چگونه یک لیست کار مناسب داشته باشیم؟

برای اینکه بتوان نسبت به بهبود بهره‌وری اقدام کرد، باید راهکارهای گوناگون را مورد استفاده قرار داد. مدیریت کارها و وظایف پیش رو نمونه‌ای از این موارد است. سازمان‌ها و کسب‌وکارهای مختلف باید لیست وظایف و تسکها را آماده کنند و مطابق با آن به جلو حرکت کنند. البته شایان ذکر است که مدیریت وظایف به این معنا نیست که شما تنها دست به سازماندهی آن‌ها در تقویم بزنید، بلکه این معنا را منتقل می‌کند که فرایند مدیریت یک چرخه بسیار مهم در زندگی است.

این فرایند تشکیل‌شده از چهار مولفه برنامه‌ریزی، آزمایش، ردیابی و ارائه گزارش است. برای اینکه هر مولفه در بهترین شکل ممکن پیش برود، نیاز است تا سازمان‌ها از شاخص ارزیابی عملکرد بهره ببرند. این سازمان‌ها باید دوره مشاوره مدیریت و مشاوره منابع انسانی را به منظور کسب بهترین نتایج پشت سر بگذارند. در ادامه مطلب به صورت کامل‌تر این موارد را بررسی خواهیم کرد؛ پس تا انتها ما را دنبال کنید.

راهکارهای مدیریت وظایف موثر

برای اینکه مدیریت وظایف به صورت مؤثر انجام شود، در کنار تهیه لیست وظایف و تسکها نیاز است تا از راهکارهای مختلف نیز در این راه بهره ببرید. در ادامه به معرفی چند نمونه از این راهکارها خواهیم پرداخت که بسیار ایده‌آل هستند.

تقسیم پروژه‌ها به فعالیت‌های کوچک‌تر

برای اینکه مدیریت پروژه در بهترین شکل ممکن انجام شود، باید کارها را به فعالیت‌های کوچکتر تقسیم کنید. کارهای کوچکتر از قابلیت دستیابی برخوردار هستند. زمانی که فعالیت‌ها کوچکتر شوند، در آن صورت می‌توانید نسبت به آن‌ها شناخت بیشتری را پیدا کنید. زمانی که این کارها را تکمیل کنید، در آن صورت با اعتماد به نفس بیشتری به انجام کارهایتان خواهید پرداخت. فرایند تجزیه نامی است که بر روی این راهکار گذاشته شده است. از این فرایند در موارد مختلفی بهره برده می‌شود که ایجاد ساختار شکست کار و همچنین تعریف فعالیت‌های مورد نیاز نمونه‌ای از این موارد هستند.

تهیه لیست وظایف و تسکها

دومین راهکاری که پیش روی شما وجود دارد، تهیه لیست وظایف و تسکها است. برای این کار به شما پیشنهاد می‌دهیم تا تمامی فعالیت‌های روزانه قابل‌انجام را یادداشت کنید. سپس بر اساس اهمیتی که هر یک دارند، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. این کار باعث می‌شود تا هیچ کاری از قلم نیفتد. هر وقت که به این لیست مراجعه می‌کنید، متوجه خواهید شد که کدام کارها هنوز انجام نشده‌اند. با دنبال کردن این راهکار می‌توانید برنامه‌ریزی بهتری را داشته باشید. هر سازمانی تشکیل‌شده از بخش‌های مختلف است. بخش مالی و تولید از مهم‌ترین‌ها هستند. از این رو برای اینکه مدیریت مالی و مدیریت تولید بهترین عملکرد را از خود نشان دهند، نیاز دارند تا لیستی از وظایف خود تهیه کنند. شایان ذکر است که نرم‌افزارها و تسک بوردهای مختلفی برای این امر وجود دارند.

تعیین تاریخ سررسید برای کارها

بعد از اینکه لیست وظایف و تسکها را تهیه کردید، به شما پیشنهاد می‌کنیم یک تاریخ سررسید را نیز مشخص کنید. وقتی که شما برای کارهایتان محدودیت زمانی تعیین می‌کنید، می‌توانید تمرکز بیشتری را برای انجام دادن کارهایتان داشته باشید. در نهایت کارآمدتر عمل خواهید کرد. مزیتی که تعیین تاریخ سررسید با خود به همراه دارد، این بوده که می‌توانید در زمان مناسب نسبت به انجام وظایف خود اقدام کنید. قطعا نداشتن ددلاین مشکلاتی را ایجاد خواهد کرد. به عنوان مثال نمی‌توانید کارهایتان را در اولویت قرار دهید. در نهایت شاهد تاثیر منفی بر روی تکامل اهدافتان خواهید بود. شما می‌توانید برای تعیین ددلاین یک مدیریت استراتژی را به کار بگیرید. نرم‌افزار مدیریت وظیفه می‌تواند به کمک شما بیاید. هر یک از این نرم‌افزارها امکاناتی دارند. به عنوان مثال می‌توانند در زمان سررسید به شما پیام ارسال کنند.

برنامه‌ریزی روزانه برای مدیریت وظایف

30 دقیقه ابتدایی هر روز خودتان را به برنامه‌ریزی اختصاص دهید. کارهایتان را اولویت‌بندی کنید. همچنین کارهای سخت و آسان را از یکدیگر تفکیک کنید. شایان ذکر است که با داشتن برنامه‌ریزی می‌توانید برای خودتان اهداف تعیین کنید. داشتن هدف به زندگی انسان جهت می‌بخشد؛ پس از آن غافل نشوید.

تهیه لیست وظایف و تسکها و کارهایی که انجام شده‌اند

در کنار ایجاد لیست وظایف و تسکها، به شما پیشنهاد می‌کنیم لیست دیگری را نیز تهیه کنید و در آن کارهایی که انجام داده‌اید را به ثبت برسانید. این کار منجر به ایجاد انگیزه در شما خواهد شد. انگیزه بالا به شما کمک خواهد تا وظایف خود را بهتر انجام دهید. همچنین در روند تکمیل سایر تسک‌های خود نیز هدف بیشتری خواهید داشت.

اولین کاری که انجام می‌دهید، باید مهم‌ترین و دشوارترین باشد

در لیست شما مجموعه مختلفی از وظایف وجود دارند که هر کدام در درجه‌بندی خاصی از اهمیت قرار می‌گیرند. همچنین کارها نیز به دو دسته آسان و سخت تقسیم می‌شوند. اولین کاری که در لیست وظایف و تسکها وجود دارد، باید همانی باشد که نسبت به دیگر موارد دشوارتر است و ارجحیت دارد. بسیاری از افراد نسبت به انجام کارهای سخت بی‌توجه هستند و آن را نوعی مدیریت وظیفه نمی‌دانند؛ در حالی که به این شکل نیست. کارهایی که دشوار هستند، قاعدتا به انرژی بیشتری نیاز خواهند شد. از آنجایی که در شروع روز انرژی بیشتری دارید، پس آن را به انجام کارهای دشوارتر اختصاص دهید. بعد از اینکه کار سخت‌تر را پشت سر گذاشتید، قطعا انجام کارهای بعدی برای شما راحت‌تر خواهد شد.

محول کردن برخی از کارها برای مدیریت وظیفه

برای اینکه بتوانید مدیریت وظیفه را به خوبی انجام دهید، به شما پیشنهاد می‌دهیم برخی از کارهای خودتان را محول کنید. به منظور انجام تمامی وظایف، گاهی اوقات می‌توانید آن‌ها را به دیگر افراد نیز واگذار کنید. البته شاید نتوانید اعتماد کافی را به قابلیت‌های افراد دیگر داشته باشید. از این رو به شما پیشنهاد می‌کنیم حتما نسبت به ردیابی عملکرد آن‌ها اقدام کنید. فرض کنید نیاز به انجام تسک در زمینه‌ مشاوره فروش و بازاریابی دارید. شما باید عملکرد افراد را در زمینه مشاوره و مدیریت فروش و همچنین مدیریت بازاریابی زیر نظر بگیرید. اگر نظر شما را جلب کردند، می‌توانید بدون نگرانی کارهایتان را به آن‌ها بسپارید.

کاهش دادن حواس‌پرتی‌ها در کنار لیست وظایف و تسکها

حالا که بخشی از لیست وظایف و تسکها را کاهش دادید، برای انجام باقی‌مانده آن‌ها نیاز است تا حواس‌پرتی خودتان را کاهش دهید. اولین و بهترین راهکار خاموش کردن اعلان‌ها است؛ چرا که هر فرد روزانه 46 نوتیفیکیشن دریافت می‌کند. تمامی این اعلان‌ها می‌توانند شما را از انجام وظایف باز دارند. استفاده از تعامل غیراجتماعی می‌تواند به شما کمک کند تا حواس‌پرتی شما کاهش پیدا کند و همچنین کارهایتان را بهترین و با کیفیت بهتری به انجام برسانید.

استفاده از تقویم

از دیگر راهکارهایی که به شما کمک خواهد کرد لیست کار مناسب و موثری داشته باشید، استفاده از تقویم است. تقویم می‌تواند به شما کمک کند تا ردیابی زمان‌ها و ددلاین‌هایتان را انجام دهید. با این کار به خوبی مسئولیت زمان را برعهده خواهید گرفت. نرم‌افزارهایی که بدین منظور مورد بهره‌وری قرار می‌گیرند، دارای تقویم و سررسید هستند. با کمک تقویم‌ها می‌توانید تاریخ شروع و پایان فعالیت‌هایتان را مشخص کنید.

ردیابی وظایف

لیست وظایف و تسکها شامل موارد مختلفی می‌شوند که باید در بهترین شکل ممکن به انجام برسند. برای اینکه مدیریت بهتری را بر روی این موضوع داشته باشید، به شما پیشنهاد می‌کنیم حتما وظایف خود را ردیابی کنید. بدین منظور استفاده از تایم شیت گزینه خوبی است. با تایم شیت می‌توانید انجام هر کار را یادداشت کنید و سپس به نحوه سپری شدن زمان پی ببرید. نتیجه این کار رسیدن به خودشناسی است. زمانی که بتوانید خودتان را بشناسید، به همان اندازه نیز می‌توانید برنامه‌ریزی دقیق‌تری را برای رسیدن به اهداف خود داشته باشید.

تهیه لیست وظایف و تسکها به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید با برنامه‌ریزی جلو بروید. امروزه سازمان‌های موفق از نرم‌افزارهای مختلفی برای تهیه این لیست‌ها بهره می‌برند. برای اینکه کارکنان بتوانند به بهترین شکل ممکن از عهده تسک‌های محول‌شده بر بیایند، نیاز است تا در دوره های آموزش سازمانی شرکت داشته باشند. در کل این دوره‌ها و همچنین به کار گرفتن مشاور سیستم ها فرآیندها می‌توانند باعث مدیریت منابع انسانی شوند. از این رو سازمان‌ها باید دقت و توجه زیادی نسبت به این مسئله داشته باشند. همچنین برای اینکه لیست کار مناسبی داشته باشید، نیاز است تا از راهکارهای مختلفی استفاده کنید.

وقتی بتوانید مهارت مدیریت و اولویت‌بندی کارهایتان را تقویت کنید، مسلما اعتماد به نفس بیشتری هم خواهید داشت.

۸۵ درصد امریکایی‌ها به این موضوع اذعان کرده‌اند که نمی‌دانند چطور کارهای خود را اولویت‌بندی کنند.

شما درباره این موضوع چه فکری می‌کنید؟

خبر خوب این است که ما در این مطلب می‌توانیم به شما کمک کنیم.

درواقع سؤالاتی که در بالا مطرح کردیم همه نشانه‌های ضعف در مدیریت زمان است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و به کمک این لیست کار مناسب یا to do list آنها را ارزش گذاری کنید. به نظر ساده است؛ اما افراد زیادی هستند که وقتی می‌گوییم لیست کار انواع مختلفی دارد، غافلگیر می‌شوند. لیست کار کلید تأثیرگذاری است، چراکه هرآنچه که باید انجام دهید را لیست می‌کند؛ مهم‌ترین کار در بالای لیست و کم اهمیت‌ترین در پایین لیست.

مهارت مدیریت خود را تقویت کنید

وقتی بتوانید مهارت مدیریت و اولویت‌بندی کارهایتان را تقویت کنید، مسلماً اعتماد به نفس بیشتری هم خواهید داشت. هرچقدر بهتر بتوانید برنامه‌ریزی داشته باشید، حتی با یک لیست کار ساده، راحتر می‌توانید به تعویق انداختن کارها را کنار بگذارید و شروع کنید؛ قورباغه را قورت دهید و ادامه دهید.

برنامه‌ریزی و تهیه یک لیست کار شاید تنها ۱۰ دقیقه از زمان شما را در روز بگیرد؛ یک سرمایه‌گذاری زمانی کوتاه و دست کم ۲ ساعت صرفه جویی و ذخیره مانی.

لیست کار خود را بسازید

از مهارت مدیریتی خود کمک بگیرید و کارهای خود را در یک لیست اولویت‌بندی کنید. هر چیز جدیدی که پیش می‌آید را به لیست خود، قبل از کارهای انجام شده، اضافه کنید. وقتی بتوانید کارها را اولویت‌بندی کنید، می‌توانید خلاقیت خود را ۲۵ درصد افزایش دهید.

مهارت مدیریتی خود را بهبود ببخشید و هر شب قبل از خواب لیست خود و کارهایی را که در طول روز انجام داده‌اید بررسی کنید. هر کاری که موفق به انجامش نشده‌اید را به لیست روز جدید اضافه کنید. زمانی که قبل خواب لیست کارهای خود را بررسی می‌کنید، هنگام خواب ضمیر ناخودآگاه شما روی این لیست کار می‌کند.

ابزارهای مدیریت زمان

مطمئناً زمانی که از خواب بیدار می‌شوید کلی ایده‌ها و کارهای فوق العاده دارید که برای انجام آنها نیاز به اولویت‌بندی دارید. هرچقدر بتوانید جلوتر زمان بیشتری را برای برنامه‌ریزی صرف کنید، بسیار نتیجه‌بخش‌تر خواهید بود.

چهار لیست کار وجود دارد که می‌توانید برای خلق اهداف بهتر و بهبود مهارت‌های سازمان‌دهی خود از آنها استفاده کنید و زمان خود را مدیریت کنید.

۱) ابتدا یک لیست کلی تهیه کنید و تمام کارهایی را که می‌خواهید در آینده انجام دهید بنویسید. در اینجا هر ایده و کاری را که به ذهنتان می‌رسد یادداشت می‌کنید.

۲) حالا باید یک لیست ماهانه داشته باشید که کارهای ماه آینده را در آن یادداشت کنید. به احتمال زیاد تعدادی از کارهای لیست کلی شما هم در این لیست خواهد آمد.

۳) سومین لیست، لیست هفتگی شماست و کارهایی است که باید در طول یک هفته آنها را انجام دهید.

۴) نهایتاً باید لیست کار روزانه خود را هم بنویسید و فهرستی از کارهایی را که در روز آینده باید انجام دهید یادداشت کنید.

در طول روز هر کاری را که انجام دادید خط بزنید و یا کنار آن تیک بزنید.

با استفاده مهارت مدیریت زمان برای اولویت‌بندی کارهای خود و برنامه‌ریزی برای فردای خود با یک لیست کار ساده می‌توانید کارهای خود را سریع‌تر پیش ببرید، احساس قدرت بیشتری کنید و اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید. چراکه این شما هستید که بر کارهای خود مدیریت دارید.

منبع: briantracy