مدیریت KPI و بهترین روش‌ها: چگونه راه حل‌های KPI ایده‌آل را بیابیم؟

ارزیابی عملکرد چیست و مدیریت KPI چگونه انجام می‌شود؟

سوال مهم در این مقاله‌ این است: ” ارزیابی عملکرد چیست”؟ قبل از این‌که‌ این سوال را به طور مفصل بررسی کنیم، باید بررسی کنیم که عملکرد و مدیریت KPI یعنی چه؟ عملکرد به معنای تلاش کارمندان سازمان برای انجام دادن وظایف تعیین شده و حرکت در مسیر دستیابی به اهداف سازمانی است. هر حرفه‌ای که در پیش می‌گیرید، مسئولیت‌های مخصوص به خود را دارد.

برای انجام فعالیت‌های مختلف در شغل‌های سازمانی، استاندارد‌های ویژه‌ای معین شده است. مشخص کردن سنجش و ارزیابی با نمره دهی، و استاندارد‌های مربوط به عملکرد کارمندان را به عنوان ارزیابی عملکرد تعریف می‌کنند. با آگاهی از این که ارزیابی عملکرد چیست، می‌توانیم صلاحیت، خصوصیات، کیفیت، مهارت، ظرفیت و پتانسیل کارمندان سازمان را مشخص کنیم.

در پاسخ به سوال ارزیابی عملکرد چیست، می‌توانیم بگوییم ارزیابی عملکرد یک مسئولیت مدیریتی است که استاندارد‌های شغلی را تعیین می‌کند. با تعریف ارزیابی عملکرد، می‌توانیم مشخص کنیم که آیا عملکرد کارمندان در حوزه استاندارد‌های سازمان هست؟ با به کارگیری ارزیابی عملکرد، به راحتی می‌توانیم برای کارمندان و تشویق و تنبیه مناسب طراحی کنیم.

ارزیابی عملکرد اهمیتی دارد؟

ارزیابی عملکرد کارکنان به ما کمک می‌کند تا ویژگی‌های برجسته کارمندان سازمان را ارزیابی کنیم. با دانستن این که ارزیابی عملکرد چیست، می‌توانیم‌ حدود توانایی کارمندان خود را ارزیابی کنیم و درباره ارتقای شغلی کارکنان، شرایط آموزش آن‌ها و توسعه مهارت‌های شغلی آن‌ها، تصمیم درستی بگیریم.  ارزیابی عملکرد کارکنان از جمله فرآیند‌هایی محسوب می‌شود که به صورت مداوم در هر سازمانی انجام می‌شود.

فرآیند‌های ارزیابی عملکرد در مراحل مختلف انجام می‌شود، در ادامه‌ این مراحل را بررسی خواهیم کرد.

در گام نخست باید برای عملکرد کارکنان، استاندارد‌های مناسب مشخص شود. یکی از موارد مهم در ارزیابی عملکرد کارکنان، سنجش عملکرد حقیقی آن‌ها است. تجزیه و تحلیل انحرافات عملکرد در مقایسه با استاندارد‌های تعیین شده، از موارد ارزیابی عملکرد کارکنان است. بحث و گفت و گو در رابطه با انحرافات، از دیگر مراحلی است که در ارزیابی انجام می‌شود. مشخص کردن راهکار‌هایی برای اقدامات اصلاحی، از مراحل دیگر است.

ارزیابی عملکرد کارکنان، یکی از فعالیت‌های اساسی در راستای مدیریت منابع انسانی است. این فرآیند در بخش‌های مختلف نقش ویژه‌ای را ایفا می‌کند که آن‌ها را بررسی خواهیم‌ کرد.

مزیت‌های استفاده از ارزیابی عملکرد کارکنان

مشخص کردن حقوق و مزایای پرسنل سازمان، از مزیت‌های ارزیابی عملکرد کارکنان است. با دانستن‌ این که ارزیابی عملکرد چیست، می‌توانیم‌ مشخص کنیم که هر یک از کارمندان وظایف سازمانی خود را در چه سطحی، انجام می‌دهند. با استفاده از ارزیابی عملکرد می‌توانیم عملکرد کارمندان سازمان را مورد بررسی قرار دهیم و متناسب با این عملکرد، برای آن‌ها حقوق و مزایا در نظر بگیریم. در صورتی که کارمندان به وظایف خود به درستی عمل کنند، اما در مقابل این وظیفه شناسی، هيچ تشویقی دریافت نکند، به تدریج انگیزه او برای ادامه‌ کار از بین می‌رود.

با استفاده از ارزیابی عملکرد کارکنان برای آموزش منابع انسانی و بهبود مهارت‌های آن‌ها، می‌توانیم برنامه‌های مناسب طراحی کنیم. ارزیابی عملکرد به طور واضح سطح عملکرد کارکنان را مشخص می‌کند. با استفاده از این فرآیند می‌توانیم ظرفیت، مهارت و تخصص عملی پرسنل سازمان را تعیین کنیم. با استفاده از این نوع ارزیابی می‌توانیم نقاط ضعف کارمندان را شناسایی کنیم و متناسب با آن، برای بهبود مهارت‌ها و توانایی‌های آن‌ها، برنامه ریزی کاربردی انجام دهیم. در نتیجه، این برنامه ریزی‌های هوشمندانه، کارمندان به صورت بهینه‌ای به کار گرفته می‌شوند و در مجموع میزان سودآوری و بهره سازمان افزایش پیدا می‌کند.

ارزیابی عملکرد و برنامه ریزی برای جا به جایی‌های سازمان

ظرفیت، مهارت، تجربه و شرایط کاری افراد، با به کارگیری ارزیابی عملکرد کارکنان مشخص می‌شوند. با استفاده از اطلاعاتی که بعد از دانستن این که ارزیابی عملکرد چیست، به دست می‌آیند، می‌توانیم برای جا به جایی یا ارتقای شغلی کارکنان تصمیمات درستی بگیریم. با تصمیمات درستی که در این زمینه اتخاذ می‌شود، کارمندان در شرایط بهتری وظایف خود را انجام می‌ دهند. این تصمیمات به روش‌های زیر گرفته می‌شوند. ارتقای شغلی کارکنان ممتاز که به وظایف خود متعهد هستند. جا به جایی کارکنان به منظور ایجاد تعادل و تناسب بین افراد و مسئولیت‌هایی که بر عهده دارند. تعدیل و اخراج کارمندان ضعیف،  که به صورت دائمی‌ یا موقت انجام می‌شود.

برای این‌ که بتوانیم‌ انگیزه  کارکنان‌ سازمان را افزایش دهیم، باید متناسب با ارزیابی عملکرد آن‌ها پاداش‌هایی را در نظر بگیریم. اگر کارکنان سازمان پاداشی متناسب با عملکرد خوب خود، دریافت نکنند، برای انجام وظایف خود انگیزه کافی نخواهند داشت. در صورتی که کارمندان ضعیف با وجود عملکرد ضعیف پاداش دریافت کنند، برای پیشرفت خود تلاشی نخواهند کرد. در این صورت دادن پاداش‌ به کارمندان باعث می‌شود هزینه‌های اضافی صرف شود. ارزیابی عملکرد باعث می‌شود کارمندان سازمان متناسب با عملکرد خود تشویق شوند و پاداش دریافت کنند.

یکی از خدمات مهم ارزیابی عملکرد، تسهیل نظارت و انجام‌ بازرسی است. ارزیابی عملکرد کارکنان، به ما کمک می‌کند بر اساس عملکرد، کارمندان را طبقه بندی کنیم. با آگاهی از این که ارزیابی عملکرد چیست، می‌توانیم کارمندان قوی، متوسط و ضعیف را از هم‌ تمییز دهیم. با استفاده از این فرآیند می‌توانیم مشخص کنیم که هر یک از کارمندان تا چه اندازه به نظارت و بازرسی نیاز دارند. برای مثال، به کارمندان ضعیف باید بیشتر نظارت کرد تا کمتر اشتباه کنند، کارمندانی که به وظایف خود متعهد هستند نیز به نظارت کمتری احتیاج دارند.

ارزیابی عملکرد و مدیریت KPI چگونه باعث کنترل انگیزه می‌شود؟

اگر بدانیم که ارزیابی عملکرد چیست، می‌توانیم از آن به عنوان راهکاری برای افزایش انگیزه کارمندان استفاده کنیم. کارمندانی که بتوانند به وظایف خود به بهترین شکل عمل کنند، به عنوان پرسنل با ارزش و مهم در نظر گرفته می‌شوند و به بهترین شکل با آن‌ها برخورد می‌شود. واکنش مناسب با کارمندان با ارزش سازمان باعث می‌شود کارمندان به عملکرد بهتر تشویق شوند. ارزیابی عملکرد کارکنان به ما کمک می‌کند متناسب با عملکرد کارکنان از ابزار‌های انگیزشی مناسب استفاده کنیم.

با ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توانیم در مقابل تعهد به وظایف، یک بازخورد مناسب به کارمندان بدهیم. با این کار آن‌ها می‌فهمند که در کدام بخش‌ها تمرکز بیشتری داشته باشند و فعالیت‌ها را به بهترین نحو انجام دهند. ارزیابی عملکرد باعث ایجاد فرصتی مناسب برای کارمندان است تا مشکلات خود را شناسایی کنند و تلاش کنند ایرادات خود را برطرف کنند. یکی دیگر از مزیت‌های ارزیابی عملکرد کارکنان، اعتبار سنجی آزمون گزینش است. برای ارزیابی و سنجش میزان موفقیت آزمون‌های گزینشی، می‌توانیم از ارزیابی عملکرد استفاده کنیم. با استفاده از ارزیابی عملکرد، نتایج آزمون‌های گزینشی و روندی که سازمان در این زمینه در پیش می‌گیرد، مشخص می‌شود. بر اساس این اطلاعات می‌توانیم اقدامات موثرتری جهت انتخاب کارمندان انجام دهیم.

اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان در برنامه ریزی شغلی

پیشرفت در حرفه و شغل یکی از دغدغه‌های مهم کارمندان سازمان‌های مختلف است. برای مشخص کردن مسیر و اهداف شغلی کارمندان، هر سازمانی باید یک برنامه ریزی شغلی مناسب را طراحی کند. بر این اساس ارزیابی عملکرد، در خصوص ظرفیت‌های بالقوه و پتانسیل‌های بالفعل، اطلاعات مهمی‌ را مهیا می‌کند.

با دانستن این که ارزیابی عملکرد چیست، می‌توانیم زمینه‌های برنامه ریزی شغلی، طراحی برنامه‌های تشویقی به منظور بهبود شرایط کارکنان را فراهم کنیم. با استفاده از راهکار‌های ارزیابی عملکرد می‌توانیم برای سازمان خط مشی تدوین کنیم و به بهترین صورت به سمت اهداف خود پیش بریم. ارزیابی عملکرد کارکنان در حقیقت یک فرآیند سازماندهی شده است که به منظور تحقق اهداف سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

راهکار‌های مختلفی وجود دارد که با استفاده از آن‌ها، می‌توانیم استاندارد‌های عملکردی کارکنان را برقرار کنیم. بعد از این مرحله نیز می‌توانیم ارزیابی عملکرد را انجام دهیم.

روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان در سه گروه مشخص می‌شوند. گروه نخست شامل استاندارد‌های قطعی و مطلق است. این استاندارد‌ها عملکرد کارکنان را در مقایسه با استاندارد‌های تعیین شده بررسی می‌کند. در این تکنیک‌های ارزیابی، کارکنان مستقل از هم مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. ارزیابی عملکرد کارکنان ویژگی‌ها و رفتار‌های شغلی کارکنان را بر اساس استاندارد‌های قطعی، تجزیه و تحلیل می‌کند.

روش‌های استاندارد‌های قطعی چند مورد هستند؟

ارزیابی عملکرد کارکنان بر اساس استاندارد‌های قطعی با استفاده از روش‌های مختلفی انجام می‌شود. روش ارزیابی رویداد بحرانی نخستین روش است. این روش بر واکنش و رفتار شغلی کارکنان سازمان در شرایط بحرانی، نظارت می‌کند. با استفاده از این استاندارد‌ها، سرپرست‌ها واکنش‌های کارکنان را ارزیابی می‌کنند. این روش مزیت‌های زیادی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.

در این روش واکنش افراد در مقابل بحران بررسی می‌شود. با استاندارد‌های این روش می‌توان فهمید کدام کارکنان واکنش‌های مطلوب‌تری بروز می‌دهند.

این روش بیش از ویژگی‌های فردی، عملکرد کارکنان را مورد ارزیابی قرار می‌ دهد. روش‌های استاندارد‌های قطعی بر اساس فعالیت‌های کارکنان صورت می‌گیرد. این موضوع باعث می‌شود پیش‌داوری‌ها و تعصبات به طور قابل توجهی کاهش پیدا کنند. برای ارائه بازخورد‌های عملکرد کارکنان این روش راهکار‌های مناسبی ارائه می‌دهد.

در کنار مزیت‌های روش‌های استاندارد‌های قطعی، معایبی هم وجود دارد که به آن‌ها اشاره خواهیم کرد. روش‌های استاندارد‌های قطعی به بررسی و نظارت مداوم نیاز دارد و کاغذ بازی زیادی در آن انجام می‌شود. تداوم زیاد در فعالیت‌های کارکنان و سرپرستان باعث می‌شود انرژی زیادی از آن‌ها تلف شود. مشخص کردن بزرگی بحران و مقایسه رویداد‌ها کار دشواری است. به همین دلیل مقایسه و طبقه بندی کارکنان نیز سخت‌تر می‌شود. این استاندارد‌ها فقط بر روی شرایط بحرانی و غیر عادی موثر هستند.

روش چک لیست چه تاثیری در ارزیابی عملکرد دارد؟

روش چک لیست از استاندارد‌های قطعی در ارزیابی عملکرد کارکنان است. در این روش مسئولیت‌های مشخص شده برای کارکنان، در لیستی فراهم می‌شوند و سرپرستان کیفیت اجرای این مسئولیت‌ها را ارزیابی می‌کنند. گزارش‌های تهیه شده در روش چک لیست، به صورت محرمانه حفظ می‌شوند. لیست‌هایی که در این روش آماده می‌شوند به دو صورت ساده و وزن دار در دسترس قرار می‌گیرند. چک لیست‌های ساده شامل ویژگی‌های کاری و شخصیتی کارکنان هستند. این لیست‌ها در اختیار ارزیاب قرار می‌گیرند و ویژگی‌های کارکنان، با استفاده از جواب‌های بله و خیر مورد بررسی قرار می‌گیرند. چک لیست‌های وزن دار نیز برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌شوند. این لیست‌ها شامل ویژگی‌های کاری و شخصیتی هستند.

هر یک از مواردی که در این لیست‌ها ذکر می‌شوند، دارای اهمیت و وزن مشخص است. بر اساس اهمیت هر یک از آیتم‌ها، می‌توانیم امتیاز بیش تر و کم تری را در نظر بگیریم.

استفاده از روش چک لیست مزایای زیادی را به ارمغان می‌آورد. سرپرستان و کسانی که  لیست ارزیابی را کنترل می‌کنند، افراد متفاوتی هستند. با این روش، در روند ارزیابی میزان دخالت‌ها و تعصبات شخصی به طور قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند. ارزیابی عملکرد کارکنان با استفاده از چک لیست، روند اجرای ارزیابی را آسان می‌کند. مقایسه‌های صورت گرفته در این روش به راحتی انجام می‌شوند.

معایب استفاده از روش چک لیست چند مورد هستند؟

ارزیابی عملکرد کارکنان با استفاده از روش چک لیست نیازمند صرف هزینه و انرژی زیادی است. در سازمان‌ها برای شغل‌های مختلف باید چک لیست مناسب استفاده کنیم.  روش چک لیست اغلب بر روی ویژگی‌های فردی تمرکز می‌کند، این روش به عملکرد توجه نمی‌کند. تعیین اهمیت آیتم‌ها در چک لیست وزن دار به سختی انجام می‌شود.

روش مقیاس رتبه بندی ترسیمی‌ و یژگی‌های اجرایی کارکنان را ارزیابی می‌کند. روش مقیاس رتبه بندی محبوب‌ترین و قدیمی‌ترین روشی است که برای ارزیابی مورد استفاده قرار می‌گیرد. کسی که ارزیابی را بر عهده دارد، یک بررسی موضوعی نسبت به عملکرد کارکنان انجام می‌دهد و آن‌ها را به صورت مقیاس انجام می‌دهد.

روش مقیاس رتبه بندی ترسیمی‌ به راحتی اجرا می‌شود و قابل بهبود است. این روش زمان کمی‌ را صرف می‌کند، مقایسه کارکنان با استفاده از این روش به راحتی انجام می‌شود. ویژگی‌هایی مانند توجه، رفتار، روحیه همکاری، صداقت، وفاداری، خلاقیت، قابل اعتماد بودن، با استفاده از روش مقیاس رتبه بندی ترسیمی‌ ارزیابی می‌شوند. این روش معایب مربوط به خود را نیز دارد که آن‌ها را بیان خواهیم کرد. از آن جایی که‌ این ویژگی بر اساس نظر فرد ارزیاب است، امکان دخالت سلیقه شخصی بالا است. در این روش امکان این که درجه بندی به صورت یکنواخت صورت بگیرد وجود ندارد. نمی‌توان برای تمام شاخص‌ها یک مقیاس واحد را معین کنیم.

روش انتخاب اجباری در ارزیابی عملکرد چه نقشی دارد؟

در این روش که برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌شود، پس از این که کارکنان ارزیابی شدند باید به صورت اجباری رتبه بندی شوند. در این روش کارکنان معمولا به پنج درجه تقسیم می‌شوند. فردی که ارزیابی را بر عهده دارد، با توجه به درجاتی که در مورد رفتار خاصی معین شده است، باید نمراتی از حداقل تا حداکثر را برای کارکنان معین کند. در نهایت مدیریت منابع انسانی بر اساس ارزشیابی امتیازی، امتیازات همه کارکنان را محاسبه می‌کند. برای مثال، وقتی از دانشجویان می‌خواهند اساتید خود را ارزیابی کنند از این روش استفاده می‌کنند. دانشجویان بر اساس صلابت استاد، توانایی استاد در ایجاد علاقه و انگیزه در دانشجویان، قابلیت‌های او در تدریس مفاهیم علمی، اساتید خود را ارزیابی می‌کنند. در این روش دانشجویان از معیار‌هایی چون عالی، بسیار خوب، خوب،  متوسط و ضعيف استفاده می‌کنند.

روش انتخاب اجباری که برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌شود، کاربرد‌های زیادی دارد. این روش، ابزار مناسبی برای کاهش اشتباهات ناشی از سیستم‌های ارزش گذاری ذهنی است که توسط ارزیاب صورت می‌گیرند. هنگام استفاده از این روش، ارزیابی به طور هم زمان انجام می‌شود. به همین دلیل پتانسیل بالقوه بالایی برای بهبود روابط انسانی میان کارکنان ایجاد می‌شود.

از جمله معایب این روش نیز این است که در صورت تشابه بین عملکرد کارکنان، ارزیابی آن‌ها سخت می‌شود. هنگام به کارگیری این روش، تشخیص کیفیت کارکنان سخت است. کسب اطلاعات مربوط به کیفیت عملکرد کارکنان در رابطه با شاخص‌های مورد نظر سخت است. این شیوه هزینه زیادی لازم دارد، زمان بر و سخت است.

روش مقیاس رتبه بندی رفتار محور چه ویژگی‌هایی دارد؟

علاوه بر این که باید بدانیم ارزیابی عملکرد چیست، روش‌هایی که برای ارزیابی به کار می‌روند نیز باید شناسایی کنیم. در روش مقیاس رتبه بندی رفتار محور، به طور عمده یک بحران را ایجاد می‌کنند و ادامه شاخص‌های رفتاری واکنش مربوط به عملکرد کارمندان ارزیابی می‌شوند. فردی که ارزیابی را بر عهده دارد، بیش از آن که خصوصیات را در نظر بگیرد، به عملکرد کارمندان توجه می‌کند. در مجموع این روش، شامل توضیحاتی درباره نکات کلیدی عملکرد  کارکنان در شرایط خاص است.

از جمله مزیت‌های این روش این است که با فعالیت مورد نظر در ارتباط است. کار را برای فرد ارزیاب آسان می‌کند. تمامی‌ پرسنل شامل سرپرستان و کارکنان را درگیر می‌کند، کارکنان بازخورد عملکرد خود را به آسانی مشاهده می‌کنند.

در کنار مزیت‌هایی که برای این روش بیان کردیم، معایبی هم دارد. این روش زمان‌بر و گران قیمت است. روش مقیاس رتبه بندی رفتار محور، فعالیت گرا است و به نتیجه توجهی ندارد.

یکی دیگر از روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان، روش توضیحی و توصیفی است. با استفاده از این روش ارزیاب، نقاط قوت و ضعف کارمندان را توضیح می‌دهد. ارزیاب در مورد نقاط قوت و ضعف، اثر گذاری فنی، مهارت‌های رهبری، نیازمندی‌های مربوط به آموزش و بهبود مهارت، پتانسیل‌ها و قابلیت‌های کارکنان، توضیح می‌دهد. فهمیدن این روش آسان است، ارزیاب به شیوه مورد نظر خود توضیحات را ارائه می‌دهد. اطلاعات با جزئیات ارائه می‌شوند و روند تصمیم گیری راحت است.

ارزیابی عملکرد و روش‌های قیاس محور

یکی از روش‌هایی که برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌شود، روش رتبه بندی فردی است. استفاده از این روش ساده است، زیرا قائل درک است. باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می‌شود. به راحتی می‌توانیم با استفاده از آن عملکرد کارکنان را مقایسه کنیم. البته‌ این روش برای سازمان‌های بزرگ مناسب نیست، مقایسه تک تک کارکنان با استفاده از این روش سخت است.

روش رتبه بندی منظم گروهی یکی دیگر از روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان است. این روش برای این طراحی شده است تا از دسته بندی بی‌قاعده کارکنان جلوگیری کند. کارکنان به صورت نوبتی در گروه‌های مختلف دسته بندی می‌شوند. این روش نیز به آسانی قابل اجرا است و در هزینه‌ها صرفه جویی می‌کند. احتمال این که در آن سلایق شخصی دخیل شود بسیار پایین است. این روش انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهد و آن‌ها را تشویق می‌کند پتانسیل‌های خود را بهبود دهند.

مدیریت بر مبنای هدف نیز از دیگر روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان است. موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف کلی، به واسطه ی مشخص کردن میزان موفقیت هر یک از قسمت‌های خاص معلوم می‌شود. مدیریت بر مبنای هدف، ارزیابی را از بالا به پایین و از پایین به بالا انجام می‌دهد. در قدم اول برای ارزیابی از این طریق، اهداف مشترک باید تعیین شوند. برنامه ریزی‌های اقدامات لازم باید انجام شوند. عملکرد باید بررسی و ارزیابی شود.

مدیریت KPI اصطلاحی است که برای توصیف فرآیند تنظیم، انجام، نظارت و تحلیل شاخص‌های کلیدی عملکرد اصلی صنعت استفاده می‌شود

مدیریت KPI چیست؟

مدیریت KPI اصطلاحی است که برای توصیف فرآیند تنظیم، انجام، نظارت و تحلیل شاخص‌های کلیدی عملکرد اصلی صنعت استفاده می‌شود که به شرکت‌ها و سازمان‌ها در سنجش میزان موفقیت در دستیابی به اهداف تجاری خود کمک می‌کند. اصول ارزیابی شاخص‌های عملکرد، همگی متفاوت از روش‌های ارزیابی علمی معتبر نیستند: یک سوال بپرسید، یک هدف مشخص کنید، یک وسیله قابل‌اندازه‌گیری برای رسیدن به این هدف پیدا کنید، این معانی را تست کنید، و سپس به دنبال ثبات باشید.

حالا، این روش را برای این که چگونه کسب وکارها با مشتریان خود درگیر می‌شوند، اعمال کنید، و این چیزی است که مدیریت KPI  در مورد آن صدق می‌کند.

شرکت A از خود می‌پرسد که بهترین منابع برای جذب مشتریان چه هستند. سپس شرکت A تبلیغاتی را ایجاد می‌کند، یک وبلاگ راه‌اندازی می‌کند، حضور رسانه‌های اجتماعی را تقویت می‌کند، و وب سایت خود را برای ارتقا رتبه موتور جستجو بهینه می‌کند. این تلاش یک موفقیت است و مشتریان بیشتری شروع به سرازیر شدن می‌کنند.

بنابراین، چرا چیزی که به نظر می‌رسد سطح ورودی است، اما درک آن برای برخی مدیران اجرایی دشوار است؟ از آنجا که در عمل، گرفتن یک دسته بر روی شاخص های عملکرد به مراتب پیچیده‌تر و پرهزینه‌تر از یک آزمایش بی‌ضرر است. همه مشاغل محدودیتی در هزینه دارند. همانطور که مدیریت KPIها برای رشد ضروری هستند، پیگیری نادرست یا یک عمل نادرست می‌تواند منجر به ریزش شدید درآمد شود.

در اینجا ما در مورد بهترین روش‌ها و نحوه پیدا کردن و نفوذ بیش‌ترین KPI برای کسب‌ وکار خود بحث و گفتگو خواهیم کرد.

ما اول یک سوال بسیار مهم و مرتبط را براساس مطالعات یک فرد خاص از آقای برنارد Marr ارائه خواهیم کرد.

 

برنارد Marr نویسنده چندین کتاب است، از جمله شاخص‌های کلیدی عملکرد برای آدمک‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد: 75+ اقدامات که هر مدیر باید بداند. Marr مدیریت مؤثر KPIها را به عنوان پاسخ به این الزام نشان می‌دهد:

مار توضیح می‌دهد:

“این مهمتر از همیشه است كه رهبران مشاغل و مدیران ارشد بتوانند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند، عملکرد را بهبود بخشند و راه‌های جدیدی را برای به دست آوردن نتیجه در رقابت خود جستجو كنند.”

در این نقطه، شایان‌ذکر است که کسب و کارهای بیشماری وجود دارند که بدون در نظر گرفتن شاخص‌های عملکرد در عمل موفق شده‌اند. همه سرمایه گذاران شامل برنامه‌هایی برای توسعه نیستند؛ و این بسیار خوب است. اما برای کسانی که می‌خواهند تجارت خود را رشد دهند و پیشرفت خود را به طور موثر ردیابی کنند، KPI واحد انتخابی ارزیابی هستند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد مشاغل را قادر می‌سازد توانایی خود را برای تعیین و دستیابی به اهداف اندازه‌گیری کنند. آنها اغلب برای اندازه‌گیری رضایت مشتری، عملکرد کارکنان و میزان تعامل عمومی با مخاطبی که شرکت به طور خاص هدف قرار می دهد، استفاده می‌شوند و از طریق یک ابزار مدیریت KPI اداره می‌شوند. به عنوان مثال، از معیارهای رضایت مشتری برای هدایت تجربه بهتر مشتری استفاده می‌شود. KPI ها، در ذات خود، با جدا کردن اقدامات نشان دهنده با پیچیدگی، اعداد را به پاسخ‌های رفتاری تبدیل می‌کنند.

بهترین روش‌های KPI چیست؟

بهترین شیوه‌های KPI عبارتند از:

1. KPIهایی را تنظیم کنید که با اهداف کسب و کار شما مطابقت دارند
2. تعریف آنچه می‌خواهید با محدود کردن لیست خود برای جلوگیری از اضافه‌بار داده‌ها انجام دهید
3. تضمین این که شاخص‌های کلیدی عملکرد قابل‌دستیابی هستند
4. با استفاده از تمرین SMARTER یا 6 A

ما این سؤال را پرسیده‌ایم: مدیریت KPI چیست؟ ما همچنین تعیین کرده‌ایم که چرا شاخص‌های عملکرد بسیار مهم هستند. اکنون وقت آن رسیده است تا جزئیات بیشتری را برای پیدا کردن KPIهای مناسب برای تجارت خود پیدا کنید.

بسیاری از صنایع از بهترین روش های KPI و راه حل مدیریت KPI برای جداسازی قوی‌ترین شاخص‌های خود، مانند حوزه تحلیلی خرده فروشی استفاده کرده‌اند. این را نمی‌گویم که این شاخص‌ها تنها انتخاب برای مشاغل خرده فروشی هستند، اما آنها یک نقطه شروع عالی هستند. راه‌حل‌های مدیریت KPI مناسب برای شما ممکن است برای یک سازمان دیگر مناسب نباشد. تد جکسون از استراتژی ClearPoint می‌گوید:

KPI باید با استراتژی و اهداف خاص شما مطابقت داشته باشد، نه فقط با صنعت‌تان.

انتخاب بین استانداردهای صنعت زیر و یا استقبال از شاخص‌های منحصربفرد یک اولتیماتوم است که هر مدیر باید با آن مواجه شود. برای کسانی که می‌خواهند با KPIs کم‌تر سر و کار داشته باشند، دو روش استاندارد برای ارزیابی وجود دارد که می‌توانند به کسب و کارها کمک کنند مشخص کنند که آیا آن شاخص‌های عملکرد خاص موثر خواهند بود یا نه: معیار “smarter” و “۶ A”.

مدیریت کارآمد KIP: روش smarter

• مخصوص: با یک هدف خاص شروع کنید که می‌تواند جدا شود. آن را از هم جدا کنید – به یاد داشته باشید که رضایت مشتری، فروش، نگهداری و غیره را می توان با KPIs مختلف سنجید.
• قابل‌اندازه‌گیری: یک روش قطعی برای اندازه‌گیری داده‌های نیاز پیدا کنید. بازهم ساده‌سازی در اینجا مهم است. تنها باید یک روش موثر برای ارزیابی وجود داشته باشد؛ یک جنبه اساسی از مدیریت
• قابل دستیابی: اطمینان حاصل کنید که هدف چیزی است که می‌تواند به آسانی به دست آید. یک راه برای انجام این کار این است که اطمینان حاصل کنید که کسب‌وکار این هدف را قبلا تکمیل کرده‌ است.
• مربوط: سوال کنید آیا این اهداف مربوط به گروه‌های هدف هستند. آیا به این هدف دست پیدا می‌کنید که گروهی را تحت‌تاثیر قرار دهید که سعی دارید درگیر آن شوید، و به چه شکل؟
• زمان-حد: برای اندازه گیری دقیق KPI بازه‌ها و مهلت‌های زمانی ایجاد کنید. اگر آزمایش‌های اولیه نتایج مطلوب را به وجود آورد، بازه زمانی را در دور بعدی گسترش دهید.
• ارزیابی: ببینید آیا KPI داده‌های عملی مورد نیاز برای رسیدن به اهداف تعیین‌شده را فراهم می‌کند یا خیر. با تیم تماس بگیرید تا ببینید آیا زاویه دیگری باید مورد بررسی قرار گیرد یا خیر.
• ارزیابی مجدد: قبل از اجرای منظم برای قوام آزمایش، آزمایش مجدد کنید. استراتژی‌های تجاری مؤثر در اطراف KPI ساخته شده است، بنابراین اطمینان حاصل کنید که داده‌ها پاسخ‌های دقیق و خاص ارائه می‌دهند.

بهترین روش‌های KPI: شش A’s

• همسوسازی: KIP با فعالیت‌های اهداف خاص خود همسو است. تا زمانی که کسب‌وکار به روال عادی ادامه یابد، جمع‌آوری داده‌ها باید بدون تلاش باشد.
• قابل دستیابی: این شاخص به راحتی قابل دستیابی است تا بتوان اندازه‌گیری کرد. اگر داده‌ها به محض شروع آزمایش به طور مرتب شروع نشوند، ممکن است موردی نادرست باشد.
• حساس و درست: KPI باعث می‌شود دیگران از هدف و اندازه گیری آن آگاه باشند. اگر هدف KPI اصلاً نامشخص باشد، ممکن است نشانه‌ای برای امتحان کردن یک شاخص متفاوت باشد.
• دقیق: داده‌های به‌دست‌آمده از یک KPI برای رسیدن به اهداف آتی مورد استفاده قرار خواهند گرفت؛ پس باید قابل‌اطمینان و دقیق باشد تا به هیچ سو تعبیر منتهی نشود.
• قابل عمل: نتایج KPI، داده‌هایی را تولید می‌کنند که بر یک برنامه عمل تاثیر می‌گذارند. KPI باید فرایندهای جدیدی را تقویت کند؛ اگر پی‌گیری نشود، معیار ارزش خود را از دست می‌دهد.
• پویا: داده‌ها را می‌توان در طول عمر شرکت استفاده کرد. این شرکت باید در سراسر یک تجارت همیشه در حال تحول ثابت شود.

بازاریابی ممکن است تماما در مورد ROI باشد، اما این نیاز به اتصال صحیح نقطه‌ها را نفی نمی‌کند. و برای انجام این کار، کسب و کارها باید از طریق بهترین تجارب، به نتایج قابل اقدام دست یابند.

از این اشتباهات KPI خودداری کنید

اشتباهات، به ویژه هنگامی که با مدیریت KPI سروکار دارید، صرفاً پر هزینه نیستند؛ آنها می‌توانند برای درآمد و منابع شما ویران کننده باشند. برای کمک به شما در جلوگیری از چنین اشتباهاتی، در اینجا ملاحظات کلیدی برای ارجاع شما ذکر شده است.

همانطور که قبلا ذکر شد، انتخاب KPI اشتباه می‌تواند برای شما گران قیمت تمام شود، که بخش‌های بازاریابی را به پرتگاه داده‌های بی‌هدف می‌فرستد. از قضا، بسیاری از متخصصان با توجه به هزینه، KPIهایی را ترجیح می‌دهند که به نظر مستقیم‌تر، مانند اهداف مالی هستند. با این حال، تمرکز بر تمام تلاش‌های شما بر روی خشنودی آنی می‌تواند یک اشتباه بزرگ باشد.

در یک مطالعه، لوی نیومن از Designer BSC توضیح می‌دهد:

“بسیاری از مدیران اهدافی را تعیین می‌کنند که براساس معیارهای عملکرد نادرست هستند، به این معنی که آن‌ها به طور دقیق هدف اصلی را توصیف نمی‌کنند. این کار مانند گفتن این است که هدف شما وسط سیبل، صرفا خود تخته سیل باشد”

 

هنگام تنظیم KPI های خود، تمام تلاش خود را برای تمرکز روی استانداردهای آینده و نه عملکرد گذشته انجام دهید. با این حال، به خاطر داشته باشید که این استانداردهای آینده که می خواهید به آنها برسید باید واقع بینانه باشند؛ در غیر این صورت، تلاش‌های شما فقط منجر به عملکردی خواهد شد که به عنوان “ضعیف” ارزیابی شود، با مدیران ناامید و کارمندان ناراضی که انگیزه کمتری خواهند داشت.

سرانجام، هنگامی که شما می دانید چه چیزی را اندازه گیری کنید و چگونه می‌توانید اندازه گیری کنید، باید در مورد برنامه عملی با سایر ذینفعان کلیدی در سراسر سازمان توافق کنید. تعریف کنید چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد و نقاط عطف را در طول مسیر تنظیم می‌کند.

چگونه راه حل مدیریت صحیح KPI را انتخاب کنیم؟

راه حل صحیح نرم افزار مدیریت KPI دارای این ویژگی‌ها و مزایای اصلی است:

1. استفاده آسان و در دسترس همه افراد در سازمان است.
2. تجسم داده‌های واضح، مختصر
3. دسترسی به تمام داده‌ها و بینش‌های مورد نیاز برای موفقیت در یک فضای مرکزی
4. شما را قادر می‌سازد تا با استفاده از KPIهایی که بیشترین بهره را به کسب و کار شما می‌دهد، با سازماندهی داده‌های خود به روشی تمیز و شفاف کار کنید.
5. گزینه مدیریت KPIها را بطور آنلاین به شما ارائه می‌دهد.
6. با سطح نمونه‌ای از پشتیبانی رو به رو هستید
7. به شما کمک می‌کند تا به طور پایدار به اهداف سازمانی خود برسید و فراتر بروید.
8. با استفاده از گزارش KPI رویکرد شفافی در اختیار شما قرار می دهد.
9. زمان لازم برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های KPI را با اتوماسیون فرایندها کاهش می‌دهد.
10. به شما امکان می‌دهد تا اتصالات داده‌های سفارشی را در اختیار داشته باشید تا تمام اطلاعات تجاری خود را در یک مکان متمرکز کنید.

برای ردیابی، نظارت و به دست آوردن بینش‌های ارزشمند از شاخص‌های عملکرد خود، انتخاب نرم‌افزار مدیریت صحیح KPI به شما کمک می‌کند تا موفقیت خود را هدایت کنید و یک نکته مهم در رقابت کسب کنید.

هنگامی که نوبت به مدیریت KPIها می‌رسد، ابزاری که با آنها کار می‌کنید باید تمام این خصوصیات کلیدی ذکر شده را ارائه دهد. از طریق یک نرم افزار مدیریت داده‌های KPI، می‌توانید عملکرد خود را با سهولت محک بزنید، اندازه گیری و ردیابی کنید و بینش‌ها را به شکلی تجسم کنید که به شما امکان می‌دهد تصمیمی سریع، دقیق و آگاهانه داشته باشید که به شما در پیشبرد تجارت کمک می کند.

با وجود ترکیبی قوی از KPIهای قابل تنظیم، یک شاخص عملکرد وجود دارد که تمام جنبه‌های مهم مدیریت و توسعه یک تجارت را بدون در نظر گرفتن صنعت یا بخش در بر می‌گیرد. وقتی صحبت از مدیریت داده‌های KPI و حفظ بهترین روش KPI به طور مداوم می‌شود، نرم افزار و راه حل‌های ما کار می‌کنند. علاوه بر این، با دستیابی به توانایی ساخت گزارش‌های KPI خود بر اساس اهداف و نیازهای خاص خود، می‌توانید موفقیت خود را شکل داده و عملکرد خود را به روشی پایدار بهبود بخشید و به شما امکان می‌دهد حتی در چالش برانگیزترین شرایط پیشرفت کنید.

راه حل‌های مدیریت KPI را در عمل کشف کنید

یک نقطه شروع منسجم می‌تواند به KPIهای استاندارد مورد استفاده در صنعت شما نگاه کند. همانطور که مثال‌های زندگی واقعی را توضیح دادیم، اکنون بر KPIهای خاص که می‌توانند به عنوان الگو استفاده شوند، تمرکز خواهیم کرد. بیایید با مثال خرده فروشی شروع کنیم.

1. خرده فروشی: مشتریان من چه زمانی پول بیشتری خرج خواهند کرد؟

در این مشاغل، KPI های خرده فروشی استاندارد شامل: میانگین اندازه تراکنش، حجم کل فروش، نرخ سفارش برگشت، کل فروش بر اساس وضعیت سفارش منطقه، نرخ سفارش عالی و دلیل بازگشت از جمله موارد دیگر است. هر یک از این معیارها با یک عملیات خرده فروشی به طور منسجم ادغام می‌شوند.

برای داشتن یک استراتژی مؤثر در اطراف KPIها، باید اهداف خود را به روشنی تعریف کنید. آیا می‌خواهید مکالمه ایجاد کنید یا افراد را درگیر کنید؟ آیا می‌خواهید یک کالای یکبار مصرف را به آنها بفروشید یا ایده‌ای برای تأثیرگذاری آنها برای بازگشت دوباره داشته باشید؟

اینها همه سؤالاتی هستند که ارزش پرسیدن دارند و برای هر یک از آنها، KPI مطابق وجود دارد.

2. مدیریت فروش: نسبت به اهداف خود چه وضعیتی داریم؟

باید چک کنید که بعد از برنامه‌ریزی و پیش‌بینی اهداف فروش خود کجا ایستاده‌اید. هدف بهتر، اما قطعا، ارزیابی استراتژی شما در صورت بروز مشکلات است.

3. امور مالی: چگونه دارایی‌های شرکت را اداره می‌کنیم؟

تجزیه و تحلیل مالی هسته هر بخش مالی، کسب‌وکار و کارمندان است. برای تولید ارزش مناسب و افزایش عملکرد، KPI مالی متعددی وجود دارند که می‌توانند جمع‌آوری، نظارت و تجزیه و تحلیل مقدار زیاد داده‌ها را افزایش دهند. مثال ما بازگشت سرمایه دارایی‌ها را نشان می‌دهد که باید تا حد ممکن بالا باشند چون شما می‌توانید نشان دهید چگونه یک شرکت مدیریت می‌شود.

منبع: datapine