اهداف و نتایج کلیدی OKR ؛ یک چهارچوب هدف‌گذاری برای تفکرات بزرگ

اینکه سازمان های بزرگی همچون گوگل، توییتر، اوبر، اینتل، لینکدین و … از کدام راه برای پیشرفت خود استفاده می کنند همیشه برای شرکت های دیگر شورانگیز بوده است. راز نشاط و کارآمدی این سازمان های بزرگ برای همه به عنوان یک سوال باقی مانده است. خوب است بدانید که این سازمان ها از راهی به نام OKR  جهت مدیریت کارها و هدف های خود استفاده می کنند که در ادامه مطلب به شرح آن خواهیم پرداخت. اما قبل از بررسی OKR باید به پاسخ دو سوال رسیدگی شود:

1. برای رسیدن به کجا می خواهم تلاش کنم؟
2. به چه صورت متوجه شم که به هدف مورد نظر رسیده ام؟

OKR چیست؟

هر سازمانی در کار خود، از هدف هایی پیروی می کند و همیشه به دنبال ایجاد هماهنگی در کارکنان شرکت خود می باشد. هرچه آن شرکت بزرگتر و همچنین زیر شاخه های گسترده تری داشته باشد، ممکن است پیچیدگی بیشتری برای رسیدن به هماهنگی در کارکنان جهت پیشرفت هدف ها وجود داشته باشد و زمان زیادی بخواهد. در این مورد، استفاده از OKR می تواند کار زیادی در رسیدن به هماهنگی در شرکت انجام دهد.

OKR مخفف شده اصطلاح Objective & Key Results می باشد و به معنی “هدف ها و نتایج اصلی” است. در این مدل، روش هایی برای تعریف هدف ها و برآورد نتایج آنها به طور معمول به صورت 3 ماهه یا فصلی و همچنین سالانه در نظر گرفته می‌شود.

روش OKR، که نظریه آن برای بار اول در سال 1970 به وسیله اندی گراو از شرکت اینتل مطرح شد، مدیریت بر اساس هدف ها و نتایج اصلی است. 29 سال بعد در سال 1999 شخصی به نام جان دوئر از شرکت گوگل با کمی تغییر روی آن، این طرح را روی کار آورد.

شرکت گوگل، با استفاده از اصل OKR موفق شد تعداد کارکنان خود را از 40 نفر به بیشتر از 6000 نفر برساند. این روش در طی 20 سال بود که برای پیشرفت هدف های شرکت استفاده شد.

در کنار شرکت های اینتل، لینکدین، گوگل و توییتر، اسپاتیفای هم از روش OKR بهره می برد. البته بدین صورت نیست که فقط شرکت هایی با کارهای دیجیتالی و آنلاین از این سیستم استفاده کنند؛ بلکه شرکت هایی همچون والمارت، گاردین و تارگت هم با استفاده از این مدل هدف های خود را پیش میبرند.

مدل OKR یک سیستم ریاست رهبری می باشد که بسیار موفق است. در حقیقت هدف از OKR، اتصال سازمان، تیم، اشخاص و دپارتمان می باشد. همچنین این سیستم معیاری برای اندازه گیری مقدار رسیدن به هدف ها و مبدل کردن ارزش های کیفی به مقدار کمی آن است. 

روش OKR فقط برای شرکت ها کارآمد نیست و می توان از این فرایند برای پیشرفت هدف های فردی هم استفاده کرد. در این سیستم، هدف های سازمان کاملا مشخص و دقیق بیان می شود و هر شخصی با دانستن وظایف خود برای رسیدن به این هدف های معین تلاش می کند. معین کردن هدف ها در فرایند OKR باعث می شود تا هر کسی کاملا از مسئولیت های خودش اطلاع داشته باشد و با تمرکز کامل و همچنین بدون منحرف شدن از مسیر به وظایف خودش مشغول شود. 

OKR در واقع لیستی از 3 الی 5 هدف با بیشترین اولویت برای هر کسی است که هر کدام از این هدف ها، از 3 الی 5 زیر مجموعه و همچنین نتیجه اصلی قابل محاسبه می باشد. 

هر کدام از این نتایج اصلی، دارای یک نمره ی توسعه است که از ” 0-100% یا 0 تا 1.0″ می باشد و مقدار رسیدن به نتیجه را نشان می دهد. در این روش یک رئیس وجود دارد که آن مجموعه را رهبری می کند. عدد قابل پذیرش برای هر OKR بین 0.6 تا 0.7 می باشد. در صورتی که اشخاص همیشه نمره 1 دریافت کنند، به این معنی می باشد که OKR آنها به میزان لازم مایل به پیشرفت نبوده اند. از سوی دیگر در صورتی که اشخاص همیشه نمراتی بین 0 تا 0.3 را دریافت کنند، به معنی این است که OKR درست توصیف نشده است و رسیدن به آن ممکن نیست. توصیف درست و مشورتی این ارزش ها یکی از دلایل مهم در موفقیت روش OKR است.

مشخصات یک برنامه “او کی آر” خوب چیست؟

با در نظر گرفتن مواردی که ذکر شد؛ باید قبل از شروع هر فصل، هدف ها و ارزش های رسیدن برای هر کسی معین شود. در استفاده از روش OKR باید دقت داشته باشید که این راه در هیچ صورتی به معنای برآورد کارمندان نیست. یعنی OKR به عنوان وسیله ای برای رو به رو شدن با کارمندان نیست. برعکس باید باعث شود تا بهره وری و انگیزه در بین کارمندان زیادی شود. چند مورد درباره OKR بسیار مهم است که می توان آنها را ویژگی های این روش به شمار آورد.

• روش های رسیدن به این هدف ها باید کاملا منطقی تالیف شوند. همچنین راه های لازم برای رسیدن به آنها وجود داشته باشد. این هدف ها نه باید زیادی بزرگ و به عبارتی دست نیافتنی باشند و نه باید بسیار ساده باشند.
• فرایند OKR باید یک روش پاداش‌گونه برای کارکنان خود باشد و در صورتی که این هدف ها به دست نیامد جریمه ای برای آنها لحاظ نشود.
• در صورتی که امکان باشد باید از ارزش های غیر کاری و همچنین مربوط به مشکلات رفتاری در OKR استفاده کرد.

تفاوت مهم بین OKR و  KPI بخاطر در دسترس بودن آن برای همه است. بدین صورت که OKR در افراد برای همه کارکنان شرکت واضح و در دسترس است. اما KPI هر فردی فقط مخصوص به خود او می باشد و افراد دیگر اطلاعی از آن ندارند.

مثالی بهتر برای درک OKR

برای واضح تر شدن مسئله، تصور کنید که شما برای برنامه تبلیغات رسانه های اجتماعی شرکت خود، نیاز به بیشتر کردن تعداد کاربران آن رسانه دارید. از این رو می خواهیم با توجه به توضیحاتی که دادیم به سراغ OKR برویم.

برای رفع این مسئله، نیاز به استانداردهای قابل اندازه گیری  (Countable measures) می باشد تا بتوان بهتر در راه پیش رو گام برداشت. استاندارد هزینه جذب مشتری (CAC) که سود دریافت شده از فروش در آن وارد است، یکی از راه های مناسب برای اندازه گیری آن می باشد.

در حقیقت هدف ما راضی نگه داشتن مشتری، به شرط کنترل قیمت جنس ها می باشد. همه مثال های ذکر شده در قالب استاندارد OKR به صورت زیر ضبط می شود. دقت کنید که همیشه ممکن است تنظیم دوباره هدف ها در فاصله های کوتاه اتفاق بیفتد و نیازی به سخت گرفتن و مطالعات پیچیده برای پیدا کردن ارزش های 100% درست نیست. از این رو ساده ترین و سریع ترین ارزش ها را انتخاب کنید. به طور مثال:

 

اهداف و نتایج کلیدی (OKR) کمک می‌کند تا اهداف سطح بالا و قابل اندازه‌گیری را برای کسب و کار خود تعیین کنید.

 

اهداف و نتایج کلیدی (OKR) یک چهارچوب هدف‌گذاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف خود را تعیین و سپس خروجی آن را بررسی کنند. این چهارچوب به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به اهداف خود در عرض چند روز، به جای چند ماه، دست یابند.

 

 

OKR از دهه هفتاد میلادی پا به عرصه حضور نهاد و مفاهیم آن را اندی گروو خلق کرد و توسط جان دئور، از سرمایه‌گذاران اولیه گوگل، به شهرت رسید. OKR به سرعت به یکی از زمینه‌های گوگل تبدیل شد و شرکت‌هایی همچون لینکدین، توییتر، دراپ‌باکس، اسپاتیفای، ایدربی‌اندبی و اوبر از آن تبعیت می‌کنند. OKR  به کسب و کارها کمک می‌کند تا با سرعت نسبتاً بالایی، نه تنها به اهدافی که می‌خواهند برسند، بلکه دستاوردشان هم اندازه‌گیری کنند.

 

OKR در برابر KPI

 

OKR ها و KPIها در نگاه اول به نظر یکسان می‌آیند، اما KPIها برای اندازه‌گیری سلامت یک کسب و کار به کار می‌روند و بیشتر معیارها را اندازه می‌گیرند و کمتر هدف‌ محورند. بااین‌حال هم KPIها و هم OKR ‌ها به عنوان شاخص‌های عملکردی استفاده می‌شوند.

 

نیازی نیست تا برای اجرای OKR ‌ها، KPIها را کنار بگذاریم، اما باید تفاوت‌های بین این دو را در نظر بگیرید. OKR ‌ها بیشتر به اهداف کسب‌وکار کار دارند و به «کار» کارمندان چندان مربوط نیستند. از طرف دیگر، KPIها مستقیماُ با کار روزانه کارمندان درگیرند؛ آنها برای رسیدن به موفقیت در محیط کار طراحی شده‌اند.

 

چطور از OKR ‌ها استفاده کنیم؟

 

OKR ‌ها ساده و منعطف هستند؛ که این خاصیت بسته به چگونگی اجرای آن در سازمانتان می‌تواند خوب یا بد باشد. اگر می‌خواهید از قضیه «تصمیم بگیریم، بعد فراموش کنیم» اجتناب کنید، OKR ‌ها باید با اهداف و ابتکار عمل‌های کسب و کارتان هم‌راستا باشد. همچنین چک لیستی هم برای بررسی پیشرفت کار در هر سه ماهه تجارت تهیه کنید.

 

زمانی‌که OKR ‌ها به‌درستی اجرا شوند، می‌توانند تأثیرگذار باشند و باعث شوند بتوان به اهداف به طور واضح و قابل‌اندازه‌گیری دست یافت. زمانی که به درستی اجرا و پیاده نشوند، باعث می‌شوند اهداف مبهم، شخصی باشند و و چندان به کار شما نیایند.

 

معمولاً پیشنهاد می‌شود در هر بار اجرای OKR ‌ها، برای کسب‌وکارهای نسبتاً بزرگ تا ۵ OKR ‌ و برای کسب وکارهای کوچک تا OKR ‌ اجرا شود. بعد از اجرای اهداف، فرآیند پیشرفت آن‌ها را به طور انفرادی بررسی کنید و آنها را در هر سه ماهه مرجع کنید.

 

OKR ‌ها در محیط‌های کاری ابزار مناسبی برای هدایت پروژه‌ها هستند، چراکه زمانی که پروژه‌ای مطرح می‌شود و در راستای OKR ‌های سه ماهه ما نیست، تصمیم می‌گیریم که آیا می‌توان آن را در برنامه خود جای دهیم و یا لازم است اولویت‌بندی کنیم و یا حتی پروژه را کنسل کنیم.

 

اجرای OKR ‌ها

 

اگر می‌خواهید تیم خود را تشویق کنید تا اهداف مشکل‌تری را تعیین کنند و کمی هم جاه طلبانه فکر کنند، اجرای OKR ‌ها گزینه مناسبی است. البته باید این موضوع را هم برایشان جا بیندازید که خروجی OKR ‌ها هر چه باشد تأثیر منفی بر بررسی عملکرد و امنیت شغلی آنها ندارد.

 

بهتر است یک جلسه طوفان فکری برگزار کنید تا تیمتان بتواند اهداف خود را مطرح کند و بگوید کدام یک برای سه ماهه بعدی بیشترین تأثیر را در روند کاری شرکت دارد.

 

«بیشترین تأثیراتی که در سه ماهه آتی به آن نیاز داریم کدام است؟»

 

به محض ایجاد OKR ‌ها، باید به آنها امتیاز بدهید؛ معمولاً از مقیاسی بین ۰ و ۱ استفاده می‌شود و یا درصدی بین ۰ و ۱۰۰. امتیاز ۰.۳ یا ۳۰ درصد یعنی شما نتوانستید به هدف خود برسید، و امتیاز ۰.۷ یا ۷۰ درصد یعنی شما پیشرفت کرده‌اید، ولی به هدف خود نرسیدید. نمره ۱ یا ۱۰۰ درصد یعنی شما توانستید به هدف خود برسید. OKR ‌ها اهداف بلند مدت هستند و معمولاً بیش از سه ما طول می‌کشد تا به آنها دست یافت.

 

تعیین نتایج کلیدی

 

به محض ایجاد و پیاده‌سازی اهداف، باید نتایج کلیدی را مشخص کنید. سعی نکنید به سراغ لیست‌های انجام کار بروید، در عوض سعی کنید به خروجی مربوط به اولویت کسب و کارتان تمرکز کنید. نتایج کلیدی باید توضیح دهد که چگونه وظایف مشخصی نتایج دلخواهی را تولید می‌کند. مثال زیر نمونه‌ای از OKR درست و نادرست است:

 

نادرست: ویژگی X تا پایان سه ماهه اجرا شود.

درست: ویژگی X کاربران جدید را تا ۱۰ درصد در این سه ماهه افزایش می‌دهد.

 

برای اینکه اهدافتان قابل اندازه‌گیری باشد، باید نتایج حاصل از آنها را در نظر داشته باشید. اگر هدف کیفی است، باید موفقیت و دستاوردش را طوری در نظر بگیرید که قابل اندازه‌گیری باشد. هر نتیجه کلیدی هم باید مسئولی در تیم داشته باشد که در تمام مدت  پیشرفتش را بررسی کند.

 

برای اجرای بهتر OKRها بهتر است چک لیست را در نظر داشته باشید:

 

• اول مشتری را مد نظر قرار دهید

• از جاه طلبی خودداری کنید

• OKR را برای اهداف بزرگ شرکت به کار ببرید
• تعداد هدف مناسب را در نظر داشته باشید
• اگر نمی‌توانید خروجی را اندازه بگیرید، پس نتیجه کلیدی خوبی نیست
• نتایج کلیدی خروجی شما هستند، نه وظایف شما.
• برای هر نتیجه، یک مسئول در نظر بگیرید

منبع: cio