عملکرد خود را در برابر اهداف کلیدی تجارت اندازه بگیرید.

تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

شاخص کلیدی عملکرد یک مقدار قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد چگونه یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار موثر است. سازمان‌ها از KPIها در چندین سطح استفاده می‌کنند تا موفقیت خود را در رسیدن به اهداف ارزیابی کنند. KPIهای سطح بالا ممکن است روی عملکرد کلی مشاغل متمرکز باشند، در حالی که KPIهای سطح پایین ممکن است روی فرآیندهای بخش‌هایی از جمله فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و سایر موارد متمرکز شوند.

بنابراین تعریف KPI چیست؟ KPI به چه معنی است؟ KPI برای چیست؟ در اینجا چند تعریف دیگر آورده شده است:

تعریف فرهنگ لغت آکسفورد از KPI: یک اقدام کمی که برای ارزیابی موفقیت یک سازمان، کارمند و غیره در دستیابی به اهداف برای عملکرد مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تعریف Investopedia از KIP: مجموعه‌ای از اقدامات کمی که یک شرکت برای سنجش عملکرد خود در طول زمان استفاده می‌کند.

تعریف فرهنگ لغت Macmillan از KPI: روشی برای سنجش اثربخشی یک سازمان و پیشرفت آن در دستیابی به اهداف خود.

شاخص‌های کلیدی عملکرد

۱. چه چیزی باعث می‌شود KPI مؤثر باشد؟

اکنون که ما می‌دانیم KPI نماد عملکرد کلیدی است، تنها به اندازه عملی که این اقدام الهام‌بخش است ارزشمند است. سازمان‌ها اغلب، KIPهای شناخته‌شده صنعت را می‌پذیرند و پس از آن شگفت‌زده می‌شوند که چرا این KPI کسبوکار خود را منعکس نمی‌کند و نمی‌تواند هیچ تغییر مثبتی را تحت‌تاثیر قرار دهد. یکی از مهم‌ترین آن‌ها، اما اغلب نادیده گرفته می‌شوند، جنبه‌های KIPs این است که آن‌ها شکلی از ارتباط هستند. به این ترتیب، آن‌ها از قوانین مشابه و بهترین تجارب به عنوان هر شکل دیگری از ارتباط پیروی می‌کنند. اطلاعات شفاف، واضح و مرتبط احتمالا بیشتر جذب می‌شوند و عمل می‌کنند.

از نظر توسعه یک استراتژی برای فرموله کردن KPI ها، تیم شما باید با اصول اولیه شروع کرده و درک کند که اهداف سازمانی شما چگونه هستند، چگونه برای دستیابی به آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کنید، و چه کسی می‌تواند روی این اطلاعات عمل کند. این باید یک فرآیند تکرار شونده باشد که شامل بازخورد تحلیل گران، مدیران بخش و مدیران است. در حالی که این موضوع پیدا کردن ماموریت آشکار می‌شود، درک بهتری از آن خواهید داشت که کدام فرآیندهای کسب‌وکار باید با داشبورد KPI اندازه‌گیری شوند و با چه کسی اطلاعات باید به اشتراک گذاشته شود.

۲ . نحوه تعریف KPI

تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌تواند کسب‌وکار پیچیده‌ای باشد. کلمه عملیاتی در KPI “کلید” است زیرا هر KPI باید به یک نتیجه تجاری خاص با یک اندازه عملکرد مرتبط باشد. KPIs اغلب با معیارهای کسب‌وکار اشتباه می‌شوند. اگر چه اغلب در همان روح مورد استفاده قرار می‌گیرد، باید مطابق با اهداف مهم و مهم کسب‌وکار، KPIs تعریف شود. این مراحل را هنگام تعریف KPI دنبال کنید:

  • نتیجه مورد نظر شما چیست؟
  • چرا این نتیجه مهم است؟
  • چگونه می‌خواهید پیشرفت را اندازه گیری کنید؟
  • چگونه می‌توانید روی نتیجه تأثیر بگذارید؟
  • چه کسی مسئول نتیجه کار است؟
  • چگونه می‌دانید که به نتیجه خود رسیده‌اید؟
  • چند بار پیشرفت را به سمت نتیجه بررسی خواهید کرد؟

به عنوان نمونه، بگذارید بگوییم که هدف شما افزایش درآمد فروش امسال است. شما می‌خواهید این را KPI رشد فروش خود بنامید. در اینجا نحوه تعریف KPI آورده شده است:

  • افزایش درآمد حاصل از فروش تا ۲۰ درصد در سال جاری
  • دستیابی به این هدف به کسب‌وکار این اجازه را می‌دهد که سود آور شود
  • پیشرفت به عنوان افزایش درآمد اندازه‌گیری شده در دلار محاسبه خواهد شد
  • با استخدام کارکنان فروش دیگر، با ترویج مشتریان موجود برای خرید محصول بیشتر
  • رئیس فروش مسئول این معیار است
  • درآمد در سال جاری ۲۰ درصد افزایش خواهد یافت.
  • به صورت ماهانه بررسی خواهد شد

 

۳. KPI SMART چیست؟

یک راه برای ارزیابی ارتباط یک شاخص عملکرد استفاده از معیارهای SMART است. این نامه‌ها به طور معمول برای تعیین دقیق، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌اندازه‌گیری، متناظر، مربوط به زمان بکار گرفته می‌شوند. به عبارت دیگر:

  • آیا هدف شما دقیق است؟
  • آیا می‌توانید پیشرفت را به سمت این هدف اندازه‌گیری کنید؟
  • آیا هدف واقع گرایانه است؟
  • هدف سازمان شما چگونه است؟
  • چارچوب زمانی برای رسیدن به این هدف چیست؟

 

۴..  حتی در مورد KPIهای خود نیز دقیق‌تر باشید

معیارهای SMART همچنین با افزودن ارزیابی و ارزیابی مجدد می توانند به SMARTER تبدیل شوند. این دو مرحله بسیار مهم هستند، زیرا آنها اطمینان می‌دهند که به طور مداوم KPIهای خود و ارتباط آنها با تجارت خود را ارزیابی می‌کنید. به عنوان مثال، اگر از هدف درآمدی خود برای سال جاری فراتر رفته‌اید، باید تعیین کنید که آیا هدف خود را خیلی پایین تعیین کرده‌اید یا اینکه این مربوط به برخی از فاکتورهای دیگر است.

 

۵. نحوه نوشتن و توسعه KPI

هنگام نوشتن یا توسعه KPI، باید در نظر بگیرید که چگونه KPI با یک نتیجه خاص تجاری یا هدف مرتبط است. KPIها باید به وضعیت شغلی شما سفارشی‌سازی شوند و برای کمک به شما در دستیابی به اهداف خود ایجاد می‌شوند. هنگام نوشتن KPI این مراحل را دنبال کنید:

      • برای KPI خود یک هدف روشن بنویسید

نوشتن یک هدف روشن برای KPI شما یکی از مهمترین قسمت توسعه KPI است.

 

KPI باید با یک هدف اصلی تجاری مرتبط باشد. نه فقط یک هدف تجاری، یا چیزی که ممکن است شخص در سازمان شما فکر کند مهم است. این باید برای موفقیت سازمان یکپارچه باشد.

در غیر این صورت شما در حال هدفی هستید که نتواند به نتیجه تجاری برسد. این بدان معناست که، در بهترین حالت، شما در حال رسیدن به هدفی هستید که هیچ تأثیری برای سازمان شما نداشته باشد. در بدترین حالت، این باعث می‌شود که وقت، پول و منابع دیگری که بهتر می‌توانند در جاهای دیگر هدایت شوند، هدر داده شود.

راه حل اصلی این است: KPI باید بیش از اعداد دلخواه باشد. آنها باید چیزی را که استراتژیک در مورد آنچه سازمان شما می‌خواهد انجام دهند بیان کنند. شما می‌توانید (یا باید قادر باشید) فقط با نگاهی به KPIهای خود در مورد مدل کسب و کار یک شرکت اطلاعات کسب کنید.

بدون نوشتن یک هدف مشخص، همه اینها از بین می‌روند.

 

      • KPI خود را با ذینفعان به اشتراک بگذارید

اگر به درستی ارتباط برقرار نشود، KPI شما بی‌فایده است. چگونه کارمندان شما – افرادی که وظیفه دارند چشم انداز شما را برای سازمان انجام دهند – اگر نمی‌دانند که چه می‌کنند اهداف خود را دنبال می‌کنند؟ یا شاید بدتر: عدم به اشتراک گذاشتن KPI شما باعث می‌شود کارمندان و سایر ذینفعان خود را ناتوان و ناامید سازند که قادر به دیدن مسیری نیستند که سازمان شما در آن قرار دارد.

اما به اشتراک گذاشتن KPIهای شما با ذینفعان خود یک چیز است (هرچند که حتی این چیزی است که سازمان‌های زیادی نیز قادر به انجام آن نیستند). هرچند بیش از این، آنها باید فوراً ارتباط برقرار کنند.

 

KPIها برای اثربخشی نیاز به زمینه دارند. این فقط در صورتی صورت می‌پذیرد که فقط آنچه را که اندازه‌گیری می‌کنید توضیح ندهید، بلکه چرا آن را اندازه‌گیری می‌کنید. در غیر این صورت آنها فقط شماره‌هایی در صفحه هستند که هیچ معنایی برای شما یا کارمندان شما ندارند.

به کارکنان خود توضیح دهید که چرا شما در حال اندازه‌گیری این هستید که چه چیزی را اندازه‌گیری می‌کنید. به سوالاتی در مورد اینکه چرا شما تصمیم گرفته‌اید بر روی یکی دیگر از آن‌ها تمرکز کنید، پاسخ دهید و از همه مهم‌تر؟ گوش کن KPIs مصون از خطا نیستند همچنین آن‌ها لزوما برای همه افراد دخیل نیستند. گوش دادن به کارمندان خود به شما کمک می‌کند مکانهایی را که اهداف اساسی سازمان به طور صحیح به آنها ابلاغ نمی‌شوند مشخص کنید

بگویید که سوالات زیادی در مورد این که چرا سود برای شرکت شما مفید نیست، دارید. این یک باور منطقی برای کارمندان شماست. بعد از همه چیز، کسب درآمد بخش مهمی از کاری است که هر کسب‌وکار انجام می‌دهد. اما شاید درآمد همه چیز نباشد و برای سازمان تان در یک زمان مشخص تمام شود. شاید شما به دنبال سرمایه‌گذاری عمده در تحقیقات و توسعه هستید و یا در مورد یک ولخرجی بزرگ قرار دارید. گرفتن سوالات زیادی مثل این نشانه این است که باید کار بهتری برای برقراری ارتباط با KPIs و اهداف استراتژیک پشت سر آن‌ها انجام دهید. و چه کسی می‌داند: کارمندان شما ممکن است حتی ایده‌هایی درباره نحوه بهبود KPIs به شما بدهند.

      • KPI را به صورت هفتگی یا ماهانه مرور کنید

ورود به سیستم به طور مرتب در KPI های شما برای نگهداری و توسعه آنها ضروری است. بدیهی است که پیگیری پیشرفت شما در برابر KPI از اهمیت بسیاری برخوردار است (نکته اول این است که در وهله اول تعیین کننده آن چیست؟) اما ردیابی پیشرفت شما به همان اندازه ضروری است، بنابراین می‌توانید ارزیابی کنید که در وهله اول چگونه در توسعه KPI موفق باشید.

 

همه KPIها موفق نیستند. برخی اهداف غیرقابل تحقق دارند (بیشتر در مورد زیر). برخی از آنها نتوانسته‌اند هدف اصلی مشاغل مورد نظر خود را بدست آورند. فقط با ورود به سیستم به طور مرتب می‌توانید تصمیم بگیرید که زمان آن رسیده که KPIهای خود را تغییر دهید.

      • اطمینان حاصل کنید که KPI عملی است

عملی کردن KPIهای شما یک فرآیند پنج مرحله‌ای است:

      • اهداف تجاری را مرور کنید
      • عملکرد فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید
      • اهداف KPI کوتاه مدت و بلند مدت را تنظیم کنید
      • اهداف خود را با تیم خود مرور کنید
      • پیشرفت و سازگاری را مرور کنید

بیشتر این ما قبلا به پایان رسیده بودیم، اما ارزش تمرکز بر نیاز به توسعه اهداف برای هر دو دوره کوتاه‌مدت و بلند را دارد. زمانی که یک هدف را با جدول زمانی تعیین کردید که به آینده نزدیک‌تر است (مثلا چند چهارم بعدی، یا سال مالی تان)می‌توانید به عقب کار کنید و نقاط عطف را شناسایی کنید که شما باید به آن راه پیدا کنید.

مثلا، بیایید بگوییم، برای مثال، شما می‌خواهید ۱۵۰۰ نفر از مشترکین خبرنامه را در ربع اول سال امضا کنید. شما می‌خواهید ماهانه، دو هفتگی و یا حتی هفتگی را برای رسیدن به آنجا تعیین کنید. به این ترتیب شما قادر خواهید بود تا زمانی که به هدف بلند مدت خود برای رسیدن به هدف بلند مدت نیاز دارید، دوباره مورد ارزیابی و ارزیابی قرار دهید.

شما می‌توانید هر ماه اهداف را به طور مساوی تقسیم کنید. در این مورد ۵۰۰ اشتراک در ماه ژانویه، ۵۰۰ نفر در ماه فوریه و ۵۰۰ در ماه مارس خواهد بود. با این حال ممکن است بخواهید دقیق‌تر شوید. روزه‌ای بیشتر در ماه‌های ژانویه و مارس و مارس بیشتر است، پس شاید بخواهید برای آن ماه‌ها یک هدف ۶۰۰ قرار دهید. یا شاید به طور معمول ترافیک وب سایت بیشتری را در ماه فوریه دریافت کنید (شاید کسب‌وکار شما در یک نمایشگاه تجاری بزرگ حضور داشته باشد)تا شما تصمیم بگیرید در آن ماه ۸۰۰ هدف را تعیین کنید.

هر چه که باشد، دقت کنید که اهداف KPI خود را برای اهداف کوتاه‌مدت تنظیم کنید.

      • KPI خود را مطابق با نیاز کسب و کار تغییر دهید

KPIs که هرگز بروز نمی‌شوند می‌توانند به سرعت منسوخ شوند.

به عنوان مثال، بیایید بگوییم که سازمان شما اخیرا یک خط محصول جدید را آغاز کرده یا به خارج از کشور گسترش داده‌است. اگر شما KIPتان را به روز نکنید، تیم شما به دنبال اهداف خود خواهد بود که لزوما تغییر در جهت تاکتیکی یا استراتژیک را ثبت نمی‌کنند.

شما می‌توانید براساس نتایج خود فکر کنید که در سطح بالایی به اجرا ادامه خواهید داد. با این حال، در حقیقت، شما ممکن است KPIs را دنبال کنید که موفق به دستیابی به تاثیری که تلاش‌های شما بر اهداف استراتژیک اساسی دارند، نباشند.

بررسی KPIs روی یک صورت ماهانه (یا به طور ایده‌آل، هفتگی)به شما فرصتی می‌دهد تا آهنگ خوب را به طور کامل تغییر دهید.

شما حتی ممکن است روش‌های جدید و احتمالا کارآمدتر را برای رسیدن به یک مقصد پیدا کنید.

      • بررسی کنید که KPI قابل دستیابی است

تعیین اهداف قابل‌دستیابی برای تیم شما ضروری است. هدف این کار این است که تیم شما حتی قبل از شروع کار خود را رها کند. هدف خود را خیلی کم تنظیم کنید و به سرعت خودتان را در این فکر خواهید یافت که زمانی که به اهداف سالانه خود دو ماه در سال تقویم رسیده‌اید، چه کار کنید.

 

آنالیز عملکرد فعلی شما ضروری است. بدون این منظور شما تنها برای یافتن اعدادی که هیچ ریشه در واقعیت ندارند رها می‌شوید. عملکرد فعلی شما همچنین نقطه شروع خوبی برای تصمیم‌گیری درباره مناطقی است که شما به آن نیاز دارید

شروع به ریشه کردن در اطلاعاتی که قبلا جمع‌آوری کرده‌اید تا یک پایه برای آنچه در گذشته انجام داده‌اید، تنظیم کنید. ابزارهایی مانند Google Analytics برای این کار عالی هستند، اما ابزارهای حسابداری سنتی بیشتری وجود دارند که سود و سود ناخالص را پی‌گیری می‌کنند.

      • اهداف KPI خود را در صورت لزوم به روز کنید

KPIs ایستا نیستند. آن‌ها همیشه نیاز به تکامل، به روز رسانی و تغییر در صورت نیاز دارند. اگر می‌خواهید KPIs را فراموش کرده و KPIs را فراموش کنید، به دنبال اهدافی باشید که دیگر مربوط به کسب‌وکار شما نیستند.

عادت داشته باشید که به طور منظم چک کنید تا ببینید چگونه بر روی KPIs عمل می‌کنید، بلکه باید به طور کامل کنار گذاشته شوند یا به کلی کنار گذاشته شوند.

برای کسی که قبلا هرگز یک KPI را توسعه نداده است، تمام این کارها ممکن است خسته‌کننده به نظر برسد.

اما این خبر خوب است: وقتی چند بار این روند را طی کردید، استفاده مجدد از آن در آینده بسیار آسان‌تر خواهد بود.

      • همه را با هم جمع کنید

KPIs به طور کلی یک ابزار ضروری برای اندازه‌گیری موفقیت کسب‌وکار شما و ایجاد تنظیمات مورد نیاز برای موفقیت آن هستند.

با این حال کارآیی KIPفردی محدودیت‌های خود را دارند.

مهم‌ترین بخش هر KPI کاربرد آن است. زمانی که فواید آن طولانی‌تر شود، نباید در پرتاب آن تردید کنید و شروع به کار بر روی پروژه‌های جدید کنید که بهتر با اهداف کسب‌وکار خود همخوانی داشته باشند.

 

۶. استفاده از KPI ها به عنوان بخشی از چارچوب‌های مدیریت عملکرد شما

.معمول‌ترین عوامل بین چارچوب‌های مدیریت عملکرد، اهداف، اندازه‌گیری عملکرد و مدیریت همه فعالیت‌های مرتبط هستند.

بنا بر گفته قدیمی، “قانون Goodhart”، ” هر گونه نظم و ترتیب اماری حاکی از آن است که فشار زمانی بر روی آن برای اهداف کنترل بر روی آن گذاشته شود.”

چارلز Goodhart یک اقتصاددان در سال ۱۹۷۵ بود که تحقیقات او در کمک به انتقاد از فرآیندهای تصمیم‌گیری دولت به ویژه با توجه به سیاست پولی مورد استفاده قرار گرفت. سپس این مفهوم توسط مرلین Strathern جریان پیدا کرد، ” زمانی که یک معیار به یک هدف تبدیل می‌شود، این یک تدبیر خوب نیست.”

یک شاخص عملکرد یا شاخص عملکرد کلید تنها یک نوع سنجش عملکرد است. قالب‌های مدیریت عملکرد بسیاری وجود دارند که هم متفاوت هستند و هم متفاوت. هر یک از این چارچوب‌ها عناصر پیشرو را به همراه دارند که می‌توانند با هم جمع شوند تا به هدایت موفقیت پشتیبانی شده توسط داده‌ها کمک کنند. بیایید شروع کنیم.

مرحله 1: تراز استراتژی تجارت

این روزها یکی از موضوعات محبوب در استارتاپ ها ، One Metric That Matters (OMTM) است. نکته اصلی این ابزار ساده و در عین حال بسیار قدرتمند این است که شما باید درک کاملی از مدل کسب و کار خود داشته باشید تا بتوانید بر روی آن معیارها عمل کنید و کل سازمان را تراز کنید.

بسیاری استدلال می‌کنند که فروش مهمترین معیار در هنگام سنجش موفقیت یک تجارت است. چالش این معیار نتیجه اندازه گیری شده است.

 

از خود بپرسید: معیاری که به فروش بیشتر کمک می‌کند چیست؟

یک پاسخ به این سوال می‌تواند تعداد مشتریانی را پی‌گیری کند که محصول شما را با سه درخواست دیگر ادغام کرده‌اند. این معیار حاکی از سطح تعامل خواهد بود و آن به احتمال زیاد کاهش خواهد یافت.

دلیل آن این است که زمانی که مشتریان در داخل قفل می‌شوند، آن‌ها کم‌تر هستند و سپس اقتصاد واحد درست برای رشد شرکت ایجاد می‌کنند. بنابراین در این مورد به جای نگاه کردن به شماره فروش، ما فقط یک مشتری را حساب می‌کنیم اگر، و فقط اگر آن‌ها با سه برنامه متصل شوند.

این فقط یک مثال است ، و به این معنی نیست که فقط یک معیار وجود دارد که باید به آن اهمیت دهید! این چارچوب کمک می کند تا همه افراد روی یک چیز موردعلاقه خود تمرکز کنند.

مرحله 2: تمام پایه‌های خود را بپوشانید

تجارت به دنبال تجارت است.

احتمالا شنیده‌اید که می‌گوید: ” شما می‌توانید ارزان، خوب یا سریع داشته باشید. اما شما تنها می‌توانید ۲ را انتخاب کنید.

بیایید با یک چارچوب کلاسیک شروع کنیم که به هدایت این موازنه تجاری کمک می‌کند. کارت امتیازی متوازن (BSC)به شما در تجزیه و تحلیل حوزه‌های کلیدی کسب‌وکار (دیدگاه)کمک می‌کند که در آن فعالیت‌ها باید تحت نظارت قرار گیرند.

چهار دیدگاه که باید در تعادل باشند عبارتند از:

      • دیدگاه مالی
      • دیدگاه مشتری
      • دیدگاه فرآیند تجارت داخلی
      • دیدگاه یادگیری و رشد

این چهار حوزه کلیدی کسب‌وکار شما درهم‌تنیده شده‌اند و همه باید همسو باشند. زمانی که فرد تحت‌تاثیر قرار می‌گیرد، به عبارت دیگر، ضربه دیگری روی هم خواهد بود، به عبارت دیگر، یک مبادله وجود خواهد داشت.

مرحله 3: چارچوب استراتژی BSC خود را با OKR به مرحله اجرا بگذارید

استراتژی کارت امتیازی متوازن (BSC)پیشنهاد می‌کند که برای هر چشم‌انداز، اهداف، معیارهای (KPIs)، اهداف تعیین‌شده (اهداف)، و ابتکارات (اقدامات)را توسعه دهید. یک چارچوب جدیدتر که در حال مشهور شدن است، چارچوب OKR است. استفاده از این روش در گوگل، OKR(هداف و نتایج کلیدی)برای تعریف و پی‌گیری اهداف و نتایج آن‌ها استفاده می‌شود. بسیاری استدلال می‌کنند که این چارچوب در میان یک استراتژی KPI و رویکرد کارت امتیازی متوازن قرار گرفته‌است.

OKR ها به عنوان ابزاری عملکردی مورد استفاده قرار می‌گیرند که اهداف را در سازمان تنظیم می‌کند، ارتباط برقرار می‌کند و نظارت می‌کند تا همه کارکنان در یک جهت متمرکز شوند. این سیستم موفقیت کارمندان را از طریق اهداف شفاف کار و نتایج کلیدی مورد نظر ترغیب می‌کند. زیبایی سیستم این است که یک چارچوب ساده، عملی و ساده برای تعیین، ردیابی و اندازه گیری اهداف فراهم می کند، چه به عنوان چیزی برای آرزو و چه به عنوان چیزی که می‌تواند اندازه گیری شود ارائه می‌دهد.

مرحله 4: نظارت با KIP Dashboard

یک داشبورد KPI شما را با نگاه اجمالی به عملکرد کسب‌وکار شما در زمان واقعی فراهم می‌کند تا بتوانید تصویر بهتری را در مورد نحوه انجام کل سازمان کسب کنید.

عبارات متداول یافت‌شده در این چارچوب‌ها که ارزش درک را دارند عبارتند از:

 

شاخص ریسک کلید (KRI): معیاری که در مدیریت به کار می‌رود تا نشان دهد یک فعالیت چقدر خطرناک است. شاخص‌های ریسک کلیدی معیارهایی هستند که سازمان‌ها برای ارائه هشدار اولیه در مورد افزایش ظهور ریسک در مناطق مختلف کسب‌وکار ارزیابی می‌کنند.

فاکتور موفقیت بحرانی (CSF): یک عبارت مدیریتی برای یک عنصر که برای یک سازمان لازم است تا به ماموریت خود برسد. عوامل موفقیت بحرانی نباید با معیارهای موفقیت اشتباه گرفته شوند. معیارهای موفقیت اغلب در مدیریت پروژه به کار می‌رود تا مشخص شود که آیا پروژه موفقیت‌آمیز بوده‌است یا خیر. معیارهای موفقیت با اهداف تعریف می‌شوند و می‌توانند با استفاده از KPIs تعیین شوند.

معیارهای عملکرد: اندازه‌گیری رفتار، فعالیت‌ها و عملکرد یک سازمان در سطح فردی و نه سطح سازمانی. برای مثال، فردی که در یک مرکز تماس کار می‌کند ممکن است معیارهای عملکرد مانند تعداد درخواست‌ها جواب داده‌شده، میانگین زمان صبر، تعداد تماس‌های موفق و متوسط تماس را داشته باشد.

 

ایجاد KPI های خوب برای سازمان شما یک فرایند تکرار شونده است.

10 معیاری که باید در هنگام طراحی اقدامات کلیدی عملکرد در نظر بگیرید

این لیست معیارها را هنگام ساخت سیستم‌های اندازه گیری کلیدی عملکرد تجاری خود در نظر بگیرید:

      • مبتنی بر مقادیری باشد که توسط کاربر به تنهایی یا با همکاری دیگران تحت تأثیر یا کنترل قرار گیرد
      • عینی باشد و براساس عقیده نباشد
      • از استراتژی مشتق شده و بر پیشرفت متمرکز شوید
      • کاملاً واضح و تعریف شده باشید
      • با یک هدف صریح مرتبط باشید
      • سازگار باشید (با توجه به اینکه آنها اهمیت خود را با گذشت زمان حفظ می‌کنند)
      • خاص باشید و با اهداف خاص مرتبط باشید
      • دقیق باشید – در مورد اندازه گیری دقیق باشید
      • بازخورد به موقع و دقیق را ارائه دهید
      • “فرآیند تجارت” را منعکس کنید – یعنی هم تأمین کننده و هم مشتری باید در تعریف این معیار شرکت داشته باشند

بیایید از تسلا به عنوان نمونه استفاده کنیم

مرحله ۱: تسلا یک واحد متریک است که در هر یک چهارم ماشین تحویل داده می‌شود. این یک موضوع داغ برای سرمایه گذاران است تا موفقیت خود را اندازه‌گیری کنند.

گام دوم: ساخت هر چه بیشتر خودرو در حالی که هنوز حفظ کیفیت است، تسلا باید دارایی‌های اصلی خود را از کارت امتیازی متوازن خود متعادل کند.

از لحاظ مالی: آن‌ها ممکن است تصمیم بگیرند که تحویل ماشین‌ها مهم‌تر از سود بردن در اتومبیل است

مشتریان: مشتریان دستورها خود را تحویل داده‌اند و منتظر تحویل آن‌ها هستند، هر چه بیشتر هیجان‌زده باشند و بیشتر به احتمال زیاد آن را لغو کنند. بنابراین نگه داشتن مشتریان بسیار مهم است.

گام ۳: اکنون که ما برخی اهداف با KPIs ایجاد کرده‌ایم که باید نتایج کلیدی را تعیین کنیم.

یک KR برای مشتریان که یک معیار استاندارد در زنجیره‌های تامین است می‌تواند باشد: ارائه عملکرد (DP)در ۹۰ درصد اندازه‌گیری شده به عنوان تحقق یک تاریخ تحویل وعده داده می‌شود.

مرحله ۴: استفاده از یک داشبورد برای نظارت بر نتایج کلیدی

 

Dashboards اغلب یک دیدگاه نظری از KPIs مرتبط با یک هدف خاص یا فرآیند کسب‌وکار را ارایه می‌دهند.

۷. سه راه KPI که می‌توانند به ایجاد یک تیم بهتر کمک کنند

یک وسوسه در دنیای کسب‌ وکار وجود دارد که فرض کنیم شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)تنها حوزه “رهبران سازمانی” عبارتند از: مدیران عامل، رئیس هیات‌مدیره، اعضای هیات‌مدیره و دیگر مدیران C که تصمیم‌های استراتژیک مهمی را اتخاذ می‌کنند.

واقعیت از حقیقت دورتر نمی‌شد

KPIs، معیارهای اصلی که موفقیت استراتژیک را تعریف می‌کنند و به عنوان معیار برای حوزه‌هایی که ممکن است به بهبود نیاز داشته باشند، یک ابزار ضروری برای توسعه تیم شما و دستیابی به نتایج با کیفیت بالا هستند.

آن‌ها حتی ممکن است یک راه‌حل مبتکرانه برای مساله حل نشدنی تعامل کارکنان ارایه دهند

مشکل درگیر شدن کارمندان

مشارکت کارمندان چیزی است که بسیاری از سازمان‌ها با آن دست و پنجه نرم می‌کنند. به گفته Gallup، فقط 33 درصد از کارگران ایالات متحده (و تقریباً 15 درصد در سراسر جهان) خود را به عنوان “درگیر، مشتاق و متعهد به کار و محل کار خود” در محل کار تعریف می‌کنند.

این تأثیر عمیقی بر خطوط انتهایی بسیاری از مشاغل دارد. برای استناد به فقط یک آمار: Gallup می‌گوید سازمان هایی که دارای نیروی کار بسیار درگیر هستند، به طور متوسط ​​20 درصد از افزایش فروش را می بینند.

1) آزاد کردن قدرت تعامل کارمندان

اشتغال کارمندان یکی از مفاهیم گنگ و اشتباه و سوء تفاهم در دنیای امروزی تجارت است.

بسیاری از مدیران در حال تلاش برای مقابله با دنیایی هستند که به نظر می رسد انتظارات کارمندان روز به روز بالا می‌رود. کارگران بیشتر از گذشته متحرک هستند و در بین مشاغل با سرعتی حرکت می‌کنند که ممکن است فقط ده دهه پیش غیرممکن به نظر برسد. در دنیایی که طرف دیگر حصار به همان اندازه جستجو در Glassdoor.com و مقالاتی در مورد گسترش فرهنگ محل کار در LinkedIn باشد، از هر زمان دیگری آگاه تر است.

پس چگونه مدیران می‌توانند زندگی را به یک نیروی کار غیر فعال تنفس کنند؟

البته، هیچ راه‌حل دیگری وجود ندارد. اما یکی از حوزه‌هایی که باید یک تمرکز بزرگ‌تر باشد، اطلاع‌رسانی به کارکنان و درگیر شدن آن‌ها در توسعه، هدف سازمان شما است.

اتصال کارمندان به هدف سازمان شما

داستانی وجود دارد (که ممکن است درست باشد یا درست نباشد، اما ما فعلاً این کار را کنار می‌گذاریم) که مرتباً در پست‌های وبلاگ درباره مشاغل کارمندان دور می‌زند. این مربوط به بازدید جان اف کندی در دهه 1960 در ناسا است. رئیس جمهور به مردی که در محل کار مشغول کار بود، نزدیک شد تا از او سؤال کند که وی برای زندگی چه کاری انجام داده است.

“آقای. رئیس جمهور ، “سرایدار پاسخ داد ،” من به قرار دادن یک مرد در ماه کمک می‌کنم. ”

این پاسخ غالباً به عنوان اوج درگیری کارمندان برگزار می‌شود. چه صاحب مشاغل، مدیر یا مدیرانی نمی‌خواهند هرکدام از کارمندان خود این سطح از ارتباط با هدف سازمان خود را احساس کنند؟

البته بخشی از این امر با تعیین رسالت سازمان شما همراه است. “درآمدزایی” کافی نیست. اگر می‌خواهید کارمندی که واقعاً مشغول به کار شود، باید کیفیت منحصر به فردی را پیدا کنید که باعث شود کارکنان شما بخواهند صبح از خواب بیدار شوند. (و نه، “گرفتن یک حق دیگر” قرار نیست آن را کاهش دهد)

پس از تصمیم گیری در مورد آن، باید راهی پیدا کنید تا به کارمندان خود نشان دهد که چگونه با آن ارتباط برقرار می‌کنند.

اینجاست که KPI وارد می شوند.

از هر کارمندی سوال کنید که چرا درگیر کار نیستند و احتمالا تنوع در یک موضوع را به دست خواهید آورد

      • آن‌ها از اهداف بزرگ‌تر سازمان جدا شده‌اند.
      • آن‌ها نمی‌توانند تاثیری بر تلاش‌های روزانه خود داشته باشند، فعالیت‌هایی که بیشتر وقت خود را صرف اهداف سازمانی بزرگ‌تر می‌کنند.
      • آن‌ها مسیر استراتژیک سازمان را درک نمی‌کنند

اینها به نوعی مشکلات متمایز هستند. اما به روش‌های دیگر همه آن‌ها از همان مساله ریشه می‌گیرند: ارتباط ضعیف، در مورد استراتژی، بین مدیریت و کارمندان سطح پایین‌تر.

KPIs به حل این مشکل کمک می‌کنند

KPIs، با ماهیت بسیار، استراتژیک هستند. از آنجا که آن‌ها از معیارهای مختلف متفاوت هستند، به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا بر آنچه اهمیت دارد تمرکز کنند. همه چیز نمی‌تواند a باشد. KPIs باید بر روی آن معیارهایی تمرکز کنید که بر اهداف نهایی سازمان خود تاکید دارند.

KPIs یک سازمان را مجبور به ارزیابی نحوه عملکرد استراتژی آن‌ها می‌کند، بلکه برای تصمیم‌گیری درباره آنچه که استراتژی آن‌ها در وهله اول است. آن‌ها به کارمندان چیزهای زیادی درباره آنچه که در واقع در وهله اول به مدیریت اهمیت می‌دهند، نشان می‌دهند.

به عنوان مثال: سود برای یک موسسه خیریه، بعید به نظر می‌رسد که به عنوان یک KPI واجد شرایط باشد. چرا؟ از آنجا که یک موسسه خیریه یک موسسه خیریه است، برای رسیدن به نوعی تاثیر بزرگ‌تر فراتر از تبدیل یک دلار سریع وجود دارد. سازمانی مثل این بیشتر نگران میزان سرمایه‌گذاری در تحقیقات علمی، شاید، یا شاید تعدادی از قوانینی است که آن‌ها قادر به تغییر هستند.

خوب نیست که کارمندان شما اهداف نهایی را که در حال کار کردن هستند را ببینند؟

2) نقش KPI در تعامل کارمندان

در اینجا سه ​​روش اصلی وجود دارد که اتخاذ برخی از KPI ها می‌تواند به سازمان شما در ایجاد یک تیم بهتر کمک کند.

      • همه در یک مسیر حرکت می‌کنند

یک مشکل که سازندگان تیم دائما تقلا می‌کنند، عناصر نامتجانس یک سازمان را برای تمرکز بر روی اهداف اصلی گرد هم می‌آورد. فروش در مورد نکات جزئی تصویر در مشتریان جدید و تبدیل آن‌ها به مشتریان نگران است. تیم توسعه محصول شما بر آخرین تکنولوژی و تلاش برای رسیدن به بازار متمرکز است. تیم منابع انسانی شما نگران پر کردن هرگونه فرصت و نگه داشتن محل کار شما است.

استفاده از برخی KPIs می‌تواند به همه کمک کند.

با تمرکز بر روی معیارهای کلیدی که بر موفقیت کسب‌وکار تاکید دارند، شما قادر خواهید بود نقش خود را به کارکنان خود نشان دهید که کار آن‌ها فراتر از کاری است که آن‌ها به نمایندگی از بخش‌های خاص خود انجام می‌دهند.

      • آن‌ها به اتصال کار کارمندان به اهداف گسترده سازمان کمک می‌کنند.

KPIs یک راه عالی برای ارتباط دادن استراتژی به کارمندان خود هستند. آن‌ها به آب زدن در دنیای آشفته، مرموز و مبهم تاکتیک‌ها کمک می‌کنند و آن‌ها را به اهداف نهایی سازمان خود متصل می‌کنند.

بسیاری از ما این را تجربه کرده‌ایم. ما به اندازه کافی در حباب‌های کار کوچک خود گیر می‌کنیم، و تا آنجا که ممکن است سخت تلاش می‌کنیم تا مطمئن شویم که ما در صدر مجموعه وظایف خاص خود قرار داریم و اغلب نمی‌توانیم ببینیم که چرا این کار را در وهله اول انجام می‌دهیم.

آیا هیچ تعجبی دارد که پریشانی و در نهایت، جدایی از درگیری صورت می‌گیرد؟

 

KPIs به کاهش این سردرگمی‌ها کمک می‌کند. آن‌ها گامی به عقب از دنیای پر هرج و مرج تاکتیکی برای شناسایی اهداف نهایی که همه در آن کار می‌کنند، برمی دارند.

      • به طور مؤثرتر به اهداف کلیدی دست پیدا کنید

مدیریت خرد مشکلات زیادی را برای روحیه کارکنان ایجاد می‌کند. اما یکی از بدترین آن‌ها ترمز است که بر روی خلاقیت کارمندان قرار می‌گیرد.

فرض کنید که مدیر هستید که مسئول راه‌اندازی یک محصول جدید است. اینکه می‌خواهید محصول را به عنوان یک موفقیت راه‌اندازی کنید باید خود بدیهی باشد. اما تفاوت بزرگی بین گفتن به تیم تان در مورد تعداد فروش که می‌خواهید به آن برسید وجود دارد و درست در زمینه‌هایی که می‌خواهید وب سایت به نظر برسد، وجود دارد، که کانال‌های بازاریابی که دوست دارید از آن‌ها استفاده کنید و حتی زمانی که پست‌های رسانه‌های اجتماعی را ارسال کنید.

برخی مدیران ممکن است فکر کنند که آن‌ها فقط کار خود را انجام می‌دهند یا حتی با ارائه پیشنهادها خود به کارمندان کمک می‌کنند. در واقع آنچه که آن‌ها انجام می‌دهند این است که خلاقیت نیروی کار خود را از بین ببرند و به احتمال زیاد آن‌ها را ناامید کند.

هیچ‌کس انتظار ندارد که مدیران به طور کامل با کاری که کارمندان انجام می‌دهند، دست و پنجه نرم کنند. اما خط بین تنظیم یک هدف نهایی و گفتن اینکه چطور به کارمندان خود بگویید که چگونه به آنجا برسید، یک هدف خوب است.

مزیت ایجاد KPI ها این است که به شما این امکان را می‌دهد که آنچه را که می‌خواهید به انجام برسانید، ضمن اینکه ویژگی‌ها را به خلاقیت و نبوغ تیم خود واگذار کنید.

3) چگونگی تصمیم گیری در مورد KPI می‌تواند تعامل کارمندان شما را به سطح بعدی سوق دهد

      • این مقاله بحثی در مورد مسیر استراتژیک آغاز می‌کند: شما شگفت‌زده خواهید شد از اینکه چند سازمان در واقع مسیر استراتژیک خود را به شیوه‌ای شفاف و مدون مشخص می‌کنند. در عوض کارمندان – از جمله برخی مدیران نسبتا ارشد – باید بین خطوط خوانده شوند تا استراتژی سازمان آن‌ها را تشخیص دهند. پول درست کنید؟ فلان چیزها را بفروشید؟ تفاوت ایجاد کنید؟ ایجاد KPIs به شروع بحث در مورد استراتژی کمک می‌کند. این کار شما (و کارمندان شما)را مجبور می‌کند که این سوال را بپرسند: “بسیار خوب، این چه چیزی است که ما در اینجا در حال تلاش برای انجام این کار هستیم؟
      • این به ایجاد این که چگونه KPIs به اهداف استراتژیک متصل می‌شوند کمک می‌کند: ایجاد یک دسته از KPIs برای کارمندان خود و گفتن “اینجا، رسیدن به این اهداف” به اندازه کافی خوب نیست. بدون زمینه، KPI ها تنها ارقام بی‌معنی هستند. شرکت در چنین تمرینی به کارمندان این امکان را می دهد که نه تنها KPI را بدانند ، بلکه ببینند که چگونه آنها به اهداف نهایی یک سازمان وصل می شوند.
      • این کار کارمندان را به طور مستقیم استخدام می‌کند: افرادی که دوست دارند به آن گوش دهند! اگر چیز دیگری ندارید، زمان آن را صرف کنید تا درباره آنچه که کارمندان شما می‌گویند، از مزایای مشارکت ذاتی برخوردار هستند، مطلع شوید.

۸. آیا KPI ها هنوز هم مرتبط هستند؟

KPIs اغلب معنای منفی مرتبط با آن‌ها دارند. متاسفانه، بسیاری از کاربران تجاری شروع به نظارت KPI به عنوان یک عمل منسوخ کرده‌اند. این امر به این دلیل است که KPIs قربانی یکی از انواع مشکلات می‌شود: فقدان ارتباطات.

حقیقت این است که KPIs تنها به اندازه شما ارزشمند هستند. شاخص‌های کلیدی عملکرد نیازمند زمان، تلاش و خرید کارکنان – برای رسیدن به انتظارات بالا هستند. برنارد Marr، بهترین نویسنده و متخصص عملکرد شرکت، یک مکالمه جالب در مورد این موضوع در مقاله خود به وجود آورد. نظرات مشخص می‌کنند که در حالی که شاخص‌های کلیدی عملکرد ممکن است (بسته به اینکه شما سوال می‌کنید) مورد پسند واقع نشده باشند، ارزش بالقوه آن‌ها در دست کسانی است که از آن‌ها استفاده می‌کنند.

پس چرا شاخص‌‌های کلیدی عملکرد اینقدر مهم هستند؟

تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد برای یک سازمان معمولا در طول مرحله برنامه‌ریزی استراتژیک اتفاق می‌افتد، چه شما این کار را سالانه، فصلی یا حتی بیشتر انجام دهید، هدف این است که اطمینان حاصل کنید که کل سازمان در راستای اهداف یک‌سان تراز شده‌است. یک قایق بادی بزرگ با ده نفر را تصور کنید، اگر ۳ نفر فکر کنند که قایق به سمت چپ می‌رود، ۵ نفر فکر می‌کنند که قایق باید سمت راست حرکت کند و ۲ نفر فکر می‌کنند که قایق باید بچرخد. قایق چه اتفاقی می‌افتد؟

قایق شروع به چرخیدن می‌کند. بنابراین، تضمین اتحاد از بالای سازمان در تمام طول راه به کارکنان خط مقدم تفاوت بین یک قایق است که به طور هماهنگ به جلو حرکت می‌کند و به هیچ کجا نمی‌رسد.

 

۹. شاخص‌های کلیدی عملکرد در عمل

بسیار خوب، حالا که شما تمام شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را مشخص کرده‌اید، حالا چه؟

گزارش KPI

چه شما یک گزارش KPI روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی، سالانه یا همه موارد بالا را به اشتراک بگذارید، تنظیم یک پلت فرم گزارش دهی خوب برای موفقیت شما کلید است. در Klipfolio ما تعدادی از KPIs را زیر نظر می‌گیریم، اما بعد از آن همه اقدامات و فعالیت‌هایی را که می‌توانند آن KPI را تحت‌تاثیر قرار دهند، پی‌گیری می‌کنیم.

به عنوان مثال، اگر درآمد ماهانه تکرار شونده (MRR) را ردیابی کنیم، می‌دانیم که # از نتایج کیفی # آزمایشات شروع شده است# از روی صفحه‌های موفق و بسیاری اقدامات دیگر بر موفقیت MRR تأثیر می‌گذارد. بنابراین هر روز صبح ساعت 8 صبح تعداد جدیدی از موارد جدید ایجاد شده با گزارش نامه الکترونیکی را دنبال می‌کنیم. ما یک داشبورد برای ردیابی چندین فعالیت اصلی برای اطمینان از شروع آزمایش محصول در زمان واقعی داریم و ماهانه تعداد مادربردها را که توسط تیم موفقیت مشتری تکمیل شده‌اند، ردیابی می‌کنیم.

داشبورد شاخص‌های کلیدی عملکرد

با استفاده از dashboards KPI در سازمان‌های فعال در حال حرکت مانند SaaS و تجارت مبتنی بر ابر، آن‌ها معمولا یک فرمت مصرف را نشان می‌دهند که در آن فرد می‌تواند داده‌های آن‌ها را در زمان واقعی مرور کند، در حالی که گزارش‌ها در یک لحظه از تصاویر خاص استفاده می‌کنند.

یکی از رایج‌ترین موارد استفاده از ابزار dashboard KPI در شرکت‌های نوپا است که معیارهای عملکرد سازمانی هسته خود را به اشتراک می‌گذارند تا بتوانند از همه کارکنان هماهنگی داشته باشند. هنگامی که شما در اطراف دفاتر آن‌ها قدم می‌زنید، در نزدیکی تیم‌های ویژه‌ای قرار داده خواهد شد که نتایج در زمان واقعی مانند تعداد بلیط‌های پشتیبانی شده امروز یا تعداد برده‌ای جدید را برجسته می‌کند.

پس اقدامات کلیدی عملکرد تجاری چیست؟

اگر شاخص‌های کلیدی عملکرد مهم‌ترین اهداف تان برای کسب‌وکار شما هستند، چگونه سازمان خود را برای رسیدن به آنجا هماهنگ می‌کنید؟ ارزیابی عملکرد طبق تعریف ویکی‌پدیا: ارزیابی عملکرد فرآیند جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل / یا گزارش دهی اطلاعات مربوط به عملکرد یک فرد، گروه، سازمان، سیستم یا جز است.

بنابراین، معیارهای عملکرد کسب‌وکار را می توان به عنوان راهی برای کمی کردن (یعنی اندازه‌گیری)اثربخشی و کارایی یک اقدام یا نتیجه‌ای که می‌تواند بر روی شاخص‌های کلیدی  عملکرد شما باشد، در نظر گرفت. قبل از انتخاب و تعریف معیار عملکرد کسب‌وکار، مدیران و رهبران باید بدانند که چگونه آن‌ها را بنویسند. مطالب و تحقیقات زیادی در مورد این موضوع از جمله اندرو Neely از دانشگاه کمبریج وجود دارد، که در طراحی معیارهای عملکرد که شما می‌توانید با رفتن به یک رویکرد ساختاری از یک رویکرد ساختاری برای در نظر گرفتن این که شما سیستم ارزیابی عملکرد خود را ایجاد می‌کنید، از یک رویکرد ساختاری استفاده کنید.

 

منبع: klipfolio

نوشته‌های تازه

بیشتر بخوانید  ۵۰ شاخص کلیدی عملکرد که برای کسب و کارتان لازم است - قسمت دوم

آخرین دیدگاه‌ها

دسته‌ها