ماژول‌های پایه برای سیستم‌های یکپارچه ERP کدام است؟

قطعا تاکنون بارها درباره سیستم ERP مطالبی شنیده‌اید. برای این که مطمئن شوید سازمان و کسب و کار شما نیازمند پیاده سازی این سیستم است و آمادگی لازم برای آن را دارد، بهتر است ابتدا به سوالات زیر پاسخ دهید.

1. مشکلات متعدد سیستم‌های جزیره‌ای در نگهداری و پشتیبانی شما را خسته کرده است؟
2. فرآیندهای غیر اتوماتیک به دلیل ایجاد مغایرت و ورود اطلاعات تکراری سازمان شما را دچار مشکل کرده است؟
3. مدیریت مالی سازمان برای انجام امور حسابداری به‌جای نرم افزارهای تخصصی از نرم افزار اکسل استفاده می‌کند؟
4. گزارش‌های مالی و مدیریتی سازمان‌تان به قدری پیچیده است که نمی‌توانید هیچ اطلاعاتی از آن‌ها بدست آورید؟
5. توان محاسبه بهای تمام شده محصول و خدمات ارائه شده را ندارید؟
6. برای کنترل موجودی و انبارگردانی سازمان خود به روش‌های جدیدتری نیاز دارید؟
7. عدم وجود یکپارچگی در فرآیندهای واقعی سیستم‌های جزیره‌ای، در فرآیندهای کاری شما اخلال ایجاد کرده و دوباره کاری‌های مکرر در پی داشته است؟
8. برای برنامه ریزی تولید به افراد باقیمانده وابسته‌اید و توان انجام این کار با روشی سیستماتیک و بهینه را ندارید؟

سیستم ERP بیشتر یک سیستم پویا و داینامیک است تا نرم افزار. در این سیستم داده‌ها و اطلاعات به واسطه مجموعه‌ای از ارتباطات که میان اجزایی با هدف مشخص و در یک راستای مشخص در تعامل هستند، تولید می‌شوند. سپس اطلاعات تولید شده به صورت هماهنگ و یکپارچه، فرآیندها، الزامات و استانداردهایی را اجرا و از آن‌ها پشتیبانی می‌کنند.

با توجه به مفهوم ارائه شده درباره سیستم ERP، این سیستم لاجرم باید پویا و انعطاف پذیر باشد. این سیستم می‌بایست اولا واکنش مناسبی در برابر تغییرات از خود نشان دهد و ثانیا مدیران سازمان را در جهت اتخاذ تصمیمات درست، بهینه، به موقع و قابل اتکا یاری کند. زیرا ERP در اصل منبع موثقی از داده‌ها و اطلاعات در کسب و کار (Single Source of Truth) است.

البته سیستم ERP مانند یک موجود زنده می‌تواند به مرور زمان رشد کند و محیطی فراتر از مرز و محدوده خود را تحت پوشش قرار دهد. چنین سیستمی همگام با رشد سازمان ارتقا پیدا می‌کند و به این ترتیب سازمان را به سوی سطوح بالاتری از بهره‌وری و کارایی هدایت می‌کند. اتصال سیستم‌های ERP به ابزارهای جمع‌آوری داده و اطلاعات در محل و مبدا تولید اطلاعات، نمونه‌ای بارز از کاملتر شدن آن‌ها است.

امروزه سازمان‌ها به دنبال نرم افزاری جامع هستند که میان بخش‌های مختلف آن‌ها از جمله مدیریت خرید، مدیریت تولید، مدیریت منابع انسانی، تهیه و تدارکات، مدیریت مالی و حسابداری، مدیریت فروش و بازاریابی و خدمات و … هماهنگی ایجاد کند. شرایط رقابتی حاکم بر بازار امروز و تغییرات لحظه‌ای که کسب و کارها با آن مواجه‌اند استفاده از چنین نرم افزاری را ضروری می‌کند. در بازار رقابتی امروز کسب و کارها اگر برای کاهش هزینه‌ها، کاهش زمان انجام کارها، افزایش سرعت تحویل سفارش‌ها، افزایش کیفیت خدمات و ایجاد هماهنگی میان عرضه و تقاضا تلاش نکنند، هرگز موفق نخواهند شد.

موارد گفته شده در ابتدای مطلب تنها گوشه‌ای از مشکلات کسب و کارها است. این کسب و کارها به سیستم ERP نیازمندند تا فرآیندهای فعلی‌شان را از نظر هماهنگی و یکپارچگی، اصلاح کرده یا بازتعریف کند و یا به طور کلی مطابق با چارچوب‌های استاندارد و با روش‌های موجود در صنعت آن‌ها را حذف کند.

ضرورت و اهمیت پیاده سازی سیستم ERP

پیاده سازی سیستم ERP در سازمان نیازمند بهبود فرآیندها و تغییرات کم تا گسترده در آن سازمان است. گروه مشاوره مدیریت رخ با برقراری ارتباط میان تیم مدیریتی سازمان و مهندسین نرم افزار و متخصصین حوزه فناوری اطلاعات به سازمان کمک می‌کند تا با برنامه ریزی استراتژیک و تحلیل سیستم‌های اطلاعاتی در جهت بهره‌وری هر چه بیشتر در مسیر اهداف و برنامه‌های کلان خود قدم بردارد.

تیم مشاوره رخ برای آماده سازی اجرای سیستم ERP و خرید نرم افزار ERP از متدولوژی‌ها و چارچوب‌های معماری سازمانی استفاده می‌کنند. همچنین در این راستا از مدل سازی فرآیندها، بهینه سازی و مهندسی مجدد فرآیندها به روش الکترونیکی نیز کمک می‌گیرند.

سیستم ERP مایکروسافت DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL

Dynamics 365 Business Central یک سیستم ERP ویژه مجموعه‌های SME است. این سیستم طوری طراحی شده که امکان توسعه و سفارشی سازی برای کسب و کارهای مختلف را به فرد می‌دهد.

این سیستم ERP به تبعیت از استاندارد PCF Cross – Industry موسسه بهره‌وری آمریکا (APQC) ساخته شده است. به همین دلیل هم فرآیندهای مهم کسب و کار (Core Business) را به صورت کامل (End – to – End) پوشش می‌دهد. این سیستم همچنین با در اختیار گذاشتن موتوری قدرتمند این امکان را برای مدیران سازمان فراهم می‌کند که بتوانند مطابق با نیازهای روزانه سازمان، آن را تنظیم کنند.

Business Central کمپانی مایکروسافت یک سیستم ERP است که توسط تیمی گسترده متشکل از پارتنرهای این شرکت ایجاد و در بیش از 200 کشور جهان اجرا شده است. این سیستم به طور اختصاصی و بومی برای هر کشور ارائه شده است.

سیستم ERP این شرکت، سیستمی پویا و انعطاف پذیر است، زیرا شامل بیش از 600 افزونه ویژه (Vertical Solution) برای هر صنعت است. هر 600 افزونه توسط شبکه پارتنرهای همین شرکت ایجاد شده و توسعه یافته است.

اداره کسب و کار در هر مکان و هر زمان

فناوری ابری (Cloud) یا فناوری درون سازمانی (On – Premise) که نمونه توسعه یافته سیستم ERP هستند این امکان را به شما می‌دهند که در هر زمان و هر جا از بیزینس سنترال استفاده کنید. شما با بیزینس سنترال تجربه کاربری مشابهی را فارغ از شکل بکارگیری آن، درک خواهید کرد.

با کمک بیزینس سنترال سیستم ERP تجارت خود را به شکل پویا درآورید. نسخه موبایل این برنامه هم از فناوری ابری و هم فناوری درون سازمانی پشتیبانی می‌کند. شما فارغ از زبانی که دارید و سیستم عامل موبایل‌تان، قادر به استفاده از بیزینس سنترال خواهید بود، زیرا این برنامه از 40 زبان پشتیبانی کرده و بر روی هر دو سیستم عامل اندروید و آی یو اس قابل نصب است. در نتیجه این برنامه بهره‌وری شما را از هر نظر افزایش خواهد داد.

برای انتقال داده‌ها می‌توانید ابتدا آن‌ها را در سیستم‌های خود ذخیره کنید. همچنین برای جلوگیری از دسترسی غیر مجاز به داده‌ها می‌توانید از قابلیت رمزگذاری خودکار پایگاه اطلاعاتی مایکروسافت استفاده کنید.

  مدیریت امور مالی در سیستم ERP

برای مدیریت امور مالی سازمان خود در سیستم ERP نیز می‌توانید از مایکروسافت پاور بی‌آی کمک بگیرید. با استفاده از داده‌ها، گزارش‌ها، چارت‌ها و داشبوردهایی که مایکروسافت پاور بی‌آی از طریق بررسی صورت‌های مالی و حسابداری، میزان فروش، خرید و موجودی در اختیار شما می‌گذارد می‌توانید درباره امور مالی خود آگاهانه تصمیم بگیرید. افزونه جدید اضافه شده به این نرم افزار (افزونه پیش‌بینی پرداخت) در جهت کاهش مطالبات شما را یاری می‌کند.

در سیستم ERP باید به صورت لحظه‌ای چارت‌ها و گزارش‌های مالی را بررسی کنید. برای بررسی و مشاهده چارت‌ها و گزارش‌ها می‌توانید از پاور بی‌آی و یا اکسل گزارش‌های غیر قابل انتقال) استفاده کنید. برای این که بتوانید الگوها و ترندها را تشخیص دهید، از ابعاد نامحدود داده‌ها استفاده کنید.

با استفاده از قابلیت‌های حساب‌های یکپارچه دریافتنی و پرداختنی این نرم افزار، حساب‌ها و گزارش‌های مالی خود در سیستم ERP را ببندید. با کمک یکپارچه ساز خودکار مایکروسافت پاور بی‌آی می‌توانید روند تایید جریان کار خود را کارآمدتر کنید.

با کمک دفتر کل سفارش‌های (G/L) و گزارش فهرست حساب، عملکرد مالی خود را رهگیری کنید. در ماژول حسابداری هزینه‌ها به ارزیابی هزینه، درآمد یا همان گزارش سود بپردازید.

بهینه سازی زنجیره تامین در سیستم ERP

منظور از بهینه سازی زنجیره تامین در سیستم ERP پیش‌بینی زمان مناسب برای شارژ مجدد موجودی‌ها است. برای پیش‌بینی شارژ موجودی، فروش و موارد احتمالی عدم موجودی می‌توانید از قابلیت ایجاد خودکار سفارش‌های خرید هوش داخلی استفاده کنید.

سعی کنید دید کلی از میزان موجودی‌های انبار داشته باشید. سپس برای محصولات و آیتم‌های موجود، از روش‌های هزینه یابی یا روش‌های دیگر استفاده کنید. نکته مهم بعدی در بهینه سازی زنجیره تامین در سیستم ERP جابجایی آیتم‌های موجود در نقاط مختلف و به صورت آزادانه است. در کنار این موارد، با شمارش چرخه‌ای به طور مداوم کمیت محصولات انبار را چک کنید.

همکاری فعال و اقتصادی با تامین کنندگان در این مسیر به شما کمک می‌کند. لیستی از تامین کنندگان بالقوه تهیه کرده و محصولات مورد نیاز را از آن‌ها استعلام کنید و در نهایت بهترین پیشنهاد دریافتی را به سفارش تبدیل کنید. پیکر بندی تامین کنندگان باید به نحوی باشد که در رابطه با انطباق سیاست‌های داخلی و خارجی، تردید ایجاد نکند. از پیشنهاداتی که بر مبنای تقاضای واقعی، پیش‌بینی شده و دسترس پذیر در سیستم ایجاد شده اند برای شارژ مجدد موجودی بهره ببرید.

افزایش سرعت فرآیند فروش

برای این که بتوانید به فرآیند فروش خود در سیستم ERP سرعت ببخشید، باید کارهای زیر را انجام دهید:

• محصولات پر فروش را بر اساس پتانسیل درآمدی که دارند و به ترتیب اولویت دسته بندی کنید.
• تعاملات مشتریان را رهگیری کنید.
• برای انتخاب بهترین پیش فروش، فروش جانبی و فرصت‌های نوسازی چرخه فروش، مشاوره فروش و بازاریابی بگیرید.
• بهینه سازی درآمد را فراموش نکنید.
• با قیمت گذاری‌های انعطاف پذیر و در نظر گرفتن تخفیف برای مشتریان خاص به نیازهای مشتریان پاسخ دهید.
• قراردادهای سفارشات فروش و فرآیندهای انجام سفارش‌های کلی را بررسی کنید.
• جزئیات کالا اعم از قیمت، میزان تخفیف، تاریخ تحویل، موجود بودن یا نبودن کالا، وضعیت ثبت سفارش را در اختیار مشتری بگذارید.
• کالاهای مرجوعی از طرف مشتری را ارزیابی کنید. ارزیابی و بررسی کالاهای مرجوعی را می‌توانید با مدیریت سفارش‌های مرجوعی  به وسیله ارائه کوپن‌های اعتباری و یا در نظر گرفتن امکان تعویض یا تعمیر کالا انجام دهید.

تحویل پروژه‌ها در موعد مقرر با رعایت بودجه

تحویل پروژه در موعد مقرر از دیگر موارد مهم در سیستم ERP است. با استفاده از کارنما و قیمت گذاری پیشرفته و قابلیت گزارشگری، سفارش‌های مشتریان را ایجاد کرده و سپس مدیریت و رهگیری کنید. در ضمن توسعه و اصلاح بودجه می‌تواند سودآور بودن پروژه را تضمین کند.

در سیستم ERP می‌توانید با برنامه ریزی در خصوص ظرفیت و فروش، به سطح منابع مدیریت داشته باشید. هزینه‌های واقعی درج شده در صورتحساب مشتری را با هزینه‌های برنامه ریزی شده تطابق دهید. سپس با بینش ایجاد شده نسبت به وضعیت پروژه، میزان سودآور بودن آن و معیارهای استفاده از منابع، تصمیمات اثربخش بگیرید.

اداره انبار در سیستم ERP به شکل کارآمد

برای اداره انبار در سیستم ERP به شکل کارآمد ابتدا باید تاسیسات انبار را بهینه کنید. نمایش چیدمان انبار و قفسه‌ها با استفاده از تعبیه باکس و نقاط مشخص در بیزینس سنترال می‌تواند یک کار مفید در جهت بهینه سازی تاسیسات انبار باشد. با چیدمان آیتم‌های موجود در انبار بر اساس نوع، اندازه و ظرفیت باکس اداره انبار کارآمد را تجربه خواهید کرد.

توصیه‌هایی که در رابطه با محل جابجایی آیتم‌ها به شما ارائه می‌شود را عملی کنید. این توصیه‌ها کمک زیادی به بهینه سازی فضای انبار و پروسه جمع‌آوری کالا می‌کنند. با سرعت بخشیدن به روند ارسال، اصطکاک ناشی از انبارهای عبوری (کراس داکینگ) را کاهش دهید. برای این که بتوانید سفارش‌های مشتریان را به بهترین نحو انجام دهید، از اطلاعات لحظه‌ای که در خصوص مکان، جعبه و تعداد آیتم‌ها در اختیارتان قرار می‌گیرد استفاده کنید.

دستیابی به سطح خروجی بهینه

در سیستم ERP باید به محدودیت‌های ظرفیتی سازمان توجه داشت و با توجه به آن‌ها اقدام به تولید کرد. برنامه ریزی و پیشبرد روند حتی در شرایط پیچیده و سریع، بر طبق برنامه اهمیت زیادی در دستیابی به سطح خروجی بهینه دارد. برای برنامه ریزی ابتدا باید فهرستی از کالاهای قابل فروش، مواد اولیه، قطعات مونتاژ شده و منابع تهیه شود.

علاوه بر موارد گفته شده برای دستیابی به سطح خروجی بهینه در سیستم ERP باید کارهای زیر را نیز انجام دهید:

• موجودی‌های انبار را با استفاده از سفارش‌های مونتاژ شارژ کنید.
• در تهیه مواد به خواسته‌های مشتریان اهمیت دهید.
• از هزینه فروش و خط سفارش‌ها در مرحله مونتاژ تا سفارش برای تهیه فهرست گفته شده استفاده کنید.
• از سفارش‌های تولید برای فرآیندهای پیچیده بهره ببرید.
• مواد مصرفی و خروجی نهایی را هر بار ثبت کنید.
• برای برطرف کردن مغایرات مربوط به ضایعات و انحرافات تلاش کنید.

 

پایبندی به وعده‌های خدماتی در سیستم ERP

برای عملکرد صحیح بر اساس سیستم ERP پایبندی به وعده‌های خدماتی نیز مهم است. داشتن یک دید کلی از وظایف سرویس و حجم کاری می‌تواند در انجام سفارش‌ها به طور مؤثر توسط کارمندان تاثیر داشته باشد. برای این که بتوانید به وعده‌های خدماتی خود پایبند باشید و خدمات قابل اطمینان به مشتریان ارائه دهید باید قراردادهای سرویس را رهگیری کنید. پس از ارسال کالاها آن‌ها را به طور خودکار ثبت کنید. همچنین برای بهینه سازی سرویس بهتر است جزئیات سفارش‌ها را نگه دارید.

خدمات پس از فروش برای حل مشکلات بعد از تحویل محصول ارائه دهید، تفاوتی ندارد سفارش به تعویض نیاز داشته باشد یا تعمیر. جزئیات مربوط به تعمیر محصول مشکل دار را رهگیری کنید. در طول زمانی که سفارش مشتری در حال تعمیر است، با ارائه خدمات مختلف وفاداری او را افزایش دهید.

بیزینس سنترال در خور نیازهای شما ساخته شده است

بیزینس سنترال که یک نرم افزار مدیریت سیستم ERP است، پلتفرمی جامع با قابلیت تنظیم می‌باشد. کسب و کار و تخصص شما در هر زمینه‌ای که باشد بیزینس سنترال به افزایش بهره‌وری و توسعه آن کمک خواهد کرد.

برای دانلود اپلیکیشن‌های کاربردی مایکروسافت در زمینه سیستم ERP به بازار مایکروسافت اپ سورس مراجعه نمایید.

ماژول‌های ERP سیستم‌ها یا نرم‌افزارهایی هستند که تمامی منابع یک شرکت و سازمان را مدیریت می‌کند.

ماژول‌های سیستم‌های یکپارچه سازمانی که به صورت اختصار ERP نامیده می‌شود، سیستم‌ها یا نرم‌افزارهایی هستند که تمامی منابع یک شرکت و سازمان را مدیریت می‌کند؛ از پرداختی‌‌ها و حقوق کارمندان گرفته تا حتی اضافه شدن یک پیچ به مجموعه سازمانتان را می‌توان با استفاده از سیستم‌های ERP مدیریت و سازمان‌دهی کرد. ERP می‌تواند فرآیندهای کسب و کار یک سازمان را پیشتیبانی کند. ماژول‌های ERP بخش‌های مختلف سازمانتان را مدیریت می‌کند و عملکردهای مختلف آن را زیرنظر دارد. در این مطلب به معرفی ماژول‌های اصلی این سیستم می‌پردازیم.

۸ ماژول پایه و اصلی در سیستم‌های یکپارجه ERP

ماژول مالی و حسابداری

همه سازمان‌ها در هر شکل و اندازه‌ای، چه سازمانی‌های کوچک چه سازمان‌های بزرگ، از مزایای ماژول مالی ERP بهره می‌برند. ماژول مالی هسته اصلی بسیاری از سیستم‌‌های نرم‌افزاری ERP است. این ماژول می‌تواند داده‌های اقتصادی و مالی را از بخش‌های عملیاتی متعدد جمع‌آوری کند و گزارش‌های اقتصادی باارزشی را تولید کند. این ماژول همه حساب‌های مالی و عملیات‌های مربوط به آن را زیرنظر دارد: مدیریت پرداخت مالیات‌ها، صورتحساب‌های پرداخت، وضیعیت‌های مالی، بودجه‌بندی، دفترهای حسابرسی، ترازنامه‌ها و مصارف و هزینه‌ها از جمله مواردی است که در حیطه عملیاتی این ماژول قرار می‌گیرد.

ماژول منابع انسانی یا HR

این ماژول استاندارد HR ابزاری است شبیه به یک ردیاب زمانی، جدول‌های زمانی و یا منبع داد‌ه‌های کارمندان عمل می‌کند. ماژول HR شامل بررسی عملکرد کارمندان و سیستم حقوق و دستمزد آنها هم می‌شود. ماژول منابع انسانی عملکرد کارمندان را بررسی می‌کند و شرح وظایف هر کدام را به دقت توضیح می‌دهد. این ماژول بعدها می‌تواند با ماژول مالی ترکیب می‌شود تا هزینه‌ها و حقوق کارمندان را مدیریت کند.

ماژول تولید

ماژول تولید گاهی اوقات به اسم ماژول مهندسی هم شناخته می‌شود. این ماژول به کسب و کارها کمک می‌کند تا به وسیله برنامه‌ریزی تولید، یافتن منابع مناسب برای مواد اولیه، نظارت بر تولید روزانه و پیشی‌بینی محصولات تولید را کارآمدتر کند. این ماژول برای بهبود و پیشرفت تولید سازمان یا شرکت با ماژول SCM  ترکیب می‌شود.

ماژول SCM یا مدیریت زنجیره تأمین

این ماژول نقش کلیدی در زنجیره تأمین شرکت شما دارد این امر شامل مدیریت سفارش خرید هم می‌شود. ماژول SCM جریان محصول را از تولید تا مشتری مدیریت می‌کند و در زمان بازگشت محصول نیز این جریان به صورت معکوش طی می‌شود. ویژگی و فیچر کلیدی ماژول SCM فرآیند اوتوماسیون است که زنجیره تأمین شما را ساده‌سازی می‌کند و با کسب و کارتان را با تغییرات ناگهانی در بازار تطبیق می‌دهد. زنجیره تأمین همچنین شامل مدیریت عرضه و تقاضا، بازده فروش و فرآیند جایگزینی، حمل و نقل  و پیگیری آن است.

ماژول انبارداری

ماژول انبارداری گاهی اوقات ماژول مدیریت اقلام و مواد هم نامیده می‌شود و به شما کمک می‌کند تا اهداف انبارداری خود را مدیریت و اندازه‌گیری کنید. این اهداف می‌تواند شامل کد گذاری اقلام و کالا و ردیابی آن و موقعیت‌یابی کالا در سازمانتان باشد. ماژول انبارداری با ماژول خرید ترکیب می‌شود تا نتیجه بهتری به دست آید.

ماژول خرید

ماژول خرید فرآیندهای مربوط به خرید و تدارکات مواد و اقلام را مدیریت می‌کند. این فرآیندها می‌تواند شامل تهیه لیست تأمین کنندگان، تجزیه و تحلیل خریدها، سفارش خرید، به‌روزرسانی‌های انبار باشد. این ماژول بسیار به ماژول زنجیره تأمین و انبارداری  شباهت دارد و نزدیک است ومی‌تواند با آنها ادغام شود.

ماژول فروش

این ماژول شامل فرآیندهای فروش معمول همانند تجزیه و تحلیل و تحقیقات فروش، تهیه پیش‌نویس‌های لازم، پذیرش سفارش‌های فروش، پیش‌نویس صورتحساب‌های فروش با مالیات، حمل و نقل کالا و خدمات، ردیابی سفارش‌های ناتمام است.  تمام این فرآیندهای مربوط به فروش توسط ماژول فروش صورت می‌گیرد. ماژول مدیریت خدمات مشتریان می‌تواند به این بخش کمک کند و با آن ادغام شود.

ماژول مدیریت ارتباط با مشتری

بخش مدیریت ارتباط با مشتری می‌تواند عملکرد فروش را از طریق سرویس بهتر به مشتریان و پایه‌گذاری یک رابطه خوب و سالم و مؤثر با مشتریان بهبود و سرعت بخشد. تمام جزئیات مربوط به مشتریان در این ماژول قابل دسترس است. ماژول ارتباط با مشتری به کسب و کار شما کمک می‌کند تا اطلاعات مربوط به مشتریان را مدیریت و ردیابی کند. تاریخچه ارتباطات،‌ تماس‌ها، ملاقات‌ها، جزئیات خرید مشتریان و مدت زمان قراردادها از جمله عملیات‌هایی است که در این ماژول صورت می‌گیرد. ماژول ارتباط با مشتریان می‌تواند با ماژول فروش ادغام شود و فرصت‌های فروش را توسعه دهد.

سایر ماژول‌های ERP

ماژول‌هایی که در بالا ذکر کردیم، ماژول‌های پایه و اصلی در سیستم منابع سازمانی یا همان ERP هستند. اما در این بین ماژول‌های فرعی هم وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:

منبع: financesonline ، softwareadvice