تحلیل سیستم خزانه‌ داری و نقشه راه مالی

سیستم خزانه‌ داری چیست؟

خزانه‌ داری یکی از زیرشاخه‌های رشته حسابداری است. مدیریت سازمان به منظور انتخاب خزانه دار به معتمد و حرفه ای بودن او بسیار توجه می‌کند. کسب و کارها عملیات و امور مربوط به کار خود را ثبت می‌کنند. این اطلاعات و داده‌ها در نرم افزار حسابداری نگهداری می‌شوند. خزانه دار امور و عملیات سازمان را همچون: ثبت اسناد، کنترل مغایرت گیری آن‌ها (چک، سفته، برات)، دریافت و پرداخت وجوه را در سیستم خزانه داری کنترل و نگهداری می‌کند.

خزانه‌ داری چیست؟

در معنای لغوی خزانه محل نگهداری وجوه نقد و اموال باارزش است. در واقع خزانه مکانی است که نقود دولتی، درآمدهای عمومی‌ و اختصاصی و دریافت و پاداش‌های سازمان در آن جمع آوری و نگهداری می‌شود.

اصطلاح خزانه در معانی متفاوت به چه صورت است؟

۱. در معنای اول، خزانه یک نهاد دولتی است که کنترل درآمدها و هزینه‌های دولت را برعهده دارد. این نوع نهاد در ایران وزارت امور اقتصادی و دارایی نام دارد که خود بخشی از ارگان خزانه داری کل کشور است.

۲. در معنای دوم، خزانه محل نگهداری دارایی‌های مالی و فلزات گرانبهایی همچون: طلا و الماس است.

۳. در معنای سوم، خزانه یک نوع فعالیت خواهد بود که به نگهداری و سازماندهی سرمایه‌های نقدی سازمان می‌پردازد که با حوزه حسابداری در ارتباط است.

حسابدار خزانه‌ داری چه وظایفی است؟

حسابدارهای وجوه (خزانه داری) در شرکت‌ها و سازمان‌ها دارای وظایف یکسانی نیستند. حد و حدود وظایف آن با توجه به نیاز و دیدگاه مدیریت مالی مشخص می‌شود. از مسئولیت‌ها و حد و حدود‌های وظایف خزانه دار می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود.

•  حساب‌های بانکی شرکت را در سیستم خزانه داری نگهداری و کنترل می‌کند.
•  همچنین، خزانه داری به ثبت و نگهداری تنخواه گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار از طریق سیستم خزانه داری می‌پردازد.
• صدور و دریافت اسناد پرداختنی و دریافتنی مربوط به سازمان از وظایف حسابدار خزانه است.
•  حسابدار خزانه مغایرت‌های بانکی را بررسی و رفع می‌کند.
•  اسناد مالی مهم مربوط به سازمان و تمام امور بایگانی مالی و اداری را در سیستم خزانه‌ داری ثبت و نگهداری می‌نماید.
•  به بررسی و پیگیری امور مربوط به ضمانت نامه‌های بانکی و اعتبارات می‌پردازد.
•  از دیگر وظایف حسابدار خزانه می‌توان به ثبت اسناد حسابداری مرتبط با سازمان اشاره کرد.

با اصطلاحات مربوط به حسابدار وجوه (خزانه‌ داری) آشنا شوید

واگذار به غیر: این اصطلاح هنگام واگذاری اسناد دریافتنی به شخصی دیگر؛ مانند: خرج کردن چک به کار می‌رود.

واگذار به بانک: واگذاری برگ چکی به بانک به منظور واریز مبلغ سند به حساب مورد نظر است. مانند: کلر (clear)

واخواست: اگر سندی را به بانک یا غیر واگذار نموده اید و سپس آن را پس بگیرید، در واقع واخواست انجام داده اید.

استرداد: به عمل بازگشت سند به صادر کننده یا پرداخت کننده آن استرداد گفته می‌شود.

برگشت: اگر سندی در تاریخ سر رسید خود به هر دلیلی قابل وصول نباشد، برگشت خواهد شد. از دلایل عدم وصول چک می‌توان کسر موجودی، کسر امضا و یا مخدوش بودن سند را ذکر کرد.

اسناد خزانه: در واقع اسناد خزانه اصلی ترین ابزار بازار پول به منظور اعمال سیاست پولی است. این اسناد اوراق بهاداری هستند که فروش آن‌ها از سوی دولت به منظور تامین نیازهای مالی و پرداخت بدهی‌های خود انجام می‌شود. اسناد خزانه‌ داری کوپن بهره نیستند. قیمت فروش آن‌ها به خریدار کمتر از قیمت اسمی‌ خود است. این اسناد نشان دهنده تعهد دولت در بازپرداخت مبلغ اسمی‌آن‌ها در آینده خواهد بود. اسناد خزانه به صورت کوتاه مدت است. سر رسید آن‌ها در انواع سه ماهه، شش ماهه و یک ساله است. همچنین، اسناد خزانه از پرداخت مالیات دولت‌های مرکزی و ایالتی معاف هستند.

اسناد خزانه اسلامی: اسناد خزانه اسلامی‌ یک نوع اوراق بدهی است که انتشار و واگذاری آن از جانب دولت انجام می‌شود. در واقع دولت به منظور تامین بدهی‌های خود به واگذاری طرح‌های تملک دارایی‌های سرمایه ای به طلبکاران غیر دولتی می‌پردازد. اشخاصی که این نوع اوراق را در دست دارند می‌توانند در صورت لزوم به فروش اوراق خود در بازارهای ابزارهای نوین مالی فرابورس ایران اقدام کنند.

وظایف حسابدار خزانه به صورت تخصصی

حسابدار خزانه دارای وظایف تخصصی متعددی است که به تعدادی از آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

•  حسابدار خزانه اسناد دریافتنی و پرداختنی را در سیستم خزانه داری ثبت می‌کند.
•  ثبت چک‌های دریافتی از طریق حساب‌ها بر عهده حسابدار خزانه است.
•  چک‌های پرداختی بر طبق دستور پرداخت از سوی حسابدار خزانه صادر می‌شود.
•  حسابدار خزانه چک‌ها، سفته‌ها و ضمانت نامه‌های طرف حساب‌ها را دریافت و ثبت می‌کند.
•  حسابدار خزانه به منظور تامین منابع مالی جهت تسویه چک‌های صادره یادآوری‌های به موقع را انجام می‌دهد.
•  خزانه دار برای پرداخت چک به طرف حساب‌ها یک برنامه ریزی و زمان بندی خاصی را تنظیم می‌کند.
•  خزانه دار حقوق کارمندان را براساس آیین نامه‌های داخلی مدیریت دارایی‌های اجرایی پرداخت می‌کند.

وظایف حسابدار خزانه جهت نگهداری اسناد و املاک

•  حسابدار خزانه اسناد ضمانت نامه‌ها را طبقه بندی و سپس نگهداری می‌کند.
• همچنین، چک‌های دریافتی از مشتریان را طبقه بندی و نگهداری می‌نماید.
•  به طور کلی نگهداری تمام اسناد مالی مرتبط با خزانه‌ داری از وظایف خزانه دار است.
•  حسابدار خزانه از نرم افزار‌های حسابدار به صورت دوره ای یک نسخه بک آپ تهیه می‌کند.
•  استفاده از دفتر چک و دفتر صندوق علاوه بر نرم افزار حسابداری در دستور کار خزانه دار قرار دارد.

وظایف حسابدار خزانه جهت ارائه گزارش

حسابدار خزانه وظایف خود را طبق آیین نامه‌های دریافتی انجام می‌دهد. حسابدار خزانه گزارش‌های مربوط به اموری همچون: چک‌های دریافتی و پرداختی، چک‌های معوقه، چک‌های برگشتی، حساب بانک‌ها، ضمانت نامه‌ها و وثائق شرکت و مغایرت‌های بانکی را بر اساس آیین نامه‌ها و دستورهای ابلاغی تهیه و ارائه می‌کند.

وظایف حسابدار خزانه جهت کنترل‌های مالی

•  حسابدار خزانه چک‌های پرداختی را کنترل و بررسی می‌کند.
•  کنترل مداوم حساب‌های بانکی شرکت از دیگر مسئولیت‌های حسابدار خزانه است.
•  مغایرت‌های خزانه را با بانک‌ها بررسی و برطرف می‌کند.
•  حسابدار خزانه چک‌های دریافتی را از همه جوانب مورد بررسی قرار می‌دهد.
•  همچنین، خزانه دار صورت حساب تنخواه گردان را نیز کنترل می‌کند.

وظایف حسابدار خزانه از لحاظ هماهنگی با حسابداری مالی

حسابدار خزانه موظف است هنگام انجام امور مربوط با حسابداری مالی در ارتباط باشد و هماهنگی‌های لازم را انجام دهد. در واقع حسابدار خزانه به جهت انجام امور متعددی همچون: آزاد سازی ضمانت نامه مشتریان، ارائه گزارش‌ها بر اساس آئین نامه‌های داخلی، هنگام پرداخت تنخواه گردان، واریز و برداشت، هم ترازی حساب‌های نقدی و هماهنگ شدن با دیگر شرکت‌های وابسته برای تسویه حساب ایشان لازم است که به واحدهای مالی اطلاع دهد و آن‌ها را در جریان امور قرار دهد.

وظایف حسابدار خزانه جهت ارتقای سطح علمی

•  اگر یک حسابدار خزانه مایل است که سطح علمی‌خود را بهبود ببخشد؛ با شرکت در کارگاه‌های کاربردی می‌تواند دانش خود را در حوزه ی کاری خود ارتقا دهد.
•  یک حسابدار خزانه باید با مطالعات بسیار اطلاعات مالی و مالیاتی خود را آپدیت نماید.
•  همچنین در انجمن‌ها و جوامع مالی و حسابداری شرکت نماید.
• به منظور بهبود ابعاد، ابتکار، خلاقیت و تحول در سیستم شرکت تلاش نماید.
•  حسابدار خزانه حرفه ای تکنولوژی روز دنیا را در ارتباط با حوزه ی حسابداری به کارمی‌گیرد.

وظایف حسابدار خزانه از لحاظ اخلاق حرفه ای

•  حسابدار خزانه باید اطلاعات موجود در سیستم خزانه‌ داری را برای افراد غیر مرتبط افشا و بازگو نکند.
•  او موظف است که از ورود افراد غیر مرتبط به واحد خزانه داری جلوگیری کند.
•  اگر هر گونه حرکات مشکوک از جانب پرسنل خزانه مشاهده کرد؛ حسابدار خزانه موظف است که به مدیریت اطلاع دهد و آن‌ها را باخبر سازد.
•  نوبت پرداخت‌ها در نوبت معین و تعیین شده باشد و از جا‌به‌جایی آن‌ها خودداری کند‌.
•  از درستی و صحت ضمانت‌های دریافتی مطمئن شود.
•  همچنین برای حسابدار خزانه باید منافع شرکت بر منافع شخصی و اشخاص دیگر ارجحیت داشته باشد.

وظایف حسابدار خزانه از لحاظ همکاری

یک حسابدار خزانه به منظور درست انجام دادن امور و وظایف خود موظف است که با دیگر افراد مرتبط با سازمان همکاری لازم و سازنده داشته باشد. خزانه دار باید رئیس حسابداری، حسابرس داخلی و دیگر واحدهای تابعه همکاری داشته باشد. همچنین در صورت لزوم باید با مدیریت سازمان در ارتباط باشد. به طور کلی یک حسابدار خزانه بر طبق آیین نامه‌ها و بخش نامه‌ها هر گونه همکاری که مشخص شده است، انجام دهد.

نرم افزار خزانه داری چیست؟

به طور کلی نرم افزار خزانه داری یک نوع سیستم است که اطلاعات مشخصی از دریافت‌ها و پرداخت‌های بنگاه اقتصادی در آن موجود است. سیستم خزانه داری به صورت دقیق و بهینه امکان مدیریت دارایی‌های نقدی و اسناد شرکت را میسر می‌سازد. می‌توانید نرم افزار خزانه داری را در ویندوز نصب نمایید. البته امکان دسترسی به آن از طریق سیستم‌های اندروید و IOS نیز فراهم است.

تعدادی پرسش و پاسخ در ارتباط با خزانه داری در حسابداری

۱. خزانه داری در حسابداری به چه معناست؟

خزانه داری از زیر شاخه‌های حسابداری محسوب می‌شود. انتخاب خزانه دار از بین حسابداران حرفه ای و معتمد صورت می‌گیرد. از وظایف خزانه دار می‌توان به ثبت اسناد، کنترل و رفع مغایرت گیری، دریافت و پرداخت وجوه اشاره کرد.

۲. حسابدار خزانه چه وظایفی دارد؟

وظایف حسابدار خزانه بنابر نیاز و دیدگاه مدیریت سازمان تعیین می‌شود. به طور کلی خزانه دار موظف است به اموری همچون: نگهداری و بررسی حساب‌های بانکی، صدور و دریافت اسناد پرداختی و دریافتی، نگهداری تنخواه گردان، رفع مغایرت‌های بانکی، نگهداری و بررسی اسناد مالی، پیگیری ضمانت نامه‌های بانکی و ثبت و نگهداری اسناد حسابداری بپردازد.

۳. چه اصطلاحاتی در خزانه داری وجود دارد؟

در خزانه داری اصطلاحات مرتبط با آن وجود دارد که نیاز است با آن‌ها آشنا شد. از این اصطلاحات می‌توان به واگذار به غیر، واگذار به بانک، واخواست، استرداد و برگشت اشاره کرد.

۴. نحوه نگهداری اسناد توسط حسابدار خزانه چگونه است؟

حسابدار خزانه موظف است اسناد، ضمانت نامه‌ها، چک‌های دریافتی و کلیه اسناد مالی را طبقه بندی و نگهداری نماید. همچنین نگهداری چک‌های برگشتی تا زمان استرداد بر عهده اوست. خزانه دار علاوه بر استفاده از نرم افزار حسابداری قادر به استفاده از دفتر چک و دفتر صندوق نیز است. همچنین به منظور احتیاط باید از نرم افزار یک نسخه بک آپ تهیه کند.

۵. چگونه یک حسابدار خزانه باید گزارش خود را ارائه دهد؟ 

گزارش‌های ارائه شده از سوی حسابدار خزانه باید بر طبق آیین نامه‌ها و دستورالعمل‌های مشخص شده در بخشنامه‌ها باشد. همچنین در صورت یافتن هر گونه مغایرت بانکی باید گزارش آن را بر طبق آیین نامه‌های ممربوطرائه دهد.

۶. وظایف حسابدار خزانه از لحاظ اخلاقی چیست؟

اطلاعات سیستم خزانه داری باید نزد خزانه دار محفوظ بماند. جلوگیری از ورود افراد متفرقه به داخل واحد خزانه داری، اطلاع رسانی به مدیریت هنگام مشاهده موارد مشکوک، ترجیح دادن منافع شرکت بر منافع شخصی، مطمئن شدن از صحت ضمانت نامه‌ها و پرداخت به موقع از مواردی است که خزانه دار در موقع انجام وظیفه باید آن‌ها را رعایت کند.

ماموریت اصلی یک واحد خزانه‌داری پویا، تدوین سیاست‌های پولی و مالی و بودجه در سطح عملیات شرکت، مدیریت جریان نقدی، ارائه مشاوره به صاحبان سهام در انتخاب روش‌های سرمایه گذاری و تامین مالی است.

ماموریت اصلی خزانه‌داری

ماموریت اصلی یک واحد خزانه‌داری پویا، تدوین سیاست‌های پولی و مالی و بودجه در سطح عملیات شرکت، مدیریت جریان نقدی، ارائه مشاوره به صاحبان سهام در انتخاب روش‌های سرمایه گذاری و تامین مالی است. البته با توجه به اندازه و توقع هر شرکت می‌توان نقش و ماموریت این واحد را محدود کرد یا بسط و گسترش داد. فعالان این حوزه نقش اساسی در ارائه تصویر روشن از علائم حیاتی شرکت به صاحبان سهام دارند و در این راه از ابزار نسبت‌های مالی استفاده می‌کنند.

نقش‌های اصلی واحد ‌خزانه‌داری

• پیش بینی نقدی – آغازگر تمام نقش‌های دیگر
• مدیریت سرمایه درگردش – سرمایه‌‌گذاری بخش مهمی از پیش‌بینی نقدی است. تغییر در دارایی‌ها و بدهی‌های فعلی جهت پاسخگویی به نیازهای آتی. خزانه‌دار باید از سطوح و روند سرمايه در گردش آگاه باشد و مديريت را درمورد تأثير تغييرات سياستگذاری پيشنهاد شده در سطوح سرمايه در گردش، مشاوره دهد.
• مدیریت نقدینگی: اطمینان از وجود پول کافی برای نیازهای عملیاتی
• مدیریت سرمایه گذاری‌: به کار انداختن پول اضافه جهت افزایش سرمایه
• مدیریت ریسک: مسئولیت ایجاد راهکارهای مدیریت ریسک و اجرای تاکتیک‌های قانونی برای کاهش خطر شرکت
• روابط مطلوب بانکی و سرمایه گذاری: ­ دریافت بالاترین سطح خدمات و همکاری بانک‌ها و سرمایه‌گذاران

انتظارات از واحد خزانه‌ داری

از یک واحد خزانه‌ داری می‌توان انتظار داشت با پذیرش نقش فعالانه، تصمیم‌ساز و اثرگذار در حیات شرکت و کنارگذاری نقش منفعل و غیرپویا، در نتیجه انجام وظایف و عمل به نقش فعالانه خود صاحبان سرمایه را در رابطه با موضوعات زیر راهنمایی و یاری کند:

1. بهینه‌سازی نقدشوندگی مطالبات
2. مدیریت بدهی‌‌ها با توجه به نقدینگی
3. سرمایه‌گذاری مطمئن برای آینده با هرگونه پول اضافه
4. انتخاب بهترین راه در سرمایه‌گذاری و تامین مالی
5. حداقل‌سازی ریسک در زمینه سرمایه‌گذاری و تامین مالی
6. استفاده از منابع مالی در سطح منفعت حداکثری با توجه به ارزش‌ها، ماموریت و استراتژی‌های سازمان.
7. پذیرش نقش فعالانه و تصمیم ساز و اثرگذار در حیات شرکت و کنارگذاری نقش منفعل و غیرپویا

چهارچوب ‌خزانه‌ داریدر مدل شش ستونی – Six Pillar Model

 

 

جوانب موفقیت ‌خزانه‌ داری – Treasury Success Traits

در ادامه این مطلب قصد داریم به توضیح و بررسی هر یک از جوانب موفقیت خزانه‌ داری بپردازیم.

1. حوزه سازمان

 

• تمرکز استراتژیک

در حوزه سازمان – در بند تمرکز استراتژیک، باید تغییر مدل فعالیت ‌خزانه‌ داری از حالت فعلی به مدل آتی را، در برنامه‌ها قرار دهیم. در ادامه این مستند، روش‌های رسیدن به این مهم را شرح خواهیم داد.

 

در مدل فعالیت فعلی، می‌توان گفت درصد بالایی از وظایف در قالب وظایف عملیاتی و ثبت و نگهداری و کنترل نقدینگی و بدهی‌ها و اسناد دریافتنی/ پرداختنی است و نقش تحلیلی و ارزیابی تامین مالی و سرمایه گذاری‌ها کمرنگ‌تر می‌شود؛ نهایتاً نقش استراتژی و تفکر استراتژیک در تصمیم گیری‌های مالی مورد اقبال خاصی قرار نداشته است.

 

• حمایت شرکت

در حوزه حمایت شرکت، نیازمند حمایت صحیح مدیریت محترم عامل و معاونت‌های ذیربط در خصوص ارج نهادن و ایجاد فرهنگ صحیح در حوزه عملکرد، وظایف و نقش واحد ‌خزانه‌ داری هستیم.

به نظر می‌رسد درگذشته دیدگاه خاصی نسبت به این جایگاه وجود داشته و تفکر مدیران و بنیانگذاران به خرده فرهنگ تبدیل شده بوده است؛ اما امروزه این تفکرات و نقش فعال خزانه‌ داری رو به کمرنگ شدن رفته و جهت هرچه پویا‌تر شدن فعالیت‌های این واحد سازمانی، نیازمند نگاه جدی‌تری به فعالان این حوزه خواهیم بود.

• نیروی انسانی

در حوزه نیروی انسانی، نیازمند بازنگری و برنامه‌ریزی، جهت بهینه‌سازی ساختار و دستیابی به جایگاه صحیح و نقش فعالانه این بخش از سازمان هستیم. لذا افرادی که با انگیزه و مهارت‌های ذکر شده در شرح شغلی تناسب ندارند، باید در آینده نه چندان دور با نیروهای بهتر و دارای این شاخص‌های فنی، تخصصی و رفتاری جایگزین شوند.

• ساختار ‌خزانه‌داری فعلی در شرکت شرکت

در حال حاضر، مدلی که در شرکت شرکت درحال اجراست، به شرح زیر است:

1. مدیریت ‌خزانه‌ داری: سرپرست ‌خزانه‌ داری، وظیفه مدیریت امور این واحد، تحلیل‌های سطحی و اولیه دریافت و بازپرداخت تسهیلات و کنترل‌های نهایی تمام امور روزانه و گزارشگری نقدینگی و فروش روزانه‌، به مدیریت عامل را به عهده دارند. تحلیل‌های سرمایه‌گذاری‌های بعدی این تسهیلات، تحلیل صرفه و ریسک دریافت تسهیلات، بازگشت سرمایه و ریسک‌های وابسته به آن گنگ و کمرنگ به نظر می‌رسد.
2. کنترلر حساب‌های بانکی: کنترلر دریافت پرداخت، وظیفه کنترل حساب‌های بانکی (واریز/برداشت)، مانده و سررسید اسناد دریافتنی/پرداختنی، وصول مطالبات و پرداخت بدهی‌ها و همچنین کنترل واریزی فروش فروشگاه‌ها، واریزی‌های دریافت کارت هدیه و تهیه بودجه نقدینگی روزانه کلیه حساب‌های بانکی را بر عهده دارند.

ضمن این کنترل‌ها و رصد روزانه حساب‌ها، جابجایی‌های بین بانکی جهت تامین مالی برای پرداخت چک‌ها نیز صورت می‌گیرد.

3. صندوق دار: مسئول پرداخت چک، وظیفه صدور و ابطال چک، دریافت و پرداخت نقد بر اساس مستندات و مدارک موثق و نهایتاً مانده‌گیری روزانه صندوق و کنترل عملیات روزانه خود را بر عهده دارد.

 

در شرایط فعلی، با توجه به بهینه‌سازی سیستم‌ها، و از طرفی با انجام برخی الزامات در بهینه‌سازی فرایند‌ها و منظم سازی عملیات اجرایی، می‌توان وظیفه صندوق‌داری و کنترلری را به یک نفر سپرد. درصورت میل به اتخاذ چنین تصمیمی، ذکر این نکته که آیا برخی افراد در حال حاضر شایستگی‌های لازم جهت اتخاذ چند نقش را دارند یا خیر می‌تواند سوالی حیاتی باشد. از طرفی در حوزه بازنگری در ساختار و جذب نیروی با انگیزه و دارای استعداد و برخورداری از چندین توانایی بطور همزمان نیز سوال برانگیز است!

1.3.2.    ساختار نیروی انسانی ‌خزانه‌ داری استاندارد طی مطالعات موردی

ساختار ‌خزانه‌ داری پیشنهادی در فاز اول اجرایی شرکت

با توجه به ضرورت دقت و آرامش در اعمال تغییر در واحدهای مالی و به تبع آن بخش صندوق، پیشنهاد می‌گردد، ابتدا فردی مطمئن، دارای شخصیت متناسب و هماهنگ با فرهنگ سازمانی ترجیحاً آشنا با هیئت مدیره ، ضمن داشتن تحصیلات مرتبط و انگیزه رشد و سطح زبان بالا، در سمت مربوط به تحلیلگر و کنترلر استخدام گردد، تا با گذشت زمان وظایف سطح مدیریت را از سرپرست ‌خزانه‌ داری تحویل گیرد و تا آن زمان در سطح کنترلری و گزارشگری فعالیت اصلی خود را انجام دهد. همچنین در حوزه تحلیلی در کنار سرپرست ‌خزانه‌ داری ایفای نقش نماید.

آنچه در فرایند انتخاب و جابجایی افراد باید به آن توجه شود، تخصص‌گرایی، شایسته سالاری، جوان‌سازی مدیران و سرپرستان در کنار افراد با تجربه، جهت کسب تجربه لازم است؛ تا در انتهای این فرایند بتوانیم جابجایی کامل نیرو‌ها را محقق نماییم. جهت تسهیل این امر می‌توانیم ترتیبی اتخاذ نماییم که سرپرست ‌خزانه‌ داری روزهایی از هفته به صورت مشاوره در کنار مدیر ‌خزانه‌داری ایفای نقش نماید.

درصورتی که حجم کاری شرکت‌ها در یک خزانه انجام گردد، می‌توان در شرایط فعلی از نیروی کمک خزانه دار نیز در کنار مسئول پرداخت چک و تحصیلدار در حوزه اجرایی کمک گرفت.

از طرفی جدا نمودن دقیق فعالیت‌های شرکت‌ها از یک منظر باعث افزایش دقت در امور مالی و کاهش نگرانی کلی سازمان در زمینه انحصاری نشدن امور می‌شود؛ چراکه در صورت استعفا و یا اخراج یک نفر، فرد دیگر در یکی از شرکت‌ها می‌تواند وظایف دیگری را تا زمان جایگزینی نیروی جدید انجام دهد.

از همین دیدگاه می‌توان در مورد سایر زمینه‌های شغلی مانند مدیر مالی نیز بهره برد. به عبارتی وجود یک دستیار مدیر مالی که با هم در یک اتاق فعالیت کنند باعث کاهش نگرانی‌ها و خلل در امور مالی خواهد شد؛ از منظر دیگر وجود کارکنانی با نقش‌های یکسان به تفکیک شرکت‌ها باعث رقابت سالم و در نتیجه منفعت بیشتر سازمان و خروج واحدمالی از یکنواختی و بی انگیزگی خواهد شد؛ که البته عبارت رقابت سالم در حوزه سلامت رقابت، ارتباط مستقیم به مدیریت مالی و معاونت مربوطه دارد چرا که در غیر اینصورت سازمان متضرر خواهد شد.

 

در راستای ساختار منابع انسانی در مدل پیشنهادی می‌توان گام‌های اجرایی زیر را اجرا کرد:

• فردی آشنا و مطمئن: با مهارت تحلیل مالی، مسلط به مدیریت مالی و سرمایه گذاری، بعنوان تحلیلگر مالی و کنترلر فرایند‌ها و فعالیت‌ها، بعنوان نیروی کمکی برای سرپرست ‌خزانه‌داری استخدام گردد.
• این فرد یکسال در کنار سرپرست ‌خزانه‌ داری فعالیت‌‌های تحلیلی انجام دهد و پس از انتقال کامل دانش و تجارب، به سمت مدیر خزانه ارتقا یابد.
• فردی مجددا در جایگاه قبلی ایشان استخدام گردد.
• مسئول پرداخت و دریافت چک با دو نفر دارای تحصیلات مرتبط، با انگیزه، زبان انگلیسی مناسب استخدام گردند و جابجایی آنها صورت پذیرد.
• مسئول پرداخت چک فعالیتهای مربوط به منشی گری کل واحد مالی، بایگانی و تحصیلداری را ادامه دهند.
• ساختار نهایی در نتیجه این امر، به ساختار ذکر شده در صفحه شماره 8 نزدیک میگردد.

 

شرح شغلی کلیدی افراد ‌خزانه‌ داری طبق مدل فعلی

• خزانه دار Treasurer
• رییس ‌خزانه‌داریTreasury Director
• مدیر ‌خزانه‌داری Treasury Manager
• مدیر صندوق Cash Manager

خزانه دار

گزارش می‌دهد به: مدیر عامل و مدیر مربوطه

کمک به حوزه صندوق‌ها در سازمان در راستای مدیریت نقدینگی، مدیریت وثیقه‌‌های بانکی و غیر بانکی، سفته‌‌ها، مدیریت سرمایه گذاری، تامین مالی و ریسک و سایر تراکنش‌های مالی. مدیریت و اجرای عملیات ‌خزانه‌داری از قبیل ارتباط با بانک‌ها، عملیات ارزی، عملیات دریافت و پرداخت. سرپرستی و کنترل تسهیلات بانکی بدهی‌ها و داریی‌ها. کنترل روال‌ها و در صورت نیاز ارائه طرح مکتوب در راستای بهبود فرآیندها و روال‌ها و سیاست‌های مرتبط با ‌خزانه‌ داری. پاسخگویی در قبال کلیه عملیات روزمره صندوق و خزنه داری و ارائه گزارشات در لحظه با دقت و صحت کامل. ثبت، تلخیص و نگهداری بدهی‌‌ها و دارایی‌‌های مالی از قبیل مدیریت نقدینگی، مدیریت بدهی و مدیریت سرمایه‌گذاری در سازمان یا واحد تابعه، توسعه و مدیریت استراتژی‌‌ها، عملیات و روالها و سیاست‌ها، بودجه ریزی و سایر عملیات مرتبط با ‌خزانه‌داری، کمک به برنامه ریزی و هدایت بازنگری در روال‌ها و توسعه ساختار سرمایه، عملیات مالی و ‌خزانه‌ داری، نرخ‌‌های بهره، موارد مرتبط با ارزهای خارجی،مدیریت ریسک نقدینگی و سایر ریسک‌های مرتبط

مسئولیت‌ها و عملیات کلیدی:

• کنترل و گزارشگری مالی حسابداری
  • آماده سازی اسناد مالی مرتبط، روالها و گزارشات وابسته
  • اطلاع از آخرین تغییرات قانونی و اعلام و برنامه ریزی برای آینده
  • همکاری با حسابرسان داخلی و خارجی
• نظارت روزانه بر عملیات مرتبط با نقدینگی، بدهیها و داراییها
• پیش بینی و گزارشگری در حوزه پیش بینی نقدینگی
• ایجاد شرایطی سرمایه گذاری با درآمدهای ثابت از آن موقعیتها
• بررسی پیش بینی‌‌های جریان نقدینگی
• تهیه داکیومنتها و گزارشات مدیریت ریسک مالی که ارتباط به ‌خزانه‌ داری دارند.
• تحلیل و پیشنهاد ساختارهای تامین مالی جایگزین بالقوه و شرح تاثیر آنها بر EPS، ترازنامه و مالیات و نسبتهای مالی
• مدیریت ارتباطات و مذاکرات با بانکها و موسسات واسط
• توسعه و پیاده سازی استراتژی‌‌های مدیریت نقدینگی
• تهیه، توسعه و پیاده سازی برنامه‌‌های تامین و پوشش‌‌های مالی و حمایتی
• کنترل و مدیریت نرخ ریسک بهره
• توسعه ارتباطات بانکی در راستای تامین مالی
• مدیریت برنامه ریزی برای بودجه اضافی و سرمایه گذاری‌‌های پر بازده
• رزور و اجرای الکترونیکی مواردی که قابل انجام از طریق تکنولوژی روز ‌‌است در عین حال تضمین امنیت دارند.
• تهیه و نظارت و گزارشگری در مورد تسهیالت پرداختنی و دریافتنی و گزارشات اتمام وامها و تسهیلات
• گزارشگری در مورد سود ماهانه و تعهدات وابسته
• نظارت بر کلیه عملیات BackOffice
• آماده سازی و کنترل گزارشات جهت دریافت وام و تسهیلات یانکی و یا جذب سرمایه
• برنامه ریزی عملیاتی، مالی و استراتژیک
  • مشارکت در توسعه برنامه‌‌های سازمان
  • توسعه و بهبود استراتژی و چشم انداز واحد مالی در راستای چشم انداز سازمان
  • آماده سازی عملیات سالانه مالی مانند بستن حسابهای مرتبط، بودجه و ..
  • پیش بینی مالی و کنترل انحرافات و مواردی که سلامت مالی را به خطر می اندازد
  • درک کامل لحظه به لحظه از شرایط کسب و کار جهت کمک به تصمیم گیری
  • فراهم نمودن ورودی‌‌های مالی استراتژیک روی میز تصمیم گیری
  • ارزیابی و بررسی ریسکها، سرمایه گذاریها و هزینه‌‌ها بطور مداوم
  • اطمینان از بروزبودن، دقیق بودن و صحت اسناد و گزارشات مالی
  • بررسی هزینه‌‌ها و سایر عملیات پولی مالی کلیه واحدهای سازمانی و ارائه گزارشات به واحدها در راستای بهبود و تهیه گزارش انتهای هر ماه جهت هیئت مدیره
• خزانه و مالیات
  • مدیرت عملیات صندوق در راستای مدیریت نقدینگی و پرداختهای قانونی
  • مشخص نمودن ساختار سرمایه صحیح
  • کنترل کلیه تراکنش‌‌های سازمان و واحدهای تابعه در خصوص مالیات
  • مدیریت عملیات مرتبط با مالیات بعنوان مالیات بر حقوق، مالیات بر ارزش افزوده و …
• مدیریت ریسک
  • آشنایی با آخرین قوانین مالیاتی، حقوقی، بانکی، واردات و صادرات و هرآنچه بر مدیریت نقدینگی تاثیر گذار است
  • برنامه ریزی برای مدیریت ریسک و بحران و ارائه پیشنهادات به هیئت مدیره جهت اتخاذ بهترین تصمیم
  • مدیریت تمام جنبه‌‌های ریسک از حسابداری، حسابرسی، برنامه ریزی و عملیات صندوق و هرآنچه به ذهن و فرهنگ خزانه رسوخ میکند.
• ارتباطات مالی برون سازمانی
  • مدیریت ارتباط با سرمایه گذاران
  • مدیریت فعالیتها و ارتباطات با بانکها
  • مدیریت ارتباطات A/R و A/P با تامین کنندگان و مشتریان و طرف قراردادها
  • ارائه پیشنهادات و بازخوردهای سازنده به هیئت مدیره

صلاحیت‌ها:

• لیسانس حسابداری، کسب و کار، مدیریت و یا مدیریت مالی
• دارای مدرک MBA با گرایش کسب و کار، مدیریت یا مالی
• CPA
• CTP
• FP&A

دانش:

• دانش قوی در حوزه صندوق
• دانش قوانین و اصول مالی، حسابداری و خرانه داری
• مهارت در کار با سیستم و نرم افزارهای محاسباتی مانند Excel
• دانش کار با سیستمهای نرم افزاری در حوزه‌‌های مرتبط
• دانش مدیریت ریسک و قراردادها و ارتباط و مذاکره با بانکها و موسسات تامین اعتبار
• دانش قوی در حوزه صندوق
• دانش قوانین و اصول مالی، حسابداری و خرانه داری
• مهارت در کار با سیستم و نرم افزارهای محاسباتی مانند Excel
• دانش کار با سیستمهای نرم افزاری در حوزه‌‌های مرتبط

تجربه کاری:

• 10 الی 15 سال تجربه کاری در حوزه‌‌های مالی و صندوق
• مدیریت ریسک FX
• تجربه مدیریتی و سرپرستی
• ارتباط با بانکها
• تسلط برعملیات مدیریت نقدینگی
• پیش بینی جریان نقدینگی
• تجربه کار با نرم افزارهای تخصصی حوزه مالی

مهارت‌ها و توانایی‌ها:

• مهارتهای رهبری
• مهارتهای مدیریتی
• مهارتهای تحلیلگری مالی
• مهارتهای مذاکره ای و بیان قوی
• مهارت در ارائه کتبی و شفاهی
• برنامه ریزی استراتژیک
• مهارتهای نگارشی
• توانایی کار تیمی
• مهارتهای بین فردی قوی
• مهارتهای سازمانی

رییس ‌خزانه‌ داری/مالی

گزارش می‌دهد به: خزانه دار کل یا مدیر خزانه

ارزیابی محصولات، خدمات، تکنولوژی‌‌ها و سیستمها و کلیه فرآیند‌‌های مرتبط با ‌خزانه‌ داری ، نظارت بر توسعه، پیاده سازی مفید و یکپارچگی بودجه با تمامی زیر سیستم‌‌ها و هماهنگی با تمامی واحدها جهت تخمین صحیح بودجه با نیم نگاهی به آینده و بررسی سوابق گذشته . برنامه‌‌های کوتاه مدت و بلند مدت سازمان در راستای رسیدن به اهداف استراتژیک. نظارت و کنترل کلیه عملیات ‌خزانه‌داری و صندوق‌‌های تابعه و مراودات بانکی بصورت روزمره و بستن روزانه عملیات در انتهای هر روز. برنامه ریزی برای دریافت وام‌‌های کوتاه مدت با سود اندک جهت رفع نیازها در صورت سودآوری مالی و تامین مالی مناسب.

مسئولیت‌ها و فعالیت‌های کلیدی:

• ارزیابی، توسعه و پیشنهاد سیساتهای و روالهای مالی
• تحلیلگری در حوزه مالی و ‌خزانه‌داری در راستای چشم اندازهای مالی سازمان
• نظارت بر کلیه عملیات نقدینگی مالی
• نگهداشت ارتباط سازنده و مفید با بانکها
• ارائه پیشنهادات برای برنامه‌‌های استراتژیک سازمان
• نظارت، توسعه و جاری ساختن بودجه و فرهنگ بودجه محوری و کنترل هزینه‌‌ها بصورت هفتگی در تمامی واحدهای سازمانی
• توسعه متدها و ابزارهای پیش بینی مالی و ‌خزانه‌ داری در حوزه دارایی‌‌ها و بدهیها با نیم نگاهی به آینده سازمان و بسترهای سیاسی اجتماعی و اقتصادی
• پیشنهاد توسعه استراتژی‌‌های مالی در راستای سرمایه گذاری و افزایش سودآوری سازمان از طرق دیگر غیر فروش محصولات و خدمات
• مدیریت گارانتی‌‌های تامین کنندگان، حسن انجام کار، پایان کارها و سایر موارد وابسته با طرف قراردادها
• مدیریت ارتباط با بانکهای فرا منطقه ای و بین المللی
• تحلیل، تفسیر و گزارشگری در حوزه‌‌های دارایی‌‌ها و هزینه‌‌ها و عملیات مرتبط با مالی و ‌خزانه‌داری فراخور نیاز واحدهای کسب و کار به تفکیک و ارائه راهکار به هیئت مدیره
• فعالیت در نقش رهبری در ساختار سرمایه، مدیریت بدهیها و دارایی‌‌ها
• دخیل شدن در تمامی پروژه‌‌های سازمان جهت بررسی ریسک‌‌ها بودجه و مسائل مرتبط با فعالیت‌‌های کلیدی ‌خزانه‌ داری
• هماهنگی پیش از موعد و ماهانه با تمامی واحدهای سازمانی جهت تهیه بودجه سالانه
• کمک به تهیه گزارشات مرتبط با ترازنامه، اظهارنامه . صورت جریان نقدینگی و نسبتهای مالی
• همکاری با حسابرسان داخلی و خارجی و تهیه گزاشات درون و برون سازمانی
• آشنایی با تمام مواد قانونی و تبصره‌‌های جدید
• کنترل تمامی مراکز هزینه و در صورت نیاز تفکیک یا تجمیع مراکز هزینه و علت یابی و گزارشگری به واحدهای سازمان و مدیران مربوطه
• مطالعه Best Practice‌‌ها و مطابقت سیستمها، روالها و سیاستها با استانداردها و تهیه گزارشات وابسته
• اعلام پیش از موعد در زمینه قانونهای جدید به ذینفعان در راستای آماده سازی و تطبیق به همراه راههای جایگزین و برنامه و تغییر مسیر و نقشه راه برای رسیدن به چشم اندازها در صورت نیاز

صلاحیت‌ها:

• مانند قبلی‌‌ها
• CPA
• CTP
• CFA
• FP&A

 

دانش:

• مانند قبلی‌‌ها
• تجربه فنی در حوزه استانداردهای مالی، روالها و سیاستها

 

تجربه کاری:

• 5 الی 8 سال تجربه در حوزه‌‌های مالی در سازمانهای متوسط و بزرگ
• تجربه مدیریت و رهبری

 

مهارت‌ها و توانایی‌‌ها:

• مهارتهای تحلیلی
• مهارتهای هماهنگی
• جزئی نگر و دقت به تمام مسائل
• مانند قبلی
• مهارت شناسایی، بررسی و رفع مشکلات

مدیر ‌خزانه‌داری

گزارش می‌دهد به: مدیر مالی، هیئت مدیره و مدیر عامل

مدیریت واحد ‌خزانه‌ داری با مسئولیت‌های عملیات خزانه از قبیل چک‌ها، نقدها و کلیه تراکنش‌های دریافتنی پرداختنی و اطمینان لحظه به لحظه از گام برداشتن در مسیر صحیح طبق استراتژی‌‌ها. نظارت بر کلیه عملیات پولی و مالی سازمان که خللی بر امور سازمان در راستای اهداف وارد نشود.

مسئولیت‌ها و فعالیت‌های کلیدی:

• پیاده سازی استراتژی‌‌های کاهش هزینه‌‌ها و افزایش بهره وری در کلیه سطوح و واحدهای سازمانی
• حمایت و توسعه کلیه فعالیتهای کلیدی ‌خزانه‌ داری از قبیل عملیات مدیریت نقدینگی و ‌خزانه‌داری و …
• کنترل و نظارت بر رویه‌‌های درون واحدی و روزمره و فعالیت‌‌های فرعی ‌خزانه‌داری
• پیشنهاد و ارائه طرح و کمک به پیاده سازی فرآیندهای مدیریت نقدینگی و بهبود مستمر آنها
• مدیریت و هدایت برنامه ریزی ارتباطات با بانکها
• نظارت ومدیریت ریسکها در حوزه استراتژیک و کمک به حوزه اجرایی
• کمک به تهیه و پیش بینی بودجه سالانه سازمان
• شناسایی گلوگاهها در راستای بررسی هزینه منفعت و افزایش سوداوری سازمان
• شناسایی راه‌‌های مبارزه در تقلب در حوزه‌‌های پولی مالی سازمان از عملیات تنخواه گردانها تا ریزترین تراکنشهای سازمان
• ارائه گزارشات انتهای ماه و انتهای فصل از کلیه فعالیتها، انحرافات از بودجه، جریان نقدینگی در بازه گذشته و پیش بینی بازه آتی و انحراف از پیش بینی قبلی
• اطمینان از گامهای ‌خزانه‌ داری و مالی در راستای استراتژی‌‌ها و صرف هزینه‌‌ها در زمان مکان صحیح در راستای اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان
• کمک تحلیل در خوزه فعالیتهای M&A در واحد ‌خزانه‌داری

صلاحیت‌ها:

• کارشناسی ارشد یا بالاتر در حوزه‌‌های مالی یا کسب و کار
• MBA
• CPA
• CTP
• FP&A

دانش:

• مانند قبلی‌‌ها
• آشنایی با GAAP و IFRS

 

تجربه کاری:

• 5 الی 8 سال تجربه فعالیت در حوزه مالی ‌خزانه‌ داری با تمرکز بر بودجه، پیش بینی مالی، تحلیل جریان نقدینگی و M&A
• 3 الی 5 سال تجربه سرپرستی

مهارت‌ها و توانایی‌‌ها:

• مهارتهای تحلیلی
• مهارت هماهنگی
• جزییات گرا
• مهارتهای تحلیل مالی
• مهارتهای رهبری
• مهارتهای سازمانی
• مهارت حل مساله
• بیان قوی و مهارت ارائه کتبی و شفاهی

مدیر صندوق یا مدیر پول نقد یا مدیر نقدینگی

گزارش می‌دهد به: کمک خزانه دار، خزانه دار، رییس یا مدیر خزانه

مدیریت و نظارت بر تراکنش‌های مالی روزمره، ثبت تلخیص و گزارشگری فعالیت‌های پولی مالی، کنترل و اجرای عملیات وابسته بانکی در حوزه مرتبط

مسئولیت‌ها و فعالیت‌های کلیدی:

• اجرای عملیات روزانه مرتبط با نقدینگی و صندوق و پیش بینی روزهای بعد
• مدیریت پولی مالی در حوزه وابسته و تحت کنترل وی
• پیشنهاد و پیاده سازی روشهای بهبود در فرآیندهای صندوقداری و مدیریت صندوق
• شناسایی و اصلاح خطاهای احتمالی در حوزه صندوق از قبیل اشتباه در تراکنش‌‌های بانک و یا دریافت پرداختهای اشتباه
• ثبت دریافت پرداخت‌‌های ارزی در محل صندوق و حوزه مربوطه
• ثبت، دسته بندی و نقل و انتقال و پست رسیدهای مالی، پوزها، فاکتور‌‌ها، کارت هدیه‌‌ها،پیش پرداختها، صورت هزینه‌‌ها و درآمدها و سایر موارد مرتبط با حوزه مالی
• کنترل مالیات‌‌ها، بیمه، عوارض، پرداخت بیمه حقوق کارکنان و …

 

صلاحیت‌ها:

• دارای مدرک کارشناسی در حوزه مالی
• CTP
• FP&A

 

دانش:

• درک قوی از حوزه مالی و دانش آمار و مالی
• آشنایی با سیستم‌‌های بانکی و نرم افزارهای حوزه مالی و صندوقداری
• تسلط بر Office و علی الخصوص Excel
• دانش قوی در حوزه دریافت پرداخت، مالیات و عوارض
• آشنایی با قوانین مالی و حقوقی

 

تجربه کاری:

• 4 الی 6 سال سابقه آشنای با حوزه‌‌های مالی
• دانش حسابداری
• تجربه صندوقداری

مهارت‌ها و توانایی‌‌ها:

• توانایی کار مستقل
• جزئی نگر

 

• شرح مشاغل

 

• رئیس ‌خزانه‌ داری
• کارمند امور بانکی
• صندوقدار
• تحصیلدار

الزامات اجرایی در بهینه سازی  حوزه سازمان

• در حوزه جابجایی منابع انسانی: انتخاب صندوقدار از حسابدارنی که در حال حاضر به عنوان فروشنده در سازمان فعالیت مینمایند یا از سایر حسابداران در کل سازمان و در صورت تامین نشدن نیاز برنامه ریزی جهت استخدام در اولویت واحد منابع انسانی قرار گیرد.

طی برگزاری آزمون از میان افراد علاقه مند که دارای مدرک حسابداری در سازمان هستند، افراد شایسته تر و مطمئن انتخاب شود و در صورت نیاز دوره‌‌های آموزشی درون سازمانی جهت شفاف سازی مسیر برای آنها برگزار گردد.

• در حوزه جذب منابع انسانی: نیازمند استخدام فردی شایسته و مطمئن جهت ادامه کار بر اساس ساختار ارائه شده میباشیم تا بتوان در ادامه مسیر در حوزه اجرا از ایشان کمک گرفت.
• در حوزه شرح مشاغل : نیازمند بازنگری و بهینه سازی شرح‌‌های شغلی موجود بر اساس مدل جدید پیشنهادی خواهیم بود.
• در حوزه آموزش : درصورت انتخاب افراد، از میان همکاران درون سازمانی، برگزاری دوره آموزشی درون سازمانی و برگزاری آزمون الزامی خواهد بود. در هرصورت (جذب نیرو برون سازمانی/درون سازمانی) هر هفته برگزاری ویدئوکنفرانس‌‌هایی جهت برنامه‌ریزی و آموزش‌‌های مالی مورد نیاز خواهد بود. بخصوص برای شهرستان‌‌ها.
• در حوزه نگهداشت: بصورت دوره ای، وظایف مهم‌تر و چالش برانگیزتری به صندوق داران فروشگاه‌‌ها محول شود تا ضمن برنامه ریزی و پیش بینی در فروش، تخمین هزینه، مدیریت تنخواه گردان را انجام دهند.
• ارزیابی عملکرد: از طریق مدیر فروشگاه و مدیر صندوق انجام خواهد شد.
• در حوزه فرآیندها: نیروهای اجرایی باید به چهارچوب معتقد باشند و طی برنامه ریزی مشخص شده، واحد ‌خزانه‌ داری را به هدف برسانند و به دنبال تغییر در هدف و مسیر، جهت راحت کردن فعالیتهای خود نباشد و روحیه اجرایی و چالشی داشته باشد.

 

2. حوزه فرهنگ در خزانه‌ داری

 

• Proactive Planning

درحوزه Proactive Planning، جهت دستیابی به چنین مدلی نیازمند بررسی و اجرای موارد ذیل خواهیم بود:

• کجا هستیم و به کجا میخواهیم برویم

در نظر داریم از مدل و شیوه مدیریت ‌خزانه‌ داری Responsive ، که در آن تنها گزارشات روزانه و تراکنش‌های روزمره ثبت می‌شوند، به مدل ‌خزانه‌ داری Proactive برویم.

• عملیات ‌خزانه‌ داری از منظر نوع اجرایی

از منظر تمرکز فرایند‌‌های ‌خزانه‌ داری در دو نوع  Decentralized و Centralized را انجام می‌شوند. بعنوان مثال درحال حاضر دربخش فروشگاهها بصورت غیر متمرکز عمل کرده ایم و صندوق‌‌ها کمی از کنترل خارج شده اند. حال اگر صندوق‌‌های فروشگاه‌‌ها در مدل متمرکز عمل نمایند، در عین حال که هر فروشگاه صندوق خود را دارد، اما احتمالاً قدرت اجرایی بیشتری در کنترل هزینه‌‌های سوخت و مصرفی فروشگاه خواهیم داشت و همچنین کنترل واریزی پوز فروشگاهها راحت و بهتر صورت پذیرد.

• از منظر مرکز هزینه یا درآمد

در حال حاضر این واحد بعنوان یک مرکز هزینه در گروه هزینه‌‌های اداری-تشکیلاتی درنظر گرفته می‌شود و شاید تنها تمرکز بر روی ریسک و هزینه فایده برخی تصمیمات داشته باشند؛ در حالیکه اگر فعالیت‌‌ها و وظایف بگونه ای تعریف گردد که این بخش از سازمان، به سمت مرکز درآمد و سود سوق داده شود، میتوان در برنامه‌‌های سودآوری و در آمدی نیز آنها را شرکت داد و در کنار بحثهای بالا این مهم را نیز از آنها طلب نمود.

• ارتباط با سایر واحدها

در حوزه ارتباط با سایر واحدها (در راستای کاهش هزینه) این فرهنگ در سرپرست ‌خزانه‌ داری دیده می‌شود. اما در واحد ‌خزانه‌ داری تبدیل به خرده فرهنگ نشده است و به سایرین منتقل نشده است. بعنوان مثال مشاهده شده در آبانماه 1400،  ایشان روزانه به واحدهای مختلف سر میزند و همزمان با مراجعه به واحد اداری متوجه گرمای اتاق شده و در رابطه با هزینه سوخت به افراد این واحد متذکر شده اند.

• بهبود مستمر

طراحی آموزشی حوزه صندوق، مدیریت مالی شخصی، اهمیت صندوق و ‌خزانه‌ داری در پورتال آموزشی درون سازمانی و استارتاپ‌‌ها.

بررسی کامنت‌‌ها و شناسایی افراد علاقه مند به این حوزه.

• Knowledge Management (KM)

افتتاح صندوق

بستن صندوق

فعالیت‌‌های غیرتکرارشونده در بخش صندوق

تعریف بانک در سیستم

تعریف شعبه در سیستم

تعریف شماره حساب در سیستم

تعریف قالب دسته چک

تعریف دسته چک در سیستم

تعریف مشتری – ذینفع

صدور اسناد پرداختنی

ثبت اسناد دریافتنی

ثبت تسهیلات بانکی پرداختنی

پرداخت نقدی صندوق

دریافت نقدی صندوق

کنترل واریزی فروش فروشگاه‌‌ها با صورتحساب بانک – روزانه

به روز رسانی وضعیت چک‌‌ها – روزانه

تهیه صورت وضعیت بانک‌‌ها – روزانه

تهیه صورت بودجه نقدی در دسترس و سپرده‌‌ها – روزانه

تعیین بانک منتخب، جهت صدور چک روز یا مدت دار

کنترل ضمنی – اطمینان از موجودی کافی در حسابها (کنترل چند روز یکبار)

تهیه صورت اسناد دریافتنی و پرداختنی به ازای هر ماه

پرداخت اقساط تسهیلات

 

• دستورالعمل‌‌ها و استانداردها

درحال حاضر دستورالعمل‌‌های ارائه شده توسط مشاوران مالی در حوزه ‌خزانه‌ داری و صندوق، به شرح ذیل ‌‌است. مسلماً در صورت تغییر مدل فعالیت این واحد، نیازمند بازخوانی و اعمال تغییرات بنیادین در این دستورالعمل‌‌ها خواهیم بود.

• دستورالعمل‌‌های درون سازمانی

 

1. راهبری مدیریت مالی – ‌خزانه‌ داری – تامین مالی – تحلیل گری مالی و سنجش عملکرد و ضمائم
2. آیین نامه جامع مالی
3. بانک و صدور چک
4. تنخواه گردان و صندوق

 

• استانداردهای مرتبط

استاندارد حسابداری مخارج تامین مالی

• موارد قانونی مرتبط

 

قانون جدید چک

قانون تجارت (چک، سفته و برات)

3. مدلسازی

   • فرآیندهای اجرایی اصلی

 

• حاکمیت شرکتی – Corporate Governance – در راستای ستون اول مدل شش ستونی

 

 

• مدیریت ریسک مالی – Financial Risk Management – در راستای ستون دوم مدل شش ستونی

 

 

• سرمایه گذاری و بازار سرمایه – Funding and Capital Markets – در راستای ستون سوم مدل شش ستونی

 

 

• مدیریت نقد و نقدینگی – Cash and Liquidity Management – در راستای ستون چهارم مدل شش ستونی

 

• برنامه ریزی و عملیات – Planning and Operations – در راستای ستون پنجم مدل شش ستونی

 

 

• ارتباط ذینفعان و سهامداران – Stakeholder Relations – در راستای ستون ششم مدل شش ستونی

 

 

• فرآیند‌‌های عملیاتی

 

 

 

 

 

• نقاط قابل بهبود در فرایند فعلی

• اصلاح کدینگ طرف حساب‌های اسناد پرداختنی جهت ایجاد زیرساخت برای ثبت سند اتوماتیک
• ارتباط سیستم‌‌ها – فروش و دریافت/پرداخت (پوز فروشگاهی)
• فرایند ثبت فروش و واریزی روزانه فروشگاه‌‌ها
• سیستماتیک نمودن گزارشات بودجه و صورت وضعیت روزانه بانکها و صندوق
• هوشمندسازی نظارت بر مانده حسابها در زمان صدور چک
• ارتباط سیستم‌‌ها – کارت هدیه و دریافت/پرداخت
• ایجاد سازوکار و روندی با هدف افزایش بررسی و تحلیل‌‌ها قبل از دریافت تسهیلات و پس از کسب منافع حاصل از بکارگیری منابع مالی جهت صحه گذاری بر تصمیمات تامین مالی و سرمایه گذاری
• مدیریت ریسک با بازنگری در نحوه دریافت تضمین و نظارت بر قراردادها

 

4. حوزه تکنولوژی در خزانه‌ داری
   

   • ساختار داده متمرکز

بازنگری در سیستم تایید کارت هدیه و پرداخت‌‌های مشتریان خرید کارت هدیه در دفتر مرکزی

بازنگری در بخش صندوق رفاه کارکنان

• ارتباط با دستگاه‌‌ها پرداخت الکترونیکی

نرم افزار فروش پیش نیاز پیاده سازی کامل طرح پوز فروشگاهی و به تبع آن تکمیل فرآیند ‌خزانه‌ داری ‌‌است.

• نرم افزار (TMS)

تغییر روالهای صندوق در حوزه رسیدهای دریافت پرداخت نقد

تغییر روالهای صندوق مربوط به تسویه حسابها، تنخواه گردانها و مساعده‌‌ها

• برنامه ریزی بهبود

در حوزه نرم افزاری برخی قسمت‌‌ها، پیش نیاز نهایی شدن طرح فوق هستند. بعنوان مثال نرم افزار فروش پیش نیاز پیاده سازی کامل طرح پوز فروشگاهی و به تبع آن تکمیل فرایند ‌خزانه‌ داری ‌‌است.

نهایتا در این حوزه، نیازمند برنامه ریزی و وجود یک نیرو و حدود 3 ماه زمان پس از پیاده سازی سیستم فروش و پایدار شدن آن هستیم تا بتوان الزامات اجرایی حرکت طبق Roadmap را محقق نموده و پس از آن بطور مستمر نیازها برطرف گردد و همواره بهبود مستمرِ فرایندی و سیستمی را در شرح وظایف خود در نظر داشته باشیم.

 

برنامه‌های آتی

برنامه ریزی برای اتمام پروژه طبق زمانبندی آتی توسط مدیر پروژه.

پیگیری و نظارت.

برنامه ریزی جهت پیاده سازی ماژول‌‌های وابسته

ماژول مدیریت فروش و توزیع (SD)

• نگهداری اطلاعات محصولات
• نگهداری اطلاعات حساب مشتریان
• مدیریت انواع روش‌‌های فروش
• ایجاد سفارش فروش با ویژگی‌‌های متفاوت و رویه‌‌های قیمت گذاری فروش
• مدیریت نقد ورودی، پیش دریافتها و حسابهای دریافتنی حاصل از فروش

 

ماژول مدیریت مواد (MM)

• شناسایی نیازها
• برنامه ریزی تامین و تحویل به موقع
• مدیریت اطلاعات تامین کنندگان
• اسناد استعلام بها
• اسناد سفارش خرید
• اسناد قرارداد
• ارزیابی تامین کنندگان و …

 

حسابداری عمومی

• ارائه تصویر کلی و جامع از وضعیت حساب‌های مالی و نگهداری ثبت کاملی از تمامی تراکنش‌های مربوط به فرآیندهای مالی

 

اولویت‌‌های اجرایی در فرآیند اصلاحی

 

ماتریس نیروی انسانی در خزنه‌داری