رویه‌ دستورالعمل‌هایی است که به افراد کمک می‌کند تا کار خود را به درستی انجام دهند.

رویه کلمه‌ای است که برای یک رشته از گام‌ها و دستورالعمل‌هایی استفاده می‌شود که شرکت و سازمان را به نتیجه دلخواه می‌رساند. گاهی اوقات رویه را ساختار کاری یا خط مشی هم می‌نامند. افرادی که در شرکت‌های کوچک یا استارتاپ‌ها مشغول به کار هستند تصور می‌کنند که رویه‌ها چیزهای بزرگی هستند که فقط در شرکت‌‌های بزرگ به کار می‌آیند. آ‌‌ن‌ها معتقدند که به رویه‌ها نیازی ندارند. اما این تفکر اشتباهی است. رویه‌ دستورالعمل‌هایی است که به افراد کمک می‌کند تا کار خود را به درستی انجام دهند.

رویه‌ها جنبه‌های مختلفی دارند که در این مطلب می‌خواهیم به بعضی از آن ها بپردازیم:

رویه چیست و چرا سازمان شما به آن نیاز دارد؟

۱. رویه نقشه کاری برای تیم شما است.

رویه نقشه راهی است که تیم شما را هدایت می‌کند و آن‌ها را از گم شدن در راه رسیدن به هدف محافظت می‌کند. با استفاده از رویه در شرکت، شما راه‌های خوب را تبلیغ می‌کنید و مثال‌های خوبی را برای تیمتان خلق می‌کنید. با استفاده از این مسیر شما به تیمتان کمک می‌کنید تا بفهمند که کدام الگوی رفتاری در موقعیت‌های خاص مناسب‌تر است.

برای مثال اگر شما یک دستورالعمل گام به گام برای چگونگی رفتار با مشتری در موقعیت‌های اورژانسی داشته باشید، قادر خواهید بود به راحتی از یک فاجعه جلوگیری کنید. وقتی یک مشتری مشکلی دارد (به یک باگ آزاردهنده در سیستم شما برخورد کرده است) تیم شما باید از این دستورالعمل پیروی و تلاش کند که مشتری را آرام و در بهترین شکل ممکن از او عذرخواهی کند.

۲. رویه‌ به شما کمک می‌کند تا سیاست مشخصی را پیاده کنید.

زمانی‌ که می‌خواهید یک سیاست خاصی را اجرا کنید، باید یک رشته از کارها را برای اجرای آن تعریف کنید. رویه‌ها دارایی‌های خوبی برای چنین مواقعی هستند. آنها به شما کمک می‌کنند تا گام‌های ثابت و محکمی را خلق کنید و کارها و فعالیت‌هایی را که تیمتان باید انجام دهد به شما پیشنهاد خواهد داد.

۳. رویه‌هایی که درست تعریف شوند، شما را مدیر خوبی می‌‌کنند.

با استفاده از رویه‌هایی که به خوبی نوشته شوند، واضح و ساده باشند و تعریف درستی داشته باشند، شما به عنوان مدیر شرکت می‌توانید بدون نگرانی در مورد فرآیند کارها، عملیات‌ها را به‌خوبی انجام دهید. با پیروی کردن از دستورالعمل‌ها، تیم شما بدون مشکلی می‌تواند کار خود را به درستی انجام دهد. شما می‌توانید از آن زمان برای تمرکز بر کارهای مهم، مثل نتایج نهایی استفاده کنید.

چرا به رویه نیاز دارید؟

از خود یک سال ساده کنید: «آیا می‌خواهید که شرکتتان رشد کند؟» اگر پاسخ شما بله است، پس همین الآن رویه‌های کسب و کار را در سازمان و شرکتتان به کار گیرید.

نخست تعداد افراد کمی در تیمتان هستند. در این مدت تقریباً می‌توان فهمید که چگونه یک مشکل را می‌توان حل کرد و در مواقع خاص چگونه باید عکس‌العمل نشان داد. اما وقتی کارمندان بیشتری به تیمتان اضافه شود، اوضاع کمی پیچیده‌تر می‌شود. شما دیگر به سراغ عملیات‌های روزانه می‌روید. از همین جاست که باید رویه‌ها را بسیار جدی بگیرید. متأسفانه افراد زیادی هستند که این کار را جزء الویت‌های خود نمی‌دانند و تا زمانی که مجبور نباشند، ‌رویه‌های خود را خلق نمی‌کنند.

در ادامه فهرستی را مشاهده می‌کنید که با دیدن آن باید به فکر خلق رویه باشید.

من به رویه نیاز دارم، چون:

  • تعداد اتفاق‌ها و نرخ شکست‌های مربوط به یک کار با ریسک بالا زیاد است. وضعیت به شرایط بحرانی رسیده است.

  • کارمندان مدام یک سؤال مشابه را می‌کنند و یک گمراهی درباره حل آن مشکل به وجود آمده است.

  • یک مشکل به روش‌های مختلفی حل می‌شود و هیچکدام نتیجه دلخواه را دربر ندارد.

  • زمانی که افراد تیم قرار است بر روی موضوعی پیچیده کار کند که برایشان کمی تا قسمتی هم مشکل است، استرس زیادی می‌گیرند.

  • شکایت‌های مشابهی از مشتریان در مورد موضوع خاصی به دستتان می‌رسد.

  • رویه‌ای بسیار طولانی و پیچیده است و یک اشتباه ممکن است برای شما بسیار گران تمام شود.

  • در بعضی موارد باید از قوانین سختی پیروی کرد و یک اشتباه می‌توان بسیار گران تمام شود.

  • بعضی وظایف به مستندسازی خاصی نیاز دارد.

اگر یکی از سناریوهایی که در بالا به آن اشاره کردیم در شرکت و سازمان خود دیدید، زمان بسیار خوبی است تا شما هم رویه‌های خود را خلق کنید. رویه به شما و تیمتان کمک می‌کند تا اعتماد به نفس و کارآمدی بیشتری داشته باشید.

در آخر باید این نکته را متذکر شویم که رویه‌ها شبیه به تزئین کاپ کیک هستند؛ همه ظاهر آن را دوست دارند، ولی کسی دوست ندارد خودش کاپ کیک را تزئین کند. حتی با کمی تلاش و دقت بیشتر، کاپ کیک زیباتری هم خواهید داشت. رویه‌ها همان کاپ کیک‌هایی هستند که با کمی تلاش و وقت بیشتر می‌توان به بهترین و زیباترین شکل  آنها را خلق کرد. کاپ کیک‌های خود را زیبا خلق کنید.

منبع: blogin.co

نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها

بیشتر بخوانید  چرا پیروی از قوانین و رویه‌ها در یک کسب و کار اهمیت دارد؟