چند توصیه مدیریت بودجه برای مدیران تازه‌کار

آشنایی با مسئولیت رهبری بودجه

در این مطلب قصد داریم تا شما را با راه و رسم مدیریت بودجه آشنا کنیم. اینکه چگونه بتوانیم هزینه‌های خود را رهبری کنیم و همچنین در هدف‌های کوتاه مدت و بلند مدت خود، هوش مالی خود را افزایش دهیم. اینکه چگونه بتوانیم از پول استفاده کنیم چیزی فراتر از یک هدف است. نیاز نیست نگران باشید، زیرا شما حسابدار حرفه‌ای یا ریاضی‌دان نیستید. در حقیقت به دستورهای پیچیده ریاضی و آمار نیاز ندارید. فقط نیاز است جمع و تفریق کردن را بدانید.

تعریف مدیریت بودجه

زمانی که از مهارت‌های مالی آگاهی داشته باشید زندگی را به سادگی می‌توانید بگذرانید. این امری طبیعی است که روش خرج کردن پول روی دارایی و بدهی شما تاثیر بسیاری دارد. مدیریت بودجه نشان دهنده این است که چه مقدار پول وارد حساب شما می‌شود و این مقدار پول به چه صورتی خرج می‌شود. در حقیقت در نظر داشتن مدیریت مالی، از مهمترین راه‌های ساختن آینده مالی تضمینی است، زیرا به شما این امکان را می‌دهد تا از پول خود بهره بیشتری ببرید.

جدا از جایگاه اقتصادی و یا سنی که در آن هستید، هر کدام از مصرف کنندگان می‌توانند از ساختن و مدیریت بودجه برخوردار شوند. بودجه به مصرف کنندگان امکان می‌دهد تا پولشان را کنترل کنند. در واقع بودجه را مانند یک بنیاد مالی مورد توجه قرار دهید. بنیاد مالی هر فردی متفاوت است، دقیقا همانطور که موقعیت مالی افراد مانند یکدیگر نیست.

برای مدیریت بودجه ابتدا هدف‌های خود را مشخص کنید

به طور کلی در مدیریت مالی دو نوع هدف اقتصادی وجود دارد: هدف کوتاه مدت و طولانی مدت. تمرکز هدف‌های کوتاه مدت بر روی استفاده کردن از پول شما در زمان فعلی است. در صورتی که هدف‌های طولانی مدت با اندوختن و هزینه کردن پول در مدت چند دهه مواجه هستند. هر دوی این هدف‌ها از اهمیت بسیاری برخوردارند و یکدیگر را کامل می‌کنند. پس انداز: پولی که اکنون هزینه می‌کنید بر مقدار پولی که در آینده خواهید داشت موثر است. شما باید مشخص کنید که کدام یک از هدف‌ها احتیاجات واجب و کدام یک از آنها احتیاجات تجملاتی شما خواهد بود. در نتیجه می‌توانید با توجه به هدف‌های مالی خود آنها را درجه بندی کنید.

در مدیریت بودجه هدف‌های مالی کوتاه مدت دربرگیرنده هزینه‌های جاری می‌شود. بعضی از این موارد لازم است و ممکن است دربرگیرنده وام یا پرداخت اجاره، وام خودرو، قبض خدمات، هزینه‌های تلفن همراه و لوازم خانگی شود. هدف‌های ثانویه که هزینه‌های اختیاری گفته می‌شود، دربرگیرنده لباس‌های غیر واجب، آبونمان، رستوران و تعطیلات است. هدف‌های مالی بلند مدت می‌تواند دربرگیرنده اندوخته بازنشستگی، سرمایه گذاری‌ها و کمک‌های خیره باشد. در صورتی که بدهی دارید، پس دادن آن می‌تواند هم لازم و هم اختیاری باشد. پرداخت‌هایی که لازم هستند مانند پرداخت بدهی مالی، واجب‌اند، اما پرداخت بدهی زودهنگام در صورتی که احتیاجی به پرداخت آن ندارید قسمتی از هزینه‌های واجب به شمار نمی‌رود.

درآمد و هزینه‌های خود را ارزیابی کنید

در مشخص کردن هدف‌های مالی خود راه و رسم مدیریت بودجه را فرا بگیرید و برای رسیدن به آنها برنامه خود را داشته باشید. برای این مسئله باید درآمد و هزینه‌های خود را بررسی کنید. بیشتر اشخاص بودجه خود را به صورت ماهانه بررسی می‌کنند، زیرا بیشتر قبض‌ها و … پرداخت آنها به صورت ماهانه است. با بدست آوردن لیستی از درآمدهای ماهانه خود، از جمله حقوق و مالیات‌های کسر شده خود، یا هر نوع پاداشی که مرتبا بدست می‌آورید این کار را شروع نمایید. در صورتی که میزان دقیقی از آن را نمی‌دانید، می‌توانید آن را ارزیابی کنید و زمانی که این اعداد را بدست آوردید آنها را با یکدیگر جمع کنید. رقمی که بدست آمده است درواقع درآمد ماهانه شما محسوب می‌شود.

در مدیریت مالی قسمت بعدی این معادله هزینه‌های شما است. هزینه‌ها در سه قسمت دسته بندی می‌شوند: هزینه‌هایی که به صورت ثابت باید پرداخت کنید؛ هزینه‌هایی که به صورت غیر ثابت باید پرداخت کنید و دسته بندی سوم هزینه‌های اختیاری شما است. در صورتی که نتوانید صورتحساب کارت خود را ماهانه پرداخت کنید، الزام به پرداخت سود آن هم هستید. پرداخت مبلغی اضافه تحت عنوان سود، برنامه ریزی ماهانه شما را بهم میریزد. در صورتی که پرداخت‌های ماهانه شما بیشتر از 10 درصد از درآمد شما باشد، باید با یک مشاور مالی درباره آن صحبت کنید. 

با استفاده از تلفن و یا به صورت آنلاین، از مشاوره مالی برای مدیریت بودجه خود و همچنین کم کردن هزینه‌های زیادی خود بهره ببرید. در صورتی که برنامه‌ای برای مدیریت مالی یا پرداخت بدهی‌های خود داشته باشید، می‌توانید تا بدهی‌های ماهانه‌ای که پرداخت می‌کنید را هم کم کنید.

به مدیریت بودجه خود متعهد باشید

مدیریت بودجه قدمی بزرگ در رسیدن به آینده‌ای بهتر در جایگاه اقتصادی برای شما و خانواده تان است. از این رو تعهد به بودجه می‌تواند شما را به جایگاه دلخواه برساند. اگر واقع بینانه به مسائل نگاه کنید و از اینکه با شرایط جدید سازگار شوید نترسید، بودجه به تعادل شما کمک خواهد کرد. برای ساختن بودجه خود، باید مقدار هزینه‌های خود را ارزیابی کنید.

• قبوض خانه
• هزینه‌های زندگی
• ابزارهای مالی (بیمه و …)
• خانواده و دوستان ( هدیه و …)
• هزینه‌های سفر (بنزین و حمل و نقل عمومی)
• هزینه اوقات فراغت (مهمانی رفتن، رستوران، ورزش و …)

فقط لازم است تا آگاهی لازم در مورد درآمد و هزینه‌ها را بدست آورید و شروع کنید. می‌توانید اطلاعاتی که دارید را نگه دارید و در هر زمان که دوست داشتید آنها را مرور کنید. از سوی دیگر می‌توانید بودجه خود را از طریق یک برنامه در موبایل یا لپتاپ خود برنامه ریزی کنید. حتی می‌توانید آن را روی کاغذ یادداشت کنید. برنامه‌های بودجه بندی رایگانی وجود دارند که می‌توانید از آنها استفاده کنید. حتی ممکن است بانک شما از ابزارهای بودجه بندی برخوردار باشد که معاملات شما را به صورت مستقیم دریافت کند. 

همه اشخاص را در برنامه ریزی بودجه خود سهیم کنید

در مدیریت مالی تمام افراد خانواده خود را در ذخیره و جمع آوری بودجه سهیم کنید. در کنار یکدیگر بنشینید و برنامه ای بچینید تا همه شما بتوانید آن را اجرا کنید. مقدار هزینه‌ای که در اختیار دارید را معین کنید و برای هر شخص سهمیه بندی کنید. 

بدهی‌های خود را پرداخت کنید

در صورتی که وامی برای پرداخت دارید و یا بدهی دارید، بدهی را در اولویت قرار دهید که بیشترین نرخ بهره را دارد. 

نمونه‌هایی مانند:

1. کارت‌های اعتباری
2. کارت‌های فروشگاهی، که به طور معمول از بیشترین نرخ بهره برخوردارند.
3. وام‌های شخصی که از بانک گرفته‌اید و معمولا نرخ پایین‌تری در برابر کارت‌های فروشگاهی یا اعتباری دارند.
4. مطمئن شوید که از تعهدهای خود سر باز نمی‌زنید.
5. از این رو در صورتی که بدهی‌های دیگری هم دارید، در حد امکان باید اولویت شما پرداخت هزینه‌های ضروری و بدهی کارت‌های اعتباری باشد.

پس انداز کردن بسیار مهم است

بعضی از افراد هیجان لازم برای پس انداز کردن پول را ندارند. این افراد در صورتی که هدفی برای خود داشته باشند راحت‌تر می‌توانند به پس انداز بپردازند. رسوم مدیریت بودجه را فرا بگیرید، زیرا پس انداز پول هم از روش‌های مدیریت مالی است. گام بعدی که باید انجام دهید، ذخیره کردن پول برای موارد ضروری است. این مورد برای این است که در صورتی که به مشکل برخوردید یا از کار اخراج شدید و بدهی‌های زیادی روی دست شما ماند، پول کافی برای آن مواقع را داشته باشید. تلاش کنید تا ارزش درآمدهای خود را به صورت سه‌ماهه، در حساب ساده‌ای که دسترسی به آن راحت است واریز کنید. در صورتی که نتوانستید این مورد را بلافاصله انجام دهید نگران نباشید. این هدف را در ذهن خود داشته باشید تا برای آن تلاش کنید. بهترین راهی که برای پس انداز وجود دارد این است که به‌صورت ماهیانه مبلغی را به حساب پس انداز خود واریز کنید. 

برای هزینه‌های بیرون از بودجه محدود شوید

قسمت مهمی از مدیریت بودجه شما مقدار پول یا درآمد خالصی است که زمانی بدست می‌آید که هزینه‌های شما از آن کم شده باشد. در صورتی که پول بیشتری دارید می‌توانید از آن برای تفریح خود استفاده کنید، اما فقط روی مبلغ معینی از آن حساب باز کنید. شما نمی‌توانید با این مقدار پول هر کاری که میلتان بود انجام دهید؛ علی الخصوص اگر مقدار پول زیادی ندارید تا در ماه دوام آورید. پیش از هزینه‌های بزرگ، اطمینان حاصل کنید که مقدار این هزینه در دیگر هزینه‌های شما خللی ایجاد نمی‌کند.

به صورتحساب ماهانه تکراری متعهد نشوید

در مدیریت مالی، صرف اینکه درآمد شما می‌تواند هزینه‌های وام و کارت اعتباریتان را کفاف دهد، نمی‌توانید هزینه‌های اضافه درست کنید. بیشتر افراد کم تجربه خیال می‌کنند بانک خریدهایی که با کارت اعتباری داشته‌اند و یا وامی که عقب افتاده است را بر عهده می‌گیرد. بانک فقط از میزان درآمد و بدهی شما مطلع است به همین دلیل هیچ نوع تعهدی در قبال پرداخت‌های شما ندارد. این تصمیم بر عهده شما است که با توجه به درآمدتان توانایی پرداخت به موقع هزینه‌های ماهانه و تعهدات دیگر خود هستید یا خیر.

از قیمت مناسب خریدهای خود اطمینان حاصل کنید

در این خصوص می‌توانید یک مقایسه در قیمت‌ها انجام دهید و از این مسئله اطمینان حاصل کنید که قیمت کمتری را برای خریدهای باکیفیت خود پرداخت می‌کنید. در مدیریت مالی همیشه در پی تسهیلات، تخفیف و راه‌های ارزان‌تر باشید.

در خریدهای بزرگ صرفه جویی کنید

زمانی که خریدهای بزرگ انجام می‌دهید آن را مورد بررسی قرار دهید که آیا این خرید نیاز است یا خیر. همچنین بررسی کنید که به طور کافی به مقایسه قیمت‌ها پرداخته‌اید یا خیر. به جای استفاده از اعتبار فعلی خود، با پس انداز کردن، از دادن سود در خرید پرهیز کنید. در صورتی که به جای فرار از پرداخت تعهد یا صورتحساب خود، برای آن مقدار پول پس انداز کنید، دیگر نیازی نیست که با پیامدهای زیاد پرداخت نکردن آن تعهدها سروکله بزنید.

محدود کردن خریدهای کارت اعتباری در مدیریت بودجه

کارت‌های اعتباری دشمن سرسخت افرادی هستند که توانایی مدیریت بودجه خود را ندارند. زمانی که پول نقد شما تمام می‌شود، به طور معمول بدون اینکه دقت کنید که آیا قادر به پرداخت هستید یا خیر از کارت‌های اعتباری استفاده می‌کنید. در مقابل وسوسه برای استفاده از آنها، در خریدهایی که امکان پرداخت ندارید سرسخت باشید. مخصوصا در برابر اجناسی که واقعا به آنها نیازی ندارید.

تمرین درست هزینه کردن در مدیریت بودجه

امکان دارد در ابتدا عادت به برنامه ریزی برای مدیریت بودجه خود نداشته باشید و نتوانید خریدهای خود را پیگیری کنید. اما زمانی که این عادت‌ها را به قسمتی از زندگی خود تبدیل کنید مدیریت بودجه برای شما ساده‌تر می‌شود. 

بیشتر مدیران جدید آموزش‌های کمی در مورد چگونگی توسعه‌ی پیش‌بینی و مدیریت بودجه و پیگیری هزینه‌ها دریافت می‌کنند

وقتی یک کارمند برای اولین بار به مقام مدیریت ارتقا می‌یابد ممکن است اولین تجربه‌ی او در مدیریت بودجه اداره کردن بودجه‌ی یک بخش باشد. بیشتر مدیران جدید آموزش‌های کمی در مورد چگونگی توسعه‌ی پیش‌بینی و مدیریت بودجه، پیگیری هزینه‌ها و یا ایجاد تعدیلات میان‌سال دریافت می‌کنند. اغلب یک صفحه‌گسترده یا گزارش (اسپریدشیت) از طرف رییس مافوق یا اداره‌ی دارایی به آن‌ها داده می‌شود که معمولاً می‌دانند چگونه با آن کار کنند یا این که از طریق آزمون و خطا یاد می‌گیرند. اگرچه «آزمون و خطا» روشی مؤثر برای یادگیری مهارت‌های جدید است، اما بهتر است مدیران جدید مرتکب خطاهای وحشتناک کمتری شوند. در این قسمت برای آن دسته از مدیران جدیدی که به‌ تازگی مسؤلیت بودجه‌بندی را به‌عهده گرفته‌اند توصیه‌هایی ارائه می‌دهیم:

از همان ابتدا یاد بگیرید از زمان درست استفاده کنید

بهترین موقع برای پرسیدن سؤال‌های «احمقانه» زمانی است که تازه‌کار هستید و هنوز تجربه‌ی آن را ندارید. پس بهتر است سؤالات خود را بپرسید و زمان خود را صرف یادگیری کنید؛ نه این‌که منتظر بمانید بقیه خطاهای شما را یادآوری کنند. از مدیر خود بخواهید فلسلفه‌ی اساسی، اهداف کلی، قالب و هر چیز دیگری را مرور کند. اگر سازمان شما کسی را در قسمت مالی دارد، از وی بخواهید با شما هم وقت بگذراند چون بیشتر آن‌ها مایلند تخصص خود را به اشتراک بگذارند. به‌طورکلی اگر آن‌ها بتوانند به شما یاد دهند که چگونه مطابق با خصوصیات آن‌ها کارها را انجام دهید دردسر کمتری خواهید داشت.

یک دوره آموزشی «سرمایه‌گذاری و بودجه‌بندی مخصوص مدیران غیرمالی» را بگذرانید

در آموزشگاه‌های تجاری دانشگاه‌های خود جستجو کنید و «آموزش‌های اجرایی» مرتبط با آن را پیدا کنید. بیشتر آموزشگاه‌های تجاری دوره‌های کوتاه‌مدت یک تا سه روزه ارائه می‌دهند. در طول دوره یا بعد از آن زمان خود را صرف گزارش سالیانه‌ی سازمان کنید و انواع گزارش‌ها و نسبت‌های مالی را یاد بگیرید.

بودجه‌ی بخش مربوط به خود را مثل تجارت شخصی خود مدیریت کنید

معمولاً وقتی برای یک سازمان بزرگ کار می‌کنیم، تمایل داریم پول‌های شرکت را طوری خرج کنیم که انگار درخت پول داریم؛ اما این گونه نیست و شما به عنوان مدیر وظیفه دارید منابع مالی بخش خود را به‌درستی مدیریت کنید.

مانند بازیکن تیم عمل کنید

در صورت امکان از بودجه‌ی رئیس خود مطلع شوید. اگرچه در اختیار داشتن بودجه‌ی خودتان امری مهم است، اما واحد شما بخشی از یک نهاد بزرگ‌تر است. از مدیر خود بخواهید میزان بودجه‌ی مناسب را به شما بگوید و راهنماییتان کند. ممکن است مواقعی پیش بیاید که یکی دیگر از واحدهای شما به پول نیاز داشته باشد و اهداف آن‌ها اولویت بیش‌تری نسبت به شما داشته باشد. در این صورت منتظر نمانید از شما کمک بخواهند بلکه خودتان در احتیاط کامل برای کمک به آن‌ها پیشقدم شوید و به مدیر واحد مربوط پیشنهاد همکاری دهید.

کارهای احمقانه نکنید

فقط به این دلیل که «همه فلان کار را می‌کنند» به این معنی نیست که آن کار برای شرکت بد و احمقانه نیست. یک نمونه از بازی‌های احمقانه‌ی بودجه‌بندی که مدیران اغلب اجرا می‌کنند خرج کردن به روش «یا استفاده کن یا از دستش بده» است. فرض کنید به پایان سال نزدیک می‌شوید و بودجه طبق پیش‌بینی شما در حال کنترل است. اگر در سال قبل کم خرج کرده باشید، بودجه‌ی سال آینده‌ی شما براساس همان سال حقیقی تعیین می‌شود نه بیشتر. بنابراین برای این که دوباره بودجه‌ی خود را از دست ندهید، ترجیح می‌دهید با اضافه‌ی بودجه‌ی خود هرچه می‌بینید بخرید؛ یعنی چیزهایی که به آن نیازی ندارید و فقط برای خرج کردن خریده‌اید.

مخارج خود را ماهیانه پیگیری کنید و اصلاحات لازم را انجام دهید

فکر نکنید که کسی به شما می‌گوید بودجه‌ی شما کی تمام خواهد شد. درواقع، حتی ممکن است مجبور شوید گزارش ماهانه بخواهید یا خودتان آن را پیگیری کنید. منتظر نمانید تا پایان سال برسد؛ چرا که ممکن است هم شما و هم رئیستان شوکه شود. در آن موقع دیگر تحقیقات و اصلاحات بسیار دیر است. مسئولیت‌پذیر و پاسخ‌گو باشید، خود را بسنجید و به مدیرتان گزارش دهید.

شفاف باشید و با تیم خود مشارکت کنید

بودجه‌ی خود را با تیمتان به اشتراک بگذارید شاید حتی بهتر باشد آن‌ها را در تنظیم پیش‌بینی درگیر کنید. مشارکت با تیم و کمک به آن‌ها برای درک فرآیند بودجه‌بندی یک حس مالکیت مشترک ایجاد می‌کند و کارمندان شما را تشویق می‌کند تا برای مدیریت هزینه‌ها راه‌های خلاقانه‌ای پیدا کنند.

استراتژیک باشید

ابتدا با توسعه‌ی یک استراتژی و اهداف آغاز کنید سپس منابع مورد نیاز برای دستیابی به آن اهداف را تعیین کنید. اگر بیش‌تر از سال گذشته نیاز دارید، یک پرونده‌ی تجاری آماده کنید و درخواست خود را برای دریافت بودجه‌ی اضافی ارائه دهید.

بیش از حد غرق در کار نشوید

هرچند مدیریت بودجه نقش مهمی برای یک مدیر ایفا می‌کند، اما هرگز از مهم‌ترین دارایی‌های خود چشم‌پوشی نکنید: افراد تیم خود. سعی کنید حداقل پنج برابر زمان را برای توسعه‌ی تیم خود صرف کنید.

منبع: thebalancecareers