حذف سنجه‌ها و KPIها، خاتمه یک فاز از پروژه است. زیرا در این زمان اطلاعاتی جمع‌آوری می‌شود که علاوه بر موضوعات فنی و اجرایی برای اصلاح تمام موارد گفته شده نیز مناسب خواهند بود. این اطلاعات در فرآیندهای مانیتور و کنترل پروژه کاربرد بسیار دارند.

البته تیم پروژه در طول هر فاز از پروژه، نتایج حاصل از اندازه گیری‌های انجام شده را تحلیل و بررسی می‌کنند. همچنین به مقایسه سنجه‌های تایید شده در جلسه مدیریت پروژه می‌پردازند تا به این ترتیب مشکلات بالقوه و بالفعل را شناسایی کنند. مدیر پروژه نیز با کمک تیم پروژه به تعیین واکنش‌های مناسب در مقابل مغایرت‌ها و سنجه‌های ضعیف و خارج از محدوده می‌پردازد.

مغایرت‌های موجود در فرآیند نظارت و پایش به سه دسته تقسیم می‌شوند. این سه دسته عبارتند از:

1. مغایرت‌های قابل پذیرش: این مغایرت‌ها در سطوح پذیرش شده قرار دارند. به همین دلیل فرآیند نظارت و پایش و کنترل با وجود آن‌ها باز هم به کار خود ادامه می‌هد.
2. مغایرت‌های مشروط: این مغایرت‌ها با این که در سطوح تعیین شده پذیرش قرار ندارند اما به دلیل فاصله کم‌شان از این سطوح، امکان تغییرشان به مغایرت‌های قابل پذیرش در مدت زمانی کوتاه وجود دارد. برای تغییر این مغایرت‌ها به مغایرت‌های قابل پذیرش باید اقدامات اصلاحی (Corrective Action) انجام شود.
3. مغایرت‌های غیر قابل پذیرش: این مغایرت‌ها تفاوت زیادی با مغایرت‌های قابل پذیرش دارند. به همین دلیل در صورت عدم اصلاح ممکن است کل فرآیند نظارت و پایش و کنترل را به خطر اندازند. برای اصلاح این مغایرت‌ها مدیران پروژه به اقداماتی مانند تغییر (Change) یا دوباره کاری (Rework) نیاز دارند که چیزی فراتر از اقدامات اصلاحی هستند.

مانیتور و کنترل پروژه به چه ابزارهایی نیاز دارند؟

هر پروژه متشکل از ابزارها و تکنیک‌های مختلفی برای نظارت و پایش و کنترل پروژه است. برنامه مدیریت پروژه به طور دقیق این ابزارها و تکنیک‌ها را مشخص می‌کند. در برنامه مدیریت پروژه علاوه بر ابزارها و تکنیک‌های مذکور، مسئولیت، زمانبندی اندازه گیری و ابزار مناسب برای اندازه گیری سنجه‌ها و شاخص‌ها نیز مشخص می‌شود.

نرم افزارهای کنترل پروژه (مانند مایکروسافت پروژه (MSP) و پریماورا (Primavera)) از جمله ابزارهای نظارت و پایش و کنترل پروژه هستند. یکی دیگر از ابزارهای پیشرفته که در کنترل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد تحلیل ارزش کسب شده یا Earn Value است.

نمودارهای مدیریت پروژه مانند نمودارهای کنترلی، نمودار علت و معلولی (نمودار ایشیکاوا یا استخوان ماهی) و نمودار پارتو نیز از نمودارهای مهم در فرآیند نظارت و پایش و کنترل هستند. آخرین ابزار و تکنیک این فرآیند، تکنیک نمونه گیری از اقلام و کالاهای قابل تحویل میانی و نهایی است که در کنار تکنیک‌های ممیزی، بازنگری و بازرسی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مثالی برای بیان تفاوت میان نظارت و پایش و کنترل

در زمان رانندگی در داخل اتومبیل ابزارهای نظارت و پایشی وجود دارند که از هرآنچه در اتومبیل در حال وقوع هستند به شما خبر می‌دهند و به این ترتیب امکان نظارت بر اتومبیل را برای شما فراهم می‌کنند. به طور مثال سرعت سنج نشان دهنده سرعت شماست، چراغ‌های هشدار نشان دهنده مشکلاتی هستند که در اتومبیل شما رخ داده، سنسورهای دنده عقب نیز ابزارهای راهنمای شما در زمان دنده عقب رفتن هستند.

تمام این ابزارها از جمله ابزارهای نظارت و پایش اتومبیل شما به حساب می‌آیند. اما کسی که با توجه به ابزارهای مذکور، اتومبیل را کنترل و هدایت می‌کند و تصمیم نهایی را می‌گیرد و اقدامات اصلاحی را انجام می‌دهد خود شما هستید. شما کنترل ماشین را بر عهده دارید، در زمان لازم ترمز کرده یا پدال گاز را فشار می‌دهید.

با نظارت خوب و حرفه‌ای می‌توان نیروهای یک شرکت را به‌خوبی و مؤثر هدایت کرد.

نظارت یعنی مراقبت و مدیریت کارکنان در محیط کار. مدیریت نظارت یک مبحث درسی رایج در بسیاری دانشگاه‌ها و مدارس کسب‌وکار است. این مباحث درسی افراد را طوری آموزش می‌دهد که بتوانند نیروهای کاری یک شرکت را به‌خوبی و مؤثر هدایت کنند. بنابراین می‌توان گفت نظارت مسئله مهمی در هر شرکت و سازمان است. در این مطلب قصد داریم در مورد نظارت و اهمیت و نقش آن در مدیریت و تجارت صحبت کنیم.

نقش نظارت

در مبحث نظارت فردی به عنوان ناظر یا نظارت کننده و یا سوپروایزر تمام مسئولیت‌های کار را به عهده می‌گیرد. موارد زیر عملکردهایی هستند که از طریق فرد ناظر به‌دست می‌آیند.

۱. رابطه بین مدیریت و کارکنان

یک ناظر (سوپروایزر) فردی است که وظیفه نظارت بر کارکنان را به عهده دارد. درواقع او رابطی است بین کارکنان و چارچوب‌های مدیریتی. یک ناظر این اطمینان را به تیم می‌دهد که نقشه‌ها و برنامه‌ها و فرآیندها به درستی و طبق برنامه اجرا شوند.

۲. ارتباط مستقیم با کارمندان

یک ناظر تلاش می‌کند که با کارمندان ارتباط مستقیم برقرار کند. او سعی می‌کند با آنها رابطه دوستانه و صمیمی داشته باشد و به عنوان یک راهنما عمل کند.

۳. دوری از سوء تفاهم‌ها و درگیری‌ها

ناظر تمام دستورالعمل‌ها، نقشه‌ها و ایده‌های مدیریتی را به کارمندان انتقال می‌دهد و پیشنهادها، انتقادها و مشکلات کارمندان را به مدیران منتقل می‌کند. بنابراین حضور این فرد در سازمان، شرکت یا تیم باعث می‌شود سوءتفاهم‌ها و کشمکش‌ها بین کارمندان و مدیران از بین برود.

۴. اتحاد بین کارمندان

نقش ناظر برای ایجاد هماهنگی و اتحاد بین کارمندان بسیار مهم است. او با حل کردن مشکلات بین کارمندان تلاش می‌کند این اتحاد را در سیستم به‌وجود آورد.

۵.  انگیزه دادن به کارمندان

ناظر وظیفه دارد تا کار را تکمیل کند. بدین ترتیب باید به کارمندان طوری انگیزه بدهد که به خوبی و مؤثر وظایف خود را انجام دهند تا کار به نحو احسن تکمیل شود.

۶. آموزش کارمندان

یک ناظر کارکشته و باتجربه همیشه در تلاش است تا کارمندان خود آموزش دهد و کلاس‌ها و برنامه‌های آموزشی برای آنها در نظر بگیرد. به این ترتیب این افراد همیشه به‌روز هستند و تیم شما هم کارآمدتر می‌شود.

۷. ویژگی‌های رهبری

نظارت همراه با ویژگی‌های خوب رهبری نقش مهمی را در تأثیرگذاری بر روی کارمندان و افزایش روحیه آنها ایفا می‌کند.

۸. تجزیه و تحلیل عملکرد

یک ناظر خوب همیشه عملکرد کارمندان خود را تجزیه و تحلیل می‌کند و به آنها پیشنهادهایی در راستای بهبود و پیشرفت کارشان ارائه می‌دهد. با این کار عملکرد کارمندان افزایش و مهارت‌هایشان نیز بهبود می‌یابد.

دانلود ابزارهای بازاریابی

اهمیت نظارت

نظارت مهم است، چونکه:

۱. واسطه

ناظر نقش واسط را بین کارمندان و مدیران ایفا می‌کند که نقش مهمی هم محسوب می‌شود. ناظر نه‌تنها اهداف و ایده‌های مدیریتی را به کارمندان توضیح می‌دهد، بلکه مشکلات کارمندان را نیز به مدیران انتقال می‌دهد.

۲. کنترل عملکرد

ناظر این اطمینان را به سازمان می‌دهد که کارها براساس اهداف پیش رود. او باید مسئولیت رسیدن به اهداف را به عهده بگیرد و باید به کارمندان بر اساس این اهداف انگیزه دهد.

۳. بهینه‌سازی استفاده از منابع

نظارت کردن باعث می‌شود تا مهارت‌های کارمندان بهبود یابد که همین امر سبب می‌شود تا از منابع بهینه استفاده شود.

۴. قانون‌مندی

درنتیجه تمام نظارت‌هایی که از جانب ناظر صورت می‌گیرد، اجرای قانون و حفظ قانون‌مندی است.

۵. اتحاد گروهی

نظارت باعث می‌شود تا اتحاد و هماهنگی بین کارمندان بیشتر شود. یکی از نقش‌های مهم ناظر دسته‌بندی تفاوت‌های داخل تیمی و اجرای هارمونی و هماهنگی بین کارمندان است.

۶. بازخورد

نظارت کردن باعث می‌شود تا بازخوردهای کارمندان راحت‌تر به مدیران برسد.

۷. بهبود ارتباطات

نظارت باعث می‌شود تا ارتباط‌ها بهبود یابد و درنتیجه کیفیت ارتباط با کارمندان و بین کارمندان بهتر شود.

منبع: businessmanagementideas