مدیران عالی در سازمان چه وظایفی دارند؟

منظور از وظایف مدیران عالی در سازمان چیست؟

به طور کلی، در توضیح وظایف مدیران عالی در سازمان، می توانیم اینطور بیان کنیم که مدیران عالی از قبیل روسا، مدیران اجرایی ارشد و مدیران واحدهای کسب و کار، مسئولیت انجام کارهایی مانند عملکرد کلان سازمان ها و کسب و کارهای خود را به عهده دارند. وظایف مدیران سازمان، به صورت چند وجهی و چالش برانگیز است.

آنها باید دورنمای رقابتی سازمان ها را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند. همچنین برای سازمان یا کسب و کار خود در حوزه صنعت مربوطه، جایگاهی را مشخص کنند. از سوی دیگر  موفق ترین روش های رقابت در آن صنعت را شناسایی کرده، انتخاب و به کار گیرند. به علاوه اینکه، به منظور پیاده سازی و اجرای استراتژی های خود، منابع لازم را تدارک ببینند. البته همه این موارد، بستگی به چگونگی انجام کارها توسط مدیران عالی دارد.

سهامداران در سرمایه گذاری خود، درخواست دریافت بازخورد مناسبی را دارند. کارمندان نیز به منظور اطمینان از تأمین شدن زندگی خود، بر روی تصمیم گیری های عقلایی حساب باز می کنند. در جوامعی که دفاتر سازمان ها، کارخانه های تولیدی و سایر تاسیسات مربوطه در آنها قرار دارند، دولت ها نیز برای پرداخت مالیات و کمک به فراهم کردن زندگی با کیفیت برای شهروندان خود، به سازمان ها متکی هستند.

انواع سطوح مدیریت در سازمان ها

وظایف مدیران بر حسب سطوح سازمانی مختلف، با یکدیگر تفاوت دارد. هر چند که بعضی از صاحب نظران چهار سطح مدیریت را برای هر سازمان مطرح می کنند؛ اما اکثریت آنها، بر سه سطح مدیریتی زیر تأکید دارند:

اولین سطح: مدیریت عملیاتی (سرپرستی)

دومین سطح: مدیریت میانی

سومین سطح: مدیریت عالی

اولین سطح، مدیریت عالی: مدیری که در نقش های عملیاتی و میانی عملکرد موفقیت آمیزی از خود به نمایش گذاشته است، معمولاً می تواند به مدیریت سطح عالی راه پیدا کند. بررسی ها نشان می دهد که بخش اعظم فعالیت های کاری مدیران عالی، از منظر پویایی و مشغله، مشابه با فعالیت های کاری مدیران عملیاتی است. با این تفاوت که مدیران عالی، برنامه ریزی های جامع و بلند مدت تری را در حوزه فعالیت گسترده تر و عوامل وضعی متنوع تری را مورد طراحی و بررسی قرار می دهند. همچنین  اکثر وقت کاری خود را با همکاران داخل سازمان و یا افراد خارج از سازمان و زمان اندکی را با سایر افراد زیر دست می گذرانند.

دومین سطح، مدیریت میانی: مدیران سطح میانی، به طور مستقیم به مدیریت رده بالا گزارش می دهند. عمده کار و وظایف مدیران میانی، اعمال مدیریت بر سرپرستان است و به عنوان حلقه واسط بین مدیران عالی و مدیران عملیاتی، نقش خود را ایفا می کنند. اغلب، اوقات کاری مدیران میانی، صرف اموری از قبیل تجزیه و تحلیل دادها، آماده سازی اطلاعات برای تصمیم گیری و جهت دادن به نتایج فعالیت های مدیران در سطح عملیاتی می‌شود. مدیران میانی در اکثر اوقات، کارها را به تنهایی انجام می دهند و عده ای از آنها، بیشتر وقت خود را صرف جلسات کاری می کنند.

سومین سطح، مدیریت عملیاتی (سرپرستی): بررسی ها اینطور نشان می دهد که مدیران سطح عملیاتی، وظایف و مسئولیت های بسیاری را بر عهده دارند. مراجعه مکرر افراد به آنها، منجر به انقطاع کارشان نیز، می شود. این قبیل مدیران اغلب مجبور هستند که برای انجام نظارت بر کارها، مدام در رفت و آمد باشند. همچنین برنامه های کوتاه مدتی را به صورت تفصیلی، طرح ریزی کنند. برخلاف تصور عموم، نتایج مطالعات حکایت از آن دارد که مدیران اجرایی وقت کمی صرف برنامه ریزی، گزارش نویسی، خواندن، اظهار نظر و بازبینی می نمایند.

مدیران عالی سازمان ها

اصولا مدیران عالی، روه های کوچکی از افراد هستند. مدیریت ارشد کسی است که به عنوان مسئول همه کارهای مدیریت سازمان شناخته می شود. این افراد را مدیران اجرایی هم، می نامند. آنها با تدوین و مدیریت سیاست های سازمان،  بین واحدهای سازمان و محیط، روابط متقابل ایجاد می کنند. این گروه کوچک را می توانیم شامل مدیر عامل، قائم مقام و معاونین او در نظر گیریم.

مدیری که قبلا در نقش های عملیاتی و میانی موفق بوده است، معمولاً قادر است به عنوان مدیریت عالی سازمان انتخاب شود. بررسی ها نشان دهنده آن هستند که بخش بزرگی از کار مدیران میانی، از نظر پویایی و مشغله، به کار مدیران عملیاتی شباهت دارد. با این تفاوت که اینان اقدام به بررسی  برنامه ریزی جامع و بلند مدت تری در حوزه فعالیت گسترده و عوامل وضعی متنوع طراحی می کنند. در این سطح مدیریت استراتژی و راهبردی، هدف های بلندمدت و جهت کلی سازمان تعیین می شود. همچنین می توان چگونگی برخورد سازمان نسبت به محیط را نیز، تعیین کرد.

مدیرانی که در رده بالا قرار دارند، برخلاف رده های مدیریتی دیگر، به غیر از صاحبان موسسات، به افراد دیگر حساب پس نخواهند داد. اما لازم است بدانید که مدیران رده بالا برای آنکه به اهداف خود برسند و برنامه انجام دهند، ناگزیر هستند بر روی کار افراد زیر دست خود نظارت داشته باشند.

نقش و جایگاه مدیران عالی در سازمان

نقش و جایگاه مدیران عالی یک در سازمان، تاثیرات مثبت بسیاری را برای کسب و کارها به ارمغان می ‌آورد. مدیران عالی به عنوان یک بزرگتر همواره در کنار گروه‌هایی قرار می گیرند که به سرعت در حال رشد هستند. این افراد با ارائه راهنمایی‌‌هایی دقیق و راهکارهای سنجیده، سایر مدیران سازمان را در جهت صحیح حرکت، هدایت می کند.

او می ‌تواند برای توسعه کسب و کار سازمان، به دنبال دستیابی هدف های از پیش تعیین شده باشد؛ یا اینکه برنامه ‌های جدیدی را برای توسعه کسب و کار سازمان در پیش گیرد. نکته‌ ای که باید به آن توجه داشته باشید، این است که بین جایگاه شغلی مدیر و مدیر ارشد، باید تمایز مشخصی قائل شد. مدیران عالی سازمان، باید از مدیران ارشد، در قبال انجام وظایف گسترده و سنگین،‌ حمایت به عمل آورند.

وظایف مدیران عالی در تفکر راهبردی و استراتژیک حتی پیچیده تر نیز به نظر می رسد. به این دلیل که محیط های صنعتی که سازمان ها و کسب و کارها درون آنها با یکدیگر به رقابت می پردازند، همیشه، به یک صورت نیستند و برای همیشه، ثابت باقی نمی مانند.

بنابراین، مدیریت راهبردی، فرایندی بسیار پویا به شمار می رود و استراتژیست هایی که در طی یک دوره زمانی به خوبی نتیجه داده اند، امکان ندارد که برای همیشه، همان اثربخش را داشته باشند و همچنان اثربخش باقی بمانند. همچنین آنها نمی توانند عملکرد خوبی مطابق با هر موقعیت و شرایطی داشته باشند. در محیط های صنعتی، تحولات فراوانی اتفاق می افتند. اما در این راستا، سه نوع تغییر را مشاهده خواهیم نمود که همه سازمان ها و کسب و کار ها با آنها مواجه هستند:

نقش تغییرات جمعیتی (جمعیت شناختی) در تعیین وظایف مدیران

اولین مسئله ای که در نحوه تصمیم گیری و انجام وظایف مدیران سازمان تأثیرگذار است، تغییر و تحولات در حوزه جمعیتی مشتریان سازمان است. مدیران سطح عالی، باید بدانند که به مرور زمان، مشتریان تغییر می کنند. حتی اگر در طی گذر زمان اتفاق خاصی نیفتد، مشتریان کسب و کار آنها مسن تر خواهند شد.

این مدیران باید به این نکته توجه داشته باشند که هرگونه تغییرات جمعیتی به وجود آمده در بین مشتریان سازمان، فرصت ها و چالش هایی را پیش روی سازمان ها قرار خواهند داد. همچنین در وظایف مدیریتی آنها در سازمان، تغییراتی جزئی به وجود خواهند آورد. به عنوان مثال، اگر محصولی از یک سازمان، بیشتر مورد پسند مشتریان مسن باشد، جذب مشتریان جوان تر به همان محصول، دشوارتر خواهد شد.

هم اکنون، میانگین سنی متقاضیان خرید خودروی لینکلن، بیش از 60 سال است. با توجه به این شرایط، فورد قصد دارد (البته نیاز دارد) که به منظور جذب جمعیت جوان تر، تغییراتی را در خط تولیدی خودروی لینکلن ایجاد کند. زیرا در غیر این صورت، با این چالش مواجه خواهد شد که برند لینکلن به طور روز افزونی، در خدمت گروه کوچکتری از مشتریان مسن قرار داشته باشد.

در صورتی که اگر فورد تغییرات اساسی در خط تولیدی خودروی لینکلن ایجاد کند، این احتمال وجود دارد پیش از آنکه بتواند به طور موفقیت آمیزی، مشتریان جوان تر را به خود جذب کند، با خطر بیگانه سازی خریداران وفادار مسن تر خود مواجه شود. توجه داشتن به این مسئله و موضوع و ارائه راه حل مناسب برای مواجه شدن با آن را، باید از وظایف مدیران عالی در سازمان ها در نظر گیریم.

تقریباً همه کسب و کارهای مطرح حاضر در جهان، هم اکنون در حال مسن تر شدن و متنوع تر شدن در محصولات ارائه شده توسط خود هستند. روندهایی که برای کسب و کارهای کارآفرین فرصت هایی جهت تهیه محصولات و خدمات جدید فراهم می کند؛ تا تقاضای مشتریان مسن تر و سلیقه های مختلف و متنوع تر را برآورده نمایند. افراد مسن، تمایل روزافزون به حفظ سبک زندگی فعال خود دارند و خدمات پزشکی و درمانی و مراقبت های بهداشتی آنها، همچنان، سیر صعودی رشد خود را حفظ خواهد کرد. بسیاری از سازمان ها، شاهد مزایای توجه به سلیقه های مختلف گروه های قومی و سفارشی سازی محصولات برای برآورده سازی ترجیحات آنها در بین پر رشدترین گروه های جمعیتی متقاضی در کشورهای توسعه یافته هستند.

در مقاله های بعدی مثال های بسیاری در این زمینه ارائه خواهیم نمود. به گونه ای که بتوان دریافت تغییرات ایجاد شده در ویژگی های جمعیتی مشتریان، چگونه هم به عنوان چالش و هم به عنوان فرصت برای کسب و کارها در نظر گرفته می شود.

در هر صورت، نکته کلیدی که می خواهیم بر آن تاکید کنیم این است که مدیران نمی توانند از چالش های مرتبط با تغییرات جمعیتی مشتریان بگریزند. آنها به ناچار، باید با این دسته از چالش ها مواجه شوند. به طور کلی، می توانیم اینطور ادعا کنیم که توجه به تغییر جمعیتی در مشتریان سازمان، از جمله وظایف مدیران عالی به شمار می رود.

نقش تغییرات حوزه فناوری در تعیین وظایف مدیران عالی در سازمان

فناوری همواره در حال تغییر و تحول است. به گونه ای که همه ما در مورد تغییراتی که فناوری در برخی مسائل ایجاد کرده است، آگاه هستیم. می دانیم که فناوری منجر به بهبود محصولات مصرفی از جمله رایانه ها و تلفن های همراه با دستگاه های الکترونیک مصرفی و خودروها شده است. باید همواره به این نکته توجه داشته باشیم که فناوری، همه صنایع را تحت تاثیر خود قرار داده است.

تغییرات ایجاد شده در حوزه فناوری، نه تنها نحوه عرضه محصولات و خدمات به مشتریان را تغییر داده؛ بلکه روش های تهیه محصولات و خدمات را نیز عمیقاً متاثر ساخته است. علاوه بر این، تغییرات اساسی ای در ماهیت خود کار به وجود آورده و به تبع آن، وظایف مدیران عالی در سازمان نیز، تحت تاثیر قرار گرفته است. به گونه ای که بخش زیادی از نیروی کار، نه با کار فیزیکی، بلکه از طریق ارتباطات و به اشتراک گذاری اطلاعات، زندگی خود را سپری می کنند.

نقش ارائه محصولات و خدمات جدید در تعیین وظایف مدیران عالی

تغییرات ایجاد شده در ویژگی های جمعیتی مشتریان، منجر به تنوع تقاضاهای آنها برای محصولات و خدمات می شود. در حالی که تغییرات در حوزه فناوری، این امکان را به کارآفرینان و سازمان های کارآفرین می دهد تا محصولات و خدمات جدیدی را تولید و عرضه کنند. به گونه ای که حتی مشتریان نمی توانند تصور آن را کنند که آن محصولات و خدمات را خریداری خواهند و یا حتی به آنها نیاز پیدا خواهند کرد (ولی به زودی، تبدیل به ضروریات در زندگی آنها خواهد شد).

این قبیل سازمان ها، یا باید مسئولیت توسعه بخشیدن محصولات یا خدمات جدید خود را بر عهده بگیرند و یا نسبت به سازمان های پیشرو، بتوانند سریع از خود واکنش نشان دهند. در غیر این صورت، در نتیجه عقب افتادن از رقبای زرنگ و فرصت طلب خود، در معرض خطر قرار خواهند گرفت.

مسئله ای که با سه نوع تغییر یاد شده همراه باشد، این است که به ندرت پیش می آید که هر سه این تغییرات، به طور یکنواخت و با افزایش تدریجی قابل پیش بینی، اتفاق بیفتند. همانگونه که هنری مینتزبرگ یادآور شده است: «کسب و کاری که برای سالهای طولانی یا حتی دهه ها، از ثبات نسبی برخوردار بوده است، با وقوع تغییرات اساسی در هر یک از ابعاد سه گانه توصیف شده در بالا، ناگهان به لرزه خواهد افتاد.

از این رو، مدیرانی که از وضعیت موجود راضی هستند و متکی به این ذهنیت اند که «ما همیشه آن را این طور انجام داده ایم»، ممکن است به موجب یک تغییر ناگهانی، غافلگیر شوند. گاهی سازمان های این دسته از مدیران عالی که به درستی با وظایف خود آشنا نیستند، آنچنان تحت تأثیر این تغییرات قرار می گیرند که نمی توانند با تغییرات محیطی جدید، سازگار شوند. سرانجام نیز، در سراشیبی سقوط قرار می گیرند.

نحوه عملکرد عالی مدیران در بهبود و توسعه تفکر راهبردی و استراتژیک

برخی سازمان ها هرگز توان اصلی خود را نمی توانند بازگردانند. در چنین شرایط رقابتی ای، شرکت هایی مانند اپل که تنها توسط دو نفر کارآفرین در گاراژ یک خانه تاسیس شد، می توانستند از جدیدترین فناوری ها به منظور توسعه بخشیدن به محصولات خود استفاده کنند. آنها با موفقیت بالایی قادر بودند نیازهای ناشناخته مصرف کننده را شناسایی و برآورده نمایند. همچنین در مدت زمان کوتاهی، اقدام به راه اندازی شرکت هایی نمایند، که برخی از آنها، تبدیل به بزرگترین شرکت ها در جهان شوند.

اپل که صنعت رایانه را به طور عمیقی تغییر داده، بعدها تحت تاثیر فناوری ها و سایر پیشرفت ها در صنعت قرار گرفت که خود، آغازگر تمامی این فناوری ها بود. در طی یک دهه اخیر، با وجود عرضه محصولاتی از قبیل آی پاد، آیفون و آیپد که به طور خاصی نوآوری داشتند و به طور منحصر به فردی طراحی شده بودند، در کنار بازاریابی و تلاش های تبلیغاتی شدید برای این محصولات، اپل موفق شد به جایگاه اصلی خود به عنوان رهبر فناوری، بازگردد.

همچنین اپل موفق شد وظایف خود را به عنوان مدیری عالی در سازمان، به درستی انجام دهد. اما اینکه اپل بتواند همچنان در طی سالهای آینده ارتباط خود را با بازار حفظ کند، بسته به توانایی مدیران آن در تدوین و پیاده سازی استراتژی های جدید به صورت موفقیت آمیز خواهد داشت. به این دلیل که هیچ سازمانی نمی تواند با رضایت از وضعیت موجود خود، توسعه پیدا کند.

حتی قادر نخواهد بود پیشرفت داشته باشد و یا به بقای خود ادامه دهد. از این رو، داشتن خلاقیت و یافتن ایده های جدید، از جمله وظایف مدیران عالی در سازمان، به  شمار می رود.

الزامات قانونی در تغییر وظایف مدیران عالی در سازمان چه نقشی دارند؟

اگر تمامی این عوامل برای چالش برانگیز بودن شغل مدیران عالی مطلوب و کافی نباشند، سازمان ها و کسب و کارهای آنها نیز، هم اکنون با مقررات بیشتری از سمت دولت مواجه خواهند بود. همچنین درگیر موشکافی های جامعه ای بدبین تر نیز، خواهند شد. رسوایی های حساب سازی که منجر به از بین رفتن میلیاردها دلار از ارزش سهام سهامداران شد، به اعتماد سرمایه گذاران سازمان هایی با ارزش بالا، ضربه سنگینی وارد کرد.

سازمان هایی از جمله ورلدکام، کیووست، ادلفیا، بریستول مایرز اسکوئیب، آرتور اندرسن و البته، انران که منجر به تصویب قانون ساربینز – آکسلی شدند، منجر به بروز چنین مسئله ای گردیدند. قانون ساربینز، سازمان ها را به رعایت بسیاری از الزامات قانونی جدید، مجبور کرده است.

به طور کلی مقررات نظارتی، منجر به تغییر وظایف مدیران عالی در سازمان های سهامی شده است. اما این تغییرات در صورتی که منجر به پیشگیری از انواع خطاهای فاحش حسابداری و اخلاقی شوند، تأثیر مثبت خود را نشان خواهند داد. خطاهایی که در سال های اولیه، به سادگی از تیررس مدیران، پنهان می ماندند.

رکود عمیق اقتصادی در بین سال های 2008 تا 2010 منجر شد  دولت آمریکا و سایر دولت ها در کسب و کارهای خصوصی به شکل غیر منتظره ای مداخله نمایند. جهت جلوگیری از سقوط بانک ها و سازمان های صنعتی مشکل دار، دولت اقدام به بر عهده گرفتن مالکیت کامل و یا سهام عمده بسیاری از بزرگ ترین سازمان های جهان نمود. سازمان هایی از جمله AIG، بنک آو امریکا، کرایسلر، سیتی گروپ، و جنرال موتورز.

برای سرپا نگه داشتن بانک های دیگر که در حال تقلا بودند و سازمان های در حال سقوط، دولت دستور داد که این سازمان ها با دیگر سازمان ها که سالم بودند، ادغام شوند. حتی آنها می توانستند به تملک سازمان های سالم در آیند. انجام این کار، در حوزه وظایف مدیران عالی به عنوان یک تصمیم گیرنده، اهمیت بسیاری داشت.

از ابتکارات مهم دیگر قانون گذاری، باید به اصلاحات مربوط به خدمات درمانی و محدودیت های انتشار گازهای سمی اشاره کنیم. این اصلاحات به هر شکلی که تصویب شوند، پیامدهای بسیار گسترده ای را برای واحدهای کسب و کار به همراه خواهند داشت. این مسئله نسبت به دهه های گذشته، به احتمال زیاد، مداخله بیشتر دولت و اعمال مقررات بیشتر بر روی فعالیت های کسب و کار را نیز به همراه خواهد داشت. این عامل نیز باید در تصمیم گیری راهبردی مدیران عالی سازمان مورد توجه قرار گیرد.

پیامدها و تاثیرات تصمیم های اتخاذ شده از سوی مدیران عالی

تمامی عواملی که در اینجا به آنها اشاره شده است، نشان دهنده نیاز به مدیرانی هستند که بتوانند تغییر و نا آرامی در صنعت را پیش بینی کنند. همچنین آنها بتوانند واکنش نشان دهند تا سازمان هایشان در نتیجه این واکنش، بتواند به بقای خود ادامه دهند و همچنان پویایی خود را حفظ کند. متاسفانه، این طور مشخص شده است که با وجود چالش هایی از این قبیل، بسیاری از اصول سنتی مدیریت که مدیران عالی آنها را در سازمان پیاده سازی می کنند، یا کمکی به آنها در جهت مواجه شدن با این چالش ها نمی کنند و یا به کل، نامناسب هستند.

نیروهای رقابتی در بیرون از سازمان، به طور بی وقفه در تلاش هستند و برای توسعه خود، مداوم فشار می آورند. بسیاری از سازمان های به اصطلاح «برتر» یا «دورنگر» که تمامی این کارها را قبلا به طور صحیح انجام می دادند، در نهایت، دچار مشکلاتی شدند و یا دوره هایی از افول و شکست را تجربه کرده اند.

در قسمت زیر، فهرستی از سازمان هایی که زمانی به عنوان یک سازمان برتر یا دورنگر شناخته می شدند، ولی در نهایت دچار افول شدند را، معرفی خواهیم نمود:

• اکویپمنت، شرکت آی بی ام، شرکت سونی، امریکن اکسپرس، زیراکس و دیجیتال
• شرکت کی مارت، جانسون اند جانسون، شرکت بوئینگ موتورولا و سیتی گروپ
• شرکت ماریوت، جنرال موتورز، شرکت دیتا جنرال، پراکتر اند گمبل و پولاروید
• شرکت ایستمن کداک، والت دیزنی، لوی استروس، شرکت فورد و وانگ لبرتوریز

این آمادگی برای کسب تجربه در خصوص سختی ها و حتی شکست در بین سازمان هایی با عملکرد بالا، به وضوح در فهرست بالا نشان داده شده است. این فهرست، شامل تعدادی از سازمان هایی است که پیترز و واترمن در کتاب خود از آنها به عنوان «سازمان های برتر» یاد کرده اند.

به علاوه، کالینز و پوراس در کتاب معروف خود آنها را به عنوان سازمان های دورنگر (visionary) که از توانایی خیال پردازی درباره حرکت به سوی تحقق موفقیت در آینده برخوردارند، معرفی نموده اند. برخی از سازمان که در فهرست بالا موجود هستند، سختی ها و افول را شاهد بوده اند. حتی در برخی موارد، شکست هایی را نیز، تجربه کرده اند.

این فهرست، نشان می دهد که موفقیت یک سازمان در دوره های زمانی پیشین، به ندرت می تواند موفقیت او در دوره های زمانی آتی را تضمین کند. از این رو، تصمیم گیری استراتژیک و بلند مدت، از اصلی ترین وظایف مدیران عالی در سازمان ها، به حساب می آید.

همزمان با ایجاد تغییراتی در بازارهای رقابتی، برای ایجاد ثروت بیشتر، فرصت های بهتری به وجود می آیند. این مسئله ناشی از نبوغ کارآفرینانی است که با جستجو و ایجاد کردن فرصت های جدید، ماهیت پویای اقتصاد را به حرکت در می آورند. سازمان هایی که این تغییرات را پذیرا هستند و قادر به انجام سرمایه گذاری در جهت انطباق یافتن با تغییرات در محیطی رقابتی اند، در نهایت، می توانند به منافع خاصی دست یابند. منافعی که از رقابت در صنایع پویایی ناشی می شوند و وقوع تغییر در آنها یک قاعده کلی به شمار می رود.

اساسی ترین وظایف مدیران عالی در سازمان

شش وظیفه اساسی مدیران عالی در سازمان ها را، در ادامه مورد بررسی قرار خواهیم داد. این شش وظیفه، در اصل برای ایجاد مزیت رقابتی در سازمان و پاسخگویی به تغییرات محیطی کسب و کار، الزامی به شمار می روند و جزو لاینفک اصول مدیریتی هستند.

کنترل کردن و بررسی فرآیندها

کنترل، در اصل به فعالیتی گفته می شود که ضمن انجام آن، عملیات پیش‌بینی شده با عملیات انجام گرفته، مقایسه گردد. در صورتی که میان این دو عملیات اختلاف و فاصله وجود داشته باشد و آنچه که در واقع وجود دارد، نسبت به رفع مشکل و اصلاح این نوع اختلاف و فاصله انجام گیرد، کنترل خواهد بود.

بر همین اساس، کنترل را باید فعالیتی در نظر گیریم، که طی آن بایدها با هست ‌ها، مطلوب ‌ها با موجود ها و پیش‌ بینی شده ‌ها با عملکردهای واقعی کارمندان در یک سازمان، با یکدیگر مقایسه ‌شوند. با مشخص شدن فاصله موجود میان وضع مطلوب و موجود، در مورد اقداماتی که به منظور از بین بردن این فاصله باید انجام گیرند، لازم است تصمیماتی اتخاذ شود.

ساماندهی و سازماندهی زیرساخت های سازمان

منظور از سازماندهی، شکستن اهداف کلی و ماموریت اصلی سازمان در قالب برخی اهداف جزئی است. همچنین شامل وظایف واحدها برای تحقق بخشیدن به هدف یا اهداف از قبل تعریف ‌شده سازمان نیز می شود. در سازماندهی، تمامی وظایف، اختیارات و مسئولیت ‌های واحدها و پُست ‌ها از پیش تعیین شده اند. علاوه بر آن نحوه هماهنگی این متغیرها یا عوامل نیز، معین خواهند شد. سازماندهی به فعالیت مستمر و مداومی گفته می شود که مدیران همیشه با آن مواجه هستند. این مسئله هیچ ربطی هم به طراحی سازمان در زمان شکل‌ گیری نخواهد داشت.

برقراری و حفظ ارتباط

پیونده زننده تار و پود یک سازمان را باید برقراری ارتباط یاد کنیم که منجر به ایجاد یکپارچگی و وحدت سازمانی نیز، می شود. مسئولیت برقرار کردن و حفظ یک شبکه ارتباطی سالم و تاثیرگذار، بر عهده مولفه مدیریت (یعنی تمامی مدیرانی که در سطوح عالی، میانی و عملیاتی) سازمان قرار دارند، می شود. یک سازمان، بدون برخورداری از نظام ارتباطی تاثیرگذار، کلیه فعالیت ‌های مدیران در تمامی سطح های مدیریتی را، فلج خواهد کرد.

با بروز این مسئله، دیگر اداره سازمان امکان پذیر نخواهد بود. به هر حال، یکی از وظایف مدیران عالی در هر سازمانی، فراهم کردن امکاناتی است که با بهره ‌گیری از آنها، می توان برقراری ارتباطات در آن سازمان را، تسهیل کرد.

رهبری و هدایت

یکی دیگر از مهم‌ترین وظایف مدیران عالی، جهت دادن و ایجاد نفوذ کردن بر روی اعضای سازمان است. رهبری تاثیرگذار، نیازمند اِعمال نفوذ و اثرگذاری بر روی تک تک اعضای سازمان است. مدیر تاثیرگذار، بر روی افرادی که تحت نظارت او هستند، تسلط کاملی دارد. در ضمن، افراد تحت نظارت نیز، پذیرای نفوذ و قدرت مدیر خود خواهند بود. قدرت یعنی توانایی اِعمال نفوذ کردن بر روی دیگران. نفوذ نیز همان اَعمال مستقیم یا غیرمستقیم مدیر است که منجر به ایجاد تغییر در رفتار یا نظرات دیگران خواهد شد.

طرح ریزی و برنامه ریزی

تعریف برنامه ‌ریزی را باید «طرحی برای آینده مطلوب و تعیین راه های موثر دستیابی به آنها» بیان کنیم. برنامه ‌ریزی، در واقع به وسیله‌ ای گفته می شود که مدیران به واسطه آن، وضعیت یک واحد یا سازمان تحت نظارت را برای آینده، پیش ‌بینی می کنند. همچنین برای تحقق اهداف از پیش تعیین شده، ابزار، وسایل، راه‌ حل ‌ها و راهبردهای مناسبی را مشخص و فراهم می نمایند.

تصمیم‌گیری راهبردی یا استراتژیک

تصمیم‌ گیری را باید انتخاب یک راه‌ حل از بین راه ‌حل‌ های ممکن در نظر گیریم. طبق این اصل، وظیفه اصلی تمامی مدیران عالی در هر سازمان ها، این است که در ارتباط با هر مشکل یا مسئله، تمامی راه‌ حل ‌های موجود را بررسی نمایند. سپس جهت رفع آن مشکل یا مسئله، بهترین راه ‌حل را انتخاب نمایند.

وظیفه مدیران عالی در خصوص فروش

مدیران عالی سازمان ها، وظیفه دارند که در تمام مدت مشغول به فروش باشند. آنها باید تغییر را به فروش برسانند. اندیشه ها و دید و طرح راهبردی یا استراتژیک خود را به فروش برسانند. فروختن به این معنا است که پیوسته برای خودشان، اندیشه هایشان، کارهایشان و سازمانشان، مشغول به بازاریابی باشند.

مدیران نباید تصور کنند که قادر هستند یک فروش راحتی داشته باشند. آنها نیاز به فروشی خواهند داشت که دشوار، هدفمند، هدایت شده و تاثیرگذار باشد. برای موفقیت در کار فروش به اشخاص ویژه، لازم است برخی نکات را مد نظر قرار دارد. نکاتی همچون:

مطرح کردن پرسش هایی برای آنکه بتوان فهمید اشخاص به چه می اندیشند و چه می خواهند. مطرح کردن پرسش هایی که مدیران را متوجه سازد اشخاص برای آنچه می خواهند به چه نیاز دارند؛ یا اینکه آنچه می خواهند، مشروط به آنچه باید که تهیه می کنند و به آنها عرضه می شود.

وظایف مدیران عالی در سازمان و نظارت بر روی عملیات

تمامی وظایف مدیران عالی که تاکنون در مورد آنها، مطالبی بیان شده است، شامل توانایی اداره اعمال و فعالیت های یک کسب و کار و تأمین کردن سود برای آن کسب و کار می شوند. معمولاً تمامی کسب و کارها برای کسب درآمد بیشتر، روش های مشخصی را در پیش می گیرند. البته برای انجام این کار، راز بزرگی در میان نیست.

تفاوت موجود میان مدیران عالی که برای کسب و کار خود سودآور دارند با مدیران عالی که سودآوری ندارند، در این است که میزان عملکرد آنها در استفاده از این روش ها فرق دارد. علاوه بر آن، مدیران عالی سازمان، مسئولیت دارند که منابع لازم برای انجام کار اصلی سازمان، فراهم کنند. مدیران عالی، بین افراد متخصص یا در بین گروه های مختلف کارمندان، هماهنگی و همکاری لازم را ایجاد می کنند.

مدیران عالی سازمان، تقریباً تمایل دارند که کارمندان آنها قادر باشند پیامی بر روی کارتی به اندازه کیف دستی یا چنین چیزی، با خود حمل کنند: هدف شرکت در اصل این است که نشان دهد عدم تحقق آن، تا چه میزان مفید بوده یا زیان بار است. یا اینکه شخص تا چه میزان در تحقق یافتن این هدف، نقش موثری دارد.

از دیگر وظایف مدیران عالی یک سازمان، باید به گوش دادن به شکایت های احتمالی متخصصان خود اشاره کنیم. برخی کارمندان، جدای از تلاش هایی که مدیران عالی برای دخالت دادن آنها به عمل می آورند، همواره درباره چگونگی اداره فعالیت های خود، ناراضی خواهند بود.

وظایف مدیران سازمان در روند کسب درآمد

مدیران عالی سازمان ها وظیفه دارند برنامه هایی را به منظور افزایش سود و افزودن بر ارزش عملکرد مالی خود، فراهم نمایند. سپس آن را به اجرا گذاشته و بر نحوه اجرای آن نیز، نظارت نمایند. کسب سود و تصمیم گیری در مورد اینکه با این سودها باید چه کاری انجام دهند، مسئله دیگری است که مدیران عالی موفق را از بین مدیران نه چندان موفق، می توان جدا کرد.

لازم است بدانید که سود بسیار زیاد موجود در سازمان ها، گاهی می تواند سازمان را سستی و ضعیف بکشاند. بدیهی است که این سود زیاد، سازمان را به سمت فاسد شدن هم خواهد کشاند. تمامی سازمان ها، دوره هایی از موفقیت و ناکامی را تجربه خواهند کرد.

البته برخی از این تجربه ها، قابل مشاهده نیستند، اما وجود دارند. اصلی ترین نوع وظایف مدیران عالی در سازمان ها، مدیریت درس سازمان در چنین شرایطی خواهد بود. به گونه ای که مدیر بتواند یک راه حل منطقی برای برطرف نمودن چالش هایی نماید که پیش روی سازمان قرار دارد. این تنها کار و بهترین راهکار خواهد بود.