برای داشتن تصمیم‌های موفق باید جلسات خوب برگزار کرد

با یک تصمیم مناسب می‌توان زندگی خود را تغییر داد

در زندگی هر شخصی فرصت‌ها و شرایطی به وجود می‌آید که یک شخص می‌تواند با یک انتخاب و تصمیم مناسب زندگی خود را دگرگون سازد. اما اگر شخص با تجزیه و تحلیل صحیح نتواند از فرصت به وجود آمده نهایت استفاده را ببرد، ممکن است زمانی به خاطر از دست دادن فرصت پیش رو دچار افسوس و حسرت شود. البته بهتر است بدانید هر فرصت و موقعیت به وجود آمده ارزش امتحان کردن ندارد. باید در زندگی خود منتظر فرصت‌های مناسب باشید تا بتوانید از آنها با آنالیز درست و یک تصمیم مناسب استفاده کنید.

هر کار و فعالیتی که در زندگی خود انجام می‌دهید نشات گرفته از تصمیمات شماست. تصمیمات و فعالیت‌‌های امروزتان بر آینده شما تاثیری شگرف می‌گذارد. پس با تصمیم مناسب امروز می‌توانید آینده خود را به بهترین شکل متحول سازید.

گاهی اوقات تصمیمات گرفته شده از اهمیت خاصی برخوردار هستند و ممکن است که شخص تصمیم گیرنده متحمل استرس زیادی بشود. همچنین ممکن است که شخص بر سر دو راهی قرار بگیرد و نتواند با خود کنار بیاید و تصمیم مناسب و به‌جا را از تصمیم نادرست و اشتباه تشخیص دهد. در این گونه موارد فاکتورهایی وجود دارد که می‌توانید با توجه به آن ها به اشتباه یا درست بودن تصمیم خود در موقعیت به وجود آمده پی ببرید. در ذیل به این فاکتورها و ویژگی‌های یک تصمیم مناسب پرداخته شده است.

ویژگی‌های یک تصمیم مناسب

فهم و تشخیص یک تصمیم مناسب از تصمیم اشتباه ملزم به دانستن یک سری ویژگی‌ها است. در ذیل به فاکتورهای یک تصمیم مناسب اشاره شده است که در خصوص هر یک از موارد به اختصار به بیان توضیحات آن پرداخته‌ایم.

تصمیمات مناسب از قابلیت اثرگذاری مثبتی برخودار هستند

ممکن است عده‌ای این ویژگی را یک عامل تشخیص تصمیم مناسب از اشتباه در نظر نگیرند. اما بهتر است بدانید که تصمیمات شما از قدرت اثرگذاری بالایی برخوردار هستند. اگر تصمیم شما بتواند بر روی دیگران اثر منفی بگذارد، تصمیم شما اشتباه و نادرست است. اما اگر تصمیم شما از اثر گذاری مطلوبی برخوردار باشد، می‌توان آن را یک تصمیم مناسب در نظر گرفت. البته باید حوزه اثرگذاری مثبت و منفی تصمیمات کاملاً مشخص شود.

به عنوان الگو و سرمشق دیگران قرار می‌گیرند

مردم سعی می‌کنند که از تصمیمات مناسب و به جای دیگران سرمشق بگیرند و آن ها را در زندگی خود پیاده سازند. همچنین در این تلاش اند که در زندگی خود از تصمیمات اشتباه دیگران برحذر باشند و گرفتار عواقب آن ها نشوند.

در ارتقای دیگران نقش دارند

یک تصمیم مناسب می‌تواند باعث پیشرفت دیگران شود و دیگران را در برداشتن گامی‌ بلند به سمت اهداف خود یاری نماید.

مشارکت افراد در اجرایی شدن تصمیمات سهیم است

یک رئیس شرکت یا مسئول پروژه برای پیش برد تصمیمات خود باید فعالیت ها و مسئولیت های مربوط به آن ها  را به اشخاص کاربلد و متخصص واگذار کند تا دست یابی آن ها به اهداف مدنظر سریع‌تر صورت بگیرد.

تصمیم مناسب، شفاف و بدون ابهام است

یک تصمیم مناسب باید عاری از ابهام باشد. در واقع برای آنکه بتوان یک تصمیم را به کار گرفت و آن را به مرحله اجرا رساند باید از شفافیت بهره مند باشد. وجود ابهام در تصمیم ممکن است باعث سردرگمی‌ شخص شود و او را از اجرای تصمیمش ناکام بگذارد. 

هر چه مراحل اجرای یک تصمیم واضح‌تر باشد، راه و مسیر رسیدن به هدف و مقصد آسان‌تر خواهد شد. البته شایان ذکر است که مراحل اجرایی شدن تصمیم اتخاذ شده ممکن است برای عده‌ای شفاف و واضح باشد و برای عده‌ای مبهم باشد.

متشکل از قواعد و اصول خاصی است

تشخیص معیارهای خوب و بد در اجرایی کردن تصمیمات به عوامل متعددی وابسته است. جداسازی معیارهای خوب و بد با توجه به زمان اجرا، منابع، نیازمندی‌ها و قوه ی تشخیص انجام می‌شود. موارد ذکر شده در برآورد و تخمین میزان احتمال موفقیت شما در تصمیمات نقشی موثر دارند.

موجب مسئولیت پذیری افراد می‌شوند

یک تصمیم مناسب اگر شفاف و بدون ابهام باشد تا حد زیادی به مرحله اجرایی شدن آن نزدیک است. در واقع اگر مدیریت پروژه به خوبی عمل کند به گونه ای که انتظارات به صورت شفاف بیان شود و تفویض مسئولیت‌ها به خوبی انجام شود، همه افراد در قبول و انجام مسئولیت به عهده گرفته بهتر و موثرتر عمل خواهند کرد.

به طور کلی برای بستن هرگونه راه فرار از انجام مسئولیت ها باید شفاف سازی به خوبی صورت گیرد که در این صورت شما قطعاً در پیشبرد اهداف خود موفق خواهید شد.

در تصمیمات، منفعت دیگران نیز گنجانده می‌شود

انسان یک موجود احساسی است و ممکن است که تصمیمات تحت تاثیر احساسات او قرار گیرند. اما با این وجود باید سعی کند که در تصمیمات خود احساسی عمل نکند و واقع گرایانه به دنبال اتخاذ یک تصمیم مناسب باشد. همچنین، افراد باید در کنار منفعت فردی خود، منفعت اجتماعی را نیز بگنجانند. 

در واقع باید در تصمیمات خود اول به این فکر باشید که آیا در این تصمیم من منفعت دیگران نیز وجود دارد یا خیر. اگر زمانی به این نتیجه رسیدید که در تصمیمات شما منفعتی برای دیگران وجود دارد بدانید که شما یک تصمیم مناسب و درست در موقعیت گرفته‌اید.

افراد در اجرای یک تصمیم مناسب، آگاه و در تکاپو هستند

یک تصمیم مناسب از قدرت اثرگذاری بالایی برخوردار است. شخص تصمیم گیرنده و مسئول کار برای اجرایی شدن آن از همان ابتدا دارای برنامه است و برای اجرایی شدن در تلاش و کوشش است.

در واقع مهمترین ویژگی یک تصمیم مناسب پس از ویژگی‌های ذکر شده، برخورداری از قدرت نفوذ و اثرگذاری است که شخص را به تحقق اهداف خود نزدیک می‌سازد.

سعی کنید در تصمیم گیری‌ها دیگران را مشارکت دهید. از پرسیدن نظر و تصمیم گیری افراد مطلع و در ارتباط با مشکل غافل نشوید.

در یک تصمیم گیری موارد و ویژگی‌های بالا را در نظر بگیرید. امیدواری به اجرای تصمیم از اهمیت بالایی برخورداری است و با اطمینان به تصمیم گیری بپردازید.

با جلسات مؤثر می‌توان در کسب‌وکار خود تصمیمات بهتری داشت.

با جلسه‌های مؤثر می‌توان در کسب‌وکار خود تصمیمات بهتری داشت. بسیاری از این جلسات تصمیم‌گیری از ابتدا وجود داشته است، اما شما می‌توانید آن را خیلی بهتر انجام دهید.

تصمیم‌ها نیروی حیاتی سازمان‌ها هستند و جلسات جایی است که تصمیم‌ها اغلب آن‌جا گرفته می‌شود. با این حال، بسیاری از مدیران وقتی تجربه‌های خود از جلسات را توصیف می‌کنند مات و متحیر می‌شوند. برخی از رهبران کسب‌وکار نیز آشکارا تعجب می‌کنند که چگونه این همه وقت خود را (۶ ساعت تا ۷ ساعت در روز شاید بیشتر) به فعالیتی اختصاص می‌دهند که بسیار غیرمفید است. یکی از نظرسنجی‌های اخیر نشان می‌دهد که ۶۱٪ از مدیران معتقدند حداقل نیمی از وقت آن‌ها صرف تصمیم‌گیری می‌شود که بیشتر آن مطمئناً در جلسات می‌گذرد. به عبارت دیگر فقط ۳۷٪ از پاسخ‌دهندگان گفتند که تصمیمات سازمان‌های آن‌ها به موقع و باکیفیت بوده است.

مدیران ارشد چگونه می‌توانند در جلساتی که برگزار یا شرکت می‌کنند بهترین و سریع‌ترین تصمیم را بگیرند؟ بدیهی است که عاقلانه‌ترین کار استقاده از بهترین روش‌هاست و درعین‌حال، توصیه می‌شود به خانه بروید، یعنی برای آنچه که قرار است در جلسات اتفاق بیفتد خود را آماده کنید.

این روش را امتحان کنید: تقویم را باز کنید و جلسات باقیمانده‌ی امروز را با توجه به سه سؤالی که در ادامه بیان می‌کنیم مرور کنید تا ببینیم آیا می‌توان معایب کشنده‌ی مرتبط را که اغلب باعث خرابکاری در اثربخشی جلسات است مشاهده کنیم. علاوه بر بهبود کیفیت و سرعت در تصمیم‌گیری تیمتان و همچنین کمک به استفاده بهتر از وقت خود امیدواریم این تمرین به شما کمک کند تا پویایی سازمان و طرز فکرها را تقویت کند.

سوال اول: آیا به برگزاری جلسات نیاز هست؟

حذف جلسات غیرضروری شاید تنها هدیه‌ی بزرگی باشد که می‌توان برای بهره‌روی سازمان ارائه کرد. با بررسی جلسات تکراری آغاز کنید، چرا که روش‌های غیرمفیدی هستند. مثلاً یک شرکت مراقبت‌های بهداشتی را درنظر بگیرید. این سازمان جلسه‌ای تکراری به نام «کمیته‌ی رشد» برگزار کرد که ابتدا باید در مورد مشارکت‌های استراتژیک M&A، و خط‌ مشی‌های جدید کسب‌وکار تصمیم‌گیری می‌کرد، اما در عمل این گونه نبود. در همین حین، کمیته اجرایی شرکت نیز (که شامل تعدادی از اعضای کمیته رشد به همراه سئو است) به طورمرتب با هم ملاقات می‌کردند تا این موضوع را پوشش دهند و تصمیم‌گیری کنند.

جلسات کمیته رشد سال‌ها بود برای موضوعاتی که مدیران در مورد آن تصمیم‌گیری می‌کردند وارد بحث می‌شدند. موضوعاتی که کمیته رشد پوشش می‌داد بسیار فراتر از اصل آن بود این جلسات نه تنها اضافی بود، بلکه برای مدیران و تصمیمات که قرار بود بگیرند گیج‌کننده بود.

زمانی که شرکت به دنبال راه چاره برای وضعیت موجود و تأثیرگذاری موفقیت‌آمیز تصمیم‌گیری‌ها برای اولویت‌های رشد بود، مسائلی که سئو و تیم‌های برتر باید با آن روبه‌رو می‌شدند به خوبی پیش رفتند و  به مراتب فراتر از حذف جلسات اضافی بود. مثلاً شفاف نبودن حقوق تصمیم‌گیری بیشتر منجربه ایجاد بحث‌های وسیع می‌شود تا تصمیم‌گیری و به مرور زمان این رفتار در جلسات تبدیل به عادت می‌شود، عادتی که باعث نارضایتی عمومی در بین برخی از مدیران خواهد شد. علاوه‌براین، تیم فاقد امنیت ایمنی روانی برای ریسک‌های بین فردی بود، بنابراین از این که تصمیم اشتباه بگیرند می‌ترسیدند. این بدان معنا نیست که مدیریت بخشی از راه حل نیست. اگر شما جزو آن دسته از مدیرانی هستید که به‌ طور انعطاف‌پذیری دعوت به جلسات را می‌پذیرید، باید کمی مکث کنید. هدف شما باید بررسی میزان ظرفیت رهبری باشد.

اگر به جلسات مکرر نیار دارید با دیگر تصمیم‌گیرندگان مشورت کنید و مطمئن شوید که میزان تکرار آن‌ها کافی است (مثلاً ماهانه به هفتگی تبدیل شود یا برعکس). ببینید که آیا بهترین تصمیم‌ها به صورت فردی گرفته می‌شود. به خاطر داشته باشید وقتی تصمیمی را به یک نفر محول می‌کنید به معنای این نیست که آن شخص هنوز نمی‌تواند با دیگران مشورت کند، بلکه احتمالاً برای انجام آن کار به یک کمیته‌ی کامل نیازی ندارد. در نهایت، تشخیص مشکلات زمانی که هیچ‌کس حواسش نیست کار سختی است.

سوال دوم: هدف از این جلسه‌ها چیست؟

ما به‌طور طبیعی جلسه‌هایی را که رهبری می‌کنیم با موضوعات مدنظر مرتبط می‌سازیم. اما چقدر زمان می‌برد تا بیشتر بفهمیم که آیا این جلسات به معنی اشتراک‌گذاری اطلاعات، بحث درمورد آن‌ها یا تصمیم‌گیری راجع به چیزی است؟ شاید ساده به‌نظر برسد، اما می‌توانیم جلساتی را به یاد آوریم که مرز بین اشتراک‌گذاری، بحث و تصمیم‌گیری نامشخص بود و هدف آن واضح نبود.

چیزی که رهبران توسعه‌ی محصول در یک شرکت صنعتی پیشرفته با آن درگیر بودند بحث پویایی بود. تیم موردنظر در جلسه‌ای ماهانه شرکت کردند که آن‌جا تصمیماتی گرفته شد درمورد این‌که آیا محصولات در اواسط مراحل توسعه پیشرفت می‌کند یا نه (شرکت جلسات مشابه را در مراحل ابتدایی و پایانی برگزار می‌کرد). جلسه‌ها ساعت‌ها طول می‌کشید اما تصمیم‌های کمی دربرداشت.

بخشی از این قضیه به دلیل پیچیدگی موضوع بود. موفقیت محصولات مورد بحث نتیجه‌ای نداشت، بنابراین، تصمیم‌گیری دشوار است. یکی دیگر از چالش‌ها این بود که هر محصول در جلسه پشتیبان خود را داشت که نمی‌‌خواست کارش خراب شود. ترکیب منافع و انگیزه‌ها به همراه کمبود سازمان و شفافیت نقش‌ها مشکلاتی به وجود آورد که نتیجه‌ی آن ترکیبی از بحث‌های تحریک‌آمیز، عحیب و غیرقابل حل بود. در بعضی موارد سؤالات مهمی مطرح می‌شود که نمی‌توان پاسخ داد چون شرکت‌کنندگان اطلاعاتی را که قبلاً نیاز داشتند نداشتند. مثلاً در یک نشست تیم از وضعیت تلاش‌های توسعه‌ی کالا برای مشتری خبر نداشت. اما این موضوع حیاتی بود، چون محصولات مشتری به آن‌هایی بستگی دارد که توسط شرکت صنعتی در حال پیشرفت است.

برای حل این مشکلات شرکت رهبری را انتخاب کرد تا در مقام رئیس ستاد خدمت کند. این همکار قبل از جلسه مطالب را هماهنگ می‌کند و مطمئن می‌شود که از قبل تعمیم داده شدند و این که کارها به نحو احسن انجام شده است. با این کار جنبه‌های «اطلاعاتی» جلسات به حداقل می‌رسد، در زمان صرفه‌جویی می‌شود و بالاخره شرکت‌کنندکان اطلاعات موردنیاز را بهتر آماده می‌کنند. این مسئول همچنین به برگزاری جلسات مختلف کمک می‌کند و مرزهای بین بحث و گفتگو و تصمیم‌گیری‌های واقعی را شفاف‌سازی می‌کند. پس از جلسه نیز پیگیری‌های لازم را انجام می‌دهد و کمیته‌ها را با هم هماهنگ می‌کند. و در آخر شرکت مدیران بیشتری با این مهارت را آموزش می‌دهد تا بتواند بازتولید و منافع را افزایش دهد.

سوال سوم: نقش هر فرد به چه صورت است؟

همان‌طورکه جلسات باید هدف مشخصی داشته باشد و شرکت‌کنندگان باید فرق بین بحث و تصمیم‌گیری را بدانند به همان اندازه نیز مهم است افرادی را که این کار انجام می‌دهند بشناسیم، حتی اگر بدانیم تصمیم‌گیرنده کیست، اما سایر نقش‌های دیگر همکاران و تأثیر کار آن‌ها را نادیده بگیریم کاملا اشتباه است. اگر نقش افراد به خوبی شفاف‌سازی نشود، بهره‌وری از بین می‌رود و به ناامیدی می‌انجامد.

برای رسیدگی به نقش‌ها و مسؤلیت‌ها بهتر است برگه‌ی خلاصه‌ی دستورات (برگه تقلب) تهیه کنید. لیست ما با عنوان DARE این اطمینان را حاصل می‌کند که ماهیت این چهار نقش زمان برگزاری جلسه‌ی تصمیم‌گیری شناسایی شده باشد:

• تصمیم‌گیرنده‌ها تنها کسانی هستند که رای می‌دهند و با مسؤلیت تصمیم‌گیری می‌کنند.

• مشاوران تصمیم را شکل می‌دهند و سهم بزرگی در تنظیم مفاد تصمیم‌ها دارند.

• توصیه‌گران آنالیز می‌کنند، گزینه‌ها را بررسی می‌کنند، جوانب مثبت و منفی را درنظر می‌گیرند در نهایت توصیه‌هایی را به مشاوران و تصمیم‌گیرنده‌ها پیشنهاد می‌دهند. آن‌ها روز به روز پیامدهای تصمیم‌ها را می‌بینند اما رای نمی‌دهند.

• وقتی تصمیم‌ها گرفته می‌شود شرکای اجرایی سرعت و شفافیت در کار را بالا می‌برند. تعداد شرکا لزوما بستگی به میزان اهمیت تصمیم‌ها ندارد.

منبع: mckinsey