استفاده از سیستم‌های ERP چه تأثیری در مدیریت یکپارچه سازمان دارد؟

مزایای ERP و اثرات آن در سازمان‌ها و شرکت‌ها چگونه است؟

مزایای ERP شامل موارد زیادی می‌شود، در مطلب امروز تاثیرات استفاده از این راهکار را بررسی می‌کنیم. ERP در واقع یک واژه برگرفته از کلمات سازمان بزرگ ( Enterprise)، منابع ( Resources)، و برنامه ریزی (Planning)، است. این کلمه یک عنوان برای سیستم‌هایی است که تمامی منابع سازمان را در شاخه‌های مختلف، به طور یکپارچه مدیریت می‌کند. مدیریت منابع مالی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت تولید و کنترل کالا، سازماندهی تجهیزات و تولیدات و هر گونه منبع سازمانی دیگر، با استفاده از نرم افزار ERP قابل مدیریت است.

برنامه ریزی منابع سازمانی، در واقع امکانات لازم برای استفاده بهینه از منابع مختلف سازمان را فراهم می‌کند. مزایای ERP وقتی قابل استناد هستند که این سیستم به طور کاربردی اجرایی شود. شاخص ارزیابی عملکرد در سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی، نتایج مثبت آن در مدیریت پروژه است. مزایای ERP در کسب و کار اعم از مدیریت تولید، مدیریت منابع مالی، مدیریت فروش، مدیریت بازاریابی و مشاوره فروش و بازاریابی، فرآیند‌های کسب و کار را بهبود می دهند. بیشتر کسب و کارها نیازمند سیستم‌های مالی، اداری و تولیدی هستند، همه‌ی این سیستم‌ها به پشتیبانی قدرتمند و یکپارچه نیازمند هستند.

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، با داشتن مزیت‌های زیاد، قابلیت سازمان در مواجهه با تغییرات کسب و کار را بهبود می‌دهد. این موضوع تاثیر بسزایی در افزایش توان رقابتی سازمان دارد. کاهش هزینه‌های پردازش اطلاعات، فروش، خرید، پشتیبانی، تدارکات و نگهداری تجهیزات از مزایای ERP است. از طرفی کاهش هزینه‌های خدمات و از طرف دیگر کاهش زمان تحویل، توزیع و انبارداری کالا، ثبت اطلاعات مالی، باعث افزایش راندمان کاری می‌شود.

مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی

آگاهی و شناخت مزایای ERP در صورتی امکان پذیر می‌شود که ویژگی‌های آن را به خوبی بشناسیم. برای پوشش دادن فرآیند‌های سازمان، سیستم‌های ERP ملزم به پشتیبانی وظایف سازمانی مختلف هستند. این سیستم‌ها متناسب با طیف وسیعی از سازمان‌ها طراحی می‌شوند و مورد استفاده قرار می‌گیرند. استفاده از تجربیات موفق از ویژگی‌های نرم افزار ERP است. مجموعه‌ای از تجربیات موفق که در جهان مورد استفاده قرار گرفته‌اند، در این سیستم جمع آوری شده‌اند. این تجربیات در هر مرحله از اجرایی شدن، به طور کامل در اختیار مشتریان قرار می‌گیرند.

با توجه به شرایط ویژه‌ای که مشتری دارد، سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی متناسب سازی می‌شود. در هر دوره‌ای از ارتقای نرم‌افزار، تجربیات حاصل از مشتریان جدید نیز در نرم افزار اجرایی می‌شوند. این نرم‌افزار مجدد بعد از پیاده سازی تجربیات جدید، در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد، مزایای ERP تجربه‌ی فوق العاده‌ای از کارایی و اثرگذاری را در اختیار شرکت‌های مختلف قرار می‌دهد. انعطاف پذیری یکی از ویژگی‌های مهم و مزایای ERP است.

راهکارهای ارائه شده توسط نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، مطابق با تغییرات سازمانی و نیازهای روز افزون کسب و کار، به روز رسانی می‌شوند. در واقع امکانات ارائه‌ شده نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، سفارشی سازی و شخصی سازی شده هستند. مطابقت راهکارهای ارائه شده توسط این نرم افزار با نیاز سازمان، باعث ایجاد انعطاف پذیری در این نرم افزار می‌شود. با این مزیت پاسخگویی به نیاز صنایع مختلف، راحت‌تر انجام می‌شود.

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی چه کاربردهایی دارد؟

با توجه به ویژگی‌ها و مزایای ERP کاربردهای این سیستم نیز گسترده هستند. یکی از ویژگی‌های مهم این نرم افزار ماژولار بودن آن است، راهکارهای این سیستم به شیوه‌ای طراحی می‌شود که هر جزء آن‌ها قادر است به طور مستقل انجام وظیفه کند. با این مکانیزم و عملکرد متفاوت، هرگاه در عملکرد یکی از اجزای نرم افزار تغییر ایجاد شود، سایر اجزا دچار تغییر و مشکل جدی نمی‌شوند. یکی دیگر از ویژگی‌های این سیستم، یکپارچه بودن پایگاه داده‌های آن است. بخش‌های مختلف یک سازمان شامل پایگاه داده یکپارچه هستند، با یکپارچگی در پایگاه داده، داده‌های تکراری و زائد حذف می‌شوند.

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی با بخش‌های بیرون از سازمان در ارتباط است. نرم افزار ERP می‌تواند با افراد بیرون از سازمان، مشتریان و تامین کنندگان تعامل مستقیم ایجاد کند. در واقع با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، یک ارتباط به روز و ایمن بین عناصر زنجیره تامین کالا و خدمات سازمان ایجاد می‌شود. علاوه بر این مزیت‌ها موارد دیگری نیز هستند که در ادامه بررسی می‌کنیم. کاهش حجم فعالیت‌های روزمره، حذف فرآیند‌های زائد، بهینه سازی در استفاده از منابع سازمان، ایجاد یک محیط کاربر پسند و توانمند، انعطاف پذیری در انطباق با قوانین مالیات فروش، صادرات و واردات کشور، دسترسی سریع گزارش یکپارچه سیستم، از ویژگی‌ها و مزیت‌های این نرم افزار هستند.

مزیت‌های استفاده از راهکار‌های ارائه شده توسط نرم افزار  ERP

مزایای ERP هنگام اجرایی شدن در یک سازمان، باعث ایجاد نتایج مثبت زیادی می‌شوند. استفاده از این سیستم باعث بهینه سازی و ایجاد تغییرات فراوانی می‌شود. در واقع این نرم افزار وضعیت سازمان را به سطح بالاتری ارتقاء می‌دهد. هدف اصلی این سیستم فراهم کردن نیازهای بلند مدت و راهبردی سازمان است. ERP باعث توانمندسازی سازمان در زمینه‌های مختلف کسب و کار می‌شود، یکی از حوزه‌های مهم کسب و کار استراتژیک است. در زمینه‌ی استراتژیک کسب و کار نرم افزار ERP باعث تغییرات گسترده می‌شود.

با تغییر دیدگاه سازمان از جزیره‌ای به دیدگاه سیستمی و فرآیند محور، روابط بین واحدهای مختلف بهبود می‌یابد، با افزایش میزان هماهنگی در واحد تولید، خدمات رسانی با کیفیت، تهیه گزارش‌های مالی دقیق و سر وقت، افزایش میزان فروش و سود آوری، ارزش افزوده که حاصل برای سازمان نیز به مراتب بیشتر می‌شود. سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، با ایجاد استانداردها و فرآیند‌های کاربردی یکپارچه، قابلیت سازمان در کنترل فرآیند‌ها را تقویت می‌کند. این نرم افزار با ارائه‌ یک پایگاه داده متمرکز و یکپارچه، باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می‌شود. افزایش میزان کارایی و اثر بخشی فعالیت‌های سازمان، و گزارش دهی مدیریت شده از مزایای ERP محسوب می‌شوند.

استفاده از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، موجب تقویت زیر ساخت‌ها و ایجاد توانایی برای هماهنگی با تغییرات بیرونی می‌شود. این ویژگی برای وارد شدن به دنیای تجارت الکترونیک و استفاده از وب و اینترنت به منظور آسان شدن امور، و به کارگیری دنیای مجازی یک راه حل اجتناب‌ ناپذیر است.

مزیت‌های نرم افزار ERP در بخش عملیات چگونه است؟

سازمان‌های مختلف می‌توانند با استفاده از این نرم افزار، از مزایای  ERP در رقابت بهره‌مند شوند. یکی دیگر از اثرات مهم نرم افزار ERP در زمینه عملیات است. نرم افزار ERP این موقعیت را به وجود می‌آورد تا اطلاعات بر اساس گردش بهینه فعالیت‌ها، در واحدهای کسب و کار به جریان بیفتند. در نتیجه یک مبنای یکسان برای گزارشات مدیریتی و قانونی فراهم می‌شود. با استفاده از این موقعیت، پیشگیری از ایجاد مغایرت در اطلاعات بخش‌های مختلف ممکن می‌شود. با یکپارچه شدن فضای کسب و کار و فرآیند‌های آن، پوشش نیازهای واحدهای عملیاتی و غیر عملیاتی سازمان، کارایی فرآیند‌های کاری و واحدهای مختلف، به طور قابل توجهی بیش‌تر می‌شود. استفاده از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی با بهینه کردن فرآیند سفارش دهی و تولید محصولات، باعث کم شدن موجودی مواد اولیه می‌شود‌.

در نتیجه حجم کالای ساخته شده در انبارها کم‌تر می‌شود. در واقع مزایای ERP باعث می‌شود زنجیره تامین و عرضه محصولات مدیریت شود. از زمانی که سفارش محصولات از مشتریان دریافت می‌شود تا زمان تحویل محصولات و دریافت هزینه، همه‌ی اطلاعات در سیستم‌های ERP ثبت و پیگیری می‌شوند. سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از این پلتفرم، به راحتی سفارشات، فروش و پخش محصولات و خدمات را ردیابی کنند، با این کار هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان نیز ایجاد می‌شود.

با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، تعامل بین مشتریان، تامین کنندگان، و پیمانکاران بیش‌تر می‌شود. این نرم افزار قادر است، ارتباط دقیق و یکپارچه را با سیستم‌های اطلاعاتی خارج از سازمان، برقرار کند. این سیستم‌های اطلاعاتی شامل بانک، بورس، سازمان‌های مالیاتی، وزارت خانه، سازمان بیمه و نهادهای مرتبط هستند. اجرایی کردن سیستم ERP در زمینه‌ی عملیات‌های سازمان، باعث افزایش سرعت و دقت در انجام فعالیت‌ها می‌شود.

کاربرد نرم افزار ERP در حوزه فنی سازمان

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، با ایجاد استانداردها و فرآیند‌های یکپارچه، توان سازمان در کنترل فرآیند‌ها را بهبود می‌دهد. این به این معنی است که سازمان‌ها با استفاده از این سیستم، با سرعت بیش‌تری اطلاعات را دریافت می‌کنند. فناوری‌های به کار برده در پلتفرم ERP علاوه بر این که به نحو مطلوب باعث برقراری امنیت می‌شوند، امکان تعامل این نرم افزارها با سایر نرم افزارهای سازمان نیز ایجاد می‌شود. ایجاد امنیت، حفظ و ارتقاء آن، تبادل اطلاعات در بستری از زیرساخت‌های شبکه‌ای، نیازمند به کارگیری فناوری‌های کارآمد و مدرن است. راهکارهای ارائه شده از طریق پلتفرم ERP همه‌ی این ویژگی‌ها و مزیت‌ها را دارند.

مزایای ERP باعث ایجاد امکاناتی می‌شود که نرم افزارهایی که ارزش افزوده بالا دارند، نیز در کنار نرم افزار ERP اجرایی شوند. از جمله نرم افزارهایی که در کنار سیستم ERP پیاده سازی می‌شوند، نرم افزارهای حوزه هوشمند کسب و کار هستند. همه‌ی این نرم افزارها موقعیت استفاده از داده‌های یکپارچه را ایجاد می‌کنند. یکی از نکات مهم در رابطه با استفاده از سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی، امکان توسعه و اضافه کردن محدود افزونه‌های جدید به نرم افزار اصلی است. مزیت یکپارچه بودن ذاتی ماژول‌های این نرم افزار، باعث کاهش میزان آموزش مورد نیاز برای کار کردن مدیریت سازمان است.

با توجه به بالا بودن مدت زمان و هزینه استقرار سیستم‌های ERP باید ارزیابی اولیه‌ از اهداف و نیازمندی‌های سازمان صورت بگیرد.

سیستم‌های ERP مزایای متعددی دارند که استفاده از آن در هزاره اقتصاد، خدمات و فناوری به یاری شرکت‌های تولیدی و صنعتی در جهت انتقال سریع‌تر و مناسب اطلاعات و یکپارچه‌سازی آمده است. با توجه به پوشش‌دهی وظایف و فعالیت‌های تخصصی واحدهای متعدد سازمان و همچنین تجزیه و تحلیل اطلاعات و ارائه گزارشات به موقع‌، وجود نرم‌افزار مدیریت سازمانی را ضروری‌تر از گذشته کرد و این گونه آشنایی با مفهوم ERP برای مدیران با اهمیت شد.

با توجه به بالا بودن مدت زمان و هزینه استقرار سیستم‌های ERP باید ارزیابی اولیه‌ای از اهداف و نیازمندی کسب و کار و همچنین میزان آمادگی سازمان برای پیاده‌سازی انجام گیرد. با توجه به افزایش و گسترش رقابت‌، شرکت‌ها ناگزیر به استفاده از نرم افزار مدیریت سازمانی شده‌اند.

سیستم ERP چیست؟

در مطالب متعدد قبلی در مورد مفهوم ERP و اهمیت کمی توضیح داده‌ایم. اما به طور خلاصه باید بگوییم در تعریف ERP این گونه گفت که به منظور ارتقای مدیریت فرآیند عملیات سازمانی، ERP یک سیستم مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع اطلاعاتی سازمان را در کنترل مدیران با دقت و سرعت بالا قرار می‌دهد.

مزایای استفاده از سیستم‌های ERP

• افزایش سازگاری و ایجاد یکپارچگی اطلاعات سازمان

• استانداردسازی فرآیندهای سازمانی در انواع ERP و بر اساس بهترین تجربیات شرکت‌های عرضه کننده سیستم مالی و اداری

• کاهش زمان انجام فرآیندهای سازمانی

• تبدیل حالت ضمنی فرآیند سازمانی به حالت صریح به علت مهندسی مجدد فرآیند سازمان

• نصب و راه اندازی ماژول‌های ERP با سایر سیستم‌های کاربردی توسط عرضه کننده ERP

• تسهیل در توسعه سیستم ها و تکنولوژی‌های جدید

• ایجاد همکاری و سرمایه‌گذاری تجاری برای سازمان‌ها با کاهش هزینه، افزایش بازدهی و نتیجه بهتر

• فراهم‌سازی زیر ساخت‌های لازم برای پرداختن به CRM ، SCM و …

• بهینه سازی و توسعه زیر ساخت لازم در جهت وارد شدن به بحث E-BUSINESS و …

هزینه‌های سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان ERP

در اجرا و پیاده‌سازی نرم افزار ERP باید تطابق هزینه‌های سیستم erp را با بودجه شرکت خریدار در نظر گرفت.

هزینه تست یکپارچگی نرم افزار سازمانی ERP :

شما ممکن است با توجه به نوع فعالیت خود از نرم افزارهای دیگری همچون زنجیره تامین یا بارکد خوان استفاده کنید ولی تصمیم داشته باشید با مرتبط سازی از مزایای پیاده سازی ERP بهره مند شوید. این کار مستلزم هزینه جدا خواهد بود و برای روند صحیح اجرا با سایر نرم افزارها و ازتباط حساب شده با راهکار ERP باید تست و یکپارچگی لازم توسط کارشناسان استقرار برقرار شده باشد.

هزینه آموزش:

از آن جایی که کارکنان یک سازمان در سایر واحدهای مالی و اداری از یک سیستم یکپارچه استفاده می‌کنند لازم است که در روش به کارگیری نرم افزار با فعالیت‌های حرفه‌ای آموزش و تمرکز بیشتری داشته باشند. چرا که هر اطلاعاتی که در سیستم منابع سازمان ERP ثبت می‌شود، بر روی کل مزایای استفاده از سیستم ERP تأثیر مستقیم دارد. بنابراین باید علاوه بر نحوه به کارگیری نرم افزار، آموزشی برای آشنایی با فرآیندهای تاثیر گذار در اجرای ERP برای کارکنان در نطر گرفته شود.

هزینه سفارشی کردن نرم افزار مدیریت سازمانی:

ممکن است شما تصمیم بگیرید برای پیشبرد اهداف و یکپارچگی اطلاعات و فرآیند سازمان ، از مزایای استفاده از سیستم ERP استفاده کنید. بنابراین بعد از بررسی ساختار ERP متوجه می شوید سیستم جوابگوی برخی از فرایندهای کاری شما نیست و تصمیم می گیرید بر اساس شرایط سازمان تغییرات و بازسازی در معماری و ساختار ERP ایجاد شود. این سفارش سازی خود متحمل هزینه برای سازمان است.

هزینه تبدیل داده‌ها:

مطمئناً برای بهره‌مندی از مزایای استفاده از سیستم ERP و انتقال اطلاعاتی همچون مشخصات مشتریان، طرف‌های تجاری، اطلاعات کالا و … از سیستمی که قبلاً مورد استفاده بوده به سیستم جدید ERP، سازمان باید هزینه‌ای را به شرکت ارائه کننده خدمات ERP پرداخت کند.

هزینه زمان بازگشت سرمایه:

یکی از اشتباهاتی که اغلب سازمان‌ها بعد از استقرار ERP در واحدهای خود انتظار دارند، کسب منافع و مزایای استفاده از سیستم ERP در سازمان است. اما باید این موضوع را در نظر بگیرند که برای مشخص شدن تاثیرات ماژول‌های ERP بر فرآیند سازمان، باید سیستم‌ها برای مدتی کار کنند تا شاهد بهبود در فرآیند و بازدهی پروژه باشند.

انتخاب و اجرایی کردن سیستم‌های erp نیازمند یک برنامه‌ریزی استراتژیک با یک نگاه تخصصی است تا بتوان بهترین خروجی را از آنها گرفت، در غیر این صورت امکان شکست سیستم شما وجود دارد. گروه مشاورین داده رخ با داشتن تیمی مجرب و متخصص و با الگو برداری از بهترین سازمان‌ها می‌تواند از اولین قدم که مشاوره رایگان است تا قدم‌های نهایی مثل استقرار سیستم‌های ERP، طراحی سایت، طراحی سند استراتژی، برگزاری دوره‌‌های آموزشی و … همراه شما باشد.