انواع ساختار سازمانی که باید بشناسید

ساختار سازمانی چیست؟

در مطلب امروز قرار است ساختار سازمانی را مورد بررسی قرار دهیم. سازمان‌ها مانند کشتی‌های در حال حرکت در دریا، برای پیمایش در آب‌های طوفانی و عبور از مسیر‌های سخت، به طراحی ساختار، سلسله مراتب و فرآیند‌های تعریف شده احتیاج دارند. برای عبور از مسیر‌های مختلف با شرایط گوناگون کشتی‌های مختلفی ساخته می‌شوند.

برای این که مطمئن باشیم کشتی‌ها با ایمنی و کارایی لازم در حال حرکت هستند، نیازمند یک زنجیره فرماندهی معین و سیاست‌های دقیق و قابل اجرا هستند. کشتی‌ها مثال‌هایی از سازمان‌هایی هستند که به منظور رسیدن به هدف‌های خود، به سیاست‌ها و سلسله مراتب تعریف شده نیاز دارند. با درک شیوه اجرا و پیاده سازی انواع ساختار سازمانی و چگونگی پشتیبانی این ساختار‌ها از سازمان‌ها با به کارگیری چالش‌ها و فواید آن‌ها، می‌توان تصمیم گرفت که کدام یک برای کسب و کار مورد نظر با کارایی بیشتر، قدرت رقابت بالا، سودآوری بیشتر مناسب هستند.

تفاوت ساختار‌هایی که در سازمان به کار می‌روند

در مجموع نمودار‌های سازمانی شامل موارد مختلف هستند، در ادامه مطلب این مباحث را مورد بررسی قرار می‌دهیم. یکی از انواع ساختار‌های سازمانی، ساختار سازمانی مکانیکی است. ساختار‌های اداری به طور متمرکز، تخصصی و رسمی‌ با پارامتر‌های مشخص و سختگیرانه به منظور کنترل نقش‌ها و فرآیند‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

یکی دیگر از ساختار‌های سازمانی، ساختار سازمانی ارگانیک است. این نوع ساختار‌های سازمانی به طور غیرمتمرکز با حداقل تخصص و تاکید بر عملکرد و پتانسیل‌ها به جای تاکید بر نقش‌ها و عملکرد‌های تجویز شده شکل گرفته‌اند. به عنوان یک قانون و قاعده کلی، نمودار‌های سازمانی مکانیکی برای دستیابی به اهداف سیاست محور و با پاسخگویی بالا مورد استفاده قرار می‌گیرند.

با کنترل دقیق و نظارت سختگیرانه در برخی از موارد، این نوع نمودار‌های سازمانی مانع از ایجاد خلاقیت می‌شوند. ساختار‌های ارگانیک برای استارتاپ‌‌ها و کسب و کار‌هایی که تلاش می‌کنند برندسازی انجام دهند، شرکت‌های بزرگی که به منظور پاسخگویی به انتظارات متغیر مصرف کنندگان، شرایط بازار و چالش‌های رقابت نیازمند انعطاف پذیری بالا و سازگاری زیاد هستند، گزینه‌های ایده آل و مناسبی هستند.

انواع ساختار‌هایی که در سازمان استفاده می‌شود

از کسب و کار‌های کوچک گرفته تا سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ که در سطح جهانی مطرح هستند، در مجموع به چهار نوع ساختار سازمانی مختلف از نوع مکانیکی اطمینان می‌کنند. یکی از این نوع ساختار‌های سازمانی، ساختار وظیفه ای یا functional structures است. در این ساختار‌ها اعضای گروه بر اساس مجموعه‌ای از مهارت‌های مشترک، تخصص‌ها، پاسخگویی‌ها و اهداف خود در گروه‌های گوناگون تقسیم می‌شوند. ایجاد ارتباط و تصمیم گیری با همجواری فیزیکی و اشتراک گذاشتن ابزار‌های مختلف و اطلاعات تقویت می‌شود.

نمونه‌هایی از ساختار عملکردی از فناوری اطلاعات و سازمان‌های مبتنی بر حسابداری ساخته می‌شوند. برخی دیگر از انواع ساختار سازمانی، از نوع ساختار‌های بخشی هستند. این نوع ساختار‌ها فعالیت‌های سازمان را با محوریت گروه‌های خاصی انجام می‌دهند. برای مثال بازار‌ها، کالا‌ها و خدمات، اطلاعات مشتریان به صورت جمعیتی از جمله این فعالیت‌ها هستند.

نمودار سازمانی از نوع بخشی، این موقعیت را برای تیم‌ها ایجاد می‌کند تا در مورد اهداف سازمانی گسترده و مشترک، ضمن حفظ تمرکز بر اهداف ویژه همکاری داشته باشند. از جمله انواع ساختار‌های بخشی، شامل موارد زیر هستند.

ساختار سازمانی بخشی از نوع جغرافیایی: برای مثال، تیم‌ها محصولات شبیه به هم با سفارشی سازی محلی برای بازار‌های مختلف تولید می‌کنند. ساختار سازمانی مبتنی بر محصولات: برای مثال، بخش‌های گوناگون به طور واحد در یک خط تولید گسترده متمرکز می‌شوند.

ساختار‌های سازمانی ماتریسی

یکی دیگر از انواع ساختار‌های سازمانی، ساختار سازمانی ماتریسی است. ساختار‌های عملکردی را با استفاده از ساختار‌های تقسیم شده در یک آرایش شبکه‌ای مثل توابع عمودی، نقش‌ها و عناوین سازمانی را با توابع افقی ترکیب می‌کند. یک سازمان ماتریسی به صورت غیر متمرکز تصمیم می‌گیرد. با افزایش میزان همکاری‌های همزمان، عملکرد متقابل برای افزایش بهره وری کلی، تشویق رویکرد‌های نو آورانه در حل مسائل استقلال سازمان بیشتر می‌شود.

ساختار‌های ترکیبی به ساختار سازمانی ماتریسی شباهت دارند. ساختار‌های سازمانی از نوع ترکیبی، به صورتی تنظیم می‌شوند که فعالیت‌های تجاری می‌توانند اهداف کاربردی و تقسیم بندی شده داشته باشند. این شیوه مناسب این قابلیت را برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند تا اشتراک داده‌ها و منابع را به طور تخصصی حفظ کنند.

تمامی‌ساختار‌های سازمانی که به آن‌ها اشاره کردیم در سراسر جهان در بین سازمان‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. چهار نوع دیگر از ساختار‌های سازمانی وجود دارند که توسط سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. این نوع ساختار‌ها در مقایسه با ساختار‌هایی که نام برده شد ماهیت ارگانیک‌تری دارند.

ساختار سازمانی فرآیندی چه ویژگی‌هایی دارد؟

رویه و سیاستی که در این نوع ساختار مورد استفاده قرار می‌گیرد، در تلاش است تا فعالیت‌های تجاری انجام شده در سازمان، نحوه تعامل هر یک از فعالیت‌های گوناگون تجاری با دیگران در سلسله مراتب و نحوه انجام هر فرآیند را بهینه کند. این امر موجب افزایش سازگاری و انعطاف پذیری برای تامین تقاضای متغیر و بهبود شرایط بازار می‌شود.

یکی دیگر از انواع ساختار‌های سازمانی، ساختار سازمانی دایره ای است. این نوع ساختار‌ها به صورت سلسله مراتبی وجود دارند. نکته قابل توجه در رابطه با این ساختار‌ها، نبود آرایش هرمی‌ مستقیم و نردبانی است. کارمندان و رهبران سطح بالای سازمان، در مرکز و حلقه‌های داخلی یک دایره و کارکنان سطح پایین در حلقه‌های بیرونی قرار می‌گیرند.

این نوع ساختار برای تشویق انتشار اطلاعات و الهام گرفتن از مرکز و اجازه دادن به بخش‌های مختلف به عنوان یک واحد مستقل مورد استفاده قرار می‌گیرد. ساختار سازمانی مسطح با رویکردی ارگانیک و دقیق‌تر از سلسله مراتب سنتی فاصله می‌گیرند. این نوع ساختار در تلاش است با محدود کردن سطح مدیریت، فاصله بین عملکرد‌ها و نقش‌های سازمانی را به حداقل برساند. در ساختار‌های مسطح، مدیران و کارکنان اجرایی بیشتر از این که نظارت داشته باشند، نقش مشارکتی و همکاری با تیم و مدیران را بر عهده می‌گیرند.

ساختار شبکه ای چیست؟

ساختار سازمانی شبکه ای درمقایسه با ساختار‌های مشابه عملکرد متفاوت دارد. اغلب وقتی سازمانی با سازمان دیگر همکاری دارد و منابع را با سازمان دیگری به اشتراک می‌گذارد، از ساختار سازمانی شبکه ای استفاده می‌شود. این ساختار می‌تواند به صورت دو شرکتی که با هم همکاری دارند، یک سازمان بزرگ که دارای چند بخش مستقر در مکان‌های مختلف و با رهبری خاص خود باشد. ساختار‌های شبکه مشابه از ساختار‌های بخشی هستند. در این ساختار‌ها به جای خطوط تولید یا آمار‌های جمعیتی هدف، فعالیت‌های تجاری و نقش‌های سازمانی مطابق با خدمات بیرونی اختصاصی می‌شوند.

مزیت‌های انواع  ساختار سازمانی و معایب آن‌ها

برای ایجاد یک ساختار دقیق تجاری نمی‌توان به طور قطعی ساختار سازمانی معرفی کرد. اگر یک تجارت و کسب و کار قصد ابراز وجود و کسب موفقیت داشته باشد، بخواهد با قدرت کافی رقابت کند، باید از یک ساختار سازمانی استفاده کند. برای این که بتوانید برای سازمان خود یک ساختار سازمانی مناسب انتخاب کنید، باید جنبه‌های مثبت و منفی هر نمودار سازمان و چگونگی اثر گذاری آن بر فعالیت‌های تجاری را بررسی کنید.

ساختار سازمانی مزایای زیادی برای سازمان‌های تجاری دارند. یکی از مهم‌ترین ساختار‌های سازمانی، ساختار سازمانی وظیفه ای است. با استفاده از این نوع ساختار، سازمان‌ها با ساختار عملکردی مکانیکی و عمودی این امکان را برای کارمندان ایجاد می‌کنند، زمان و استعداد‌هایی را برای مسلط شدن به نقش خود صرف کنند.

یکی دیگر از مزیت‌های‌های این نوع ساختار تجزیه و تحلیل مالی است. ساده شدن گزارشگری و مدیریت کلی داده‌ها از نتایج مثبت استفاده از این نوع ساختار است. در کنار مزیت‌هایی که به آن‌ها اشاره کردیم، این نوع ساختار معایبی هم دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

ساختار وظیفه ای می‌تواند باعث کاهش میزان بهره وری شود، در برخی از موارد این نوع ساختار سازمانی باعث ایجاد موانع برای تکمیل کار می‌شود. یکی از معایب این نوع ساختار، با وجود الزام در سیاست گذاری رسمی‌ برای هر یک از سازمان‌ها، هزینه‌هایی که برای محصولات و بازار‌های هدف صرف می‌شوند، افزایش پیدا می‌کنند. وجود سلسله مراتب سختگیرانه در بسیاری از موارد موجب عدم همکاری و از بین رفتن خلاقیت می‌شود.

ساختار سازمانی بخشی چه ویژگی‌‌هایی دارد؟

ساختار سازمانی بخشی باعث ایجاد مزیت‌های زیادی می‌شود. این نوع ساختار امکان توسعه و مستقر کردن محصولات جدید با سرعت بالا برای سازمان‌های کوچک، ساختار تقسیم مطابق با محصول را آماده می‌کند. این نوع ساختار عملکردی متنوع و تخصصی دارد. برای دادن پاسخ سریع و دقیق به رفتار‌های مشتریان این ساختار کاربرد زیادی دارد. ساختار بخشی نوعی ساختار بر مبنای تقسیم بر پایه بازار است.

سفارشی سازی و محلی سازی محصولات و خدمات، به منظور اطمینان از در دسترس بودن خدمات و کالا‌ها، وجود خدمات ورودی مناسب، پاسخ‌های سریع به نیاز‌های مصرف کننده‌ها از مزایای این نوع ساختار هستند. ساده شدن ساختار عملکرد انجام تحلیل‌های مالی، به اشتراک گذاری گزارش‌ها از ویژگی‌‌های این نوع ساختار است.

دشوار بودن مقیاس پذیری در این نوع ساختار ممکن است باعث انجام فعالیت‌های تکراری شود. وجود استقلال بیش از حد در این ساختار، باعث عدم ایجاد همکاری و ارتباط مناسب می‌شود. وجود فاصله ی جسمی‌می‌تواند باعث از بین رفتن استقلال و  تمرکز شود. در نتیجه ی این امر، تلاش‌های لازم برای ایجاد هماهنگی از بین می‌رود، رقابت منفی افزایش پیدا می‌کند. ساختار جغرافیایی نوعی ساختار بخشی است.

ساختار سازمانی ماتریسی چه ویژگی‌هایی دارد؟

یکی دیگر از ساختار‌های سازمانی، ساختار ماتریسی است. از جمله مزیت‌های این نوع ساختار، همکاری و تصمیم گیری انعطاف پذیر است. حمایت و پشتیبانی از منابع مشترک و ایجاد ارتباط مستقیم بین پروژه‌ها و واحد‌های مختلف سازمان، استفاده از زنجیره‌های کنترل و فرماندهی برای تصمیمات سازمانی، از جمله مزیت‌های این نوع ساختار هستند.

افزایش همکاری و ایجاد ارتباط بیشتر بین واحد‌های مختلف و بخش‌های گوناگون، استفاده از خلاقیت و نو آوری نیز از دیگر مزایای ساختار سازمانی ماتریسی محسوب می‌شوند. وجود ارتباطات پیچیده و چندگانه در گزارش دهی باعث می‌شود یک عضو در چند تیم مختلف قرار بگیرد. این موضوع در واقع از معایب ساختار ماتریسی است و ردیابی بودجه و مصرف منابع را سخت می‌کند. پیش بینی و انجام تحلیل مالی به دلیل ابهام گزارش دهی در برخی از موارد، باعث ایجاد چالش می‌شود. پیگیری و بهینه سازی شاخص‌های اصلی که در این ساختار صورت می‌پذیرد، عملکرد مثبت KPI برای بهره وری و هزینه ممکن است موجب کاهش دقت شود.

ساختار ترکیبی چیست و چه ویژگی‌‌هایی دارد؟

ساختار سازمانی ترکیبی دارای عملکرد‌های مختلف است؛ اگرچه اجازه می‌دهد منابع بر اساس نیاز‌های عملکردی و تقسیم بندی مصرف شوند، مقیاس پذیر نیز هستند. این نوع ساختار‌های سازمانی برای کسب و کار‌های کوچک بسیار مناسب و ایده آل‌اند. استفاده از این ساختار در سازمان‌های مختلف باعث می‌شود مزاحمت‌های بازار برای محافظت از تداوم‌ تجارت، استفاده از موقعیت‌های نوآورانه و رشد، مؤثر واقع شوند.

یکی دیگر از ساختار‌های سازمانی، ساختار سازمانی فرآیندی است. این نوع ساختار با انواع نیاز‌های سازمانی سازگاری دارد، عملکرد آن سریع است و پاسخگوی نیاز‌های گوناگون تجاری خواهد بود. جمع آوری و تجزیه داده‌های قوی به واسطه ردیابی مستقیم فعالیت‌ها، تعاملات مناسب تجاری را ممکن می‌کند. ساختار فرآیندی موجب ساده شدن گردش امور تجاری می‌شود،  فرآیند‌‌های خاص پروژه را توسعه می‌دهد، مدیریت کلی فرآیند کسب و کار را تقویت می‌کند.

ساختار سازمانی دایره ای باعث ایجاد رهبری و دید متمرکزی می‌شود. از ارتباط و همکاری بین بخش‌ها و ایجاد هماهنگی در پیشبرد اهداف مشترک حمایت می‌کند. باعث توزیع وظایف و همکاری هدفمند از چالش‌هایی که در نتیجه تغییرات کارکنان ایجاد می‌شوند جلوگیری می‌کند.

ساختار سازمانی مسطح بسیار دقیق و سختگیرانه صورت می‌گیرد. موجب کاهش استرس و افزایش روحیه ی تیمی‌ می‌شود، برای انجام سلسله مراتب سنتی مناسب است.

کسب و کار‌هایی که بدون استفاده از ساختار سازمانی مؤثر تلاش می‌کنند در تجارت باقی بمانند، سرانجام با چالش روبه رو خواهند شد.

هر واحد در ساختار سازمانی وظیفه‌ای دارد که شما را در رسیدن به اهدافتان یاری می‌دهد

من هیچ‌گاه به ابزاری که در آزمایشگاه از آن‌ها استفاده می‌کردم فکر نمی‌کردم و در عوض به دانشی که از آن کمک می‌گرفتم می‌اندیشیدم و نه به هر چیزی که در کنار هم قرار دادن ایزار جهت کارآمد بودن آن احتیاج است. در واقع من به میزان تلاش لازم جهت حصول اطمینان از میزان کارآمدی هر ابزاری که در هر جایی از دنیا از آن استفاده می‌شد و یا روشی که هر سازمان در ساختار سازمانی خود از این موضوع اطمینان حاصل می‌کند، اهمیتی نمی‌دادم.

البته من به این موارد تا زمانی که در انجام یکی از کارها به مشکل برخوردم اهمیت نمی‌دادم

هنگامی که مشغول کار روی پروژه‌ای بودم که طی آن هر یک از محققان از ابزار ایزوله‌ی مشابه RNA  جهت گرفتن نتیجه‌ای مطلوب و قابل تکثیر، استفاده می‌کردند.
در آن زمان به جای آن‌که یکی از محققان ابزار ایزوله‌ی RNA را برای همه سفارش دهد، ‌هر یک از ما ابزار مورد نیاز را به صورت آنلاین سفارش می‌دادیم و معمولا بعد از یک روز در اختیار داشتیم.
در واقع ما به سرعت سفارش و ارسال مطمئن محصول اطمینان داشتیم و متاسفانه قدر این موضوع را نمی‌دانستیم؛ آگاه نبودیم که اگر ابزار به موقع به دستمان نرسد چه اتفاقی خواهد افتاد.

ما احتمال مواجهه‌ی شکست در روند ارسال را در نظر نگرفته بودیم و برای آن برنامه‌ای نداشتیم

به همین دلیل بخاطر پر نکردن دقیق بخشی از کاغذهای اداری در این بخش به مشکل خوردیم و در نتیجه‌ برخی از محققان بعد از آگاهی از مواجهه با چنین مشکلی، صبح بعد ناچار به رانندگی دو ساعته تا فرودگاه و تحویل گرفتن نمونه‌های مورد نظر شدند. این نمونه‌ها دقیقا پیش از اینکه یخ‌های خشک دچار واکنش شیمیایی شوند تحویل گرفته شدند. موضوع ایجاد مشکل در ارسال چند نمونه و گیر افتادن آن‌ها در فرود‌گاه، ‌ما را از میزان اهمیت کارکرد درست یک زنجیره‌ی تولید ذخایر آگاه کرد.

این موضوع ما را از دیدگاهی صنعتی برخوردار کرد.

به ما اهمیت کارکرد درست هر سازمان و ساختار سازمانی و عملکرد انبار در ارسال به موقع و دقیق محصولات را نشان داد. این موضوع همچنین ما را از پتانسیل تلف شدن میزان زمان و سرمایه‌ی در صورت برخورد کردن بخشی از سیستم با مشکل،‌ آگاه کرد.

دلیل حیاتی بود هر واحد ساختار سازمانی در میزان موفقیت هر شرکت

آیا تا به حال در مشارکت با یک آزمایشگاه فعالیت کرده‌اید؟ یا در یک پروژه‌ای بین‌المللی به کار مشغول شده‌اید؟
اگر پاسخ شما مثبت است احتمالا به این موضوع پی برده‌اید که استفاده از یک ابزار مشترک در آزمایش‌های مختلف جهان مشکلات بزرگی را به همراه ندارد.  این مورد ممکن است موضوع خاصی به نظر نیاید، اما هنگامی که با صنعت سر و کار داشته باشید زنجیره‌های ذخایری که تولید می‌شوند برایتان بسیار شگفت‌انگیز خواهند بود.

در دنیای صنعت، تقریبا همه‌ی شرکت‌ها به مشارکت در دپارتمان‌های مشترک تکیه می‌کنند.

مشارکت در دپارتمان‌های مشترک به آن‌ها کمک می‌کند تا خدمات مشتریان منحصر به فردی را ارائه داده و اعتماد سازمان را نسبت به خود جلب کنند. برای این‌که این موضوع با موفقیت همراه شود، لازم است تا کارمندان در برقراری ارتباط و کار تیمی پیشی بگیرند.

آن‌ها همچنین باید کارکرد تمامی سازمان‌های موجود در شرکت را همچون واحدهای معمول در صنعت، درک کنند.

طی تحقیقی که توسط McKinsey Global Institute انجام شده، به این نتیجه می‌رسیم که کارمندانی که با یک‌دیگر بیشتر در اتباط هستند،‌ ۲۰ تا ۲۵ درصد راندمان بالاتری دارند.
این مطالعه همچنین کشف کرد که این بهره‌وری بالا پتانسیلی برای افزایش میزان درآمد تا ۱.۳ تریلیون دلار در سال را نیز دارد.
اگر به دنبال ایجاد تغییر در شرکتی هستید،‌ باید نشان دهید ذکاوت خود در آن کسب و کار را به خوبی نشان دهید تا در چنین محیط همکاری به موفقیت دست یابید.

  به عبارت دیگر،‌ باید درک قوی خود از کارکرد واحد‌های متفاوت در آن ساختار سازمانی شرکن، حتی واحد‌های فرعی را اثبات کنید.

۵ واحد در ساختار سازمانی که دانشجویان دکترا جهت استخدام در شرکت باید با آن‌ها آشنا باشند

دانشجویان دکترا معمولا انقدر درگیر کار خود می‌شوند که به آسانی اهمیت آزمایشگاه‌‌ها یا دپارتمان‌های موجود در یک سازمان مشارکتی را فراموش می‌کنند.  به عنوان مثال آیا شما می‌دانید که آزمایشگاهی که دو طبقه در بالای شما قرار دارد روی چه پروژه‌ای مشغول به کار است؟ آیا واقف هستید که هر بخش در ساختمان شما مشغول به انجام چه کاری است؟ به احتمال زیاد پاسخ شما به این سوالات خیر است.

  اما در علم صنعت، باید بدانید که هر سازمان دقیقا به چه کاری مشغول است تا بتوانید محصول خود را به بازار عرضه نمایید.

در کسب و کار،‌ هر واحدی در حال دستیابی به هدف مشخصی جهت به عمل رساندن ماموریت سازمان است.

هنگامی که به ورای اهداف یک سازمان به تنهایی نگاه کنید و متوجه خواهید شد که در این روند هر فرد چه نقشی را ایفا می‌کند به هدف اصلی سازمان جهت موفقیت آن کمک می‌کنید.

اگر قصد آن را دارید که در حرفه‌ی صنعت به موفقیت دست یابید، ‌باید خود را به سلاح دانش در رابطه به سازمان‌های مختلف یک شرکت مسلح کنید،‌ فراموش نکنید که واحدهایی که به آن‌ها بی‌توجهی می‌شود نیز از این قائده مستثنا نیستند.

هر دانشجوی دکترا می‌داند که هر شرکت شامل یک واحد تحقق و توسعه (R&D)،‌ واحد بازاریابی و واحد فروش می‌شود، اما تعداد کمی از افراد از وجود واحدهای حسابداری،‌ مدیریت محصولات،‌ زنجیره‌‌های تامین و واحد‌ اطلاعات و تکنولوژی خبر دارند.

دانستن وجود این واحد‌هایی که معمولا به وجود آن‌ها بی توجهی‌ می‌گردد و اثبات آگاهی شما از وجود آن‌ها در طی مصاحبات و بازدید از سایت، ‌می‌تواند به استخدام شما کمک بسیاری بکند.

۵ واحد رایج در ساختار سازمانی که عموما به آن‌ها بی‌توجهی می شود و طرز عملکرد آن‌ها عبارت‌ است از:

۱. واحد خدمات

در دنیایی ایده‌آل محصولات همیشه به درستی کار می‌کنند، اما ما در دنیایی ایده‌آل زندگی نمی‌کنیم و عملکرد بی‌نقص محصولات نیز به ندرت پیش می‌آید . عموما محصولات در عملکرد صحیح شکست خورده و یا کاملا از بین می‌روند. هنگامی که مشکلاتی از این قبیل برای محصولان پیش می‌آید، شرکت موظف است خدمات خود را جهت برطرف کردن مشکلات به وجود آمده ارائه دهد. واحد خدمات عموما از افرادی تشکیل می‌شود که در زمینه‌های الکترونیکی و مهندسی پیش‌زمینه داشته و قادر به رفع مشکلات به وجود آمده در تجهیزات و برطرف کردن اشکالات مربوط به آن هستند.

   زمان مهم‌ترین عامل در تیم واحد خدمات است.

  هنگامی که سیستمی خراب می‌شود، تیم خدمات می‌کوشد تا در کمترین زمان رضایت مشتریان را بازیابد. افراد در این واحد با مقدار زیادی از جابه‌جایی جهت انجام تعمیرات در محل در گیر هستند. هنگام به وجود آمدن مشکلات بالینی، ممکن به پاسخ‌دهی ۲۴ ساعته احتیاج شود، چراکه جان مراجعان ممکن است به یک تست بازشناختی وابسته باشد.

  در هر آزمایشگاه تحقیقاتی، پاسخ‌دهی به موقع جهت ارتقاء تجربیات و روند در حال اجرا لازم است .

از عملکردهای مهم دیگر این واحد در ساختار سازمانی درجه‌بندی و معتبرسازی جهت تضمین پروتکل‌های IQ/OQ (کیفیت نصب و کیفیت عملکرد) و یا گرفتن درجه‌‌ها و ردی‌بندی ISO (سازمان جهانی استاندارد) است.

در مواردی که سیستمی قابل تعمیر نباشد (به دلایل مختلفی همچون کهنه بودن آن سیستم یا عدم وجود قطعات به طور جداگانه در بازار)، مهندسان واحد خدمات مورد را به بخش فروش ارجاء داده تا مشتریان را در گرفتن کالای تعویض شده و یا تکنولوژی جدید در اسرع وقت کمک کنند.

در مواردی که محصول در عملکردی که برای آن طراحی شده با مشکل نرم‌افزاری برخورد می‌کند، مهندسین نرم‌افزاری وارد میدان شده تا به جای مهندسین واحد خدمات مشکل به وجود آمده را رفع کنند.

۲. واحد مدیریت زنجیره‌ی ذخایر

هدف اصلی این واحد ایجاد جریان در ارائه‌ی خدمات است. رسیدن از مرحله‌ی مواد خام تا ارسال محصولات مرغوب از سایت تولید به نقطه‌ی مصرف، احتیاج به یک سیستم کارآمد و موثر الکترونیکی دارد.

واحد مدیریت زنجیره‌ی ذخایر مسئول پیگیری برنامه‌‌ها،‌ کنترل و ضبط فعالیت‌های زنجیره‌ی ذخایر است.

  این وظایف عموما توسط سیستم هوشمند جهانی انجام می‌شوند.

اگر زنجیره‌ی ذخایر به درستی مدیریت شود،‌ شرکت قادر خواهد بود تا محصولات خود را به سرعت و با قیمت به صرفه به مشتریان موجود در کشور‌های مختلف عرضه کند.

چنین هماهنگی راهبردی و منظمی در فرهنگ‌های متفاوت عملکرد و در کسب‌ و کارهای مختلف وابسته به مدیریتی عملکردی،‌ هوشمندانه،‌ قابل دسترسی و دانش تکنولوژی علاوه بر دانشن صنعتی و مهندسی ماشین‌هاست.

نتیجه‌ی چنین مدیریتی دست‌یابی همزمان به سفارش‌های موجود در مقیاس جهانی است.

در حالی که رسیدن به موقع محصولات سفارشی،‌ برای مشتری حائز اهمیت است، ‌مدیریت درست زنجیره‌ی ذخایر نیز احتیاج به کمک واحد خدمات و فروش بسته به درخواست‌ ویژه‌ی مشتریان،‌ احتیاج دارد.

چنین درخواست‌هایی ممکن است شامل سفارش‌های ایستا،‌ انبار کردن محصولات مشتریان و یا کنار گذاشتن منابعی از محصولات مشخصی برای مشتریانی که احتیاج به نگهداری کیفیت محصولات خود دارند، باشد.

۳. واحد کنترل کیفیت و تولید

واحد تولید، مواد خام و یا سایر مواد ورودی را طی روند مشخصی تبدیل به محصولات نهایی می‌کند این روند احتیاج به خرید مواد خام و برنامه‌‌ موثر برای روند خط تولید طولانی مدت، دارد.

این روند‌ باید ضبط شده و از درستی تولید هر محصول اطمینان حاصل شود که این موضوع شامل میزان تولید مورد نظر،‌ کیفیت درست و استاندردهای محصول و غیره نیز می‌شود.

بسته به عظمت شرکت،‌ ممکن است روند تولید این محصولات میان واحد‌های مختلف تقسیم شود.

  در شرکت‌های بزرگ‌تر،‌ واحد تضمین کیفیت در ساختار سازمانی ممکن است درگیر این روند شود. با توجه به رقابت سنگینی که بین شرکت‌های بیوتکنولوژی و بیودارویی وجود دارد، واحد تضمین کیفیت به مقیاس بازاریابی برای اکثر محصولات و خدمات تبدیل شده است. واحدهای تضمین کیفیت مسئولیت دفاع از مزایای محصول جهت افزایش سازگاری کیفیت محصول را دارد. این واحد‌ها عموما در حال فعالیت هستند تا کیفیت موجود کالاها را با بهینه‌سازی روند تولید و همچنین معرفی روندهای نوین افزایش دهند.

۴. واحد مالی

به عنوان یک دانشجو دکترا ممکن است این واحد قبلا موجب آزار و ادیت شما شده باشد. متعادل سازی بودجه در دانشگاه مساوی با التماس کردن جهت کاهش هزینه‌هاست و این امر در تحصیلات آکادمیک بسیار معمول شمارده می‌شود.

  خوشبختانه در مقوله‌ی صنعت،‌ مسئولان مالی طی بودجه‌ي پیش‌بینی شده در واحد مالی، تنها به جنبه‌ی گرداندن شرکت اهمیت می‌دهند.

واحد‌های مالی در ساختار سازمانی مسئولیت حسابداری، مدیریت و حسابرسی بخش‌های مختلف اقتصادی را به عهده دارند. این واحد‌ عموما روی برنامه‌ریزی‌های سنگین و سازماندهی اموال شرکت و ایجاد مقاطع مختلف مالی تمرکز می‌کند.

  واحد مالی به مشتریان در براورد میزان بودجه‌ی آن‌ها‌ (و مقطع مالی آن‌ها) کمک می‌کند.

   هنگامی که شرکت شروع به گرفتن سفارش از مشتری‌های اولیه‌ی خود کند،‌ تیم مالی شرکت تمامی فاکتور‌ها و مشکلات مربوط به ترافیک مالی را مدیریت خواهد کرد. چنین فعالیت‌های مالی مربوط به مشتریانی معمولا به صورت مشترک با فعالیت‌های خدمات مشتریان همراه می‌شود تا رضایت مشتریان را به خوبی جلب کند.

۵. واحد فناوری اطلاعات

واحد فناوری اطلاعات (IT) نقش محوری را در توسعه‌ی محصولات به عهده دارد که معمولا به خوبی از آن قدردانی نمی‌شود. این واحد ابزاری را جهت تضمین به اندازه بودن اطلاعات هر واحد در زمان و مکان مناسب،‌ ایجاد می‌کند.

‌ متاسفانه اکثر مشتریان و حتی کارکنان،‌ تنها هنگامی وجود این واحد را ارزشمند می شمارند که کامپیوتری دچار مشکل می‌شود.

   تصور کنید چه تعداد کامپیوتر و سیستم کامپیتری در یک شرکت بزرگ بیوتکنولوژی با ۵ تا ۱۰ هزار کارمند استفاده می‌شود. چه کسی مسئول مدیریت این تعداد سیستم است؟ پاسخ این سوال واحد فناوری اطلاعات است. این واحد روزانه با تلاش بسیار کار می‌کند تا نرم‌افزار‌ها،‌ دیوارهای آتش (firewall) را به روز نگه‌ داشته،‌ صداگذاری‌های IP را مدیریت کرده، و به طور کلی عدم تردید در روابط داخلی و خارجی را تضمین می‌کند.

 تیم فناوری اطلاعات در یک شرکت بیشتر از یک جایگاه حمایتی عمل می‌کند و اکثرا از مدیران، دانشمندان داده‌ها، و مهندسین تشکیل می‌شود.

   هنگامی که سیستمی دچار مشکل می‌شود ممکن است موجب ایجاد اختلال در خط تولید یک کارخانه در یک شهر شده که خود باعث تاثیرات از بین رفتن میلیون‌های مشتری در بخش‌های دیگری از همان کشور شود. در نتیجه تیم IT باید آماده‌ی پاسخ‌گویی ۲۴ ساعته‌ي مشکلات بوجود آمده در کامپیوتر و سیستم آن باشد.

هنگامی یک شرکت در صنعت موفق تلقی می‌شود که واحد‌های آن در همکاری باهم جهت رسیدن به هدف نهایی فعالیت کنند. اگر ارتباطات شکست بخورد آنگاه بازده و تاثیرگذاری نیز کاهش می‌یابد؛ اگر به دنبال پیشرفت بعد از دانشگاه هستید، ضروری است که کارکرد هر واحد و نقشی که آن واحد و آن ساختار سازمانی در رسیدن به اهداف خود به عهده دارد را بدانید. این موضوع اثبات می‌کند که شما ذهنی آماده برای کار کردن دارید و تنها درگیر تحصیلات آکادمیک نیستید. از این داده هنگامی که با افراد حرفه‌ای در صنعت در حال تبادل و بازاریابی هستید و یا هنگام مصاحبه با مسئولان استخدام، استفاده کنید تا پیش‌زمینه‌ی کاری و رزومه‌ی خود در کسب و کار و صنعت را کامل کنید. هر چه بیشتر پیش‌زمینه‌ی خود در این مود را اثبات کنید،‌ انتقال شما از دانشگاه به محیط کاری آسان‌تر خواهد بود.

منبع: cheekyscientist