اصول و تکنیک‌های نظارت

تکنیک‌های پایش و نظارت چه اهمیتی دارند؟

در مقاله امروز، قصد داریم اهمیت استفاده از تکنیک‌های پایش و نظارت را بررسی کنیم. یکی از نکات مهم در زمینه‌ی کسب و کار، برنامه ریزی است. برای این که بتوانیم اهداف فروش را محقق کنیم، مدیریت فروش و مدیریت بازاریابی انجام دهیم، نیاز به برنامه ریزی داریم. برای این‌ که بتوانیم یک برنامه را به کار ببریم، باید آن را اجرا و ارزیابی کنیم. در واقع، ما باید یک برنامه را اجرا و چند مرتبه ارزیابی کنیم تا میزان سودمندی آن مشخص شود.

یکی از ابتدایی‌ترین معانی و مفاهیم از مدیریت، اجرای برنامه و ارزیابی میزان کارایی آن است. یکی از مفاهیمی که در مدیریت تولید و مدیریت بازاریابی مورد نظر است، همین موضوع برنامه ریزی و اجرای آن است. به یاد داشته باشید که مدیریت، کنترل و ارزیابی فعالیت‌های سازمان، در یک مرحله قابل انجام نیستند. در حقیقت همه‌ی این موارد، فرآیند‌های کاربردی سازمان هستند که در طولانی مدت انجام می‌شوند. برای مدیریت فرآیند‌های اجرایی شدن یک برنامه، بازاریابی و فروش، روش‌های مختلف وجود دارد. در ادامه این روش‌ها و تکنیک‌های پایش و نظارت را بیش‌تر بررسی خواهیم کرد.

انواع روش‌های کنترل برنامه ریزی برای مدیریت بازاریابی چند مورد هستند؟

یکی از روش‌های مهم برای ارزیابی مدیریت بازاریابی، ارزیابی سالیانه است. در واقع در این روش تکنیک‌های پایش و نظارت به طور سالیانه مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. مدیران ارشد و مدیران میانی، افرادی هستند که این گونه فعالیت‌های سازمان را ارزیابی می‌کنند. هدف از این‌گونه ارزیابی‌های سالیانه، این است که آیا برنامه ریزی های سازمان اجرایی شدند؟ آیا نتایجی که انتظار داشتیم محقق شدند؟

تکنیک‌های پایش و نظارت که در این نوع ارزیابی به کار می‌روند، مختلف هستند. تحلیل فروش، تحلیل سهم از بازار، محاسبه نسبت هزینه‌ها به فروش، تحلیل نسبت‌های مالی، تحلیل کارت امتیازی، تکنیک‌های پایش و نظارت در این روش هستند.

مورد دیگر در مدیریت بازاریابی، کنترل سودآوری است. مدیریت این فعالیت‌های ارزیابی، توسط مدیر ارزیابی انجام شوند. هدف از ارزیابی‌های مرتبط با کنترل سودآوری، بررسی میزان سودآوری سازمان است. در این بخش باید به سوالات آیا سازمان سودآوری دارد و چگونه می‌توانیم هزینه‌ها را بهینه کنیم، جواب بدهیم. روش‌هایی که در این بخش استفاده می‌شوند، شامل بررسی سودآوری محصول، مشتری و بازار هستند. بررسی میزان سودآوری منطقه، کانال توزیع و حجم سفارشات نیز از دیگر تکنیک‌های این بخش هستند.

کنترل بازاریابی با استفاده از تکنیک‌های نظارت

یکی از روش‌های مهم در کنترل برنامه ریزی مربوط به بازاریابی، کنترل اثربخشی است. این فرآیند توسط سرپرستان بازاریابی انجام می‌شود. هدف از این بخش بررسی و ارزیابی میزان کارایی، اثربخشی و میزان  سودآوری هزینه‌های بخش بازاریابی است. بررسی اثربخشی پرسنل فروش، میزان اثرگذاری تبلیغات، بررسی میزان سودآوری از طریق ترویج فروش، و نتایج توزیع کالا از مواردی هستند که در این بخش، ارزیابی می‌شوند.

یکی دیگر از تکنیک‌های پایش و نظارت، کنترل استراتژیک است که توسط مدیر عامل انجام می‌شود. در این بخش باید بررسی شود که سازمان تا چه میزان، از فرصت‌های بازار استفاده کرده است. در این بخش اولویت بندی و رتبه بندی بازرسی در مدیریت بازاریابی مهم است. بازاریابی عالی مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و مسئولیت اجتماعی سازمان، بررسی می‌شود. برنامه ریزی، اجرا و کنترل به صورت یک فرآیند انجام می‌شود و شامل بازخورد و اصلاح است. بعد از این که یک برنامه ریزی صورت گرفت و اجرایی شد، اهداف سازمان‌ها باید محقق شوند، در غیر این صورت تغییر در هر دو بخش ممکن نیست.

 تحقیق و بررسی کردن، سرپرستی و نظارت ناشی از پاسخ دادن به نیاز اصلی در عملکرد یک سازمان است.

مفهوم

واژه supervision از دو کلمه لاتین گرفته شده است: Super به معنای “بالاتر” و video به معنای ” من میبینم”. در یک سلسله مراتب سازمانی هیچکس نمی‌تواند به کار کردن بدون نظارت صحیح ادعا کند. برای عملکرد بهتر یک سازمان، خیلی ضروری است که یک سیستم و رابطه‌ای مناسب بین بخش‌ها و ارگان‌های مختلف یک سازمان وجود داشته باشد. در این مطاب سعی داریم در مورد اصول و تکنیک‌های نظارت بیشنتر بگوییم.

تعاریف

نظارت به عنوان یک فرآیند پویا و اجتماعی دوطرفه برای دستیابی به اهداف سازمانی با هدف دقیق حفظ کیفیت عملکرد از طریق حمایت مداوم و کمک به کارگر برای انجام بهترین کارها انجام ‌می‌شود.

نظارت به عنوان یک رابطه همکاری بین سرپرست و یک یا چند نفر برای دستیابی به یک کار خاص تعریف شده است.

بر طبق گفته Jean Barret، نظارت نوعی آموزش است که شامل: ابلاغ کردن، کمک کردن، امیدبخشیدن، هدایت و تکاپو است.

Terry and Franklin اظهار دارند که نظارت و نکنیک‌های نظارت تلاش برای هدایت و راهنمایی کارمندان و دیگر منابع برای دستیابی به نتایج خروجی یک کار است.

با توجه به گفته Margaret Williamson نظارت فرآیندی است که به وسیله آن از کارمندان تعیین شده کمک گرفته می‌شود تا با توجه به نیازها یاد بگیرند تا از دانش و مهارت‌های خود بهترین استفاده را ببرند و توانایی‌های خود را بهبود بخشند به گونه‌ای که کار خود را به نحو احسن انجام دهند و رضایت خود و آژانس را افزایش دهند.

اهداف نظارت

• رشد حرفه‌ای و شخصی کارمندان (پرستاران) به منظور دستیابی به کیفیت در سیستم مراقبت‌های بهداشتی

• کلید حفظ استانداردها است

• تداوم کیفیت بالای سیستم مراقبت‌های بهداشتی

• کمک به توسعه کارکنان به بالاترین ظرفیت خود

• تفسیر سیاست‌ها، اهداف، نیاز و غیره سازمان

• برنامه‌ریزی خدمات با همکاری و ایجاد هماهنگی برای جلوگیری از همپوشانی

• کمک به حل مسائل شخصی، اداری و بهره برداری از خدمات

• تدوین استانداردهای خدمات و روشهای ارزیابی شخصی و خدمات

• ارزیابی خدمات ارئه شده، شخصی، عملکردی، پیشرفت‌های انجام شده و پیشنهاد تغییر در بهبود کار موثر و نتیجه شخصی

اصول اولیه نظارت

• نظارت بر روند در حال انجام است که همواره با انگیزه، ارزیابی عملکرد، پیشرفت کارکنان و رهبری درهم تنیده شده است

• ناظران همیشه نسبت به عملکرد زیردستان خود که زیر دامنه کنترل آنها می‌باشند پاسخگو هستند.

• ناظران برای کمک به کارگران برای بهبود، توسعه و تقویت دانش و مهارت فردی خود هستند

• ناظران موظفند به کارگران خود کمک کنند تا نگرش درستی داشته باشند

• اصوال اساسی دیگر نظارت شامل کمک به کارگر برای انجام به بهترین روش ممکن برای بدست آوردن بهترین نتایج از نظر تحقق اهداف سازمانی است

اصول نظارت

• نظارت باید بیانگر خود را تشویق کند تا توانایی‌های بالقوه کارگر را ترسیم کند

• نظارت باید یک ابتکار عمل فردی برای مسئولیت پذیری بیشتر فراهم کند

• نظارت باید فرصتی کامل برای انجام کار در همکاری و توسعه روحیه گروه محیا کند و یک رابطه درون فردی خوب را تدوین نماید

• نظارت باید بسته به شخصیت، شایستگی و خصوصیات استقلال را به کارگران بدهد

• نظارت سیاست‌ها را تفسیر می‌کند و دستورالععمل خلاقانه ارائه می‌دهد

• نظارت باید نیازهای فردی را برآورده سازد

• ناظر همیشه باید خود را به عنوان یک رهبر تصور کند تا بتواند راهنمایی و تشویقات لازم را ارائه دهد

• نظارت باید دموکراتیک باشد

• نظارت باید بهترین برنامه‌ها را اراده دهد

• نظارت خوب به شخصیت یک فرد احترام می‌گذارد

عملکردهای نظارت

• اداری

• آموزشی

• کمک‌رسانی

• ارتباطی

• ارزیابی

تکنیک‌های نظارت

تکنیک‌های نظارت بر سه اساس استوار هستند که عبارتند از:

1. آماده سازی برای نظارت
2. نظارت
3. پیگیری نظارت

گام اول: آماده سازی برای نظارت:

1. مطالعه اسناد
2. شناسایی اولویت برای نظارت
3. آماده سازی برنامه نظارت

گام دوم: نظارت

1. برقراری مخاطبین
2. مرور اهداف و هنجارها

• مرور شرح کار

1. انگیزه کارکان پرستاری را رعایت کنید
2. هرگونه درگیری احتمالی یا واقعی را رعایت کنید

گام سوم: پیگیری نظارت

• سازماندهی مجدد جدول زمانی، برنامه کار، فهرست وظیفه

• سازماندهی در برنامه‌های خدمات آموزشی، برنامه‌های ادامه تحصیلات برای پرستاری شخصی

• آغاز تغییر در سیستم پشتیبانی یا تدارکات لجستیک

• مشاوره و راهنمایی در مورد پیشرفت شغلی و رشد حرفه‌ای

فاکتورهای موثر در نظارت

• مهارت ارتباط انسانی

• دانش فنی و مدیریتی

• مقام رهبری

• بهبود ارتباطات

• رهایی از وظایف غیرنظارتی

• نظارت عمومی و جزیی

روش‌های نظارت

1. فنی در مقابل نظارت خلاق
2. همکاری در مقابل نظارت موثق
3. علمی در مقابل نظارت بصری

مهارت‌های نظارت

• وظیفه محور

• ناظر کارمند محور

• ناظر نیک اندیش

• ناظر دموکراتیک

• ناظر مستقل و انتقادی

صلاحیت‌های یک ناظر خوب

• توانایی

• انصاف

• مبتکر

• با درایت

• جدیت

• کنترل احساس

• دید عمومی

• صلاحیت‌های شخصی

• توانایی آموزش دادن

آموزش ناظر

• Perrodin بیان می کند آنچه نیاز است یک ارزیابی مجدد، سازماندهی مجدد و ایجاد 24 ساعت برنامه نظارت است که در طی شبانه روز کار می‌کند، که به صورت عمودی و همچنین افقی فعالیت می‌کند، که به کلیه پرسنل برسد، و آن را به ارمغان می‌آورد. آنها با هم در یک بدنه متحد و همه مصمم هستند که همان هدف کلی را انجام دهند.
• مطالعه Hagen and Wolffs اشاره به لزوم نوسعه بیشتر در زمینه‌هایی که پرستاران مسئول برنامه‌ریزی و نظارت بر مراقبت‌های پرستاری بر روی بیماران هستند، اشاره کرد. بزرگترین نواقص ذکر شده در آنها بوده است.
• توانایی شرکت در توسعه سیاست
• توانایی تصمیم‌گیری‌های صحیح اداری
• توانایی تنظیم اهداف و برنامه‌های درازمدت
• توانایی‌های ایجاد و حفظ روحیه مثبت در گروه

نتیجه‌گیری

نظارت فراتر از تحقیق و بازرسی است. نظارت کلید موفقیت مدیریت است و مهم ترین کارکردها در یک سازمان است. بنابراین امروزه ما درباره اصول و تکنیک‌های نظارت بحث داریم.

منبع: slideshare