۱۰ قدم مهم برای داشتن یک فرآیند جذب و استخدام قوی

 

فرآیند جذب و استخدام کارا و مفید، فرآیند مرحله‌ای برای استخدام نیروی انسانی است. در این فرآیند سازمان مورد نظر ابتدا نفرات مورد نیاز خود را از میان افراد واجد شرایط انتخاب می‌کند. و در نهایت از میان نفرات انتخابی مناسب‌ترین نیروها را جذب می‌کند. با آگاهی از این روند و فرآیند، قطعا با اعتماد به نفس بیشتری در جلسات مصاحبه شغلی حاضر خواهید شد. با این که فرآیند جذب و استخدام از رازهای سر به مهر مدیریت منابع انسانی است، اما با مطالعه مقاله ” ۱۰ قدم مهم برای داشتن یک فرآیند جذب و استخدام قوی ” پاسخ پرسش های مهم خود را خواهید گرفت. و به این ترتیب با آمادگی بیشتر مراحل استخدام را پشت سر خواهید گذاشت.

پیش از ارسال رزومه و درخواست کار، بهتر است از فرآیند جذب و استخدام مطلع شوید. و بدانید چه مراحلی طی می‌شود تا یک نیروی جدید در سازمان استخدام شود. آشنایی با این مراحل باعث می‌شود تا شما بدانید در هر مرحله چه اتفاقی رخ خواهد داد. و به این ترتیب با آمادگی بیشتر مراحل را طی کنید و به طور منظم پیگیر آن ها باشید.

البته فرآیند جذب و استخدام در هر سازمان و شرکت شرایط ویژه‌ای دارد که توسط مدیریت منابع انسانی آن سازمان یا شرکت تعیین می‌شود. آنچه در ادامه مطلب ذکر خواهیم کرد از مراحل جذب نیروی مورد توجه اغلب شرکت ها است. اما با این حال باید به جزئیات منحصر به فرد هر سازمان و شرکت در فرآیند استخدام توجه داشته باشید.

چند اصل اساسی در فرآیند جذب و استخدام

پیش از پرداختن به مبحث فرآیند جذب و استخدام و مسائل مربوط به آن بد نیست با اصول جذب و استخدام آشنا شوید.

دستورالعمل های مهم برای جذب بهترین نیروهای انسانی در فرآیند جذب و استخدام

1. هدف و استراتژی مشخص: هدف از جذب نیرو باید کاملا مشخص باشد. و استراتژی جذب نیز باید شامل مواردی از قبیل پیام برند، منابع ضروری، هدف گیری کاندیدا و روش های شناختی موثر باشد.
2. برندسازی: منظور از برندسازی سازمانی، اثبات فوق العاده بودن فرصت کار کردن در سازمان به کاندیداها است که اثرگذارترین روش شناختی محسوب می‌شود.
3. هدف گیری بر اساس داده ها: بیشتر سازمان ها یک سیستم غربالگری رزومه بر اساس داده ها دارند که باعث هدف گیری و انتخاب آسان کاندیداها می‌شود.
4. دستمزد و مزایای رقابتی: پیشنهاد حقوق و مزایای خوب به مستعدترین افراد به کارکردن با سازمان، یکی از روش های ترغیب ایشان است. البته برای ترغیب افراد مستعد روش های متعددی وجود دارد اما همانطور که گفته شد این روش بهترین است.
5. فناوری و یکپارچه سازی: فرآیند جذب و استخدام باید با سایر فرآیندهای منابع انسانی یکپارچه باشد. استفاده از فناوری به این امر و در کنار آن بهتر شدن فرآیند غربالگری کمک می‌کند.

5 اصل کلی در فرآیند جذب و استخدام

1. مدیریت داخلی خوب
2. فرصت های توسعه شغلی
3. تعادل کار و زندگی
4. حقوق و مزایای خوب
5. برنامه های موثر برای شناسایی کاندیداهای خوب

مراحل اصلی فرآیند جذب و استخدام

• شناخت نیازها

آغاز فرآیند جذب و استخدام، شناخت نیازهای موجود در شرکت و سازمان است. حال این نیاز ممکن است پر کردن یک موقعیت و سمت شغلی خالی، مدیریت بهتر یک تیم و یا افزایش سرعت و بازدهی وظایف سازمانی باشد. موقعیت ها و سمت های شغلی خالی گفته شده می‌توانند به تازگی و یا مدت ها پیش خالی شده باشند.

• طراحی برنامه در فرآیند جذب و استخدام

پس از شناخت نیازهای استخدام، فرآیند جذب و استخدام آغاز می‌شود. در صورت شکل گیری موقعیت های شغلی جدید در سازمان، باید چگونگی هماهنگی موقعیت های مذکور با اهداف و طرح کسب و کار سازمان به وضوح شناسایی شود. شرکت ها باید تیم های داخلی و کارکنان مربوطه را از تمامی مراحل استخدام موقعیت شغلی جدید، آگاه کنند. همچنین افراد ذی‌نفع و شریک در تصمیم گیری های مربوط به استخدام باید با فرآیند جذب و استخدام موافقت کنند.

مرحله استخدام موارد زیر را نیز شامل می‌شود:

• تعیین راهبردهای اطلاع رسانی درباره موقعیت های شغلی جدید در داخل و خارج از سازمان.
• تعیین معیارها و شرایط بررسی کاندیداهای اولیه.
• مشخص کردن نحوه انجام مصاحبه.
• مشخص کردن فردی که مصاحبه ها را انجام می‌دهد.

• شرح و توصیف شغل

عوامل فرآیند جذب و استخدام باید یک توصیف شغلی شامل لیستی اولویت بندی شده از نیازهای شغلی، صلاحیت های ویژه، ویژگی های مطلوب، تجربه های مورد نیاز و حقوق و مزایای شغلی ایجاد کنند. 

• انتشار آگهی تبلیغاتی درباره موقعیت شغلی

فرآیند جذب و استخدام و شناخت کاندیداهای توانمند ابتدا از درون سازمان آغاز می‌شود. بنابراین نیازمندی به نیروی جدید ابتدا به کارکنان سازمان اعلام می‌شود. در صورت پیدا شدن نیروی مورد نظر از داخل شرکت، فرآیند آگهی همینجا متوقف می‌شود. حال اگر مدیریت منابع انسانی یا سایر عوامل بنابه هر دلیلی تمایل به جذب نیروی خارجی داشته باشند آگهی باید خارج از محیط سازمان منتشر شود.

آگهی جذب و استخدام معمولا در پلتفرم های مربوطه مانند وب سایت سازمان، شبکه های اجتماعی آن، سایت های انتشار آگهی شغلی و یا نشریات و همایش های مربوطه، روزنامه های محلی یا به صورت شفاهی منتشر می‌شود.

• شناسایی کاندیدای مناسب

مسئولین و عوامل فرآیند جذب و استخدام پس از انتشار آگهی باید روشی برای ارتباط مستقیم در نظر بگیرند و به طور مستقیم با کاندیدا ارتباط برقرار کنند. ارتباط مستقیم و فعالیت گسترده در فرآیند استخدام باعث می‌شود تا سازمان بتواند کاندیدای بالقوه‌ای که به دنبال شغل جدید نیستند اما برای این موقعیت شغلی مناسب هستند را شناسایی و جذب کند.

• بررسی رزومه

هر سازمان در زمان آغاز فرآیند جذب و استخدام، ساز و کار مشخصی برای دریافت رزومه ها از طریق ایمیل و .. در نظر می‌گیرد. در بسیاری از سازمان ها مسئولیت بررسی رزومه ها بر عهده نمایندگان بخش منابع انسانی است. این نمایندگان در طول فرآیند بررسی، کاندیداهای که فاقد حداقل ویژگی های مورد نیاز هستند را حذف می‌کنند. 

رزومه ها گاها توسط تیم استخدام کننده یا مدیر بخشی که قرار بر جذب نیرو برای آن است، بررسی می‌شوند. در هر حال پس از جمع‌آوری رزومه های مورد نظر، کاندیدای نهایی جهت مصاحبه انتخاب می‌شوند.

• مصاحبه تلفنی

مصاحبه تلفنی اولین مرحله مصاحبه از کاندیدای منتخب مرحله قبل است. در این مصاحبه تعیین می‌شود که آیا افراد منتخب ویژگی های لازم برای موقعیت شغلی و هماهنگی لازم برای فرهنگ و ارزش های سازمانی شرکت را دارند یا خیر. بنابراین مصاحبه تلفنی نیز منجر به خط خوردن و حذف شدن عده‌ای دیگر خواهد شد.

• مصاحبه حضوری

بسته به نوع سازمان و اندازه آن، برای افراد باقی مانده یک یا چند جلسه مصاحبه حضوری ترتیب داده می‌شود. مصاحبه حضوری در فرآیند جذب و استخدام موارد زیر را شامل می‌شود:

• مصاحبه اولیه که معمولا بر تجربیات، توانایی ها، سابقه کاری فرد جویای کار متمرکز است به صورت فردی میان متقاضی دریافت کار و مدیر استخدام برگزار می‌شود.
• مصاحبه تکمیلی که دقیق‌تر از مصاحبه اولیه است می‌تواند توسط مدیریت، مدیران اجرایی و سایر کارکنان سازمان به صورت فردی یا گروهی برگزار شود. این مصاحبه می‌تواند در فضایی رسمی یا صمیمانه به صورت حضوری یا آنلاین در بستر پلتفرم های ارتباطی برگزار شود.

در مصاحبه تکمیلی میان کاندیدا و چند عضو تیم مصاحبه، معمولا هر عضو بر جنبه یا موضوعی خاص متمرکز می‌شود. تا به این ترتیب درباره موقعیت شغلی، توانایی ها و تجربیات متقاضیان اطلاعات عمیقی بدست آید.

• مصاحبه نهایی که از تعداد محدودی از کاندیدا انجام می‌شود معمولا شامل مکالمه هایی میان مدیران ارشد یا مصاحبه عمیق‌تر با همان افراد مصاحبه کننده مرحله قبل است.

• ارزیابی متقاضی دریافت کار

در فرآیند جذب و استخدام، پس از انجام مصاحبه شرکت ها یک یا چند آزمون استاندارد از افراد منتخب دریافت می‌کنند. این آزمون ها شامل متغیرهایی مانند ویژگی های شخصیتی، توانایی استدلال، توانایی درک مطلب و حل مسئله، هوش عاطفی و … هستند.

پیش از حضور در جلسات مصاحبه و آزمون می‌توانید از طریق دریافت مشاوره های شغلی ویژگی ها و خصوصیات رفتاری خود را بیشتر بشناسید.

• بررسی پیشینه متقاضی دریافت کار

شرکت ها و سازمان ها اغلب در آگهی خود به مسئله بررسی پیشینه تاکید می‌کنند. در بررسی پیشینه مواردی مانند سابقه کیفری، سابقه شغلی و اعتبار فرد مورد توجه قرار می‌گیرد. و حتی ممکن است حساب کاربری فرد در شبکه های اجتماعی نیز کنکاش شود. همچنین بسته به سمت شغلی احتمال گرفتن تست عدم اعتیاد نیز وجود دارد.

• تصمیم گیری

پس از طی تمام مراحل گفته شده و بررسی پیشینه، کارکنان مسئول جذب و استخدام درباره انتخاب بهترین گزینه برای شغل مورد نظر تصمیم می‌گیرند. ایشان باید برای هر منصب یک کاندید جایگزین نیز انتخاب کنند. تا در صورت عدم توافق و یا امتناع انتخاب اول از پذیرش آن شغل، انتخاب دوم را جایگزین او کنند. حال اگر هیچ گزینه ایده آلی پیدا نکنند درباره آغاز فرآیند استخدام از ابتدا تصمیم می‌گیرند. در صورت اتخاذ تصمیم بر استخدام مجدد باید تغییر روند جذب و استخدام برای رسیدن به بهترین گزینه را مورد بحث بگذارند.

• گواهی حسن اشتغال

گواهی حسن اشتغال گواهی ارائه کننده تمام اطلاعات لازم درباره گذشته شغلی، عملکرد شغلی، وظایف، تجربیات و … فرد است.

• پیشنهاد شغل

در فرآیند پیشنهاد شغل و مذاکره درباره آن که تقریبا آخرین مرحله از فرآیند جذب و استخدام است، طی یک نامه مزایا، دستمزد، مرخصی های با حقوق و باقی شرایط به فرد ابلاغ می‌شود. پس از ابلاغ موارد گفته شده، عوامل استخدام تصمیم می‌گیرند که چه بخش هایی قابل مذاکره باشند. که معمولا حقوق و دستمزد و برنامه کاری و دور کاری از موارد قابل مذاکره هستند.

• استخدام

پس از انجام مذاکرات و پذیرش شرایط و موقعیت شغلی توسط فرد، شرکت اقدامات لازم برای استخدام او را انجام می‌دهد. مراحل قانونی استخدام و تنظیم قرارداد در این مرحله انجام می‌شود.

• آموزش

استخدام آخرین مرحله فرآیند جذب و استخدام نیست. آشنا کردن نیروی جدید و آموزش او با گشاده رویی به جذب و رابطه طولانی مدت میان فرد یا افراد جدید و شرکت منجر خواهد شد. در این مرحله بهتر است شرکت یک راهنما برای راهنمایی و کمک به افراد جدید تعیین کند. راهنما افراد جدید را با موقعیت شغلی‌شان آشنا می‌کند و ایشان را برای رشد و موفقیت طولانی آماده می‌سازد.

روش‌های مختلف در فرآیند جذب و استخدام

روش های مختلف در فرآیند جذب و استخدام در دو دسته کلی جای می‌گیرند:

1. روش های استخدام داخلی در فرآیند جذب و استخدام:

√ ترفیع و انتقال

√ بایگانی سوابق شخصی

√ تعریف موقعیت شغلی جدید

√ روش های اطلاع رسانی

√ چند شغلی داخلی

√ ارجاع پرسنل

1. روش های استخدام خارجی در فرآیند جذب و استخدام:

√ مراکز کاریابی

√ روابط شخصی و تجاری

√ بانک رزومه

√ تبلیغات اینترنتی یا تبلیغات در رسانه های دیگر

√ دوره های آموزش سازمانی

√ استخدام

مطالب بالا می‌تواند راهنمای انجام فرآیند جذب و استخدام توسط شرکت ها و سازمان ها باشد. و همچنین می‌تواند راهنمای متقاضیان کار باشد تا با فرآیند جذب و استخدام نیرو و اتفاقاتی که در آن رخ می‌دهد آشنا شوند. اما هر سازمان و شرکتی بسته به نیازهایی که دارد می‌تواند در مراحل گفته شده تغییرات جزئی اعمال کند تا بهترین گزینه را برای استخدام بیابد. به هر حال به عنوان متقاضی و جوینده کار می‌توانید از این مراحل و اطلاعات برای آمادگی بیشتر جهت ارسال رزومه، شرکت در مصاحبه و آزمون و در نهایت کسب جایگاه شغلی استفاده کنید.

البته در کنار استفاده از این مطالب متقاضیان دریافت شغل یا سازمان های نیازمند جذب و استخدام نیرو می‌توانند از مشاوره های شغلی مانند مشاوره منابع انسانی نیز برای آمادگی هرچه بیشتر بهره‌مند شوند.

خودآگاهی امری مهم و حیاتی در فرآیند جذب و استخدام محسوب می‌شود

در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها از فرآیند جذب و استخدام برای انتخاب کارمندان جدید برای استفاده می‌شود. این یک فرآیند مهم است که چندان ساده هم به نظر نمی‌آید. اگر ساده بود، همه سازمان‌ها به خوبی و به بهترین شکل آن را انجام می‌دادند و بهترین و مناسب‌ترین افراد را برای سازمان‌شان انتخاب می‌کردند.

فرآیند جذب و استخدام چیست؟

فرآیند جذب و استخدام مدل خاصی از استخدام افراد در هر سازمان و شرکت است که در آن افرادی با شرایط و ویژگی‌های خاص برای هدفی خاص انتخاب و در نهایت استخدام می‌شوند. این فرآیند عموماً به عهده بخش منابع انسانی هر شرکت و سازمان است، اما گاهی اوقات سازمان‌های بزرگ برای اجرای این فرآیند، بخشی جدا را برای آن در نظر گرفته‌اند.

آیا فرآیند استخدام همیشه یکسان است؟

مسلماً هر شرکت و سازمانی روش و فرآیند متفاوتی برای به خدمت گرفتن افراد دارد. چیزی که برای یک شرکت کارآمد است، ممکن است برای دیگری مؤثر نباشد و به کار نیاید. به همین علت است که توانایی شناخت خود یا خودآگاهی امری مهم و حیاتی در فرآیند جذب و استخدام محسوب می‌شود. نمی‌توانید کاری را که «تصور می‌کنید ممکن است کارساز باشد» در سازمان خود اجرا کنید. باید چیزی را اجرا کنید که حتماً کارساز و مؤثر است.

چیزی که سازمان شما باید برای همیشه به خاطر داشته باشد این است که در فرآیند جذب و استخدام ما واقعاً به دنبال «جذب» افراد هستیم؛ چراکه افرادی که قصد استخدامشان را داریم درواقع به دنبال کار «ما» نیستند، چون در حال حاضر مشغول به کارند و شاید حقوق خوبی هم می‌گیرند. با این حال مصاحبه و به خدمت گرفتن افرادی هم که در جای مشغول به کار نیستند، کار چندان راحتی نیست.

بنابراین اصلاً پیشنهاد نمی‌کنیم که شرکت‌ها به یک آگهی و فرم استخدام در وب‌سایتشان اکتفا کنند و بنشینند و منتظر باشند که رزومه‌ها و درخواست‌های شغلی به صورت آنلاین برای آنها فرستاده شود. اینگونه نمی‌توانید بهترین متقاضی شغلی را برای پست مورد نظر خود پیدا کنید.

۱۰ قدم در فرآیند جذب و استخدام

پس تا الان متوجه شدیم که اولین قدم برای داشتن یک فرآیند کارآمد جذب و استخدام، رسیدن به یک خودآگاهی مناسب از سازمانتان است. باید بدانید چه چیزی در سازمان شما جواب می‌دهد و چه چیزی مناسب سازمان شما نیست. با در نظر گرفتن این موضوع، به سراغ ۱۰ قدم برای داشتن یک فرآیند جذب و استخدام خوب می‌رویم.

۱. مشخص کردن نیازهای استخدام

اگر ندانید که چه می‌خواهید، نمی‌توانید نیاز خود را بفهمید. برای مثال فرض کنید شما به یک مسئول دفتر «نیاز» دارید. این کافی نیست، باید دقیقاً تعریف این موقعیت شغلی را بدانید، شرح وظایف او را بدانید. البته لازم است در نظر بگیرید که تعریف شرح وظایف فردی که آن موقعیت شغلی را ترک کرده، مهم‌تر است تا اینکه بخواهید برای فرد جدید وظایف جدید تعریف و در نظر بگیرید. بعدها می‌توانید تغییرات لازم را در آن موقعیت شغلی ایجاد کنید.

۲. برنامه‌ریزی

به محض اینکه متوجه شدید دقیقاً چه می‌خواهید، وقت آن است که برای پیدا کردن فرد مورد نظرتان برنامه‌ریزی کنید. جمله‌ای هست که می‌گوید: «وقتی برنامه‌ریزی نمی‌کنی، درواقع برای شکست خوردن برنامه‌ریزی کردی».

۳. جستجو کردن

شما در این مورد باید شکارچی باشید. بسیاری از شرکت‌ها تصور می‌کنند که با دادن یک آگهی استخدامی، خیل عظیمی از بهترین‌ها و حرفه‌ترین‌‌ها به سمتشان می‌آید. آنها باید بهترین‌ها را شکار کنند، قرار نیست یک سری آدم را دور خودشان جمع کنند!

۴. شناسایی افراد کارآمد

پیدا کردن افراد و نامزدهای مناسب موقعیت شغلی مورد نظرتان به تنهایی کافی نیست. یک سازمان باید بتواند یک فرد واجد شرایط و مناسب آن موقعیت شغلی را پیدا کند. هرکسی می‌تواند متقاضیانی پیدا کند، اما پیدا کردن بهترین‌ها کار آسانی نیست؛ آنها همه جا نیستند و به راحتی هم پیدا نمی‌شوند. بنابراین جستجو، پیدا کردن و تشخیص دادن آنها کارچندان راحتی نخواهد بود.

۵. استخدام بهترین متقاضی

زمانی‌ که متقاضی مناسب و کارآمد را تشخیص دادید، باید او را استخدام کنید. به عبارت دیگر، آنها باید به سازمان شما به‌فروش برسند. بعضی از سازمان‌ها این موضوع مهم را در نظر نمی‌گیرند: متقاضیان شغلی درجه یک فقط به موقعیت شغلی در نظر گرفته شده علاقه‌‌‌مند نیستند، آنها به شغل خوب و جدید خود همراه با کارفرمای خوب و جدیدشان علاقه‌‌مندند.

۶. غربالگری تلفنی

شما تعدادی متقاضی کارآمد دارید که علاقه‌‌ به موقعیت شغلی معرفی شده دارند. اما همه آنها ممکن است موفق به شرکت در این فرآیند نشوند. در این مرحله بهتر است از غربالگری تلفنی استفاده کنید و سپس به سراغ مرحله بعد بروید.

۷. مصاحبه حضوری

این مرحله دو جنبه دارد:

1.  نباید خیلی طولانی شود، در غیر این صورت متقاضی علاقه خود را از دست می‌دهد.
2. کارفرما باید با متقضای ارتباط بر قرار کند و متوجه شود که متقاضی در کجای فرآیند استخدامی است و ببیند چه انتظاراتی دارد؛ در غیر این صورت آنها جای دیگری می‌روند. این قضیه برای افراد درجه یکی که می‌خواهیم استخدام کنیم، خطرناک است.

۸. پیشنهاد شغل

قسمت پیشنهاد شغل جزو مراحل حساس فرآیند استخدام است. کارفرما نباید فرض کند که متقاضی حتماً موقعیت شغلی پیشنهادی را می‌پذیرد. البته اگر مراحل قبلی به خوبی پیش رفته باشد، در بیشتر مواقع متقضای موقعیت شغلی را می‌پذیرد.

۹. استخدام متقاضی

نمی‌توان پیشنهاد و استخدام را در یک گزینه جای داد؛ چراکه همه پیشنهادها به استخدام منجر نمی‌شوند. اگر متقاضی شماره ۱ شغل پیشنهادی را رد کرد، باید به سراغ متقاضی شماره ۲ رفت. زمانی که متقاضی شغل پیشنهادی را پذیرفت، استخدام رسماً صورت می‌گیرد.

۱۰. آشنایی متقاضی با سازمان

اگر نتوانید بهترین متقاضی / کارمندی را که پیدا کردید نگه دارید، پس چرا اصلاً او را استخدام کردید؟ یکی از مراحل مهم در فرآیند استخدام، معرفی درست و عمیق سازمان و شرکت به متقاضی است. در مورد چیزی فراتر از نشان دادن سرویس بهداشتی و آشپزخانه و یک سری ورق و کاغذ صحبت می‌کنیم. در مورد ایجاد حسی در متقاضی / کارمند جدید صحبت می‌‌کنم تا بخواهد در این محیط کار کند. بسیاری از سازمان‌ها این قسمت از فرآیند جذب و استخدام را فراموش می‌‌کنند و دیده‌اند که کارمند جدیدشان هیچ وقت در شرکتشان مشغول به کار نشده است.

یکی از نکته‌هایی که در فرآیند جذب و استخدام باید در نظر گرفت، سرعت بخشیدن به این فرآیند است. حداقل سعی کنید از نظر نرم‌افزاری و پیش برد مراحل سریع عمل کنید.

منبع:  – SmartRecruiter – topechelon