اهمیت بودجه ‌بندی در کسب‌ و کار  

فرآیند بودجه‌بندی و انواع روش‌های آن

سازمان‌های مختلف در بخش مالی و حسابداری خود از روش‌های مختلف فرآیند بودجه بندی استفاده می‌کنند. انتخاب روش بستگی به نوع اطلاعات و نیاز شرکت‌ها و کارخانه‌ها دارد. اگرچه در حالت ایده آل، از یکی از این روش‌ها استفاده می‌شود، اما در عمل نمی‌توان تنها از یک روش به عنوان مبنای برنامه ریزی و ایجاد سیستم بودجه ریزی برای یک دستگاه استفاده کرد. چنین روشی باید به صورت همزمان و ترکیبی مورد استفاده قرار گیرد. در این مقاله در مورد روش‌های مختلف بودجه بندی افزایشی، بودجه ریزی برنامه‌ای و بودجه ریزی مبتنی بر صفر صحبت خواهیم کرد.

فرآیند بودجه‌بندی

فرآیند بودجه بندی: به بیان کمی‌ یک برنامه بودجه گفته می‌شود. با تهیه آن و استفاده از آن در یک سازمان و بخش‌های مختلف آن مانند: فروش، تولید، توزیع مالی و به عبارت دیگر جریان نقدینگی، وضعیت مالی سایر برنامه‌ها تهیه می‌شود. تصمیمات مجموعه با نگاه به آینده سازمان و با توجه به نتایج بودجه بندی اتخاذ می‌شود. 4 نوع بودجه بندی در شرکت‌ها و کارخانه‌ها شناخته شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد:

• بودجه بندی افزایشی
• بودجه ریزی بر اساس فعالیت
• بودجه ریزی برنامه
• بودجه ریزی مبتنی بر صفر

فرآیند بودجه‌ بندی افزایشی

در فرآیند بودجه بندی افزایشی که به عنوان بودجه ریزی خطی یا کد موضوعی نیز شناخته می‌شود، بودجه ریزی سال آینده تنها با افزایش جزئی نسبت به بودجه سال گذشته قابل انجام است. از بودجه اولیه شروع کنید. هر سال بر اساس سهم منصفانه، افزایش یا کاهش جزئی در بودجه وجود دارد. چندین گروه هزینه اصلی در این روش در نظر گرفته شده است. اینها شامل هزینه‌های پرسنل، مواد و هزینه‌های سرمایه است و برای آنها ردیف تعیین می‌شود. هر گروه اصلی از ردیف‌های فرعی تشکیل شده است. یکی از پرکاربردترین و پایدارترین روش‌ها در بودجه‌بندی، بودجه ریزی افزایشی است، زیرا اهمیت و کاربرد بالایی در افزایش پاسخگویی مالی دارد. این روش نیاز چندانی به مدیریت یا مهارت برنامه نویسی خاصی ندارد که مزیت اصلی این روش است. بودجه ریزی افزایشی، ضمن اعمال کارایی نسبتاً خوب بودجه، تعارض را کاهش می‌دهد و همچنین می‌تواند به تعادل بودجه و کنترل آن در حدود مناسبی بپردازد..

فرآیند بودجه بندی خطی

در فرآیند بودجه بندی خطی، در صورت وجود تقاضای بیشتر برای منابع، این امر با کاهش بودجه سایر بخش‌ها بر اساس فرمول‌هایی مانند: سهم عادلانه و بودجه پایه انجام می‌شود. شایان ذکر است که در این نوع بودجه ریزی به اهداف یا نتایج هزینه‌ها توجهی نمی‌شود. بنابراین موضوعاتی مانند اثربخشی، کارایی و اولویت‌های آتی مورد توجه قرار نمی‌گیرند و بسیاری از داده‌ها مانند حجم کار، شاخص‌های عملکرد و لازم ارتباط لازم را با بودجه‌بندی ندارند. علاوه بر این، احتمال ادامه ناکارآمدی‌ها با این روش وجود دارد. به عنوان مثال، مدیری که از رشد 10 درصدی بودجه سالانه خود آگاه است، فرصت کسب بودجه بیشتر را از دست می‌دهد. در حالی که با تلاش می‌توان آن را پیدا کرد و هزینه‌ها را کاهش داد. به طور کلی استفاده از این نوع بودجه زمانی مناسب است که مشوق‌های هزینه پایه نسبت به سال گذشته تغییری نکرده باشد.

بودجه ‌بندی برنامه‌ای

روش فرآیند بودجه بندی برنامه ای بر واحدهای فعالیتی که ردیف‌های بودجه به آنها اختصاص داده می‌شود، تأکید دارد. این روش در دهه 1960 به عنوان سیستم برنامه ریزی و بودجه ریزی طراحی شناخته شد. هدف از این رویکرد ایجاد یک پیوند سیستماتیک بین برنامه ریزی و بودجه برای خدمت به اهداف خاص بود. بودجه بندی برنامه، بر اساس برنامه‌ها و زمان بندی است. این روش تنها در صورتی قابل استفاده است که برنامه مشخص و ملموسی وجود داشته باشد که بتوان با استفاده از آن هزینه برنامه را با اهداف مختلف مرتبط با اهداف سازمان مرتبط کرد. برنامه کلی سازمان‌های عامل با اهداف آرمان‌هایی که مستقیماً با منابع بودجه مرتبط هستند تعیین می‌شود. اهداف چارچوب‌هایی را تعریف می‌کنند که خدمات سازمانی را تعریف می‌کنند.

با استفاده از این روش می‌توان به سوالات زیر پاسخ داد:

• آیا منابع مورد نیاز برای رسیدن به هدف باید کاهش یا افزایش یابد؟
• آیا بهتر است روی یک هدف نه چندان واقعی تمرکز کنیم، تمرکز را تغییر دهیم و منابع را بین برنامه‌ها یا فعالیت‌ها تغییر دهیم؟

پیوند دادن اهداف و آرمان‌ها به فرآیند بودجه بندی مزایای بیرونی و داخلی زیادی دارد.

مزایا و معایب فرآیند بودجه بندی

پیامدهای منفی تصمیم مدیران اجرایی یا سایر مسئولان با این روش کاهش می‌یابد که در تصمیم گیری‌ها و سیاست‌های سازمانی بسیار مؤثر است. تصمیم گیرنده با نگهداری داده‌های تاریخی در مورد هزینه‌هایی که پس از چندین سال بودجه بندی مبتنی بر هدف به وجود می‌آید، حرکت و اهداف سازمانی را در مسیر درست هدایت می‌کند. از بودجه برنامه‌های اطلاع رسانی در مورد سطوح خدمات سازمانی را می‌توان به دست آورد و مخاطب را از شاخص‌هایی مانند بهره وری و اثربخشی آگاه کرد. ساختار هزینه و اهمیت نسبی فعالیت‌های کارکنان سازمانی با وجود این بودجه قابل تعیین است.

یکی از معایب این روش، انعطاف محدود این نوع بودجه بندی در انتقال اعتبار از یک برنامه به برنامه دیگر است. درگیری‌ها به این ترتیب افزایش می‌یابد و به زمان بیشتری منجر می‌شود. این روش بودجه بندی از نظر سیاسی نیز خام است.

بودجه‌بندی بر مبنای صفر  (ZBB)

فرآیند بودجه بندی مبتنی بر صفر یا ZBB‌ها برای اولین بار در اواخر دهه 1969 اختراع شدند. بودجه ریزی مبتنی بر صفر دقیقاً برعکس بودجه ریزی افزایشی است. این روش بر تفاوت بین سال جاری و سال بودجه تمرکز دارد. بنابراین، داده‌های گذشته در مورد هزینه‌ها و اقدامات انجام شده برای ارزیابی میزان تغییر در برنامه سال آینده استفاده خواهد شد. این رویکرد به دنبال رفع شکاف در بودجه ریزی افزایشی است. ZBB هر فعالیت را از ابتدا تنظیم می‌کند. این روش باید برای هر فعالیت یا برنامه توجیهی داشته باشد که آیا لازم است به جای محاسبه در سطح فعلی از صفر در هزینه‌ها شروع شود. این روش باعث می‌شود که برای مصرف هر ریال یا قیمتی باید توجیه منطقی وجود داشته باشد.

اگرچه در فرآیند بودجه بندی بر اساس صفر، تحلیلگر بودجه به داده‌های گذشته و فعالیت‌های انجام شده در سطوح هزینه نیاز دارد، اما آنها را بر اساس عملیات خود قرار نمی‌دهد و آنها را در نظر نخواهد گرفت.

مزایای فرآیند بودجه ‌بندی

فرآیند بودجه بندی در مقایسه با بودجه بندی سنتی و قدیمی‌ دارای مزایای زیر است:

1. در این روش به ادامه یا عدم ادامه فعالیت توجه بیشتری می‌شود.
2. ZBB به همه کسانی که در بودجه دخیل هستند اجازه می‌دهد تا تلاش‌ها را به اشتراک بگذارند.
3. فعالیت‌های با اولویت و اهمیت کم به راحتی حذف می‌شوند.

دسته‌بندی‌‌های رایج هزینه پروژه

برنامه ریزی هزینه پروژه یک مرحله کلیدی در فرآیند بودجه بندی پروژه است. برای این کار باید لیستی از موارد مرتبط با پروژه ایجاد کنید. در اینجا دسته بندی‌های متداول هزینه پروژه آمده است:

منابع انسانی: نرخ حقوق کارکنان تمام وقت و موقت.

هزینه‌های سفر: در صورت لزوم سفر برای انجام کارهای پروژه از مکانی به مکان دیگر (از جمله بودجه غذا و محل اقامت).

هزینه‌های آموزش: کنفرانس‌ها، کارگاه‌های آموزشی، پیمانکاران خارج از کشور.

منابع مادی: همه چیزهایی که تیم شما برای انجام کار نیاز دارد، از جمله نرم افزار، تجهیزات یا سایر موارد منحصر به فرد.

هزینه‌های تحقیق: مطالعات یا داده‌ها برای حمایت از پروژه شما و ارائه بهترین ارزش‌ها.

خدمات حرفه‌ای: مشاوره حقوقی و غیره.

هزینه‌های مرکزی: تجهیزات یا به روز رسانی‌های فنی برای تکمیل پروژه.

ذخایر احتمالی: وجوه بالقوه برای کاهش خطرات ناشی از افزایش بودجه معمولاً 5 تا 10 درصد از کل بودجه را تشکیل می‌دهد.

تهیه پیشنهادهای بودجه‌ای

فرآیند بودجه بندی و سطوح مخارج جایگزین بسته‌های تصمیم گیری طبقه بندی شده بر اساس بودجه بندی صفر هستند. بسته‌های تصمیم شامل واحدهای کاملی است که برای انتخاب بودجه استفاده می‌شود و خود حاوی داده‌هایی در مورد اطلاعات و منابع مورد نیاز برای اجرای برنامه و محصولات آن است. تهیه این بسته‌ها بر عهده مدیران رده‌های پایین سازمان است که قادر به تدوین درخواست‌های بودجه هستند. سپس بسته‌های تصمیم بر اساس اولویت آنها رتبه بندی می‌شوند و آنهایی که در سطوح پایین تر هستند بودجه بندی نمی‌شوند. این نوع فرآیند بودجه بندی به دلیل اینکه بر اساس اولویت بندی است، بودجه را کارآمدتر تعیین می‌کند. اما این روش باعث می‌شود تا کارهای اداری بیشتری انجام شود و روحیه افرادی که مسئولیت ارائه دلایل منطقی برای اقلام هزینه پیشنهادی را دارند تضعیف می‌کند. بنابراین ممکن است از این روش کمتر از روش‌های دیگر استفاده شود.

روش بودجه بندی مبتنی بر صفر برای تحلیلگران برنامه و تصمیم گیرندگان بسیار کارآمد است. این روش این قابلیت را دارد که منابع بودجه و برنامه را به سمت فعالیت‌هایی با عملکرد بهتر و بازدهی بیشتر هدایت کند.

بودجه بندی بر مبنای فعالیت

در فرآیند بودجه بندی سنتی در سازمان‌ها، بودجه بندی سال آینده از سال قبل تعیین می‌شود. مشکلات این رویکرد نیاز به بودجه ریزی بر مبنای فعالیت را ایجاد کرد. بزرگترین مشکل روش سنتی عدم توجه به مسائلی مانند کارایی، اثربخشی و استفاده بهینه از منابع بود. در صورتی که در برآورد هر هزینه از روش‌ها، روش‌ها و معیارهای دقیقی باید استفاده شود. برای تعیین حجم و میزان آن فعالیت توسط رقم تخصیص یافته، در مرحله کنترل و نظارت بیشتر به پیشرفت کار توجه می‌شود. نتیجه مفهومی‌ است که به عنوان بودجه عملیاتی یا بودجه مبتنی بر فعالیت شناخته می‌شود. در بودجه عملیاتی، ارقام پیش بینی شده بر اساس تجزیه و تحلیل دقیق برنامه‌ها، فعالیت‌ها و هزینه آنها است. بودجه ریزی عملیاتی با بودجه ریزی برنامه ای متفاوت است. در این نوع بودجه بندی، توجه به سلسله مراتب سازمانی تفاوت را تعیین می‌کند.

فرآیند بودجه بندی عملیاتی

فرآیند بودجه بندی برنامه‌ای مربوط به رده‌های بالای سازمان‌ها است؛ در حالی که بودجه ریزی عملیاتی محدوده فعالیت‌ها و عملیات سلسله مراتب پایین‌تر را نیز بررسی می‌کند. قانونگذار در بودجه ریزی برنامه ای به طرح‌ها و در بودجه ریزی عملیاتی به عملیات واحدهای سازمانی توجه دارد. از سوی دیگر، تعدیل ممکن است بدون توجه به محاسبه دقیق مخارج هر واحد از فعالیت دولت انجام شود.

همچنین هزینه‌ها باید فقط بر اساس سیاست کلی مالی دولت پیش بینی شوند. در حالی که در بودجه عملیاتی بر اساس حجم و میزان فعالیت سازمان‌های دولتی تعدیل صورت گرفته و هزینه هر واحد فعالیت باید محاسبه شود.

مزایا و معایب بودجه عملیاتی

در تهیه فرآیند بودجه بندی عملیاتی باید از روش‌های معمول و سیستم حسابداری بهای تمام شده استفاده شود. البته ممکن است برخی سازمان‌ها این سیستم را نداشته باشند. اشکالات دیگر این است که حجم برخی از فعالیت‌های دولت را نمی‌توان به طور دقیق پیش بینی کرد که منجر به پیش بینی دقیق هزینه کم شود.

مراحل زیر در بودجه ریزی عملیاتی باید دنبال شود:

• طبقه بندی فعالیت‌ها در قالب هر برنامه و اندازه گیری حجم کار
• شاخص عملکرد یا واحد حجم کار را مشخص کنید
• ایجاد سیستم حسابداری بهای تمام شده کالا و خدمات برای هر یک از فعالیتها
• استفاده از اصطلاحات در تولید کالا و خدمات بر اساس کیفیت و موقعیت جغرافیایی
• ارزیابی و تجزیه و تحلیل کارایی و اثربخشی هر فعالیت محصول

یکی از چالش‌های این روش شناسایی هزینه فعالیت‌ها و تعریف شاخص‌های عملکرد است. بخشی از راه حل این چالش در بودجه عملیاتی با تعیین اهداف برای خروجی‌های برنامه، هزینه‌های واحد و نتایج، و ارتقای سیستم‌های اطلاعات مالی مدیریت است. عامل مهم دیگر ارائه داده‌های قابل اعتماد و به موقع در مورد عملکرد برنامه در طول سال است.

بدون فکر کردن به بودجه ایجاد یک برنامه عملی موفق ممکن نیست.

برخی از صاحبان کسب‌وکار کار خود را با موج خوش بینی و اشتیاق آغاز می‌کنند، اما بدون فکر کردن به بودجه، ایجاد یک برنامه عملی موفق ممکن نیست. زمانی که یک کسب‌وکار را اداره می‌کنید، طبیعتاً با مشکلات روزمره درگیر خواهید شد. کسب و کارهای موفق زمان خود را برای ایجاد و مدیریت بودجه، آماده‌سازی و مرور برنامه‌های کسب‌وکار اختصاص می‌دهند و به طور منظم بر وضعیت مالی و عملکرد کسب‌وکار خود نظارت می‌کنند.

بودجه‌بندی سرمایه موجود فعلی را شناسایی می‌کند و تخمینی از هزینه‌ها و پیش‌بینی عواید آتی را فراهم می‌کند. با اشاره به بودجه مشاغل می‌توان عملکرد را در برابر هزینه‌ها اندازه‌گیری کرد و اطمینان حاصل کرد که منابع برای ابتکاراتی در دسترس هستند که رشد کسب‌وکار و توسعه را پشتیبانی می‌کند. این کار صاحبان کسب‌وکار را قادر می‌سازد تا بر جریان نقدینگی، کاهش هزینه‌ها، بهبود سود و افزایش سود سرمایه تمرکز کنند.

بودجه بندی اساس موفقیت کل تجارت و کسب‌وکار است. این کار به برنامه‌ریزی و کنترل امور مالی کسب‌وکار کمک می‌کند. اگر هیچ کنترلی روی هزینه‌ها وجود نداشته باشد، برنامه‌ریزی بیهوده است و اگر هیچ برنامه‌ای وجود نداشته باشد، هیچ هدفی برای دستیابی به آن وجود ندارد.

 بودجه برنامه‌ای است برای اینکه:

•  امور مالی کسب‌وکار را کنترل کنید
•  اطمینان حاصل کنید که کسب‌وکار می‌تواند تعهدات فعلی خود را تامین کند
• به کسب‌وکار کمک می‌کند اهداف را برآورده کند و تصمیم‌های مالی مطمئن بگیرد
•  اطمینان حاصل کنید که کسب‌وکار برای پروژه‌های آتی پول دارد.

 مزایای بودجه‌بندی نباید زمانی که یک کسب‌وکار را اداره می‌کنید، دست‌کم گرفته شود:

•  بودجه‌بندی سود را تخمین می‌زند، هزینه‌ها را برنامه‌ریزی کرده و هر گونه هزینه‌ای را که بخشی از برنامه نیست محدود می‌کند.
• بودجه‌بندی این اطمینان را می‌دهد که پول به چیزهایی اختصاص می‌یابد که از اهداف استراتژیک کسب‌وکار پشتیبانی می‌کنند.
• یک بودجه اختصاصی خوب به همه کمک می‌کند تا اولویت‌های کسب‌وکار را درک کنند
• فرآیند ایجاد یک بودجه فرصت‌هایی برای مشارکت کارکنان ایجاد می‌کند که منجر به به اشتراک گذاری دیدگاه سازمان می‌شود
• درگیر کردن تیم در مرور و مقایسه بودجه با حقایق می‌تواند اطلاعاتی را فراهم آورد که نقاط قوت و ضعف کسب‌وکار را برجسته می‌کند.

شرکت مشاوره رخ با داشتن تیمی مجرب در زمینه مدیریت استراتژیک و برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند سازمان و شرکت شما را در مسیری درست برنامه‌ریزی، ارزیابی و نظارت کند. مشاوران از ابتدای کار با شما هستند، تا بتوانید بهترین تجربه مدیریتی و نظارتی را داشته باشید.

منبع: wlf