بیشتر مدیران جدید آموزش‌های کمی در مورد چگونگی توسعه‌ی پیش‌بینی و مدیریت بودجه و پیگیری هزینه‌ها دریافت می‌کنند

وقتی یک کارمند برای اولین بار به مقام مدیریت ارتقا می‌یابد ممکن است اولین تجربه‌ی او برای اداره کردن بودجه‌ی یک بخش باشد. بیشترمدیران جدید آموزش‌های کمی در مورد چگونگی توسعه‌ی پیش‌بینی و مدیریت بودجه، پیگیری هزینه‌ها و یا ایجاد تعدیلات میان‌سال دریافت می‌کنند. اغلب یک صفحه‌گسترده یا گزارش (اسپریدشیت) از طرف رییس مافوق یا اداره‌ی دارایی به آن‌ها داده می‌شود که معمولاً می‌دانند چگونه با آن کار کنند یا این که از طریق آزمون و خطا یاد می‌گیرند. اگرچه «آزمون و خطا» روشی مؤثر برای یادگیری مهارت‌های جدید است، اما بهتر است مدیران جدید مرتکب خطاهای وحشتناک کمتری شوند. در این قسمت برای آن دسته از مدیران جدیدی که به‌ تازگی مسؤلیت بودجه‌بندی را به‌عهده گرفته‌اند توصیه‌هایی ارائه می‌دهیم:

از همان ابتدا یاد بگیرید از زمان درست استفاده کنید

بهترین موقع برای پرسیدن سؤال‌های «احمقانه» زمانی است که تازه‌کار هستید و هنوز تجربه‌ی آن را ندارید. پس بهتر است سؤالات خود را بپرسید و زمان خود را صرف یادگیری کنید؛ نه این‌که منتظر بمانید بقیه خطاهای شما را یادآوری کنند. از مدیر خود بخواهید فلسلفه‌ی اساسی، اهداف کلی، قالب و هر چیز دیگری را مرور کند. اگر سازمان شما کسی را در قسمت مالی دارد، از وی بخواهید با شما هم وقت بگذراند چون بیشتر آن‌ها مایلند تخصص خود را به اشتراک بگذارند. به‌طورکلی اگر آن‌ها بتوانند به شما یاد دهند که چگونه مطابق با خصوصیات آن‌ها کارها را انجام دهید دردسر کمتری خواهید داشت.

یک دوره آموزشی «سرمایه‌گذاری و بودجه‌بندی مخصوص مدیران غیرمالی» را بگذرانید

در آموزشگاه‌های تجاری دانشگاه‌های خود جستجو کنید و «آموزش‌های اجرایی» مرتبط با آن را پیدا کنید. بیشتر آموزشگاه‌های تجاری دوره‌های کوتاه‌مدت یک تا سه روزه ارائه می‌دهند. در طول دوره یا بعد از آن زمان خود را صرف گزارش سالیانه‌ی سازمان کنید و انواع گزارش‌ها و نسبت‌های مالی را یاد بگیرید.

بودجه‌ی بخش مربوط به خود را مثل تجارت شخصی خود مدیریت کنید

معمولاً وقتی برای یک سازمان بزرگ کار می‌کنیم، تمایل داریم پول‌های شرکت را طوری خرج کنیم که انگار درخت پول داریم؛ اما این گونه نیست و شما به عنوان مدیر وظیفه دارید منابع مالی بخش خود را به‌درستی مدیریت کنید.

مانند بازیکن تیم عمل کنید

در صورت امکان از بودجه‌ی رئیس خود مطلع شوید. اگرچه در اختیار داشتن بودجه‌ی خودتان امری مهم است، اما واحد شما بخشی از یک نهاد بزرگ‌تر است. از مدیر خود بخواهید میزان بودجه‌ی مناسب را به شما بگوید و راهنماییتان کند. ممکن است مواقعی پیش بیاید که یکی دیگر از واحدهای شما به پول نیاز داشته باشد و اهداف آن‌ها اولویت بیش‌تری نسبت به شما داشته باشد. در این صورت منتظر نمانید از شما کمک بخواهند بلکه خودتان در احتیاط کامل برای کمک به آن‌ها پیشقدم شوید و به مدیر واحد مربوط پیشنهاد همکاری دهید.

کارهای احمقانه نکنید

فقط به این دلیل که «همه فلان کار را می‌کنند» به این معنی نیست که آن کار برای شرکت بد و احمقانه نیست. یک نمونه از بازی‌های احمقانه‌ی بودجه‌بندی که مدیران اغلب اجرا می‌کنند خرج کردن به روش «یا استفاده کن یا از دستش بده» است. فرض کنید به پایان سال نزدیک می‌شوید و بودجه طبق پیش‌بینی شما در حال کنترل است. اگر در سال قبل کم خرج کرده باشید، بودجه‌ی سال آینده‌ی شما براساس همان سال حقیقی تعیین می‌شود نه بیشتر. بنابراین برای این که دوباره بودجه‌ی خود را از دست ندهید، ترجیح می‌دهید با اضافه‌ی بودجه‌ی خود هرچه می‌بینید بخرید؛ یعنی چیزهایی که به آن نیازی ندارید و فقط برای خرج کردن خریده‌اید.

مخارج خود را ماهیانه پیگیری کنید و اصلاحات لازم را انجام دهید

فکر نکنید که کسی به شما می‌گوید بودجه‌ی شما کی تمام خواهد شد. درواقع، حتی ممکن است مجبور شوید گزارش ماهانه بخواهید یا خودتان آن را پیگیری کنید. منتظر نمانید تا پایان سال برسد؛ چرا که ممکن است هم شما و هم رئیستان شوکه شود. در آن موقع دیگر تحقیقات و اصلاحات بسیار دیر است. مسؤلیت‌پذیر و پاسخ‌گو باشید، خود را بسنجید و به مدیرتان گزارش دهید.

شفاف باشید و با تیم خود مشارکت کنید

بودجه‌ی خود را با تیمتان به اشتراک بگذارید شاید حتی بهتر باشد آن‌ها را در تنظیم پیش‌بینی درگیر کنید. مشارکت با تیم و کمک به آن‌ها برای درک فرآیند بودجه‌بندی یک حس مالکیت مشترک ایجاد می‌کند و کارمندان شما را تشویق می‌کند تا برای مدیریت هزینه‌ها راه‌های خلاقانه‌ای پیدا کنند.

استراتژیک باشید

ابتدا با توسعه‌ی یک استراتژی و اهداف آغاز کنید سپس منابع مورد نیاز برای دستیابی به آن اهداف را تعیین کنید. اگر بیش‌تر از سال گذشته نیاز دارید، یک پرونده‌ی تجاری آماده کنید و درخواست خود را برای دریافت بودجه‌ی اضافی ارائه دهید.

بیش از حد غرق در کار نشوید

هرچند مدیریت بودجه نقش مهمی برای یک مدیر ایفا می‌کند، اما هرگز از مهم‌ترین دارایی‌های خود چشم‌پوشی نکنید: افراد تیم خود. سعی کنید حداقل پنج برابر زمان را برای توسعه‌ی تیم خود صرف کنید.

منبع: thebalancecareers

نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها

بیشتر بخوانید  تحلیل سیستم خزانه‌داری و نقشه راه مالی