چگونه پروژه مدیریت کسب‌ و کار ایجاد کنیم؟

چگونه پروژه مدیریت کسب‌ وکار ایجاد کنیم؟

از حدود صد سال پیش روش‌ها و فرایند هایی برای توسعه کسب و کار ایجاد شدند که پایه مدیریت پروژه و مدیریت کسب و کار را تشکیل می‌دهند. مدیریت پروژه در سال های اخیر پیشرفت زیادی داشته است و در تجارت به عنوان یک عملیات جدی و مجزا نقش آفرینی می کند. از آنجایی که شرکت ها در تلاش هستند که مزایای رقابتی بیشتری نسبت به دیگران کسب کنند، مدیریت پروژه عامل کلیدی برای رسیدن به این هدف در صحنه تجارت جهانی امروز می باشد. در این مقاله به مفهوم مدیریت پروژه می پردازیم. با ما همراه باشید.

وظایف مدیر پروژه

از تفاوت‌هایی که میان یک مدیر پروژه با مدیر تجاری یک شرکت وجود دارد می توان به نداشتن محدودیت زمانی برای مقابله با مشکلات و همچنین نظارت بر همه جنبه های یک عملیات  اشاره کرد. وظیفه اصلی یک مدیر پروژه بسیار پیچیده است. او وظیفه دارد علاوه بر بررسی تمام جنبه‌های یک پروژه، از اجرای صحیح کارها در زمان مقرر با بودجه تعیین شده اطمینان حاصل کند. یک مدیر پروژه برای اینکه بتواند در کارش موفق باشد نیاز به مهارت های خاصی دارد و لازم است صلاحیت هایی را برای انجام این شغل کسب کند. داشتن مهارت ارتباطی با دیگران و همچنین داشتن ذهن تحلیل‌گر برای یک مدیر پروژه لازم است. مدیریت پروژه شغلی لذت بخش برای کسانی است که بتوانند این پیچیدگی و سختی ها را درک کنند و از پس کار بربیایند.

مدیر پروژه وظیفه تجزیه و تحلیل انجام صحیح کارها بر اساس بودجه تعیین شده در زمان مشخص را برعهده دارد. در سازمان های بزرگ برای مدیریت پروژه افراد زیادی باید مشارکت کنند. اولین وظیفه یک مدیر پروژه تعیین هدف پروژه است. او باید بتواند با جزئیات کامل هدف پروژه را برای دیگران شرح دهد. مرحله دوم تعیین برنامه زمانی است. او باید وظایف اعضای گروه و زمانی که برای پایان کار به هر فرد اختصاص داده شده را اعلام نماید. در مرحله سوم مدیر پروژه باید برای عملیات بودجه را مشخص و تعیین نماید. بودجه باید علاوه بر اینکه تمام هزینه های جانبی و غیرقابل پیش‌بینی را پوشش دهد، بهینه و بدون اسراف و ولخرجی باشد. بعد از آغاز پروژه مدیر پروژه باید بررسی کند که تمام اعضای گروه به منابعی که برای انجام کار لازم دارند، دسترسی پیدا کرده اند یا خیر؟

روش های برنامه ریزی

برنامه ریزی امور توسط یک مدیر پروژه با استفاده از روش مسیر بحرانی انجام می شود. این روش نوعی فرمول است که زمانبندی کلیه فعالیت های پروژه را با موثر ترین شکل ممکن انجام می دهد. بعد از مشخص شدن برنامه زمانی یک پروژه مهمترین وظیفه مدیر پروژه ارائه گزارش به مدیران مافوق است و باید پیشرفت پروژه را به آنها گزارش کند. همچنین باید انتظارات مورد نظر از پرسنل را به آنها گوشزد نماید و منابع را تا حد ممکن در اختیار آنها قرار دهد.

ما پنج گروه فرایند کلی در مدیریت پروژه داریم که هر مدیر پروژه باید توجه زیادی به این فرایندها داشته باشد و اعضای تیم را ملزم کند که آنها را به درستی اجرا کنند. این ۵ فرایند مدیریت پروژه که اصطلاحا مدیریت پروژه با رویکرد سنتی نامیده می شوند شامل:

• آغاز
• برنامه ریزی
• اجرا
• نظارت
• پایان

می باشد. راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه برای هرکدام از این پنج فرآیند یکسری فعالیت معرفی کرده است که با هم رابطه متقابل دارند. هدف رسیدن به نتیجه از طریق اجرای این سری فعالیت ها است.

پیشتازان در عرصه پروژه و مدیریت آن

در زمان جنگ جهانی دوم در نیمه دوم قرن بیستم، استراتژی‌هایی توسط پرسنل نظامی برای نظارت بر پروژه‌های بزرگ استفاده می شد که شالوده مدیریت پروژه امروزی را تشکیل می دهد. پروژه های زمان جنگ جهانی دوم شامل تجهیزات وسیع نظامی و هزاران نفر بود. همچنین اواخر قرن نوزدهم پروژه های بزرگ دولتی اجرا شدند که مدیریت پروژه امروزی را پایه گذاری نموده اند. یکی از این پروژه ها ساخته خط راه آهن بین قاره‌ای بود. این پروژه در سال ۱۸۶۰ آغاز و بیش از هزاران نفر در آن کار می کردند. مواد اولیه لازم برای ساخت خط راه آهن از مکانهای مختلف دنیا فراهم می شد.

فردریک تیلور کسی بود که تجارت صنعتی را با معرفی مفهوم مدیریت متحول کرد. او در اوایل قرن بیستم میلادی هر مرحله از کار روزانه کارگران را در قالب مفهوم مدیریت ارائه نمود. روش کار بدین صورت بود که به جای اینکه کارگران را مجبور کند که تلاش بیشتری کنند یا ساعت کاری بیشتری داشته باشند، با طراحی استراتژی هایی کارها را هوشمندانه تر انجام داد و بازدهی را بالا برد.

یکی از دستیاران تیلور به نام هنری گانت که مهارت خاصی در کشتی سازی داشت، در زمان جنگ جهانی اول برای انجام بعضی از کارها ایده رسم نمودار های مختلف را توسعه داد. او کسی بود که باعث شد مدیریت پروژه در محیط کاری با مدیریت پروژه در مدیریت منابع انسانی، بازاریابی، مطالعات روانشناسی مجزا شناخته شود. مدیران نظامی و صنعتی در زمان جنگ جهانی دوم با استفاده از فرایندهای استراتژیک سعی کردند بیشترین بهره وری را از نیروی کار به دست آورند. روش هایی که در زمان جنگ جهانی دوم به کار رفت شامل روش مسیر بحرانی و نمودارهای شبکه ای بود.

به مرور این فعالیت ها در صنعت های مختلف ظهور پیدا کردند. اما از لحاظ جزئیات مختلف در دوره های زمانی مختلف متفاوت بودند. ولی فلسفه وجودی همه آنها ثابت بود. این فلسفه رسیدن به موفقیت را نتیجه همکاری و هماهنگی کلیه پرسنل سیستم می دانست و معتقد بود همه باید با هماهنگی کار کنند تا پروژه به نتیجه برسد و به موفقیت دست پیدا کنند.

گواهینامه و مدارک لازم

یک مدیر پروژه بسته به فعالیت و زمینه کاری که دارد می تواند دارای مدارک مهندسی یا علوم‌کامپیوتر باشد. داشتن مدرک MBA نیز برای یک مدیر پروژه مفید است. گواهینامه های خاصی مخصوص رشته مدیریت پروژه وجود دارد که مهم ترین گواهینامه این رشته متخصص مدیریت پروژه (PMP) نام دارد. این گواهینامه توسط موسسه PMI به متقاضی ارائه می شود. بسیاری از شرکت‌ها برای استخدام داشتن این گواهینامه را ضروری می‌دانند. یکی دیگر از گواهینامه‌ها دستیار تایید شده مدیریت پروژه است که سنگ بنای گواهینامه (PMP) می باشد.

شغل های مناسب برای یک مدیر پروژه

یک مدیر پروژه می تواند شغل های مختلفی را بر عهده بگیرد که به عنوان نمونه می‌توان به:

• هماهنگی پروژه: فردی که این مسئولیت را بر عهده می گیرد کارهای اداری پروژه را رسیدگی می کند و جلسات را با افراد هماهنگ می‌کند.
• زمانبندی پروژه: کنترل سیستم نرم افزاری پروژه بر عهده این فرد است. او باید در صورت لزوم نرم افزار را به‌روز رسانی کند. هر نوع تغییری در برنامه ها و فره های زمانی را در نرم‌افزار وارد کند. این پست بیشتر جنبه فنی دارد.
• دستیار پروژه: کمک به مدیر پروژه وطیفه این فرد است. او زیر نظر مدیر پروژه قسمت های مختلف یک پروژه را مدیریت می کند.
• مدیر پروژه: این فرد باید تمام مراحل کار را از ابتدا تا پایان بررسی و نظارت کند.
• مدیر پروژه ارشد: این فرد همزمان چند پروژه را نظارت می کند. برای پروژه ها هماهنگی‌های لازم را انجام می‌دهد. او وظیفه دارد مدیریت بودجه کلی پروژه ها، اولویت های تصمیم گیری و منابع مورد نیاز را انجام دهد.

برنامه عملیات مدیریت کسب‌ و کار

برنامه عملیات مدیریت کسب‌وکار به هدایت آینده یک سازمان کمک می‌کند.

برنامه عملیات مدیریت کسب‌ و کار به هدایت آینده یک سازمان کمک می‌کند. این برنامه اساس تمام تصمیمات آینده است که بر همه چیز از بودجه تا اهداف تجاری استراتژیک و تحقق ماموریت اصلی شرکت تاثیر می‌گذارد، به هدایت آینده یک سازمان کمک می‌کند؛ بر همه چیز از بودجه تا اهداف تجاری استراتژیک و تحقق ماموریت اصلی شرکت تاثیر می‌گذارد.

تیم مدیریت

برای گام گذاشتن در مدیریت کسب‌ و کار درست، اهداف تیم مدیریت را مشخص کنید. اهداف باید شامل ماموریت و ارزش‌های شرکت باشند. از زمان پروژه هوشمندانه استفاده کنید و اهداف کوتاه‌مدت و بلند مدت را در حالی که تیم پروژه را تشکیل می‌دهید، ایجاد کنید. اهداف ۵ و ۱۰ ساله را تنظیم کنید. اغلب، برنامه‌ریزی استراتژیک برای عملیات کسب‌وکار منجر به یک بیانیه ماموریت می‌شود که می‌تواند توسط گروه مورد استفاده قرار گیرد.

ساختار عملیاتی

ساختار عملیاتی فعلی را ارزیابی کنید؛ این ساختار باید شامل ارقام مالی مانند نتایج فروش و یا تعداد مشتریان آن باشد. به ساختار مدیریت، شیوه‌های استخدام، مدیران و ارقام نگهداری کارکنان و بررسی عملکرد شغلی نگاه کنید. استانداردهای صنعت را مطالعه کرده و کسب‌وکار خود را با ساختارهای عملیاتی مدل‌های کسب‌وکار مشابه مقایسه کنید. اطلاعات به دست آمده را بررسی کنید و بازخورد مشتری را آنالیز کنید تا بفهمید چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی از دید آن‌ها کار نمی‌کند.

ارزیابی

نقشه‌ای را مشخص کنید که هر بخش و مدیر در دستیابی به اهداف عملیاتی کسب‌وکار تعریف‌شده در پروژه استراتژی بازی ‌کند. برای آموزش زمان مناسبی را مشخص کنید. اهداف حفظ کارمندان و درجه‌بندی رضایت مشتری را با انتظارات از تاریخ‌ها و اعداد مشخص کنید.

فرآیندهایی برای ارزیابی و مرور پیشرفت اقدامات استراتژیک ایجاد کنید؛ ایجاد یک مدیر یا حسابرس برای بررسی انطباق مدیریت با الزامات عملیاتی. نتایج را با ارزیابی‌های انجام‌شده در طی فرآیند برنامه‌ریزی برای بررسی بهبود مقایسه کنید.

مدیر ISO چیست؟

برای داشتن مدیریت کسب‌ و کار موثر عوامل متعددی لازم است. سازمان بین‌المللی استانداردسازی در حال توسعه و حفظ استانداردهای ISO برای بخش‌های صنعتی، فنی و مالی است. یک مدیر ISO استانداردهای ISO مرتبط را در سطح شرکت اجرا می‌کند.

شرح شغل

یک مدیر ISO تضمین می‌کند که شرکت با استانداردهای مربوطه ISO و دستورالعمل های مربوط به مدیریت کیفیت، مسئولیت اجتماعی و زیست محیطی و مدیریت ریسک مطابقت دارد. مدیر ISO سیستم مدیریت ISO شرکت را توسعه، بررسی و نگهداری می‌کند.

وظایف

یک مدیر ISO، امنیت کار را مدیریت می‌کند، بازرسی‌های کنترل کیفیت را انجام می‌دهد و سیستم‌های داخلی و خارجی را حسابرسی می‌کند. مدیر ISO تصمیمات مربوط به پذیرش کیفیت را اتخاذ می‌کند و این تصمیمات را به رهبران بخش ابلاغ می‌کند تا آن‌ها بتوانند اهداف شرکت را پشتیبانی کنند.

گزارش‌ها

مدیر ISO معیارهای کلیدی مربوط به عملکرد کسب‌وکار را به رهبران ارشد گزارش می‌دهد. مدیر ISO می‌تواند به مدیر عامل یا مدیر منابع انسانی، بسته به ساختار سازمان، گزارش دهد.

نوشتن گزارش تجزیه و تحلیل فاصله بین پیش‌بینی تا واقعیت

گزارش تحلیل فاصله بین پیش‌بینی تا واقعیت به دنبال معیار عملکرد یک سازمان در برابر استانداردها و اهداف موردنظر است. هر نوع سازمان یا کسب‌وکار می‌تواند به طور موثر با استفاده از روش تحلیل فاصله بین پیش‌بینی تا واقعیت تحلیل شود. با توجه به شش سیگما، تمام سازمان‌های موفق فرآیند جمع‌آوری داده‌ها را دارند و آن را در معرض تحلیل فاصله بین پیش‌بینی تا واقعیت کامل قرار می‌دهند. تجزیه و تحلیل فاصله‌ها در هنگام مرور عملکرد در تمام جنبه‌های یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این موارد می‌توانند شامل مثال‌های زیر باشند، اما به فناوری اطلاعات، توسعه کسب‌وکار، منابع انسانی و سازگاری قانونی محدود نمی‌شوند. برای داشتن مدیریت کسب‌وکار موثر این گزارش هم اهمیت ویژه‌ای دارد.

دستورالعمل

دستورالعمل یعنی چگونه داده‌های مرتبط با عملکرد در هر گروه سازنده متشکل از سازمان شما مقایسه می‌شوند. هر زمان که امکان پذیر باشد، اعداد هدف را مشخص کنید و از ورود ارزیابی‌های ذهنی به مدل تحلیل شکاف خود اجتناب کنید. کاستی در هر مرحله از کسب‌وکار در برابر اهداف منتشر شده را شناسایی کنید. کمیت در شرایط ملموس، میزان هر یک از معایب را نشان می‌دهد.

معین کنید که آیا منابع کافی در داخل سازمان برای رسیدن به اهداف وجود دارند یا خیر. داده‌های عملکرد فردی را مورد مطالعه قرار دهید تا اطمینان حاصل شود که آیا نقص منابع مربوط به کیفیت یا کمیت است یا خیر.

توضیح بخش‌های عملیاتی یک شرکت

یک شرکت تجاری نهادی است که هدف اولیه آن تحقق سود از فعالیت‌هایش است. این شرکت تولید، بازاریابی و توزیع را برای تولید و فروش محصولات با هم ترکیب می‌کند. بخش‌های مختلف برای بهبود مستمر کیفیت و افزایش سود کار می‌کنند.

مدیریت

مدیریت در محیط کسب‌ و کار مدرن یک جز حیاتی برای ارزیابی مداوم و بهبود کیفیت محصولات و فرآیندهای لازم برای تحقق سود است. دیگر مدیران در تمام سطوح شرکت با کارمندان و سایر مدیران در تلاش برای ایجاد بهترین محصولات و خدمات با کم‌ترین هزینه ممکن با کارمندان و سایر مدیران درگیر هستند.

تولید

بخش تولید یک شرکت تجاری، محصول را به فروش می‌رساند. این شرکت مواد خام را دریافت می‌کند و کالاهایی را تولید می‌کند که به نهادهای تجاری دیگر و یا به عموم فروخته می‌شوند. این فرآیند به طور مداوم توسط کارکنان، مدیران و مهندسان برای حذف ضایعات و افزایش بهره‌وری مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. متخصصان تعمیر و نگهداری تجهیزات مورد استفاده برای تولید محصول را حفظ و ایجاد می‌کنند.

فروش و توزیع

توزیع یک بخش حیاتی از تجارت مدرن است. کارکنان فروش و توزیع دستوراتی برای محصول دریافت می‌کنند و اطلاعات مربوط به تاسیسات تولید را ارسال می‌کنند. سپس کالا مستقیما به مشتری یا به یک مرکز توزیع انتقال داده می‌شود که محصول را به مشتریان یا به خروجی‌های خرده‌فروشی منتقل می‌کند.

شرکت مشاوره مدیریت رخ با داشتن تیمی مجرب در زمینه مدیریت استراتژیک و برنامه‌ریزی استراتژیک و مدیریت کسب‌وکار می‌تواند سازمان و شرکت شما را در مسیری درست برنامه‌ریزی کند. مشاوران از ابتدای کار با شما هستند، تا بتوانید بهترین تجربه مدیریتی را داشته باشید.

منبع: bizfluent