چگونه برنامه ERP موجب یکپارچگی منابع مالی و انسانی می‌شود؟

ERP چبیست؟

ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی سیستم‌هایی هستند که تمام منابع شرکتی همچون منابع مالی، سرمایه انسانی، کالا، ماشین آلات، تجهیزات، تولید و دیگر منابع را به صورت فرایند محور و منسجم مدیریت می نمایند. همچنین ابزار مورد نیاز را برای برنامه ریزی به منظور استفاده مناسب تر فراهم می کنند. ERP یک راه حل نرم افزاری است که با ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مهم و متفاوت شرکت به کاهش مستقیم و غیر مستقیم هزینه‌ها و به ایجاد فرصت‌هایی برای بیشتر کردن درآمد و همچنین اثربخشی کسب و کارها منجر می شود. استفاده از ERP برای شرکت ویژگی‌ها و منافع زیادی دارد. این نرم افزار مزایایی دارد که اثرات مثبت زیادی روی بهبود مدیریت سازمان دارد که در ادامه به این مزایا پرداخته می شود.

تاثیر ERP در سازمان‌ها

مهمترین انواع تاثیر ERP

تاثیر ERP در منسجم کردن اطلاعات در یک بانک اطلاعاتی

نرم افزار ERP به صورتی طراحی شده است که اطلاعات متفاوت یک شرکت از جمله مدیریت مالی، فروش، حسابداری، منابع انسانی، انبار و … را در یک پایگاه اطلاعاتی منسجم کرده است و ثبت اطلاعات به شکل مهم و یکپارچه شکل گرفته و تکراری نیست. همگام سازی سیستم‌های داده‌های ERP روندی است برای اتصال برنامه‌های کاربردی با دیگر برنامه‌ها، تا از وارد کردن چندباره داده‌ها خودداری شود. سازمان‌هایی که قبل از این اطلاعات سیستم‌های نرم افزاری خود را به شکل جزیره ای در بانک اطلاعاتی مستقلی ذخیره می کردند؛ با وجود سیستم تازه ERP همه داده‌ها فقط یک بار آن هم در یک پایگاه داده ای مشترک مابین همه فرآیندها ذخیره و استفاده می شود. همینطور فرآیند محوری از امتیازات مهم سیستم مدیریت منابع انسانی است. منسجم بودن سیستم‌های اطلاعاتی به زیاد کردن ویژگی رقابتی و استفاده سازمان‌ها و پایین آوردن هزینه‌ها و ارائه خدمات منسجم به مشتریان کمک بسیاری می‌کند.

تاثیر ERP در اطلاعات درجا و لحظه ای از تمام سازمان

از ویژگی‌های هماهنگی بین سیستم ERP دسترسی سریع داده‌ها در شرکت و ثبت لحظه ای داده‌ها به منظور کمک به گزارش‌گیری مدیران برای تصمیم گیری‌های استراتژیک شرکت است.

تاثیر ERP در استفاده از تجارب موفق شرکت‌های دیگر

در نرم افزارهای ERP تجارت موفق در سراسر جهان جمع شده و به شکل کامل در هر بار استفاده و اجرا سازی در اختیار مشتریان قرار می گیرد. همینطور متناسب با شرایط خاص هر مشتری کار می کنند. ازاین‌رو تجاربی که به‌دست آمده از مشتریان تازه هم در این نرم‌افزارها استفاده و اجراسازی می‌شود و در اختیار همه مشتریان قرار داده می‌شود.

تاثیر ERP در انعطاف پذیر بودن

نرم افزارهای ERP توانایی انسجام و تطابق با تغییرات ایجاد شده در کسب کارها را دارند. در حقیقت این نرم افزارها به شکل سفارشی شده در اختیار هر سازمان قرار می گیرند. به این علت از انعطاف پذیری زیادی در پاسخ به الزامات کسب و کارها و کمک زیاد به مدیران ارشد برخوردار است.

دارای خاصیت ماژولاری

نرم افزارهای ERP از قابلیت ماژولاری برخوردار هستند. به این معنی که این نرم افزارها شامل اجزایی هستند که به صورت جداگانه هم کار می کنند. همچنین در صورت ایجاد اختلال در یک قسمت، دیگر قسمت‌ها بدون ایراد و تغییر می توانند به کار خود ادامه دهند. این مزایا در نرم افزار برای رفع اشکالات و پشتیبانی نرم افزارهای سنتی مورد توجه قرار گرفته اند.

برقرای ارتباط با بیرون از سازمان

نرم افزارهای ERP توانایی تعامل و ارتباط مستقیم با اشخاص بیرون از سازمان مانند تامین کنندگان و مشتریان را دارند. درحقیقت اشخاص خارج از سازمان توسط دسترسی مستقیم به این نرم افزار می‌توانند علاوه بر انجام عملیات خود درباره سازمان اطلاعات و گزارش‌های مرتبط به خود را بدست آورند. در حالت پیشرفته این نرم افزار، امکان برقراری اتصال به صورت آنلاین با بانک اطلاعاتی دیگر سازمان‌ها وجود داشته و ارتباطات و اطلاعات امن تری ایجاد می شود. علاوه بر خصوصیات گفته شده نرم افزارهای ERP از خصوصیات دیگری همچون حذف دوباره‌کاری، کم‌کردن حجم کارهای روزمره، بهینه کردن استفاده از منابع، استفاده از محیطی توانمند و را دارند.

تاثیر ERP در سازمان‌ها

اجرایی سازی و استفاده از نرم افزارهای ERP باعث ایجاد تغییرات استراتژیک و بهبود و اصلاح در وضعیت فعلی سازمان می گردد. درحقیقت دورنگاه این نرم افزار به شکل بلند مدت بوده است و هدف آن ایجاد توانمندی در کسب‌و‌کار در زمینه‌های مختلف سازمان شما است. استفاده از ERP از امتیازات مهمی در جنبه‌ها و حوزه‌های مختلف شرکت برخوردار است که در ادامه به برخی از آنها خواهیم پرداخت.

دستاوردهای ERP در زمینه استراتژیک سازمان‌ها

• نظام مند کردن روش انجام فرآیندهای کاری.
• کمک به رسیدن به ویژگی‌های رقابتی توسط بهبود فرآیندها.
• هماهنگی به شکل سریعتر با تغییرات بیرون از سازمانی.
• استفاده از فناوری‌های مدرنی مانند وب، همگام سازی، گردش کار و …
• پیشرفت زیرساخت‌ها به منظور ورود به کسب و کارهای الکترونیکی.
• استفاده آسان و کمک به پیشرفت سیستم‌ها و تکنولوژی مدرن.
• ایجاد یک دیدگاه فرایند محور و سیستمی در سازمان.
• هماهنگ کردن اطلاعات سازمان و ایجاد انسجام بین داده‌های سازمان.

دستاوردهای ERP در زمینه عملیاتی

• ایجاد بهبود در کیفیت داده‌ها و همینطور سرعت رسیدن به اطلاعات.
• به روز بودن اطلاعات عملیاتی و مالی.
• بهینه سازی و سازماندهی روش‌های وارد کردن اطلاعات در سیستم مدیریت سفارش‌ها و تدارک.
• کم کردن زمان مرتبط با تحویل و همینطور توزیع کالا و کاهش هزینه‌های مرتبط با انبارداری.
• کم کردن هزینه‌های مرتبط به نگهداری و تعمیرات.
• بهینه کردن مدیریت اموال، ماشین آلات و تجهیزات.
• ایجاد بهبود در بنیان‌های مرتبط با گزارشگری مالی.
• افزایش در راندمان کاری کارکنان.
• انجام کارها به روش درست و کم شدن دوباره کاری.
• کاهش در هزینه‌های مرتبط به پردازش داده‌ها.
• بهتر کردن تعاملات و ارتباطات با مشتریان، پیمانکاران و تامین کنندگان.

دستاوردهای ERP در زمینه فنی

• دسترسی مطمئن و سریع به داده‌ها.
• کاهش حجم آموزش‌های مورد نیاز.
• ایجاد یکپارچگی به شکل کامل بین سیستم‌ها.
• استفاده از بستر وب و شبکه.
• امکان مدیریت کردن گردش کار.
• قابلیت مطابقت با استانداردهای جهانی.
• استفاده از قابلیت پیکربندی مرتبط با امکانات.

دستاوردهای ERP

پیاده سازی نرم افزار erp مانع از ایجاد خسارت‌های جبران ناپذیر در سازمان‌ها می‌شود

تقاضای بازار جهانی، باتوجه به فعالیت‌های مالی و اقتصادی این سال‌ها، برای استفاده از برنامه erp در جهت تسهیل فرآیندهای سازمانی رشد معناداری داشته است. نتایج مطالعات و بررسی‌های انجام شده در زمینه کاربرد erp و ارائه راهکارهای افزایش سود بازدهی مالی و عملکرد منابع سازمانی، حاکی از آن است که یکی از عوامل تأثیرگذار در این فرآیند، برقراری ارتباط و مدیریت صحیح فرآیندهای درون و برون سازمانی با نرم افزار erp است.

erp به عنوان یکی از ابزارهای مدیریتی با یکپارچه کردن اطلاعات مالی و منابع انسانی و همچنین شناسایی عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی نرم افزار erp مانع از ایجاد خسارت‌های جبران ناپذیر در سازمان‌های ایرانی شده است. با این توصیفات و درجه اهمیتی که درباره کاربرد erp در سازمان‌ها مطرح شده است، اما متاسفانه حدود 13.7% از مدیران نمی‌دانند کاربرد erp در سازمانشان چیست. در جواب این تعداد اندک از مدیران در تعریف کاربردهای erp اینگونه می‌توان بیان کرد که erp یک نرم افزار مدیریت فرآیندی برای یکپارچه کردن عملکردهای مهم کسب و کار است که مدیریت موجودی، حسابداری و … بسیار ساده و مؤثر در آن مدیریت می‌شود. در واقع مهم‌ترین کاربرد erp یکپارچه سازی بین نرم افزارهای مختلف سازمان است.

سه کاربرد erp در منابع مالی و اداری

مزایای erp به قدری با سرعت موجب تغییر و تحول مدیریت اطلاعات شده که در بسیاری از سازمان‌های کوچک و بزرگ پیشرفت­ و بهبود مالی چشمگیری حاصل شده است. erp در حالی با سیستم‌های سنتی جایگزین شده است که با آخرین راهکارهای فناوری اطلاعات در بهبود بهره وری سیستم برنامه ريزی منابع سازمانی erp تأثیرات موفقیت‌آمیزی داشته است. حالا اینکه چرا و چگونه همه سازمان­‌ها می‌توانند به این موفقیت و بهبود در کاربرد erp برسند در ادامه بررسی خواهیم کرد.

۱) یکپارچه‌ کردن بخش اداری و مالی

در تحقیقاتی که از استفاده کنندگان erp انجام شده از مزایای کاربرد نرم افزار erp و استفاده از آن، یکپارچه کردن کامل بین همه اجزاء و واحدهای سازمان بوده است. به عنوان مثال شما کالایی را برای نگهداری در انبار خریداری می‌کنید. یکپارچگی در ابزار erp موجب می‌شود تا تمام مراحل از سفارش، خرید و ارسال مرسوله تا ورود به انبار، ثبت مشخصات و ثبت اسناد حسابداری در کمترین زمان و با دقت انجام شده و ارتباطات انسانی کارمندان واحدها به درستی و بهینه انجام گیرد.

۲) افزایش بهره‌وری و دسترسی مؤثر به بخش‌­های سازمان

برای به حداقل رساندن اتلاف وقت، دسترسی مؤثر و ساده به اطلاعات بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند مؤثر و از تأخیرات غیر لازم می‌کاهد و با ارتباط دادن یکپارچه اطلاعات واحدهای مالی، اداری و انسانی بهره‌وری کارکنان بهتر می‌شود. در سیستم erp امکان دسترسی به فعالیت‌های واحدهای مختلف به صورت یکپارچه و با قابلیت‌های پشتیبانی از فناوری اطلاعات موجب افزایش کارایی سازمان در بخش مالی و انسانی به عنوان دو واحد مهم سازمانی می شود که از کاربردهای مهم erp است.

۳) راه‌حل‌های هاست ابری مبتنی بر erp

هاست مبتنی بر ابر به عنوان راهکار ایمنی و به دور از سرورهای خاص و درایوهای فیزیکی برای ذخیره اطلاعات انتخاب بسیاری از سازمان‌ها است. erp با در نظر گرفتن فرآیند هاست ابری در طراحی خود، امنیت داده‌ها را تأمین می‌کند و هزینه‌های ذخیره‌سازی فیزیکی اطلاعات را به حداقل می‌رساند. رایانش ابری تآثیر عمیقی بر انعطاف‌پذیری کاربرد erp گذاشته و در هم سو شدن کسب و کار با فناوری‌های نو تآثیرگذاری بالایی داشته است؛ تا جایی که سازمان‌ها می‌توانند با صرف هزینه برای خرید نرم‌افزار erp مبتنی بر امکان مجازی‌سازی در پیشرفت سازمان سرمایه گذاری استانداردی انجام دهند.

انتخاب بهترین و مناسب‌ترین برنامه ERP و همچنین اجرایی کردن آن نیازمند یک برنامه‌ریزی استراتژیک با یک نگاه تخصصی است تا بتوان بهترین خروجی را از آن گرفت، در غیر این صورت امکان شکست سیستم شما وجود دارد. گروه مشاوران مدیریت رخ با داشتن تیمی مجرب و متخصص و با الگو برداری از بهترین سازمان‌ها می‌تواند از اولین قدم که مشاوره رایگان است تا قدم‌های نهایی مثل استقرار سیستم‌های ERP، طراحی سایت، طراحی سند استراتژی، برگزاری دوره‌‌های آموزشی و … همراه شما باشد.