هر واحد در ساختار سازمانی وظیفه‌ای دارد که شما را در رسیدن به اهدافتان یاری می‌دهد

من هیچ‌گاه به ابزاری که در آزمایشگاه از آن‌ها استفاده می‌کردم فکر نمی‌کردم و در عوض به دانشی که از آن کمک می‌گرفتم می‌اندیشیدم و نه به هر چیزی که در کنار هم قرار دادن ایزار جهت کارآمد بودن آن احتیاج است. در واقع من به میزان تلاش لازم جهت حصول اطمینان از میزان کارآمدی هر ابزاری که در هر جایی از دنیا از آن استفاده می‌شد و یا روشی که هر سازمان در ساختار سازمانی خود از این موضوع اطمینان حاصل می‌کند، اهمیتی نمی‌دادم.

پنج واحد مختلف در شرکت‌هایی با ساختار سازمانی که باید بشناسید

البته من به این موارد تا زمانی که در انجام یکی از کارها به مشکل برخوردم اهمیت نمی‌دادم

هنگامی که مشغول کار روی پروژه‌ای بودم که طی آن هر یک از محققان از ابزار ایزوله‌ی مشابه RNA  جهت گرفتن نتیجه‌ای مطلوب و قابل تکثیر، استفاده می‌کردند.
در آن زمان به جای آن‌که یکی از محققان ابزار ایزوله‌ی RNA را برای همه سفارش دهد، ‌هر یک از ما ابزار مورد نیاز را به صورت آنلاین سفارش می‌دادیم و معمولا بعد از یک روز در اختیار داشتیم.
در واقع ما به سرعت سفارش و ارسال مطمئن محصول اطمینان داشتیم و متاسفانه قدر این موضوع را نمی‌دانستیم؛ آگاه نبودیم که اگر ابزار به موقع به دستمان نرسد چه اتفاقی خواهد افتاد.

ما احتمال مواجهه‌ی شکست در روند ارسال را در نظر نگرفته بودیم و برای آن برنامه‌ای نداشتیم

به همین دلیل بخاطر پر نکردن دقیق بخشی از کاغذهای اداری در این بخش به مشکل خوردیم و در نتیجه‌ برخی از محققان بعد از آگاهی از مواجهه با چنین مشکلی، صبح بعد ناچار به رانندگی دو ساعته تا فرودگاه و تحویل گرفتن نمونه‌های مورد نظر شدند. این نمونه‌ها دقیقا پیش از اینکه یخ‌های خشک دچار واکنش شیمیایی شوند تحویل گرفته شدند. موضوع ایجاد مشکل در ارسال چند نمونه و گیر افتادن آن‌ها در فرود‌گاه، ‌ما را از میزان اهمیت کارکرد درست یک زنجیره‌ی تولید ذخایر آگاه کرد.

این موضوع ما را از دیدگاهی صنعتی برخوردار کرد.

به ما اهمیت کارکرد درست هر سازمان و ساختار سازمانی و عملکرد انبار در ارسال به موقع و دقیق محصولات را نشان داد. این موضوع همچنین ما را از پتانسیل تلف شدن میزان زمان و سرمایه‌ی در صورت برخورد کردن بخشی از سیستم با مشکل،‌ آگاه کرد.

دلیل حیاتی بود هر واحد ساختار سازمانی در میزان موفقیت هر شرکت

آیا تا به حال در مشارکت با یک آزمایشگاه فعالیت کرده‌اید؟ یا در یک پروژه‌ای بین‌المللی به کار مشغول شده‌اید؟
اگر پاسخ شما مثبت است احتمالا به این موضوع پی برده‌اید که استفاده از یک ابزار مشترک در آزمایش‌های مختلف جهان مشکلاتی بزرگی را به همراه ندارد.  این مورد ممکن است موضوع خاصی به نظر نیاید، اما هنگامی که با صنعت سر و کار داشته باشید زنجیره‌های ذخایری که تولید می‌شوند برایتان بسیار شگفت‌انگیز خواهند بود.

در دنیای صنعت، تقریبا همه‌ی شرکت‌ها به مشارکت در دپارتمان‌های مشترک تکیه می‌کنند.

مشارکت در دپارتمان‌های مشترک به آن‌ها کمک می‌کند تا خدمات مشتریان منحصر به فردی را ارائه داده و اعتماد سازمان را نسبت به خود جلب کنند. برای این‌که این موضوع با موفقیت همراه شود، لازم است تا کارمندان در برقراری ارتباط و کار تیمی پیشی بگیرند.

آن‌ها همچنین باید کارکرد تمامی سازمان‌های موجود در شرکت را همچون واحدهای معمول در صنعت، درک کنند.

طی تحقیقی که توسط McKinsey Global Institute انجام شده، به این نتیجه می‌رسیم که کارمندانی که با یک‌دیگر بیشتر در اتباط هستند،‌ ۲۰ تا ۲۵ درصد راندمان بالاتری دارند.
این مطالعه همچنین کشف کرد که این بهره‌وری بالا پتانسیلی برای افزایش میزان درآمد تا ۱.۳ تریلیون دلار در سال را نیز دارد.
اگر به دنبال ایجاد تغییر در شرکتی هستید،‌ باید نشان دهید ذکاوت خود در آن کسب و کار را به خوبی نشان دهید تا در چنین محیط همکاری به موفقیت دست یابید.

  به عبارت دیگر،‌ باید درک قوی خود از کارکرد واحد‌های متفاوت در آن ساختار سازمانی شرکن، حتی واحد‌های فرعی را اثبات کنید.

۵ واحد در ساختار سازمانی که دانشجویان دکترا جهت استخدام در شرکت باید با آن‌ها آشنا باشند

دانشجویان دکترا معمولا انقدر درگیر کار خود می‌شوند که به آسانی اهمیت آزمایشگاه‌‌ها یا دپارتمان‌های موجود در یک سازمان مشارکتی را فراموش می‌کنند.  به عنوان مثال آیا شما می‌دانید که آزمایشگاهی که دو طبقه در بالای شما قرار دارد روی چه پروژه‌ای مشغول به کار است؟ آیا واقف هستید که هر بخش در ساختمان شما مشغول به انجام چه کاری است؟ به احتمال زیاد پاسخ شما به این سوالات خیر است.

  اما در علم صنعت، باید بدانید که هر سازمان دقیقا به چه کاری مشغول است تا بتوانید محصول خود را به بازار عرضه نمایید.

در کسب و کار،‌ هر واحدی در حال دستیابی به هدف مشخصی جهت به عمل رساندن ماموریت سازمان است.

هنگامی که به ورای اهداف یک سازمان به تنهایی نگاه کنید و متوجه خواهید شد که در این روند هر فرد چه نقشی را ایفا می‌کند به هدف اصلی سازمان جهت موفقیت آن کمک می‌کنید.

اگر قصد آن را دارید که در حرفه‌ی صنعت به موفقیت دست یابید، ‌باید خود را به سلاح دانش در رابطه به سازمان‌های مختلف یک شرکت مسلح کنید،‌ فراموش نکنید که واحدهایی که به آن‌ها بی‌توجهی می‌شود نیز از این قائده مستثنا نیستند.

هر دانشجوی دکترا می‌داند که هر شرکت شامل یک واحد تحقق و توسعه (R&D)،‌ واحد بازاریابی و واحد فروش می‌شود، اما تعداد کمی از افراد از وجود واحدهای حسابداری،‌ مدیریت محصولات،‌ زنجیره‌‌های تامین و واحد‌ اطلاعات و تکنولوژی خبر دارند.

دانستن وجود این واحد‌هایی که معمولا به وجود آن‌ها بی توجهی‌ می‌گردد و اثبات آگاهی شما از وجود آن‌ها در طی مصاحبات و بازدید از سایت، ‌می‌تواند به استخدام شما کمک بسیاری بکند.

۵ واحد رایج در ساختار سازمانی که عموما به آن‌ها بی‌توجهی می شود و طرز عملکرد آن‌ها عبارت‌ است از:

۱. واحد خدمات

در دنیایی ایده‌آل محصولات همیشه به درستی کار می‌کنند، اما ما در دنیایی ایده‌آل زندگی نمی‌کنیم و عملکرد بی‌نقص محصولات نیز به ندرت پیش می‌آید . عموما محصولات در عملکرد صحیح شکست خورده و یا کاملا از بین می‌روند. هنگامی که مشکلاتی از این قبیل برای محصولان پیش می‌آید، شرکت موظف است خدمات خود را جهت برطرف کردن مشکلات به وجود آمده ارائه دهد. واحد خدمات عموما از افرادی تشکیل می‌شود که در زمینه‌های الکترونیکی و مهندسی پیش‌زمینه داشته و قادر به رفع مشکلات به وجود آمده در تجهیزات و برطرف کردن اشکالات مربوط به آن هستند.

   زمان مهم‌ترین عامل در تیم واحد خدمات است.

  هنگامی که سیستمی خراب می‌شود، تیم خدمات می‌کوشد تا در کمترین زمان رضایت مشتریان را بازیابد. افراد در این واحد با مقدار زیادی از جابه‌جایی جهت انجام تعمیرات در محل در گیر هستند. هنگام به وجود آمدن مشکلات بالینی، ممکن به پاسخ‌دهی ۲۴ ساعته احتیاج شود، چراکه جان مراجعان ممکن است به یک تست بازشناختی وابسته باشد.

  در هر آزمایشگاه تحقیقاتی، پاسخ‌دهی به موقع جهت ارتقاء تجربیات و روند در حال اجرا لازم است .

از عملکردهای مهم دیگر این واحد در ساختار سازمانی درجه‌بندی و معتبرسازی جهت تضمین پروتکل‌های IQ/OQ (کیفیت نصب و کیفیت عملکرد) و یا گرفتن درجه‌‌ها و ردی‌بندی ISO (سازمان جهانی استاندارد) است.

در مواردی که سیستمی قابل تعمیر نباشد (به دلایل مختلفی همچون کهنه بودن آن سیستم یا عدم وجود قطعات به طور جداگانه در بازار)، مهندسان واحد خدمات مورد را به بخش فروش ارجاء داده تا مشتریان را در گرفتن کالای تعویض شده و یا تکنولوژی جدید در اسرع وقت کمک کنند.

در مواردی که محصول در عملکردی که برای آن طراحی شده با مشکل نرم‌افزاری برخورد می‌کند، مهندسین نرم‌افزاری وارد میدان شده تا به جای مهندسین واحد خدمات مشکل به وجود آمده را رفع کنند.

۲. واحد مدیریت زنجیره‌ی ذخایر

هدف اصلی این واحد ایجاد جریان در ارائه‌ی خدمات است. رسیدن از مرحله‌ی مواد خام تا ارسال محصولات مرغوب از سایت تولید به نقطه‌ی مصرف، احتیاج به یک سیستم کارآمد و موثر الکترونیکی دارد.

واحد مدیریت زنجیره‌ی ذخایر مسئول پیگیری برنامه‌‌ها،‌ کنترل و ضبط فعالیت‌های زنجیره‌ی ذخایر است.

  این وظایف عموما توسط سیستم هوشمند جهانی انجام می‌شوند.

اگر زنجیره‌ی ذخایر به درستی مدیریت شود،‌ شرکت قادر خواهد بود تا محصولات خود را به سرعت و با قیمت به صرفه به مشتریان موجود در کشور‌های مختلف عرضه کند.

چنین هماهنگی راهبردی و منظمی در فرهنگ‌های متفاوت عملکرد و در کسب‌ و کارهای مختلف وابسته به مدیریتی عملکردی،‌ هوشمندانه،‌ قابل دسترسی و دانش تکنولوژی علاوه بر دانشن صنعتی و مهندسی ماشین‌هاست.

نتیجه‌ی چنین مدیریتی دست‌یابی همزمان به سفارش‌های موجود در مقیاس جهانی است.

در حالی که رسیدن به موقع محصولات سفارشی،‌ برای مشتری حائز اهمیت است، ‌مدیریت درست زنجیره‌ی ذخایر نیز احتیاج به کمک واحد خدمات و فروش بسته به درخواست‌ ویژه‌ی مشتریان،‌ احتیاج دارد.

چنین درخواست‌هایی ممکن است شامل سفارش‌های ایستا،‌ انبار کردن محصولات مشتریان و یا کنار گذاشتن منابعی از محصولات مشخصی برای مشتریانی که احتیاج به نگهداری کیفیت محصولات خود دارند، باشد.

۳. واحد کنترل کیفیت و تولید

واحد تولید، مواد خام و یا سایر مواد ورودی را طی روند مشخصی تبدیل به محصولات نهایی می‌کند این روند احتیاج به خرید مواد خام و برنامه‌‌ موثر برای روند خط تولید طولانی مدت، دارد.

این روند‌ باید ضبط شده و از درستی تولید هر محصول اطمینان حاصل شود که این موضوع شامل میزان تولید مورد نظر،‌ کیفیت درست و استاندردهای محصول و غیره نیز می‌شود.

بسته به عظمت شرکت،‌ ممکن است روند تولید این محصولات میان واحد‌های مختلف تقسیم شود.

  در شرکت‌های بزرگ‌تر،‌ واحد تضمین کیفیت در ساختار سازمانی ممکن است درگیر این روند شود. با توجه به رقابت سنگینی که بین شرکت‌های بیوتکنولوژی و بیودارویی وجود دارد، واحد تضمین کیفیت به مقیاس بازاریابی برای اکثر محصولات و خدمات تبدیل شده است. واحدهای تضمین کیفیت مسئولیت دفاع از مزایای محصول جهت افزایش سازگاری کیفیت محصول را دارد. این واحد‌ها عموما در حال فعالیت هستند تا کیفیت موجود کالاها را با بهینه‌سازی روند تولید و همچنین معرفی روندهای نوین افزایش دهند.

۴. واحد مالی

به عنوان یک دانشجو دکترا ممکن است این واحد قبلا موجب آزار و ادیت شما شده باشد. متعادل سازی بودجه در دانشگاه مساوی با التماس کردن جهت کاهش هزینه‌هاست و این امر در تحصیلات آکادمیک بسیار معمول شمارده می‌شود.

  خوشبختانه در مقوله‌ی صنعت،‌ مسئولان مالی طی بودجه‌ي پیش‌بینی شده در واحد مالی، تنها به جنبه‌ی گرداندن شرکت اهمیت می‌دهند.

واحد‌های مالی در ساختار سازمانی مسئولیت حسابداری، مدیریت و حسابرسی بخش‌های مختلف اقتصادی را به عهده دارند. این واحد‌ عموما روی برنامه‌ریزی‌های سنگین و سازماندهی اموال شرکت و ایجاد مقاطع مختلف مالی تمرکز می‌کند.

  واحد مالی به مشتریان در براورد میزان بودجه‌ی آن‌ها‌ (و مقطع مالی آن‌ها) کمک می‌کند.

   هنگامی که شرکت شروع به گرفتن سفارش از مشتری‌های اولیه‌ی خود کند،‌ تیم مالی شرکت تمامی فاکتور‌ها و مشکلات مربوط به ترافیک مالی را مدیریت خواهد کرد. چنین فعالیت‌های مالی مربوط به مشتریانی معمولا به صورت مشترک با فعالیت‌های خدمات مشتریان همراه می‌شود تا رضایت مشتریان را به خوبی جلب کند.

۵. واحد فناوری اطلاعات

واحد فناوری اطلاعات (IT) نقش محوری را در توسعه‌ی محصولات به عهده دارد که معمولا به خوبی از آن قدردانی نمی‌شود. این واحد ابزاری را جهت تضمین به اندازه بودن اطلاعات هر واحد در زمان و مکان مناسب،‌ ایجاد می‌کند.

متاسفانه اکثر مشتریان و حتی کارکنان،‌ تنها هنگامی وجود این واحد را ارزشمند می شمارند که کامپیوتری دچار مشکل می‌شود.

   تصور کنید چه تعداد کامپیوتر و سیستم کامپیتری در یک شرکت بزرگ بیوتکنولوژی با ۵ تا ۱۰ هزار کارمند استفاده می‌شود. چه کسی مسئول مدیریت این تعداد سیستم است؟ پاسخ این سوال واحد فناوری اطلاعات است. این واحد روزانه با تلاش بسیار کار می‌کند تا نرم‌افزار‌ها،‌ دیوارهای آتش (firewall) را به روز نگه‌ داشته،‌ صداگذاری‌های IP را مدیریت کرده، و به طور کلی عدم تردید در روابط داخلی و خارجی را تضمین می‌کند.

 تیم فناوری اطلاعات در یک شرکت بیشتر از یک جایگاه حمایتی عمل می‌کند و اکثرا از مدیران، دانشمندان داده‌ها، و مهندسین تشکیل می‌شود.

   هنگامی که سیستمی دچار مشکل می‌شود ممکن است موجب ایجاد اختلال در خط تولید یک کارخانه در یک شهر شده که خود باعث تاثیرات از بین رفتن میلیون‌های مشتری در بخش‌های دیگری از همان کشور شود. در نتیجه تیم IT باید آماده‌ی پاسخ‌گویی ۲۴ ساعته‌ي مشکلات بوجود آمده در کامپیوتر و سیستم آن باشد.

هنگامی یک شرکت در صنعت موفق تلقی می‌شود که واحد‌های آن در همکاری باهم جهت رسیدن به هدف نهایی فعالیت کنند. اگر ارتباطات شکست بخورد آنگاه بازده و تاثیرگذاری نیز کاهش می‌یابد؛ اگر به دنبال پیشرفت بعد از دانشگاه هستید، ضروری است که کارکرد هر واحد و نقشی که آن واحد و آن ساختار سازمانی در رسیدن به اهداف خود به عهده دارد را بدانید. این موضوع اثبات می‌کند که شما ذهنی آماده برای کار کردن دارید و تنها درگیر تحصیلات آکادمیک نیستید. از این داده هنگامی که با افراد حرفه‌ای در صنعت در حال تبادل و بازاریابی هستید و یا هنگام مصاحبه با مسئولین استخدام، استفاده کنید تا پیش‌زمینه‌ی کاری و رزومه‌ی خود در کسب و کار و صنعت را کامل کنید. هر چه بیشتر پیش‌زمینه‌ی خود در این مود را اثبات کنید،‌ انتقال شما از دانشگاه به محیط کاری آسان‌تر خواهد بود.

منبع: cheekyscientist

نوشته‌های تازه

بیشتر بخوانید  چند توصیه مدیریت بودجه برای مدیران تازه‌کار

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها