یک سیستم نرم افزار مدیریت منابع سازمانی ERP شامل ماژول های متعددی است و در تمامی آنها یکپارچگی بین داده ها جهت تحلیل های آتی امری ضروری برای هر کسب و کار است.

  1. مقدمه

یک سیستم ERP شامل ماژول های متعددی است و در تمامی آنها یکپارچگی بین داده ها جهت تحلیل های آتی امری ضروری برای هر کسب و کار است، اما پیش از هریک از این موارد باید نکاتی از قبیل مباحث محاسباتی، امکان تامین گزارشگری های برون سازمانی، درون سازمانی و مقررات و مفاد قانونی از قبیل بیمه، مالیات و سایر ذینفعان تامین گردد لذا از شما بعنوان ذینفع سیستم مذکور درخواست میگردد  تا موارد فوق و سایر دیدگاههای خود را در مورد ماژول‌های اداری کارگزینی (HR)، حضور و غیاب (Time & Attendance-HR)، حقوق و دستمزد (Payroll-HR)، خزانه داری (Treasury)، اموال (Fixed Asset)، انبار قطعات (Parts Warehouse)، مواد اولیه (Raw Material)  و امور مشترکین(CRM) که تا کنون در سیستم فوق تعبیه شده و در زمره سیستم های ERP قرار دارند، را بررسی نموده و ویژگی های دچار نقص را به ترتیب اولویت مد نظر قرار داده و در راستای رفع نیازهای فعلی و آتی طی نامه ای مکتوب پس از برگزاری جلساتی مدون پیرامون آنها با هماهنگی مدیر پروژه و پس از تایید معاونت محترم مالی منابع انسانی و فناوری اطلاعات و ارتباطات حداقل در سه حوزه نیازهای درون سازمانی، برون سازمانی و مفاد و مقررات قانونی و یا سایر موارد به صلاحدید حضرتعالی ارائه فرمایید تا پس از بررسی نهایی بطور زمانبندی شده خدمتتان ارائه گردد.

  1. هدف

این سند دربردارنده طرح انتقال و تحویل نرم افزار یکپارچه مدیریت منابع سازمانی است. هدف از تهیه این طرح، مشخص کردن مراحل، برنامه زمانی و فازهای توسعه و تحویل نرم افزار است. در این طرح فعالیت های نصب و راه اندازی، آموزش، تبدیل اطلاعات و اجرای آزمایشی تشریح شده و شرایط و مراحل پذیرش نرم افزار مشخص می گردد.

  1. دامنه کاربرد

دامنه کاربرد این طرح، محدود و منحصر به فرآیند انتقال و تحویل نرم افزار با ضوابط و مقررات مربوط به مهندسی نرم افزار در سازمان کارفرما با حداقلی های مورد نیاز جهت جابجایی نرم افزار و تغییر در روالها و بازمهندسی فرآیند های مالی، تولید، منابع انسانی، فروش است و لزومی بر همخوانی سیستم با روالهای فعلی وجود ندارد و روالهای فعلی سازمان کارفرما مد نظر نیست و در هر فاز ذینفعان میتوانند همزمان با روال ذیل طبق آنچه در مقدمه مطرح شد، پیش از شروع، در حین عملیات و یا پس از آن درخواست مورد نظر خود را حسب اولویت به صورت مکتوب و با شرایط بند های این سند ارائه نمایند.

  1. تعاریف

در نگارش این طرح، از اصطلاحات زیر استفاده شده است:

پروژه: منظور از پروژه در این سند، پروژه سیستم یکپارچه مدیریت منابع سازمانی(ERP) است.

ماژول: منظور از ماژول در این سند، ساب سیستم‌ها و اجزا تشکیل دهنده یک سیستم ERP است به عنوان مثال ماژول امور مشترکین (CRM)، ماژول خرانه داری (Treasury) و …

فیچر یا ویژگی: منظور از فیچر یا ویژگی در این سند، بخشهای یک ماژول است به عنوان مثال امکان اتصال دستگاه اثر انگشت به ماژول حضور غیاب و تردد در سامانه منابع انسانی سیستم یکپارچه منابع سازمانی (ERP) دارد.

پروژه نرم افزاری: پروژه‌ای است که موضوع آن انجام همه یا بخشی از فعالیت های زیست چرخ توسعه نرم افزار باشد.

نرم افزار هدف: منظور نرم افزار یا جزء نرم افزاری است که طرح انتقال و تحویل نرم افزار برای آن تهیه می شود.

کارفرما: شخص حقیقی یا حقوقی است که پروژه به درخواست و سفارش او اجرا می شود که در این سند اشاره به شرکت کارفرما دارد.

کارگزار: شخص حقیقی یا حقوقی است که نسبت به اجرای پروژه متعهد گردیده است که در این سند اشاره به شرکت کارگزار دارد.

کارگزار فرعی: شخص حقیقی یا حقوقی است که انجام بخشی از پروژه از سوی کارگزار به او واگذار شده است. به عنوان مثال دستگاه کارت زنی که از شرکت دنیای پردازش تامین گردیده است.

کاربر: هر یک از افراد واجد صلاحیتی که پس از تهیه نرم افزار، از آن استفاده خواهند نمود. که در این سند در هریک از ماژول ها طی جلسه ای از طریق واحد منابع انسانی کارفرما بصورت رسمی جهت فعالیت در راستای پروژه معرفی خواهند شد.

تصدیق: فرآیندی است که برای اطمینان از تطابق ویژگی های فرآورده های یک فعالیت در چرخه توسعه نرم افزار، با نیازهای اعلام شده همان مرحله انجام می شود که در این سند توسط تیم تحلیل و تحقیق و توسعه کارگزار انجام می‌شود. Verification-ISO-12207: p.5 (Verification)

صحه گذاری‌: فرآیند ارزیابی یک محصول نرم افزاری، که با هدف اطمینان از تطابق ویژگی های آن با نیازهای کاربر انجام می شود که در این سند توسط فرد مصرف کننده با نظارت کمیته مشخص شده انجام می‌شود Validation-ISO-12207: p.5 (Validation).

بازنگری فنی‌: بررسی رسمی فرآورده ها و فرآیندهای پروژه برای اطمینان از تطابق این فرآورده ها و فرآیندها با استانداردهای پروژه و یا نیازهای کاربران، که به شکل گروهی و در طی جلسات رسمی انجام می گردد. موضوع هر بازنگری فنی ممکن است بررسی و ارزیابی یک فرآورده یا فرآیند خاص پروژه باشد. Technical review-IEEE-1028: p.5 (Technical Review)

بازرسی‌: بررسی رسمی فرآورده های پروژه توسط یک یا چند نفر غیر از تهیه کننده فرآورده که به منظور شناسایی خطاها و موارد عدم تطابق این فرآورده ها با استانداردهای توسعه یا نیازهای کاربران، پس از تهیه این فرآورده ها انجام می شود‌. که این مورد توسط تیم معرفی شده کارفرما و دارای صلاحیت از مراجع ذینفع و سابقه کاری مرتبط انجام میشود. تفاوت بازرسی با بازنگری فنی در این است که در بازرسی تنها فرآورده ها بررسی می شوند، نه فرآیندها، و بازرسی بر خلاف بازنگری فنی تنها پس از تهیه فرآورده انجام می شود، نه در حین تهیه. Inspection-IEEE-1208: p.4 (Inspection)

بازنگری گام به گام‌: بررسی غیررسمی فرآورده‌های پروژه برای اطمینان از تطابق این فرآورده ها و فرآیندها با استانداردهای پروژه و /یا نیازهای کاربران، که به شکل گروهی و در طی جلسات غیررسمی انجام می گردد. Walk-through -IEEE-1028: p.5

بررسی رسمی فرآورده ها یا فرآیندهای پروژه برای ارزیابی تطابق این فرآورده ها و فرآیندها با استانداردهای پروژه و یا نیازهای کاربران، که توسط شخص یا گروهی مستقل از تهیه کنندگان فرآورده ها یا مجریان فرآورده ها انجام می شود که در این مورد تیمی متشکل از کارفرما و کارگزار طی جلسه ای رسمی بررسی را انجام خواهند داد. IEEE-1028: p.4 (Audit) – Auditing

آزمون: فرآیند بررسی یا اجرای یک نرم افزار یا جزء نرم افزاری به صورت دستی یا خودکار، به منظور ارزیابی تطابق ویژگی های آن با نیازهای مشخص شده از قبل، و یا به منظور مقایسه بین نتایج موردانتظار و نتایج واقعی . آزمون اساساً پس از هر واحد پیاده سازی قابل اعمال است و موضوع آن برنامه های نوشته شده و قابل اجرا می باشد. بسته به سطح تکامل برنامه های موضوع آزمون، سطوح مختلفی از آزمون قابل اجرا است که در این سند باید تست و مراحل تست طی نامه ای کتبی پس از اعلام نیازهای کارفرما به کارگزار تحویل داده شود Test.

آزمون پذیرش: آزمون پذیرش، که آزمون پذیرش کاربر هم نامیده می‌شود، پس از تحویل نسخه اجرایی نرم افزار در محل استفاده عملیاتی و توسط کاربران نهایی معمولاً با برنامه ریزی و هدایت مشترک تیم مجری پروژه اجرا می‌شود. هدف از این آزمون اطمینان از این نکته است که سیستم در شرایط عملیاتی معمولی و با اطلاعات واقعی قادر به برآورده کردن نیازهای کاربران است که این مورد توسط کاربران هر سیستم که طی نامه ای توسط مدیر هر واحد در شرکت کارفرما بصورت کتبی به کارگزار اعلام میگردد. Acceptance test

طرح آزمون: سندی که دامنه، روش، برنامه اجرایی و ضوابط آزمون را از پیش مشخص می سازد که در این سند این طرح توسط کارفرما تهیه و ارائه میگردد.

محیط عملیاتی: منظور محلی است که نرم افزار پس از تهیه در آن نصب و راه اندازی شده و استفاده عملی از نرم افزار توسط کاربران، در آن صورت می گیرد که در این سند محیط فروشگاههای کارفرما، کارخانجات و دفتر مرکزی کارفرما است.

دوره ضمانت: دوره زمانی که پس از تحویل اولیه نرم افزار به کارفرما آغاز و تا پایان زمان اتمام تعهدات کارگزار ادامه می یابد، و در آن کارگزار متعهد به انجام خدمات ضمانت نرم افزار است. منظور از این خدمات کلیه اقداماتی است که برای فراهم آوردن امکان استفاده عملیاتی و موثر از نرم افزار توسط کاربران، باید انجام شود. حدود و شرایط این خدمات را قرارداد بین کارفرما و کارگزار تعیین می کند، اما به طور کلی ممکن است شامل فعالیت هایی مانند آموزش و رفع اشکال، و راهنمایی کاربران، نصب و راه اندازی مجدد نرم افزار، رفع اشکالات مشاهده شده در نرم افزار، تغییر و اعمال اصلاحات و پیشنهادهای کار فرما در نرم افزار، نسخه برداری اطلاعات و مواردی از این قبیل گردد، مشروط بر اینکه این خدمات در قرارداد پیش بینی شده باشند.

ناظر: منظور از ناظر، شخص حقیقی یا حقوقی است که از سوی کارفرما به منظور نظارت بر حسن اجرای پروژه تعیین شده است . ناظر ممکن است یک یا چند نفر از کارکنان کارفرما، یکی از واحدهای تابعه سازمان کارفرما، و یا شخص حقیقی یا حقوقی مستقل از سازمان کارفرما باشد که عهده دار انجام وظایف نظارتی می گردد.

تضمین کیفیت‌: به مجموعه اقدامات برنامه ریزی شده و سامان مندی گفته می شود که برای حصول اطمینان از تطابق ویژگی های همه یا بخشی از فرآورده ها با مشخصات و نیازهای اعلام شده باید انجام شود که در این سند تیم فنی کارگزار و تاییدیه های سازمان های ذینفع برون سازمانی مد نظر میباشد. IEEE-730: p.3

 

اختصارات

در نگارش این طرح، از اختصارات زیر استفاده شده است:

طرح مدیریت پروژه: PMP

طرح تصدیق و صحه گذاری : VVP

سند توصیف متدولوژی: MDD

طرح تضمین کیفیت: QAP

 

منابع و مراجع

 

از مراجع زیر برای تهیه این استاندارد استفاده شده است:

  • CDM-CV10 CDM CV.010 Data Conversion Requirements, (Template),Oracle Corporation
  • CDM-CV20 CDM CV.020 Data Conversion Strategy, (Template), Oracle Corporation
  • CDM-CV30 CDM CV.030 Data Conversion Workplan, (Template), Oracle Corporation
  • CDM-CV40 CDM CV.040 Data Conversion Module Design, (Template),Oracle Corporation
  • CDM-CV50 CDM CV.050 Conversion Modules, (Template), Oracle Corporation
  • CDM-CV60 CDM CV.060 Conversion Modules Test Results, (Template),Oracle Corporation
  • CDM-CV70 CDM CV.070 Converted and Verified Data, (Template), Oracle Corporation
  • CDM-RM40 CDM RM.040 Physical Resource Plan, (Template), Oracle Corporation
  • CDM-RM50 CDM RM.050 Installation Plan, (Template), Oracle Corporation
  • CDM-TR10 CDM TR.010 Training Requirements, (Template), Oracle Corporation
  • CDM-TR20 CDM TR.020 Training Plan, (Template), Oracle Corporation RUP-V2 Rational Unified Process, Version 2003, Rational Inc.
  • IEEE-730 ANSI/IEEE Std 730-1998, IEEE Standard for Software Quality Assurance Plans, 1998
  • ISO-12207 ISO/IEC 12207, Information Technology – Software Lifecycle Processes, 1995

قالب طرح انتقال و تحویل نرم افزار نرم افزار مدیریت منابع سازمانی

در صورت توافق کارگزار با کارفرما، می توان طرح انتقال و تحویل نرم افزار را به صورت تدریجی تکمیل و ارائه کرد و یا دفعتا انتقال صورت پذیرد . که در این سند بصورت تدریجی توسط کارگزار و دفعتا در نهایت تحویل کارفرما می گردد.

اسناد مرتبط

منابع و مراجعی که برای تهیه طرح از آنها استفاده شده است کتابهای مرجع، اسناد قراردادی و قانونی،دستورالعمل ها، آیین نامه ها، در مورد کتابها، ذکر عنوان، نام نویسنده یا نویسندگان، ناشر، نوبت چاپ و تاریخ انتشار توصیه می شود . در مورد سایر اسناد، عنوان کامل، شناسه سند، شماره اصلاحیه درصورت وجود و تاریخ انتشار باید قید گردد.

  • دستورالعمل مشاورین سازمان
  • بخشنامه های سازمانی
  • روالها و فرآیندهای فعلی سازمان
  • کتاب ها و مقالات مرجع مورد استفاده توسط کارگزار
  • ….

مرور طرح نرم افزار مدیریت منابع سازمانی 

همانطور که مستحضر هستید در این بند، قسمت های مختلف طرح و محتوای اجمالی هر قسمت، باید به صورت گذرا تشریح گردد، لذا حسب استاندارد بحث های اجرای فرآیند تحویل، شامل سازماندهی، مراحل، وظایف و مسئولیت ها نیز در ادامه تشریح خواهد شد البته سند مدیریت پروژه و زمانبندی تسک ها به همراه شرح فعالیت و ماتریس نیروی انسانی نزد کارفرما و کارگزار و سایر ذینفعان خواهد بود.

روش تغییر طرح استقرار نرم افزار مدیریت منابع سازمانی

طبق استاندارد در این بند، روش و ضوابط تجدیدنظر و تغییر طرح باید تشریح گردد .اشاره به مواردی از قبیل مرجع یا مراجع تصمیم گیری برای تجدیدنظر، تغییر، کنترل، تائید، تصویب و انتشار اصلاحیه های بعدی توصیه می گردد. اگر برنامه زمانی خاصی برای تجدیدنظر و تغییرات آینده طرح مورد نظر می باشد، این برنامه با ذکر تاریخ های مشخص یا با ارجاع به مراحل و مقاطع پروژه باید ذکر شود . همچنین فهرست کسانی که در صورت تغییر طرح، نسخه تغییریافته را دریافت خواهند کرد، باید در این قسمت ذکر شود لذا در مورد سند جاری در صورت بروز یکی از حالات زیر باید مورد بازنگری و تجدیدنظر قرار گیرد همچنین هرگونه تغییر در مفاد این طرح، باید توسط مدیر پروژه تصویب گردد . پس از هر تغییر طرح، مدیر پروژه موظف است از آگاهی همه نفرات ذینفع در تغییرات صورت گرفته اطمینان حاصل نماید. سایر ضوابط تغییر در طرح مشمول طرح مدیریت پیکربندی پروژه ماست:

  • درخواست تغییر طرح توسط مدیر فنی یا مدیر پروژه
  • انحراف زمانی اجرای طرح به میزان بیش از 1 ماه به دلیل کم کاری کارگزار

سازماندهی

طبق استاندارد بخش سازماندهی باید حداقل شامل بندهای زیر باشد:

 ساختار

طبق استاندارد در این بند آن بخش از ساختار سازمانی پروژه که در فرآیند تحویل نرم افزار به صورت مستقیم درگیر است، باید در قالب یک نمودار تشکیلاتی Organization Chart ارائه گردد. ضوابط ترسیم این نمودار به استانداردهای سازمانی کارگزار و کارفرما بستگی دارد، اما رعایت نکات زیر ضروری است:

برای هر یک از عناصر موجود در نمودار، عنوان کامل و گویایی باید ذکر شود. واحدهای سازمانی کمیته، گروه، واحد، … باید به نحو مناسبی از افراد مدیر، مسئول، … متمایز گردند.

خطوط فرماندهی و گزارش دهی باید به طور مشخص و بدون ابهام ترسیم شده باشند.

ذکر اسامی افرادی که در این ساختار نقش دارند، ضروری است.

در صورتی که ساختار سازمانی پروژه در طرح مدیریت پروژه یا اسناد مشابه تشریح شده باشد، می توان به جای تکرار مطالب، با تعیین بخش هایی از این ساختار که به صورت مستقیم در فرآیند تحویل نرم افزار موثر هستند، به سند یادشده ارجاع داد.

در مورد سند جاری، اسامی نفرات تخصیص یافته به ارکان سازمانی در بحث کارگزار عبارتند از:

مدیر پروژه: فائزه احمدی

مدیر فنی: حسین نوروزی

مسئول تضمین کیفیت: حسین پورکیانی

مسئول تیم عملیات: فائزه احمدی

مسئول تیم توسعه: سحر زرنگار

مسئول مستندسازی و آموزش: فائزه احمدی

وظایف و مسئولیت ها

طبق استاندارد در این بند، وظایف، اختیارات و مسئولیت های هریک از ارکان و عناصر ذکر شده اند، باید تشریح گردد. رعایت قالب خاصی برای تشریح این وظایف و اختیارات لازم نیست، اما درهر صورت توضیحات ارائه شده باید به اندازه کافی تعیین کننده مسئولیت و حدود اختیارات هریک از ارکان یاد شده باشد. در صورتی که وظایف و مسئولیت ها در طرح مدیریت پروژه یا اسناد مشابه تشریح شده باشد، می توان به جای تکرار مطالب، با تعیین بخش هایی از این ساختار که به صورت مستقیم در فرآیند تحویل نرم افزار موثر هستند، به سند یادشده ارجاع داد.

ارتباطات

طبق استاندارد دراین بند، باید نحوه برقراری ارتباطات بین آن بخش از اعضای سازمان اجرای پروژه که به صورت مستقیم در فرآیند تحویل نرم افزار مدیریت منابع سازمانی موثر هستند، و عناصر خارج از سازمان اجرای پروژه عوامل کارفرما و ناظر تعیین گردد . همچنین توصیه می شود اطلاعات لازم برای برقراری ارتباط با هر عضو نشانی، تلفن، نمابر، پست الکترونیکی، ساعات تماس و … ذکر گردد. مطالب این بند را می توان به طرح مدیریت پروژه یا سایر اسناد مشابه ارجاع داد لذا در مورد سند جاری نکات ذیل گفتنی است:

ارتباط با کارفرما به صورت رسمی شامل مکاتبات رسمی، اعلام نیازها، ارسال برنامه ها و … از طریق نماینده تام الاختیار کارفرما که کتباً معرفی شده است، صورت خواهد پذیرفت.

کلیه ارتباطات رسمی با کارفرما و ناظر به شکل تهیه و ارسال نامه رسمی بر روی سربرگ شرکت، با امضای مدیر پروژه انجام می شود.

هماهنگی فنی و اجرایی لازم بین تیم اجرایی پروژه و عناصر کارفرما در محیط سازمان به صورت شفاهی، از طریق مسئول پشتیبانی فنی واحد صورت خواهد گرفت، مگر در مواردی که به تشخیص مدیر پروژه، برقراری تماس می بایست به صورت کتبی و رسمی ثبت و نگهداری شود.

ارتباط داخلی بین اعضای تیم پروژه به صورت شفاهی و ارسال نامه الکترونیکی رسمی صورت می گیرد. (E-mail)

ارتباط با کلیه کارکنان کلیدی پروژه، باید از طریق تلفن همراه امکان پذیر باشد.

نام، نشانی و روش تماس با هریک از ارکان پروژه در جدول زیر آورده شده است:

طرح استقرار نرم افزار مدیریت منابع سازمانی(ERP)

محدوده کار

طبق استاندارد بخش محدوده کار باید حداقل شامل بندهای زیر باشد:

تحویل دادنی ها

طبق استاندارد در این بخش، فهرست و مشخصات آن بخش از فرآورده های پروژه که باید در مرحله انتقال به کارفرما تحویل شود، باید بدقت و بروشنی ذکر گردد. در صورتی که مشخصات این فرآورده ها در سایر اسناد پروژه تعیین شده است، می توان ضمن ارائه فهرست تحویل دادنی ها، به آن اسناد ارجاع داد که در سند جاری فرآورده های زیر در مرحله انتقال به کارفرما تحویل خواهد شد:

طرح استقرار نرم افزار مدیریت منابع سازمانی(ERP)

فعالیت‌‌‌‌‌های انتقال و تحویل

طبق استاندارد در این بخش، فعالیت های لازم برای تحویل نرم افزار مدیریت منابع سازمانی باید ذکر گرددکه در سند جاری فعالیت های زیر در فرآیند تحویل نرم افزار انجام می شود:

  • نصب و راه اندازی نرم افزار در محیط عملیاتی
  • آموزش کاربران
  • تبدیل اطلاعات اولیه سیستم
  • اجرای آزمایشی
  • پذیرش تحویل دادنی ها توسط کارفرما

گفتنی است برنامه فعالیت های تحویل که در این بخش ذکر می گردد، باید دربردارنده اطلاعات زیر باشد:

طرح استقرار نرم افزار مدیریت منابع سازمانی(ERP)

جزئیات هریک از فعالیت های یادشده در سند مدیریت پروژه تشریح شده است.

نصب و راه اندازی

طبق استاندارد بخش نصب و راه اندازی باید حداقل شامل بندهای زیر باشد:

برنامه نصب

طبق استاندارد برنامه نصب نرم افزار در محیط عملیاتی باید دراین قسمت تشریح شود و توضیحات ارائه شده در این بند باید پرسش های زیر را پاسخ دهند:

مرحله بندی نصب: که در مورد سند جاری پروژه فوق مرحله به مرحله تحویل می گردد در پاره ای از موارددر صورت امکان طبق صلاحدید کارگزار ممکن است نصب نرم افزار ابتدا دریک محیط آزمایشی Pilotصورت گرفته و سپس در محیط استفاده واقعی نصب شود . همچنین ممکن است اجزای مختلف نرم افزار در مراحل مختلف نصب گردند.

مکان: نرم افزار در فروشگاهها، دفتر مرکزی و کارخانجات کارفرما نصب خواهد شد.

زمان: تاریخ دقیق نصب یک ماه قبل از جابجایی هر مرحله به مدیران سازمان اطلاع رسانی خواهد شد.

مسئول نصب – مسئولیت: مسئولیت جابجایی و امور وابسته از منظر مهندسی نرم افزار بر عهده کارگزار و هماهنگی های درون سازمانی بر عهده مدیر منابع انسانی کارفرما میباشد.

 پیش نیازها در نرم افزار مدیریت منابع سازمانی 

طبق استاندارد در این بند پیش نیازهایی که پیش از نصب نرم افزار مدیریت منابع سازمانی تامین آنها لازم است، اعم از سخت افزار، نرم افزار ، فضای کاری، مجوزهای ورود و خروج، و …باید بدقت و بروشنی ذکر گردد . در هر مورد، مسئولیت تامین هر پیش نیاز باید مشخص گردد. همچنین توصیه می شود روش برخورد با موارد اضطراری که ممکن است منجر به عدم تامین پیش نیازها گردد نیز تشریح شود. که در مورد سند جاری در صورتی که کارفرما علاقه مند به تهیه دستگاههای حضور غیاب، سرورها و منابع دیگر سخت افزاری از قبیل پرینتر و اسکنر از جانب خود باشد مانعی وجود ندارد تنها حداقلی های مورد نیاز کارگزار باید تهیه گردد.

روش تضمین کیفیت

طبق استاندارد در این بند روش تضمین کیفیت فعالیت های نصب نرم افزار مدیریت منابع سازمانی باید تشریح گردد. توضیحات ارائه شده باید روشن کند این فعالیت ها از سوی کارگزار و کارفرما چگونه کنترل شده و با تحقق چه شرایطی خاتمه یافته تلقی می شوند؟ که در مورد سند جاری از نظر صحت نصب و فعالیت نصب نرم افزار در پایان توسط مسئول پشتیبانی واحد کنترل خواهد شد. عدم ایجاد اشکالات جانبی برای شبکه داخلی واحد همچنین پس از پایان نصب نرم افزار و گزارش آن توسط مسئول تیم عملیات، مسئول تضمین کیفیت پروژه، از محل بازدید به عمل آورده و صحت عملیات را مطابق با چک لیست نصب نرم افزار کنترل خواهد نمود. در صورت گزارش اشکال، تیم عملیات موظف به رفع اشکالات گزارش شده در اسرع وقت می باشد.

آموزش

همانطور که مستحضر می باشید طبق استاندارد بخش آموزش باید حداقل شامل بندهای زیر باشد:

برنامه آموزش

طبق استاندارد در این بند، برنامه آموزش هایی که ارائه آنها به کاربران برای تحویل نرم افزار مدیریت منابع سازمانی و استفاده از آن لازم است، باید تشریح گردد. اطلاعات زیر باید در این بند ارائه شود:

عنوان دوره های آموزشی لازم که در مورد سند جاری برای هر ماژول به صلاحدید کارفرما قابل ارائه است.

شرکت کنندگان: کاربرانی که باید در هر دوره حضور داشته باشند. اطلاعات ارائه شده باید مشخص کننده تعداد شرکت کنندگان باشد. توصیه می شود شرکت کنندگان حتی المقدور با ذکر نام تعیین گردند . در مواردی که تعیین نام شرکت کننده میسر نیست، سمت شرکت کننده یا مسئولیت معرفی شرکت کننده باید مشخص شود.

ارائه دهندگان: اسامی فرد یا افرادی که هر دوره را ارائه می کنند. که با هماهنگی کارگزار و کارفرما تهیه خواهد شد.

مکان: مکان برگزاری دوره ها که در مورد سند جاری بر عهده کارفرما میباشد.

زمان: تاریخ و ساعت دقیق برگزاری دوره با هماهنگی کارگزار و کارفرما تهیه خواهد شد.

منابع آموزشی: چه منابع آموزشی کتاب، جزوه، اسلاید،برای اجرای دوره لازم است، و مسئولیت تامین هر منبع به عهده کیست؟ که در این مورد فایل راهنمای کاربر از ماژول مربوطه و یا ویژگی افزوده به همراه پاورپوینت ارائه تسلیم خواهد شد.

منابع کمک آموزشی: چه منابع کمک آموزشی فضا، وسایل سمعی-بصری، … برای اجرای دوره لازم است، و مسئولیت تامین هر منبع به عهده کیست؟ که در مورد سند ذیل بر عهده کارفرما میباشد که حداقل به تعداد شرکت کنندگان سیستم کامپیوتری با آخرین نسخه گوگل کروم، آخرین نسخه سیستم عامل انتخابی، تخته وایت برد و ویدئو پروژکتور مورد نیاز است.

محتوای دوره ها

طبق استاندارد در این بند، سرفصل مطالبی که در هر دوره ارائه می گردد، به صورت مستقیم یا با ارجاع به سایر منابع و مستندات پروژه باید تشریح گردد.

روش تضمین کیفیت

طبق استاندارد در این بند روش تضمین کیفیت فعالیت های آموزش نرم افزار باید تشریح گردد. توضیحات ارائه شده باید روشن کند این فعالیت ها از سوی کارگزار و کارفرما چگونه کنترل شده و با تحقق چه شرایطی خاتمه یافته تلقی می شوند؟ توصیه می شود روش ارزیابی آموزش های ارائه شده آزمون، مصاحبه، پرسشنامه، … مشخص گردد. که در مورد سند جاری برگزاری کلیه جلسات آموزشی توسط مسئول تضمین کیفیت پروژه، به صورت حضوری بازدید و ممیزی خواهد شد همچنین در پایان برگزاری هر دوره از شرکت کنندگان آزمون کتبی به عمل آمده و هریک از شرکت کنندگان که امتیاز کمتر از 60 % کسب نمایند، موظف به شرکت در دوره تکمیلی می باشند.

تبدیل اطلاعات

طبق استاندارد بخش تبدیل اطلاعات باید حداقل شامل بندهای زیر باشد:

برنامه تبدیل اطلاعات

طبق استاندارد در این بند، استراتژی و برنامه تبدیل اطلاعات، یعنی فعالیت هایی که منجر به تولید اطلاعات اولیه موردنیاز برای استفاده عملی از نرم افزار می گردد، باید تشریح شود . توصیه می شود اطلاعات ارائه شده، پاسخگوی پرسش های زیر باشد:

آیا اصولاً استفاده عملی از نرم افزار، با اطلاعات اولیه آغاز خواهد شد؟ در این صورت چه اطلاعاتی به عنوان اطلاعات اولیه تولید و تحویل می گردد؟

برای تولید اطلاعات اولیه از چه منابع اطلاعاتی، در چه محدوده زمانی و در چه قالبی دستی یا مکانیزه استفاده خواهد شد؟ آیا پس از تبدیل و تحویل اطلاعات اولیه، بازنگری و تصحیح این اطلاعات توسط کاربران ضروری است؟ در مورد سند جاری اطلاعات اولیه زیر در جریان تحویل نرم افزار تولید و تحویل خواهد شد:

اطلاعات واحدهای سازمانی : این اطلاعات از سیستم جامع نیروی انسانی سازمان استخراج و تبدیل خواهد شد . برای تبدیل این اطلاعات از نرم افزار  Microsoft SQL Serverاستفاده خواهد شد.

منابع اطلاعاتی در طرح استقرار نرم افزار مدیریت منابع سازمانی

طبق استاندارد در صورتی که انجام فعالیت های تبدیل اطلاعات در جریان تحویل نرم افزار پیش بینی شده باشد، در این بند باید مشخصات منابع اطلاعاتی که از آنها به عنوان ورودی این فعالیت ها استفاده می شود، باید تشریح گردد. در مورد منابع مکانیزه اطلاعاتی که در محیط های رایانه ای ذخیره شده و قابل بازیابی می باشند، اطلاعات زیر باید مشخص گردد:

عنوان قالب فیزیکی

فرمت: درصورتی که اطلاعات این منبع دریکی از قالبهای شناخته شده ذخیره گردیده است ذکر نوع قالب کافی است . درغیر این صورت، اطلاعات لازم برای استخراج اطلاعات باید ذکر گردد.

نام بانک اطلاعاتی، جدول، فایل یا سایر اطلاعات لازم برای شناسایی محل فیزیکی یا منطقی ذخیره سازی داده ها محل نگهداری فیزیکی نسخه ای از منبع اطلاعاتی که به عنوان ورودی مورد استفاده قرار خواهد گرفت، شناسه اقلام یا ستونهای مورد استفاده در تبدیل ورودی شناسه اقلام یا ستونهای خروجی به ازای هر قلم یا ستون ورودی ضوابط و شرایط پذیرش مقادیر ورودی ضوابط تبدیل فرمول ها، تبدیل کدها، در مورد منابع دستی اطلاعاتی که به صورت کاغذی موجودند، اطلاعات زیر باید مشخص گردد:

عنوان فرم یا قالب ثبت اطلاعات دستی

محل نگهداری فیزیکی نسخه ای از منبع اطلاعاتی که به عنوان ورودی مورد استفاده قرار خواهد گرفت. شناسه اقلام مورد استفاده در تبدیل ورودی شناسه اقلام یا ستونهای خروجی به ازای هر قلم ورودی ضوابط و شرایط پذیرش مقادیر ورودی ضوابط تبدیل فرمول ها، تبدیل کدها و در صورتی که اطلاعات یادشده در اسناد طراحی سیستم ذکر شده باشد، مطالب این بند را می توان به اسناد مرتبط ارجاع داد. که در مورد سند جاری به منظور تبدیل اطلاعات اولیه، مشخصات پایگاه داده در مستند پایگاه داده در بحث ضمایم ارائه گردیده است.

 

  برنامه های تبدیل

طبق استاندارد در صورتی که انجام فعالیت های تبدیل اطلاعات در جریان تحویل نرم افزار پیش بینی شده باشد، در این بند مشخصات برنامه ها و ابزارهای نرم افزاری که از آنها برای ورود اطلاعات دستی یا تبدیل اطلاعات مکانیزه استفاده می شود، باید تشریح گردد. که در سند جاری برای تبدیل اطلاعات از برنامه های Microsoft Ofiice,Microsoft SQL Server,Microsoft Office,NotePad++ استفاده خواهد شد.

روش تضمین کیفیت

طبق استاندارد در این بند روش تضمین کیفیت فعالیت های تبدیل اطلاعات باید تشریح گردد. توضیحات ارائه شده باید روشن کند این فعالیت ها از سوی کارگزار و کارفرما چگونه کنترل شده و با تحقق چه شرایطی خاتمه یافته تلقی می شوند؟ توصیه می شود نحوه بازبینی و صحه گذاری نتایج تبدیل بدقت مشخص گردد. که در مورد سند جاری اطلاعات تبدیل شده، پیش از شروع کار عملی با سیستم، توسط کاربران از نظر صحت و جامعیت، به صورت چشمی کنترل می گردند . درصورتی که نسبت رکوردهای دارای اشکال به کل رکوردها بیش از 20 % باشد، برنامه های تبدیل اطلاعات باید درصورت لزوم با تصحیحات لازم مجدداً اجرا شوند. ضمنا بررسی و اعلام کتبی بر عهده کاربران کارفرما با تایید کمیته نظارت میباشد.

اجرای آزمایشی

طبق استاندارد این بخش باید حداقل شامل بندهای زیر باشد:

اجرای آزمایشی سیستم طی سه مرحله زیر صورت خواهد گرفت:

در این مرحله کاربران معرفی شده از سوی کار فرما در محل کارگزار نرم افزار را به مدت 7 روز کاری به صورت آزمایشی اجرا خواهند کرد.

در این مرحله کاربران معرفی شده از سوی کار فرما در محل کارفرما نرم افزار را به مدت 3 روز کاری به صورت آزمایشی اجرا خواهند کرد.

در این مرحله کاربران معرفی شده از سوی کار فرما در محل کارفرما نرم افزار را به مدت 1 روز کاری به صورت آزمایشی بطور موازی اجرا خواهند کرد. که این مورد منوط به اجرای عملی توسط کارگزار به صلاحدید مسئول تیم عملیات کارگزار میباشد.

برنامه کلی

طبق استاندارد در این بند، استراتژی و برنامه کلی اجرای آزمایشی نرم افزار باید تشریح گردد. توصیه می شود مطالب زیر در این بند گنجانده شود:

استراتژی اجرای آزمایشی: اجرای موازی با سیستم قبلی، نصب و تسری مرحله به مرحله نرم افزار به واحدهای مختلف استفاده کننده، …

برنامه اجرایی

طبق استاندارد در این بند، برنامه اجرایی اجرای آزمایشی نرم افزار، شامل مراحل و مقاطع، کاربران، دستگاههای مورد استفاده، مسئولیت اجرا، هماهنگی و نظارت، و نحوه گزارشدهی باید ذکر گردد. که در مورد سند جاری برنامه بر طبق سند مدیریت پروژه کارفرما و کارگزار پیش خواهد رفت.

روش تضمین کیفیت

طبق استاندارد در این بند روش تضمین کیفیت فعالیت های اجرای آزمایشی باید تشریح گردد. توضیحات ارائه شده باید روشن کند این فعالیت ها از سوی کارگزا ر و کارفرما چگونه کنترل شده و با تحقق چه شرایطی خاتمه یافته تلقی می شوند؟ درصورتی که اجرای آزمون پذیرش کاربر در این مرحله پیش بینی شده است، طرحهای آزمون مرتبط باید مورد اشاره قرارگیرد. که در مورد سند جاری اجرای آزمایشی در هریک از سه مرحله یادشده به صورت مستقل توسط مسئول تضمین کیفیت پروژه و نماینده کارفرما مورد ممیزی قرار خواهد گرفت . جزئیات برنامه ممیزی اجرای آزمایشی در طرح تضمین کیفیت پروژه تشریح شده است.

 

برنامه پذیرش و تحویل

همانطور که مستحضر می باشید طبق استاندارد این بخش باید حداقل شامل بندهای زیر باشد:

مراحل و شرایط پذیرش

در صورتی که پذیرش نرم افزار توسط کارفرما در چند مرحله صورت می گیرد به عنوان مثال، تحویل موقت و تحویل دائم، در این بند شرایط پذیرش در هر مرحله باید تشریح گردد . پذیرش نرم افزار توسط کارفرما معمولاً منوط به انجام یک دوره آزمون پذیرش است که در آن توانایی نرم افزار تحویل شده در برآورده کردن نیازهای اعلام شده در اسناد قبلی باید بررسی و اثبات شود تحلیل قابلیت ردیابی  (Traceability Analysis). در این صورت طرحهای آزمون پذیرش یا سایر اسناد مرتبط که به این منظور تهیه شده یا خواهد شد، باید مورد اشاره قرار گیرد. که در مورد سند جاری پذیرش و تحویل نرم افزار در دو مرحله صورت خواهد گرفت:

تحویل موقت: نرم افزار پس از انجام و تائید فعالیت های زیر از سوی کارفرما به صورت موقت تحویل گرفته خواهد شد:

نصب نرم افزار در مرکز

آموزش کاربران

تبدیل اطلاعات اولیه

تحویل موقت نرم افزار با تکمیل و امضای فرم تحویل موقت نرم افزار رسمیت می یابد.

تحویل دائم: پس از اتمام موفقیت آمیز اجرای آزمایشی نرم افزار در مرکز نمونه، نرم افزار مدیریت منابع سازمانی با تنظیم و امضای صورتجلسه تحویل، از سوی کارفرما به صورت قطعی و دائمی تحویل گرفته خواهد شد . کاربران معرفی شده از سوی کارفرما موظفند در دوره اجرای آزمایشی، نرم افزار را مطابق مفاد طرح آزمون پذیرش نرم افزار آزمون نمایند . ضوابط و معیارهای پذیرش نرم افزار در این طرح مشخص شده است.

مستندسازی

در این بند مستندات لازم برای ثبت و مستندسازی فرآیند پذیرش فرآورده نرم افزاری مانند فرم ها و صورت جلسات تحویل  باید مشخص شود . در مورد هر سند، مسئولیت تنظیم و تائید باید تعیین گردد.که در مورد سند جاری در هنگام تحویل موقت و دائم نرم افزار، تنظیم و امضای فرم تحویل نرم افزار توسط افراد زیر ضروری است:

  • مدیر پروژه
  • مسئول پشتیبانی فنی کارفرما
  • نماینده کارفرما

فرم ها، رویه ها و استانداردها

در این بخش، کلیه فرم ها، رویه ها و استانداردهای مورد ارجاع در سایر قسمت های طرح باید جمع بندی و ارائه گردد.

در این بخش، فرم های مورد استفاده در تحویل نرم افزار مدیریت منابع سازمانی ارائه می گرد، در مورد سند جاری فرم تحویل نرم افزار به شرح زیر خواهد بود:

  

کارفرما و یا نماینده تام الاختیار ایشان به اطلاعات شناسایی ……………………………….گواهی می دهد نرم افزار سیستم یکپارچه مدیریت منابع سازمانی به قرارداد شماره ……………………. مورخ ………………….. بین این سازمان و شرکت که در تاریخ ……….. از سوی این شرکت به صورت موقت تحویل شده بود، از تاریخ ……………. تا تاریخ ……………….. مطابق با ضوابط تعیین شده در طرح انتقال و تحویل نرم افزار به شناسه سند جاری به صورت آزمایشی مورد استفاده قرار گرفت و در این مدت کارگزار کلیه تعهدات خود را مطابق با قرارداد یادشده و سایر اسناد پروژه انجام داده است . امضای ذیل این صورتجلسه از جانب نماینده کارفرما به منزله تائید اتمام تعهداتی است که کارگزار به موجب قرارداد یادشده متعهد به ایفای آنها بوده است. ضمنا گواهی میشود نصب نسخه اجرایی نرم افزار، با مشخصات ذکر شده در طرح استقرار نرم افزار در تاریخ …../……./…….. در محل واحد کامپیوترهای زیر نصب و راه اندازی گردید:

  • کامپیوتر سرویس دهنده به شناسه ……………………………………………… و ………………………………………..
  • کامپیوترهای سرویس گیرنده به شناسه ……………………………………….. و ………………………………………..

همچنین آموزش های لازمه در زمینه استفاده از سیستم در دو سطح کاربری و راهبری، مطابق مشخصات ذکر شده در طرح استقرار در تاریخهای ……………………………..و………………………………… برگزار و شرکت کنندگان زیر در این جلسات شرکت داشته اند:…………………………………………. و ……………………………….

در زمینه تبدیل اطلاعات، اطلاعات اولیه سیستم مطابق مشخصات ذکر شده در طرح استقرار نرم افزار، در تاریخ …./……/…… تبدیل و صحت اطلاعات تبدیل شده توسط کاربر ……………………………بررسی و تائید گردید.

نوشته‌های تازه

بیشتر بخوانید  سیستم‌ اقتصادی و انواع آن

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها