چگونه یک سیستم مدیریت کیفیت تنظیم کنیم؟

آشنایی با سیستم مدیریت کیفیت

QMS یا سیستم مدیریت کیفیت وظیفه مستند سازی رویه‌ها، فرایندها، اهداف کیفیت و مسئولیت دستیابی به سیاست‌ها را بر عهده دارد. این سیستم کمک می‌کند که هماهنگی و هدایت بین فعالیت های سازمان برای اثربخشی روی کارایی و تأمین نیازهای مشتری ایجاد شود. QMS برای هر محصول یا خدماتی به صورت منحصر به فرد وجود دارد. بنابراین QMS باید بر اساس نیازهای یک سازمان متناسب‌ سازی شود. یکی از استانداردهای بین‌المللی که الزامات سیستم های مدیریت کیفیت را تعیین می کند ISO 9001:2015 است. این استاندارد از برجسته‌ترین رویکردها برای QMS می باشد.

مزیت های سیستم مدیریت کیفیت

سیستم های مدیریت کیفیت در عملکرد سازمانها از جنبه‌های مختلف تأثیرگذار هستند. از مهمترین مزیتهای یک سیستم مدیریت کیفیت می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• وقتی نیازهای مشتری در سازمان تامین شود باعث ایجاد حس وفاداری در مشتریان می‌گردد و افزایش فروش و افزایش مشتری خواهیم داشت.
• با تامین نیازهای سازمان ارائه محصولات و خدمات به شکل بهینه انجام می پذیرد و سودآوری و رشد شرکت افزایش پیدا میکند.
• کاهش در تعداد ضایعات
• جلوگیری از اشتباهات زیاد در سازمان
• کم شدن هزینه ها

• شناسایی آسان تر فرصت های آموزشی
• جذب کارمندان
• تاثیر در تنظیم جهت گیری سازمان

آشنایی با استاندارد سیستم مدیریت کیفیت

این استاندارد به صورت بین المللی الزامات شناخته شده ای را برای سیستم های مدیریت کیفیت تعریف و تدوین نموده است. این الزامات شامل ایجاد فرایند ها، سیاست ها، قوانین و رویه هایی برای عرضه خدمات و محصولات متناسب با نیاز مشتری جهت بهبود رضایت مشتریان است. این استاندارد توسط سازمان بین المللی استاندارد و کشورهای عضو تدوین می شود تا بتواند در سطح بین‌المللی فعالیت نماید و در سراسر جهان به رسمیت شناخته شده و پذیرفته شده است. شناخته شده ترین استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001:2015 میباشد. سایر استانداردهایی که در این زمینه میتوان نام برد شامل QMS محیط زیست، QMS حسابرسی، QMS دستگاه های پزشکی، QMS محصولات مرتبط به خودرو می باشند.

الزامات QMS

عناصر اصلی در یک QMS وجود دارند که برای رسیدن به هدف کلی که تامین نیاز مشتری و سازمان است فعالیت می‌کنند و رسیدن به آن را آسان می کنند. سیستمهای مدیریت کیفیت باید بتوانند نیازهای منحصر به فرد هر سازمان را شناسایی کنند و آنها را برطرف نمایند. اما عناصر مشترکی در همه سازمان‌ها وجود دارد که شامل موارد زیر است :

• اهداف و سیاست های کیفی سازمان
• راهنمای کیفیت
• سوابق، دستورالعمل ها و رویه ها
• مدیریت داده ها
• فرایندهای داخلی
• بررسی رضایتمندی مشتری
• بررسی فرصت های بهبود فعالیت ها
• بررسی تجزیه و تحلیل کیفیت

هفت اصل کلی در سیستم مدیریت کیفیت

سیستم مدیریت کیفیت دارای هفت اصل شناخته شده است که هر یک به عنوان یک کانون اساسی برای یک QMS عمل می کنند. این هفت اصل اساسی شامل :

مشتری مداری: محصول و خدمت باید بتواند نیاز مشتری را برآورده کند. مشتری‌مداری در نهایت باعث بهبود رضایتمندی مشتریان میگردد.

 رهبری: برای موفقیت در QMS حتماً باید رهبری و مدیریت صحیح وجود داشته باشد. زیرا مدیریت روش و راه های دستیابی به اهداف را مشخص می کند.

 مشارکت کارمندان: مهمترین دارایی یک سازمان کارکنان هستند و دانش و تجربه آنها باید در QMS اعمال شود.

نگرش فرایندی: به هر فعالیتی که ورودی دارد و خروجی ایجاد می‌کند فرایند می‌گویند. ورودی و خروجی یک فرایند همیشه فیزیکی نیست می تواند اطلاعات یا انرژی باشد. بنابراین همه فعالیت‌های یک سازمان به نوعی یک فرایند هستند. وقتی ورودی های یک فرایند خروجی های یک فرایند دیگر هستند سیستم ایجاد می شود. این سیستم باید تحت مراقبت و نگهداری باشد.

بهبود: باید بر روی یافتن روش هایی برای انجام بهتر کارها تمرکز شود.

تصمیم گیری بر اساس شواهد موجود: باید در مورد یک فرایند و نحوه کارکرد واقعی آن اطلاعات جامع و کاملی داشته باشیم تا بتوانیم آن را به صورت صحیح مدیریت کنیم. اگر تصمیمات گرفته شده بر اساس واقعیت ها و داده های ارزیابی شده صورت بگیرد باعث بهبود مدیریت و عملکرد سازمان خواهد شد.

علت اهمیت سیستم مدیریت کیفیت

QMS تمام فعالیت‌های یک سازمان که برای تهیه محصولات و خدمات مشتری انجام می شود را در بردارد، بنابراین بسیار مهم می باشد. هدف یک سازمان جذب رضایت مشتریان است و سیستم مدیریت کیفیت فرایندهای لازم برای رسیدن به این هدف را تشریح می نماید. همچنین کمک می‌کند بتوانید نتایج حاصل از عملکرد ها را به سهامداران و مشتریان ارائه کنید و در نهایت منجر به رشد و پیشرفت سازمان می گردد. بنابراین یک سازمان باید بتواند فرایندهایی را طبق استانداردهای QMS ایجاد کند که اطمینان داشته باشد باعث رضایت و بهبود مشتری می شوند.

روش ایجاد QMS

برای ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت باید بتوانید فرایندهای متصل و چند منظوره مختلف در سازمان را شناسایی و مدیریت کنید. با این کار شما از رضایتمندی مشتری اطمینان حاصل می‌کنید. طراحی یک سیستم تحت تاثیر نیازها، خدمات، محصولات و اهداف یک سازمان قرار دارد. ساختار یک سازمان تحت تأثیر چرخه برنامه‌ریزی، انجام، بررسی و اقدام قرار دارد. می‌توان با این چرخه به صورت مداوم محصول سازمان را بهبود داد. چند مرحله اساسی برای پیاده سازی و اجرای یک سیستم مدیریت کیفیت وجود دارد که شامل:

طراحی و ساخت: هدف طراحی و ساخت فرایند و برنامه هایی هستند که بتواند ساختار QMS را توسعه دهد.یک مدیر ارشد باید بر این بخش نظارت کامل داشته باشد تا به این اطمینان برسد که نیازهای سازمان و نیازهای مشتری به عنوان نیرو محرکه توسعه سیستم در نظر گرفته شده اند.

استقرار: باید هر فرایند را به زیر فرایندهایی تقسیم کرد. همچنین بر آموزش کارکنان در مورد ابزارها، معیارها و اسناد نیز باید دقت کرد. با این کارها استقرار QMS بهتر انجام می شود. مورد دیگر استفاده از اینترانت های شرکت است که در استقرار QMS تاثیر بسزایی دارد.

اندازه گیری و کنترل: به کمک این دو فاکتور می توان یک QMS  ایجاد کرد. این کار به کمک ممیزی‌های منظم صورت می پذیرد. بسته به اندازه یک سازمان، تاثیرات محیطی و خطرات بالقوه این مشخصه ها در یک سازمان با دیگری متفاوت است.

بررسی و بهبود: باید فرایندها را بر اساس اثربخشی، کارایی و هدفی که دارند بررسی کرد. سپس همه نتایج را در کنار هم قرار داد و بهترین روش ها و فرایندها را بر اساس داده‌ها طراحی نمود.

مدیریت کیفیت به نهادها اجازه می‌دهد که به طور موثر و کارآمد عمل کند

مدیریت کیفیت به نهادها اجازه می‌دهد که به طور موثر و کارآمد عمل کند. مدیریت کیفیت شامل رهبری، برنامه‌ریزی، استخدام، سازماندهی، کنترل و انگیزه بخشیدن به دیگران در یک سازمان است. با اینکه هدف نهایی مدیریت کیفیت راضی کردن مشتریان با محصولات یا خدمات با کیفیت است، کیفیت باید در هر بخش از سازمان، از بخش تولید گرفته تا خدمات حضانت، مشهود باشد. پنج مولفه کلیدی در یک سیستم مدیریت کیفیت وجود دارد: بازیکنان کلیدی، ارتباطات مبتنی بر هدف، آموزش و انگیزه، تحقیق و بهبود.

ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت

افراد کلیدی را با موفقیت ثابت در حوزه‌های مربوطه خود استخدام کنید. هر فرد باید با داشتن اجازه در بخشی از فرآیند تصمیم‌گیری، احساس اختیار کند.

با ایجاد یک چشم انداز و بیانیه مأموریت برای سازمان، ارتباطات هدف محور برقرار کنید. چشم‌اندازها و بیانیه‌های ماموریت را از رده بالای سازمان به پایین منتقل کنید. برای همه اعضای سازمان آشکار کنید که این اظهارات باید بر تعاملات آنها با یکدیگر، مشتریان و تأمین کنندگان حاکم باشد.

آموزش درجه یک ارائه دهید. هر یک از اعضای سازمان باید بتواند نحوه عملکرد خود را از طریق جلسات توسعه حرفه‌ای، مربیان و تیم‌های تعیین شده یاد بگیرد. با تغییر سازمان، آموزش باید دوباره ارزیابی شود و متناسب با آن تغییر یابد.

ایجاد یک سیستم انگیزه. این کار شامل ارزیابی عملکرد کارمندان و پاداش دادن به آن‌ها برای تلاش‌هایشان است. این کار کارمندان را تشویق می‌کند که ادامه دهند و دیگران را تشویق می‌کند تا برای بهبود تلاش کنند.

انجام تحقیق مستمر و استفاده از داده‌های جمع‌آوری‌شده برای بهبود. رویکرد تحقیق محور به شرکت اجازه می‌دهد تا از روش آماری مناسب برای تشخیص مشکلات بالقوه پیش از تاثیر منفی بر سازمان استفاده کند. سازمان باید به طور مداوم خود را در پاسخ به نیازهای مردمی که به آن خدمت می‌کند، وفق دهد.

عناصر کارت امتیازی متوازن

کارت امتیازی متوازن یک سیستم برنامه‌ریزی استراتژیک است که برای همسو کردن دیدگاه یک سازمان و اهداف استراتژیک با فعالیت‌های تجاری تاکتیکی آن مورد استفاده قرار می‌گیرد. این کار به مدیران اجازه می‌دهد تا دیدگاه و ماموریت سازمان را مستقیما به طرح‌های کاری مالی و غیرمالی سوق دهند که می‌تواند به کارمندان منتقل شود. این سازمان پیشنهاد می‌کند که سازمان از چهار دیدگاه بهره ببرد: جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها، توسعه معیارها و سنجش عملکرد نسبت به این دیدگاه‌ها. دیدگاه یادگیری و رشد با آموزش کارکنان، رشد فردی و سازمانی و فرهنگ سازمانی سر و کار دارد. دیدگاه فرآیند تجارت با فرآیندهای کسب‌وکار سازمان مرتبط است. دیدگاه مشتری با تمرکز بر مشتری و رضایت مشتری سر و کار دارد. دیدگاه مالی، داده‌های مالی سنتی را پوشش می‌دهد.

دیدگاه یادگیری و رشد

دیدگاه یادگیری و رشد کارت امتیازی متوازن، آموزش کارکنان و بهبود سازمانی را هدایت می‌کند. این امر نشان می‌دهد که در یک سازمان مدرن دانش مهم‌ترین منبع است. مدیران از این دیدگاه برای هدایت برنامه‌های آموزشی و همسو کردن آموزش کارکنان با نیازهای کسب‌وکار استفاده می‌کنند. معیارها را می‌توان در جایی قرار داد تا مشخص شود که بودجه آموزشی به بهترین نحو صرف خواهد شد. این دیدگاه همچنین توسعه یک فرهنگ سازمانی باز را پوشش می‌دهد که در آن کارگران با اطلاعات و دانش در زمان مورد نیاز برای کمک به آن‌ها در ایفای نقش موثر می‌شوند.

دیدگاه فرآیند کسب‌وکار

دیدگاه فرآیند تجارت با این که چگونه مدیران فرایندهای کسب‌وکار سازمان را می‌بینند، سر و کار دارد. این سازمان ماموریت سازمان را با عملیات‌های تجاری روزانه خود هماهنگ می‌کند. مدیران از این دیدگاه استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که فرآیندهای تجارت داخلی نیازها و انتظارات مشتریان را به شیوه‌ای موثر برآورده می‌کند. همچنین تضمین می‌کند که نیازهای سهامداران در برابر نیازهای مشتریان متعادل است.

چشم انداز مشتری

دیدگاه مشتری با تعیین معیارهایی برای تعیین سطح رضایت مشتری و تجزیه و تحلیل نیازهای مشتری سروکار دارد. این مسئله به این موضوع مربوط می‌شود که یک سازمان چه نوع مشتری‌ای دارد، چه نیازهایی دارد و چگونه می‌توان فرایندهای داخلی را برای تأمین این نیازها هماهنگ کرد. این دیدگاه با این واقعیت سروکار دارد که مشتریان ناراضی بدون توجه به وضعیت مالی فعلی منجر به افت طولانی مدت مالی برای تجارت خواهند شد و مشتری را بر فعالیت‌های تجاری متعادل با دیدگاه مالی متمرکز می‌کند.

دیدگاه مالی

دیدگاه مالی دیدگاه سنتی کسب‌وکار به عنوان یک شرکت سود آور است. این مربوط به فرآیندهای کسب‌وکار از دیدگاه مالی است و فعالیت‌های حسابداری کسب‌وکار را پوشش می‌دهد. حوزه‌های نگرانی عبارتند از بازگشت سرمایه، جریان نقدینگی، بازگشت سرمایه، سهم به اشتراک گذاری قیمت و نتایج مالی.

استهلاک و هزینه سرمایه

رهبران ارشد یک شرکت برای بهبود وضعیت رقابتی و عملکرد تجاری شرکت در طولانی مدت در معاملات هزینه سرمایه شرکت می‌کنند. استهلاک دارایی‌های سرمایه‌ای به شرکت کمک می‌کند تا داده‌های مالی دقیق را در پایان هر سه ماه یا سال گزارش کند.

استهلاک

استهلاک یک روش حسابداری است که به شرکت در تخصیص هزینه یک دارایی ثابت در طول چند سال کمک می‌کند. یک دارایی ثابت که به عنوان دارایی سرمایه نیز شناخته می‌شود، منبعی است که یک شرکت قصد دارد در فعالیت‌های عملیاتی بیش از ۱۲ ماه استفاده کند. نمونه‌ها شامل دارایی‌ها، گیاهان و تجهیزات هستند.

هزینه سرمایه

هزینه سرمایه یک فرآیند سرمایه‌گذاری بلند مدت است که در آن یک شرکت دارایی ثابت را برای تولید یا فعالیت‌های عملیاتی خریداری می‌کند. این شرکت به طور کلی از دارایی‌های سرمایه برای چندین سال استفاده می‌کند. سطوح هزینه‌های سرمایه مهم هستند، زیرا آن‌ها بینش را در مورد اعتماد مدیریت ارشد در رونده‌ اقتصادی آینده فراهم می‌کند.

ارتباط

استهلاك و هزينه سرمايه مفاهيم متمايزی هستند، اما معمولاً با هم ارتباط دارند. اصول پذیرفته شده حسابداری به طور کلی شرکت را ملزم به استهلاک دارایی‌های سرمایه‌ای خود می‌کند. حسابداران هزینه‌های سرمایه را در ترازنامه و هزینه‌های استهلاک را در صورت سود و زیان گزارش می‌کنند.

سیستم حسابداری مدیریت چیست؟

حسابداری مالی بر تهیه اطلاعات برای احزاب خارجی، مانند سهامداران، قانونگذاران دولتی و وام دهندگان، مطابق با اصول حسابداری پذیرفته‌شده، تمرکز می‌کند. از سوی دیگر حسابداری مدیریتی اطلاعات مالی شرکت را می‌گیرد و گزارش‌های مربوط به استفاده داخلی محرمانه توسط مدیران را توسعه می‌دهد. این گزارش‌ها در تصمیم‌گیری و شناسایی راه‌هایی برای اداره موثرتر شرکت کمک می‌کند. آن‌ها براساس نیازهای اطلاعاتی مدیریت و شامل بودجه‌بندی، تحلیل هزینه محصول، نمودار روند و پیش‌بینی هستند.

محدوده

یک سیستم حسابداری مدیریت کارآمد به تمام بخش‌های یک کسب‌وکار می‌رسد: مالی، فناوری اطلاعات، بازاریابی، منابع انسانی، عملیات‌ها و فروش. علاوه بر استفاده از داده‌های مالی معمول، حسابداری مدیریتی نیز می‌تواند شامل اطلاعات غیرمالی از قبیل پول نقد، گزارش فروش فعلی، تعداد تماس‌های فروش در روز، تاریخ مهلت تحویل، وضعیت پیگیری مطالبات و پرداختنی‌ها و سطوح موجودی فعلی مواد خام و محصولات نهایی باشد. همه این اطلاعات مبنایی برای شناسایی شاخص‌های کلیدی عملکرد بخش‌های مختلف یک کسب‌وکار را تشکیل می‌دهند.

تحلیل روند و پیش‌بینی

حسابداران مدیریت در حال پی‌گیری و استفاده از گزارش‌ها برای کمک به تصمیم‌گیری هستند که بر آینده سازمان اثر می‌گذارد نه به ثبت تاریخی و جنبه‌های انطباق حسابداری مالی. آن‌ها از خطوط گرایش برای پیش‌بینی فروش آتی و تهیه بودجه برای هزینه‌های عمومی و اجرایی، مخارج سرمایه‌ای، برنامه‌ریزی سود، هزینه‌های عملیاتی و تحقیقات و توسعه استفاده می‌کنند. با این اطلاعات، مدیریت می‌تواند بازده مورد انتظار پروژه‌های مخارج سرمایه‌ای را ارزیابی کرده و بهترین روش برای تامین مالی را تعیین کند.

هزینه محصول

حسابداری مدیریتی هزینه‌های مستقیم واقعی، سود و جریان نقدی محصولات و خدمات را شناسایی می‌کند. این نوع تجزیه و تحلیل می‌تواند بر روی محصولات تکی، مشتریان، فروشگاه‌ها و یا مناطق جغرافیایی انجام شود. این اطلاعات مبنایی برای تخصیص هزینه‌های سربار برای رسیدن به هزینه واقعی یک محصول یا خدمات است. با این داده‌ها، مدیریت می‌تواند مشخص کند که آیا محصول یا خدمات سودآور است و چه قیمت و حجم فروشی برای شکستن نیاز است.

آنالیز هزینه

مدیران اجرایی از گزارش‌های عملکرد، که به عنوان آنالیز واریانس شناخته می‌شوند، از حسابداری مدیریتی برای شناسایی انحراف نتایج واقعی از هزینه‌های پیش‌بینی‌شده استفاده می‌کنند. این امر به مدیریت توانایی شناسایی نواحی غیر اجرا و انجام اقدامات اصلاحی به موقع را می‌دهد.

تحلیل محدودیت

مزیت منحصربفرد حسابداری مدیریتی، توانایی تحلیل گردش کار در فرآیند تولید و یا فعالیت‌های فرآیند فروش است. هدف، یافتن هر گونه مانع یا محدودیت در این فرایندهایی است که آهسته می‌شوند یا مانع از عملکرد موثر آن‌ها می‌شوند.

حسابداران مدیریتی سیستم‌های اطلاعاتی را طراحی می‌کنند تا به مدیران اجرایی اطلاعات دهد که باید کسب‌وکار خود را به شکلی موثر اجرا کنند و به اهداف خود برسند. این گزارش‌ها داخلی هستند و برای برآورده کردن نیازهای خاص هر شرکت و مدیران ساخته می‌شوند.

نحوه مدیریت یک انبار

مدیریت موفق یک انبار به فرایندها و رویه‌ها برای پی‌گیری و اجرای آسان نیاز دارد. همچنین به کارمندانی که دارای تجربه هستند نیاز دارد که اهمیت شغل خود را درک کنند. دریافت، ذخیره‌سازی، انتخاب، بسته‌بندی، ارسال و تامین مجدد حوزه‌های اصلی دخیل در اجرای یک انبار هستند و هر حوزه چالش‌های منحصر به فرد خود را در زمان مدیریت دارد. تمامی این‌ها در توزیع محصول با کیفیت موثر است.

تهیه یک برنامه عملیاتی که به شرکت و کارمندان آن اجازه می‌دهد تا اهداف و انتظارات شرکت و مشتریان آن را برآورده کرده و به انبار این امکان را می‌دهد که به چشم‌انداز شرکت برسد.

افراد عالی را استخدام کنید تا تمام وظایف مربوط به انبار را انجام دهند. انتظارات را به وضوح به همه کارمندان منتقل کنید؛ مدیریت و مشتری هر دو انتظار دارند. روش‌های استاندارد را برای هر کار انبار تهیه کنید. این شامل ورود داده‌ها، دریافت، قفسه‌های فروش، عملیات کامیون، برداشت محصول برای سفارشات، تحویل محصولات، حمل و نقل، بسته‌بندی و چیزهای دیگر می‌شود. به طور منظم در همه مراحل کارمندان را آموزش دهید. هر شش ماه یا هر زمان که رویه‌ای تغییر کند، آموزش تازه سازی را ارائه دهید.

یک برنامه شمارش چرخه ایجاد کنید. این فرآیند برنامه‌ریزی شمارش منظم فهرست موجودی، حداقل چهار بار در سال است.

جمع‌آوری داده‌ها از آنالیز انجام‌شده در هر شمارش برای تصمیم‌گیری در آینده.

تمام اطلاعات عملیاتی مربوطه را پی‌گیری و اندازه‌گیری کنید. این شامل دقت شمارش چرخه، دلار کار در ازای هر تراکنش، بهره‌وری نیروی کار، هزینه‌های حمل و نقل و تبدیل موجودی سالانه می‌شود.

تشویق پیشرفت مداوم و ارزیابی فرآیند همه کارکنان. مهم نیست که یک فرآیند چقدر خوب عمل می‌کند، مناطق خاص همیشه می‌توانند پیشرفت داشته باشند.

کارکردهای سازمانی چیست؟

عملکرد سازمانی یا تجاری یک فرایند اصلی یا مجموعه فعالیت‌هایی است که در یک بخش یا مناطق یک شرکت انجام می‌شود. عملکردهای مشترک عبارتند از عملیات، بازاریابی، منابع انسانی، فناوری اطلاعات، خدمات مشتری، مالی و انبارداری.

عملکردهای بخش معاملات مالی

وظایف سازمانی بخش معاملات مالی آن‌هایی هستند که مستقیما با مشتریان در ارتباط هستند. بازاریابی، فروش و خدمات مشتری وظایف اصلی هستند. این بخش‌ها تحقیق می‌کنند و راه‌حل‌ها را توسعه می‌دهند، آن‌ها را به اهداف مورد نظر ارتقا می‌دهند و سپس خدمات مشتری را برای هدایت روابط وفادار فراهم می‌کنند. این عملکردها نیز به عنوان فعالیت‌های تولید درآمد در یک کسب‌وکار شناخته می‌شوند. رهبران شرکت بودجه قابل‌توجهی را به این بخش‌ها اختصاص می‌دهند.

عملکردهای بخش پشتیبانی

عملکردهای دفتر پشتیبانی فعالیت‌های پیش از اداره را پشتیبانی می‌کنند، اما آن‌ها این کار را پشت صحنه انجام می‌دهند. منابع انسانی، مالی، فن‌آوری اطلاعات و انبارداری همگی در این رده قرار دارند. این عملکردها برای موفقیت یک سازمان مهم هستند، اما تمایل به پذیرش کم‌تر عمومی دارند. تنش گاهی در شرکت‌هایی وجود دارد که در آن توابع حمایت بودجه کمتری دریافت می‌کنند و با معیارهای کنترل هزینه ثابت سروکار دارند. مدیران در دپارتمان‌های پشتیبانی از ارزشی که تیم‌های آن‌ها برای تامین مالی عادلانه و تامین مالی کافی فراهم می‌کنند، دفاع می‌کنند.

کایزن چه معنی می‌دهد؟ توضیح: یک فلسفه تجاری ژاپنی

استاندارد کایزن یک روش ژاپنی برای انجام کسب‌وکار مبتنی بر نظریه مدیریت تغییرات تدریجی و مداوم است. کایزن بر روی جنبه‌های فرآیندهای یک شرکت تمرکز می‌کند که می‌تواند اصلاح، بهبود یافته و ثابت شود و منجر به افزایش بهره‌وری شود. کایزن مفهوم تغییرات مقیاس کوچک را در بر می‌گیرد و بر روی حذف ضایعات از همه فرایندهای کسب‌وکار از طریق پنج عنصر اصلی تمرکز می‌کند.

کار گروهی

اصل بنیادین کایزن این است که هر کارمند در یک شرکت چیزی از ارزش برای مشارکت دارد. در کایزن، وضعیت یک کارگر نباید مانع از بیان یک عقیده یا پیشنهاد شود که بتواند عملکرد شغلی را بهبود بخشد. کلمه کایزن، مفهوم کار گروهی را با تشویق هر کارمند به احساس قدرت برای ارائه حتی کوچک‌ترین ایده، شامل می‌شود. کایزن بر آن است که ناظران محیطی ایجاد کنند که در آن کارکنان از ایجاد پیشنهادها واهمه نداشته باشند.

انضباط فردی

استاندارد کایزن همچنین بر نظم شخصی برای هر کارمند، از جمله ناظر و افراد در مدیریت تاکید می‌کند. کارگرانی که نظم و انضباط فردی را تمرین می‌کنند حاضرند در قبال هر اقدامی که در این زمینه انجام می‌دهند، پاسخگو باشند. کایزن به شرکت‌ها نیاز دارد تا یک استاندارد برای هر کارکرد شغلی ایجاد کنند و کارگران را به چالش بکشند تا این استاندارد را برآورده کنند. کارکنان می‌دانند که آن‌ها بخشی از یک تیم هستند و اینکه عملکرد خود را به درستی انجام ندهند، تاثیر منفی بر کل فرآیند تولید دارد.

پیشنهادها برای بهبود

استاندارد کایزن به بهبود مستمر در هر فرآیند شرکت، از منابع انسانی گرفته تا کنترل کیفیت نیاز دارد. جنبه مرکزی کایزن این است که پیشنهادها برای بهبود به طور کامل توسط افرادی ساخته می‌شوند که کار روزانه را انجام می‌دهند. کارمندان تشویق می‌شوند تا راه‌هایی را که در آن کار می‌کنند، رعایت کنند و موانع یا تأخیرها را یادداشت کنند که مانع از کار در حداکثر بهره‌وری شوند. برای اجرای موثر استاندارد کایزن، مدیران باید پیشنهادها کارمندان را جدی بگیرند و بطور مداوم اطلاعات مربوط به اجرای تغییرات را ارایه دهند.

روحیه بهبود یافته

استاندارد کایزن نمی‌تواند بدون روحیه خوب در میان کارکنان یک شرکت به دست آید. این برای مدیران اجرایی مهم است که جو حمایت از کارمندان را تقویت کنند و به آن‌ها قدرت دهند تا باور کنند که این شرکت در چگونگی عملکرد شرکت سهم واقعی دارد. نیروی کار با ارزش اغلب سطوح بالایی از بهره‌وری را نشان می‌دهد، در مقایسه با نیروی کار با روحیه پایین که ممکن است بهره‌وری را کاهش داده و تعارض بین کارکنان و مدیریت را افزایش دهد.

چرخه‌های کیفیت

چرخه‌های کیفیت برای از بین بردن ضایعات و موانعی که مانع از فعالیت شرکت در حداکثر بهره‌وری می‌شوند، ضروری هستند. در استاندارد کایزن، حلقه‌های کیفیت متشکل از گروه‌های کوچک هستند – معمولا پنج تا نه نفر – که یک رهبر گروهی را انتخاب می‌کنند و به طور منظم ملاقات می‌کنند تا در مورد چگونگی حل مشکلات موجود در محیط کار بحث و تبادل نظر کنند. هدف یک دایره کیفی توسعه راه‌حل‌های قابل‌اجرا و به موقع است که می توان آن‌ها را در مدت‌زمان کوتاهی اجرا کرد. استاندارد کایزن به مدیریت نیاز دارد تا به سرعت به توصیه‌های دایره با کیفیت پاسخ دهد.

اهداف سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت

هرچه کسب و کار دانش بیشتری در مورد عملکرد خود داشته باشد، شانس موفقیت آن بیشتر است. با درک کامل تصویر مالی و شرکتی، تیم مدیریت ارشد در موقعیت بهتری برای تصمیم گیری های کلیدی تأثیرگذار بر شرکت هستند. اینجاست که سیستم اطلاعات مدیریت MIS وارد می شود. MIS یک پایگاه‌داده کامپیوتری است که به جمع‌آوری، فرآیندها، فروشگاه‌ها و ارتباط اطلاعات مربوط به تمام سطوح یک سازمان می‌پردازد. اطلاعات در یک MIS به طور کلی با مقایسه ارقام مالی واقعی به تعداد برنامه‌ریزی‌شده مالی نمایش داده می‌شود و به این تیم دیدی کلی درباره نحوه عملکرد شرکت براساس اهداف خود می‌دهد.

ارائه اطلاعات تصمیم‌گیری

یکی از اهداف کلیدی MIS این است که مدیران شرکت را با داده‌های تصمیم‌گیری کلیدی فراهم کند. یک سیستم اطلاعات مدیریتی داده‌های زمینه‌ای را از تمام مناطق کسب‌وکار ثبت می‌کند، به این معنی که یک تصویر کامل از شرکت دارد. در نتیجه، زمانی که تیم مدیریت به دنبال گرفتن تصمیمات مهم است که بر جنبه‌های مهم کسب‌وکار تاثیر می‌گذارند، مهم است که داده‌های MIS را بررسی کنید تا مطمئن شوید که بهترین تصمیم است. به عنوان مثال، اگر شرکت به دنبال رشد کسب‌وکار خود در یک منطقه خاص از طریق استخدام کارمندان بیشتر است، آن‌ها ممکن است بخواهند عملکرد آن بخش را در سه سال گذشته بررسی کنند تا ببینند که چگونه این کار انجام شده‌است. اگر به طور مداوم در حال افزایش و یا آوردن مقدار مورد نیاز باشد، ممکن است منطقه‌ای نباشد که در آن می‌خواهند تمرکز خود را متمرکز کنند.

اهداف شرکت

یکی از اهداف اصلی سیستم اطلاعات مدیریت، ارایه بازخورد شرکت در مورد عملکرد خود می‌باشد. در نتیجه، MIS به سازمان برای رسیدن به اهداف کمک می‌کند. از آنجا که MIS به طور معمول داده‌های عملکرد واقعی را بر روی نتایج برنامه‌ریزی‌شده نشان می‌دهد، تیم مدیریت یک نگاه سریع از جایی که شرکت در هر زمانی بر روی اهداف خود ایستاده‌است، دارد. اگر MIS نشان دهد که سازمان ۵۰ درصد دور از برآورده کردن هدف درآمد برای سال است، اما امسال ۸۰ درصد تکمیل شده‌است، سپس تیم مدیریت می‌تواند ببیند که ممکن است شانس خوبی برای این شرکت وجود نداشته باشد. در این مورد، آن‌ها ممکن است بخواهند یک طرح ساختمان جدید را اجرا کنند تا هدف آن‌ها تا پایان سال برآورده شود، یا ممکن است لازم باشد سهامداران کلیدی وضعیت مالی فعلی را مطلع کنند.

بهبود نقاط قوت و ضعف سازمانی

سیستم اطلاعات مدیریتی داده‌های مربوط به چندین جنبه از شرکت را ارایه می‌دهد، که به این معنی است که نقطه شروع خوبی است برای تعیین این که کدام قسمت از شرکت موفق بوده و جایی برای بهبود وجود دارد. MIS می‌تواند این شرکت را با اطلاعات در زمینه‌های خاص سازمان، مانند منابع انسانی، هزینه‌های مواد خام، عملکرد مدیریت، گردش کار و بودجه فراهم کند. این شرکت می‌تواند ببیند که کدام مناطق برای رشد آماده هستند و سپس می‌توانند منابع بیشتری را به آن‌ها تخصیص دهند تا موفقیت را ترویج کنند. به همین ترتیب، اگر مناطق خاصی وجود داشته باشند که نیاز به بهبود دارند، تیم مدیریت می‌تواند تصمیم بگیرد که به آن‌ها توجه ویژه‌ای کند تا عملکرد خود را بهبود بخشد.

سبک‌های مدیریت سنتی در مقابل سبک‌های مدیریت متمرکز بر کیفیت

مدل‌های مدیریتی به سبک‌های سنتی و سبک‌های مدیریت کیفیت کلی طبقه‌بندی می‌شوند. سازمان‌ها ممکن است هر یک از این رویکردها را انتخاب کنند، اما سبک متمرکز کیفیت رویکرد ارجح‌تری نسبت به روش سنتی است. سبک‌های سنتی به طور کامل بر ساختارهای سازمانی تاکید دارند؛ سبک‌های مدیریت کیفیت بر محصول، خدمات و کیفیت فرآیند تاکید دارند. وقتی به درستی پیاده‌سازی شد، سبک‌های مدیریت کیفیت می‌توانند عملیات‌های کسب‌وکار را بهبود بخشیده و عملکرد کارمندان را افزایش دهند.

کیفیت محصول در مقابل ساختار سازمانی

روش‌های مدیریت سنتی به جای کیفیت محصول، بر فرآیندهای داخلی، ساختارها و نقش‌های سازمان متمرکز هستند. تولید بیشتر محصولات و هزینه‌های این فرآیند مهمترین نگرانی است. با این حال، سبک‌های مدیریت کیفیت کمتر به فرآیندهای تولید انبوه و بیشتر به کیفیت محصول توجه دارند. مسئولیت محصول منحصراً به عهده کارگران نیست بلکه بیشتر به عهده مدیران است .

نقش مدیران

نقش مدیر در مدل مدیریت سنتی حل مشکلات در سطح بالا، تعیین وظایف کارگران و کنترل و برنامه‌ریزی تولید است. در این مدل، مدیران پس از تولید یک محصول بر کیفیت تمرکز می‌کنند. مدیریت متمرکز بر کیفیت، نقش مدیر را به کسی تغییر داده که عملکرد کارگران را تسهیل کند. در این مدل جدید، مدیران بر عملکرد کارکنان و کار گروهی به عنوان پیش نیاز محصولات و خدمات با کیفیت تأکید می‌کنند.

نقش مشتری

سبک‌های سنتی مدیریت کیفیت را به طور خاص تعریف می‌کند. سازمان‌هایی که از این مدل استفاده می‌کنند فرض می‌کنند که محصولات یا خدماتی که تولید می‌کنند دارای کیفیت خوب هستند. در این مدل، تمرکز بر متناسب کردن نیازهای مشتری به عنوان یک اولویت نهایی تلقی نمی‌شود. مدل‌های مدیریت کیفیت تماما بر بازخوردهای دریافتی از سوی مشتریان متمرکز هستند، و سازمان‌ها محصولات را به شیوه‌ای توسعه می‌دهند که نیازهای خاص مشتریان را برآورده می‌کند.

بهبود پیوسته

کایزن، یا بهبود مستمر، جنبه اصلی سبک‌های مدیریت متمرکز کیفیت است. این گروه از تمام افراد در تمام سطوح سازمان درخواست می‌کند که فرهنگی از کیفیت را بپذیرند. این فرآیند شامل بهبود تدریجی و دوره‌ای محصولات، خدمات و فرایندها است. شیوه‌های سنتی مدیریت تغییرات را یکباره و پس از یک دوره زمانی طولانی اجرا می‌کنند. کیفیت محصولات و خدمات فقط گاهی تغییر می‌کند.

اصول کنترل کیفیت

اصول کنترل کیفیت به مفاهیم مختلفی اشاره دارد که برنامه تضمین کیفیت یک سازمان را می‌سازد. برنامه‌های تضمین کیفیت، مدیران و کارکنان را با فلسفه، ساختار و راهبردهای لازم برای بهبود خدمات و تحویل محصول، فراهم می‌کند. بسیاری از کسب و کارها مفاهیم مشخصی را دنبال می‌کنند که توسط سازمان‌های کیفی مانند شش سیگما، مدیریت کیفیت، یا سازمان بین‌المللی استانداردسازی تدوین شده‌اند.

تمرکز مشتری

مشتریان شریان حیاتی هر سازمانی هستند. آن‌ها یک شرکت را براساس توانایی سازمان برای برآورده کردن نیازهای خود برای محصولات یا خدمات انتخاب می‌کنند. کسب و کارها باید پیوسته تلاش کنند تا نیازهای مشتریان را درک کنند. شرکت‌ها استراتژی‌های تمرکز مشتری را برای افزایش درک مشتریان، رشد سهم بازار و افزایش درآمدها به کار می‌گیرند. بنگاه‌ها از ابزارهای مختلفی برای تحقق این اهداف، مانند نظرسنجی رضایت مشتری یا گروه‌های تمرکز استفاده می‌کنند. آن‌ها داده‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کنند و اقداماتی را اجرا می‌کنند که استفاده موثر از منابع محدود را برای به دست آوردن نتایج مورد نظر، انجام می‌دهند.

رهبری

برنامه‌های موفقیت آمیز تضمین کیفیت، رهبری قدرتمندی دارد که اعتماد و اطمینان را برانگیخته است. تعهد به کیفیت از بالاترین سطح شروع می‌شود و در تمام سطوح یک سازمان نفوذ می‌کند؛ صاحبان، مدیران، رهبران تیم و کارکنان خط. رهبران شرکت در مورد چشم انداز، نحوه عمل و هدف کیفیت اتفاق نظر دارند.

کارمندان

اغلب، کارکنان دارای خلاقیت برای خلق ایده‌هایی هستند که مشکلات را حل می‌کند، فرآیندها را بهبود می‌بخشد و پول شرکت‌ها را ذخیره می‌کند. کارکنان خط باید بهبود کیفیت داشته باشند و از این روند احساس خطر نکنند. به دست آوردن کارکنان درگیر در سطح زمین، یک روش موثر برای دریافت تعهد خود را ثابت کرده‌است. شرکت‌های کارآمد مزایا را درک کرده و آن را اولویت بالایی برای ارتباط دادن اهمیت مشارکت کارکنان به برنامه‌های تضمین کیفیت خود قرار می‌دهند. علاوه بر این، این شرکت‌ها کارکنان را با آموزش و منابع تامین می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای عهده‌دار شدن نقش‌ها و حرکت به سمت اهداف بهبود کیفیت را در اختیار دارند.

رویکرد فرآیند

رویکرد فرآیند شامل مدیریت فعالیت‌ها و منابع شرکت به عنوان یک فرآیند است که منجر به کارایی و اثربخشی بیشتر می‌شود. این روش بر روی این که یک استاندارد خاص چگونه کار می‌کند تمرکز می‌کند؛ بخش یا مشخصه‌های این فرآیند مهم نیست. این فرآیند با شناسایی فرآیندها، تعریف مشتریان داخلی و خارجی آن و تعیین توالی و جریان فرآیند آغاز می‌شود. کارکنان باید مهارت‌ها، منابع و اطلاعات لازم برای پشتیبانی از این فرآیند را داشته باشند. گام‌هایی برای اندازه‌گیری، ارزیابی و ایجاد تغییرات به عنوان بخشی از فلسفه بهبود مستمر برداشته شده‌است.

مدیریت سیستم

فرآیندهای بهم پیوسته نیازمند یک رویکرد مدیریت جامع و منظم هستند. این روش اثربخشی و کارایی را افزایش می‌دهد چون سازمان به سمت اهداف بهبود کیفیت خود حرکت می‌کند. به علاوه، مدیران، سرپرستان و کارکنان بر روی اهداف اولیه تمرکز می‌کنند و ثبات را برای رسیدن به نتایج مورد نظر ترویج می‌کنند. شرکت‌ها همچنین درک بهتری از توانایی‌ها و شناسایی محدودیت‌های منابع به دست می‌آورند.

پیشرفت مستمر

بهبود مستمر به معنی داشتن سیاست‌ها و روال‌های کاری برای تضمین ارزیابی مداوم فعالیت‌های شرکت و عملکرد است. فرایندها، سیستم‌ها، محصولات و خدمات تحت ارزیابی مداوم قرار می‌گیرند. هر بخش و کارمند بخشی از فرآیند مستمر ارزیابی می‌شوند. هنگامی که یک سازمان اهداف و اهداف خود را تثبیت می‌کند، مدیران ابزار را برای نظارت، اندازه‌گیری و پی‌گیری پیشرفت قرار می‌دهند.

شرکت مشاوره رخ داده با داشتن تیمی مجرب در زمینه مدیریت استراتژیک و برنامه‌ریزی  استراتژیک می‌تواند سازمان و شرکت شما را در مسیری درست برنامه‌ریزی کند. مشاوران از ابتدای کار با شما هستند، تا بتوانید بهترین تجربه مدیریتی را داشته باشید.

منبع: bizfluent