اگر می‌خواهید طرز تفکر سازمان خود را در مورد نظارت و گزارش تغییر دهید، باید فرهنگ KPI نظارت وارد سازمان کنید.

برای ایجاد فرهنگ یک شرکت در مورد هر چیزی، اول باید طرز فکر گروه فعلی را تغییر دهید. و اگر می‌خواهید فرهنگ شما تغییر کند، باید نحوه فعالیت کسب‌وکار خود را تغییر دهید. مثلاً کارکنان باید بدانند که اگر آن‌ها اهداف KPI را برآورده نکنند، با عواقب منفی مواجه نخواهند شد. تفاوت زیادی میان انتخاب شاخص‌های عملکرد کلیدی مناسب (KPI) و ایجاد فرهنگ نظارت، گزارش دهی، و بهبود وجود دارد. بنابراین، ما تعدادی ابزار انتخاب کرده‌ایم که می‌توانید برای تحریک کردن تیم‌های خود و ایجاد نتایجی که به دنبال آن هستید، استفاده کنید و کم کم فرهنگ KPI نظارت را در سازمان خود پدید آورید.

فرهنگ نظارت

مدیریت جلسه

  • افراد مناسب در جلسات را داشته باشید.

شما همیشه به افرادی مناسب در جلسات خود نیاز دارید تا با موفقیت روبرو شوید. باید مطمئن باشید که آن‌ها به KPI مورد نظر آشنایی دارند و توانایی لازم برای تغییر KPI را دارند.

  • گزارش را قبل از خواندن ارسال کنید.

ارسال داده‌ها قبل از جلسه به کارکنان اجازه می‌دهد تا با داده‌ها آشنا شوند و سوالات خود را در جلسه مطرح کنند و با جلسه تعامل داشته باشند.

  • بحث را برای هر KPI محدود کنید.

شما به جلسات نیاز دارید تا مهم‌ترین نکات را به دست آورید؛ پس از زمان خود هوشمندانه استفاده کنید. همچنین اطمینان حاصل کنید که تمام معیارهایی که شما در مورد آن‌ها گزارش می‌کنید با تعداد انگشت شماری از KPI مهم نادیده گرفته نشوند. البته این به معنای نادیده گرفتن دیگر معیارها نیست، باید زمان خود را در طول جلسه تنظیم کنید.

  • مراحل بعدی را در پایان جلسه ثبت کنید.

همیشه چیزهای مختلفی وجود دارد که از هر یک از جلسات خارج می‌شوند، چه بزرگ و چه کوچک. مراحل بعدی کار را همان جا ثبت کنید و بدانید که وظایف و مسئولیت‌هایتان چیست.

مدیریت داده

  • حفظ ثبات در گزارش دهی.

این بسیار مهم است، چرا که تیم شما را به جایی می‌برد که میفهمید اطلاعات از کجا می‌آید و چگونه محاسبه می‌شود. علاوه بر این، داشتن گزارش سازگار به شما این امکان را می‌دهد که تحلیل روند را انجام دهید تا مطمئن شوید که داده‌هایی که شما جمع‌آوری کرده‌اید سازگار با روش‌های مورد استفاده در زمان ایجاد KPI است.

  • انجام بازرسی‌های منظم با کیفیت.

تضمین اینکه فرمول شما درست باشد و اینکه اطلاعات شما از سمت درست می‌آید، به شما اجازه می‌دهد تا مطمئن شوید که محصول خوبی از این داده‌ها دارید و  آن یکپارچگی را دارد که شما نیاز دارید.

  • تغییرات را رصد کنید

شما باید بدانید که اطلاعات شما به طور منظم به روز شده و هنوز هم دقیق است.

  • معیارهای را ساده کنید.

باید KPI را چنان واضح کنید که هر فردی در سازمان شما بتواند درک کند که چگونه و چرا به آن معیار رسیده‌اید. شاید ارائه اطلاعات بر روی شکل‌ها، جدول‌ها و نمودارها به شما کمک کند.

  • معیار تنظیم کنید

شما لزوما نیازی به تعیین عدد دقیق ندارید، اما باید یک دامنه کلی داشته باشید و در آن زمانی که می‌خواهید معیارها را ایجاد کنید، در آن قرار بگیرید. اگر صدها KPI داشته باشید، اهمیتشان کمتر می‌شود و و پوشش دادن همه آن‌ها در یک جلسه KPI غیر ممکن خواهد بود.

 KPI مدیریت

  • مسئولیت را مشخص کنید.

شایان ذکر است که شما می‌بایست پاسخ روشنی برای این که چگونه داده‌های شما به دست آمده‌اند، چگونه گزارش شده‌است، و چه کسی می‌تواند با آنچه در طی این مدت گزارش رخ داده‌است، داشته باشید. با این روش، داده‌های شما واقعا یک داستان را بازگو می‌کند و  درک کنید که چرا اعداد اهمیت دارند.

  • قرار ملاقات‌ها را مشخص کنید.

تعیین تاریخ‌های مقرر به تیم‌های شما کمک می‌کند تا به طور منظم به داده‌های آن‌ها مسلط شوند، و با فرهنگ KPI نظارت هم کنار بیایند.

  • همه را در یک تیم بگذارید.

اگر هر عضو بخش در یک تیم باشد، سطح تعامل بالا خواهد رفت. هر عضو تیم باید بداند که اطلاعات از کجا می‌آید، چگونه شکل می‌گیرد، و چرا به او و کارش مرتبط است.

  • هر سطحی را درگیر کنید.

همه اعضای سازمان را درگیر کنید تا انگیزه افراد سازمان بیشتر شود. از پایین‌ترین رده سازمان تا بالاترین رده می‌تواند در ساختار نظارت شما نقش داشته باشد.

تا وقتی که از شر هیولاها خلاص شوید، نمی‌توانید فرهنگ خود را تغییر دهید

تقریبا تمامی سازمان‌ها کارمندانی یا شریک دارند که به دلیل عادات بد آن‌ها، به صورت تصاعدی گزارش دهی را دشوارتر می‌کنند. ما به این افراد به عنوان “هیولا” یاد می‌کنیم.

منبع: clearpointstrategy

نوشته‌های تازه

بیشتر بخوانید  مدیریت مشکل چیست و چه تأثیری در سازمان ما دارد؟

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها