بودجه بندی و به تصویب رساندن آن در پارلمان برای اولین بار در کشور انگلستان مطرح شد. سپس زبان فرانسه واژه بودجه را از انگلستان اقتباس کرد. پس از آن نیز این واژه به زبان فارسی راه یافت.  بوژه (Bouget) یک واژه فرانسوی به معنای کیف چرمی قدیمی بوده که وجوه نقد در آن نگهداری می‌شده است. به همین دلیل در زبان انگلیسی به کیف چرمی که مخارج دولت در آن نگهداری می‌شده و وزیر دارایی آن را به پارلمان می‌آورده و صورت مخارج‌های دولت را از آن خارج می‌کرده بودجه (Bouget) می‌گفتند. اما با گذشت زمان مردم به‌جای کیف، محتویات داخل کیف را بودجه نامیدند.

پس از مدتی که صورت‌های مزبور در یک صورت واحد گنجانده شدند، این اصطلاح در زبان انگلیسی به نام باجت و در زبان فرانسه به نام بودجه رواج یافت. در زبان‌های دیگر نیز اصطلاح بودجه ملموس‌تر است.

فرآیند بودجه (بودجه بندی)

بودجه بندی عبارت است از: بیان برنامه‌های مالی یک سازمان یا بنگاه اقتصادی. مقصود از بیان این برنامه‌ها، ترسیم مسیری روشن برای نیل به اهداف سازمان مذکور در آینده است که باید پیگیری شوند. به عبارت دیگر می‌توان گفت بودجه بندی مقاصد زیر را دنبال می‌کند:

  • فراهم کردن امکان هدایت سازمان به سمت اهداف تعیین شده.
  • تحقق یافتن راهبردهای تعیین شده توسط مدیریت استراتژی سازمان.
  • فراهم کردن امکان ارزیابی فعالیت‌ها و عملکردهای سازمان.
  • ترویج هماهنگی و همکاری میان افراد و تجهیزات.

به همین دلیل هم بودجه بندی تمام مراحل، از نقطه شروع طرح تا مراحل برآورد بودجه را شامل می‌شود. در فرآیند بودجه بندی در حقیقت میان پیشرفت برنامه و بودجه تعیین شده مقایسه صورت می‌گیرد. این کار همان نظارت بر نتایج حاصل از فعالیت‌ها است. بودجه بندی برای هر واحد از سازمان به صورت جداگانه انجام می‌شود. در نهایت بودجه‌های تعیین شده برای هر واحد با یکدیگر ترکیب شده و در دو بخش بودجه عملیاتی و بودجه مالی عرضه می‌شوند.

بودجه‌ بندی ؛ یکی از معیارهای اصلی ارزیابی عملکرد

فرآیند بودجه بندی

بودجه عملیاتی

بودجه عملیاتی یکی از مراحل فرآیند بودجه است. در این مرحله هزینه‌های عملیاتی و درآمدهای دوره تعیین بودجه مورد بررسی قرار می‌گیرند. در نهایت نیز فرآیند بودجه بندی بر اساس سود خالص عملیات تعیین می‌شود.

بودجه مالی

بودجه مالی در فرآیند بودجه شامل دو بودجه سرمایه‌ای و بودجه نقدی است. هر یک از دو بودجه مذکور دارای اجزای خاص هستند. به طور مثال فرآیند بودجه برنامه‌های عملیاتی تولید، موارد زیر را شامل می‌شود:

اجزای بودجه فروش و درآمدهای دیگر، بودجه تولید (مقادیر تولید)، بودجه مواد اولیه مصرفی (خرید مواد و قطعات)، بودجه دستمزد مستقیم، بودجه سربار ساخت، بودجه قیمت تمام شده کالای تولید شده، بودجه قیمت تمام شده کالای فروخته شده، بودجه هزینه‌های اداری و تشکیلاتی، بودجه هزینه‌های مشتمل بر مدیریت فروش و بازاریابی، بودجه هزینه‌های مالی و پیش‌بینی سود و زیان و اجزای بودجه مالی، بودجه مخارج سرمایه‌ای، بودجه نقدی و پیش‌بینی ترازنامه.

اجزای فرآیند بودجه

با توجه به اهمیت موضوع فرآیند بودجه، در این بخش به طور خلاصه به اجزای این فرآیند اشاره می‌کنیم.

بودجه فروش

فرآیند بودجه بندی هر سازمان بر اساس بودجه بندی فروش آن تشکیل می‌شود، زیرا فروش اولا که مهمترین محل برای تامین وجه نقد است. ثانیا تاثیر متقابل با عواملی مانند وضعیت اقتصادی، تصمیمات قیمت گذاری، وضعیت رقبا، وضعیت صنعت، مسائل بازاریابی و … دارد. البته در محاسبه میزان افزایش سرمایه سازمان، میزان هزینه‌های مختلف، نیروی انسانی مورد نیاز، میزان تولید و جنبه‌های عملیاتی برنامه نیز دخیل هستند.

بودجه مقادیر تولید

تمام بودجه‌های عملیاتی تابع بودجه مقادیر تولید هستند در حالی که خود این بودجه تابع بودجه فروش است. بنابراین برای تنظیم فرآیند بودجه مقادیر تولید ابتدا باید بودجه فروش تنظیم شده باشد. سپس با توجه به فرض‌ها و پیش‌بینی‌های بودجه فروش، می‌توان مقادیر تولید را بودجه بندی کرد.

در تنظیم فرآیند بودجه مقادیر تولید باید به سه موضوع توجه داشت؛ 1. مقدار موجودی کالا در ابتدای دوره 2. مقدار مورد نیاز از کالا برای پایان دوره 3. ایجاد توازن بین موجودی و تولید در طول دوره.

بودجه مواد اولیه مصرفی

فرآیند بودجه مواد اولیه مصرفی از فرمول مقادیر تولید ضرب در استاندارد مصرف مواد اولیه برای تولید هر محصول به دست می‌آید. بودجه مواد اولیه مصرفی مهمترین داده برای مدیریت فروش است، چرا که برای محاسبه قیمت تمام شده کالا از این بودجه استفاده می‌شود.

بودجه خرید مواد و قطعات مصرفی

منظور از بودجه خرید مواد و قطعات مصرفی، مشخص نمودن مقداری از مواد اولیه است که باید خریداری شود. در بودجه خرید علاوه بر مقدار مورد نیاز از مواد که باید خریداری شود، زمان بندی و قیمت‌ها نیز پیش‌بینی می‌شود.

در تنظیم فرآیند بودجه خرید مواد و قطعات مصرفی باید به صرفه جویی لازم و برنامه ریزی دقیق توجه شود تا هرگز مواد اولیه موجود در انبار به صفر نرسد.

بودجه هزینه و دستمزد مستقیم

فرآیند بودجه هزینه یا همان برنامه ریزی برای هزینه‌های نیروی کار به دو دسته تقسیم می‌شود: هزینه‌های دستمزد مستقیم (پرداخت‌های پرسنلی) و هزینه‌های غیر مستقیم (سایر هزینه‌ها). حال مدیریت مالی و مدیریت منابع انسانی برای محاسبه این هزینه‌ها ابتدا ساعات کار مستقیم مورد نیاز برای تولید هر یک واحد محصول را برآورد می‌کنند. سپس میزان تولید هر محصول را مطابق با ساعات کار محاسبه کرده و در نهایت با به دست آوردن ساعات کار مستقیم برای کل تولیدات، نرخ دستمزد برای هر ساعت کار را برآورد می‌کنند.

بودجه هزینه‌های سربار ساخت

هزینه‌های سربار ساخت از جمله هزینه‌های مصرفی هستند که نمی‌توان به طور مشخص گفت به کدام واحد یا کدام محصول اختصاص دارند. هزینه‌هایی مانند مواد غیر مستقیم، کار غیر مستقیم، قطعات یدکی مصرفی، استهلاک و ملزومات، هزینه‌های سربار ساخت به حساب می‌آیند.

در تنظیم فرآیند بودجه هزینه‌های سربار ساخت، مدیران سازمان ابتدا ارتباط میان این هزینه‌ها و میزان تولید را بررسی می‌کنند. سپس این هزینه‌ها را در دو گروه ثابت و متغیر دسته بندی کرده و پس از انجام این کارها این هزینه‌ها را بودجه بندی می‌کنند. حقوق، بیمه، استهلاک و … نمونه‌هایی از هزینه‌های ثابت هستند. هزینه‌های متغیر نیز هزینه‌هایی هستند که با حجم تولید رابطه مستقیم داشته و با تغییر آن تغییر پیدا می‌کنند.

بودجه بندی قیمت تمام شده برای کالای تولیدی

در فرآیند بودجه قیمت تمام شده برای کالای تولید شده از حاصل جمع بودجه‌های مواد مستقیم، دستمزد مستقیم و سربار ساخت، بودجه دقیق حاصل می‌شود. همچنین برای محاسبه بودجه قیمت تمام شده کالای فروخته شده نیز موجودی محصول در ابتدای دوره محاسبه شده و در پایان دوره پیش‌بینی می‌شود.

بودجه هزینه‌های فروش و بازاریابی

تمام هزینه‌ها اعم از حقوق کارمندان، استهلاک، اجاره، کارمزد نمایندگان فروش، بازاریابی و … در فرآیند بودجه فروش دخیل بوده و برآورد می‌شوند.

بودجه هزینه‌های اداری

همانطور که در فرآیند بودجه تولید، تمام هزینه‌های تولید محاسبه می‌شود در بودجه بندی هزینه‌های اداری نیز به محاسبه بودجه‌های غیر تولیدی مانند هزینه‌های خدماتی، طبقه بندی و برآورد می‌شوند.

بودجه‌ بندی ؛ یکی از معیارهای اصلی ارزیابی عملکرد

اجزای بودجه بندی

بودجه هزینه‌های مالی

فرآیند بودجه بندی هزینه‌های مالی همان هزینه‌های مربوط به مدیریت مالی هستند. هزینه‌هایی اعم از سود، کارمزد و تمام هزینه‌های برآورد شده در چارچوب وام و اعتبارات تمام مواردی هستند که در این طبقه از بودجه بندی باید محاسبه شوند.

پیش‌بینی سود و زیان

پس از تنظیم فرآیند بودجه برای تمام موارد بالا، می‌توان به راحتی سود خالص سازمان را محاسبه کرد. سود خالص غالبا یک عدد و هدف سازمان و واحد تولیدی است. حال اگر چنانچه این عدد مطابق با خواسته‌های مدیران ارشد و رافع نیازهای سازمان نباشد، بودجه بندی‌های انجام شده و برنامه‌ها باید مجددا بازبینی شوند.

فرآیند بودجه مالی

همانطور که گفته شد فرآیند بودجه مالی، بودجه هزینه‌های سرمایه‌ای و بودجه نقدی را شامل می‌شود. با کمک بودجه هزینه‌های سرمایه‌ای سازمان می‌تواند اطلاعاتی در زمینه خرید دارایی‌های ثابت و انجام طرح‌های سرمایه‌ای به دست آورد. این بودجه مستلزم تصمیم‌گیری‌های حساس و توجه کامل است.

فرآیند بودجه بندی نقدی

یکی از اهداف مهم بنگاه‌های خدماتی و تولیدی، پیش‌بینی و حفظ نقدینگی برای انجام به موقع تعهدات است. فرآیند بودجه نقدی یک ابزار قدرتمند برای اعمال مدیریت بر نقدینگی سازمان است. چرا که علاوه بر دادن اطمینان از انجام به موقع تعهدات، از راکد ماندن نقدینگی و بروز مشکل در سودآوری نیز ممانعت می‌کند. برای محاسبه این بودجه وجه نقد در اول دوره محاسبه شده و سپس دریافتی‌های ناشی از بودجه عملیاتی به آن افزوده می‌شود. البته هزینه‌های عملیاتی و تعهدات و هزینه‌های سرمایه‌ای از آن کسر خواهد شد. در نهایت نیز با پیش‌بینی دریافت وام و فروش دارایی‌های ثابت کل نقدینگی محاسبه می‌شود.

پیش‌بینی ترازنامه

مدیران سازمان برای پیش‌بینی ترازنامه در فرآیند بودجه بندی از ترازنامه اول دوره استفاده کرده و تغییرات مورد انتظار در بودجه‌های عملیاتی، سرمایه‌ای و نقدی را در آن اعمال می‌کنند. در صورت هماهنگ نبودن تغییرات ایجاد شده در ترازنامه و انتظارات، می‌بایست برنامه‌های عملیاتی و بودجه‌های مرتبط دیگر مورد بازبینی قرار بگیرند.

بودجه بندی نقشه اصلی برنامه‌های شما برای افزایش درآمدتان است.

همان‌طور که قبلاً نیز گفتیم، ارزیابی عملکرد برای بهبود وضعیت سازمان و تیم‌تان، افزایش درآمدتان و رشد روزافزون‌تان امری مهم و حیاتی برای سازمان شما است. ارزیابی عملکرد می‌تواند چندین پایه و مبنا داشته باشد. یکی از پایه‌های اصلی و مهم آن ارزیابی عملکرد بر اساس بودجه‌ بندی است. فروش معمولاً منبع اصلی درآمد یک کسب و کار است. بودجه‌ بندی‌ نقشه‌ و برنامه‌ی مالی شما برای جزئیات درآمدتان است. علاوه‌بر تخمین فروش آتی، بودجه‌بندی‌ها یک سری محدودیت‌هایی هم برای خرج و مخارج‌هایتان ایجاد می‌کند؛ مثل حقوق و دستمزد، اجاره‌ها، خدمات رفاهی، منابع، تبلیغات، بیمه و مالیات. یعنی با داشتن یک چارچوب بودجه‌بندی مناسب، همه زمینه‌های ذکر شده دارای طرح و نقشه مناسب خواهند بود. بدین ترتیب، بودجه یک کسب و کار شامل بخش‌های فرعی متعددی است، اما دو دسته اصلی و مهم آن درآمد و هزینه هستند که تمام بخش‌های فرعی ذکر شده در زیرمجموعه آنها قرار می‌گیرد. جدول بودجه‌بندی شما سه ستون دارد: بودجه در نظر گرفته شده، بودجه موجود، و تفاوت بین این دو.  این تفاوت همان ارزیابی عملکرد است.

بودجه ثابت و بودجه متغیر

از بودجه‌ بندی می‌توان برای ارزیابی تعدادی از واحد‌های تولیدی یا خدماتی، ساعت‌های کاری و مواد مصرفی برای هر وظیفه و کار استفاده کرد. این فرآیند شامل تخصیص منابع به بخش‌های مختلف در بودجه، و سپس پیگیری کارهای اتمام یافته و مقایسه آنها با بودجه تخصیص داده شده و بودجه مصرفی آن است. به بودجه اصلی که در آن تخمین‌ها صورت می‌گیرد، بودجه ثابت می‌گویند. بودجه متغیر می‌تواند بودجه ثابت یا استاتیک را تنظیم کند تا نتایج واقعی را نشان دهد. بودجه‌های آتی می‌تواند با استفاده از داده‌های بودجه متغیر ساخته شود.

شناخت هدف

برای قضاوت و داوری مبتنی‌بر بودجه بندی درباره عملکرد کسب و کارتان، اولین و مهم‌‌ترین شاخص‌ شما باید شناخت اهداف کسب و کارتان باشد. دومین شاخص شما شناخت منابع ازجمله نیروی کار و موادی است که برای اجرای اهداف مورد نظرتان مورد نیاز است. پس اهداف خود را شناسایی کنید، آنها را تجزیه و تحلیل کنید، ببینید به چه منابعی برای اجرایی کردنشان نیاز دارید و سپس بودجه‌بندی کنید. در آخر نیز می‌توانید بر اساس بودجه‌ تعیین شده و مسیر طی شده، عملکرد خود و سازمان خود را ارزیابی کنید.

مزایای ارزیابی

ارزیابی عملکرد بر مبنای بودجه بندی برای مدیران اطلاعاتی را که برای تنظیم محصولات، حمل و نقل، نوآوری‌ها و دیگر جنبه‌های مدیریت کسب و کار نیاز است فراهم می‌کند تا بتوان خدمات مشتریان را به نحو بهتری بهبود و توسعه داد. ارزیابی عملکرد مدیران را مجاب می‌کند تا کانال‌‌های ارتباطی بهتر و قوی‌تری را در داخل سازمان خود و با تأمین‌ کنندگان مشتریان بسازند. در واقع با داشتن ارتباط قوی با همکاران و هم‌تیمی‌ها می‌توانید اطلاعات بهتری جمع‌آوری کنید تا نتایج بهتری برای بودجه بندی هم کسب کنید.

تنظیم ورودی‌های آتی

مدیران از نتایج ارزیابی‌ها استفاده می‌کنند تا بفهمند که آیا در راستای رسیدن به اهداف خود حرکت می‌کنند یا خیر. با بررسی این نتایج، مدیران تشخیص می‌دهند در مسیر پیش‌رو به چه مواد و وسایلی نیاز دارند و برای ورود آنها به مجموعه خود برنامه‌ریزی می‌کنند.

منبع: smallbusiness

نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها

بیشتر بخوانید  سنجش اثربخشی و میزان عملکرد استراتژی‌های تدوین شده