وظایف مدیر در سازمان چیست؟

اصلی‌ترین وظایف مدیر و نقش مدیر در کسب‌وکار

وظایف مدیر در یک سازمان از حیاتی‌ترین بخش‌های یک کسب و کار محسوب می‌شود. مدیران می‌توانند نقشی محوری در موفقیت یک سازمان ایفا کنند. آن‌ها علاوه بر رهبری کارکنان در بخش‌های خود، به تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و اهداف مناسب به رشد سازمان کمک می‌کنند. همچنین، یک مدیر باید به توسعه کارکنان کمک کند و استراتژی خود را برای ایجاد شفافیت و جهت‌دهی به تیم در مورد کاری که انجام می‌دهند، تنظیم نماید.

مدیران در سطوح مختلفی از یک سازمان فعالیت می‌کنند. اصطلاح «مدیر» می‌تواند به مدیریت افراد در نقش رهبری یا مدیریت پروژه‌ها و وظایف اشاره داشته باشد.

در این مطلب به بررسی رایج‌ترین وظایف مدیر و نقش مدیر در یک کسب‌وکار می‌پردازیم، که دانستن آن‌ها برای افرادی که قصد مصاحبه برای موقعیت‌های شغلی مدیریتی را دارند یا صرفا می‌خواهند بدانند مدیریت به چه معناست، مفید است.

مسئولیت‌های رهبری یک مدیر

یکی از بارزترین نقش‌های مدیران، رهبری کارمندانی است که بر آن‌ها نظارت دارند. رهبر خوب بودن کار پیچیده‌ای است و ضروری است که متخصصان در این نقش‌ها الگویی مثبت باشند.

به عنوان مثال، یک مدیر نباید انتظار داشته باشد که دیگران سر وقت حاضر باشند، در حالی که خود او دائماً با تأخیر به جلسات می‌رسد. در عوض، باید انتظارات سازمانی را برآورده کند و گزارش‌های مستقیم خود را برای ترغیب افراد برای داشتن عملکرد بهتر ارائه دهد.

رهبران خوب همچنین باید ارتباط‌گران مؤثری باشند. شما نمی‌توانید دیگران را با موفقیت هدایت کنید، درحالی که افراد شما انتظارات شما را درک نمی‌کنند. بهترین رهبران می‌توانند واضح، مختصر و مؤدبانه ارتباط برقرار کنند.

علاوه بر این، مدیران اغلب مسئول تفویض اختیار هستند. مدیر نمی‌تواند تمام مسئولیت‌های کارکنان را بر عهده بگیرد، بنابراین ضروری است که بتواند فردی را که برای هر وظیفه‌ای بهترین صلاحیت را دارد شناسایی کند و به درستی وظایف را تفویض نماید.

مسئولیت‌های تعیین هدف

مدیران مسئول تعیین اهدافی هستند که با اهداف سازمانی همسو باشند. این متخصصان همچنین باید استراتژی‌های قابل اجرا را برای کمک به تیم خود برای دستیابی به آن اهداف، توسعه و اجرا کنند.

برای اطمینان از اینکه تیم آن‌ها به طور موفقیت آمیزی به اهداف خود می‌رسد، مدیران باید کارهای زیر را انجام دهند:

• ارتباط شفاف با کارمندان
• انتخاب افراد مناسب برای هر کار
• ایجاد انگیزه در کارمندان برای رسیدن به هر هدف
• تعیین ضرب‌الاجل‌های مناسب
• بررسی وضعیت کارمندان برای اطمینان از پیشرفت آن‌ها
• تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای اندازه‌گیری موفقیت
• بررسی منظم معیارهای عملکرد
• انجام تنظیمات استراتژیک در صورت لزوم

بهترین مدیران دائماً استراتژی‌های تعیین هدف خود را ارزیابی می‌کنند و به دنبال راه‌هایی برای اطمینان از کارکرد کارکنان به بهترین و کارآمدترین شکل ممکن هستند.

مدیران مؤثر در مورد تعیین هدف، رویکردی پیشگیرانه دارند نه واکنشی. آن‌ها به دنبال فرصت‌هایی برای تنظیم وظایف و اهداف خود هستند و اغلب ارزیابی و تعدیل انجام می‌دهند.

آموزش و توسعه

مدیران معمولاً مسئولیت آموزش کارکنان جدید و همچنین کارمندانی را بر عهده دارند که به موقعیت شغلی جدیدی ارتقا یافته‌اند. آن‌ها همچنین معمولاً وظیفه آموزش تیم خود را در مورد فرآیندها و رویه‌های جدید بر عهده دارند.

بهترین مدیران، صرف نظر از نوع آموزش، معمولاً کسانی هستند که در کل فرآیند آموزش مشارکت شخصی دارند.

مدیران عالی راه‌هایی برای گنجاندن آموزش مداوم در طول مدت کار کارمند با شرکت پیدا می‌کنند و همیشه کارمندان را برای ارتقاء مهارت‌های خود به چالش کشیده و ترغیب می‌کنند. این شامل تشویق، ارائه بازخورد سازنده و انجام ارزیابی‌های منظم است.

مدیرانی که با کارمندان خود ارتباط نزدیکی دارند، درک عمیق‌تری از نقاط ضعف و قوت آن‌ها خواهند داشت و می‌توانند فرصت‌هایی را برای آموزش، یادگیری و توسعه بیشتر شناسایی کنند.

وظایف اداری

مدیران اغلب مسئول رسیدگی به چندین وظیفه اداری هستند. این نوع مسئولیت‌ها اغلب بسته به شغل متفاوت است. به عنوان مثال، یک مدیر رستوران ممکن است مجبور به برنامه‌ریزی منو، مدیریت رزرو و تکمیل اسناد مربوط به بهداشت و الزامات بهداشتی باشد. مدیران هتل اغلب مسئول رزرو اتاق و ایمیل‌های مشتریان هستند.

این وظایف ممکن است بسته به سازمان و موقعیت شغلی شامل موارد زیر باشد:

• تنظیم برنامه کاری
• تکمیل و بایگانی کاغذبازی برای کارکنان جدید
• پردازش حقوق و دستمزد
• برنامه‌ریزی رویدادها
• تهیه مواد آموزشی
• ایجاد یا توزیع مواد بازاریابی
• تکمیل اسناد مناسب برای صدور مجوز یا الزامات قانونی
• ثبت دستاوردهای کارکنان
• رسیدگی به هزینه‌ها و مدیریت بودجه
• سفارش لوازم

مدیران باید سازمان‌یافته و وظیفه‌گرا باشند. در حالی که رهبران اغلب ممکن است بسیاری از مسئولیت‌های اداری خود را به کارکنان دیگر واگذار کنند، اما آن‌ها باید نحوه انجام این وظایف را درک کنند تا بتوانند رویه‌های مؤثری را توسعه دهند.

سازماندهی تیم و فرد

از اصلی‌ترین وظایف مدیر این است که محیط کار را هم برای خود و هم برای تیم خود سازماندهی شده و کارآمد نگه دارند. این ممکن است شامل کارهایی مانند موارد زیر باشد:

• سازماندهی برنامه کاری و وظایف کارمندان
• نگهداری از برنامه آموزشی
• بایگانی صحیح منابع
• پیگیری اهداف و دستاوردها
• اطمینان از سازماندهی مناسب و دسترسی آسان به ابزار و تجهیزات ضروری

مدیران مسئول راه‌اندازی فضای کاری و ساده‌سازی فرآیندهای کارکنان برای ارتقای کارایی بیشتر هستند. اگر تیم یا بخش آن‌ها عملکرد مطلوبی ندارد، بر عهده مدیر است که چالش‌ها را شناسایی کند و راه‌حل‌های مؤثری را توسعه دهد.

نقش مدیر در سلسله مراتب کسب و کار

به طور کلی، مدیرعامل در راس یک شرکت قرار دارد و عمدتاً مسئول مسائل سطح بالا و گسترده مانند استراتژی شرکت و سیاست‌های شرکت است. ممکن است یک مجموعه کامل از مدیران ارشد (C-suite) از مدیر عامل پشتیبانی کنند، از جمله نقش‌هایی مانند مدیر ارشد مالی (CFO)، مدیر ارشد بازاریابی (CMO)، مدیر ارشد فناوری (CTO) و موارد دیگر. معاونان (VP) و مدیران (Director) معمولاً به مدیران ارشد گزارش می‌دهند و ممکن است مدیران دیگری بر تیم‌ها یا پروژه‌های مختلف در هر بخش نظارت داشته باشند.

بسته به سازمان، مدیران میانی اغلب نه تنها مسئول مدیریت کارکنان هستند، بلکه گاهی اوقات وظایفی مشابه با اعضای تیم خود را نیز بر عهده می‌گیرند. به عنوان مثال، در حالی که یک کارمند حوزه خدمات مشتری ممکن است به طور منظم با مشتریان ارتباط برقرار کند، یک مدیر خدمات مشتری ممکن است برای حل و فصل اختلاف یا نگرانی‌های مشتری فراخوانده و خودش شخصا دست به کار شود.

مدیران همچنین می‌توانند به عنوان پلی بین کارکنان و مدیریت ارشد عمل کنند. آن‌ها اغلب مسئول گزارش‌دهی از عملکرد تیم خود هستند و از طرف تیم خود برای تأمین منابع و پشتیبانی مورد نیاز آن‌ها دفاع می‌کنند.

مدیر چه مهارت‌هایی باید داشته باشد؟

مدیران باید مسئولیت‌پذیر، حرفه‌ای و قادر به ایجاد انگیزه در دیگران برای همکاری به سمت یک هدف مشترک باشند. در اینجا چندین مهارت ضروری مدیریت برای اجرای هر چه بهتر وظایف مدیر آورده شده است:

۱. رهبری

رهبری یکی از مهم‌ترین مهارت‌های یک مدیر برای رسیدن به موفقیت است. افراد در موقعیت‌های مدیریتی باید قادر باشند به کارمندان در رسیدن به اهداف سازمان کمک کنند، به آن‌ها در مواجهه با چالش‌ها روحیه بدهند و اطمینان حاصل کنند که پشتیبانی لازم برای درخشش در شغل خود را دارند.

۲. ارتباطات

یک رهبر بدون داشتن مهارت‌های ارتباطی به خوبی توسعه‌یافته، نمی‌تواند موفق باشد. مدیران باید بتوانند با وظایف، اهداف و انتظارات شرکت به طور واضح ارتباط برقرار کنند. مدیران همچنین باید مهارت دادن انتقاد سازنده را برای تشویق کارمندان و پیشرفت‌ آنها، به خوبی بیاموزند.

۳. مدیریت زمان

مدیران باید بتوانند به طور موثر زمان خود و همچنین زمان تیم خود را مدیریت کنند. از آنجایی که آنها اغلب وظایف زیادی را به طور همزمان بر عهده دارند، باید بسیار سازماندهی شده عمل کنند. مدیران باید تمام کارهای موجود در دستور کار خود را ارزیابی کنند، به درستی اولویت بندی نمایند و یک استراتژی کارآمد برای تکمیل آن‌ها ارائه دهند. درک نحوه‌ی بهره‌وری از زمانی که در اختیار دارید، به شما کمک می‌کند تا در هر موقعیت مدیریتی برتری پیدا کنید.

۴. اعتماد

کارمندان باید بدانند که در صورت نیاز می‌توانند روی کمک مدیران خود حساب کنند. مدیران باید خود را در دسترس کارمندان قرار دهند و پشتیبانی لازم را ارائه دهند. هنگامی که مدیران قابل اعتماد و در دسترس باشند، اعضای تیم آن‌ها احساس اعتماد به نفس و امنیت بیشتری می‌کنند. همچنین ضروری است که مدیران حتی در مواجهه با چالش‌های استرس‌زا، خونسرد و حرفه‌ای باقی بمانند.

۵. قاطعیت

مدیران مسئول تصمیم‌گیری‌های زیادی هستند، چه کوچک و چه بزرگ. به عنوان یک مدیر، ممکن است مجبور شوید در مدت زمان کوتاهی تصمیمات مهمی بگیرید و وظیفه شما این است که بهترین مسیر اقدام را برای تیم و سازمان خود به طور کلی تعیین کنید. شما باید در طول فرآیند تصمیم گیری با اعتماد به نفس عمل کنید. قاطعیت در لحظات حساس، کلید رهبری موثر است.

۶. تخصص

مدیران موفق متخصصان حوزه‌ی کاری خود هستند که دانش و مهارت لازم برای کمک به کارمندان خود را در هر صورت دارند. به عنوان مثال، یک مدیر خرده فروشی باید بتواند با تسلط کافی صندوق را مدیریت کند، قفسه‌ها را بچیند و زمانی که فروشگاه با کمبود نیرو مواجه است، وظایف دیگر را بر عهده بگیرد. توانایی کمک به کارمندان و همراهی آن‌ها نیز به کسب احترام آن‌ها کمک می‌کند. وقت گذاشتن برای یادگیری مشاغل دیگران، همچنین شما را به همدلی با کارمندانتان مجهز می‌کند تا بتوانید به طور مؤثر به مشکلات آن‌ها پاسخ دهید و به آن‌ها در رسیدن به راه‌حل کمک کنید.

اگر به شغل مدیریتی علاقه‌مند هستید، تقویت این مهارت‌ها به شما در آمادگی برای مسئولیت‌های این موقعیت شغلی کمک می‌کند. در حالی که مدیریت می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، اما مسیر شغلی پرباری دارد که در آن از فرصت‌های زیادی برای تأثیرگذاری بر سازمان و همچنین افرادی که رهبری می‌کنید، لذت خواهید برد.