افراد تاثیرگذار و شگفت‌انگیز توانایی بالایی در اولویت‌بندی و تمرکز دارند

هرکسی را که می‌شناسم سخت کار می‌کند با این‌حال تنها تعداد کمی از آن‌ها زیر بار فشار کار خرد می‌شوند. چرا این‌گونه است؟

فکر می‌کنم جواب این سوال به ظاهر ساده را می‌توانم بدین شکل بازگو کنم که پایین آمدن مهارت‌های ما در دو زمینه‌ی اولویت‌بندی و تمرکز موجب می‌شود زیر بار فشار کار خرد شویم.

من اولین بار هنگام کار به‌عنوان مشاور استراتژی متوجه نمود این موضوع شدم. از آن‌جایی که من به‌طور فزاینده‌ای از ساعت‌های فوق‌العاده طولانی و به ظاهر غیرموثر کاری سرخورده و ناامید شده بودم، شروع به ارزیابی آینده‌ی خود کردم. به عنوان یک مشاور جوان که چشم به راه راهنمایان است متوجه شدم که احتمالا این وضعیت رو به بهبود نمی‌رود.

شرکای این شرکت تا اواخر عصر به‌ ندرت از دفتر خارج می‌شوند و اکثر هفته‌ها و روزهای خود را در مسافرت‌های هوایی در سرتاسر کشور می‌گذرانند، از یک جلسه به جلسه دیگر می‌روند، کارها را انجام می‌دهند و ستون‌هایی از تحلیل‌ها و گزارش‌ها را برای تیم خود ایجاد می‌کنند. یکی از شرکای خاص شرکت این توانایی را داشت که با مشغول ساختن خود توسط کارهایی که به‌ نظرش مهم‌تر می‌آمد، باعث از بین بردن روند کاری عادی در شرکت شد. علی‌رغم اینکه یک‌ ساعت با خانه فاصله داشتیم او بیشتر از سایر شرکا با خانواده خود وقت گذراند و با این حال بخاطر نتایج کارهایش بطور مداوم مورد تمجید قرار گرفت و پیشرفت کرد. در واقع این شریک خاص فهمیده بود که کلید اصلی برای اثربخشی و دست یافتن به نتایج مطلوب تنها در ساعات طولانی و بی‌پایان کار نیست، بلکه او آموخته بود که چگونه اولویت‌بندی و تمرکز کند.

چرا به مدیریت راهبردی نیازمندیم؟

هزاران کار انجام دادن و به جایی نرسیدن

همه‌ی ما این احساس را داشته‌ایم که با شدت و سرعت باورنکردنی‌ایی کار می‌کنیم، اما به جایی نمی‌رسیم و پیشرفت بسیار کمی داریم. پیش از این هرگز با اعلان‌ها و حواس‌پرتی‌هایی مثل ویدیو‌های سرگرم کننده و یا بازخوردهای فعالیت‌هایمان در فضای مجازی یا محیط کار و زندگی، که در تمام روز و گاهی اوقات تمام شب به سمت ما می‌آمدند انقدر مواجهه نبوده‌ایم و به اهمیت آن‌ها در کاهش بازده‌ کاری خود توجه نکرده‌ بودیم.

در حقیقت منابع زیادی از اطلاعات درخشان وجود دارد که ‌می‌توانند راهنمایی‌های مفید و معقولی را که مستقیماً به نقش ما مربوط می‌شوند در اختیار ما قرار دهند. به نظر می‌رسد تعداد بی‌پایانی از کارهایی که ما می‌توانیم و باید انجام دهیم، وجود دارد. با این وجود آیا ما واقعاً تاثیرگذار هستیم؟

دلیل این‌که احساس می‌کنیم پیشرفت ما کم است احتمالا به این دلیل است! این تصور که ما احتمالا می‌توانیم کارهای زیادی را انجام دهیم و موثر واقع شویم اشتباه بزرگی است در واقع این که نتوانیم کارهای زیادی را به سرعت انجام دهیم و موثر باشیم طبیعت ما است.

افراد بزرگ می‌دانند که چگونه اولویت‌بندی و تمرکز کنند

به افراد تاثیرگذار و شگفت‌انگیزی که می‌شناسید فکر کنید، آن‌ها توانایی بالایی در اولویت‌بندی و تمرکز دارند. آنها تصمیم می‌گیرند که چه کاری مهم است و سپس کارها را به ترتیب اهمیتشان انجام می‌دهند، تعدادی از افراد الهام‌بخش هستند که سیستم کاری خود را شرح داده‌اند:

  • وارن بافت برای تعیین این‌که کدام کار شایسته توجه وی است، دارای یک سیستم اولویت‌بندی دو لیستی است.

  • توصیه معروف آیوی لی این است که از لیست‌های روزانه با گزینه‌های درجه‌بندی شده استفاده کنید و کار را با اولویت‌هایی که بیشترین درجه اهمیت را دارند شروع کنید تا زمانی که به پایان برسند و سپس به سراغ گزینه‌هایی بروید که اولویت کمتری دارند.

  • مارک فورد یک میلیونر خودساخته، بازاریاب، مشاور تجاری و نویسنده‌ی بیش از ده کتاب است. او به یک روال ساده و فریبنده که برای بهره‌وری خودش به کار می‌برد اعتبار می‌بخشد، بدین ترتیب که کار را روی مهمترین اولویت شروع می‌کند سپس بعد از گذشت زمان مشخصی استراحت می‌کند و بعد به سراغ کار بعدی که نسبت به اولویت اول در درجه دوم قرار می‌گیرد، می‌رود و بعد از زمان مشخصی مجدداً استراحت می‌کند و سپس بعد ازظهرها را برای کارهایی که اهمیت کمتری دارند و هرچیزی که از طرف افراد دیگر دریافت میکند، استفاده می‌کند.

همه‌ی این‌ها خیلی منطقی و آسان به نظر می‌رسد، اما در واقع تعداد بسیار کمی از افراد وجود دارند که عادت دارند به این شیوه کار کنند. با این وجود همین موارد کمی که از طرف این افراد انجام می‌شود به‌عنوان کارهایی خارق‌العاده معرفی شده‌اند (این موضوع خود دلیل واضحی برای وجود چنین مقاله‌هایی است).

اولویت‌بندی کنید، تمرکز کنید، تمرین کنید

چگونه توانایی خود را در اولویت‌بندی و تمرکز بهبود می‌بخشیم؟ اولین قدم این است که بدانیم چه چیزهایی مهم هستند و چه چیزهایی ضروری هستند و در حالی‌که از درجه اهمیت کمتری برخوردارند تمایل دارند بیش از حد توجه و زمان ما را به خود اختصاص دهند. واضح است که بعضی از کارها با وجود این که دارای اهمیت کمتری هستند، اما ضروری است که انجام شوند، اما در زمان درست. پس ابتدا کارهایی با اهمیت بالا را به انجام می‌رسانیم.

هنگامی‌که ابتدا کارهای کوچک فوری اما کم اهمیت را انجام بدهیم یک اتفاق عجیب می‌افتد و آن این است که برای کارهای مهم‌تر زمان کمتری خواهیم داشت، اما اگر کارهای مهم را ابتدا انجام دهیم می‌توانیم کارهای فوری اما با درجه اهمیت کمتر را در زمان‌هایی که برای استراحت و غیره داریم به انجام برسانیم.

استفان کاوی از قیاس سنگ‌ها، سنگ‌ریزه‌ها و ماسه‌ها در یک شیشه استفاده می‌کند. اگر شیشه را ابتدا با ماسه (کارهای کمتر مهم ما) پر کنیم جایی برای سنگ‌ها (کارهای مهم ما) وجود ندارد. اما اگر ابتدا با قرار دادن صخره‌های بزرگ کار خود را شروع کنیم، می‌توانیم سنگ‌ریزه‌ها را در اطراف آن‌ها قرار دهیم و سپس ماسه را روی آن ریخته و حتی قبل از پر شدن شیشه مقداری آب روی آن بریزیم! بدین ترتیب به روشنی در می‌یابیم که با انجام کارهای خیلی مهم در شروع کار می‌ توانیم کارهایی با درجه دوم و سوم اهمیت را هم به راحتی پیش ببریم و زمان را از دست ندهیم.

اهداف و چشم‌انداز خود را روشن کنید

مهم‌ترین اهداف خود را در این لحظه یادداشت کنید. (اجازه ندهید این مقاله موضوع اضافی‌ایی باشد که برای مطالعه‌ی آن وقت گذاشته‌اید اما به آن عمل نمی‌کنید). نیازی نیست آن اهداف، اهداف همیشگی شما و حتی اهداف طولانی مدت (برای مثال پنج ساله) شما باشند. فقط سه هدفی را که اکنون در حال کار کردن بر روی آنها هستید یادداشت کنید، ممکن است این اهداف یک پروژه‌ی خاص باشند یا یک ویژگی خاص که سعی در بهبود آن دارید (مانند فروش، رضایت مشتری، کاربران، نگهداری و غیره).

مشکل زمانی ایجاد می‌شود که شما خود را با بیش از سه اولویت برتر پیدا کنید، بفهمید کدام یک می‌تواند تا بعد صبر کند، داشتن تمرکز دقیق فقط روی تعداد کمی از موارد ضروری است.

اقدامات روزانه‌ی خود را به اهداف خود پیوند دهید

با در نظر گرفتن اهداف خود یک لیست فعالیت روزانه تنظیم کنید. امروز چند کار مهم اما کوچک وجود دارد که می‌توانند شما را به سمت هدف خود نزدیک کنند؟ خودتان را با یک لیست بزرگ آشفته نکنید، به‌جای این‌کار هدف‌های کمتری داشته باشید، فقط سه تا پنج چیز را انتخاب کنید و مطمئن شوید هیچ‌یک از آن‌ها بیش از یک ساعت طول نمی‌کشد (بله شما احتمالاً بیش از پنج ساعت کار خواهید کرد، اما مقداری زمان برای مواردی با اهمیت کمتر که در طول روز برای شما اتفاق می‌افتد هم اختصاص می‌دهید).

برای هرروز خود یک لیست تهیه کنید و نسبت به کارهایی که در روز گذشته انجام داده‌اید بی‌توجه نباشید. اهداف خود را مرور کنید و آگاهانه از خود بپرسید اکنون مهم‌ترین کار چیست؟

شرل سندبرگ به تیم‌های خود توصیه می‌کند که از اولویت‌های بی‌رحمانه استفاده کنند. توانایی رها کردن ایده‌های خوب کلید ایجاد فضا برای دست‌یابی به ایده‌های عالی است و بله، واقعا نیاز هست که بی‌رحم باشید.

حواستان را جمع کنید و تمرکز کنید

با وجود یک لیست اقدامات روزانه، اکنون مهم‌ترین چیز توسعه‌ی عادت انجام این لیست است. به همین دلیل مهم نیست که چقدر بتوانیم در یک روز کاری عملکرد خود را واقع‌بینانه ارزیابی کنیم. به جای اینکه لیست دارای گزینه‌های زیاد در حال رشد باشد، لیست شامل کارهایی می‌شود که هرروز به انجام می‌رسانیم. کار را به سرعت انجام دهید و تا زمان به پایان رسیدن آن کار دیگری را شروع نکنید. یک استراحت کوتاه کنید و کار بعدی را شروع نمایید.

توانایی ما برای تمرکز و مجبور کردن خودمان برای نشستن و انجام دادن یک کار دشوار در حالی‌که مستقیماً روی بخش‌های دشوار کار می‌کنیم همان چیزی است که به ما کمک می‌کند پیشرفت بزرگی داشته باشیم. سخت است، اما این چیزی است که به مرور ایجاد می‌شود (متاسفانه اغلب مهم‌ترین اولویت‌های ما شامل موارد دشوار است).

انجام اقدامات كوچك اما مداوم در جهت اهداف ما، این تفاوت را ایجاد می كند- بنابراین برای خرد كردن آن آماده شوید! به نظر من، توانایی ما در اولویت‌بندی و تمرکز دو ویژگی مهم برای موفقیت واقعی است.

اولویت بندی ، تمرکز و تکرار قطعا نتیجه می‌دهد!

منبع: thenextweb


نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها

بیشتر بخوانید  ۶ مهارتی که مدیران کسب و کار برای موفقیت به آن نیاز دارند