چگونه اهداف KPI را مشخص کنیم؟

در صورتی که هر فردی به ارزیابی عملکرد خود بپردازد، می‌تواند به اهداف خود دست پیدا کند

هر فردی در زندگی خود می‌تواند اهداف گوناگونی داشته باشد. این اهداف هر چقدر هم کوچک باشند، قابل احترام‌اند. در کنار آن افرادی قرار دارند که با اهدافی که در سر دارند، می‌خواهند دنیا را تغییر دهند. هدف هر چیزی باشد، به شاخص کلیدی عملکرد نیاز خواهد بود. در صورتی که هر فردی به ارزیابی عملکرد خود بپردازد، می‌تواند به اهداف رنگارنگ خود دست پیدا کرده و از این طریق دنیا را تبدیل به جای زیباتری برای زندگی کند؛ پس در این راستا نیاز است تا با کمک روش‌های مختلفی، به دنبال ساخت اهداف KPI باشید. در ادامه مطلب قصد داریم تا به بررسی چند راهکار و گام بپردازیم که می‌توانند به شما در این زمینه کمک کنند. همراه ما باشید.

تعیین اهداف دست‌یافتنی

برای اینکه بتوانید اهداف دست‌یافتنی را برای خودتان تعیین کنید، نیاز است تا به پارامترها و نکات مختلفی توجه داشته باشید. در ادامه به بررسی چند مورد از این نکات مهم می‌پردازیم.

به دنبال پیدا کردن اهداف زندگی خود باشید

یکی از مواردی که با کمک آن می توان به شاخص کلیدی عملکرد دست پیدا کرد، تعیین اهداف است. هر فردی باید با خودش تعیین تکلیف کند. برای این کار می‌تواند چندین سؤال را از خود بپرسد. اول از همه بدانید که شما از زندگی چه چیزی می‌خواهید و سپس به پاسخ این سؤال دست پیدا کنید که به چه جایگاهی می‌خواهید دست پیدا کنید. 

شما برای تمامی دوران خود باید برنامه و هدف داشته باشید. البته جواب‌هایی که می‌دهید ممکن است در قالب کلی باشند؛ به عنوان مثال شاید فقط بگویید که می‌خواهیم زندگی شادی داشته باشیم. اهداف می‌توانند فراتر از موارد گفته شده باشند. 

فرض کنید هدف شما تاسیس یک شرکت است

به عنوان مثال هدف شما می‌تواند تاسیس یک شرکت باشد. برای اینکه روند تاسیس شرکت شما با موفقیت طی شود، نیاز است تا به عوامل مختلفی توجه کنید. مدیریت مهم‌ترین مبحث است. شرکت شما باید دارای برترین مدیریت مالی و مدیریت پروژه باشد. در واقع با کمک مدیریت استراتژی می‌توانید به تمامی این موارد رسیده و به شاخص ارزیابی عملکرد دست پیدا کنید. 

اگر می‌خواهید بهترین عملکرد را در این زمینه داشته باشید، به شما پیشنهاد می‌کنیم حتما در دوره های آموزش سازمانی شرکت کنید. این دوره‌ها می‌توانند شامل مشاوره‌های گوناگونی باشند که پوشش‌دهنده زمینه‌های خاصی هستند. مشاوره مدیریت، مشاوره منابع انسانی و استفاده از مشاور سیستم ها فرآیندها و… در بین این موارد جای می‌گیرند. 

پس به طور کلی می‌توانیم اینطور بیان کنیم که هدف‌های خاص شما می‌تواند شامل دسته‌بندی‌های گوناگون باشد. خانواده، کاری، تحصیل و سلامتی از این اهداف خاص به حساب می‌آیند. 

برای رسیدن به شاخص کلیدی عملکرد، اهداف بزرگ خود را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید

اجازه دهید بار دیگر نگاهی به زندگی داشته باشیم. آیا تا به حال به این موضوع فکر کرده‌اید که چه بخش‌هایی از زندگی باید تغییر کند؟ چه مواردی نیاز به بهبود و بهتر شدن دارد؟ تمامی زمینه‌هایی که به بهبود نیاز دارد، می‌تواند شامل خانواده، سلامت، تحصیل و کار باشند. پس بیایید این سؤال را از خودمان بپرسیم که جایگاه ما تا 5 سال آینده کجا خواهد بود و چگونه می‌توانیم به اهداف بزرگ خود دست پیدا کنیم؟

فرض کنید هدف اصلی شما لاغر شدن است. برای اینکه بتوانید به این درجه دست پیدا کنید، نیاز است تا به فکر خوردن غذاهای سالم باشید و در کنار آن در مسابقه‌های ورزشی دوندگی نیز شرکت کنید. همچنین اگر هدف شما این بوده که یک کسب و کار را برای خودتان راه بیندازید، باید در ابتدا از هدف‌های کوچک‌تر شروع کنید. به عنوان مثال در ابتدا مدیریت کسب و کار را یاد بگیرید و حتما به دنبال کسب اطلاعات در زمینه مدیریت بازاریابی و مدیریت فروش باشید. راه‌های مختلفی برای فرا گرفتن این زمینه‌ها وجود دارد؛ استفاده از مشاوره فروش و بازاریابی نمونه‌ای از این موارد است. 

دست به یادداشت اهداف کوتاه مدت خود بزنید

یکی دیگر از روش‌هایی که باعث رسیدن به شاخص کلیدی عملکرد یا KPI می‌شود، یادداشت اهداف کوتاه مدت است. در این مرحله شما خواسته‌های خودتان را به صورت کامل می‌دانید و برای چند سال آینده نیز اهداف خودتان را تنظیم کرده‌اید. پس حالا نوبت آن است که سفت و سخت به این اهداف بچسبید و تمامی تلاش خودتان را برای رسیدن به آن‌ها به کار بگیرید. داشتن یک برنامه زمانی منطقی از اهمیت بالایی برخوردار است؛ به همین علت زمانی که اهداف کوتاه مدت را یادداشت کردید، سعی کنید برنامه‌ریزی بیشتر از یک سال نشود. به نکات زیر توجه کنید:

زمانی که دست به نوشتن اهداف می‌زنیم، قطعا گذر کردن از آن‌ها بدون توجه امکان‌پذیر نبوده و باید احترام زیادی را برای آن‌ها قائل باشیم.

فرض کنید می‌خواهید لاغر شوید که یک هدف بلند مدت است. برای رسیدن به آن نیاز به برخی از اهداف کوتاه مدت همچون پیاده‌روی و مصرف زیاد سبزیجات دارید.

همچنین برای کارآفرینی می‌توانید از مدیریت منابع انسانی کمک گرفته و در کلاس‌های مختلفی همچون کتابداری شرکت کنید. 

برای حرکت زندگی به سمت خواسته‌هایتان، باید اهداف را به گام‌های کوچک تبدیل کنید

روش‌های دیگری نیز برای رسیدن به شاخص کلیدی عملکرد وجود دارد. قبل از اینکه به بررسی یکی دیگر از این روش‌ها بپردازیم بیایید این سؤال را از خودتان بپرسید که چرا اصلا برای خودتان هدف تعیین کرده‌اید و یا چگونه می‌خواهید به آن‌ها دست پیدا کنید. برای اینکه قضیه فوق برای شما به درستی روشن شود این سؤال را برای خودتان مطرح کنید که آیا هدف شما واقعا ارزشمند است یا خیر. در حال حاضر زمانی مناسب برای رسیدن به آن است؟

اجازه دهید دوباره این مفهوم را با یک مثال واضح کنیم. فرض کنید بزرگ‌ترین هدف شما رسیدن به تناسب اندام است. حالا برای دستیابی به این هدف، شرکت در مسابقات دو را انتخاب کرده‌اید. اگر برای دو هفته ورزش کنید، می‌توانیم آن را در بین بهترین اهداف کوتاه مدت جای دهیم. حالا از خودتان بپرسید که پیاده‌روی می‌تواند در تناسب اندام مؤثر باشد یا خیر. اگر جواب شما منفی است، پس باید به دنبال روش دیگری باشید و مسیرتان را تغییر دهید.

گاهی اوقات برای رسیدن به شاخص کلیدی عملکرد هدف خود را مطابق با شرایط پیش ببرید

گاهی اوقات به صورت دوره‌ای برای مرور اهداف خود وقت بگذارید. یک بار دیگر اهداف کوچک خودتان را تنظیم کنید. بررسی کنید که آیا این اهداف هنوز برای رسیدن به هدف بزرگ کارآمد هستند یا خیر. بعضی وقت‌ها برای رسیدن به اهداف نیاز است تا کمی انعطاف‌پذیر باشیم و خودمان را با شرایط وفق دهیم. 

اگر هدف شما لاغری است، شاید یکی از اهداف کوچک شما این باشد که بخواهید در یک مسابقه دوی 5 کیلومتر شرکت کنید ولی زمانی که مدام خودتان را در تمرین و تلاش کردن می‌بینید، این تصمیم را می‌گیرید که شرکت در مسابقات 10 کیلومتر را جایگزین مسابقات 5 کیلومتر کنید. 

در کارآفرینی نیز قضیه به همین شکل است. یعنی بعد از اینکه کارهای کوچک‌تر مانند شرکت در کلاس‌های مختلف را انجام دادید، می‌توانید دست به تعیین اهداف جدیدتری بزنید. به عنوان مثال برای وام درخواست دهید و به دنبال کسب مجوز باشید. 

به مرور زمان، اهداف جدیدی به ذهن شما خطور می‌کند؛ به عنوان مثال می‌توانید به فکر خرید یک مکان مناسب و بهتر باشید و نیروهای جدیدی را استخدام کنید. اهداف مختلف ولی درست می‌توانند کار شما را بر روی غلتک بیندازند و موفقیت شما را تضمین کنند. تمامی این‌ها شما را به یک هدف نزدیک خواهد کرد؛ یعنی: شاخص کلیدی عملکرد!

در قدم دوم به فکر راهکارهای مختلف به منظور رسیدن به اهداف خود باشید

دومین قدمی که باید طی کنید این است که با استفاده از راهکارهای گوناگون و مؤثر به دنبال رسیدن به اهداف خود باشید. برای اینکه دومین قدم را نیز با موفقیت طی کنید، می‌توانید از چندین راهکار طلایی بهره بگیرید که در ادامه به بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت.

اولین نکته طلایی: مشخص کردن اهداف

در اولین نکته باید به دنبال این باشید تا اهداف خودتان را مشخص کنید. زمانی که شما اهداف خودتان را تعیین می‌کنید، سوالات مختلفی ذهنتان را درگیر خواهد کرد. برای این سوالات باید جواب‌های مشخصی داشته باشید. هر هدفی که تعیین می‌کنید باید همراه با جواب آن یعنی دلیل انتخاب آن باشد. همچنین باید بدانید که این هدف چگونه می‌تواند به شما کمک کند تا به خواسته‌هایتان برسید. 

دومین نکته طلایی: انتخاب اهداف قابل اندازه گیری

شما باید بتوانید پیشرفت خودتان را بررسی کنید. برای رسیدن به این درجه نیاز است تا اهداف شما از قابلیت اندازه‌گیری برخوردار باشد. در واقع ممکن است با کلمات بازی کنید. به عنوان مثال هدف خودتان را اینطور بیان می‌کنید که می‌خواهم بیشتر بدوم. این جمله هر چند یک هدف بوده ولی آیا می‌توانید به بررسی پیشرفت در آن بپردازید؟ قطعا نه. بهتر است کمی با جمله بازی کنید و بگویید: می‌خواهم 16 بار دور زمین والیبال بدوم. در آن صورت راه‌هایی وجود دارد که می‌توانید میزان پیشرفت خودتان را بررسی کنید. 

نمونه‌ای از اهداف قابل اندازه‌گیری، دوی 5 کیلومتر است. اگر این کار را انجام دهید، قطعا توانایی انتخاب اهداف کوچک‌تر را نیز خواهید داشت؛ به عنوان مثال می‌توانید بگویید که هر بار در کمترین حالت یک و نیم کیلومتر خواهم دوید. پس اگر اهداف شما قابل اندازه‌گیری نیستند، باید به سرعت آن‌ها را اصلاح کنید؛ در غیر این صورت رسیدن به شاخص کلیدی عملکرد امکان‌پذیر نخواهد بود.

سومین نکته طلایی: انتخاب واقع بینانه اهداف

در انتخاب اهداف صداقت بسیار حائز اهمیت است. شرایط شما باید کاملا صادقانه باشد. در این صورت می‌توانید متوجه شوید که کدام یک از اهداف انتخابی واقعی است و کدام در زمره تخیلی‌ها قرار خواهد گرفت. پس رو راست بودن بسیار پراهمیت است. شما برای انتخاب اهداف واقع بینانه می‌توانید از چهار فاکتور وقت، دانش، مهارت و منابع بهره ببرید. 

به عنوان مثال می‌خواهیم لاغر شویم و سپس در مسابقات دوی کشور حضور داشته باشیم. برای این کار نیاز است تا تمرین زیادی را داشته باشید. قطعا تمرین زیاد مستلزم وقت اضافی نیز خواهد بود. اگر تایم کافی نداشته باشید، این هدف به هیچ عنوان برای شما مناسب نبوده و باید به فکر تغییر آن باشید. دست به انتخاب کارهایی بزنید که برای شما زمان را ذخیره می‌کند.

چهارمین نکته طلایی: اولویت‌بندی کردن اهداف

چهارمین نکته‌ای که می‌توانیم برای شما نام ببریم، اولویت‌بندی کردن اهداف است. هر کس در زندگی خود دارای تعدادی اهداف است که برخی از آن‌ها بر دیگری ارجحیت دارند. شما باید آن‌ها را شناسایی کنید و یا به عبارت دیگری آن‌ها را اولویت بندی کنید. البته تصمیم‌گیری درست بسیار مهم است. شما باید به خوبی بدانید که کدام هدف در حال حاضر مهم‌تر است. یک تصمیم اشتباه می‌تواند تمامی فرایند را با اختلال مواجه کند. ممکن است اهدافی که دارید، برای شما سردرگمی داشته باشد. این اهمیت دارد که از این سردرگمی خودتان را رها کنید و به درستی لیستی از اهداف مهم خود تهیه کنید. 

پنجمین نکته طلایی: بررسی پیشرفت

در این قدم نیز باید پیشرفتتان را بررسی کنید. برای ثبت کردن پیشرفت خود می‌توانید از یک دفتر کمک بگیرید و آن را همیشه در کنار خود نگه دارید؛ چرا که با هر بار مرور آن انگیزه شما نیز مضاعف شده و برای رسیدن به اهداف خود مصمم می‌شوید. در واقع یادداشت‌های این دفتر می‌تواند هدایای تشویقی برای شما باشند. قبل از هر چیزی باید به دنبال راهکارهایی باشید که شما را به پیشرفت در زندگی هدایت می‌کند.

از دیگر نکاتی که برای رسیدن به شاخص کلیدی عملکرد دارای اهمیت هستند، می‌توانیم به مواردی همچون سنجیدن اهداف و ادامه دادن به فرایند هدف‌گذاری اشاره داشته باشیم.

هر شخصی می‌تواند برای داشتن یک زندگی و یا کار بهتر به دنبال تعیین اهداف باشد. تعیین اهداف می‌تواند مزایای گوناگونی را با خود به همراه داشته باشد که یکی از آن‌ها رسیدن به شاخص کلیدی عملکرد یا KPI است. برای مشخص کردن اهداف KPI می‌توانید از دو قدم استفاده کنید. این دو قدم شامل تعیین اهداف دست‌یافتنی و استفاده از راه‌های مؤثر برای رسیدن به اهداف است.

همچنین هر کدام از این قدم‌های ذکر شده دارای زیر مجموعه‌های مختلفی هستند که می‌توانیم آن‌ها را نوعی نکات طلایی به حساب بیاوریم. در این مطلب سعی کردیم تا شما را با این قدم‌ها به صورت کامل آشنا کنیم؛ از این رو برای اینکه به خواسته‌های زندگی خود دست پیدا کنید، حتما به مواردی که در این مطلب با شما به اشتراک گذاشتیم، توجه کنید.

شاید شما برای چند سال آینده خود درآمد خیلی زیادی را ببینید، اما بدون هیچ هدفی نمی‌توانید تشخیص دهید که آیا در مسیر درست آن هستید یا خیر.

شاخص‌های کلیدی عملکرد عواملی هستند که به شما کمک می‌کنند بفهمید که آیا در مسیر رسیدن به اهداف استراتژیک خود هستید یا خیر. شاید تا الان برای خود شاخص‌های کلیدی عملکرد را در زمینه‌های مختلف مشخص کرده باشید. اما می‌بایست اهداف KPI را هم مشخص کنید تا بتوانید دقیق‌تر و معنادارتر جلو بروید.

اما چرا؟ بیایید اینگونه فکر کنیم: شاید شما برای چند سال آینده خود درآمد خیلی زیادی را ببینید، اما بدون هیچ هدفی نمی‌توانید تشخیص دهید که آیا در مسیر درست آن هستید یا خیر.

برای این کار بهتر است این ۹ قدم زیر را طی کنید:

۹ قدم برای تعیین اهداف استراتژیک

قدم اول: پیشرفت رسیدن به اهداف خود را بررسی کنید

در ابتدا باید این فرآیند را با تعدادی هدف آغاز کنید. لیست اهداف شما در این مسیر به کمک شما می‌آید. باید سعی کنید روند پیشرفت رسیدن به آنها را بررسی کنید یا در واقع اندازه‌گیری کنید.

قدم دوم: مهم‌ترین هدف خود را که مربوط استراتژیتان است مشخص کنید

اگر شما یک سازمان انتفاعی هستید، احتمالاً یک هدف مبتنی بر اقتصاد یا درآمد خواهید داشت. اگر یه سازمان غیرانتفاعی باشید، احتمالاً هدف اصلی شما مأموریت محور است؛ مثل تعداد افرادی که خدمت می‌کنند.

قدم سوم: یک دورنمای ۵ ساله ار هدفتان تعیین کنید

فرض کنیم که مهم‌ترین هدفتان این است که ظرف ۵ سال آینده سودتان را دوبرابر کنید. باید حساب و کتاب‌های لازم را انجام دهید تا به اعداد دقیقی برسید. برای مثال اگر الان سود شرکتتان ۵۰ دلار در سال است، باید ظرف ۵ سال آینده به ۱۰۰ دلار در سال برسد.

قدم چهارم: از جلو به عقب برگردید تا برنامه‌های سالانه خود را به‌دست آورید

برای رسیدن به سود ۱۰۰ دلاری، بهتر است نگاهی به سناریوهای زیر کنیم:

سناریوی اول: رسیدن به سود ۱۰۰ دلاری در ۵ ساله آینده به این معناست که در سال اول باید به رقم ۶۰ دلار، در سال دوم به ۷۰ دلار، در سال سوم به ۸۰ دلار و … برسید.

سناریو دوم: قرار است در سال‌های اول و دوم سرمایه‌گذاری سنگینی انجام دهید تا در سال‌های پایانی به هدف خود برسید. ممکن است در این صورت در سال اول سود شما ۵۵ دلار، در سال دوم ۶۰ دلار و در سال سوم ۷۰ دلار باشد.

سناریو سوم: می‌خواهید در سال اول تلاش و کار بسیاری کنید و انتظار دارید رشد آهسته‌تری در سال‌های آتی داشته باشید. این بدین معناست که در سال اول ۷۰ دلار، در سال دوم ۸۵ دلار، در سال سوم ۹۳ دلار و در سال چهارم ۹۷ دلار سود سالانه داشته باشید.

سناریویی که انتخاب می‌کنید مشخص می‌کند که اهداف شما در طول ۵ سال چطور تغییر می‌کند که بر روی روش اجرا استراتژیتان تیز تأثیرگذار است. اگر تا الان همچین برنامه‌ای را نداشته‌اید، وقت آن رسیده است که تهیه‌اش کنید.

قدم پنجم: با استفاده از فرآیندهای بالا، اهداف KPI خود را نهایی کنید

حالا که هدف مهم خود را مشخص کردید، باید به سایر اهداف خود نیز رسیدگی کنید. وقتی هدف اصلی و اساسی کار خود را مشخص کردید و برایش برنامه‌ریزی کردید، خیلی راحتر می‌توانید سایر اهداف خود را پیش ببرید و برایشان برنامه‌ریزی کنید.

 قدم ششم: در اهداف خود نقش مشتری را هم در نظر بگیرید

حالا که شالوده اصلی کارتان مشخص شد، باید نقش مشتریان را هم به آن اضافه کنید. شاید برای افزایش سود خود مجبور باشید قیمت محصولات را بالا ببرید یا به مشتریان فعلی خود بیشتر بفروشید یا مشتریان جدیدی پیدا کنید. این اهداف مشتری محور را باید بر اساس استراتژی سازمان خود بنا کنید.

قدم هفتم: هدف‌های داخلی را هم در نظر بگیرید

هدف‌های داخلی به شما این امکان را می‌دهد که بفهمید در درون سازمانتان باید چه کاری بکنید تا مشتریانتان را راضی‌تر کنید تا بتوانید به هدف اصلی خود برسید. بنابراین هنگام تعیین هدف داخلی، مطمئن شوید بر روی فعالیت‌هایی تمرکز کرده‌اید که بر روی اهداف مربوط به مشتریانتان اثرگذار است. برای مثال نوآوری در محصولات که سبب شود بتوانید قیمت آنها را بالا ببرید، می‌تواند یکی از همین اهداف باشد.

شاخص کلیدی عملکرد در افراد به شما کمک می‌کند تا بفهمید برای رشد مهارت‌ها و قابلیت‌های کارکنان خود چه کارهایی باید انجام دهید. رضایت کارکنان، استراتژی مهارت‌ها می‌تواند از جمله این اهداف باشند.

قدم هشتم: همه اهداف را به یکدیگر متصل کنید

شاید متوجه شده باشید که تعیین اهداف در زمینه اقتصادی راحتر از دیگر زمینه‌ها است. زمانی که اهداف مربوط به مشتری و مردم است، دیگر نمی‌توانید با چند حساب و کتاب ریاضی برایش برنامه‌ریزی کنید. اما نکته مهم این است که تمام اهدافتان باید با هم هم‌راستا باشد. شما نمی‌توانید این انتظار را داشته باشید که مشتریان شما زیاد شوند ولی یک برنامه سالیانه برای رشد درآمد نداشته باشید. در واقع برای رسیدن به بالاترین حد اقتصادی باید عملکردی مناسب در همه زمینه‌ها داشته باشید.

قدم نهم: برای تست سلامت زمان بگذارید

فرآیند هدف گذاری شاخص‌های کلیدی عملکرد را تکمیل کردید، اما قبل از اینکه ادامه بدهید بهتر است دو سؤال را از خود بپرسید:

۱) آیا پول لازم را برای سرمایه‌گذاری در زمینه‌های مختلف استراتژیتان را دارید؟ حجم بسیاری از بودجه شما صرف مسائل داخلی و زمینه‌های مردمی می‌شود. بنابراین قبل از اینکه اهداف شاخص‌های خود را مشخص کنید ببینید برای این فعالیت‌ها بودجه‌ کافی را دارید یا خیر. اگر ندارید بهتر است بعضی از اهداف خود را معقول‌تر کنید.

۲) آیا ظرفیت اجرای تمام برنامه‌هایتان را در راستای استراتژی خود دارید؟ بعد از مشخص شدن اهداف و برنامه‌های مربوط به شاخص‌های کلیدی عملکرد، حالا لیستی از فعالیت‌هایی که باید در این راستا انجام دهید، تهیه کنید. اما آیا توانایی اجرای همه آنها را دارید؟

منبع: How To Set KPI Targets